Net2 AN1011-NL Importeren en exporteren van Net2 gebruikersdata Gebruikersdata De gebruikersdata in Net2 is de volledige informatie aangaande een individuele kaarthouder bewaard in het systeem. In dit bestand worden zowel hun naam als adres en het nummer van hun individuele Net2 kaart. Vaak bestaat deze informatie al in een andere database opgemaakt door de eindgebruiker. Het is mogelijk om deze bestaande in Net2 te importeren. Dit kan een besparing van enkele uren administratie kosten zijn wanneer in een systeem met een groot aantal gebruikers de installatie de eerste maal opgestart wordt. Net2 aanvaard informatie in de vorm van een tekst (TXT) bestand of met een komma gescheiden waarden (CSV) bestanden. Deze standaard bestand formaten worden aanvaard in de meeste software database pakketen zoals Microsoft Access en Excel. Aanmaken van een bestand om te importeren Wanneer een bestand aangemaakt wordt om daarna te importeren in de Net2 database is het belangrijk om de datavelden in de juiste volgorde te plaatsen. Dit wordt getoond in de tabel onderaan dit document. Enkel de eerste twee velden moeten verplicht ingevuld worden, andere velden mogen blanco gelaten worden. De screenshot hieronder toont hoe een CSV bestand kan aangemaakt worden in Microsoft Excel. De eerste lijn kan de veldnamen bevatten, daar Net2 deze kan negeren. Elk veld dat blanco gelaten moet worden moet eveneens ingevoerd worden zodat de rest van de velden op hun juiste locatie blijven staan. Het bestand moet bewaard worden in .csv formaat waardoor het bekeken kan worden in een tekst formaat, die de komma separator toont. De foto hieronder toont hetzelfde bestand dat getoond wordt in een tekstformaat. Noteer hoe de blanco velden getoond worden door middel van twee opeenvolgende komma's. 1 Net2 AN1011-NL Importeren van het bestand Om het TXT of CSV bestand te importeren, moet u de optie 'importeren' uit het bestandsmenu selecteren. De wizard 'importeren' zal verschijnen. De bestandsnaam van het CSV bestand moet ingebracht worden in het 'importeren bestandsnaam' venster. Selecteer het scheidingsteken gebruikt in het bestand, bijvoorbeeld: komma. In het hierboven staande voorbeeld wordt de komma gebruikt. Indien de veldnamen inbegrepen zijn in de eerste lijn van het bestand, zoals getoond in bovenstaand voorbeeld, dan moet de box 'Eerste rij bevat veldnamen' aangevinkt worden. Een nuttige eigenschap van de importeren wizard is de mogelijkheid om ingebrachte data te converteren naar echte tekst (bvb: SMITH wordt Smith). Enkel de velden aangeduid met een ster (*) in de tabel aan het einde van dit document worden beïnvloed door de optie 'Converteren naar schrijfwijze'. Indien deze functie vereist is moet u de aanvink box aanvinken. Na het indrukken van de 'Volgende' toets zal de data getoond worden in een tabel die toont hoe de data geïmporteerd zal worden in Net2. Het is zeer belangrijk om in dit stadium te informatie te controleren om te zien dat alle velden zich op de juiste plaats bevinden. Enkel wanneer deze data correct is mag dit bestand geïmporteerd worden. Zie eveneens dat SMITH gewijzigd is naar Smith, jammer genoeg zal de naam O'Brien eveneens gewijzigd worden naar O'brien! Namen die foutief gewijzigd worden op deze manier, moeten nadien in de Net2 software individueel terug gewijzigd worden. 2 Net2 AN1011-NL Vanaf het moment dat het importeren van het bestand volledig is zal er getoond worden hoeveel gebruikers er geïmporteerd werden. Klik 'Beëindigen' om de data in de Net2 database te importeren. Vanaf het moment dat het importeren van het bestand volledig uitgevoerd is, zal de informatie verschijnen onder 'Gebruikers selectie' in de Net2 software. Gebruikers zullen per afdeling gegroepeerd worden. 3 Net2 AN1011-NL Gebruikersdata veld volgorde Veld nummer 1 * 2 * 3 * 4 5 6 * 7 * 8 9 10 11 12 13 * 14 * 15 * 16 * 17 18 19 20 21 22 * 23 24 25 * 26 27 UserID Net2 veldnaam Nota's Naam Vereist - Tekst tot 50 karakters Voornaam Vereist - Tekst tot 50 karakters Midden naam Tekst tot 50 karakters Kaart Nr. Nummer 1 tot 99999999 PIN Nummer 1 tot 9999 Afdeling Tekst tot 50 karakters Toegangsniveau Tekst tot 50 karakters Telefoon Tekst tot 30 karakters Extensie Tekst tot 10 karakters Fax Tekst tot 30 karakters Begin datum Datum in de standaard taal formaat, in de UK is dit dd/mm/yyyy Eind datum Datum in de standaard taal formaat, in de UK is dit dd/mm/yyyy Veld1_100 (Adres 1) Standaard veldnaam getoond tussen haakjes. Tekst tot 100 karakters Veld2_100 (Adres 2) Tekst tot 100 karakters Veld3_50 (Stad) Tekst tot 50 karakters Veld4_50 (Land) Tekst tot 50 karakters Veld5_50 (Postcode) Tekst tot 50 karakters Veld6_50 (Telefoon privé) Tekst tot 50 karakters Veld7_50 (Fax privé) Tekst tot 50 karakters Veld8_50 (Mobiel) Tekst tot 50 karakters Veld9_50 (E-mail) Tekst tot 50 karakters Veld10_50 (Positie) Tekst tot 50 karakters Veld11_50 (Begin datum) Tekst tot 50 karakters Veld12_50 (Registratie) Tekst tot 50 karakters Veld13_Memo (Nota's) Tekst tot 4096 karakters (kan geen veld separator bezitten). Veld14_50 (Personeelsnummer) Tekst tot 50 karakters Nummer 1 tot 999999 Velden aangeduid met een sterretje (*) zijn beïnvloed door de 'Converteer naar de juiste waarde' optie gedurende de import. Bijkomende invoegingen Indien het inbrengen van meer informatie vereist is, kan hetzelfde proces terug uitgevoerd worden, het is heel belangrijk om geen dubbele waarden in te brengen in het nieuwe importbestand, Net2 zal deze verwerpen. Exporteren De export gebruikerslijst is toegankelijk via het uitrolbare bestand menu bovenaan rechts in het venster. Indien u het bestand wilt exporteren moet u op ‘exporteren’ drukken. Dit laat toe om alle details van de gebruikers te exporteren naar een CSV formaat naar elke bestemming dat u specificeert. De lay-out van het bestand is dezelfde als het detail in de hierboven liggende tabel. 4
© Copyright 2024 ExpyDoc
