HANDLEIDING
Copyright © 2014 VST Software BV Haarlem
December 2014
Versie regulier
Wagenweg 110
2012 NJ Haarlem
Tel.
Fax
+31-23-5516731
+31-23-5519712
E-mail: [email protected]
Website: www.vst.nl
I. Inleiding ........................................................................................................................................................ 6
Gebruikersbeheer (alleen voor Administrator) .................................................................................. 6
Het venster en de knoppen van Oase .................................................................................................. 7
Patiëntenkaart ........................................................................................................................................ 13
Navigeren en het gebruik van (snel)toetsen ..................................................................................... 14
Knoppen .................................................................................................................................................. 15
Zoeken ..................................................................................................................................................... 17
Opmaak ................................................................................................................................................... 18
Notities .................................................................................................................................................... 21
Beginnen met Oase en Invoer van gegevens ................................................................................... 22
II. Agenda ....................................................................................................................................................... 24
Afsprakenbeheer ................................................................................................................................... 37
III. Patiënten .................................................................................................................................................. 52
Behandelscherm .................................................................................................................................... 58
Patiënteninformatie ................................................................................................................................... 61
Overzicht prestatiecodes ......................................................................................................................... 94
Het grafische overzicht van de status praesens .................................................................................. 99
Het behandeloverzicht ........................................................................................................................... 116
Bewerkscherm ..................................................................................................................................... 135
Afspraken/consulten (tabblad van Patiënt) ......................................................................................... 138
Behandelplan (tabblad van Patiënt) ..................................................................................................... 143
Machtiging (tabblad van Patiënt) .......................................................................................................... 146
Verzekering (tabblad van Patiënt) ........................................................................................................ 148
Abonnement (tabblad van Patiënt) ....................................................................................................... 148
Overig (tabblad van Patiënt) ................................................................................................................. 148
Notities (tabblad van Patiënt) ................................................................................................................ 150
Techniek (tabblad van Patiënt) ............................................................................................................. 150
Facturen (tabblad van Patiënt) ............................................................................................................. 150
Contactpersonen (tabblad van Patiënt) ............................................................................................... 151
Pagina 2 van 254
Verrichtingenkaart (tabblad van Patiënt) ............................................................................................. 151
Documenten (tabblad van Patiënt) ....................................................................................................... 151
Gezin (tabblad van Patiënt) ................................................................................................................... 152
Overzichten bij patiënten ................................................................................................................... 153
Diversen bij patiënten ......................................................................................................................... 160
IV. Financieel ................................................................................................................................................ 161
Overzichten (tabblad van Financieel) .................................................................................................. 161
Facturen Uit (tabblad van Financieel) .................................................................................................. 162
Facturen In (tabblad van Financieel) ................................................................................................... 165
Dagboek (tabblad van Financieel) ....................................................................................................... 166
Rekeningen (tabblad van Financieel) .................................................................................................. 167
Memoriaal (tabblad van Financieel) ..................................................................................................... 167
Internetbankieren (tabblad van Financieel)......................................................................................... 169
Digitale declaraties ................................................................................................................................. 174
Incasso-opdrachten (tabblad van Financieel)..................................................................................... 176
Vaste activa (tabblad van Financieel) .................................................................................................. 177
Instellingen (tabblad van Financieel) ................................................................................................... 177
V. Medewerkers ........................................................................................................................................... 179
Werkschema (tabblad van Medewerkers)........................................................................................... 180
AWBZ (tabblad van Medewerkers) ...................................................................................................... 188
Fte (tabblad van Medewerkers) ............................................................................................................ 188
Ingekomen facturen (tabblad van Medewerkers)............................................................................... 188
Overig (tabblad van Medewerkers) ...................................................................................................... 189
Documenten (tabblad van Medewerkers) ........................................................................................... 190
VI. Verzekeraars ........................................................................................................................................... 191
Factureerinstellingen (tabblad bij verzekeraars) ................................................................................ 192
Regelingen (tabblad bij verzekeraars) ................................................................................................. 193
Aanvullende verzekeringen (tabblad van verzekeraars) ................................................................... 194
Machtigingaanvragen (tabblad van verzekeraars) ............................................................................. 195
Pagina 3 van 254
VII. Behandelcodes ....................................................................................................................................... 196
VIII. Sjablonen .............................................................................................................................................. 204
IX. Beheer en Extra ....................................................................................................................................... 215
Instellingen ........................................................................................................................................... 215
Programma-update ............................................................................................................................. 231
Importeer alle data .............................................................................................................................. 231
Exporteer alle data .............................................................................................................................. 231
Administraties ...................................................................................................................................... 231
Gebruikers ............................................................................................................................................ 231
Logboek ................................................................................................................................................ 232
Meldingen ............................................................................................................................................. 232
Etiketdefinities ..................................................................................................................................... 233
Afspraakcodes ..................................................................................................................................... 233
Afwijkende tarieven............................................................................................................................. 234
AWBZ-categorieën .............................................................................................................................. 234
AWBZ-instellingen .............................................................................................................................. 234
Behandelcodes .................................................................................................................................... 234
Centrumindicatie ................................................................................................................................. 234
Crediteuren ........................................................................................................................................... 234
Diagnosecodes .................................................................................................................................... 236
Externe adressen................................................................................................................................. 236
Indicatie behandeling ......................................................................................................................... 237
Locatie ................................................................................................................................................... 237
Materialen ............................................................................................................................................. 237
Medewerkers ........................................................................................................................................ 237
Overige debiteuren .............................................................................................................................. 237
Patiënttypes.......................................................................................................................................... 238
Standaardplannen ............................................................................................................................... 238
Standaardteksten ................................................................................................................................ 238
Pagina 4 van 254
Uurtarief ................................................................................................................................................ 238
Verzekeraars......................................................................................................................................... 238
Vrije dagen ............................................................................................................................................ 238
Praktijken .............................................................................................................................................. 239
Extra / COV-check en UZI-check per groep .................................................................................... 240
Extra / Statistieken .............................................................................................................................. 241
Extra / overzicht verzonden SMS / e-mail........................................................................................ 241
Extra / overzicht afspraakwijzigingen .............................................................................................. 241
X. Overzichten (algemeen) ........................................................................................................................... 243
XI. Factureren ............................................................................................................................................... 249
XII. Veelgestelde vragen ............................................................................................................................... 251
Pagina 5 van 254
I. INLEIDING
Dit de handleiding bij het VST-programma Oase regulier. Hierin leiden we u eerst door de algemene
onderdelen van Oase, zoals het inloggen, de knoppen en de navigatie. Vervolgens gaan we in op de
hoofdonderdelen van het programma, die als icoontjes boven aan het scherm zichtbaar zijn. De
specifieke functies worden per hoofdonderdeel behandeld.
De teksten die specifiek bedoeld zijn voor het gebruik van Oase voor de Bijzondere tandheelkunde,
zijn grijs gemaakt.
Hebt u vragen over het gebruik van het programma, die niet in de handleiding beantwoord worden,
mail deze dan naar [email protected]. We wensen u veel plezier met Oase.
GEBRUIKERSBEHEER (ALLEEN VOOR ADMINISTRATOR)
Het programma vraagt bij het opstarten om een gebruikersnaam en wachtwoord.
Het volgende venster met hoofdscherm verschijnt. Start u op zonder dat er gegevens zijn ingevoerd,
dan is dit scherm leeg.
Met de sneltoets Ctrl + L kunt u, nadat u bent opgestart, als een andere gebruiker inloggen.
Pagina 6 van 254
HET VENSTER EN DE KNOPPEN VAN OASE
Van boven naar beneden ziet u in het venster achtereenvolgens:
de titelbalk met het pictogram van Oase. Op deze titelbalk kunt u o.a.
lezen welke gebruiker is ingelogd.
de menubalk met de opties Bestand, Bewerken, Beheer,
Venster, Extra en Help.
de hoofdknoppenbalk met de opties Agenda, Patiënten, Financieel,
Medewerkers, Verzekeraars, Behandelcodes en Sjablonen. Ook vindt u
hier de mogelijkheid voor het versturen van berichten, of de
waarschuwingsdriehoek (als de communicatieserver niet actief is). U kunt
de opties uitbreiden voor de periode waarin u Oase hebt geopend. Klik
daartoe bijvoorbeeld in de menubalk op Beheer -> Gebruikers. Het
bijbehorend icoontje van gebruikers verschijnt op de hoofdknoppenbalk.
de subknoppenbalk met opties die verschillen, afhankelijk van de keuze in
de hoofdknoppenbalk. Alleen bij Agenda is deze balk afwezig.
Menubalk
De knop ‘Bestand’ biedt een aantal algemene opties. De knop “Administraties ”is bedoeld voor
gebruikers, die meer dan 1 administratie beheren. U kunt met deze knop wisselen tussen verschillende
administraties. Als er niet meer dan 1 administratie wordt beheerd, dan is deze knop afwezig.
De knop “Informatie” geeft informatie over de versie van Oase, die u gebruikt. Ten slotte kunt u hier de
knop vinden, waarmee u Oase afsluit.
De knop ‘Bewerken’ geeft mogelijkheden weer om bepaalde bewerkingen, zoals ongedaan maken van
een handeling, te doen. Ook staat daarbij vermeld, welke sneltoetsen u kunt gebruiken.
De knop ‘Beheer’ en ‘Extra‘ kent vele opties; u leest hierover meer in het hoofdstuk ‘Beheer en Extra’.
Met de knop “Venster” kunt u wisselen van vensters, als u meerdere vensters open heeft staan.
Overzichten en documenten worden als aparte vensters getoond die u niet hoeft af te sluiten om weer
verder te werken. Deze optie is handig om deze vensters weer op te roepen. Door het aanklikken van
de knop “Venster” wordt zichtbaar welke schermen open staan.
Onder de Help-knop vindt u de digitale versie van de handleiding en de Quick Reference Cards voor het
gebruik van Oase. De Quick Reference cards kunt u gebruiken om bepaalde functionaliteiteten van
Oase te gebruiken. Op een klein aantal pagina's zijn de belangrijkste functies van Oase uitgelegd. U
wordt door de benodigde stappen geleid, die u moet uitvoeren om een bepaald doel te bereiken. De
QRC is een geheugensteun voor ervaren gebruikers. Voor het dagelijkse werk heeft u de handleiding
wellicht niet meer nodig, maar de QRC helpt u om snel te zien hoe een bepaalde functie 'ook al weer
Pagina 7 van 254
werkt'.
De knop “Support” geeft de mogelijkheid om supportvragen naar VST te sturen. Deze knop is ook
beschikbaar via Ctrl-F1.
Hoofdknoppenbalk
De meeste opties van de hoofdknoppenbalk worden in de volgende hoofdstukken besproken. Kijk daar
voor uitgebreide informatie. Uitzondering hierop vormt de berichtenknop, de Röntgenfoto’s of plannen
en waarschuwingsdriehoek aan de rechterzijde.
In de menubalk kunnen zich aan de rechterkant de volgende knoppen bevinden. Deze knoppen geven
medingen weer.
Röntgenfoto’s / behandelplannen
Geeft aan dat er nog Röntgenfoto’s of plannen zijn die u dient te bekijken. Klikt u deze knop
aan, dan opent het scherm “Röntgenfoto’s/behandelplannen die nog beoordeeld moeten worden”. Met
de rechtermuisknop kunt u aangeven of de Röntgenfoto of het plan is beoordeeld.
Berichten
Pagina 8 van 254
Als u deze knop aanklikt, krijgt u een overzicht van aan u verstuurde berichten en de mogelijkheid een
bericht te versturen.
Nieuw bericht sturen
Wilt u een nieuw bericht sturen, klik dan op de knop “Nieuw bericht” in het scherm.
Het volgende scherm verschijnt, waarin u uw berichttekst kunt invoeren.
U kunt bij “Agendeer bericht op” instellen wanneer de ontvangers van de mail het bericht in de
Pagina 9 van 254
“Ontvangen”-box krijgen. Ze kunnen het bericht al wel inzien in hun “Geagendeerd”-box.
Met de knop “Aan” kunt u kiezen aan welke Oase-gebruikers u het bericht wilt sturen.
U kunt met de muis de gewenste gebruikers selecteren, aan wie u het bericht wilt versturen. Met de
knop “Alles/niets” links onder in het scherm, kunt u alle of geen gebruikers selecteren. U kunt ook een
selectie op gebruikersgroep gemaakt worden via “selecteer groep”. U kunt definieren wie bij welke groep
hoort via Beheer -> Gebruikers.
Als u gereed bent met het invoeren van gebruikers en de eventuele aanpassingen aan de tekst boven in
het scherm, dan klikt u op “Ok”. U ziet nu uw oorspronkelijk bericht met het aantal gekozen Oasegebruikers bij de knop “Aan”.
Klik nu op “Verstuur” om het bericht te versturen. Degenen aan wie het bericht is verstuurd krijgen het
bericht nu binnen. Dit is bij deze Oase-gebruikers te zien aan het berichtenicoontje.
Pagina 10 van 254
Het cijfer in de rode cirkel geeft aan hoeveel berichten zijn ingevoerd, die nog niet zijn afgehandeld.
Als deze medewerkers hun berichtenoverzicht openen, zien ze het volgende bericht.
De ontvangers hebben nu de volgende opties.
Klik op “Ok”, dan sluit het berichtenoverzicht en blijft de melding met het cijfer rood omcirkeld bestaan.
Klik op het bericht zelf, dan opent er een berichtenscherm.
Verwijderen: het bericht wordt verwijderd.
Afbreken: terug naar het berichtenoverzicht.
Afgehandeld: het bericht krijgt de status “afgehandeld”. Het bericht wordt onzichtbaar in het
berichtenoverzicht, maar is terug te halen via de knop “Afgehandeld”.
Beantwoorden: geeft de mogelijkheid een bericht te sturen aan de afzender, waarin de tekst van het
eerste bericht is opgenomen.
De knop “Afgehandeld” in het berichtenoverzicht geeft de mogelijkheid om alle berichten op te roepen,
Pagina 11 van 254
die de status “afgehandeld” hebben gekregen.
De knop “Geagendeerd” laat zien welke berichten u klaar heeft gezet om bij de geadressseerde(n)
verplaatst te worden van de “Geagendeerd”-box naar de Ontvangen”-box. U kunt dit bericht niet meer
wijzigen, maar wel verwijderen.
De knop “Verzonden” in het berichtenoverzicht geeft de mogelijkheid om alle berichten op te roepen,
die u verzonden heeft.
Onder “Systeem” vindt u de systeemberichten die vanuit Oase gegenereerd worden (bij gebruikers met
administratorrechten). Denk hierbij aan meldingen over het al of niet succesvol verzenden van e-mails.
Met rechtsklikken op een berichtcategorie kunt u alles op afgehandeld zetten.
De systeembeheerder kan ook berichten van de andere gebruikers lezen via een dropdownlijstje.
Zoeken
U kunt ook op trefwoord zoeken binnen de berichten.
Typ een zoektekst in het lege veld bovenin het scherm. Wilt u dat er ook gezocht wordt in verzonden of
afgehandelde berichten, zorg dan dat de knoppen “Afgehandeld” en “Verzonden” aangeklikt staan.
