HT Steekproef- controle Beoordeling van bevindingen

HT
Steekproefcontrole
Beoordeling van bevindingen
1. Foutieve zaakcode
Je controleert of de zaakcode van de toevoeging correct is. Is dit niet het geval, dan
toets je of de zaakcode is geselecteerd door de advocaat of de beschikker. Zie
werkinstructie artikel 29 Bvr [LINK] voor de werkwijze bij wijziging van de zaakcode.
Fout van de Raad
Heeft de Raad een fout gemaakt, dan corrigeer je de fout. Zie verder nummer 9.
Fout van de advocaat
Heeft de advocaat een fout gemaakt, dan corrigeer je de fout. Je neemt het ten
onrechte berekende bedrag mee in de foutscore. Je legt de bevinding en uitleg van
beleid vast in het dossier.
Gerede twijfel
Bij gerede twijfel corrigeer je de fout, maar neem je deze niet mee in de berekening
van de foutscore.
2. Asiel/Vreemdelingen en Mediation
Je beoordeelt aan de hand van de werkinstructies op Kenniswijzer. Bij twijfel of
discussie over de werkinstructie neem je contact op met het regiokantoor Arnhem
(asiel/vreemdelingen) of Amsterdam (mediation).
3. Overname/opvolging
Je beoordeelt aan de hand van de werkinstructies op Kenniswijzer, bijvoorbeeld
Mutatie van de toevoeging i.v.m. opvolging. Constateer je bij de steekproef dat het
geen toevoegwaardige zaak is, dan reken je het volledige bedrag van de vergoeding
als fout.
Staat de overnemende advocaat niet als specialist ingeschreven (werkinstructie
Specialisatie advocaat/ niet-ingeschreven advocaat), dan bereken je het foutbedrag
als volgt: bepaal de hoogte van de vergoeding van de eerste advocaat. De hoogte
van het foutbedrag is dan de uitbetaalde vergoeding minus de nieuw berekende
vergoeding (vergoeding eerste advocaat).
4. Samenhangende dossiers
4.1 Samenhang niet toegepast
Als blijkt dat een steekproefdossier samenhangt met een ander dossier uit dezelfde
of eerdere controleperiode, dan betrek je dat andere dossier bij de steekproef. Aan
het steekproefbestand voeg je een regel toe met daarin alle gegevens van het
andere dossier, inclusief de vergoeding. Vervolgens bereken je de juiste vergoeding
voor beide zaken. Het foutbedrag komt in de kolom “te veel ontvangen”.
Versie 2.00 (01-10-2014)
1
Voorbeeld: Steekproefdossier A is vergoed voor € 1.000. Er blijkt samenhang met
dossier B, die is vergoed voor € 1.200. Stel dat de samenhangende vergoeding voor
A en B € 1.700 is. De totale fout is dan (€ 1.000 + € 1.200) - € 1.700 = € 500.
Registratie: Voeg een regel toe aan het steekproefbestand. Vul alle gegevens van
dossier B in. Het totaalbedrag van de steekproef neemt dan toe met € 1.200. In de
kolom “te veel ontvangen” vermeld je € 500.
NB. Is een samenhangend dossier nog niet gedeclareerd, dan is het geen fout. Je
stelt wel direct de vergoeding samenhangend vast. Je hebt geen ingevuld
declaratieformulier, daarom ga je uit van het forfait.
4.2 Ontvlechten van samenhang
Is er ten onrechte samenhang toegepast dan blijft het steekproefbestand
ongewijzigd. Bij de bevindingen geef je een toelichting. Het (NUL) dossier waar
alsnog een vergoeding op wordt vastgesteld blijft buiten de steekproef. Het bedrag
waarmee het steekproefdossier wordt gecorrigeerd telt niet mee voor de foutscore.
4.3 Dossier steekproef onrechtmatig, samenhang met andere toevoeging
Is een dossier in de steekproef als onrechtmatig beoordeeld en is de vergoeding
vastgesteld in samenhang met andere toevoegingen, dan bereken je de fout van het
onrechtmatige dossier naar rato.
Voorbeeld: Steekproefdossier C is vergoed voor € 1.200. De vergoeding is
samenhangend vastgesteld met toevoeging D (NUL). Steekproefdossier C wordt als
onrechtmatig beoordeeld. De fout is in dit geval € 600, te weten 1/2 van de
berekende vergoeding. Je past het bedrag van het totale berekende vergoeding van
de steekproef niet aan. Bij samenhang tussen drie dossiers zou de fout in dit
voorbeeld € 400 zijn, te weten 1/3.
5. Bereik
Als blijkt dat een steekproefdossier valt onder het bereik van een ander dossier uit
dezelfde of eerdere controleperiode, dan betrek je dat andere dossier altijd bij de
steekproef. Aan het steekproefbestand voeg je een regel toe met daarin alle
gegevens van het andere dossier, inclusief de vergoeding.
