Wegwijs in de Vlaamse overheid Handleiding invoermodule Inhoudsopgave 1 Doel van de toepassing ............................................................................................... 4 2 Scope van de toepassing ............................................................................................ 5 3 Technische duiding...................................................................................................... 6 4 Inloggen ........................................................................................................................ 7 5 Menubalk ...................................................................................................................... 8 6 Soorten schermen ........................................................................................................ 9 6.1 7 Zoekscherm ...........................................................................................................10 6.1.1 Eenvoudig zoeken...........................................................................................10 6.1.2 Geavanceerd zoeken ......................................................................................12 6.1.3 Boomstructuur .................................................................................................13 6.2 Beheerscherm ........................................................................................................14 6.3 Detailscherm ..........................................................................................................15 6.4 Wijzigscherm ..........................................................................................................17 6.5 Creatiescherm ........................................................................................................18 Invullen en wijzigen van velden .................................................................................19 7.1 Tekstvakken ...........................................................................................................19 7.2 Keuzelijsten ............................................................................................................19 7.3 Datumvelden ..........................................................................................................20 7.4 Links om te koppelen aan andere objecten ............................................................21 7.4.1 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een bestaand object: Moeder ID bij een Organisatie ........................................................................................................21 7.4.2 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een nieuw aan te maken object: e-mailadres bij een organisatie ......................................................................................22 7.4.3 Voorbeeld waarbij u kunt koppelen zowel aan een bestaand als aan een nieuw object: locaties ..............................................................................................................23 8 9 Inhoudelijke toelichting van de invoervelden ...........................................................26 8.1 Tabblad Algemeen .................................................................................................26 8.2 Tabblad Toepassingsgebieden ..............................................................................28 8.3 Tabblad Locaties ....................................................................................................30 8.4 Tabblad Personen ..................................................................................................31 8.5 Tabblad Extra informatie ........................................................................................33 8.6 Tabblad Processen ................................................................................................34 8.7 Tabblad Werkmiddelen ..........................................................................................34 8.8 Tabblad Technische sleutels ..................................................................................34 Wie doet wat? ..............................................................................................................35 Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 2 9.1 In een notendop .....................................................................................................35 9.2 Gedetailleerde overzichtstabel ...............................................................................35 10 FAQ ..............................................................................................................................39 10.1 Hoe maak ik een nieuwe (sub)entiteit aan? ............................................................39 10.2 Hoe voeg ik een persoon toe?................................................................................40 10.2.1 Toevoegen van een bestaande persoon .........................................................40 10.2.2 Aanmaken van een nieuwe persoon ...............................................................41 10.2.3 Alternatieve werkwijze .....................................................................................43 10.3 Hoe voeg ik een locatie toe? ..................................................................................45 10.3.1 Toevoegen van een bestaande locatie ............................................................45 10.3.2 Aanmaken van een nieuwe locatie ..................................................................47 10.3.3 Alternatieve werkwijze .....................................................................................48 10.4 Hoe wijzig ik de gegevens van een bestaande (sub)entiteit?..................................50 10.5 Welke gegevens uit Wegwijs stromen door naar de adressengids op Vlaanderen.be? ................................................................................................................51 10.6 Hoe pas ik de volgorde van personen binnen eenzelfde rol aan? ...........................53 11 Hulp en ondersteuning ...............................................................................................54 Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 3 1 Doel van de toepassing “Wegwijs in de Vlaamse overheid” is een toepassing ontworpen en ontwikkeld door het Departement Bestuurszaken (DBZ). De focus van de eerste release ligt op het verzamelen van informatie over het kernobject Organisatie: de toepassing wil actuele en kwaliteitsvolle organisatiedata van de Vlaamse overheid op één centrale en toegankelijke plaats samenbrengen en wil tevens, door het toekennen van unieke sleutels aan VO-entiteiten, als kruispuntbank fungeren tussen de diverse gegevensbronnen die informatie over entiteiten van de Vlaamse overheid bevatten. Het uiteindelijke doel van de databank is enerzijds VO-brede rapportering faciliteren. De informatie uit de bronapplicatie wordt daartoe weggeschreven naar het datawarehouse van het Departement Bestuurszaken zodat die informatie geïntegreerd kan worden met andere relevante informatie (personeelsgegevens, financiële gegevens, info over dienstvoertuigen, etc.). In het verlengde hiervan wil de applicatie ook permanent actuele rapportering over de organisatiedata op zich aanbieden. Anderzijds wenst de toepassing ondersteuning te bieden aan de diverse applicaties die nood hebben aan organisatiedata van de Vlaamse overheid. Daartoe voorziet de toepassing in webservices, zodat applicaties rechtstreeks gegevens kunnen ophalen uit de brondatabank en die gegevens kunnen verwerken. