PR PLAN

PR PLAN
SBOG Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland
Deken dr. Mulderstraat 6d
6681 AB Bemmel
0481 453680
www.sbog.nl
[email protected]
Kenmerk: 2014-05-28 TW
1
1. INLEIDING
Aanleiding en relevantie
Het laatste PR-plan van de SBOG dateert uit 2007.
De afgelopen jaren is een aantal nieuwe digitale communicatiemiddelen tot onze beschikking
gekomen. Naast de communicatie via de website en e-mail heeft de SBOG sinds kort ook
een digitale nieuwsbrief én is de SBOG actief op Sociale Media.
Dit vraagt om nieuwe richtlijnen rondom (digitale) communicatie.
Richtlijnen die bij iedereen die betrokken is bij de organisatie bekend moeten zijn, zodat de
organisatie eenvormig naar buiten treedt. Vandaar de verschijning van een aangepast,
voorliggend PR-plan in 2014.
Leeswijzer
In het volgende hoofdstuk zal worden ingegaan op de doelstellingen en de activiteiten van de
SBOG, en welke doelgroepen hiervan op de hoogte moeten zijn. In het derde hoofdstuk
wordt het gewenste imago van de SBOG en de huisstijl behandeld. Het vierde hoofdstuk
gaat in op de communicatiemiddelen en manieren die door de SBOG gebruikt worden.
In de daarop volgende hoofdstukken zal steeds de communicatie van of binnen één
doelgroep centraal staan, en de manier waarop met die doelgroep gecommuniceerd wordt.
2
2. DOELSTELLINGEN VAN DE SBOG
Visie en doelstellingen
De SBOG wil het welzijn van alle senioren in Gelderland bevorderen. Welzijn voor senioren
betekent voor de SBOG, dat senioren zelf de regie over hun leven hebben en houden, in een
inspirerende omgeving, in relatie met anderen en in een vertrouwde woonomgeving.
Deze visie resulteert in de volgende doelstellingen:
- Stimuleren van een integraal, toegankelijk en voldoende aanbod van voorzieningen
voor senioren op het gebied van wonen, welzijn, zorg en mobiliteit.
- Behoud en bevorderen van stuurkracht van de senioren om zelf de regie over hun
leven te voeren
- Stimuleren dat senioren volledig participeren in de maatschappij
Uitdragen van visie en doelstellingen
De visie en daaruit volgende doelstellingen vormen de kern van de werkzaamheden van de
SBOG. Dit komt naar buiten middels de activiteiten die de SBOG organiseert en de
werkzaamheden die de vrijwilligers verrichten. Daarnaast wordt deze visie uitgedragen in de
(schriftelijke) uitingen van de SBOG. Het is daarom van groot belang dat de interne
doelgroep van de SBOG zeer goed bekend is met de doelstellingen, aangezien zij het
‘instrument’ is dat de doelstellingen naar buiten communiceert.
Onder de interne doelgroep van de SBOG vallen alle vrijwilligers die werkzaamheden
verrichten voor de SBOG, bestuursleden en de medewerkers van de SBOG.
Onder externe doelgroepen van de SBOG vallen alle groepen waarvan de SBOG het van
belang vindt dat zij bekend zijn met de doelstellingen.
De externe doelgroepen zijn praktisch eindeloos, maar er kunnen vijf ‘hoofdgroepen’ worden
geformuleerd:
- (Afdelings)besturen van ouderenbonden in Gelderland
- Alle senioren in Gelderland, al dan niet georganiseerd binnen een ouderenbond
- Provincie Gelderland (bestuursorgaan)
- Organisaties met wie de SBOG samenwerkt, zoals bijvoorbeeld Zorgbelang,
Spectrum partner met Elan, Veilig Verkeer Nederland, regiogemeenten et cetera.
- Pers
Vanaf hoofdstuk 5 zal verder worden ingegaan op de verschillende doelgroepen.
3
3. IMAGO EN HUISSTIJL
Imago
Het imago is het beeld dat verschillende publieksgroepen hebben van een organisatie. Het
gaat om alle opvattingen, meningen en gevoelens, die buiten een organisatie over de
organisatie bestaan. Het imago wordt dus niet alleen bepaald door de doelgroep van een
organisatie.
Het imago van een (belangen)organisatie is van groot belang voor de naamsbekendheid en
indirect zelfs voor de invloed die een belangenorganisatie kan uitoefenen.