Met het witte kruisje in de rode cirkel kunt u het zoekveld weer leegmaken.
Waarschuwingsdriehoek
Pagina 12 van 254
Er verschijnt bovenin het scherm een waarschuwingsdriehoek als de communicatieserver niet actief is.
U kunt deze aanklikken voor meer informatie. Zie voor de communicatie-instellingen van onderdelen van
Oase ook Beheer -> Instellingen -> Communicatie-instellingen.
Subknoppenbalk
De knoppen van de subknoppenbalk worden hieronder (2 pagina’s verder) verder toegelicht. Kijk daar
voor meer informatie.
Lijst
Als een knop uit de hoofdknoppenbalk geselecteerd is
(met uitzondering van Agenda), en deze knop
(met
als mouse over “Toon lijst”) is aangeklikt, dan verschijnt
een lijst met gegevens in kolommen. Dubbelklik op een
van de regels (of klik op “wijzig”
) en de betreffende
gegevens worden geopend in een kaart.
De titelregel is de regel waarin de kolommen worden
omschreven.
PATIËNTENKAART
De kaart is een overzicht van gegevens en bestaat uit
twee delen. Het bovenste deel bevat de vaste gegevens.
U vindt de kaart onder meer onder Patiënten in de
hoofdknoppenbalk.
Het onderste deel bevat voornamelijk variabele gegevens
of specificaties die men over het algemeen niet vaak
nodig heeft.
Het onderste deel beschikt vaak over eigen knoppen, die
alleen op dat deel van toepassing zijn, en kan een eigen
subknoppenbalk hebben.
Voorbeeld van een
patiëntenkaart
Een wit vlak, waar gegevens staan of kunnen worden
ingevoerd, heet een veld. Alle verplicht in te vullen velden
zijn herkenbaar aan een gele kleur.
Pagina 13 van 254
NB: de grijze velden zijn velden waar geen handmatige
invoer mogelijk is.
Bovenste deel
Rechts naast een veld bevindt zich soms een pijltje. Door
het klikken op de pijl wordt een (drop down) keuzelijst
geopend. Hieruit kan een regel worden gekozen en
aangeklikt. Deze regel verschijnt dan in het veld.
Onderste deel
De kalenderknop
kunt u aanklikken om uit de kalender een bepaalde datum te selecteren. U kunt
een datum ook zelf intypen of wijzigen. Klikt u een datumveld (een veld met een kalender ernaast,
waar u een datum moet invullen) aan en typt u “d” in dat veld, dan vult Oase vanzelf de systeemdatum
in.
Wanneer het veld “E-mail” bij personen of instanties is ingevuld, kunt u, door te klikken op het blauwe,
onderstreepte woord “e-mail” automatisch vanuit uw eigen mailprogramma een nieuwe mail openen,
waarin het mailadres al is ingevuld. Op dezelfde manier brengt “website” u via de standaard
webbrowser naar de website van de instantie (zoals bij de verzekeraars).
NAVIGEREN EN HET GEBRUIK VAN ( SNEL)TOETSEN
Verplaatsen tussen invoervelden:
- met muis + enkele klik naar elk willekeurig invoerveld
- [TAB] naar eerstvolgend invoerveld
- [Shift TAB] naar vorig invoerveld
- [Enter] = wijziging bewaren (behalve als de muis in een tekstveld staat)
- [Muiswiel] als de lijst geselecteerd is hierin naar boven of beneden gaan
U kunt bij veel velden een keuze maken uit een lijst. U kunt de lijst tevoorschijn halen door op het
(dropdown) zwarte pijltje te klikken, dat zich naast het veld bevindt.
In onderstaand voorbeeld zien we een lijst uit de kaartenbak van de ingevoerde verzekeraars, waaruit
u een verzekeraar kunt kiezen. Als de lijst lang is, dan kunt u zoeken met de zoekfunctie onderaan het
scherm.
Pagina 14 van 254
U kunt op diverse onderdelen zoeken, zoals Code, of Naam. Klik voor de onderdelen op het zwarte
pijltje. Kies dan eerst een onderdeel. Typ dan het te zoeken woord in het veld naast “Zoek”.
Klik vervolgens op Zoek. Er verschijnt dan een lijst met alle gegevens die aan het zoekcriterium
voldoen.
Voorbeeld: het invoeren van het zoekcriterium “?VGZ” bij Naam of bij Korte naam leidt tot
bovenstaande lijst.
Zie ook onder “Zoeken”.
Voor veel functies bestaan sneltoetsen. U ziet de sneltoetsen in de mouse-overs of opgeroepen
lijsten. 2 voorbeelden:
De sneltoets F10 heeft dezelfde functie als de knop “Patiënten” (in de agenda).
De sneltoets A toont alle afspraken van de (in de agenda) geselecteerde patiënt.
KNOPPEN
Algemeen
Deze knoppen zijn zichtbaar in de subknoppenbalk bij vrijwel alle onderdelen van Oase, behalve bij
Agenda.
“Wijzig”. Met deze knop kunt u gegevens wijzigen. Wijzigen kan alleen in een kaart niet in de
lijst.
“Invoer per regel”. Met deze knop kunt u ook wijzigen, maar dan alleen in de lijst en niet in een
kaart. Deze mogelijkheid is niet bij alle kaartenbakken beschikbaar.
Pagina 15 van 254
“Nieuw”. U opent een nieuwe kaart, en een nieuwe regel in de lijst waar u gegevens kunt
invoeren.
“Toon lijst”. Deze knop geeft de mogelijkheid de lijst van alle tot nu toe ingevoerde kaarten te
laten zien. In dit scherm kunt u geen wijzigingen aanbrengen. Let op, deze knop lijkt op de
Kalenderknop (zie hieronder). Verwar deze niet.
“Overzichten”. Met deze knop kunt u overzichten van uw gegevens maken. Het maken van
overzichten bestaat in principe uit 3 stappen. Eerst kiest u welk overzicht u wilt hebben, vervolgens
maakt u, als u dat wilt, een selectie uit de gewenste lijst, en ten slotte kiest u waar u de gemaakte lijst
naar wilt uitvoeren: naar het scherm of naar de printer. U kunt de lijst ook per e-mail naar iemand
verzenden of als bestand opslaan. Zie ook het hoofdstuk “Overzichten (algemeen)”.
“Diversen”. Hier vindt u verschillende functies, afhankelijk van het soort kaart dat u open heeft.
Onder deze knop staan vaak de volgende mogelijkheden.
Deze opties zijn alleen beschikbaar met een speciale inlogcode die in overleg met VST verkregen kan
worden, en dienen voor systeemonderhoud.
Op een kaart
Is een item geopend - is er dus één kaart actief - dan verschijnt in de subknoppenbalk een drietal
knoppen:
“Opslaan” voor wijzigingen/invoer bevestigen. Deze knop heeft dezelfde functie als [Enter]
“Afbreken” voor wijzigingen/invoer annuleren. Deze knop heeft dezelfde functie als [ESC]
“Wissen” voor het definitief verwijderen van (de informatie van) een kaart.
Als er nog geen wijzigingen zijn ingevoerd, zijn de knoppen “opslaan” en “afbreken” inactief (grijs).
Wijzigen
Selecteer het gegeven dat u wilt wijzigen. U kunt over oude tekst heen typen of deze verwijderen en
nieuwe tekst typen. Bevestig de wijziging door het groene vinkje aan te klikken. Als het groene vinkje
grijs wordt, is de wijziging opgeslagen. Met het rode kruisje annuleert u een wijziging. Bij het invoeren
van gegevens bent u niet verplicht om alle velden in te vullen. Alleen velden die geel gekleurd zijn,
moeten worden ingevoerd om de kaart te kunnen opslaan.
Pagina 16 van 254
Voorbeeld: “Naam” moet worden ingevoerd, “Voorl” (voorletter) niet.
Diverse knoppen
Op een aantal schermen kunnen de volgende knoppen voorkomen. Zij hebben daar dan steeds
dezelfde functie.
Kalender. Aanklikken geeft de mogelijkheid door een kalender te bladeren en een datum te
selecteren. Let op, dit knopje is een andere knop dan de “Toon lijst”-knop (zie hierboven).
Verstuur brief aan. Deze knop biedt de mogelijkheid aan om snel een brief te sturen aan de
persoon of instantie uit het veld links naast het symbool. Bij aanklikken opent Word, en worden de in
Oase bekende NAW-gegevens van de persoon of instantie toegevoegd. U kunt de brief zelf verder
naar wens opstellen. U kunt de brief opslaan via <Ctrl S> of via het menu: Bestand -> Opslaan. Dit
bestand kunt u terugvinden onder het tabblad Documenten van de kaart.
U kunt hier een document aanklikken en bewerken (zoals printen, wijzigen of verwijderen).
Maakt u binnen 4 uur nogmaals een brief aan, gericht aan dezelfde persoon of instantie, dan
overschrijft Oase de bestaande brief. Bij langere tussenposes wordt een nieuwe brief aangemaakt en
bewaard.
ZOEKEN
U kunt in de diverse velden zoeken in de aangemaakte kaarten. U vindt de zoekfunctie als
vergrootglas met de tekst “Zoek”.
In de Agenda zijn er specifieke zoekopties, die in het hoofdstuk Agenda aan bod komen.
Pagina 17 van 254
Het zoeken vindt plaats op verschillende niveaus. U kunt zoeken uit de lijst onder een hoofdknop.
Deze zoekoptie bevindt zich in het bovenste deel van het scherm. U kunt ook zoeken uit de lijst van
een tabblad van 1 kaart; u vindt dan alleen resultaten die onder deze kaart zijn opgeslagen.
Het zoeken zelf vindt plaats als volgt.
Selecteer in de linker kolom het veld waarin u wilt zoeken, zoals bij Naam.
Vul in het lege veld de naam in die u zoekt, en klik op “Zoek”. In dit voorbeeld vullen we “Jansen” in.
U krijgt dan een selectie uit de lijst, waarin u zoekt, waar bij naam “Jansen” is ingevuld.
U kunt aan het begin van de zoektekst het “%” of “?”-teken neerzetten. U krijgt dan alle resultaten te
zien waarin op enige plek de gevraagde zoektekst staat; de gevraagde tekst hoeft dus niet aan het
begin te staan.
Als u bijvoorbeeld zoekt op “?en” of “%en” bij (patiënten)naam dan krijgt u het volgende resultaat: alle
namen waarin de tekst “en” in voorkomt.
Door “Toon alles” aan te klikken, of door het zoekcriterium weg te halen, krijgt u de gehele lijst weer
terug te zien (zonder selectie).
OPMAAK
Kolombreedte
Pagina 18 van 254
De breedte van de kolommen in een lijst kunt u wijzigen. Plaats de muis in de titelregel (zie onder Het
venster en de knoppen van Oase) op de lijn rechts van de kolom waarvan u de breedte wilt wijzigen.
Als het <-||-> teken verschijnt, kunt u de kolomscheiding verslepen tot de kolom de gewenste breedte
heeft.
Kolomvolgorde
De kolomvolgorde in een aantal lijsten kunt u per gebruiker aanpassen. Plaats de muis in de titelregel
(zie onder Het venster en de knoppen van Oase) op de kolom die u wilt verplaatsen en houd deze
aangeklikt. Sleep de muis tot de lijn op de gewenste positie staat. De wijziging wordt per gebruiker
opgeslagen.
Zo kunt u veel geraadpleegde kolommen meer naar links verplaatsen, om ze zonder te scrollen in
beeld te krijgen.
Sorteervolgorde in een lijst
Klik op een kolomtitel om de lijst oplopend dan wel aflopend te sorteren op betreffend kolom-item. Een
pijltje omhoog of omlaag in de titelregel geeft aan op welke kolom op dit moment wordt gesorteerd.
Bijvoorbeeld:
De lijst wordt gesorteerd op naam in oplopende volgorde van A tot Z.
Pagina 19 van 254
Nogmaals klikken op de titelregel in kolom “Naam” sorteert de lijst op naam van Z tot A.
Klikt u op de titel “Code”, dan wordt de lijst op code gesorteerd.
Bij rechtsklikken in een lijst komt een menu tevoorschijn dat kan verschillen per lijst.
Vaste menuopties zijn:
Exporteer deze lijst naar spreadsheet (Excel)
Maakt een CSV(Comma Separated Values)-bestand aan van alle of geselecteerde rijen, en opent dit
met het in Windows geassocieerde programma voor dit type bestand. Doorgaans is dat Excel.
Max. aantal regels per rij
In sommige lijsten kan het handig zijn om meerdere tekstregels in een rij te kunnen hebben,
bijvoorbeeld bij een lange omschrijving.
Selectiekolom tonen/verbergen
Hiermee kunt u een extra kolom zichtbaar maken (of verbergen), die selectiehokjes bevat. In de
getoonde selectiekolom kunt u bepaalde regels selecteren. Als u vervolgens kiest voor
“Geselecteerde items verwijderen” of “Overzichten….” worden alleen deze items hiervoor gebruikt.
Geselecteerde items verwijderen
Hiermee kunt u eenvoudig meerdere items in één keer verwijderen. Hoe u bepaalde regels kunt
selecteren, vindt u onder Selectiekolom tonen/verbergen.
Terug naar basisinstellingen lay-out
Als u kolommen hebt verplaatst of de breedte hebt veranderd, kunt u dit met deze keuze weer
ongedaan maken.
Lijst Afdrukken
Drukt de lijst of de geselecteerde regels op een printer af.
Overzichten
Het vervolgmenu toont de beschikbare overzichten voor deze lijst. Als er items geselecteerd zijn, dan
worden alleen deze items in het overzicht gebruikt; anders worden alle items uit de lijst gebruikt.
Pagina 20 van 254
COV-check en UZI-check
Bij de lijst met patiënten bevat het (rechtermuisknop)menu de opties COV-check en UZI-check van de
geselecteerde patiënt. Dit is één van de manieren om een COV-check en UZI-check te laten
uitvoeren.
U kunt de COV-check en UZI-check uitvoeren door in de patiëntenlijst de juiste patiënt te selecteren
en op de rechter muisknop te klikken.
Maak afspraak / Toon afspraak in de lijst van patiënten springt direct naar de desbetreffende
mogelijkheid om afspraken van deze patiënt te maken of tonen.
NOTITIES
Bij veel hoofdknoppen in het programma is er de mogelijkheid om uw eigen aantekeningen in een
kaart te maken. Bij het tabblad “Notities”, dat op diverse plaatsen in het programma voorkomt kunt u indien gewenst – deze aantekeningen noteren. U gaat dan als volgt te werk.
Klik op het tabblad “Notities”.
Klik vervolgens op “Nieuw”.
Pagina 21 van 254
Aan de rechterzijde van het scherm verschijnt de datum en de ingelogde gebruiker in de velden
“Ingevoerd op” en “door”. In het veld hieronder kunt u een notitie toevoegen.
Sla de notitie op door op het groene vinkje onder “Notities” aan te klikken. Uw notitie verschijnt in de
lijst aan de linkerzijde. U kunt de notitie wijzigen door aan te klikken, en in het rechterveld uw tekst te
wijzigen.
