Café Theater Festival 2013 Festivalverslag Inhoudsopgave Het Café Theater Festival 1 CTF 2013 in cijfers 1 Artistieke ontwikkeling 2 Zakelijke ontwikkeling 4 Communicatie en marketing Campagne Wervingscampagne Website Communicatie tijdens het weekend De publieksprijs 5 5 5 5 6 6 Organisatorische ontwikkeling 6 Bestuurlijke ontwikkeling 7 Afrekening en toelichting Dekkingsplan Begroting 7 7 8 Het Café Theater Festival Op 2, 3 en 4 maart 2013 vond het jubileum van het Café Theater Festival (CTF) plaats. Voor de tiende keer konden bezoekers gratis genieten van locatietheater in de 26 gezelligste cafés van Utrecht. Voor de tiende keer konden getalenteerde en ambitieuze theatermakers het experiment aangaan op een van de spannendste plekken om te spelen. Voor de tiende keer stonden de cafés bomvol, zo’n 13.000 bezoekers bezochten 149 voorstellingen. En voor de tiende keer werd dit alles vrijwillig georganiseerd door een groep enthousiaste en energieke jonge mensen. We kijken in dit festivalverslag terug op een geslaagd weekend, op de stappen die we gezet hebben en verbeteringen die we willen doen. Het festivalverslag is te kort om alle gezette stappen te benoemen, maar we lichten de meest belangrijke eruit. We kijken nu al uit naar het komende jaar, waar we hard aan de slag gaan met editie elf van het Café Theater Festival. CTF 2013 in cijfers 13.000 Het aantal bezoekers dat in een café een theatervoorstelling bijwoonde. 1 26 148 80 72 1244 1264 Het aantal cafés dat zijn deuren opende voor een theatergroep en die de groep liet spelen op de bar, achter de bar en in het raamkozijn. Het aantal voorstellingen dat in één weekend gratis te bezoeken was. Zoveel theatergroepen stuurden een uitgebreid uitgewerkt concept in waarmee ze geprogrammeerd wilden worden op het CTF. Hieruit selecteerden we er uiteindelijk 20. Zes succesvolle oude CTF-theatermakers werden in het kader van het jubileum gevraagd weer te komen spelen. Stamgasten hebben zich gemeld die het CTF een warm hart toedragen en ons financieel een steuntje in de rug geven. Woorden, in de paginagrote aankondiging die NRC Next plaatste op vrijdag 1 maart. Likes op de facebookpagina van het CTF. Artistieke ontwikkeling Het CTF omschrijft haar missie als volgt: Op een toegankelijke manier divers theater aanbieden in horecagelegenheden in de Utrechtse binnenstad. Daarmee een breed publiek verrijkende, theatrale ontmoetingen aanbieden. En daarbij functioneren als podium en springplank voor talentvolle theatermakers die de ambitie hebben om (verder) het theaterveld in te gaan. Dat is de missie van het Café Theater Festival! Op een toegankelijk manier divers theater aanbieden. […]Daarmee een breed publiek verrijkende, theatrale ontmoetingen aanbieden. Het CTF brengt theater naar de mensen toe en programmeert voorstellingen op een verrassende plek: in het café. Op die manier vinden de voorstellingen hun toeschouwers op natuurlijke wijze. Het artistieke team zorgt ervoor dat deze ontmoetingen succesvol, waardevol en inspirerend zijn. Dit doen we met behulp van het selectieproces en het begeleidingstraject van makers en door het programma op een aantrekkelijke manier aan te bieden. Meer dan ooit hebben we onze makers uitgebreid gecoacht in hun voorbereiding op het CTF. Steeds duidelijker weten we wat een goede CTF-voorstelling kenmerkt en hoezeer dit samenhangt met de speelomstandigheden in het café. Daarom hebben we dit jaar ingezet op een zo goed mogelijke voorbereiding van de makers op het spelen van locatietheater in een café. De drukte in de cafés en het daarmee samenhangende rumoer en de uitdagende zichtlijnen; het verschil tussen spelen in de middag en avond; de nabijheid van je publiek: dergelijke speelomstandigheden werden door ons continu benadrukt, zodat de makers hier zoveel mogelijk rekening mee konden houden in het maken van hun voorstelling. Het begeleidingstraject start al bij de aanmelding. Makers worden gevraagd een