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 4 2 Scope van de toepassing De scope van de toepassing “Wegwijs in de Vlaamse overheid” is logischerwijze de ‘Vlaamse overheid’. Wanneer we spreken over de ‘Vlaamse overheid’, spreken we in eerste instantie over de entiteiten die onder Beter Bestuurlijk Beleid (BBB) werden opgezet: de departementen de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA’s) zonder rechtspersoonlijkheid de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA’s) met rechtspersoonlijkheid de extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) van publiek recht de extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) van privaat recht de strategische adviesraden Deze entiteiten evenals hun subentiteiten behoren tot de basis scope van Wegwijs. Het is de bedoeling dat een moederentiteit op zijn minst haar afdelingen opneemt evenals “elke organisatorische component die afhangt van de moederentiteit” (t.t.z. diensten en cellen die rechtstreeks onder de leidend ambtenaar vallen en dus geen deel uitmaken van een afdeling, cf. organisatiebesluit). Het staat de entiteiten uiteraard vrij om, indien gewenst, hun volledige organisatiestructuur in Wegwijs in te brengen. Indien de Vlaamse Infolijn expliciet nood heeft aan de onderliggende organisatiegegevens zal de invoermodule normaliter reeds tot het gewenste niveau zijn ingevuld. Naast de klassieke BBB-entiteiten wenst Wegwijs ook de entiteiten in kaart te brengen die inherent deel uitmaken van of beheerd worden door een BBB-entiteit (zoals instellingen van openbaar nut categorie A, DAB’s, eigen vermogens, etc.). Maken eveneens deel van uit van de scope: alle entiteiten 'buiten BBB' die volgens de Nationale Bank van België ressorteren onder de ‘brede Vlaamse publieke sector’ (entiteiten met ESR-codes S.1312, S.1314, S.11001, S.12301 en S.12501; zoals VRT, VITO, GO!, deSingel, Muhka, etc.). De scope wordt tenslotte vervolledigd door de kabinetten, het Vlaams Parlement en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. In de toepassing worden de entiteiten ondergebracht in één van de 13 beleidsdomeinen binnen de Vlaamse overheid. Beleidsdomeinen worden hier niet eng juridisch gedefinieerd, maar eerder gebruikt in de betekenis van ‘functionele beleidsvelden’. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 5 3 Technische duiding De toepassing werd gebouwd met behulp van het Yii Framework. Het maakt gebruik van objecten die op een eenvoudige manier aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Een groot voordeel van de toepassing is de eenvoudige navigatie en doorklikmogelijkheden. Bij objecten onderscheiden we kernobjecten en relatieobjecten. Kernobjecten kunnen aan relatieobjecten worden gekoppeld en vice versa. Deze objecten kunnen afhankelijk van de rechten van de gebruiker op een snelle en eenvoudige manier worden geraadpleegd, gewijzigd, aangemaakt of verwijderd. Het leggen van een koppeling (of verwijderen van de koppeling) kan geschieden tussen bestaande objecten of tussen een bestaand en nieuw aan te maken object (dit ook weer afhankelijk van de rechten van de gebruiker en de aard van de objecten). Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 6 4 Inloggen De toepassing is terug te vinden op volgende URL: http://dbz-wamp.vonet.be/piavo/. Door op Login te klikken in de menubalk komt u op het aanlogscherm terecht. Via uw LDAPaccount (cf. Vlimpers-ID en wachtwoord) kan u dan inloggen om maximaal van uw rechten gebruik te kunnen maken. Eens ingelogd zal Login in het hoofdmenu zijn vervangen door Logout en tussen haakjes uw gebruikersnaam. Met een simpele klik op deze optie bent u weer uitgelogd. Afhankelijk van uw rechten zijn er al of geen opties in de menubalk bijgekomen. Normaliter bent u gekoppeld aan één of meerdere organisaties binnen de Vlaamse overheid. U zal niet enkel wijzigingen kunnen aanbrengen aan die organisatie(s) zelf, maar ook aan alle suborganisaties van deze organisatie(s). Organisaties waarover u geen invoerrechten hebt, zal u enkel kunnen raadplegen. Opmerking: Ook gebruikers die niet zijn ingelogd via LDAP-account kunnen gebruik maken van de toepassing. In dit geval kunnen ze enkel raadplegen en geen wijzigingen aanbrengen. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 7 5 Menubalk Wat u ook doet binnen de toepassing, deze balk zal altijd zichtbaar blijven. We onderscheiden: Home Deze brengt u naar de Homepagina, die u krijgt te zien als u de toepassing opstart. Hierop staat uitleg over de toepassing. Basis gegevens De zogenaamde kernobjecten waarvan sprake in de technische duiding. Het gaat hier om Organisaties, Locaties, Personen, Toepassingen, Processen, Informatie objecten en Werkmiddelen. Deze objecten kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd (met inbegrip van het leggen of verwijderen van koppelingen naar bestaande of nieuw aan te maken relatieobjecten), aangemaakt en verwijderd. Relationele gegevens De zogenaamde relatieobjecten waarvan sprake in de technische duiding. Op deze manier kunnen voor de kernobjecten Organisatie, Locatie, Persoon, Toepassing en Proces de nodige relatieobjecten worden geraadpleegd, gewijzigd (met inbegrip van het leggen of verwijderen van koppelingen naar bestaande of nieuw aan te maken kernobject), aangemaakt en verwijderd. Parameters Dit is enkel zichtbaar voor beheerders. Parameters kunnen hier worden aangemaakt, gewijzigd en verwijderd. Sleutels Mogelijkheid tot het beheer van sleutels. We onderscheiden hierin organisatiesleutels en persoonsleutels. Gebruikersbeheer Enkel zichtbaar voor beheerders. Hier kunnen de rechten van de gebruikers worden aangepast door ze in een bepaalde rol te steken. Daarnaast is er ook een audit trail beschikbaar waarin alle wijzigingen worden geregistreerd. Contact Mogelijkheid tot het doorsturen van opmerkingen over de toepassing via een contactformulier. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 8 6 Soorten schermen Het maakt niet uit of u nu met een kernobject, relatieobject, parameter of sleutel bezig bent, de volgende schermen zullen steeds weerkeren: Zoekscherm Beheerscherm Detailscherm Wijzigscherm Creatiescherm De inhoud van de verschillende soorten schermen zal verschillen van het type object. Elk van deze schermen zal aan de rechterkant een actiemenu vertonen met een aantal acties afhankelijk van het scherm waarop u zich bevindt, het type object zelf en de rechten van de gebruiker. Bijv.: actiemenu van het kernobject Organisatie op het beheerscherm: Een actiemenu wordt steeds weergegeven met de titel “Acties” met daaronder een opsomming van de acties. De verschillende soorten acties die we kunnen onderscheiden: 1. Zoek [object(en)]: Hiermee opent u het zoekscherm van het type object waarin u aan het werken bent 2. Beheer [objecten]: Hiermee opent u het beheerscherm van het type object waarin u aan het werken bent. 3. Bekijk [Object]: U kunt het betreffende object raadplegen (deze optie is meestal zichtbaar als u zich in een wijzigscherm bevindt), het detailscherm wordt geopend. 4. Wijzig [Object]: U kunt het betreffende object wijzigen (deze optie is meestal zichtbaar als u zich in een detailscherm bevindt), het wijzigscherm wordt geopend. 5. Verwijder [Object]: U kunt het betreffende object verwijderen (deze optie is meestal zichtbaar als u zich in een detailscherm of wijzigscherm bevindt), er zal steeds om een bevestiging worden gevraagd waardoor u alsnog op uw stappen kan terugkeren. 6. Nieuw(e) [Object]: Hiermee maakt u een nieuw object aan van het type waarin u aan het werken bent, het creatiescherm wordt geopend. 7. Toon boomstructuur: Bepaalde types objecten hebben een boomstructuur. In de toepassing gaat het om de kernobjecten Organisaties en Processen. Via de boomstructuur kunnen de gebruikers het systeem van moeder- en dochterobjecten bekijken. Dit is eigenlijk hetzelfde als het Windows verkenner principe. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 9 6.1 Zoekscherm Dit is het scherm waarop u terecht komt indien u voor een bepaald object hebt gekozen. Als u bijvoorbeeld kiest voor Basis gegevens – Organisaties, krijgt u onderstaand scherm te zien: Bij ieder object zijn er steeds 2 manieren om te zoeken: eenvoudig of geavanceerd. 