De titel van het tabblad “Notities” wordt rood (als een ander tabblad is aangeklikt), zolang als er
notities zijn opgenomen.
De knop “Notities afdrukken”
geeft een overzicht van alle notities, die tot dan toe gemaakt zijn.
Dit overzicht kunt u printen, exporteren in diverse formaten en doorzoeken. Wanneer de knop
“Grafiek” zichtbaar is, dan kan er een grafiek bij dit overzicht worden getoond.
Een andere route om een notitie te maken is via de knop memo’s in het behandelscherm van de
patiënt. Het voordeel van het gebruik van memo’s is dat u deze memo’s ook kunt versturen naar
collega’s.
De memo’s worden opgenomen in de notities-tabbladlijst.
BEGINNEN MET OASE EN INVOER VAN GEGEVENS
De gegevens in Oase zijn in een bepaalde logische hiërarchie aan elkaar gekoppeld. U kunt pas
patiënten registreren als eerst de gegevens bij Afdelingen, Medewerkers, Verzekeraars,
Behandelcodes, Praktijken, Uurtarief (bijzondere tandheelkunde) en Diagnosecodes (bijzondere
tandheelkunde) en de roosters en agenda’s zijn ingevoerd.
Om documenten te kunnen maken, moeten er sjablonen aanwezig zijn.
Pagina 22 van 254
Alle verplichte velden zijn herkenbaar aan een gele kleur.
Invoer van patiëntgegevens
De invoer van gegevens van een nieuwe patiënt en de behandeling verloopt in principe als volgt. U
kiest bij de kaartenbak Patiënten de knop “nieuw”; hier voert u de patiëntengegevens in. Hierna kunt u
via de Agenda een afspraak met de patiënt inplannen. Door in de agenda op de gemaakte afspraak te
klikken komt u weer in de patiëntenkaart.
Vervolgens voert u – voor of na afloop van de afspraak - het behandelplan (de centrumindicatie en de
behandelstatus) in bij het behandelscherm via de knop Anamnese en Behandelplan van de patiënt. U
vraagt een machtiging aan via het behandelscherm Behandelplan van de patiënt. Dan voert u de
gegevens van het eerste consult in onder het behandelscherm van de patiënt, zoals bestede tijd en
verrichtingen.
Handleiding en lespakket
De details van de hier genoemde kaartenbakken en acties staan beschreven in deze handleiding, ook
te vinden onder de knop Help. Voor de meest voorkomende handelingen zijn er Quick Reference
Cards (snelzoekkaarten) ontwikkeld, ook te vinden onder de knop Help. De wijze van werken met
sjablonen vindt u uitgebreid terug in het lespakket Sjablonen.
Pagina 23 van 254
II. AGENDA
De agenda toont schematisch alle afspraken van een bepaalde dag, week of maand van de
zorgverleners.
Systeemdatum
in het rood
De kleuren en de standaardomschrijving van de afspraak hangen samen met de
afspraakcodedefinities. U kunt deze zelf instellen onder Beheer > Afspraakcodedefinities. Zie ook
Afspraakcodedefinities.
Afspraken uit het verleden zijn grijs gekleurd. Bij afspraken in het verleden worden ook de
afspraakkleuren getoond, indien bij Beheer -> Instellingen -> Agenda “Toon afspraakkleuren in
verleden” aanstaat. De afspraken worden dan wel grijs als de status op “voltooid” staat.
De huidige systeemdatum wordt in de kalender met een rood kader weergegeven. De groene data in
de kleine kalender linksboven zijn de komende data. De lichtgroen gekleurde data geven aan dat er
werktijd is gepland bij een zorgverlener (zie onder Medewerkers voor de planning van werktijd). In
donkergroen ziet u welk deel van de werktijd er ook daadwerkelijk afspraken gepland zijn.
e
e
Voorbeeld: op de 27 is er nog geen afspraak gepland, op de 28 deels wel.
In de linkerkolom ziet u de afspraaktijden. Het huidige tijdstip kunt u op 2 manieren zien, als u de
agenda op vandaag heeft staan:
Pagina 24 van 254
-
de linkerkolom kleurt met de tijd mee,
bovenaan staat de huidige tijd vermeld in een digitale weergave.
Rechtsklikken bovenin de kolom
Met rechtsklikken bovenin een kolom in de agenda kunt u de volgende opties kiezen:
- alle afspraken van die kolom naar een andere zorgverlener zetten (op zelfde dag). U krijgt dan de
mogelijkheid om een ander zorgverlener te selecteren, en de optie om de agendacodes (nietpatiëntgebonden afspraken) al of niet mee te nemen. Let op; als u de afspraken eenmaal verplaatst
heeft, dan is deze stap niet terug te draaien.
- alle afspraken van die kolom afzeggen. Als u deze optie aanklikt, dan vraagt Oase om de reden van
afzegging. Deze reden wordt bewaard bij de patiëntenkaart (in het bewerkscherm, tabblad
“Afspraken/consulten/subtabblad Details” in het veld “Reden afzegging”; zie hiervoor het hoofdstuk
Afspraken/consulten, tabblad van Patiënten.
Bij het afzeggen van afspraken van een hele agendakolom is een "naar te plannen" vinkje
beschikbaar. Als dit aanstaat, wordt de afgezegde afspraak aan de (weer) te plannen afsprakenlijst
van de patiënt(en) toegevoegd (als het behandelplan op "onder behandeling" staat).
De afspraken die zijn doorgestreept zijn de afgezegde afspraken. Als het “afgezegd”-knopje boven in
de agenda actief is (sneltoets “Z”), dan worden alle afgezegde afspraken getoond (niet alleen die van
vandaag). De afgezegde afspraken kunt u wijzigen. De afzegreden kunt u bij het wijzigen van een
afgezegde/niet verschenen afspraak ook aanpassen.
- het verrichtingenoverzicht van de arts en die datum afdrukken via “Prestaties van ….”. Er verschijnt
een overzicht van de prestaties van de betreffende arts. U kunt desgewenst een printer selecteren en
printen.
Pagina 25 van 254
- “invoer dagagenda” van een behandelaar geeft een overzicht van de verrichtingen en metingen die
door deze medewerker zijn ingevoerd die dag. Onderaan wordt het totaal van de dag getoond.
De groene bedragen met een euroteken ervoor geven aan dat de de prestaties reeds zijn
gedeclareerd. De rode balk met “ Nog niet declarabel” houdt in dat de prestaties nog niet zijn
gedeclareerd. U kunt deze declarabel maken door het gebruik van de F4-toets op een consult in de
behandelkaart. Er verschijnt een paarse regel met declaratiedetails, zoals in de afbeelding hieronder.
Pagina 26 van 254
Na het zetten van de declaratiedatum zoals hier beschreven, verschijnt in de “invoer dagagenda” een
paarse balk met “Declarabel” (in plaats van de rode balk met “ Nog niet declarabel”).
Een afwijkende behandelaar wordt aangegeven bij de prestatie in de rechterkolom de naam en de
medewerkerskleur.
- alle afspraken van een behandelaar van de dag uit de kolom eronder bekijken. Kies in het
oppopmenu voor “dagagenda van…” Vervolgens verschijnt een previewscherm met diverse
(print)opties, waar u desgewenst de printer kunt selecteren en op “print” kunt klikken.
Er wordt nu aan de linkerkant getoond welke afspraak het betreft (van die dag) van een patiënt, als
het een combi-afspraak is. In het voorbeeld is dat 2/2. Aan de rechterkant wordt getoond hoeveel
afspraken er nog in de toekomst zijn; in het omcirkelde voorbeeld is dat 9.
- “Invoer alle dagagenda’s” doet hetzelfde als “Invoer dagagenda van … “, alleen dan van alle
medewerkers van de desbetreffende datum.
Pagina 27 van 254
Knoppen van de agenda
De knoppen van de agenda; linkerdeel
Door middel van de tijdknop naast de kalender (zie afbeelding hieronder), of door het klikken in de
kalender, kunt u door de agenda bladeren.
De M staat voor Maand, de W voor week. U kunt vooruit en achteruit bladeren. De middelste knop
gebruikt u om weer naar vandaag terug te keren. Hiermee kunt u ook de agenda weer terugzetten in
de oorspronkelijke weergave, nadat u hebt ingezoomd of gebladerd.
Op de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) leest u nog enkele
mogelijkheden om met sneltoetsen door de agenda te kunnen navigeren. Houd daarvoor uw muis
boven de knop.
Bovenstaande knop bepaalt het aantal dagen de agenda getoond wordt. Het aantal geselecteerde
dagen ziet u ook terug in de kalender. In onderstaande afbeelding zijn 7 dagen geselecteerd, wat u
ziet aan de rode omlijning en op de knop (het getal 7).
De knop “min max” Is een sneltoets om, afhankelijk van het aantal gekozen agenda’s, het minimum of
maximum te tonen dagen te kiezen. Het maximum aantal dagen hangt af van het aantal
Pagina 28 van 254
geselecteerde zorgverleners. Wilt u veel zorgverleners tegelijk zien, dan kunnen er minder dagen
worden getoond.
De zoomknop kunt u gebruiken om op de agenda in (of uit) te zoomen. Klik in het midden om op de
standaardweergave terug te komen.
U kunt kiezen met "dag/O/M/A" om de hele dag te zien, ochtend, middag of avond. Wanneer de
middag begint en eindigt kunt u in Beheer -> Instellingen -> Oase instellen.
De knop “Agenda’s” gebruikt u om de agenda’s van te selecteren zorgverleners te tonen. U kunt
agendaschema’s maken die aan sneltoetsen (SHIFT+"LETTER") gehangen kunnen worden. Klik de
door u gewenste medewerker(s) aan. Klik vervolgens bij “Agendagroep” op <nieuwe agendagroep>
en kies bij “Sneltoets” een sneltoets.
Kies een groepsomschrijving en vul deze in bij het veld “Groepsomschrijving”.
U kunt nu met de door u gekozen sneltoets(en) in de agenda snel van weergave wisselen tussen de
diverse agendagroepen.
Pagina 29 van 254
Klikt u de knop “Toon alleen stoelen en dagen waar werkroosters voor zijn” aan, dan ziet u alleen
dagen waarop de geselecteerde zorgverleners ingeroosterd zijn. Het rooster van de zorgverlener kunt
u vinden onder Medewerkers (op de hoofdknoppenbalk) bij de betreffende medewerker in het tabblad
“Werkschema”. Is de knop niet aangeklikt, dan is deze grijs (inactief), en worden ook de niet
ingeroosterde tijd, en vrije dagen of dagdelen getoond.
U kunt ook selecteren of alle afgezegde afspraken getoond moeten worden met de knop “Afgezegde
afspraken uit verleden en toekomst bewerken”; in de normale situatie (de knop is dan grijs) worden
alleen de afgezegde afspraken van vandaag getoond.
Met deze knop kunt u aansluitende werkroosters op de dezelfde stoel in 1 kolom laten tonen. Dit
maakt de agenda meer overzichtelijk.
Deze filters kunt u desgewenst combineren. Selecteert u niets, dan ziet u alle afspraken van alle
zorgverleners bij elkaar, waarbij de afspraken per zorgverlener in kolommen naast elkaar zijn gezet.
U kunt het scherm groeperen op medewerker (dagen per medewerker naast elkaar),
op dag (medewerkers per dag naast elkaar)
En op stoel; (medewerkers per dag en per stoel naast elkaar).
De knoppen van de agenda; rechterdeel
Pagina 30 van 254
Standaard staat de agenda in de “Blader”-modus.
U kunt met uw muis over een afspraak gaan voor meer details (als het scherm in de “Blader”-modus
staat).
Een extra schermpje verschijnt met diverse patiëntengegevens, zoals de geboortedatum van de
patiënt. Aan de bovenzijde verschijnt de status van invoer van het consult. U ziet deze status ook
terug in de afspraak zelf. De kleur van de afspraak geeft de afspraakcode aan. Zie over het instellen
van de kleur en de omschrijving onder afspraakcode.
Het symbool “A” achter de geboortedatum blijft staan zolang de anamnese nog niet volledig is
ingevuld bij de patiënt. Zie hierover het hoofdstuk Diagnoses (Tabblad van patiënt).
De overige symbolen hebben de volgende betekenis.
-
Geen symbool (behalve plaatje vrouw/man); het extra schermpje geeft de afspraaktijd weer:
-
Een vierkantje voor de naam van de patiënt; het extra schermpje geeft aan dat de
consultgegevens moeten worden ingevoerd:
Pagina 31 van 254
-
Een vierkantje met een vinkje voor de naam van de patiënt. Het extra schermpje geeft aan dat
de consultgegevens zijn ingevoerd:
-
Een letter T geeft aan dat er techniek is aangevraagd (zilveren achtergrond) of is
ontvangen (gouden achtergrond).
-
Als een patiënt meerdere afspraken heeft op 1 dag, dan staat er een C in de afspraak.
Bij de mouseover-info worden onderaan de andere afspraken getoond.
-
-
-
-
De patiënt is jonger dan 18 jaar
De patiënt komt in een rolstoel
Er moet een bitewing worden gemaakt bij de patiënt.
Er is een tillift nodig bij deze patiënt.
Pagina 32 van 254
-
Het vraagteken geeft aan dat de COV-check niet op de dag van de afspraak (of later)
gedaan is of dat het BSN-veld van de patiënt leeg is.
Als u klikt op een afspraak, dan wordt de betreffende patiëntenkaart getoond, waarin u de
patiëntgegevens kunt wijzigen of invoeren.
Plannen
De knop “Te plannen” toont voor hoeveel (en bij aanklikken welke) patiënten er een afspraak moet
worden gemaakt. U kunt de lijst filteren op afspraakcode, medewerker of afdeling. U kunt ook zoeken
met het lege veld linksboven (“Typ patiëntnaam, nr, geb. datum, straat).
“Kan eerder” filtert alle patiënten die eerder zouden kunnen komen. U kunt dit aangeven in de
afspraakkaart, als het vinkje “kan eerder” staat aangevinkt.
Pagina 33 van 254
Klik om een patiënt in te plannen de juiste regel aan. Hoe u kunt plannen, leest u in de toelichting hier:
“Het planningsysteem”.
Afsprakenlijst
Met de knop “Afsprakenlijst” kunt u een overzicht van de afspraken maken en eventueel printen. U
krijgt een overzicht van alle afspraken die in uw scherm zichtbaar zijn. U kunt vervolgens aanvinken
welke afspraak of afspraken u wilt printen.
In het voorbeeld hieronder ziet u geplande afspraken (in het grijs). Met behulp van het vinkje in de
afsprakenlijst (in de kolom “Sel”) kunt u nu de geselecteerde afspraken printen. Klik hiervoor op
“Afdrukken”.
Techniek
De knop “machtigingen” toont een lijst van alle patiënten die aangevraagde, ontvangen of geplaatste
techniek hebben. De knop is grijs als er geen techniek is aangevraagd, ontvangen of geplaatst is, en
goudkleurig als dit wel zo is.