Wat wil de SBOG uitstralen? Welk beeld wil de SBOG naar buiten brengen? De belangrijkste
kenmerken zijn:
 Belangenbehartiging voor 50-plussers;
 Kennis en expertise van:
Beleidsontwikkeling
Behoeften van senioren
Het welzijn en voorzieningen van en voor senioren
 Een groot netwerk: bijvoorbeeld provincie en gemeenten, politiek en persoonlijke
netwerken;
 Samenwerking;
 Betrokkenheid.
Huisstijl
De huisstijl is de totaalpresentatie van een organisatie, de manier waarop de organisatie
naar buiten treedt. Deze uiterlijke verschijningsvorm draagt bij tot de beeldvorming (en dus
het imago). De huisstijl moet daarom een afspiegeling zijn van de (gewenste) identiteit van
de organisatie.
De huisstijl kan op verschillende manieren naar buiten gebracht worden maar van groot
belang is dat de logo’s, gebruikte lettertypes en kleuren altijd hetzelfde zijn.
De SBOG laat door middel van de volgende producten haar huisstijl zien:
 Enveloppen;
 Briefpapier;
 Nieuwsbrief Contact;
 Overige publicaties;
 Website;
 E-mailberichten
 Advertenties/artikelen in de pers;
 Relatiegeschenken;
 Presentatiematerialen
 Beamer
De SBOG heeft gekozen voor de huiskleuren oranje en donkerpaars (in schriftelijke
publicaties met een blauwe achtergrond).
Verder wordt iedere mail, brief of notitie geschreven in hetzelfde lettertype: calibri (11 of 12)
4
Het logo van de SBOG ziet er als volgt uit:
5
4. HUIDIGE COMMUNICATIEMIDDELEN
Persoonlijke communicatie:
Via vergaderingen en werkoverleg communiceren medewerkers en vrijwilligers bij de SBOG
met elkaar. Daarnaast wordt er voor interne communicatie gebruik gemaakt van de telefoon
(en in zeer grote mate van de mail – zie ‘digitale informatievoorziening’).
Bijeenkomsten/activiteiten:
Bijeenkomsten worden door de SBOG gebruikt voor informatieoverdracht en
kennisuitwisseling zowel met de interne doelgroep als met de externe doelgroep.
Schriftelijk informatiemateriaal
De SBOG beschikt over een grote hoeveelheid schriftelijk informatiemateriaal.
Folders en brochures bevatten visie en doelstellingen van de SBOG, alsmede praktische
informatie over de verschillende thema’s.
Daarnaast verspreid de SBOG specifieke informatie per thema wanneer dat noodzakelijk
wordt geacht, buiten het bestaande foldermateriaal om.
De SBOG heeft met ingang van 2013 haar schriftelijke uitingen beperkt ten gunste van
digitale communicatie.
Dit betekent dat uitnodigingen, verslagen, vergaderagenda’s et cetera voornamelijk per mail
worden verspreid. Uiteraard worden hierin uitzonderingen gemaakt.
Digitale informatievoorziening
E-mail
Het overgrote deel aan communicatie zowel binnen de SBOG als met externen verloopt via
de mail. Ook uitnodigingen, verslagen, notities et cetera worden zo veel mogelijk via de mail
verspreid.
Website
De SBOG heeft een website, www.sbog.nl
Op deze website is, naast de visie en doelstellingen van de SBOG, algemene informatie over
de werkzaamheden van de SBOG te vinden per thema.
Ook actuele informatie wordt via de website verspreid. Er is een agenda te vinden met
aangekondigde bijeenkomsten, en er is een menu-item ‘actueel’ waarop afzonderlijke
bijeenkomsten worden aangekondigd.
Per thema zijn actuele verslagen en foto’s opgenomen, evenals recente contactgegevens.
De website van de SBOG bevat uitsluitend informatie over werkzaamheden van en
ontwikkelingen binnen de SBOG. Naar relevantie informatie van derden (geen commerciële
partijen) wordt gelinkt, deze informatie bevindt zich dus niet letterlijk op de site.
Sociale Media
De SBOG beschikt over een Facebook en een Twitter-account. ‘Volgers’ van deze accounts
zijn vrijwilligers die een binding hebben met de SBOG en medewerkers van collega
instellingen die op één of andere wijze betrokken zijn bij het werk van de SBOG. Via deze
kanalen wordt een samenvatting van de actuele informatie van de website verspreid.
Daarnaast wordt via Facebook en Twitter ook informatie van derden (collega instellingen
bijvoorbeeld) gedeeld wanneer dit naar verwachting interessant kan zijn voor vrijwilligers van
de SBOG. Het betreft dan bijvoorbeeld nieuwsitems over beleidsontwikkelingen die
betrekking hebben op ouderen.