uitgebreid aanmeldformulier in te dienen waarin ze hun concept uitdiepen en ingaan op de vraag hoe en waarom deze voorstelling in een café moet worden gespeeld. Dit jaar kwamen er 80 aanmeldingen binnen. De helft van deze makers werd uitgenodigd voor een uitgebreid selectiegesprek. Quote Joeri van Veenendaal: De selectieprocedure is prima en in verhouding tot andere plekken vlot en helder verlopen. Zowel binnen het festival, de richtlijnen als het selectiegesprek voelde ik me vrij om me bij ons concept te houden en onze artistieke behoefte erin te leggen. Ik vond het zelf heel fijn dat er tijdens het selectiegesprek ook meteen werd meegedacht over de voorstelling. Vanuit de selectiegesprekken werden 20 makers en groepen geselecteerd voor deelname. (De overige zes voorstellingen werden ingevuld door het jubileumprogramma.) Iedere groep kreeg een eigen begeleider vanuit het CTF toegewezen: een van de programmeurs van het festival. De programmeurs bezochten de repetities van de makers intensief, waarbij ze hun expertise op het gebied van locatietheater in een café inzetten om de makers van advies te dienen. 2 Quote Jente Jong: Ik heb veel gehad aan het artistieke team tijdens de repetities. Zij zagen dingen die ik, omdat ik de voorstelling al een tijd speel, niet meer kon zien, en ze weten veel over hoe theater werkt of behoort te werken in een café. Naast de individuele begeleiding hebben we twee bijeenkomsten georganiseerd met alle makers. Beide bijeenkomsten startten met een CTF-voorstelling, die zonder aankondiging begon te spelen. Zo konden de makers zelf ervaren wat hun eigen publiek straks mee zou maken: hoe het is om ineens ondergedompeld te worden in een voorstelling zonder dat je deze verwacht. In de eerste bijeenkomst vertelden oud CTF-makers over hun ervaringen tijdens het festival. Ook Bram Douwes – locatietheaterdeskundige – sprak over wat locatietheater is of kan zijn. In de tweede bijeenkomst ging Greg Nottrot – artistiek leider NUT (Nieuw Utrechts Toneel) – met de makers in gesprek over de rol van het publiek in een café. In beide bijeenkomsten was er uitgebreid ruimte voor makers om met elkaar in gesprek te gaan en casussen voor te leggen. Alle aspecten van dit verstevigde begeleidingstraject zorgden ervoor dat makers goed voorbereid waren op de speelomstandigheden in het café. Zij wisten welke drukte ze konden verwachten en hoe hiermee om te gaan. Daardoor zagen we tijdens CTF bijzonder veel voorstellingen die, ook bij grote drukte, sterk overeind bleven. Doordat we maandenlang met de makers gewerkt hadden aan het maken van locatietheater, waren de meeste voorstellingen goed opgebouwd vanuit de ruimte van het café. Zowel inhoudelijk als fysiek werden de cafés een belangrijk onderdeel van de voorstelling, waarmee de voorstellingen absoluut meer waren dan ‘theater op locatie’. Het CTF werkt met thematische routes om de voorstellingen op een toegankelijke manier aan te bieden aan bezoekers. Voorstellingen werden ingedeeld in een route op basis van stijl en thematiek, die de bezoekers als parcours konden aflopen. De thematische routes zorgen voor transparantie in het programma: voor de bezoeker is het moeilijk kiezen uit de vele voorstellingen, maar door iedere route een eigen karakter te geven is het gemakkelijker een keuze te maken. In het kader van ons tienjarig jubileum en onze pay-off ‘CTF geeft een feestje’ kregen alle routes een feestelijke titel. In de route KNALLENDE KURKEN haalden theatermakers alles uit de kast om hun publiek te imponeren. MASKERADE bestond uit komische voorstellingen met een tragisch randje en in HUH? werd het publiek verrast door voorstellingen met onverwachte wendingen. In KOFFIE EN KOEKWAUS zetten theatermakers ieders oren en ogen op scherp en in STOELENDANS was men getuige van vreemde ontmoetingen en wisselende relaties. In het kader van 300 jaar VREDE VAN UTRECHT was er tot slot een speciale route samengesteld met voorstellingen