Pagina 34 van 254
U kunt kiezen of u een overzicht wilt van techniek, die aangevraagd, ontvangen of geplaatst is. U krijgt
een overzicht van alle patiënten die techniek met die status hebben. In de kolom “Techniek” ziet u
hoeveel items een dergelijke status hebben.
N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten
nog niet factureren.
Als er een patiënt uit die lijst gekozen wordt, verschijnt een lijst met alle techniekitems van de
betreffende patiënt. Met de knop “gefactureerd” kunt u ook de reeds gefactureerde techniekitems zien.
Met deze knoppen kunt u een selectie maken in de lijst. De lijst kan bestaan uit patiënten die vandaag
of morgen een afspraak hebben. Ook kunt u alle patiënten met “alles” seleceteren. De – en + toetsen
kunt u gebruiken om een bepaalde afspraakdatum te selecteren, die u ziet verschijnen in het veld
achter “Alleen patiënten met afspraak op”.
Pagina 35 van 254
Wachtkamer
De knop “Wachtkamer” toont een lijst van alle patiënten die in de wachtkamer zijn, verwacht worden of
onder behandeling zijn. U kunt de sleepfunctie van de muis gebruiken om de status te veranderen.
Afspraken beheren
In dit deel van het scherm kunt u afspraken maken en beheren. Het aanklikken van de verschillende
opties in de onderste knop geeft diverse mogelijkheden om afspraken te maken.
Per knop volgt hier een toelichting. De toelichting op de overige knoppen van dit deel van het scherm
volgt daarna.
U kunt door de agenda bladeren en handmatig een afspraak plannen,
Pagina 36 van 254
via Plan een afspraak laten plannen,
via Zoek de beschikbare optie’s tonen, gebaseerd op de criteria die bovenin ingevuld staan
(arts/afspraakcode/duur),
buiten werktijd plannen via Handmatig,
en afspraken verplaatsen met Verplaats.
In het volgende hoofdstuk “Afsprakenbeheer” worden de diverse mogelijkheden toegelicht.
AFSPRAKENBEHEER
Invoeren van een afspraak.
U kunt op 3 manieren een afspraak plannen.
1. Handmatig in de Blader-modus
Pagina 37 van 254
U klikt op het begintijdstip van de gewenste afspraaktijd bij de zorgverlener, bij wie de afspraak
gemaakt moet worden. De agenda werkt op de minuut nauwkeurig bij handmatige invoer, en op 5
minuten nauwkeurig met sneltoetsen.
Vervolgens verschijnt er een extra scherm met “Plan afspraak”.
Hier kunt u aangeven om welke patiënt het gaat, hoe lang het consult moet zijn, en welke
afspraakcode er aan dit consult wordt gegeven. (Zie voor het definiëren van afspraakcode onder
Beheer / Afspraakcodes). De lengte van het consult kunt u handmatig intypen, of via onderstaande
knoppen ophogen of verkleinen.
U kunt eventueel de omschrijving van de afspraak aanpassen.
De knop “Voeg gezinslid toe” rechts in dit scherm kunt u gebruiken om aan te geven dat er tijdens de
gemaakte afspraak meerdere gezinsleden worden behandeld (er zijn dus meerdere behandelingen
tijdens 1 afspraak). Bij een verplaatsing van deze afspraak worden toegevoegde gezinsleden mee
verplaatst.
“Kan eerder” vinkt u aan als deze patiënt eerder zou kunnen komen.
De knop Agendacode kunt u gebruiken om een afspraak te maken, waar geen patiënt aan verbonden
zit. U kunt hierbij denken aan besprekingen, of een pauze. Als u de Shift-toets ingedrukt houdt en met
de muis in de agenda klikt, kunt u meteen een agendacode invoegen in de agenda.
Het resultaat kan er als volgt uitzien.
Pagina 38 van 254
Klik op “Plan” om de afspraak in de agenda in te voeren.
De laatst geplande (of gewijzigde) afspraak krijgt een rood-witte markering (als dit is ingesteld, zie
onder Beheer -. Instellingen / Agenda: “Markeer gewijzigde afspraak”).
Met de rechter muisknop of met de sneltoets Ctrl - D kunt u de markering verwijderen:
2. Via de Afspraakplanner in de Planmodus
U kunt ook het systeem laten zoeken naar een vrije plek in de agenda. U gebruikt hiervoor de Planmodus.
De werkwijze van de afspraakplanner is als volgt.
-
Selecteer de patiënt bij <kies patiënt>, eventueel het type behandeling bij <kies
afspraakcode> en de zorgverlener bij <kies arts> met behulp van de dropdownlijst (zwarte
pijltje). De patiëntnaam staat al ingevuld als u in de agenda een (eerdere) afspraak van deze
patiënt heeft geselecteerd. Het systeem vult dan de bijbehorende arts in, als deze bij de
patiënt is ingevoerd. Kiest u geen arts, dan zoekt het systeem bij iedere zorgverlener. Om het
Pagina 39 van 254
zoeken te vergemakkelijken, kunt u (een deel van) de naam, geboortedatum, straat, emailadres, privé-telefoonnummer en mobiel telefoonnummer intypen. Het systeem geeft direct
weer hoeveel personen er gevonden zijn. In het voorbeeld zijn er 27 patiënten gevonden, die
de letters “an” in hun gegevens hebben.
Rechts bovenin vindt u een “Actief / Recent / Archief”-keuze. “Actief” zoekt in alle actieve (niet
in het archief staande) patiënten. “Recent” toont een lijst van de meest recent in Oase
opgeroepen (aangeklikte) patiënten van de huidige gebruiker van Oase. De meest recent
geselecteerde patiënt staat bovenaan. “Archief” zoekt in zowel actieve als gearchiveerde
patiënten.
Wilt u een patiëntenkaart zien van de geselecteerde patiënt, een andere patiënt selecteren
(door dit veld weer leeg te maken), of een nieuwe patiënt invoeren, dan kun u via de
rechtermuisknop (of sneltoets) hier snel naar toe.
-
Kies de duur van de afspraak met de 10 en 15 minutentoevoeger en –verminderaar, of typ de
gewenste duur in minuten in bij “Duur (min)”.
-
Kies desgewenst een datum, vanaf wanneer het systeem moet gaan zoeken. Voer daarvoor
de gewenste startdatum in bij “Vanaf”. Vult u deze voorkeur niet in, dan zoekt het systeem
vanaf vandaag.
Wilt u een afspraakcode of arts verwijderen, dan klikt u op de rechter muisknop in het te
verwijderen veld.
-
Pagina 40 van 254
Het systeem toont de eerstvolgende mogelijkheid voor een afspraak. Op alle lichte vakken kunt u de
gewenste afspraak plaatsen; alle donkere vlakken, waar de afspraak niet past, zijn geblokkeerd. U
kunt verder bladeren voor meer mogelijkheden door in de kalender de groene dagen aan te klikken.
U kunt de in te plannen afspraak verschuiven over de agenda. Door te klikken op een gewenste en
passende plek in de agenda, kunt u de afspraak vastleggen. Vul dan de afspraakgegevens verder in,
zoals omschreven in de handmatige invoer van een afspraak.
Het systeem keert vervolgens terug naar de Blader-modus.
Met de knop “Afspraken” zijn snel alle afspraken van de geselecteerde patiënt te tonen en af te
drukken.
3
Via de Afspraakplanner in de Zoek-modus
Het systeem kan zelf een voorstel doen voor een vrije plek in de agenda. U gebruikt hiervoor de Zoekmodus. In dit geval is de agenda zelf niet meer zichtbaar. Het systeem toont een lijst met beschikbare
opties. U volgt hier de werkwijze van het hierboven beschreven onder “2. Via de Afspraakplanner in
de Planmodus”. U krijgt vervolgens een lijst met opties. Klik de gewenste optie aan. U dient de
gekozen optie te bevstigen.
Pagina 41 van 254
Deze optie is bijzonder handig bij combi-afspraken.
Combi-afspraak
Bovenin de agenda kunt u klikken op een knopje "C” (naast de afspraakcode). Er komen dan 3
invoervelden beschikbaar, zodat u makkelijker een combi-afspraak met 2 of 3 artsen op 1 dag tegelijk
kunt maken. Gebruik dan bij voorkeur de Zoek-knop om een voorstel voor een afspraak te doen. Er
verschijnt een lijst met opties.
Oase neemt de gekozen volgorde van de zorgverleners over; de patiënt krijgt eerst een afspraak met
e
de 1 medewerker; daarna volgt de afspraak met de volgende medewerker.
Links boven vindt u een knop, waarmee u de maximale wachttijd tussen de afspraken kunt aangeven.
Pagina 42 van 254
Plannen buiten werktijd
Voor (spoed)afspraken buiten de standaard werktijd van een zorgverlener, kunt u de Handmatigmodus gebruiken.
De werkwijze is dezelfde als in de Planmodus; u bent alleen nu in staat om ook buiten de reguliere
werktijden te plannen. U kunt ook buiten de reguliere werktijden plannen met de sneltoetsen “Shift +
muisklik”. U krijgt dan het scherm met “plan agendacode”; kunt deze wijzigen in “Plan afspraak” door
op de knop “Patiënt” te klikken.
Pagina 43 van 254
Wijzigen van een afspraak.
U kunt een afspraak verplaatsen door op de afspraakplanner de knop op “Verplaats” te zetten en dan
de afspraak aan te klikken. Schuif vervolgens met de afspraak naar de plaats in de agenda waar u de
afspraak heen wilt hebben, en klik daar nogmaals. De afspraak is verplaatst.
U kunt een afspraak wijzigen door – in de Bladermodus - met de muis op de afspraak te gaan staan,
en op de rechter muisknop te klikken. Afhankelijk van de datum van de afspraak – ligt deze in het
verleden of in de toekomst – verschijnt een lijst met mogelijke acties. U kunt met de muis naar de
gewenste regel gaan, of een sneltoets gebruiken.
De laatste (geplande of) gewijzigde afspraak krijgt een rood-witte markering (als dit is ingesteld, zie
onder Beheer -. Instellingen / Agenda: “Markeer gewijzigde afspraak”).
Klikken met de rechter muisknop op de afspraak of met de sneltoets Ctrl - D kunt u de markering
verwijderen:
Andere sneltoetsen (bij het aanklikken van de afspraak) zijn:
Rechtermuisknop + w: afspraak wijzigen
Rechtermuisknop + Delete: afspraak afzeggen
Rechtermuisknop + a: toon alle afspraken
Rechtermuisknop + p: printen.
De mogelijkheden van de rechtermuisknop bij het aanklikken van een afspraak staan hieronder.
Pagina 44 van 254
Wachtkamer: deze optie verschijnt alleen bij de afspraken van vandaag. U kunt de optie gebruiken
om aan te geven dat de patiënt zich heeft gemeld en aanwezig is in de wachtkamer. Als u deze knop
aanklikt, dan verschijnt er een kloksymbool bij de naam van de patiënt in de agenda. U kunt via de
knop “Wachtkamer”, boven in het agendascherm, de patiënten van vandaag met status “wachtkamer”
zien.
Onder behandeling. Deze optie verschijnt alleen bij de afspraken van vandaag. U kunt de optie
gebruiken om aan te geven dat de patiënt zich heeft gemeld en onder behandeling is. Als u deze knop
aanklikt, dan verschijnt er een stoelsymbool bij de naam van de patiënt in de agenda.
Te laat: hiermee kunt u aangeven dat de patiënt wel komt, maar heeft aangegeven later te komen dan
het afgesproken tijdstip.
Voltooid: klik dit aan als de afspraak heeft plaatsgevonden. U kunt dan in de agenda zien dat de kleur
van de afspraak verandert. Zo heeft u een overzicht van welke afspraken zijn afgerond.
Actief: Met deze knop kunt u de status van deze afspraak terug brengen naar “actief”. U gebruikt
deze knop als u eerder de afspraak heeft gewijzigd in “te laat”, “voltooid” of “niet verschenen”.
Pagina 45 van 254
Niet verschenen: wanneer een patiënt niet verschijnt op een afspraak, dan klikt u deze status aan.
Het effect is dat in de kaart van de patiënt bij Afspraken/consulten deze status verschijnt. Zo heeft u
snel een overzicht van de mate waarin de patiënt afspraken nakomt.
In de agenda blijft de afspraak in het rood staan, met in de kop de tekst “Patiënt is niet verschenen”.
Patiënt behandelen: het scherm springt naar de patiëntenkaart. Dit is hetzelfde als wanneer u de
afspraak aanklikt in de agenda.
Afspraak verplaatsen: hiermee kunt u de afspraak van een patiënt zonder of met gezinsleden naar
een andere datum, tijdstip of een andere zorgverlener verplaatsen. Dit werkt op dezelfde manier als
de verplaatsfunctie in de afspraakplanner.
Afspraak wijzigen: via deze actie kunt u de patiënt, behandelend zorgverlener, de afspraakcode, de
afdeling, de duur en de omschrijving van de afspraak wijzigen.
Afspraak afzeggen: er verschijnt een scherm waarin u aan kunt geven wie (van een gezin) en
waarom is afgezegd. Ook kunt u met vinkjes aangeven of te laat is afgezegd, en of er een nieuwe
afspraak ingepland moet worden. Als het "naar te plannen" vinkje aanstaat wordt de afgezegde
afspraak aan de (weer) te plannen afsprakenlijst van de patiënt toegevoegd. U kunt per gezinslid
aangeven wie er afzegt en wiens afspraak er blijft staan.
Klikt u op “afzeggen”, dan wordt de gereserveerde tijd weer vrijgegeven voor eventuele andere
afspraken. De afzegger en de reden van afzegging blijft wel geregistreerd staan. De afzegreden wordt
in de agenda getoond.
Als het “afgezegd”-knopje boven in de agenda actief is (sneltoets “Z”), dan worden alle afgezegde
afspraken getoond (niet alleen die van vandaag) en kunnen de afgezegde afspraken ook gewijzigd
Pagina 46 van 254
worden. De afzegreden kan nu bij wijzigen van een (afgezegde/niet verschenen) afspraak ook
aangepast worden.
Afspraak verwijderen: de afspraak wordt uit het afsprakenbestand verwijderd; deze is niet terug te
vinden.
COV check: voert de COV-check uit bij de patiënt. Zie hierover COV-check in het hoofdstuk
“Behandelscherm”.
UZI check: voert de UZI-check uit bij de patiënt. Zie hierover UZI-check in het hoofdstuk
“Behandelscherm”.
Afspraak plannen: het systeem schakelt over op de Planmodus, zodat u snel een nieuwe afspraak
kunt inplannen. Voor toelichting op de Planmodus, zie pagina 39.
Toon alle afspraken: alle afspraken van deze patiënt worden in een scherm getoond. Hieronder staat
een voorbeeld van een dergelijk scherm.
Dubbelklikken op een afspraak opent een scherm met de mogelijkheid om de afspraak te wijzigen.
Pagina 47 van 254
Andere mogelijkheden van het wijzigingsscherm vindt u onder Het planningssysteem hieronder.
Toon techniek: toont alle techniekitems van de patiënt die bij de afspraak hoort.