6.1.1 Eenvoudig zoeken Het eenvoudig zoeken geschiedt via de tekstvakken onder de kolomhoofden. Op die manier kunt u op elke kolom gaan filteren door manueel iets in te geven in het tekstvak boven een bepaalde kolom. Indien u tekst ingeeft in een bepaald tekstvak en daarna met de cursor naar een ander vak navigeert, zal er worden gefilterd. In tekstvakken met een neerwaarts pijltje, bent u beperkt tot de opties uit de keuzelijst. De filter zal hier werken na het maken van een keuze. Uiteraard kunt u op meerdere kolommen gaan zoeken. De filter heeft een EN-relatie, dit wil zeggen dat indien u waardes in 2 of meer kolommen hebt ingegeven de getoonde resultaten aan al deze voorwaarden zullen voldoen. Voorbeeld van een enkelvoudig zoekresultaat: Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 10 Voorbeeld van een meervoudig zoekresultaat: Merk op dat zoekresultaten soms over meerdere pagina’s kunnen verspreid staan. Met behulp van de knoppen Vorige, Volgende en de cijferknoppen kunt u doorheen de pagina’s navigeren. U kan overigens zelf bepalen hoeveel resultaten u per pagina wil zien door rechtsboven de tabel in de picklist “Per pag.” te kiezen voor 10, 20, 50 of 100. Merk op dat u ook de mogelijkheid hebt om te sorteren (oplopend of aflopend) op sommige kolommen. Om te weten op welke kolommen u kunt sorteren, moet u met de muiswijzer over de tekst van een kolomhoofd gaan. Indien dit een handje met een wijzend vingertje wordt, kunt u sorteren. Indien de muiswijzer gewoon een cursor of pijltje vertoont, kunt u niet op deze kolom sorteren. Sorteren doet u gewoon door te klikken op de tekst van het kolomhoofd. Door te klikken zal u automatisch oplopend (A tot Z) sorteren (pijltje naar boven). Nogmaals klikken, dan zult u aflopend sorteren (pijltje naar boven). Zo kunt u voortdurend afwisselen tussen oplopend en aflopend sorteren. Voorbeeld van oplopend sorteren (op Korte naam): Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 11 De toepassing staat niet toe dat u op meerdere kolommen tegelijk kan sorteren. Indien u bijvoorbeeld hebt gesorteerd op Korte naam en nadien wil sorteren op Organisatie, dan zal bij het klikken op de tekst Organisatie oplopend worden gesorteerd enkel op organisatie en de sortering op Korte naam zal wegvallen. De sortering kan wel gebruikt worden in combinatie met de zoekfunctie 6.1.2 Geavanceerd zoeken Door op de link “Geavanceerd zoeken” te klikken zal er een filter worden geopend met velden die betrekking hebben op het object. Deze filter bevat alle velden van het eenvoudig zoeken uitgebreid met nog meer velden die van belang zijn bij het gekozen object. Voorbeeld van geavanceerd zoeken bij het kernobject Organisatie: Dezelfde regels zijn hier van toepassing als bij het eenvoudig zoeken. Om resultaten te krijgen dient u hier echter te klikken op de knop Zoeken. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 12 6.1.3 Boomstructuur Bepaalde types objecten hebben een boomstructuur. In de toepassing gaat het om de kernobjecten Organisaties en Processen. De boomstructuur is raadpleegbaar door bij het bewuste kernobject te klikken op de actie Toon boomstructuur. Via de boomstructuur kunnen de gebruikers het systeem van moeder- en dochterobjecten bekijken. Dit is eigenlijk hetzelfde als het Windows verkenner principe en stelt u in staat om een overzichtelijk totaalbeeld te verkrijgen en snel te navigeren doorheen de Vlaamse overheid. Opgelet: als u de boomstructuur wenst te openen, moet u op het plusteken voor het gewenste moederobject klikken. Door op de linktekst van een object te klikken, opent u het detailscherm van het betreffende object. Voorbeeld van de boomstructuur bij het kernobject Organisatie: Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 13 6.2 Beheerscherm U hebt in het actiemenu gekozen voor Beheer object Het beheerscherm van een object lijkt veel op het zoekscherm in die zin dat u ook hier de zoekfunctie op kan toepassen. Deze functie werkt op geheel dezelfde manier als bij het zoekscherm. Het grote verschil met het zoekscherm is dat u bij het beheerscherm bij ieder zoekresultaat 3 icoontjes zult zien staan. Bijvoorbeeld: Betekenis van de icoontjes Dit betekent raadplegen. U roept het detailscherm op van het betreffende object. De gegevens kunt u uiteraard niet wijzigen, enkel raadplegen. Dit betekent updaten. U roept het wijzigscherm op van het betreffende object. Afhankelijk van uw rechten, kunt u wijzigingen aanbrengen. Dit betekent verwijderen. U zult steeds gevraagd worden om deze verwijdering te bevestigen. Op die manier kunt u nog steeds op uw stappen terugkeren. Objecten die reeds in gebruik zijn (gekoppeld aan een ander object) kunt u niet verwijderen. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 14 6.3 Detailscherm U hebt op het icoon geklikt van een object op het beheerscherm of op de linktekst van een object op het zoekscherm. Het detailscherm van het betreffende object zal worden geopend. Het detailscherm is verdeeld over verschillende tabbladen. Het aantal en de naamgeving van die tabbladen verschillen naargelang het soort object. Voorbeeld van een detailscherm bij het kernobject Organisatie: U kunt de inhoud van de tabbladen bekijken door er eenvoudig op te klikken. De gegevens op deze tabbladen kunnen enkel worden geraadpleegd en niet gewijzigd. Boven het detailscherm vindt u een broodkruimel die aangeeft waar de bewuste (sub)entiteit zich hiërarchisch bevindt in de organisatiestructuur. De moederentiteiten worden met hun korte naam weergegeven en zijn snel raadpleegbaar via de linktekst. De entiteit waarvan u de detailgegevens aan het bekijken bent, verschijnt voluit in de broodkruimel. Rechts van het detailscherm vindt u de eventuele dochterorganisaties van de betrokken entiteit terug. Ook deze dochterorganisaties zijn meteen raadpleegbaar via het aanklikken van de linktekst. De gegevens op deze tabbladen kunt u dus niet wijzigen. Wel kunt u naar gerelateerde objecten navigeren. Bepaalde tabbladen zullen gerelateerde objecten bevatten. Deze worden aangegeven door een zwart onderlijnde tekst. Bijvoorbeeld: Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 15 Door op de onderlijnde tekst van deze locatie te klikken, komt u terecht in het detailscherm van de betreffende locatie. Bijvoorbeeld: Op die manier kunt u steeds blijven navigeren tussen de gerelateerde objecten. Opmerking: Niet alle zwart onderlijnde tekst verwijst naar gerelateerde objecten. Ook verwijzingen naar de URL van een webpagina en e-mailadressen worden op dezelfde manier weergegeven. Klikken op een URL-tekst zal de betreffende webpagina openen (in dezelfde tab dus u kunt best kiezen voor een rechtsklik en kiezen voor de koppeling te openen in een nieuwe tab of venster). Bij klikken op een e-mailadres kunt u een e-mail versturen naar het betreffende adres. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 16 6.4 Wijzigscherm U hebt geklikt op het icoon van een object in het beheerscherm of u hebt op Wijzig object geklikt binnen het actiemenu. Het wijzigscherm van het betreffende object zal worden geopend. Voorbeeld van een wijzigscherm bij het kernobject Organisatie: Een wijzigscherm is eigenlijk geheel hetzelfde als een detailscherm, met dien verstande dat je in een wijzigscherm dus wel wijzigingen kan aanbrengen en in een detailscherm niet. Voor het aanbrengen van wijzigingen, zie hiervoor het gedeelte “Invullen en wijzigen van velden”. Om de wijzigingen op te slaan, klik op de knop Bewaren. Indien u op deze knop klikt, zal het wijzigscherm veranderen in een detailscherm Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 17 6.5 Creatiescherm U hebt in het actiemenu gekozen om een Nieuw object aan te maken. Het creatiescherm van het betreffende objecttype zal worden geopend. Voorbeeld van een creatiescherm bij het kernobject Organisatie: We maken een onderscheid tussen verplichte en optionele velden. De verplicht in te vullen velden worden aangeduid met een * in rode kleur. Sommige verplichte velden hebben reeds een standaardwaarde gekregen (meestal velden met een keuzelijst). Indien u alle nodige velden hebt ingevuld moet u klikken op de knop Aanmaken. Het creatiescherm verandert vervolgens in een detailscherm. Mogelijk zijn er ook meerdere tabbladen beschikbaar geworden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de aanmaak van een organisatie. Voor het invullen van de velden, zie hiervoor het deel “Invullen en wijzigen van velden”. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 18 7 Invullen en wijzigen van velden We maken een onderscheid tussen: Tekstvakken Keuzelijsten Datumvelden Links om te koppelen aan andere objecten 7.1 Tekstvakken Deze velden dienen manueel te worden ingevuld. Een aantal velden zal bestaan uit een invoermasker zoals bijvoorbeeld telefoon en fax bij het kernobject Organisatie of telefoon en gsm bij het kernobject Persoon. Deze velden zullen worden vergezeld van een voorbeeld dat naast de label staat. Bijvoorbeeld telefoon en gsm bij persoon: Een veld met invoermasker dat nog moet worden ingevuld zal er zo uitzien: Voor elke “x” dient u een cijfer in te vullen. Bestaat het telefoon- (of gsm- of fax-)nummer uit minder cijfers dan de “x”en aangeven kunt u op spatie drukken op die positie waar geen cijfer moet komen. Dient u bijvoorbeeld het nummer “011 22 33 44” in te geven, geef dan eerst “1122” in en vervolgens spatie en tenslotte “3344”. Indien u bijvoorbeeld “01 222 33 44” als nummer moet ingeven, geef dan eerst “1”, daarna een spatie en tenslotte de rest van het nummer. Merk op dat u geen “0” moet typen in het begin vermits deze al vast ingegeven staat in het invoermasker. 7.2 Keuzelijsten Alle velden met een neerwaarts pijl zijn velden met een keuzelijst (dropdown menu). Deze kan u dus enkel invullen door een van de waarden uit het lijstje te kiezen. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 19 Bijvoorbeeld: Sommige keuzelijsten hebben een standaardwaarde gekregen indien er een nieuw object wordt aangemaakt. Dit is steeds wanneer het om verplicht in te vullen velden gaat. Dit is gedaan om te vermijden dat er door vergetelheid bepaalde velden leeg blijven waardoor er foutmeldingen komen indien men de wijzigingen wil opslaan. Bij velden met keuzelijsten die verplicht in te vullen zijn, kan er ook geen blanco waarde worden gekozen. 7.3 Datumvelden Deze kan je herkennen het kalendericoontje dat langs het invoervak staat. Bijvoorbeeld: Er zijn verschillende manieren om een datumveld in te vullen. De eenvoudigste manier is gebruik te maken van het kalendericoontje. Hierop klikken, opent een kalender, waarbij de huidige dag als standaardkeuze zal worden aangegeven. Bijvoorbeeld: Met behulp van de pijltjestoetsen links en rechts om naar vorige of volgende maand(en) te gaan, de keuzelijsten bij maand en jaar kunt u de gewenste datum selecteren. U kiest bijvoorbeeld 10 november 2011. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 20 Klik op de gewenste dag om te bevestigen. Vervolgens zal in het invoervak van het datumveld de datum automatisch in het correcte formaat worden gezet. Bijvoorbeeld In dit geval is het formaat “JJJJ-MM-DD”. Uiteraard kunt u datums ook manueel invullen, maar dan moet u dit wel in het correcte formaat doen. Bij twijfel kunt u het formaat steeds controleren door een willekeurige datum toe te voegen via het kalendericoontje. 7.4 Links om te koppelen aan andere objecten Zwarte of blauwe tekst, onderlijnd en al of niet vergezeld van een tekstvak zijn de zogenaamde links voor het koppelen aan andere objecten. Afhankelijk van het veld en object kan er worden gekoppeld aan bestaande en/of nieuw aan te maken objecten. Om te koppelen dient u gewoon te klikken op de linktekst. Omdat er zoveel mogelijkheden bestaan, beperken we ons tot enkele voorbeelden. 7.4.1 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een bestaand object: Moeder ID bij een Organisatie Dit is er eentje met een tekstvak (deze zijn eerder de uitzondering dan de regel bij dit soort velden). Klikken op de linktekst opent een venster waarbij een keuze kan worden gedaan uit de bestaande organisaties binnen het systeem: Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 21 U kunt hier via eenvoudig zoeken (zie hoger) de gewenste organisatie (object) terugvinden. Eens u deze hebt gevonden klikt u bij de betreffende organisatie (object) op de knop Kies. De gekozen organisatie (object) zal worden toegevoegd in het formulier, bijvoorbeeld: 7.4.2 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een nieuw aan te maken object: e-mailadres bij een organisatie Klik op de linktekst “Voeg nieuw E-mailadres”. Het scherm om een nieuw e-mailadres (object) aan te maken verschijnt: Vul de nodige velden in en klik vervolgens op de knop Aanmaken. Vervolgens komt u weer in uw formulier van Organisatie terecht, waar u zal merken dat het nieuwe e-mailadres (object) is toegevoegd. Bijvoorbeeld Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 22 Merk op dat het object is vergezeld van 2 icoontjes. Dit betekent updaten. U roept het wijzigscherm op van het betreffende object. Dit betekent verwijderen. U zult steeds gevraagd worden om deze verwijdering te bevestigen zodat u nog steeds op uw stappen kan terugkeren. Indien u de verwijdering voltooit zal niet enkel de koppeling zijn verbroken maar is ook het betreffende object (emailadres in het voorbeeld) uit het systeem verdwenen omdat dit object niet kan bestaan zonder koppeling aan een organisatie. In geval u zich niet in een wijzigingscherm, maar wel een detailscherm bevindt, zult u volgend icoon zien bij een gekoppeld object. Dit betekent raadplegen. U roept het detailscherm op van het betreffende object. 7.4.3 Voorbeeld waarbij u kunt koppelen zowel aan een bestaand als aan een nieuw object: locaties Indien u kiest voor koppeling met een bestaande locatie, zal volgend scherm openen: Klikken op de link “Selecteer een (bestaande) locatie” opent volgend venster: Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 23 Vervolgens kunt u via de methode eenvoudig zoeken de gewenste locatie opzoeken. Klik op de knop Kies om de locatie toe te voegen en klik vervolgens op de knop Aanmaken om de koppeling te voltooien. Indien u een geheel nieuwe locatie wenst aan te maken en te koppelen, zal er een ander soort scherm worden geopend: In dit scherm zal er dus een volledig nieuwe locatie (object) worden aangemaakt. Na het invullen van de nodige gegevens dient u op de knop Aanmaken te klikken. Het volgende scherm is om de koppeling te realiseren met de organisatie: Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 24 Vul eventueel nog verder aan en klik op Aanmaken om de koppeling te voltooien. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 25 8 Inhoudelijke toelichting van de invoervelden 8.1 Tabblad Algemeen Hier vinden we de algemene gegevens van de organisatie terug. Deze gegevens worden decentraal beheerd. Unieke code*: de unieke sleutel die automatisch wordt gegenereerd en toegekend bij het aanmaken van een nieuwe organisatie Moeder ID*: de moederentiteit van de betrokken organisatie [keuzelijst] Organisatie Naam*: de officiële naam van de organisatie (zoals vermeld in het oprichtingsdecreet/besluit, de statuten of het organisatiebesluit van de moederentiteit) [tekstvak] Korte naam*: de officiële afkorting van de organisatie [tekstvak] Telefoon: het algemeen telefoonnummer van de organisatie [invoermasker] Niet standaard tel.: indien bestaande: het telefoonnummer van de organisatie dat over een ongewoon formaat beschikt, zoals bijv. een verkort nummer of een 0800nummer [tekstvak] Fax: het algemeen faxnummer van de organisatie [invoermasker] Contactpagina: indien bestaande: de URL van het contactformulier op de website van de organisatie [tekstvak] Actief*: geeft aan of de organisatie nog actief dan wel reeds inactief is [keuzelijst] Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 26 Op website VO*: geeft aan of de organisatiegegevens getoond mogen/moeten worden op de adressengids op Vlaanderen.be [keuzelijst] E-mailadres(sen): het generieke e-mailadres van de organisatie; dit kunnen er meerdere zijn Intranetsite(s)/Extranetsite(s): de URL van de intranet- of extranetsite van de organisatie (inclusief melding van webmaster, eventueel AnySurferlabel en prioriteit om dit te verwerven); dit kunnen er meerdere zijn Website(s): de URL van de website van de organisatie (inclusief melding van webmaster, eventueel AnySurferlabel en prioriteit om dit te verwerven); dit kunnen er meerdere zijn Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 27 8.2 Tabblad Toepassingsgebieden Het begrip ‘Vlaamse overheid’ is een vlag die vele ladingen dekt en die, naargelang de context, een verschillende invulling kan krijgen. Zo worden er verschillende ‘toepassingsgebieden’ afgebakend die gebruikt worden om te duiden welke regelgeving voor organisaties geldt, of op welke interne dienstverlening organisaties beroep kunnen doen. Op dit tabblad worden de meest voorkomende toepassingsgebieden vermeld en kan telkens worden aangegeven of de bewuste organisatie er onder valt. Als één enkele organisatie meerdere