over vrede in de wreedste zin van het woord. Aansluitend bij ons tienjarig jubileum werd een speciaal jubileumprogramma opgericht. In iedere route was een voorstelling te bezichtigen die in de afgelopen negen jaar reeds op het CTF stond. De grootste publiekslievelingen werden terug gehaald en waren nog een weekend lang op ons festival te bewonderen. Functioneren als podium en springplank voor talentvolle theatermakers die de ambitie hebben om (verder) het theaterveld in te gaan Ons festival wordt jaarlijks bekender bij andere programmeurs, die het CTF dan ook steeds vaker bezoeken. Wij brengen de programmeurs indien gewenst in contact met de theatermakers. Veel makers worden naar aanleiding van het CTF elders geprogrammeerd. Wij stimuleren hen om ook zelf actief te zijn in het leggen van contact met programmeurs. Quote Kroket&Kroket: Wij denken dat het CTF zeker een springplank kan zijn, hoewel je dan ook zelf programmeurs moet uitnodigen. We zijn erg enthousiast over hoeveel mensen het festival kennen. We geloven dat de goede voorstellingen door het CTF op andere festivals gelanceerd worden. Het spelen op het CTF heeft ons beide zeker ervaringen gegeven die voor ons als theatermaker leerzaam waren. En het is geweldig om te zien hoe het anderen groepen vergaat en daar contact mee te houden. 3 Voor het tweede jaar liep er een vakjury op het CTF rond, dit jaar bestaande uit Anneke Jansen (artistiek leider Amsterdam Fringe Festival), Marjolein van Bommel (zakelijk leider Het Filiaal), Jolie Vreeburg (programmeur Theater Kikker en Dramaturgiebureau BOD) en Jannet van Lange (bestuurslid CTF en Dramaturgiebureau BOD). Zij reikten drie juryprijzen uit, waarvan de eerste prijswinnaar een speelplek op Amsterdam Fringe Festival won, alsmede een dramaturgisch en zakelijk begeleidingstraject door de juryleden. Vanwege de hoge kwaliteit aan voorstellingen besloot de jury een gedeelde eerste prijs uit te reiken, waarmee er vier winnaars waren in plaats van drie, en twee groepen een prijzenpakket wonnen. Alle theatergroepen ontvingen bovendien een kort juryrapport met feedback, dat zij kunnen gebruiken om zichzelf of hun voorstelling verder te ontwikkelen. Quote Janet van Oosterlaken: Het winnen van zowel de publieksprijs als de eerste juryprijs heeft me flink in de war gebracht op een positieve manier. Ik had zelf echt niet verwacht dat deze voorstelling zo goed zou worden ontvangen, en dat de jury er een potentieeltje in ziet is een erg groot compliment. Er valt nog veel meer uit deze voorstelling te halen en ik kan niet wachten om dat te doen. Naast dat ik op het Fringe mag spelen, wat ik zeker als een stapje hogerop zie, wil ik proberen nog op andere festivals te spelen. Het begeleidingstraject dat ik heb gewonnen gaat me zeker helpen nog meer uit de voorstelling te halen en op die manier begeef ik me alweer wat meer in het werkveld. Nieuw dit jaar was een evaluatiebijeenkomst die we twee weken na het festival organiseerden, onder leiding van Jannet van Lange. Zij is bestuurslid van het CTF en zat dit jaar in onze vakjury vanuit haar functie bij Dramaturgiebureau BOD. De bijeenkomst is een nieuwe stap op het gebied van onze springplankfunctie. Doordat de gespreksleider als jurylid alle voorstellingen gezien had en een ervaren dramaturg is, kon zij alle groepen van persoonlijke feedback voorzien. Samen met de makers werd teruggeblikt op het festival en vooruit geblikt naar mogelijke vervolgstappen in hun carrières. Zakelijke ontwikkeling Het vergroten van eigen inkomsten is de komende jaren een belangrijk aandachtspunt. Op dit moment bedragen eigen inkomsten 36,7% van onze begroting. We werken toe naar een begroting in 2016 met 47% eigen inkomsten. We doen dit door meer sponsoren te zoeken en bestaande sponsorafspraken uit te breiden, en door ons publiek te vragen om een (structurele) bijdrage te leveren aan de totstandkoming van CTF. Het CTF is gratis te bezoeken en dat zal altijd