Toon afspraakwijzigingen: alle wijzigingen van die specifieke afspraak worden getoond.
Printen: met deze knop kunt u de afspraakgegevens van deze afspraak printen, faxen of als bestand
opslaan.
U kunt kiezen of u de (huidige of alle) afspraakgegevens wilt printen, of het adres van de patiënt. Ook
kunt u aangeven waar u de gegevens naar wilt printen met behulp van het dropdownmenu of het
printerknopje ernaast. Afspraken van de patiënt uit het verleden, en afspraken die binnen een uur
plaatsvinden, worden niet geprint op het afspraakkaartje of de afspraaklijst.
Het planningssysteem
De agenda van Oase maakt het mogelijk dat een zorgverlener een of meerdere afspraken voorstelt,
en dat de agendabeheerder de afspraken (samen met de patiënt) vervolgens (op een ander moment)
inplant. Dit werkt als volgt. De zorgverlener plant een (vervolg)afspraak via het behandelscherm op de
patiëntenkaart (onder de knop Afspraken/te plannen in het behandelscherm; deze knop is rood
omcirkeld in onderstaande afbeelding).
Pagina 48 van 254
N.B. Te plannen afspraken die aan een behandelplan gekoppeld zijn, worden alleen in het "te
plannen"-scherm getoond als het behandelplan op "onder behandeling” staat.
In de agenda verschijnt bij de knop “Te plannen”, onder het klokje, het aantal patiënten, voor wie
afspraken moeten worden ingepland en afspraken die eerder mogen. In het voorbeeld hieronder zijn
er zes patiënten in te plannen.
De knop “Afspraken” boven de minutenknoppen verandert in “Te plannen” als er een patiënt
geselecteerd wordt. “Te plannen” geeft aan hoeveel afspraken er voor de geselecteerde patiënt te
plannen zijn.
In het voorbeeld zijn er twee afspraken in te plannen voor deze patiënt.
Pagina 49 van 254
Om de patiënten in te plannen, klikt u op bovengenoemde knop “Te plannen” in de Agenda. Een lijst
met patiënten verschijnt. In de bovenbalk kunt u een selectie maken uit de lijst. Dit kan via de
patiëntgegevens in het linkerveld; via afspraakcode, medewerker of praktijk via de dropdownknoppen
in het midden, en het de knop “kan eerder” om patiënten te selecteren voor wie al een afspraak is
gemaakt, maar die eerder zouden kunnen komen.
Klik op een patiënt.
De planner opent, met een overzicht van reeds gemaakte en ingeplande (lopende) afspraken onderin,
en te plannen afspraken in het bovenste deel van de planner (Te plannen afspraken). U kunt
onderdelen van de afspraken nog bewerken door deze aan te klikken.
Wilt u nog een te plannen afspraak toevoegen, klik dan op <klik om een nieuwe afspraak klaar te
zetten>.
Pagina 50 van 254
Op de regel kunt u dan invullen hoe lang de afspraak moet duren bij “Duur”, en indien nodig, hoeveel
dagen er tussen deze afspraak en de vorige moet zitten bij “dagen tussen”, de afspraakcode, een vrije
omschrijving en de zorgverlener. Klik dan op “OK” om de afspraak in de te plannen lijst op te nemen.
Wilt u een te plannen afspraak verwijderen, ga dan op de te plannen afspraak staan en klik dan op de
rechtermuisknop. Klik “Wis de geplande afspraak” aan. De afspraak wordt dan gewist.
Om de afspraak in de agenda te plannen, klikt u op de knop “Start planner”. De planner springt naar
de eerstvolgende mogelijkheid die aan de voorwaarden voldoet. Op de lichte vakken kunt u de
afspraak inplannen, de donkere zijn niet planbaar. Klik op het gewenste tijdstip en zorgverlener/stoel.
De afspraak wordt geplaatst. Er opent een scherm waarin u eventuele wijzigingen of toevoegingen
(van bijvoorbeeld ander gezinsleden) kunt toevoegen.
Klik op “Plan” als u de afspraak wilt inplannen; met de knop “Afbreken” kunt u opnieuw naar een
mogelijkheid zoeken. U herhaalt dan bovengenoemde stappen tot u de afspraak definitief hebt
gepland. Staan er meerdere afspraken van een patiënt klaar, dan worden die vervolgens aangeboden.
U kunt vervolgens eventuele overige afspraken inplannen.
Bij het maken van afspraken wordt er gekeken of er een afspraak in de te plannen lijst staat (dit
gebeurt voor alle nieuwe afspraken, ook die niet via deze planner worden gemaakt). Betreft de nieuw
gemaakte afspraak dezelfde patiënt en afspraakcode als in de “te plannen lijst”, dan wordt de afspraak
uit de “te plannen” lijst verwijderd. Ook te plannen afspraken van de patiënt met een lege
afspraakcode wordt dan verwijderd. Op deze manier wordt de afsprakenlijst steeds geactualiseerd,
ook in gevallen waarbij afspraken niet via de “te plannen”-lijst worden gemaakt.
Pagina 51 van 254
III. PATIËNTEN
Bij “Patiënten” worden de patiënt- en behandelgegevens ingevoerd. De belangrijkste manieren om in
een te patiëntenkaart komen zijn: door in de agenda op een afspraak van de patiënt te klikken, of door
in de patiëntenlijst (overzichtslijst met patiënten) dubbel te klikken op de patiënt.
Overigens kunt u vanuit alle plekken in Oase via CTRL+F een lijst met patiënten oproepen. U kunt
hierin een patiënt zoeken en aanklikken, zodat de behandelkaart geopend wordt.
Met de rood omcirkelde knop kunt u de patiëntenlijst oproepen.
Pagina 52 van 254
Het scherm met de patiëntenlijst
Onderaan de patiëntenlijst zijn de afspraken van de geselecteerde patiënt te zien. U heeft hier ook de
mogelijkheid om een afspraak voor deze patiënt te maken met de knop “Maak afspraak”. Ook kunt u
bepaalde gegevens van deze patiënt, zoals afspraak- of adresgegevens, te printen met de knop
“Print”. De knop “Toon alle” biedt de mogelijkheid om al of niet oude en afgezegde afspraken te zien.
Het bruine symbool “A” achter de naam geeft aan dat de Anamnese niet is ingevuld. Is de “A” rood,
dat heeft de patiënt een hoge ASA-score. Ontbreekt de “A”, dan is de anamnese ingevuld. Zie
hierover het hoofdstuk Diagnoses. Alle plekken waar (A) naast de naam staat, als de anamnese niet is
ingevuld, wordt ook op anamnesefrequentie gelet. Dit houdt in dat Oase kijkt of de anamnese niet te
oud is. U kunt instellen na hoeveel maanden een diagnose verouderd is bij Beheer > Instellingen >
tabblad Overig: Anamnese frequentie ( ) maanden.
Een rood veld in de kolom “BSN” geeft aan dat de BSN-checkdatum nog leeg is OF dat het BSN-veld
van de patiënt nog leeg is. Een rood veld in de kolom “COV check” geeft aan dat de check langer dan
6 maanden geleden is OF dat het verzekeringsnummer van de patiënt nog leeg is. Zie over de
uitvoering van de UZI-check hier, over de uitvoering van de COV-check hier.
Het symbool “J” achter de geboortedatum geeft aan dat het om een kind of jongere gaat (met een
leeftijd lager dan aangegeven bij de instellingen.
De patiëntenlijst kunt u met vinkjes filteren op “lopend”, “archief”, “wachtlijst”, “passanten”, “triage” of
combinaties hiervan. Ook kunt u filteren op types patiënten (zie hierover het bewerkscherm van
patiënten) en op “checklist” (type behandelcode) door het het blauwe vinkje. Zie over de checklist het
hoofdstuk van de behandelcodes.
Pagina 53 van 254
De knop “Factureren” geeft een overzicht van wat er te factureren is tot en met een door u gekozen
datum. Let op; deze knop heeft een andere functie dan de knop “Factureren” in een patiëntenkaart.
Is de regel van de patiënt wit, dan kunt u factureren. Rood is een waarschuwing; de reden van de
waarschuwing is in de kolom “Waarschuwing” te vinden. Een oranje regel betekent dat er nog niet
gefactureerd mag worden.
In de kolom “reden niet facturabel” staat de reden van het feit dat de factuur niet declarabel is. U kunt
op een regel rechtsklikken om de geselecteerde regel facturabel te maken.
Linksonder ziet een aantal weergave-opties. U kunt via het aanvinken van het hokje “Details” meer
gegevens in het scherm zien. Ook kunt u filteren op praktijk en zorgverlener.
Klikt u op”Factureren”, dan kunt u een declaratiebestand aanmaken.
Pagina 54 van 254
De status van de kaart kunt u aangeven bij het veld “Mapstatus” in de patiëntenkaart bij de
patiëntengegevens (zie hieronder).
Als u de rechter muisknop aanklikt op een patiënt in de lijst, dan krijgt u de volgende extra opties:
Maak afspraak. Toont direct de agenda met de mogelijkheid een afspraak te maken voor deze
patiënt. Zie verder Afsprakenbeheer.
Toon afspraak. Toont direct een overzicht van de lopende afspraken van de patiënt.
COV check. Voert direct een COV-check uit van de patiënt. Zie verder COV-check in het hoofdstuk
Behandelscherm.
UZI check. Voert direct een UZI-check uit van de patiënt. Zie verder UZI-check in het hoofdstuk
Behandelscherm.
Overzichten. Biedt de mogelijkheid van een snel overzicht van bepaalde gegevens. Zie hierover
Overzichten bij patiënten.
Pagina 55 van 254
Nieuwe patiënt aanmaken
Als u een nieuwe patiënt wilt aanmaken, klik dan op “nieuw”
in de subknoppenbalk. Het systeem
kent zelf een patiëntnummer toe, één hoger dan het laatst beschikbare nummer. Vul de gewenste
gegevens in; eventuele lichtgrijze velden zijn geïmporteerd vanuit de externe patiëntenadministratie
en kunnen niet gewijzigd worden door de gebruiker. Sla de ingevoerde patiëntgegevens op met het
groen vinkje.
Voor een toelichting op de velden van deze kaart, kijkt u in het hoofdstuk “Bewerkscherm”.
Weergaves patiëntenkaart
De patiëntenkaart kent 2 weergaves: het bewerk- en het behandelscherm. U kunt tussen de
weergaven wisselen door op de juiste kant van de knop te klikken:
Pagina 56 van 254
U krijgt dan één van de volgende schermen te zien.
Behandelscherm
Pagina 57 van 254
Bewerkscherm
Hieronder gaan we op beide schermen in.
BEHANDELSCHERM
De patiëntenkaart in het behandelscherm kent 3 weergaves: de status, bewerk- en de
behandelmodus. U kunt tussen de weergaven wisselen door op de juiste kant van deze knop te
klikken:
U krijgt dan één van de volgende schermen te zien.
Pagina 58 van 254
Status praesens
Behandelmodus
Pagina 59 van 254
Planmodus
Onder deze knop vindt u de koppelingen met programma’s waarmee u Röntgenfoto’s kunt
bekijken. U vindt de koppelingen onder Beheer -> Instellingen -> Koppelingen.
Het scherm van het behandelscherm kent 4 hoofdvlakken:
-
1. patiënteninformatie aan de bovenkant
2. overzicht van mogelijke prestatiecodes aan de linkerzijde
3. een grafisch overzicht van de status praesens rechts in het midden en
4. de behandelgegevens aan de onderzijde rechts.
Pagina 60 van 254
Patiënteninformatie
Grafisch overzicht
Overzicht
prestatiecodes
Behandelgegevens
PATIËNTENINFORMATIE
Hier bevindt zich informatie, die deels is overgenomen uit het algemene deel van de kaart (zie het
bewerkscherm).
Bij “Saldo” ziet u een melding als de machtiging overschreden wordt. Deze saldomelding van de
overschrijding van de behandelduur en van de techniekkosten wordt alleen getoond als er een actief
bijzonder tandheelkundeplan is.
Adresgegevens
Linksboven vindt u de adresgegevens van de patiënt. Klikt u op de adresgegevens, dan springt Oase
naar het bewerkscxherm. Ukunt dan de adresgegevens desgewenst aanpassen. Klikt u met uw
rechter muisknop op deze gegevens, dan opent een mogelijkheid om een afspraak- of adreskaartje te
printen.
Pagina 61 van 254
U kunt in de “Adres”-modus aanvinken of u het patiëntnummer en geboortedatum wilt afdrukken. Bij
de “Sjabloon”-modus kunt u een door u aangemaakt sjabloon kiezen.
Bij adresetiketten is het mogelijk om ook adressen van verzekeraar, verwijzers e.d. te printen.
U kunt deze (adressen van) verzekeraars en verwijzers definiëren via de knop “Brieven”. De
verzekeraars en verwijzer moeten dan wel zijn ingevoerd bij Verzekeraars of Externe adressen (zie
onder Beheer).
Een groene cirkel met een getal erin betekent dat de patiënt andere gezinsleden heeft.
Pagina 62 van 254
Klikt u op dit rondje, dan opent een scherm, waarin u een ander gezinslid kunt selecteren.
Patiëntgegevens
U kunt de patiëntgegevens aanklikken om naar de bewerkmodus te springen (waar deze gegevens
zijn ingevoerd). De leeftijd van de patiënt wordt hier ook getoond. Bij patiënten jonger dan 18 jaar
wordt ook het aantal maanden weergegeven.
Klok
Bovenin de behandelkaart staat een behandelklok, die begint op het moment dat het behandelscherm
van een patiënt geopend wordt. Als er een andere patiënt gekozen wordt, begint hij opnieuw, of als u
op de klok klikt.
Stopwatch
Naast de tijd is een stopwatchknopje toegevoegd (met als sneltoets CTRL+W). Met links/rechts
klikken op het plaatje, kunt u +1/-1 minuut aan de stopwatchtijd veranderen. De klok verschijnt
rechtsboven in beeld. Als u op de secondes links/rechts klikt, dan kunt u ± 15 seconde kiezen, met
klikken op de minuten ± 1 minuut. Na de ingestelde tijd klinkt er een geluidssignaal en verandert de
tijdsweergave van groen naar rood.
Er kan per gebruiker aangegeven worden of de stopwatch in de behandelkaart geluid maakt. Zie
daarvoor Beheer -> Gebruikers.
Betekenis van de (kleur van de) knoppen
Er bevindt zich een aantal knoppen: Diagnostiek, UZI-check, COV-check, de anamnese, de DPSI, de
parostatus, afspraken/te plannen en memo’s. De kleuren van deze knoppen kunnen wijzigen.
Diagnostiek
Het aanklikken van deze knop opent het volgende scherm.
Pagina 63 van 254
Dit scherm kent 4 weergaves, “Zorgplan”, “Algemene anamnese”, “Orthodontie” en “Angstscores”, te
selecteren door de knop linksboven.
Zorgplan
Het zorgplan bestaat uit een samenvatting van een aantal al eerder ingevoerde gegevens,
gecombineerd met de mogelijkheid om informatie toe te voegen. De grijze velden bestaan uit de
eerder ingevoerde gegevens, de witte velden zijn vrij invulbaar. De informatie die u hier toevoegt,
wordt ook in het behandelplan van de patiënt zichtbaar.