Informatie van commerciële partijen wordt niet verspreid/gedeeld.
6
5. COMMUNICATIE MET MEDEWERKERS EN VRIJWILLIGERS
Het doel van de communicatie met medewerkers en vrijwilligers is dat er een duidelijk beeld
is van de organisatie en de doelstellingen van de SBOG. Een goed beeld hebben van de
gehele organisatie is belangrijk voor het zelf goed kunnen functioneren (functioneren binnen
de context van de organisatie), en om goed kennis over te kunnen dragen naar externen.
Medewerkers
Medewerkers bij de SBOG zijn:
 Directeur (verantwoordelijk voor de leiding van de SBOG en voert tevens beleidswerk
uit)
 Beleidsmedewerkers
 Administratieve medewerkers
 Projectmedewerker
Medewerkers onderling
De medewerkers kennen een functiebeschrijving volgens de CAO Welzijn en
Maatschappelijke Dienstverlening. Hieruit blijken hun taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden. De medewerkers kennen elkaars functiebeschrijving.
Aansturing van de medewerkers
De medewerkers worden aangestuurd door de directeur.
De directeur legt verantwoording af aan het bestuur van de SBOG. In het directiestatuut
staan de taken en verantwoordelijkheden van de directeur beschreven.
Aanspreekpersonen namens het bestuur in het kader van personeelsbeleid voor de directeur
zijn de voorzitter en de penningmeester.
Medewerkers hebben maandelijks werkoverleg. Daarnaast vindt maandelijks beleidsoverleg
plaats. Verder overleggen de medewerkers regelmatig op ad hoc basis.
Vrijwilligers
Ondersteuning vrijwilligers van de SBOG
Het bestuur wordt inhoudelijk ondersteund door de directeur en administratief door de
administratieve medewerkers.
De project- en themagroepen en RSBO’s worden inhoudelijk en administratief ondersteund
door de beleidsmedewerkers en de directeur. De beleidsmedewerkers en de directeur zijn,
samen met de vrijwilligers van thema- en projectgroepen, verantwoordelijk voor de uitvoering
van projecten uit het activiteitenplan.
Aangezien de SBOG een kleine organisatie is wat betreft het aantal medewerkers zijn de
lijnen van en naar de medewerkers kort. Medewerkers informeren vrijwilligers op
persoonlijke basis, soms middels mail of brief.
Vrijwilligersbeleid
In de zomer van 2013 is het vrijwilligersbeleid van de SBOG herschreven.
In dit vrijwilligersbeleid is opgenomen hoe de SBOG omgaat met haar vrijwilligers en wat
vrijwilligers en medewerkers van elkaar mogen verwachten. Daarnaast is aangegeven welke
regelingen en randvoorwaarden de SBOG heeft getroffen om haar vrijwilligers zo goed
mogelijk en naar ieders tevredenheid te laten functioneren.
7
6. COMMUNICATIE MET DE ACHTERBAN
Achterban
De SBOG is een achterbanorganisatie: het contact met de achterban is het fundament van
de SBOG. Dat betekent dat dit contact goed gefaciliteerd moet zijn.
Om te bepalen hoe een goede relatie met de achterban tot stand komt en onderhouden
wordt, is het belangrijk om eerst vast te stellen wie de achterban van een organisatie nu
precies is. Aan de hand hiervan kan een organisatie bepalen op welke manier de achterban
benaderd wordt.
De achterban van de SBOG bestaat uit twee te onderscheiden groepen:
- (afdelings)besturen van ouderenbonden in Gelderland
- alle senioren in Gelderland.
De SBOG spreekt námens de leden van de seniorenbonden ANBO, KBO en PCOB.
In de doelstelling van de SBOG wordt echter benadrukt dat de SBOG handelt vóór álle
senioren in Gelderland.
Afdelingsbesturen
De SBOG onderhoudt haar contacten met de achterban via de thema- en projectgroepen en
de RSBO’s. Zij hebben contact met de lokale besturen van afdelingen. De besturen van de
lokale afdelingen communiceren informatie en knelpunten door naar de leden van RSBO’s.
Ook zijn afdelingsbesturen lokaal actief op het gebied van belangenbehartiging (bijvoorbeeld
door deelname aan de WMO-raad of senioprenraad), en dienen zo direct het belang van alle
ouderen in Gelderland. Het personeel van de SBOG onderhoudt ook zelf rechtstreeks
contact met de afdelingsbesturen middels schriftelijke uitwisseling (met name via e-mail) en
scholingsochtenden voor afdelingsbesturen.