zo blijven. Dit maakt het festival laagdrempelig voor het publiek en dat is bijzonder belangrijk. Het betekent dat publieksinkomsten er eigenlijk niet zijn. Toch merken we dat publiek best bereid is om ons te steunen. We bieden hun meerdere manieren om dit te doen. Ze kunnen een CTF-polaroid-foto laten maken met hun vrienden (kopje Merchandise in de afrekening) of iets in de giftenpot doen (Kopje Giftenpot in de afrekening). Bezoekers kunnen ook Stamgast worden van het CTF. Voor €10 worden ze eenmalig een jaar Stamgast en worden ze op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen van het festival, speelplekken van onze makers en krijgen ze af en toe een leuke aanbieding van een collega-festival of een van onze sponsoren. Het doel is mensen betrokken te houden bij het festival, en hen te motiveren hun lidmaatschap volgend jaar te verlengen. Afgelopen festivaleditie zijn er 72 mensen Stamgast geworden. Naast het genereren van inkomsten vanuit ons publiek is ook sponsoring een belangrijke inkomstenbron. Sinds enkele jaren werken we samen met brouwerij Duvel Moortgat. Zij sponsoren CTF met hun merk De Koninck. Afgelopen festivaleditie hebben we de oude sponsorafspraken gehandhaafd, maar ook gewerkt aan zichtbaarheid van De Koninck bij bezoekers en café-eigenaren. Al een tijd wilden we bezoekers de mogelijkheid geven een ‘CTFbiertje’ te bestellen, en hun zo te vragen een bijdrage aan het festival te leveren. Dit idee hebben we samen met De Koninck verder uitgewerkt. Duvel Moortgat sponsorde ons naast hun reguliere bijdrage met kratten en fusten De Koninck, die wij doorverkochten aan de cafés voor een aantrekkelijke prijs. Op die manier hadden bijna alle cafés De Koninck in huis tijdens het 4 CTF. We kondigden na de voorstelling aan dat mensen het festival konden steunen door een De Koninck te drinken. Dit was tevens zichtbaar is ons programmaboekje, op de tap en op tafels. Op deze manier genereerden wij extra inkomsten, werd De Koninck veel geproefd door bezoekers en verkochten de cafés meer van dit speciaal bier. Een win-win-win situatie. De actie bleek een groot succes, in de meeste cafés was De Koninck op zondag uitverkocht! Het aantrekken van een tweede grote sponsor is het afgelopen jaar niet gelukt. Het komend jaar starten we al eerder met het benaderen van partijen. Daarnaast is het belangrijk om goed zicht te krijgen op de marktwaarde van ons festival voor sponsoren. Om dit te achterhalen gaan we in gesprek met soortgelijke organisaties en benaderen we meerdere soortgelijke bedrijven gelijktijdig. We stellen als doel een grote nieuwe sponsor aan te trekken en de waarde van de huidige sponsordeal te vergroten. Uiteraard is fondsenwerving ook zeer belangrijk in de realisatie van CTF. 2013 was de eerste festivaleditie waarin de gemeente Utrecht de stichting structureel steunde met subsidie. Tot en met 2016 is deze subsidie gewaarborgd. Daarnaast is er een aantal fondsen dat het CTF regelmatig steunt en die daarmee het festival mogelijk maken. Communicatie en marketing Het geformuleerde doel van de marketingcampagne was om nieuwsgierige bezoekers naar het CTF te trekken, die niet vaak naar het theater gaan. Tevens wilden we jonge en getalenteerde theatermakers uitdagen een concept in te leveren voor het CTF. We kijken met tevredenheid terug op de behaalde resultaten. Het festival was wederom bijzonder druk bezocht door een gevarieerde groep mensen; van studenten tot theaterliefhebbers, van stamgasten tot ouderen en mensen die door het artikel in NRC Next nieuwsgierig waren geworden, we zagen allerlei groepen mensen in de cafés van de voorstellingen genieten. We lichten een aantal gezette stappen uit. Campagne De promotiecampagne van het CTF was bedoeld om (nieuwe) bezoekers naar het festival te trekken en aandacht van de pers te genereren. Ontwerpbureau Roquefort heeft een campagne opgeleverd in het thema van ons jubileum. Het campagnebeeld werd doorgevoerd in al