De informatiebronnen zijn:
Medische anamnese: de medische anamnese onder de knop “Anamnese” in de patiëntenkaart.
Diagnose uit algemene anamnese: de samenvatting uit de algemene anamnese, onder de knop “Alg.
anamnese” van diagnostiek.
Pagina 64 van 254
Angstscores: samenvatting van angstscores onder de knop “Angstscores” van diagnostiek.
DPSI en Paro: samenvatting van de DPSI en parostatus onder de knoppen “DPSI” en “Parostatus” in
de patiëntenkaart.
Synopsis: dit zijn de behandelnotities uit de patiëntenkaart.
Revisie: een overzicht van de geplande afspraken.
Notities: overzicht vanuit het memoblok: memo’s onder de knop “Memo’s” in de patiëntenkaart.
Prestaties: alle prestaties uit het / de behandelplan(nen).
Pagina 65 van 254
Met de knoppenbalk onder in het schem kunt navigeren naar het/de behandelplan(nen).
In de mouse-over van deze knoppen ziet u sneltoetsen, die u ook kunt gebruiken. De knop “Wijzig”
brengt u naar het behandelplan, dat u kunt aanpassen. Met de knop “Nieuw” maakt u een nieuw
behandelplan aan. Klik op “Ok” om de invoer te bevestigen en op te slaan.
Algemene anamnese
U kunt hier de algemene anamnese van de patiënt invoeren. Klik op een van de grijze regels voor de
specifieke onderdelen.
Pagina 66 van 254
Door het aanklikken van de codes wordt de regel geselecteerd, en rood van kleur. Ook verschijnt er
een melding in het vak “Samenvatting” aan de rechterzijde van dit scherm. U kunt in deze lijst scrollen
met behulp van de scrollbalk aan de rechterzijde van de lijst.
U kunt zelf opmerkingen toevoegen in het opmerkingenscherm rechtsonder. Tevens kunt u onder het
vak “Opmerkingen” de centrumindicatie en de diagnosecode aangeven via een dropdownlijst.
Orthodontie
Hier kunt u de juiste gegevens invoeren of aanvinken. Sla de gegevens op door op “Ok” te klikken.
Angstscores
U kunt hier de diverse angstgegevens invoeren. De bijbehorende scores worden direct getoond in het
scoreveld aan de rechterzijde.
Klik op “OK” om de ingevoerde gegevens te bewaren. Met “Verwijderen” verwijdert u alle eerder
opgeslagen gegevens; “Afbreken” zorgt er voor dat de niet-opgeslagen gegevens worden verwijderd.
UZI-check
Rood: check is nog niet uitgevoerd. Blauw: check is uitgevoerd.
Pagina 67 van 254
Hiermee kunt het BSN (Burgerservicenummer) en het adres van de patiënt controleren, als u deze
knop aanklikt. In de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) kunt u
lezen of deze check is uitgevoerd of niet. U kunt dit ook aan de kleur van de knop zien (zie hierboven).
Als u de knop UZI-check aanklikt, dan vergelijkt Oase de gevonden gegevens met de gegevens die in
Oase bekend zijn.
Als er afwijkingen gevonden worden tussen Oasegegevens en gevonden gegevens, dan geeft Oase
dat aan (zie bovenste regel). In dit geval wijken de naam van de patiënt en de postcode af van de
gevonden gegevens. U heeft de keuze om de gevonden gegevens over te nemen; klik dan “Gegevens
overnemen” aan.
U kunt, om overschrijving van de huidige gegevens onmogelijk te maken, de UZI-check blokkeren. Zie
hiervoor het onderdeel “Overig (tabblad van patiënt)”.
COV-check
Rood: check is vandaag nog niet uitgevoerd. Blauw: check is vandaag uitgevoerd.
Hiermee kunt u de verzekeringsgegevens van de patiënt controleren. In de mouse-over (tekst die
verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) kunt u lezen of deze check vandaag is uitgevoerd of
niet. U kunt dit ook aan de kleur van de knop zien (zie hierboven).
Als u de knop COV-check aanklikt, dan vergelijkt Oase de gevonden gegevens met de gegevens die
in Oase bekend zijn.
Pagina 68 van 254
Als er afwijkingen gevonden worden tussen Oasegegevens en gevonden gegevens, dan geeft Oase
dat aan (zie bovenste regel). In dit geval wijken de naam van de patiënt en de postcode af van de
gevonden gegevens. U heeft de keuze om de gevonden gegevens over te nemen; klik dan “Gegevens
overnemen” aan.
U kunt de COV-check ook uitvoeren door in de patiëntenlijst de juiste patiënt te selecteren en op de
rechter muisknop te klikken.
Medische anamnese
Rood: nog niet ingevuld. Blauw: ingevuld.
Na het aanklikken van de knop “Anamnese” verschijnt een invulscherm, waarin u uw bevindingen kunt
noteren. U kunt hier ook de behandelaar invullen.
Pagina 69 van 254
De medische anamnese kan ook in het Engels getoond of geprint worden.
U kunt Engels als standaard taal instellen bij patiënten. Zet dan in de patiëntenkaart in de
Bewerkmodus in het subtabblad “Overig” de taal op Engels.
Klik op de groene cirkel met het witte plusje voor een nieuwe anamnese; er wordt dan de datum van
vandaag ingevuld in het veld onder “Anamnese”. Hier kunt u ook eventuele eerdere versies oproepen
via de dropdownlist.
De overige knoppen hebben de volgende functie:
Pagina 70 van 254
met deze knop kunt u de ingevoerde gegevens van de anamnese verwijderen. Let op, u wist al
uw ingevoerde gegevens van deze anamnese. Oude anamneses blijven bewaard.
Dit is de knop waarmee u de datum van een eerdere anamnse kunt aanpassen.
De knoppen “Ingevulde medische anamnese afdrukken” en “Lege medische anamnese
afdrukken” kunt u gebruiken om een gevuld, respectievelijk leeg anamneseformulier te printen, of in
een ander (bijvoorbeeld PDF-) bestand om te zetten.
Bij “behandelaar” kunt u de juiste behandelaar selecteren uit een dropdownlijst met medewerkers.
Vul vervolgens de vragenlijst in door op “Ja” of “Nee” te klikken. Bij een aantal vragen zijn er
subvragen, zodra u “Ja” invult. Ook verschijnt er bij “Ja” een melding ervan in het vak “Samenvatting”
aan de rechterzijde van dit scherm. De ASA-Score ziet u eveneens bovenaan het scherm.
U kunt aangeven of u al of niet het ingevoerde anamnese-onderdeel wilt tonen bij het openen
van de patiëntenkaart. Dat doet u door het aanklikken van dit symbool aan het het eind van een
anamneseregel. Met streep betekent “niet tonen”, zonder streep betekent “tonen”.
Pagina 71 van 254
Klikt u de rode cirkel met het witte uitroepteken in de rechter bovenhoek aan, dan zijn de
waarschuwingen, die bij de anamnese horen, zichtbaar. Klikt u deze knop weer uit, dan ziet u alleen
een kort overzicht van de ingevoerde anamnese van de patiënt.
Bij de opmerkingen kunt u zelf tekst toevoegen aan de opmerkingen die Oase al zelf neerzet. “Toon
bij openen patiëntenkaart” zorgt ervoor dat de opmerking (en de samenvatting) wordt getoond,
wanneer u de patiëntenkaart opent.
“Anamnese is volledig ingevuld” vinkt u aan als u de anamnese volledig hebt ingevoerd. Zolang u dit
vakje niet heeft aangevinkt, is de tekst “Anamnese” op het tabblad grijs, en verschijnt er een “A” achter
de naam van de patiënt in de agenda en in de patiëntenlijst.
Er kan ondertekend worden door de patiënt en de behandelaar via een zogenaamde signpad. U kunt
ook een handtekening scannen en aan de anamnese toevoegen. Klik op “Handtekening (niet
getekend)”. Het volgende scherm verschijnt.
Klik dan op de patiëntknop of het patiëntveld om de scanner of de signpad te openen. Het veld “Bezig
met scannen” verschijnt, en de mogelijkheid om een apparaat te selecetern. Klik de juiste optie aan,
en voer de aanwijzingen van het gekozen apparaat uit. Het scannen en invoeren begint, en het
resultaat wordt in het patiëntveld getoond. De patiëntknop wordt groen, en de datum wordt ingevoegd.
Doe vervolgens hetzelfde met de knop of het veld van de behandelaar. Het resultaat ziet er dan als
volgt uit.
Wilt u een handtekening opnieuw invoeren, klik dan nogmaals de patiëntknop of het patiëntveld aan.
Klik vervolgens op “Sluiten”. In het anamnesescherm verandert de tekst “niet getekend” in de datum
van de handtekeningen.
Pagina 72 van 254
U kunt aangeven of de patiënt met een rolstoel komt of een tillift nodig heeft door de vinkjes onderaan
te gebruiken. Er verschijnt dan een symbool bij de afspraak in de agenda:
Rolstoel en tillift
Klik op “OK” om de ingevoerde wijzigingen op te slaan.
Bij een anamnese met een ASA-score van III of hoger, wordt de achtergrondkleur van de
patiënteninformatie rood.
DPSI
De knop DPSI dient om de conditie van het tandvlees in kaart te brengen. Als u deze knop aanklikt,
dan verschijnt er een overzicht van vorige DPSI-metingen in beeld. U kunt een nieuwe meting
toevoegen door op de knop “Nieuwe meting” te klikken.
Grijs: er is niets ingevuld. Blauw: DPSI is ingevuld en toont de hoogste score.
Er is in dit geval een meting ingevoerd; de hoogste score van deze patiënt is 2 (categorie A).
Als u op de knop klikt opent het volgende scherm. De datum is al ingevuld. U kunt deze desgewenst
wijzigen. Ook kunt u aangeven wie de behandelaar is door deze te selecteren uit het dropdownmenu
bij het veld “Behandelaar”.
Pagina 73 van 254
Bij “Elementen” kunt u per element aangeven wat de status is van het tandvlees. Via een dropdownmenu kiest u uit de diverse scores.
In het vak onder het kopje “Meting” verschijnen de hoogste scores voor de betreffende sectie. U ziet
hieronder een voorbeeld. De hoogste score wordt ook in tekst vermeld in het vak, en op knop DPSI in
het behandelscherm.
Pagina 74 van 254
Onder in het scherm kunt u verdere informatie aanvinken, en de elementen bij de pocketdiepte
aangeven. U kunt ook aangeven welke instructie u aan de patiënt meegeeft, en wanneer een
vervolgbehandeling plaats moet vinden. Al deze informatie is puur voor naslag opgenomen; er worden
geen vervolgacties in het programma in gang gezet.
De informatie voor de patiënt kunt u meegeven via de knop “Print uitleg”. Er verschijnt een scherm
met alle informatie die voor de patiënt relevant is. U kunt dit printen of exporteren naar PDF, en dan emailen.
De informatie voor een collega-zorgverlener kunt u printen of verzenden via de knop “Print score”. Er
verschijnt een scherm met patiëntinformatie, die u kunt printen of exporteren naar PDF, en dan emailen.
Als u de invoer bevestigt met een klik op “Ok”, dan verschijnt uw invoer in samenvatting in het scherm
met het overzicht van de DPSI-metingen.
Door hier op “OK” te klikken, gaat u terug naar het behandelscherm.
Parostatus
Grijs: er is niets ingevuld. Blauw: parostatus is ingevuld.
Pagina 75 van 254
Klik op de knop Parostatus. Bij een eerste meting opent direct een parostatusscherm. Is er al een
eerdere parostatus ingevuld, dan opent een overzichtsscherm. Bij een vervolgmeting ziet u de
belangrijkste gegevens van de eerdere meting overzichtelijk onder elkaar.
U kunt door de knop “Nieuwe parostatus” een scherm oproepen waarin, u de meetresultaten van een
bepaalde datum voor de patiënt kunt opnemen.
De volgende gegevens van de status praesens (als deze is ingevuld) worden bij de parostatus
overgenomen:
Pagina 76 van 254
U kunt hier per element aangeven wat de (gewijzigde) status is. Door op een element te gaan staan,
en de rechtermuisknop aan te klikken, kunt u het element een andere status toekennen.
Deze status wordt echter NIET terug overgenomen in de status praesens; wilt u in de status praesens
een wijziging aanbrengen, dan moet u dat in het grafisch overzicht van de status praesens doen.
U kunt van alle metingen de invoer met het toetsenbord doen; de invoer verloopt van buiten- naar
binnenzijde van het element 18 naar 11, 28 naar 21, vervolgens van 38 naar 31 en ten slotte van 48
naar 41.
U kunt inzoomen door een van de kwadranten aan te klikken in het veld rechtsboven.
Inzoomen en sneltoetsen
Een andere manier om in te zoomen is om de sneltoetsen te gebruiken, of de “scroll”-functie van uw
muis.
Pagina 77 van 254
Mobiliteit. Klik met de linkermuisknop in het vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven
klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de
invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij
meerdere elementen kunt invoeren.
Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende
elementen allemaal de status “Horizontaal, 1 – 2 mm”.
Furcaties. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te
blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren.
Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze
bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren.
Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende
meetpunten allemaal de status “ > 3 mm”.
Botafbraak. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door
te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren.
Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze
bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren.
Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende
meetpunten allemaal de status “ Horizontaal, > 1/3 mm”.
AN (aanhechtingsniveau) De waarde bij AN wordt automatisch berekend als LG en pocketdiepte zijn
ingevuld.
LG (lokalisatie gingiva). Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element.
U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer
selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op
eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren.
Pagina 78 van 254
Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende
meetpunten allemaal de status “ 2 mm”.
De bij LG ingevoerde waarde ziet u ook grafisch weergegeven bij het elementnummer in de vorm van
een grotere of kleinere grijze kolom.
Grafische aanduiding van lokalisatie gingiva.
Plaque. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te
blijven klikken de juiste invoer selecteren.
Bloeding, Pocketdiepte. De resultaten van deze metingen worden in een vak weergegeven, maar u
moet deze wel beide apart invoeren. Dat doet u als volgt. Klik op de bovenste helft van het juiste vak
voor de invoer van de bloeding, en op de bovenste helft van het juiste vak voor de invoer van de
pocketdiepte.
U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer
selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op
eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren.
Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende
meetpunten allemaal de status “pus” of “2 mm”.
Vergelijken
Pagina 79 van 254
Met de knop “Vergelijken” kunt u de pocketdieptes van verschillende metingen vergelijken. Klik deze
knop aan en selecteer een vorige meting. Wat de vergelijking aangeeft, is het pocketdiepteverschil
met de vorige status, dus relatief en niet de absolute diepte van de vorige status. Neemt de
pocketdiepte toe in vergelijking tot de eerdere meting, dan kleurt het getal rood; bij afname wordt dit
weergegeven in groen.
U kunt met sneltoets [a] wisselen tussen het vergelijk- en normale scherm (uiteraard indien er een
vorige parostatus aanwezig is). De absolute pocketdiepte zelf blijft gewoon zichtbaar.