De thema- en projectgroepen van de SBOG communiceren dus onafhankelijk van elkaar met
de besturen van afdelingen. Dit gebeurt schriftelijk en digitaal middels briefwisseling,
informatiebrieven, de digitale nieuwsbrief et cetera.
De RSBO’s communiceren onafhankelijk van elkaar en de projectgroepen met de achterban,
onder andere door middel van de notulen van vergaderingen en bovenstaande vormen van
informatie-uitwisseling.
De SBOG organiseert vier maal per jaar als regel een scholingsochtend voor
afdelingsbesturen over een voor hen relevant onderwerp.
Niet alleen is dit een belangrijke gelegenheid voor informatieoverdracht, het is tevens een
goede gelegenheid voor de SBOG om in contact te komen met de afdelingsbesturen. Er
vindt belangrijke kennisuitwisseling plaats die afdelingsbesturen helpt in hun lokale
belangenbehartiging en de SBOG voedt met informatie uit de provincie (en op deze wijze
richting geeft aan het gevoerde beleid).
Ouderen in Gelderland
Omdat de SBOG een achterbanorganisatie is, heeft zij als regel geen rechtstreeks contact
met de individuele leden van de ouderenbonden in Gelderland, of met ouderen die niet lid
zijn van een ouderenbond. De SBOG zet zich wel in voor het belang van alle ouderen, en
communiceert, via de afdelingsbesturen en vrijwilligers van de SBOG, met alle ouderen uit
de provincie.
8
De website en Sociale Media waar de SBOG gebruik van maakt, dient ook informatief en
begrijpelijk te zijn voor ouderen die niet verbonden zijn aan de SBOG. Dit zijn immers
kanalen waar ook de ongeorganiseerde oudere toegang toe heeft.
Daarnaast neemt de SBOG af en toe deel aan informatiemarkten. Dit is een gelegenheid om
persoonlijk met ouderen in contact te komen. Daarom is het van belang dat vrijwilligers en
medewerkers van de SBOG op een dergelijke informatiemarkt de visie en doelstellingen van
de SBOG goed naar buiten weten te brengen, middels schriftelijke en mondelinge informatie.
Daarnaast kan specifieke informatie per thema op deze bijeenkomsten verspreid worden
onder ouderen, en het voor de SBOG een gelegenheid om signalen uit het veld te
ontvangen. Ook zonder lijfelijke aanwezigheid van vrijwilligers of medewerkers van de SBOG
kan informatie (schriftelijke) informatie door derden verspreid worden op informatiemarkten
9
7. COMMUNICATIE MET DE OVERHEID
Provincie Gelderland
Het is belangrijk voor een belangenorganisatie om goede contacten te hebben en
onderhouden met organisaties die invloed hebben op de belangen van de achterban.
Bij de relatie met de overheden zijn drie aspecten te onderscheiden:
 Bekendmaken met de organisatie en het werk van de SBOG (zie hoofdstuk 2)
 Bekend maken met de (toekomstige) wensen van de senioren in Gelderland
 Invloed uitoefenen op het beleid op basis van onderzoeken en resultaten van themaen projectgroepen
Invloed uitoefenen op het overheidsbeleid gebeurt via contacten met leden van de
Provinciale Staten, de diverse fracties, met name statenleden van de Commissies AFW
(Algemeen bestuur, Financiën en Welzijn), MIE (Mobiliteit, Innovatie en Economie en de
commissie ROW (Ruimtelijke Ordening, Water en Wonen).Tevens dient contact
onderhouden te worden met de Gedeputeerde Zorg en Welzijn van Provincie Gelderland, de
gedeputeerde Mobiliteit en economie en de betreffende ambtenaren.
De directeur heeft regelmatig overleg met de verantwoordelijk ambtenaar Zorg en Welzijn.
In het voorjaar legt de SBOG verantwoording af over de uitvoering van projecten en de
jaarcijfers. In het najaar presenteert SBOG haar toekomstige activiteiten met begroting.
Initiatief voor nader overleg ligt in handen van de verantwoordelijke ambtenaar en bij de
directeur.
Ongeveer eens per twee jaar heeft de voorzitter van de SBOG overleg met de
Gedeputeerde.
Desgewenst is er daarnaast overleg met de politieke partijen (PS leden). Naar dit gesprek
gaat de voorzitter en/of een bestuursdelegatie ondersteund door de directeur.
