april 2014

Notulen van de bestuursvergadering van 3 april 2014.
Aanwezig: Theo, Regitse, Betty, Michel, Henk, Atze, Claudia, Koos en René
Afwezig: Rina, Henriëtte.
1. Opening, mededelingen vaststellen agenda
Met een woord van welkom opent Theo de vergadering.
Er zijn geen opmerkingen over de agenda, behoudens punt 2, het gaat niet om een
presentatie maar om de vraag of het bestuur prijs stelt op een inhoudeljke presentatie.
Met deze aanvulling wordt de agenda vastgesteld.
Koos deelt mee, dat hij contact heeft gehad met Rina. Het gaat redelijk met haar, zij is
aan de beterende hand. Volgens Koos heeft ze de vergaderstukken niet ontvangen. Er
zou iets met haar e-mail adres aan de hand zijn. Claudia zal een en ander nagaan (actie
1.1. : Claudia)
2. Presentatie NVOG
De voorzitter van de NVOG (Nederlandse Vereniging van OIganisatie van
Gepensioneerden) heeft zich bereid verklaard om een presentatie te houden en tevens,
kosteloos, een lidmaatschap voor de duur van een jaar aangeboden.
In het verleden is de VOR lid geweest van deze vereniging en toen is geconstateerd, dat
de doelstelling van de NVOG (belangenbehartiging) niet past bij de doelstelling van de
VOR. Een en ander was voldoende aanleiding om het lidmaatschap te beëindigen.
Daarom besluit het bestuur geen gebruik te maken van het aanbod. René zal de NVOG in
bovenstaande zin berichten (actie 2.1.: René).
3. Vaststellen concept verslag 6 maart 2014.
Tekstueel zijn er enige opmerkingen, die door de secretaris zullen worden verwerkt
(actie 3.1.: René).
Naar aanleiding van zijn er op bladzijde 1 de volgende opmerkingen:
Het verzorgen van rondleidingen op objecten: Koos trekt deze actie maar
constateert dar er binnen de regionale diensten geen eenduidigheid is met betrekking tot
een aanspraakpunt. Koos zal deze problematiek bespreken met Henriëtte en proberen
om te komen tot een centraal aanspreekpunt. (actie 3.2.: Koos).
Depot Erfgoed Rijkswaterstaat: voor de vergoeding van de onkosten, die vrijwilligers
in het kader van hun werkzaamheden voor het beschrijven van de goederen in het depot
erfgoed Rijkswaterstaat maken, dient de Dienstverleningsovereenkomst te worden
gebruikt. Deze is te downloaden van de VOR site. Koos deelt mee, dat er per onderwerp
teams zijn gevormd die de beschikking hebben over een laptop. Ook beschikken zij over
een sleutel van de locatie, zodat zij op passende momenten de werkzaamheden kunnen
verrichten.
Voor alle vrijwilligers zal een startbijeenkomst worden gehouden. Koos zal hieraan
aandacht besteden in het VOR bericht en op de VOR site (actie 3.3.: Koos).
Kenniskring site: er is nog geen afspraak gemaakt om de kosten in relatie tot het
aantal bezoekers inzichtelijk te maken. Henk en Michel zullen samen met Daan Wiebes
(KK) en Marjanne Keijzer (CoCo) een en ander bespreken (actie 3.4.: Michel en
Henk).
Naar aanleiding van bladzijde 2 wordt opgemerkt, dat E&A elke maand zal nagaan of de
feitelijk gerealiseerde inkomstem in lijn zijn met de in de begroting opgenomen
inkomsten. (actie 3.5.: Betty).
-1-
Naar aanleiding van bladzijde 3 wordt het volgende opgemerkt:
Mobility Mixx: het blijkt voor Claudia moeilijk om inzicht te krijgen in de kosten van de
Mobility Mixx card door OR leden. Die kosten zijn immers voor rekening van de VOR.
Theo zal bij Henriëtte nagaan, of er sprake is van een knelpunt en, indien dat het geval
blijkt te zijn, met haar nagaan op welke wijze dit knelpunt kan worden opgelost. (actie
3.6.: Theo).
Gastleden: Claudia heeft een overzicht gekregen van personeelsleden, die de dienst
hebben verlaten. Voor deze mensen geldt niet het aanbod van de directeur-generaal om
de kosten van het lidmaatschap voor het eerste jaar te betalen. De uittreders zullen
schriftelijk worden benaderd met de vraag of zij lid willen worden van de VOR. (actie
3.7.: Claudia).
Naar aanleiding van bladzijde 4 wordt opgemerkt, dat Rina inhoudelijke informatie aan
Henk zal geven met betrekking tot de sponsor kliks. (actie 3.8.: Rina).
Concept brief directeur-generaal: er is een tekstuele opmerking, die door René zal
worden verwerkt. (actie 3.9.: René)
Gewijzigd rooster van aftreden: de tekst is akkoord. Wel ontstaat er een discussie
over de vraag of het wenselijk is de zittingstermijn te beperken tot één termijn van 3
jaar. René zal hiervoor een notitie opstellen (actie 3.10.: René).