Het paro-protocol kan aangegeven worden met een kleur er aan gekoppeld.
Onderin het scherm vindt u de mogelijkheid om notities toe te voegen over de diagnose, en het
behandelplan. Deze tekst ziet u terug in het overzichtsscherm.
U kunt de ingevoerde metingen weer snel verwijderen met de “Verwijderen”-knop onder in het scherm.
Let op: hiermee is alle niet opgeslagen invoer definitief verdwenen.
Door het aanklikken van “OK” slaat u de ingevoerde gegevens op. Hiermee keert u terug naar het
behandelscherm. De belangrijkste informatie en de kleur is nu zichtbaar in de behandelkaart.
Door de knop “Parostatus” opnieuw aan te klikken kunt u een bestaande parostatus bewerken/printen
of een nieuwe parostatus invoeren.
Er is een aantal bijzondere velden beschikbaar voor parogegevens, die u kunt gebruiken in sjablonen.
[VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE1ELEMENTEN] toont de elementen, waarvan de furcatie 1 is.
[VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE2ELEMENTEN] toont de elementen, waarvan de furcatie 2 is.
[VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE3ELEMENTEN] toont de elementen, waarvan de furcatie 3 is.
[VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE1] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 1 is.
Pagina 80 van 254
[VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE2] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 2 is.
[VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE3] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 3 is.
[VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 1, 2 of 3 is.
Bijvoorbeeld bij 2 elementen met furcatie 2, 1 element met furcatie 2, en 2 elementen met furcatie 3 is
het resultaat:
I: 2
II: 1
III: 2
[VELD PATIENT.#PARO,MOBIEL] toont het aantal mobiele elementen
[VELD PATIENT.#PARO,MOBIELELEMENTEN] toont de mobiele elementen
[VELD PATIENT.#PARO,POCKETS1TM3ELEMENTEN] toont de elementen met pockets van 1 tot en
met 3 mm.
[VELD PATIENT.#PARO,POCKETS4TM5ELEMENTEN] toont de elementen met pockets van 4 en 5
mm.
[VELD PATIENT.#PARO,POCKETS6ELEMENTEN] toont de elementen met pockets van minimaal 6
mm.
[VELD PATIENT.#PARO,POCKETS1TM3]: toont het aantal elementen met een pocket tussen 1 en 3
mm en geen pockets hoger dan 3.
[VELD PATIENT.#PARO,POCKETS4TM5]: toont het aantal elementen met een pocket tussen 4 en 5
mm en geen pockets hoger dan 5.
[VELD PATIENT.#PARO,POCKETS6]: toont het aantal elementen met een pocket van 6 of hoger.
De code [VELD PATIENT.#PARO,<naam>], zoals [VELD PATIENT.#PARO,BLOEDING], toont de
waardes van de meest recente parostatus.
Bij het gebruik van [VELD PATIENT.#PARO2,<naam>], wordt de informatie van de vorige parostatus
gebruikt. Zo kunt u doornummeren.
[VELD PATIENT.#PARO3,BLOEDING] geeft de informatie betreffende de bloeding van de twee-nade-laatste meting.
[VELD PATIENT.#PAROVERGELIJK, POCKETS1TM3] geeft het aantal elementen van de meest
recente parostatus weer, vergeleken met de vorige parostatus. Als bijvoorbeeld de vorige keer er 6
elementen waren met pockets 1-3, en bij de huidige meting 2, dan is de uitkomst van dit veld -4.
U vindt meer informatie over het maken en het gebruik van sjablonen in het desbetreffende hoofdstuk.
Agendastatus
Pagina 81 van 254
Meestal zult u hier de modus “Planbaar” aantreffen. Er kan dan een nieuwe afspraak met de patiënt in
de agenda worden ingevoerd. Dit is niet mogelijk in de volgende twee gevallen:
-
-
Agendastatus “Geblokkeerd”; in het bewerkscherm is dan bij het tabblad Overig een vinkje
gezet bij “Agenda geblokkeerd”. U kunt deze optie gebruiken als u niet wilt dat er voor deze
patiënt nieuwe afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld omdat de patiënt nog niet aan zijn of
haar financiële verplichtingen heeft voldaan.
Agendamodus “Plan in wacht”; in het bewerkscherm is dan bij het tabblad Behandelplan de
modus “wachten” aangezet.
Afspraken
De knop “Afspraken” geeft de mogelijkheid voor de zorgverlener om nieuwe afspraken klaar te zetten
om ingepland te worden. Staan er een of meerdere afspraken klaar om te worden ingepland, dan
verandert de knop in “Te plannen”.
De getallen geven aan hoeveel afspraken, respectievelijk te plannen afspraken er reeds zijn voor deze
patiënt.
Zo kan een zorgverlener een of meerdere afspraken voorstellen, en de agendabeheerder kan de
afspraken (samen met de patiënt) vervolgens inplannen. Dit werkt als volgt.
Om een nieuwe afspraak voor te stellen, klikt u op de knop “Afspraken” (of “Te plannen.”). De planner
opent, met een overzicht van reeds gemaakte en ingeplande (lopende) afspraken onderin, en reeds
voorgestelde afspraken in het bovenste deel van de planner (Te plannen afspraken).
Wilt u (nog) een te plannen afspraak toevoegen, klik dan op <klik om een nieuwe afspraak klaar te
zetten>.
Op de regel kunt u dan invullen hoe lang de afspraak moet duren bij “Duur”, en indien nodig, hoeveel
dagen er tussen deze afspraak en de vorige moet zitten bij “dagen tussen”, de afspraakcode, een vrije
omschrijving, de zorgverlener en het behandelplan. Klik dan op “OK” om de afspraak in de te plannen
lijst op te nemen. Deze lijst is zichtbaar in de agenda via de knop “Te plannen”. Hier staan alle de te
plannen afspraken.
Pagina 82 van 254
Wilt u een te plannen afspraak verwijderen, ga dan op de te plannen afspraak staan en klik dan op de
rechtermuisknop. Klik “Wis de geplande afspraak” aan. De afspraak wordt dan gewist.
Brieven
Als u de knop “Brieven” aanklikt, verschijnt er een scherm met de mogelijkheid met derden te
corresponderen.
U kunt hierbij kiezen of u een e-mail of een (papieren) brief wilt versturen. Dit kiest u via de knop
linksboven “E-mail / Papier”.
E-mail
Pagina 83 van 254
E-mailen werkt als volgt.
Kies als eerste de geadresseerden, en hoe u de geadresseerden wilt benaderen (via “Aan”, “CC” of
“BCC”). U kunt een geadresseerde kiezen uit de drop-downlijst van de externe adressen. Daarbij
wordt de lijst gefilterd op basis van wat er bij de externe adressen in het veld “Categorie” is ingevoerd.
Oase toont bijvoorbeeld geen apothekers bij de doorverwijzers of huis(tand)artsen.
Om een mail via “Aan” te verzenden, kan deze slechts naar 1 geadresseerde. Deze geadresseerde
krijgt een rode veldaanduiding.
Oase controleert bij het aanvinken van “Aan” of “(B)CC” of er een mailadres beschikbaar is van de
geadresseerden. Is dit niet zo, dan krijgt u hiervan een melding. Breek dan de brief af en vul eerst het
mailadres in.
Let op! Oase bewaart een afgebroken mail niet! Ontbreekt er een mailadres (of een bijlage), dan
kunt u dat/deze alleen toevoegen door eerst de mail af te breken. U bent dan de door u
Pagina 84 van 254
ingevoerde (tekst)aanpassingen kwijt. Mailadressen aanvullen van derden doet u onder Beheer
-> Externe adressen.
Oase vult als afzender automatisch de behandelaar in; u kunt een andere afzender kiezen uit de dropdownlijst met medewerkers.
U kiest een sjabloon bij het veld Sjabloon. Dit kan alleen als er van het gekozen sjabloon een variant
in HTML-formaat bestaat. Alleen HTML-sjablonen zijn geschikt om via e-mail te versturen.
U krijgt de tekst van het sjabloon te zien, met eventuele gegevens, zoals patiëntnaam, al ingevuld.
U kunt hier eigen tekst aan toevoegen of de bestaande tekst wijzigen.
Vervolgens kiest u de afzender en het (mail)adres van de afzender.
Tenslotte kunt u eventuele bijlagen toevoegen door de gewenste bijlagen aan te vinken en door
documenten of foto’s toe te voegen via de knoppen bij “Externe bestanden”. U kunt de bijlagen inzien
(en desgewenst printen) door op het vergrootglas te klikken.
Pagina 85 van 254
Inzien en aanvinken van bijlagen
Klik, zodra u klaar bent, op “Verzenden”. U krijgt een melding wanneer de e-mail verzonden is. Het is
ook mogelijk om de e-mail op te slaan en later verder te bewerken en te verzenden. Kies dan
“Opslaan”. U kunt opgeslagen en verzonden mail terugvinden onder de knop “E-mail”.
Dubbelklikken op de mail opent een scherm met de tekst van de mail, zonder de eventuele bijlagen.
Via de Verstuur-knop kunt u controleren of de e-mail verzonden is. Reeds verzonden e-mails kunt niet
nogmaals verzenden.
Oase onthoudt de geadresseerden; bij een volgende nieuwe e-mail zijn deze ingevuld. U kunt dan
alleen de “Aan”-, “CC”- of “BCC”-vinkjes aan te zetten, of desgewenst de geadresseerden aanpassen.
Papieren brief
Pagina 86 van 254
U kunt hier als volgt een brief genereren. Kies een sjabloon uit de dropdownlijst. Oase vult als
afzender automatisch de behandelaar in; u kunt een andere afzender(adres) kiezen uit de dropdownlijst (met medewerkers).
Afhankelijk van het gekozen sjabloon verschijnt er een printericoontje achter één of meerdere velden
met geadresseerden. Voeg diegenen toe aan wie u een brief wilt sturen, en klik op het printericoontje
achter de ingevoerde naam.
U kunt een geadresseerde kiezen uit de drop-downlijst van de externe adressen. Daarbij wordt de lijst
gefilterd op basis van wat er bij de externe adressen in het veld “Categorie” is ingevoerd. Oase toont
bijvoorbeeld geen apothekers bij de doorverwijzers of huis(tand)artsen.
Er opent een scherm in Word. U kunt hier eigen tekst aan toevoegen of de bestaande tekst wijzigen,
zoals u gewend bent in Word.
Vervolgens kunt u de brief printen via “Bestand -> Print”.
Pagina 87 van 254
Bij het sluiten van het document kunt u kiezen of u het document wilt bewaren. Het wordt dan
opgeslagen bij de patiëntenkaart in de behandelmodus (tabblad Documenten).
Oase onthoudt de geadresseerden; bij een volgende nieuwe e-brief zijn deze ingevuld. U kunt dan
desgewenst de geadresseerden aanpassen.
Maakt u binnen 4 uur nogmaals een brief aan, gericht aan dezelfde persoon of instantie, dan
overschrijft Oase de bestaande brief. Bij langere tussenposes wordt een nieuwe brief aangemaakt en
bewaard.
Bitewing
[geen] geeft aan dat er geen bitewing is gemaakt. U kunt bij het tabblad Overig in het bewerkscherm
aangeven of het nodig is om een bitewing te maken. Vinkt u “Geen bitewings maken” aan, dat toont
het scherm in het behandelscherm: [niet nodig]. Dit kan het geval zijn bij bijvoorbeeld een patiënt met
volledige prothese.
Pagina 88 van 254
Is er een bitewing gemaakt, dan verschijnt de datum.
U kunt per patiënt de bitewingfrequentie aangeven. Als u daar niets invult, dan gebruikt Oase de
globale instelling die bij “Beheer->Instellingen->Oase” in het veld “Bitewing frequentie” staat ingevuld.
Als hier het vinkje “Bitewing waarschuwing” staat aangevinkt, dan verschijnt er in de agenda naast de
patiëntnaam een ”BW”-icoontje
als het weer tijd is voor een nieuwe bitewing.
Betaalgedrag
U heeft hier de opties [standaard] en [Direct betalen]. De laatste optie zet u aan in de patiëntenkaart
bij het subtabblad Overig: “Direct betalen”.
Pagina 89 van 254
Memo’s
Deze knop biedt u de mogelijkheid om memo’s over deze patiënt in te voeren. Het verschil met de
algemene berichtenoptie rechtsboven in het scherm is dat de memo betrekking heeft op de specifieke
patiënt. Het cijfer in de rode cirkel geeft aan hoeveel memo’s zijn ingevoerd.
Klik op de knop Memo’s, of gebruik de sneltoets [Ctrl + m]. Het volgende scherm verschijnt als er al
memo’s voor de patiënt bestaan. In de lijst vindt u eventuele notities, gemaakt in het bewerkscherm,
en eerdere memo’s.
Bij de eerste memo verschijnt direct het invoerscherm.
Pagina 90 van 254
Voor een nieuwe memo: voer uw tekst in. U kunt aangeven in welke categorie de memo valt, vanuit
wie de memo verstuurd wordt en u kunt eventueel een kleurcode aangeven. U kunt de memo
doorsturen, als “sticky” op uw scherm “plakken” of er een “Agenda alert” van maken. Alle
mogelijkheden zijn te combineren.
Wanneer u voor “Agenda alert” kiest, wordt die memo getoond wanneer in de agenda die patiënt
gekozen wordt. Zie het voorbeeld hieronder: de “Agenda alert” wordt getoond zodra de patiënt
geselecteerd wordt in de afsprakenplanner bij de Agenda.
Een “sticky” (zichtbaar als ‘post-it’ bovenop het behandelscherm) memo ziet er als volgt uit.
Pagina 91 van 254
De memo kunt u over het scherm verplaatsen door deze aan te klikken en aangeklikt de muis te
verschuiven. Door op het kruisje rechtsboven in de memo te klikken verwijdert u de memo.
Gebruikt u de “Verstuur”-knop, dan kunt u een memo bij deze patiënt toevoegen bij deze
patiëntenkaart, zichtbaar voor de - door u bepaalde - gebruikers. U krijgt bij het aanklikken van de
“Verstuur”-knop een selectielijst te zien van de medewerkers aan wie u de tekst wilt verzenden. Het
bericht verschijnt bij de geselecteerde medewerkers in het berichtenscherm in de hoofdknoppenbalk.
Oase houdt bij wanneer u de memo heeft verstuurd, wanneer deze gelezen is, en wanneer het
antwoord is binnengekomen. Bij het versturen van een memo (vanuit een patiënt) aan een ander
gebruiker, kan bij het antwoord daarop ook de patiëntenkaart geopend worden.
Factureren en Openstaand
Pagina 92 van 254
Deze items geven een overzicht van te factureren en openstaande bedragen van deze patiënt in het
rood. Als er een negatief bedrag aan openstaande facturen is, dan wordt dit in groen getoond.
Klikt u op het te factureren bedrag, dan krijgt u de mogelijkheid de factuur aan te maken en te printen.
Klikt u op “Betaald <bedrag>”, dan kunt u het bedrag aanpassen dat betaald wordt.