personeelsgroepen telt waarop verschillende toepassingsgebieden van kracht zijn, kan er gewerkt worden met het veld “Omschrijving personeel”. De volgorde van die personeelsgroepen kan in voorkomend geval naar wens aangepast worden d.m.v. het veld “Volgnummer”. Omwille van het technische karakter van deze gegevens, wordt dit tabblad centraal door het Departement Bestuurszaken (DBZ) beheerd. Dit tabblad is overigens enkel relevant voor de organisaties op N-niveau; voor afdelingen en andere onderliggende subentiteiten zal dit tabblad in de meeste gevallen zonder voorwerp zijn. BBB*: de afkorting ‘BBB’ staat voor ‘Beter Bestuurlijk Beleid’, de grootschalige reorganisatie waarbij de Vlaamse overheid in 2006 een geheel nieuwe organisatiestructuur kreeg; sindsdien bestaat de Vlaamse overheid uit dertien homogene beleidsdomeinen die samen het toepassingsgebied ‘BBB’ vormen [keuzelijst] Personeel*: geeft aan of de organisatie personeel heeft [keuzelijst] Ter beschikking gesteld personeel*: geeft aan of de organisatie personeel ter beschikking heeft gekregen [keuzelijst] Sectorcomité XVIII*: geeft aan of de organisatie onder het toepassingsgebied ‘Sectorcomité XVIII’ valt, de syndicale onderhandelingsstructuur voor -onder anderede meeste entiteiten binnen de dertien beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid [keuzelijst] Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 28 Sectoraal akkoord*: geeft aan of de organisatie valt onder het sectoraal akkoord 2010-2012 dat werd afgesloten met de vakbonden van het overheidspersoneel [keuzelijst] Raamstatuut DVO*: de afkorting ‘DVO’ staat voor ‘Diensten van de Vlaamse overheid’; onder dit toepassingsgebied worden alle entiteiten begrepen die ressorteren onder het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006 (VPS) [keuzelijst] Emancipatiezaken*: geeft aan of de organisatie valt onder het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid van de Vlaamse overheid en bijgevolg deel uitmaakt van het werkterrein van de Dienst Emancipatiezaken (DBZ). [keuzelijst] Werkgebied IAVA*: geeft aan of de organisatie valt binnen het audituniversum van de Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) [keuzelijst] Werkgebied Rekenhof*: geeft aan of de organisatie valt onder het werkgebied van het Rekenhof [keuzelijst] ESR-overheid*: de afbakening van de Vlaamse overheid volgens het ESRtoepassingsgebied is gebaseerd op juridische en financiële criteria, afkomstig van Eurostat; jaarlijks stelt de Nationale Bank van België (NBB) een lijst van organisaties op die als deel van de Vlaamse overheid wordt beschouwd [keuzelijst] Integriteit*: geeft aan of de organisatie valt onder het toepassingsgebied ‘integriteit’ [keuzelijst] GDPB*: geeft aan of de organisatie valt onder het werkgebied van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB) [keuzelijst] ICT Contract*: geeft aan of de organisatie aangesloten is bij het contract dat de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) afsloot met de ICT-dienstverlener HPBelgacom; de aangesloten entiteiten kunnen beroep doen op de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening [keuzelijst] Overheidsopdrachten*: geeft aan of de organisatie onderworpen is aan de wet op de overheidsopdrachten [keuzelijst] Doelgroep Besparingen*: geeft aan of de organisatie valt onder de besparingsronde die tegen 2014 moet leiden tot een vermindering van het personeelsbestand van de Vlaamse overheid met 6% [keuzelijst] 13 ministeries*: geeft aan welke organisaties vallen onder de 13 ministeries (cf. de departementen en IVA zonder rechtspersoonlijkheid) [keuzelijst] Vlimpers*: geeft aan welke organisaties gebruik maken van het personeelssysteem Vlimpers [keuzelijst] Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 29 8.3 Tabblad Locaties Hier vinden we de adresgegevens van de organisatie terug. Deze gegevens worden decentraal beheerd. Locatie: het adres van de organisatie (de velden straatnaam*, huisnummer* en gemeente* zijn verplicht; de velden busnummer, gebouw en CRAB-code zijn optioneel) Hoofdlocatie: geeft aan of het adres de hoofdlocatie van de organisatie is; er kan per organisatie altijd maar één hoofdlocatie zijn [keuzelijst] Op kaart: link naar Google maps Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 30 8.4 Tabblad Personen Er zijn op dit tabblad veertien verschillende soorten rollen definieerbaar waaraan telkens één of meerdere personen kunnen worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om eenzelfde persoon in twee of meer rollen onder te brengen. Het spreekt voor zich dat enkel de relevante rollen vermeld hoeven te worden. Voor iedere persoon wordt, naast de rol* die hij vervult, ook volgende informatie getoond: voornaam*, familienaam*, functie*, telefoonnummer, gsm-nummer en e-mailadres. Deze gegevens worden decentraal beheerd. Dit zijn de veertien beschikbare rollen: Leidinggevende topkader: de leidinggevende topkaderfuncties (cf. managementfuncties) binnen de organisatie: - secretaris-generaal / administrateur-generaal / gedelegeerd bestuurder / … - algemeen directeur - bijkomende of specifieke opdrachten met verloning op min. A3-niveau én hoofd v/e entiteit - hooggekwalificeerde contractuelen met verloning op min. A3-niveau én hoofd v/e entiteit Niet-leidinggevende topkader: de niet-leidinggevende topkaderfuncties binnen de organisatie: - hoofd secretariaatspersoneel strategische adviesraad - projectleiders op N-niveau - terugvalpositie secretaris-generaal / adm.-generaal / ged. bestuurder (cf. directeur-generaal) - terugvalpositie algemeen directeur (adjunct-directeur-generaal) - topmanagement met verlof voor opdracht - bijkomende of specifieke opdrachten met verloning op min. A3-niveau - hooggekwalificeerde contractuelen met verloning op min. A3-niveau Leidinggevende: de leidinggevende van de organisatie [In concreto zal het hier gaan om een afdelingshoofd, een diensthoofd, een celhoofd, etc.] Communicatieambtenaar: de communicatieambtenaar van de organisatie [Alle departementen en alle intern of extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid hebben een ‘communicatieambtenaar’. Dat moet volgens artikel 31 van het decreet openbaarheid van bestuur. Er is slechts één communicatieambtenaar per departement of agentschap. Hij is het officiële aanspreekpunt voor de communicatie van zijn entiteit: hij zorgt Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 31 ervoor dat de communicatie met burgers, bedrijven, verenigingen, over beleid, regelgeving en dienstverlening, goed verloopt.] Woordvoerder: de woordvoerder van de organisatie Woordvoerder-vervanger Crisiswoordvoerder Crisiswoordvoerder-vervanger Communicatieverantwoordelijke: de communicatieverantwoordelijke van de organisatie [In veel departementen en agentschappen zijn er behalve de communicatieambtenaar nog andere communicatieverantwoordelijken of communicatiemedewerkers. Zij zijn verantwoordelijk voor de communicatie van een bepaalde afdeling of dienst.] Kabinetsmedewerker: specifieke rol voor de mensen die werkzaam zijn op een kabinet Klachtenmanager: de klachtenmanager van de organisatie Regeringscommissaris: de regeringscommissaris van de organisatie Gemachtigde van financiën: de gemachtigde van financiën van de organisatie Contactpersoon Wegwijs Organisatie: de aanspreekpunten (cf. gemandateerde contactpersonen) binnen de organisatie voor het actueel houden van de organisatiegegevens in de toepassing Wegwijs in de Vlaamse overheid Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 32 8.5 Tabblad Extra informatie Dit tabblad geeft nog wat bijkomende informatie over de organisatie. Deze gegevens worden decentraal beheerd. Categorie*: geeft aan of het gaat om een entiteit, dan wel om een subentiteit, afdeling, dienst, team, cel, project, kabinet, etc. [keuzelijst] Entiteitsvorm*: de zgn. entiteitsvorm van de organisatie (cf. slaat op de classificatie die de Vlaamse overheid zelf geeft aan haar organisaties) (bijv.: departement, IVA met of zonder RP, EVA publiek of privaat, SAR, DAB, etc.) [keuzelijst] Rechtsvorm*: de juridische vorm van de organisatie (cf. slaat op de classificatie die een organisatie aanneemt bij oprichting of statuutwijziging) (bijv.: MVG, NV, CVBA, vzw, eigen vermogen, etc.) [keuzelijst] KBO-nummer: het KBO-nummer van de organisatie: voor de entiteiten met rechtspersoonlijkheid is dat het ondernemingsnummer; voor de entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid (departementen en IVA zonder RP) die vallen onder de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap (0316.380.841) is dat het vestigingseenheidsnummer van hun hoofdzetel [invoermasker] Datum oprichting: datum van oprichting van de organisatie [datumveld] Datum inwerkingtreding: datum van inwerkingtreding van de organisatie [datumveld] Engelse naam: Engelse benaming van de organisatie [tekstvak] Franse naam: Franse benaming van de organisatie [tekstvak] Duitse naam: Duitse benaming van de organisatie [tekstvak] Spaanse naam: Spaanse benaming van de organisatie [tekstvak] Rechtsopvolger: de rechtsvoorganger van de organisatie [tekstvak] Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 33 Personeelssysteem*: geeft de naam weer van het personeelssysteem dat wordt gebruikt [keuzelijst] MOD: geeft aan op welke MOD of personeelsdienst beroep wordt gedaan voor ondersteunende diensten [tekstvak] 8.6 Tabblad Processen Nog aan te vullen. 