Naast de afdeling Zorg en Welzijn heeft SBOG ook contact met de afdeling Wonen van de
Provincie. De beleidsmedewerker van de themagroep Wonen van de SBOG heeft regelmatig
contact met de ambtenaar van deze afdeling. Zij werken op projectbasis samen.
Via mailings en schriftelijke berichtgeving houdt de SBOG de Provincie op de hoogte van
bijeenkomsten en ontwikkelingen binnen organisatie.
Gemeenten in Gelderland
De contacten met gemeenten lopen onder andere via de RSBO’s. De RSBO’s stimuleren
lokale afdelingen om met hun gemeente in gesprek te gaan en op de hoogte te blijven van
het gemeentelijk ouderenbeleid.
Wanneer er door de SBOG op regionaal niveau een project wordt uitgevoerd, worden de
betreffende gemeenten ingelicht en indien nodig gevraagd om assistentie. Een voorbeeld
daarvan is het regionale stationsonderzoek, dat om het jaar in een andere regio wordt
uitgevoerd en waarbij de vorderingen en resultaten aan betreffende gemeenten worden
gecommuniceerd (zowel schriftelijk als digitaal, alsook via presentaties en bijeenkomsten).
Wanneer de SBOG een maatschappelijk ontwikkeling constateert die voor alle gemeenten in
Gelderland van belang is, zal de SBOG rechtstreeks naar de gemeenten communiceren,
middels een uitgaande brief of notitie.
10
8. COMMUNICATIE MET MAATSCHAPPELIJKE ORGANISATIES
Om op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen in het beleidsveld van de Provincie
Gelderland en binnen de afzonderlijke regio’s is het voor de SBOG belangrijk om goede
contacten te onderhouden met diverse organisaties.
Deze contacten hebben tot doel
 het uitwisselen van ervaringen en aandachtspunten
 elkaar ondersteunen bij activiteiten
 samen activiteiten uitvoeren.
Voorbeelden hiervan zijn contacten met:
 de landelijke bonden van ouderen
 Zorgbelang Gelderland
 Spectrum partner met Elan
 de gemeentelijke samenwerkingsorganen van de seniorenbonden,
 gemeentelijke seniorenraden / Wmo-raden.
Van alle genoemde organisaties heeft de SBOG het meest contact met Zorgbelang
Gelderland. Beleidsmedewerkers van beide organisaties werken samen op projectmatige
basis en komen elkaar regelmatig tegen op provinciale en regionale bijeenkomsten. Deze
samenwerking voltrekt zich op met name op het raakvlak van beide organisaties: de WMO.
In verschillende regio’s worden gezamenlijk met Zorgbelang bijeenkomsten georganiseerd
rond dit thema.
Communicatie vindt met name plaats tussen beleidsmedewerkers, middels persoonlijk
contact (netwerkoverleg, mail, telefoon). Dit geldt ook voor contacten met andere
zusterorganisaties: deze lopen vrijwel volledig via de beleidsmedewerkers, soms op ad hocbasis.
Via mailings en schriftelijke berichtgeving houdt de SBOG haar zusterorganisaties op de
hoogte van bijeenkomsten en ontwikkelingen binnen de organisaties.
11
9. COMMUNICATIE MET DE MEDIA
Het doel van de relatie met de pers is het verkrijgen van publiciteit wat betreft:
 het bestaan, doel en activiteiten van de SBOG (zie hoofdstuk 2)
 de belangen van senioren in Gelderland
 positieve ondersteuning bij de beïnvloeding van overheidsorganen, ofwel het
inschakelen van de publieke opinie.
De pers bestaat uit de journalisten van Radio en TV Gelderland en de journalisten van
landelijke, regionale en plaatselijke bladen.
Middels digitale berichtgeving stelt de SBOG pers op de hoogte van haar bijeenkomsten.
Een enkele maal komen hier contacten met journalisten uit voort.
De SBOG wordt ook zelf door de pers benaderd om commentaar te leveren op actuele
aangelegenheden, of om toegang te krijgen tot ouderen die iets willen en kunnen zeggen
over een bepaald onderwerp.
Het onderhouden van contacten met de pers, alsmede het woordvoerderschap, valt onder de
verantwoordelijkheid van de directeur. De directeur kan deze verantwoordelijkheid
delegeren.
12
10. RAADPLEGING PR-PLAN
Het PR-plan wordt verspreid onder bestuur en medewerkers van de SBOG.
Verder wordt het op de website geplaatst en worden alle vrijwilligers van de SBOG hierop
attent gemaakt, of naar verwezen indien specifieke situaties zich voordoen.
13

Download Report