onze uitingen, om daarmee de continuïteit en herkenbaarheid in beeld te bevorderen. Om de kwaliteit van dit campagnebeeld te bevorderen hebben we Roquefort hiervoor extra budget gegeven. We waren erg te spreken over de campagne en over de samenwerking met Roquefort. Wervingscampagne Om voldoende theatermakers te stimuleren een concept in te dienen en zo de kwaliteit van de programmering te bevorderen, is een uitgebreide wervingscampagne gevoerd binnen het netwerk van jonge theatermakers in Nederland, bij theateropleidingen, theaters en festivals. Ook zijn er veel voorstellingen bezocht en zijn makers uitgenodigd een concept in te dienen. Het is belangrijk om theatermakers nadrukkelijk te vragen zich aan te melden met een concept voor een voorstelling omdat we geen bestaand werk willen programmeren. De voorstellingen moeten speciaal voor een café ontwikkeld worden; onze ervaring is dat dit voor het CTF de beste kwaliteit voorstellingen oplevert. De wervingscampagne resulteerde in 80 aanmeldingen, een ruim aantal van waaruit de programmeurs een kwalitatief goede selectie konden maken. Website Online communicatie, met het publiek en met theatermakers, is voor een festival als het CTF van ongekende waarde. Voordat er nieuwe online stappen gezet konden worden moest er afgelopen jaar voor gezorgd worden dat de ‘achterkant’ van de website opnieuw gestructureerd werd. Twee webbouwers zijn hier op vrijwillige basis mee aan de slag gegaan. Zij hebben de gehele website herzien en opnieuw opgebouwd, zodat deze weer enkele jaren meekan met de 5 stappen die we graag willen zetten. Omdat de focus lag op de achterkant van de website is er aan de voorkant voor de gebruiker nog weinig veranderd. Speerpunt voor het volgend jaar is om goed uit te pakken in de online campagne op onze eigen site en op facebook. Communicatie tijdens het weekend Hele belangrijke spelers in de communicatie met ons publiek tijdens het festival zijn de locatiemanagers. Zij zijn in de cafés aanspreekpunt voor toeschouwers, verzorgen het stemmen voor de publieksprijs en helpen waar mogelijk de theatergroep bij hun techniek. Meer dan 26 enthousiaste studenten nemen deze taak op zich. Ze hebben het geweldig gedaan. Om hen goed voor te bereiden op hun taak hebben ze een workshop gekregen van Frank van der Horst, producent bij veel grote festivals. In de workshop kreeg de groep verschillende casussen, om de verantwoordelijkheden van de locatiemanagers te benoemen en om het te hebben over het afwegen van prioriteiten in soms drukke omstandigheden. De workshop was bovendien een erg leuk moment waarop het team elkaar voorafgaand aan het festival alvast leerde kennen. De publieksprijs Terug van weggeweest was afgelopen jaar het op papier stemmen voor de publieksprijs. Enkele jaren hebben we geëxperimenteerd met digitaal stemmen via de sms, maar we merkten dat dit de drempel om te stemmen verhoogde en dat vonden we jammer. Iedereen (ook de toevallige voorbijganger die ‘per ongeluk’ bij een voorstelling terecht komt) moet zijn mening kunnen geven. En dus hebben we de papieren stembriefjes nieuw leven ingeblazen. Voor iedere voorstelling kregen de bezoekers zo’n briefje uitgedeeld, na afloop werden mensen uitgenodigd het briefje in te scheuren bij nummer een (laag) tot en met vijf (hoog). Op een centraal punt werden de duizenden briefjes geteld en tijdens het Eindfeest werd de winnaar bekend gemaakt, gelijktijdig met de uitreiking van de vakjuryprijs. En wat bleek, het grote publiek was dezelfde mening toegedaan als de vakjury en riep dezelfde voorstelling uit tot winnaar: Janet Oosterlaken ging door haar voorstelling ‘Boem, een kind’ naar huis met twee prijzen. Organisatorische ontwikkeling Het CTF groeit en de organisatie groeit mee. De afgelopen jaren is het festival gegroeid naar (onder andere) 26 locaties en theatermakers, 13.000 bezoekers, meer persaandacht, een goed uitziende campagne en een intensief begeleidingstraject