Aanpassen huishoudelijk Reglement m.b.t. help desk: het bestuur kan instemmen
met het voorstel. Voor het opheffen van de help desk is geen wijziging van het
huishoudelijk reglement noodzakelijk. René zal de leden hierover informeren door een
stukje op de VOR site (actie 3.11.: René).
Besloten wordt om de telefoon ter beschikking te stellen van de commissie E&A, omdat
het organiseren van activiteiten de nodige telefoontjes kost. (actie 3.12.: Betty).
4. Financiën
- stand van zaken begroting 2014
Atze heeft geen informatie ontvangen van de portefeuillehouders en kan dus geen inzicht
geven in de stand van zaken, in het bijzonder voor wat betreft de problematiek van de
ontvangen eigen bijdrage van leden die deelnemen aan VOR activiteiten. Naar aanleiding
hiervan ontstaat een discussie over de vraag of de portefeuillehouder tevens
budgethouder is. Dit zal de volgende vergadering aan de orde worden gesteld. René zal
daarvoor een notitie maken. (actie 4.1.: René).
Afgesproken wordt dat in de vergadering van 1 mei a.s. de stand van zaken
gepresenteerd kan worden. (actie 4.2.: Betty, Regitse, Michel, Henk en Atze).
Verder deelt Atze mee, dat de accountant in mei 2014 de controle over het boekjaar
2013 zal uitvoeren.
- stand van zaken ontvangsten E&A
Betty zegt toe, dat zij elke vergadering over de actuele stand van zaken met betrekking
tot de gerealiseerde ontvangsten en de in de begroting opgenomen ontvangsten zal
beschikken.
5. VOR Samen Verder
De vergadering spreekt haar waardering uit voor de door Henk gemaakte impressie van
deze bijeenkomst. Ook de begeleiding van Marjolein de Graaf werd als inspirerend en
stimulerend ervaren.
Naar het gevoel van de deelnemers is er een belangrijke slag gemaakt. Wel moeten een
aantal punten nog inhoudelijk worden uitgediept, waarbij de ondersteuning van Marjolein
de Graaf gewenst is.
-2-
Deze follow up zal binnen afzienbare termijn zijn beslag moeten krijgen. Theo zal met
Marjolein, waarmee hij voor 9 april een afspraak heeft, een datum proberen te vinden.
Omdat de vakanties in zicht komen, zal iedereen zijn vakantie voor 9 april aan Claudia
doorgeven (actie 5.1.: allen).
Om zicht te krijgen op de wijze hoe andere verenigingen van gepensioneerden de
financiële middelen beschikbaar krijgen, zal een verkenning worden georganiseerd,
waarbij een delegatie van het bestuur een aantal verenigingen zal bezoeken. Daarbij is
het van belang om expliciet aan te geven, aan welke kennis behoefte is. Hier zal tijdens
de follow up aandacht aan worden besteed. (actie 5.2.: allen. bespreken tijdens
follow up).
6. Nieuws uit de commissies
- Communicatie
Henk deelt mee, dat Anke Vonk op een uitstekende manier de werkzaamheden van Frank
de Wit heeft overgenomen tijdens zijn ziekte. Overigens is Frank nu weer in staat om de
werkzaamheden uit te voeren.
De introductiedag voor nieuwe leden is door middel van een programma van Hans
Petit geëvalueerd.
Het programma geeft een beeld van de waardering door de deelnemers.
Henk heeft een aantal - naar de mening van het bestuur - uitstekende aanbevelingen
gedaan met betrekking tot de vorm, die door Betty zullen worden besproken met de
organisatoren. (actie 6.1.: Betty).
Henk zal nagaan of de door Cor Huijgens gemaakte film ingezet kan worden als
promotiefilm voor de VOR. (actie 6.2.: Henk).
Betty zal nagaan of het door Hans Petit ontwikkelde programma vaker gebruikt kan
worden als evaluatiemiddel. (actie 6.3.: Betty).
- commissie Evenementen en Activiteiten
Volgens Betty bestaat er bij een aantal leden van de commissie onvrede over het besluit
van het bestuur om het declaratiebesluit aan te passen. Tot concrete personele
wijzigingen heeft een en ander niet geleid.
Het bestuur stelt vast, dat van de organisatoren geen eigen bijdrage wordt gevraagd.
- Commissie Kenniskring
Michel deelt mee, dat het uitzendbureau “ervaren jaren” de administratieve afhandeling
van de inzet van VOR leden voor RWS verzorgt.
Michel vindt het opmerkelijk, dat voor een aantal deeltijdklussen geen enkele “VOR”
sollicitant door de eerste selectieronde is gekomen. Van de 9 sollicitanten zijn er 7 in die
ronde afgewezen en 2 op de reservelijst geplaatst. Michel zal nagaan, of dit veroorzaakt
wordt door de procedure (de wijze van presenteren sluit niet aan op het RWS “systeem”)
of door de inhoud (de presentatie als zodanig voldoet niet aan de RWS eisen). (actie
6.4.: Michel).