Constateer je dat er sprake is van bereik, dan is de toevoeging onrechtmatig
aangevraagd. Je corrigeert de vergoeding. Het foutbedrag bereken je als volgt:
Bepaal de extra vergoeding die je uitbetaalt op de eerste toevoeging. Het foutbedrag
is de hoogte van de vaststelling van gecontroleerde toevoeging minus de berekende
extra vergoeding van de eerdere toevoeging.
Voorbeeld. Steekproefdossier A is vergoed voor € 1000. Steekproefdossier B is
vergoed voor € 800. Je constateert dat toevoeging B had niet mogen worden
aangevraagd in verband met het bereik van toevoeging A. De werkzaamheden onder
B leveren wél een extra zittingstoeslag op onder A. Het foutbedrag is dan het verschil
tussen de vaststelling van B minus de zittingstoeslag (hoogte afhankelijk van
basisbedrag toevoeging A).
Voorbeeld: onrechtmatig samenhang gedeclareerd.
Steekproefdossier A is vergoed voor € 3400, als samenhangdossier met nog 8
toevoegingen. Je constateert dat in deze zaak slechts één toevoeging had mogen
Versie 2.00 (01-10-2014)
2
worden aangevraagd. De correcte vergoeding bedraagt € 900. Je corrigeert de
vergoeding en telt 1/9 van het foutbedrag mee in de foutscore.
Bereik dossier uit latere controleperiode
Als uit het steekproefdossier blijkt dat voor hetzelfde rechtsbelang op een later
moment één of meerdere toevoegingen zijn verstrekt buiten de controleperiode, dan
betrek je dat andere dossier niet bij de steekproef. Wèl beoordeel je of de latere
toevoeging terecht is aangevraagd en/of vergoed. Je vermeldt in het
steekproefbestand je bevinding en geeft – indien van toepassing - de advocaat in
overweging om de toevoeging in te trekken.
6. Proceskostenvergoeding
Als de proceskostenvergoeding ten onrechte niet in mindering is gebracht dan:
- corrigeer je de vergoeding;
- je neemt het totale bedrag van de proceskostenvergoeding mee in de foutscore. Je
houdt geen rekening met de hoogte van de eigen bijdrage.
7. Resultaatbeoordeling
De advocaat moet bij declaratie vermelden of er al dan niet resultaat is boven de
norm. Dit conform de werkinstructie Resultaatbeoordeling op de Kenniswijzer.
Heeft advocaat geen melding gemaakt van behaald resultaat en constateer je bij de
steekproef dat sprake is van resultaat boven de norm, dan neem je de totale
vergoeding mee als fout. De vergoeding wordt van de advocaat teruggevorderd, niet
van de rechtzoekende. De advocaat heeft door uitspraak van de Raad van State
recht op de forfaitaire vergoeding, maar maakt het de Raad in dit geval onmogelijk
om de vergoeding terug te vorderen bij de rechtzoekende.
8. Mutaties
Je houdt bij het beoordelen van een dossier in de steekproef geen rekening met
mutatieverzoeken die zijn ingediend tussen het moment van het trekken van de
steekproef en de uitvoering op het advocatenkantoor of met mutatieverzoeken die
zijn ingediend na het bekendmaken van de steekproef aan het advocatenkantoor.
Je kunt wel rekening houden met mutaties die voor het trekken van steekproef zijn
ingediend en nog in behandeling zijn.
9. Eigen fout Raad
Een fout van de Raad beïnvloedt de foutscore van het advocatenkantoor niet. Bij de
bevindingen vermeld je duidelijk dat sprake is van een fout van de Raad, dat deze
wel wordt gecorrigeerd maar geen invloed heeft op het foutpercentage. Je neemt dus
het bedrag van de fout niet op in de kolom te veel of te weinig ontvangen.
10. Minimum foutbedrag
Je vermeldt alle foutbedragen in het Excelbestand. Deze worden bij elkaar opgeteld
voor de beoordeling van het totale foutbedrag.
Je corrigeert de vergoeding in WFM/GRAS als het foutbedrag in het dossier minimaal
€ 10 bedraagt. Dit omdat de administratieve handelingen die daarvoor verricht
moeten worden niet in verhouding staan tot correctie van een lager bedrag.
Versie 2.00 (01-10-2014)
3
11. Fout in dossier buiten de steekproef
Constateer je (bij toeval) een fout in een dossier dat buiten de steekproef valt, dan
laat je die fout buiten beschouwing. Je informeert de advocaat en licht je bevinding
toe, om een dergelijke fout in de toekomst te voorkomen.
Versie 2.00 (01-10-2014)
4

Download Report