voor de theatermakers. De directie is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de groei van het festival en die groei verder te stuwen. De organisatie van het CTF ligt in handen van vijftien jonge en ambitieuze cultureel organisatoren. Voor een deel studeren zij nog, voor een deel zijn zij net afgestudeerd en doen zij dit naast hun werk. Zij vinden in het CTF een leerschool en een plek om uit te proberen en nieuwe ideeën te ontwikkelen. De directie, bestaande uit de artistiek leider, projectleider en zakelijk leider, krijgen op freelance basis betaald, de rest van de organisatie werkt op vrijwillige basis mee aan de organisatie van CTF. De directie is onder meer verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het zakelijke beleid en eigen inkomsten, het bepalen en waarborgen van de artistieke lijn van het festival en het aansturen van de rest van de organisatie. De directie wordt gecontroleerd door het bestuur, waarover verderop in dit verslag meer. Het team van vijftien mensen is in een iets andere samenstelling gaan werken dan in eerdere jaren. Met de hele groep vergaderen is immers met zo veel mensen niet meer haalbaar. Daarom werken we sinds dit jaar met subteams: zakelijk, artistiek, marketing & communicatie en locatieproductie. Ieder subteam heeft een coördinator. De projectleider onderhoudt nauw contact met alle coördinatoren. Eens per vier weken vergadert het gehele team samen, hierin wordt de tijd genomen om organisatie brede vraagstukken te bespreken of om brainstorms met het hele team te houden. Deze nieuwe werkwijze is iedereen bijzonder goed bevallen en zullen we handhaven. 6 Bestuurlijke ontwikkeling Het bestuur van de stichting Cafetheaterfestival werkt volgens het bestuur-directie model, en is in het voorjaar van 2013 van samenstelling veranderd om beter te passen binnen de richtlijnen van de Code of Cultural Governance. Zo is de zakelijk leider niet langer onderdeel van het bestuur, zijn er twee nieuwe bestuursleden aangesteld met expertise op het terrein van theater maken en communicatie en is er opnieuw een kastelein in het bestuur getreden. Bestuursleden die al enkele jaren zitting hebben in het bestuur hebben expertise op het gebied van dramaturgie en financieel management. Op deze manier kan het bestuur de directie adviseren in de gehele breedte van vraagstukken die de organisatie tegenkomt. De bestuursleden zijn: Jannet van Lange – voorzitter Ivar Hoekstra – penningmeester Pim Kouwenberg – secretaris Stephanie Weijsters – algemeen lid Marco Terlou – algemeen lid Daarnaast heeft het bestuur gewerkt aan een reglement en functieomschrijving voor de directie, waarin zaken als financieel management, verdeling van verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid, wijze van verslaglegging aan het bestuur en de inhoudelijke doelstelling van de stichting zijn vastgelegd. Het reglement wordt in de toekomst gebruikt om afspraken met nieuwe directieleden te maken en schetst het kader waarbinnen bestuur en directie met elkaar samenwerken. Afrekening en toelichting Opvallende afwijkingen in de afrekening, ten opzichte van de begroting, lichten we hier toe. Dekkingsplan Directe opbrengsten Met sponsor De Koninck zijn afgelopen jaar goede afspraken gemaakt, waardoor hun sponsorbijdrage omhoog is gegaan. Ondanks de geleverde inspanningen is het niet gelukt om een tweede grote sponsor aan het festival te verbinden. We beraden ons op een strategie om hier in volgende jaren verandering in te brengen. De drukwerksponsor is gestopt met al zijn sponsoractiviteiten maar is desondanks voor ons nog steeds de meest voordelige drukker. Het deelnamegeld van de cafés viel lager uit omdat er minder dan de begrootte 30 cafés deelnamen aan het festival. Afgelopen editie waren en 26 cafés die het deelnamegeld van €150 betaalden. Het werven van advertentie-inkomsten viel sterk tegen het afgelopen jaar. We beraden ons op een vernieuwde aanpak waarbij we gerichter mogelijke adverteerders benaderen en met hen in gesprek gaan over de mogelijke voordelen. In 2014 moet dit de gewenste resultaten opleveren. Bijdragen Alle aangeschreven fondsen hebben een bijdrage aan CTF 2013 toegezegd. Alleen het Carel Nengermanfonds steunde ons al in 2012 en kiest ervoor om geen organisaties twee jaar achter elkaar te steunen. 