Om de inhoud, waar mogelijk, te verbeteren, zal de Kenniskring een workshop
organiseren, waarin aandacht besteed wordt aan het opstellen van een c.v. en komt er
een themamiddag, waarin voor ZZPers de do’s en de don’ts op een rij worden gezet.
In Maastricht is er wel een bodem voor een vruchtbare samenwerking ontstaan, omdat er
tijdens een boottocht in een informele sfeer de nodige kennis uitgewisseld kon worden.
Voor het project “Veiligheid Vaarwegen” is er voldoende aanbod van actieve VOR leden,
maar de inzet van die leden verloopt moeizaam.
-3-
De workshop over de Google code heeft geleid tot de uitgave van een boekje, waarvoor
ook binnen RWS belangstelling is. Rita Blijdorp, die bij de uitgave van dit boekje
betrokken is, zal het aan de directeur-generaal overhandigen.
Het bestuur is van mening, dat individuele leden geen VOR gerelateerde onderwerpen
met de directeur-generaal kunnen bespreken. Dit is een exclusieve bevoegdheid van het
bestuur.
De uitgave van dit boekje heeft echter geen relatie met de VOR.
Omdat er binnen RWS (staf d.-g.) eerder misverstanden zijn gerezen met betrekking tot
contacten tussen individuele VOR leden en de directeur-generaal, zal Theo de directeurgeneraal duidelijk maken, dat er tussen het bezoek van Rita Blijdorp en de VOR geen
relatie is. (actie 6.5.: Theo).
Koos verlaat de vergadering vanwege een afspraak in het ziekenhuis.
- Commissie Sociaal
Regitse deelt mee, dat er geen bijzonderheden te melden zijn. Met de gezondheid van
Tjalling Dijkstra gaat het de goede kant op.
7. Vrijwilligers
- waardering vrijwilligers
Het bestuur benadrukt, dat zonder vrijwilligers de vereniging niet aan de verwachtingen
van de leden kan voldoen. Daarom hebben vrijwilligers recht op waardering door de
leden voor hun inzet.
Het declaratiebesluit geeft de vrijwilligers de mogelijkheid om alle kosten die ze voor een
goede uitoefening van hun werkzaamheden hebben moeten maken, bij de VOR te
declareren. Alleen is de vergoeding voor het gebruik van de eigen auto en de
mogelijkheid om met de trein eerste klas te reizen, beperkt.
Als blijk van waardering biedt de vereniging de vrijwilligers en hun partner de
vrijwilligersdag aan. Aan deelname aan deze dag zijn voor de vrijwilliger en hun partners
geen kosten verbonden.
Omdat het hier om een immaterieel blijk van waardering gaat, waaraan voor de VOR
kosten zijn verbonden, besluit het bestuur om de kosten van de vrijwilligersdag
inzichtelijk te maken. (actie 7.1.: Betty).
Verder worden er een aantal ideeën geopperd om de vrijwilligers te laten merken, dat de
vereniging hun inzet waardeert en ze daarvoor erkentelijk is. Michel en René zullen een
en ander nader uitwerken. (actie 7.2.: Michel, René).
- nieuwe vrijwilligers
Henk heeft uit e-clubs een overzicht gehaald van leden, die belangstelling hebben
getoond voor vrijwilligerswerk. Hij vraagt zich af, of hiervoor een procedure moet worden
ontwikkeld, omdat hij min of meer bij toeval deze gegevens heeft ontdekt. René zal een
en ander met Claudia en Willy nagaan. (actie 7.3.: Claudia, Willy, René).
Aan de hand van het beschikbare overzicht wordt aangegeven, wie deze potentiële
vrijwilligers actief gaat benaderen. René zal dit overzicht completeren. (actie 7.4.:
René).
- vaststellen leden commissies
Michel heeft eerder een aanvulling doorgegeven en er worden nog enige correcties
aangegeven, die René zal verwerken. (actie 7.5.: René).
Met deze correcties wordt het overzicht vastgesteld.
8. Inzet secretariaat
René doet verslag van zijn gesprek met Wieka Gilli.
Van belang is, dat de huidige omvang van de ondersteuning voorlopig niet wordt
beperkt.
René zal in samenspraak met Willy en Claudia nagaan, op welke punten er
onduidelijkheid is over de te hanteren procedures. (actie 8.1.: René).
-4-
9. Rondvraag
Henk: vraagt zich af, of de huidige vergaderfrequentie moet worden gehandhaafd. Hij is
van mening, dat het een frequentie van 1 x per 2 maanden voldoende moet zijn.
Desgewenst kan het dagelijks bestuur elke maand bij elkaar komen, maar deze vorm
heeft ook nadelen. René zal met een voorstel komen. Daarbij zal ook de vergaderlocatie
worden meegenomen. (actie 9.1.: René).
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter onder dankzegging voor ieders inbreng
de vergadering.
De volgende vergadering is op donderdag 1 mei 2014 om 10.30 uur in Den Haag,
de vergaderlocatie wordt door Claudia bekend gemaakt.
Deze notulen zijn vastgesteld in de bestuursvergadering van 1 mei 2014.
-5-

Download Report