8.7 Tabblad Werkmiddelen Nog aan te vullen. 8.8 Tabblad Technische sleutels Omwille van het technische karakter van deze gegevens, wordt dit tabblad centraal door het Departement Bestuurszaken (DBZ) beheerd. PIAVO-sortering: deze sleutel zorgt voor een correcte sortering van de organisaties in de brontoepassing, in de rapporten en in de applicaties die deze organisatiegegevens opladen Vlimpers: dit veld bevat de Vlimperssleutel van de organisatie (indien bestaande) VOP-Orafin: dit veld bevat de Orafincode van de organisatie (indien bestaande) Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 34 9 Wie doet wat? 9.1 In een notendop Departement BZ (centraal beheer): Aanmaken/toevoegen van een zgn. N-entiteit: - een BBB-entiteit (departement, agentschap, strategische adviesraad) - een entiteit die inherent deel uitmaakt van of beheerd wordt door een BBB-entiteit (DAB, eigen vermogen, vzw, VOI type A, etc.) - een entiteit buiten BBB. Archiveren van een zgn. N-entiteit. Beheren van de tabbladen “Toepassingsgebieden” en “Technische sleutels”. Aanspreekpunt voor inhoudelijke en technische vragen. Entiteiten binnen de Vlaamse overheid (decentraal beheer): Aanmaken/toevoegen van de eigen subentiteiten: - afdelingen - diensten - teams - cellen - etc. Beheren (actueel houden) van de organisatiegegevens van de eigen (sub)entiteit(en). Archiveren van de eigen subentiteiten. Binnen elke organisatie werd een gemandateerde contactpersoon aangeduid. Wie verantwoordelijk is voor welke organisatie, is terug te vinden via www.bestuurszaken.be/wegwijs-organisatie-invoermodule#contactpersoon. 9.2 Gedetailleerde overzichtstabel Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 35 Aanmaken/Toevoegen BBB-entiteit Entiteit die inherent deel uitmaakt van of beheerd wordt door een BBB-entiteit Beheren Archiveren Trigger? Trigger? oprichtingsdecreet/oprichtingsbesluit wijziging van concrete of notariële akte organisatiegegevens en publicatie in Belgisch Staatsblad Wanneer? Wanneer? meteen datum van inwerkingtreding Wie doet wat? Wie doet wat? Tabbladen ‘Algemeen’, Departement BZ: ‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra 1. traceren en toevoegen nieuwe info’: entiteit 1. Beheer door entiteit zelf 2. invullen gekende 2. Kwaliteitscontrole door organisatiegegevens departementen BZ en DAR 3. oplijsten toepassingsgebieden 4. toekennen technische sleutels Tabbladen 5. vastleggen en briefen ‘Toepassingsgebieden’ en contactpersoon nieuwe entiteit ‘Technische sleutels’: Beheer door Departement BZ Trigger? opheffingsdecreet/opheffingsbesluit en publicatie in Belgisch Staatsblad Trigger? oprichtingsdecreet en publicatie in Belgisch Staatsblad of publicatie rapport Nationale Bank Trigger? wijziging van concrete organisatiegegevens Trigger? opheffingsdecreet/opheffingsbesluit en publicatie in Belgisch Staatsblad Wanneer? meteen Wanneer? datum van opheffing Wie doet wat? Tabbladen ‘Algemeen’, ‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra info’: 1. Beheer door moederentiteit Wie doet wat? Departement BZ: archiveren van opgeheven entiteit Wanneer? datum van inwerkingtreding of na screening rapport Nationale Bank (september) Wie doet wat? Departement BZ: Wanneer? datum van opheffing Wie doet wat? Departement BZ: archiveren van opgeheven entiteit Entiteit buiten BBB 1. traceren en toevoegen nieuwe entiteit 2. invullen gekende organisatiegegevens 3. oplijsten toepassingsgebieden 4. toekennen technische sleutels 5. vastleggen en briefen contactpersoon moederentiteit 2. Kwaliteitscontrole door departementen BZ en DAR Trigger? publicatie rapport Nationale Bank Trigger? wijziging van concrete organisatiegegevens Wanneer? na screening rapport Nationale Bank (september) Subentiteit Tabbladen ‘Toepassingsgebieden’ en ‘Technische sleutels’: Beheer door Departement BZ Trigger? publicatie rapport Nationale Bank Wanneer? na screening rapport Nationale Bank (september) Wanneer? meteen Wie doet wat? Departement BZ: 1. traceren en toevoegen nieuwe entiteit 2. invullen gekende organisatiegegevens 3. oplijsten toepassingsgebieden 4. toekennen technische sleutels 5. vastleggen en briefen contactpersoon nieuwe entiteit Wie doet wat? Tabbladen ‘Algemeen’, ‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra info’: 1. Beheer door entiteit zelf 2. Kwaliteitscontrole door departementen BZ en DAR Trigger? (wijziging) organisatiebesluit moederentiteit Trigger? wijziging van concrete organisatiegegevens Trigger? (wijziging) organisatiebesluit moederentiteit Wanneer? datum van inwerkingtreding Wanneer? meteen Wanneer? datum van opheffing Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid Wie doet wat? Departement BZ: archiveren van opgeheven entiteit of van entiteit die niet langer onder code S.1312 valt Tabbladen ‘Toepassingsgebieden’ en ‘Technische sleutels’: Beheer door Departement BZ 37 Wie doet wat? Moederentiteit: 1. toevoegen nieuwe subentiteit 2. invullen organisatiegegevens Departement BZ: [1. oplijsten toepassingsgebieden] 2. toekennen technische sleutels Wie doet wat? Tabbladen ‘Algemeen’, ‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra info’: - Beheer door moederentiteit - Kwaliteitscontrole door departementen BZ en DAR Wie doet wat? Moederentiteit: archiveren van opgeheven subentiteit Tabbladen ‘Toepassingsgebieden’ en ‘Technische sleutels’: Beheer door Departement BZ Kabinet Trigger? opstart Vlaamse Regering of aanstelling nieuwe minister Trigger? wijziging van concrete organisatiegegevens Trigger? einde legislatuur Vlaamse Regering of ontslag minister Wanneer? datum van inwerkingtreding Wanneer? meteen Wanneer? datum van ontslag minister Wie doet wat? Afdeling Kanselarij: 1. toevoegen nieuw kabinet 2. invullen organisatiegegevens Wie doet wat? Tabbladen ‘Algemeen’, ‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra info’: - Beheer door afdeling Kanselarij - Kwaliteitscontrole door departementen BZ en DAR Wie doet wat? Afdeling Kanselarij: archiveren van ontbonden kabinet Departement BZ: 1. oplijsten toepassingsgebieden 2. toekennen technische sleutels Tabbladen ‘Toepassingsgebieden’ en ‘Technische sleutels’: Beheer door Departement BZ Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 38 10 FAQ 10.1 Hoe maak ik een nieuwe (sub)entiteit aan? 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties. Vervolgens klikt u rechtsboven op de actie Nieuwe organisatie waarna het creatiescherm verschijnt. Tip: indien u wenst dat de moederorganisatie al meteen ingevuld is, navigeert u eerst naar de bewuste moederorganisatie (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) en klikt u vervolgens op de actie Nieuwe organisatie. 2. In het creatiescherm krijgt u (slechts) 2 tabbladen aangeboden: Algemeen en Extra Informatie. U vult op beide tabbladen alle gekende organisatiegegevens in en klikt nadien op Aanmaken. Opgelet: (a) een aantal velden zijn verplicht; andere velden zijn optioneel; (b) op het tabblad Algemeen kan u voorlopig nog geen e-mailadressen en/of URL’s toevoegen; (c) op het tabblad Extra Informatie staan heel wat velden die op het niveau van een subentiteit vaak zonder voorwerp blijven; enkel de velden categorie en de anderstalige benamingen hoeven hier ingevuld te worden. 