7 Begroting Overhead De vergaderkosten worden besteed aan reiskosten naar de vergaderingen, drankjes tijdens de vergaderingen van de subteams, met theatergroepen en cafés, het bestuur en met de hele organisatie, reiskosten naar repetitiebezoeken en allerhande benodigdheden tijdens de bijeenkomsten van het team. Uitgangspunt is dat de organisatie vrijwillig werkt maar dat dit soort onkosten waar mogelijk vergoed worden. De kosten voor de vergaderruimte lijken sterk gestegen ten opzichte van de ingediende begroting, deze stijging komt echter door een hogere sponsorbijdrage van diverse partijen, waaronder het Nederlands Film Festival, Theatergroep Aluin en Seats 2 Meet. Om de grotere geldstromen, gevolg van de structurele subsidiering door de gemeente Utrecht, goed te kunnen administreren hebben we ervoor gekozen een online boekhoudsysteem te gaan gebruiken. Deze onverwachte kosten hebben we opgenomen onder ‘kosten administratie / boekhouding’. Organisatie De freelance vergoeding van de dagelijkse leiding is bijgesteld omdat ook de inkomsten tegenvielen. De geworven inkomsten vielen 4,8% lager uit, de vergoeding is met 4,8% verlaagd. Productiekosten Omdat er 26 theatergroepen meededen aan het CTF, in plaats van begrootte 30, vallen de productiekosten lager uit. Ook kunnen groepen €25 vergoeding krijgen voor het drukken van een promotieposter of –flyer, en niet alle groepen hebben dit gedaan. Marketing en publiciteit Door goede afspraken te maken met drukkers en goed vooraf in te schatten hoeveel drukwerk op welke plekken gewenst was, is het besteedde bedrag aan drukwerk lager uitgevallen. Het is geenszins een bezuinigingsmaatregel geweest om minder uit te geven aan drukwerk, immers: zichtbaarheid in de stad is heel erg belangrijk in de aanloop naar ons festival. De ontwerpkosten van het drukwerk zijn gegaan naar ontwerpbureau Roquefort, die het campagnebeeld in alle uitingen doorgevoerd hebben. Dit vroeg om een hoop extra maatwerk, waarvoor wij hen extra vergoed hebben. Het budget voor online marketing is niet op gegaan. Zoals we in de evaluatie schreven was het voor ons een speerpunt om de achterkant van de website volledig te herstructureren, voordat we online nieuwe stappen kunnen zetten. Met de gewenste verbeteringen aan de site achter de rug kunnen we volgend jaar via online marketing echt uitpakken. Het blijkt dat met de digitale ontwikkelingen op het gebied van fotografie, onze fotografen geen aanspraak meer maken op het budget voor fotografie. We denken het komend jaar na over manieren om hen toch op een waardevolle manier tegemoet te komen, wellicht door de aanschaf van opslagruimte op Flickr. Springplankfunctie Door scherpe afspraken te maken met het café waar we onze programmeursborrel hielden hebben we deze kosten weten te beperken. Daarnaast bezoeken sommige programmeurs het festival op een moment dat hen beter uitkomt. De artistiek leider zocht dan buiten deze geplande borrel om contact met de programmeur. Overig 8 De locatie van het eindfeest van grandcafé Lebowksi, die ons graag ontving en daarom alle vrijwilligers en betrokkenen van een drankje voorzag. Deze gesponsorde bijdrage aan het eindfeest is tevens terug te vinden bij sponsoring in natura. De bedankjes voor de vrijwilligers zijn bedoeld voor de locatiemanagers, fotografen, vakjury en technici. Om voorkomende kosten zoals bestuursvergaderingen, printen van de evaluatie en kosten van bijvoorbeeld het Uitfeest te kunnen dekken, hebben we een kleine post opgenomen onder ‘Reservering nakomende kosten en opstartkosten CTF 2014’. 9
© Copyright 2024 ExpyDoc