3. Nadat u de (sub)entiteit hebt aangemaakt, komt u in het detailscherm van de nieuwe (sub)entiteit terecht. U zal merken dat er zes tabbladen zijn bijgekomen. Om de ontbrekende gegevens op die nieuw toegevoegde tabbladen aan te vullen, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig Organisatie. 4. U vult alle gekende organisatiegegevens in en klikt nadien op Bewaren. 10.2 Hoe voeg ik een persoon toe? Het is een goede gewoonte om eerst te verifiëren of een persoon al in de brontoepassing aanwezig is (via Basis Gegevens Personen). Dit om te vermijden dat er dubbele gegevens ontstaan en om ervoor te zorgen dat u geen zinloos invulwerk verricht. Afhankelijk van het feit of de persoon al dan niet in de brontoepassing aanwezig is, zijn er 2 mogelijkheden om een persoon toe te voegen: 1. u zoekt een bestaande (reeds aangemaakte) persoon op en koppelt die aan de gewenste organisatie 2. u maakt zelf een nieuwe persoon aan en koppelt die aan de gewenste organisatie Beide mogelijkheden kunnen zowel vanuit het kernobject Organisatie als vanuit het kernobject Persoon uitgevoerd worden. Hieronder wordt in eerste instantie de werkwijze vanuit het kernobject Organisatie uit de doeken gedaan. In 10.2.3 vindt u de alternatieve werkwijze vanuit het kernobject Persoon. 10.2.1 Toevoegen van een bestaande persoon Indien de persoon reeds aanwezig is in de databank, hoeft die persoon enkel nog gekoppeld te worden aan de gewenste organisatie. Ga hiervoor als volgt te werk: 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de organisatie waaraan u een bestaande persoon wil toevoegen. 2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig organisatie. 3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Personen: 4. U kunt een bestaande persoon toevoegen door op de link Nieuwe koppeling (bestaande) persoon te klikken. Het volgende venster zal verschijnen. Merk op dat het veld organisatie standaard al ingevuld is. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 40 5. Klikken op de link Selecteer een (bestaande) persoon opent volgend venster: 6. Vervolgens kunt u via de methode eenvoudig zoeken de gewenste persoon opzoeken. Klik op de knop Kies om de persoon toe te voegen. 7. Vul de rol en de toestand van de persoon in en klik op de knop Aanmaken om de koppeling te voltooien. 8. Klik ten slotte op de knop Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het detailscherm terug te keren. 10.2.2 Aanmaken van een nieuwe persoon Indien u de persoon niet kan terugvinden in de databank, kunt u de persoon zelf aanmaken. Ga hiervoor als volgt te werk: 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de organisatie waaraan u een nieuwe persoon wil toevoegen. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 41 2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig organisatie. 3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Personen: 4. U klikt op de link Nieuwe persoon aanmaken. Het onderstaande scherm wordt geopend: 5. In bovenstaand scherm zal er dus een volledig nieuwe persoon worden aangemaakt. Na het invullen van de nodige gegevens dient u op de knop Aanmaken te klikken. Het volgende scherm is bedoeld om de koppeling te realiseren met de organisatie. Merk op dat het veld organisatie standaard al ingevuld is: Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 42 6. Vul de rol en de toestand van de persoon in en klik op de knop Aanmaken om de koppeling te voltooien. 7. Klik ten slotte op de knop Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het detailscherm terug te keren. 10.2.3 Alternatieve werkwijze In bovenstaande uiteenzetting werd steeds gewerkt vanuit het kernobject Organisatie. Het toevoegen van een bestaande of geheel nieuwe persoon is eveneens mogelijk vanuit het kernobject Persoon. Toevoegen van een bestaande persoon 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Personen. 2. U zoekt de gewenste persoon op en selecteert die persoon via de link die op de naam ligt. 3. Nadat u het detailscherm van de gewenste persoon hebt bereikt, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig persoon. 4. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties. 5. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe rol in organisatie, waarna een scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie en rol kan selecteren. 6. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren. Aanmaken van een nieuwe persoon 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Personen. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 43 2. Vervolgens klikt u rechtsboven op de actie Nieuwe persoon waarna het creatiescherm verschijnt. 3. Vul alle velden in het creatiescherm in en klik nadien op de knop Aanmaken. 4. U komt terecht in het detailscherm van de nieuw aangemaakte persoon. Om de nieuwe persoon te koppelen aan een organisatie, klikt u op de actie Wijzig persoon. 5. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties. 6. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe rol in organisatie, waarna een scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie en rol kan selecteren. 7. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 44 10.3 Hoe voeg ik een locatie toe? Het is een goede gewoonte om eerst te verifiëren of een locatie al in de brontoepassing aanwezig is (via Basis Gegevens Locaties). Dit om te vermijden dat er dubbele gegevens ontstaan en om ervoor te zorgen dat u geen zinloos invulwerk verricht. Afhankelijk van het feit of de locatie al dan niet in de brontoepassing aanwezig is, zijn er 2 mogelijkheden om een locatie toe te voegen: 1. u zoekt een bestaande (reeds aangemaakte) locatie op en koppelt die aan de gewenste organisatie 2. u maakt zelf een nieuwe locatie aan en koppelt die aan de gewenste organisatie Beide mogelijkheden kunnen zowel vanuit het kernobject Organisatie als vanuit het kernobject Locatie uitgevoerd worden. Hieronder wordt in eerste instantie de werkwijze vanuit het kernobject Organisatie uit de doeken gedaan. In 10.3.3 vindt u de alternatieve werkwijze vanuit het kernobject Locatie. 10.3.1 Toevoegen van een bestaande locatie Indien de locatie reeds aanwezig is in de databank, hoeft die locatie enkel nog gekoppeld te worden aan de gewenste organisatie. Ga hiervoor als volgt te werk: 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de organisatie waaraan u een bestaande locatie wil toevoegen. 2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig organisatie. 3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Locaties: 4. U kunt een bestaande locatie toevoegen door op de link Nieuwe koppeling (bestaande) locatie te klikken. Het volgende venster zal verschijnen. Merk op dat het veld organisatie standaard al ingevuld is. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 45 5. Klikken op de link Selecteer een (bestaande) locatie opent volgend venster: 6. Vervolgens kunt u via de methode eenvoudig zoeken de gewenste locatie opzoeken. Klik op de knop Kies om de locatie toe te voegen. Bijvoorbeeld: 7. Klik op de knop Aanmaken om de koppeling te voltooien en nadien op de knop Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het detailscherm terug te keren. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 46 10.3.2 Aanmaken van een nieuwe locatie Indien u de locatie niet kan terugvinden in de databank, kunt u de locatie zelf aanmaken. Ga hiervoor als volgt te werk: 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de organisatie waaraan u een nieuwe locatie wil toevoegen. 2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig organisatie. 3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Locaties: 4. U klikt op de link Nieuwe locatie aanmaken. Het onderstaande scherm wordt geopend: 5. In bovenstaand scherm zal er dus een volledig nieuwe locatie worden aangemaakt. Na het invullen van de nodige gegevens dient u op de knop Aanmaken te klikken. Het volgende scherm is bedoeld om de koppeling te realiseren met de organisatie. Merk op dat het veld organisatie standaard al ingevuld is. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 47 6. Klik op de knop Aanmaken om de koppeling te voltooien en nadien op de knop Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het detailscherm terug te keren. 10.3.3 Alternatieve werkwijze In bovenstaande uiteenzetting werd steeds gewerkt vanuit het kernobject Organisatie. Het toevoegen van een bestaande of geheel nieuwe locatie is eveneens mogelijk vanuit het kernobject Locatie. Toevoegen van een bestaande locatie 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Locaties. 2. U zoekt de gewenste locatie op en selecteert die locatie via de link die op de gemeente ligt. 3. Nadat u het detailscherm van de gewenste locatie hebt bereikt, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig locatie. 4. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties. 5. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe locatie voor organisatie, waarna een scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie kan selecteren. 6. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren. Aanmaken van een nieuwe locatie 8. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Locaties. 9. Vervolgens klikt u rechtsboven op de actie Nieuwe locatie waarna het creatiescherm verschijnt. 10. Vul alle velden in het creatiescherm in en klik nadien op de knop Aanmaken. 11. U komt terecht in het detailscherm van de nieuw aangemaakte locatie. Om de nieuwe locatie te koppelen aan een organisatie, klikt u op de actie Wijzig locatie. 12. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 48 13. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe locatie voor organisatie, waarna een scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie kan selecteren. 14. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 49 10.4 Hoe wijzig ik de gegevens van een bestaande (sub)entiteit? 1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de organisatie waarvan u de gegevens wenst aan te passen of te vervolledigen. 2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u rechtsboven op de actie Wijzig organisatie. 3. In het wijzigscherm kan u de gegevens op de verschillende tabbladen wijzigen. 4. Na het aanbrengen van de gewenste wijzigingen, klikt u op de knop Bewaren waarna u opnieuw in het detailscherm van de organisatie terecht komt. 2 belangrijke aandachtspunten A. Merk op dat bij iedere locatie en iedere persoon een icoontje staat om te verwijderen. Klikken op dit icoontje zal de locatie of de persoon meteen verwijderen van het formulier (geen vraag om te bevestigen). Dit betekent evenwel niet dat die locatie of die persoon uit het systeem verwijderd zijn. Locaties en personen zijn immers objecten die ook zonder koppeling aan een organisatie kunnen bestaan. Enkel de koppeling tussen de organisatie enerzijds en de locatie of de persoon anderzijds is hierdoor verwijderd; niet het object locatie of het object persoon zelf. B. Een locatie of een persoon zijn objecten die aan meerdere organisaties gekoppeld kunnen worden. Wees dus erg waakzaam als u deze gegevens wijzigt. Bijvoorbeeld: als uw organisatie verhuist van het Boudewijngebouw naar het Consciencegebouw, is het niet de bedoeling dat u de oude locatie (Boudewijnlaan 30) ‘wijzigt’, maar wel dat u die loskoppelt van uw organisatie om vervolgens de nieuwe locatie (Koning Albert II-laan 15) aan uw organisatie te koppelen. Het wijzigen van de oude locatie zou er namelijk voor zorgen dat alle organisaties uit het Boudewijngebouw plots in het Consciencegebouw geadresseerd staan. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 50 10.5 Welke gegevens uit Wegwijs stromen door naar de adressengids op Vlaanderen.be? Inleiding Er is een directe koppeling voorzien tussen Wegwijs Organisatie enerzijds en het content management systeem van de Vlaams Infolijn anderzijds. Kort samengevat komt deze koppeling erop neer dat de gegevens en de aangebrachte wijzigingen in Wegwijs Organisatie (de volgende dag) automatisch doorstromen naar de adressengids op de portaalsite vlaanderen.be en naar de zoekmachine van het callcenter van 1700. Welke organisaties worden getoond op Vlaanderen.be? Als u in Wegwijs een nieuwe organisatie aanmaakt, kan u aanduiden of die organisatie al dan niet getoond moet worden op Vlaanderen.be (cf. Tabblad Algemeen: ‘Op website VO: ja/nee’; zie (a) in onderstaande printscreen). Die status kan u blijvend aanpassen. U doet dit best in samenspraak met de Afdeling Vlaamse Infolijn. Welke organisatiegegevens worden getoond op Vlaanderen.be? Slechts een subset van de gegevens die in Wegwijs zijn opgenomen, worden weergegeven op Vlaanderen.be, namelijk: de naam van de organisatie de volgorde/sortering van de organisatie de contactgegevens van de organisatie: adres, telefoon, fax, generiek emailadres (of contactformulier) en website de namen en functies van enkele ‘hoofdrolspelers’ binnen de organisatie: de topkaderfuncties, de leidinggevende(n), de communicatieambtenaar Aandachtspunten Organisaties verwijderen Als u in Wegwijs een organisatie verwijdert, dan wordt de organisatie uiteraard niet langer getoond op Vlaanderen.be. Deze actie is onomkeerbaar. De organisatie verdwijnt niet alleen uit de boomstructuur van de Vlaamse overheid op Vlaanderen.be, maar ook bij de inhoudelijke artikels waaraan die organisatie oorspronkelijk was gekoppeld. Die link is onherroepelijk verbroken. Als u dezelfde organisatie nadien opnieuw aanmaakt, moet de Vlaamse Infolijn die ‘nieuwe’ organisatie zelf koppelen aan de artikels. Organisaties op non-actief zetten Als u het veld ‘Actief’ van uw organisatie verandert van ‘Ja’ naar ‘Nee’ (zie (b) in onderstaande printscreen), dan wordt de organisatie niet meer getoond op Vlaanderen.be. Deze actie is wel omkeerbaar, in tegenstelling tot het verwijderen van een organisatie. Als u de organisatie nadien opnieuw activeert, verschijnt die dienst weer op de oorspronkelijke plaats. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 51 Aanpassen van de taakomschrijving Inhoudelijke omschrijvingen van uw organisatie worden niet beheerd in Wegwijs. Om die informatie aan te passen, neemt u best contact op met [email protected] of met uw contactpersoon bij de Afdeling Vlaamse Infolijn. Telefoonnummers U kan in Wegwijs een zgn. “niet-standaard telefoonnummer” invullen, bijv. een gratis nummer voor het publiek zoals 1700 of een 0800-nummer (zie (c) in onderstaande printscreen). Dat nummer zal steeds getoond worden op Vlaanderen.be. M.a.w.: op Vlaanderen.be krijgt het niet-standaard telefoonnummer (indien ingevuld) steeds voorrang op het standaard telefoonnummer. Locaties In Wegwijs kan u verschillende locaties toevoegen aan eenzelfde organisatie, maar enkel de hoofdlocatie zal zichtbaar zijn op Vlaanderen.be. Grondige reorganisatie Zoals hierboven reeds aangegeven, verrijkt de Vlaamse Infolijn de gegevens uit Wegwijs met inhoudelijke informatie, zoals taakomschrijvingen en aanspreekpunten. De diensten uit Wegwijs worden ook gekoppeld aan informatieartikels. In het geval van een grondige reorganisatie van uw entiteit (cf. volledig nieuwe organisatiestructuur) is het aangewezen om met hen contact op te nemen (via [email protected]), zodat zij hun informatie tijdig kunnen aanpassen. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 52 10.6 Hoe pas ik de volgorde van personen binnen eenzelfde rol aan? Deze vraag is vooral relevant voor de weergave van de verschillende kabinetsmedewerkers binnen een kabinet. Maar ook in andere gevallen kan onderstaande werkwijze toegepast worden. 1. Om de volgorde van een kabinetsmedewerker te kennen, toe te voegen of aan te passen, navigeert u eerst naar het kabinet in kwestie en gaat u vervolgens naar het tabblad Personen. 2. Op dat tabblad Personen, klikt u niet op de naam van de gewenste kabinetsmedewerker, maar wel op diens rol (cf. kabinetsmedewerker). U krijgt dan een tabblad te zien waarop u helemaal onderaan het volgnummer van de bewuste persoon kan zien. Als men dat volgnummer wenst aan te passen, moet u rechtsboven klikken op de actie ‘Wijzig Organisatie Persoon’. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 53 11 Hulp en ondersteuning Met inhoudelijke en technische vragen kan u terecht bij het Departement Bestuurszaken op volgend generiek e-mailadres: [email protected]. Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 54
© Copyright 2024 ExpyDoc