U kunt het aantal te printen facturen aangeven met het – 1 + knopje. U kiest het juiste sjabloon met de
dropdown bij het veld “sjabloon”. U klikt hierna aan hoe de factuur wordt voldaan. Als de factuur nog
niet is voldaan, klikt u op “Afbreken”.
Klikt u op het openstaande bedrag, dan springt Oase naar het tabblad Facturen in het bewerkscherm.
U krijgt dan een overzicht over de openstaande facturen.
Met het eurotekensymbooltje kunt u een factuuroverzicht oproepen. Dit overzicht toont diverse
factuurgegevens van het huidige en voorgaande jaar.
Afbeelding
Klikken op de afbeelding geeft u de mogelijkheid een foto van de patiënt in te voeren, via scanner,
webcam of via een bestand.
Pagina 93 van 254
Naast de foto worden de behandelende arts(en), de praktijk en het patiënt type getoond.
OVERZICHT PRESTATIECODES
De prestatielijst bevat alle mogelijk prestatiecodes, die u aan de behandeling kunt toevoegen. U kunt
een hoofdcategorie kiezen:
en vervolgens ziet u onder het kopje “prestatielijst” de bijbehorende prestatiecodes. Als u de
orthodontiecodes selecteert in de behandelkaart, dan kunt u in de lijst ook op ABC-categorie
selecteren.
U kunt deze codes zoeken in het zoekveld.
Aan de codes kunnen symbolen zijn toegevoegd.
Het kruisje in zwart geeft aan dat de prestatie een röntgenfoto is.
Een “T” voor de code geeft aan dat er bij deze prestatiecode techniek(kosten) aanwezig kan/kunnen
zijn.
Pagina 94 van 254
Dit wordt bepaald door het aanvinken van “techniek mogelijk” in de kaart van de code in de lijst met
behandelcodes. Zie bijvoorbeeld Code R24:
Als u met uw muis over een prestatiecode gaat, verandert deze van achtergrondkleur. Er verschijnt,
als u met de muis over het linkerdeel van de knop schuift, een groen-wit plusje naast.
Klik u op het groen-witte plusje, dan wordt deze prestatiecode aan de behandelgegevens toegevoegd.
Wilt u een prestatiecode koppelen aan een element, selecteer dan eerst op de prestatiecode in het
midden (deze kleurt rood en het plusje kleurt niet groen), en klik vervolgens op het element in het
behandeloverzicht. U ziet direct bij de behandelgegevens wat u heeft aangeklikt.
Herhaald klikken voegt steeds een prestatiecode toe. De prestatiecodes worden aan een consult
gekoppeld.
Een aantal prestatiecodes bestaat uit een cluster van meerdere behandelcodes. U kunt deze in zijn
geheel aan het consult toevoegen door op de titelregel (zie rode omcirkeling) te klikken.
Pagina 95 van 254
U kunt ook onderdelen aanklikken en deze toevoegen, zoals hieronder,
tenzij u in de prestatiecode (in de lijst behandelcodes) hebt aangegeven dat het hele cluster
geselecteerd moet worden.
In dat geval kunt u de onderdelen deselecteren door ze aan te klikken.
Pagina 96 van 254
Invoerhulp
Per 1 januari 2015 is er een mogelijkheid om via een invoerhulpscherm de prestatiecode te laten
berekenen bij “Conserverend”.
Klik op deze regel en het hulpscherm opent.
In de linker kolom kunt u aangeven welke vlakken het betreft; vervolgens het materiaal en ten slotte
kiest u uit de rechter kolom de relevante overige codes.
Kies ten slotte het juiste element. In de prestatieregel(s), die aan het consult wordt/worden
toegevoegd, staat/staan dan de juiste bijbehorende code(s).
Het hulpscherm VULLING is zelf ook als behandelcode gedefinieerd. Bekijk VULLING in de
behandelcodelijst voor de instellingen van VULLING.
Pagina 97 van 254
U kunt er ook voor kiezen om prestaties te tonen in het scherm bij een element. Zie Het grafisch
overzicht van de status praesens. Bij Behandelcodes kunt u instellen of de betreffende behandelcode
wordt getoond door het aanvinken van “Toon bij bewerk element”.
Wilt u prestatiecodes zonder koppeling aan een consult met de invoerdatum van vandaag toevoegen,
gebruik dan het icoontje naast de behandelgegevens (zie icoontjes behandelgegevens). Wilt u de
prestatiecodes niet vanuit de lijst, maar direct invoeren, dan kan dit met het prestatie-icoontje direct
naast de verrichtingenkaart. Dit geeft u ook de mogelijkheid het tarief aan te passen, vlakken toe te
Pagina 98 van 254
voegen en extra informatie aan de omschrijving van de prestatie-/behandelcode toe te voegen of aan
te passen. Op deze manier voegt u ook techniek aan de prestatie-/behandelcode toe. Dit is ook
naderhand mogelijk door de regel van de prestatiecode dubbel te klikken.
Wilt u een prestatiecode verwijderen uit de behandelgegevens, dan klikt u op de betreffende regel, en
drukt op “Delete” of u gebruikt de rechtermuisknop en selecteert “Wis regel”. U dient deze keuze te
bevestigen met “Ja”.
In de behandelkaart kunt u linksonder bij "kies behandelaar" aangeven welke behandelaar gebruikt
moet worden bij prestatieinvoer. De secundaire medewerker wordt automatisch in het "kies
behandelaar" in de behandelkaart ingevuld indien: a. de afspraak aangeklikt is via de agenda EN de
secundaire medewerker de categorie niet op "assistent" heeft staan EN de primaire medewerker wel
op "assistent" staat.
HET GRAFISCHE OVERZICHT VAN DE STATUS PRAESE NS
Het grafisch overzicht en de behandelgegevens kennen 3 varianten voor de diverse stadia van
behandeling: status praesens, behandelmodus en planmodus. De diverse modi zijn met deze knop
instelbaar.
De modus bepaalt de achtergrondkleur bij de diverse schermen.
Status praesens
Pagina 99 van 254
Behandelmodus
Planmodus
Deze overzichten bieden de mogelijkheid om grafisch de oorspronkelijk staat van de elementen/gebit
weer te geven en grafisch diverse plannen op te stellen op basis van een ingevoerde status praesens.
Ook kunnen uitgevoerde behandelingen weergegeven worden. U kunt zo de status praesens
bijwerken. U kunt dit scherm aan- of uitzetten (om meer ruimte te creëren voor de verrichtingen) door
het aanklikken van de knop “Grafisch”.
De knop “Status / Behandel / Plan” geeft u de mogelijkheid het behandelplan, dat voor de patiënt
opgesteld is of moet worden, te maken, in te zien en te wijzigen. Op deze knop kan zich een cijfer in
een rood kader bevinden, dat het aantal actieve behandelplannen weergeeft; in het voorbeeld is dit 1.
Pagina 100 van 254
De aanbevolen manier om deze modus aan te geven is via de Planmodus, en dan de knop “Kies plan”
gebruiken, of een bestaand behandelplan aan te klikken. Als u op “Plan” klikt, dan verschijnt een
samenvatting van het plan / de plannen in de behandelgegevens. Zie voor een toelichting hierop
onder het kopje “Het behandeloverzicht ” hieronder.
U kunt deze modus inzien, en eventueel invoeren of wijzigen in het bewerkscherm in tabblad
“Behandelplan” bij “Behandelstatus”, zie hieronder in de afbeelding.
Op de grafische overzicht bevint zich een aantal knoppen.
Door het aanklikken van “Prothese” en “Wortels” kunt u de prothese, respectievelijk de wortel en
tandhals van de elementen tonen of verbergen. Dit laatste is handig als er op die niveaus niets
vermeldenswaardig te tonen is, zoals bij een gave dentitie.
Visiquick
De knoppen “Foto’s”, “BW”, “OPG” en “RSP” zijn alleen te zien als het Röntgenfotoprogramma
Visiquick geïnstalleerd staat. Deze knoppen bieden de mogelijkheid om snel foto’s te kunnen inzien, of
in het Oase-scherm te tonen. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dergelijke weergave.
Pagina 101 van 254
Rechts naast de foto zijn er verschillende mogelijkheden om de weergave aan te passen.
Met de knop “Open foto” kunt u direct Visiquick zelf openen, waarbij de foto’s van de betreffende
patiënt direct zichtbaar zijn.
Met de knop “Sluiten” keert u weer terug naar de oorspronkelijke weergave.
Staat er bij het element een zwarte cirkel met een getal, dan zijn er 1 of meerdere foto’s van het
element te zien. Ga met de muis over het element, en het woord “Foto’s” verschijnt. Klik deze aan, en
de meeste recente foto wordt getoond.
Pagina 102 van 254
Informatie per element
Om per element informatie toe te voegen zijn er in ieder modusscherm twee opties:
-
u dubbelklikt op het betreffende element; op deze manier kunt u meer algemene waardes
toekennen die betrekking hebben op het gehele gebit
u gebruikt de rechter muisknop; hiermee kunt u per element op 3 niveaus waardes toekennen.
Hieronder volgen de mogelijkheden van beide opties.
Dubbelklikken
Dubbelklikken op een element geeft een grafisch scherm, waarin u nadere informatie over het elemant
kunt invoeren. De grafische weergave hangt samen met de modus. De staus-prasensmodus heeft een
andere weergave dan de behandel- en Planmodus.
Pagina 103 van 254
Dubbelklikken in de status-praesensmodus.
Dubbelklikken in de behandelmodus.
In de behandelmodus worden behandelcodes getoond. U kunt deze selecteren door ze aan te klikken.
Door op de behandelcodes met de linker/rechtermuisknop te klikken, kunt u het aantal beinvloeden.
Klikt u op “OK”, dan worden de geselecteerde behandelcodes toegevoegd aan het consult.
Oase berekent automatisch de behandelcode bij vullingen, als u de juiste vlakken en het juiste
materiaal aanklikt.
Bij Behandelcodes kunt u instellen of de betreffende behandelcode wordt getoond door het aanvinken
van “Toon bij bewerk element”.
Pagina 104 van 254
U kunt nu op twee manieren informatie invoeren: via de afbeelding van het element met de muis en
via het invoerscherm onder de kop “Wortels” of “Kroon”.
Klikt u met de muis op een deel van het element, dan zal dit deel verkleuren. Zo kunt u aangeven
waar zich de bewerking of toevoeging bevindt, die in het invoerscherm gedefinieerd staat. Ook kunt u
de titels van de verschillende niveaus aanklikken om een algemene waarde aan het betreffende
niveau toe te kennen.
Ook kunt u op de rechter muisknop klikken voor meer opties, zoals bij de wortels. Om gekozen invoer
te wijzigen of ongedaan te maken klikt u per niveau op het plaatje rechts.
Als u (in de status praesens-modus) een melkelement omzet in een blijvend element, dan worden
automatisch alle behandelingen, zoals vullingen en cariës verwijderd.
De wijzigingen in het invoerscherm zorgen voor een grafische aanduiding van de status van een
element. Deze grafische aanduiding blijft zichtbaar in het behandelscherm als u klaar bent met
invoeren. De op deze wijze toegekende waardes per element, kanaal of vlak worden bij verlaten van
dit scherm geminimaliseerd in het grafisch overzicht getoond.
Rechter muisknop
Als u met uw muis in het overzicht op een element staat in een statusscherm van een patiënt, en u
klikt op uw rechtermuisknop, dan verschijnt het volgende menu. Dit menu is vooral bedoeld om de
Pagina 105 van 254
status praesens in te voeren. U kunt met uw muis langs de aangegeven menu-opties bewegen om
een optie te selecteren.
Het menu bestaat uit 7 onderdelen bij de status praesens en de planmodus; bij de behandelmodus 8
onderdelen. Bij de verschillende grafische schermen kent dit menu een andere inhoud. Het stelt u in
staat om selecties en waardes op gebitniveau toe te kennen. Voor elementspecifieke waardes dient u
in het overzicht het element dubbel te klikken.
U kunt hier wijzigingen aanbrengen. De wijzigingen worden definitief zodra u op “Opslaan” klikt. Wilt u
een per ongeluk ingevoerde en opgeslagen behandeling verwijderen uit het grafisch scherm, klik dan
op “Blijvend” of “Melk” onder “Bewerk elementen”. Alle bewerkingen van een element worden dan
verwijderd.
1. Klinische kroon
Hier kunt u de weergave van het element wijzigen; zo kunt u aangeven of het een blijvend
melkelement of wortelrest betreft, of dat het element afwezig is. Kies één van de opties, en u ziet de
door u gekozen optie grafisch weergegeven.
Pagina 106 van 254
Als u (in de status praesens-modus) een melkelement omzet in een blijvend element, dan worden
automatisch alle behandelingen, zoals vullingen en cariës verwijderd.
2. Behandel wortels
Het klikken op “Endo” opent het endobehandelingscherm.
Het schema links bovenin toont alle elementen met eerdere kanaalbehandelingen. Het biedt de
mogelijkheid naar een ander element te navigeren en behandel- en meetgegevens in te voeren
zonder naar het behandelscherm te hoeven terugkeren. Een zachtrode kleur, zoals bij element 13 in
het voorbeeld hieronder, geeft aan dat er een behandeling is ingevoerd bij dit element; deze
behandeling wordt nu niet op het scherm weergegeven. U maakt het endobehandelscherm van dit
element actief door op het zachtrode elementnummer te klikken.
Als u op “Nieuw” klikt, wordt een nieuwe behandeling aan eventuele voorgaande behandelingen
toegevoegd. De nieuwe behandeling kenmerkt zich door de datum, die er aan wordt toegekend. Deze
datum verschijnt automatisch (na het aanklikken van “Nieuw”) in het veld “Endobehandeling”, naast de
knop “Nieuw”. In dit veld kunt u eventuele voorgaande behandelingen kiezen met behulp van de
dropdownknop (het zwarte pijltje naast de datum).
Met de knop “Wissen” wist u de gekozen endobehandeling van een element. Andere behandelingen
van dit element of van andere elementen blijven bestaan.
Pagina 107 van 254
Behandelaar
Hier kunt u aangeven wie de betreffende behandeling heeft uitgevoerd. Kies de juiste behandelaar
met de dropdownknop.
DETI-scorelijst
Vervolgens kunt u de DETI-scorelijst invullen via de DETI-knop. Als er nog geen DETI-scorelijst is
ingevuld, dan is de knop grijs.
Klik op de knop om de DETI-scorelijst te openen.
U kunt in deze lijst de diverse onderdelen aan- en uitklikken. Afhankelijk van het aanklikken van
onderdelen, krijgt de aangeklikte regel een groene (bij “Geen complicaties”) of een rode kleur (bij
iedere andere score). Ook wordt de bijbehorende DETI-score bovenaan het scherm getoond.
Pagina 108 van 254
Klikt u vervolgens op “OK”, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting. Ook
verkleurt de DETI-knop en wordt de DETI-score getoond. Zie het voorbeeld hieronder.
Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het
scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor
“Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.
CEB-scorelijst
Als er een DETI-score B is ingevoerd, dan kunt u via de CEB-knop een invullijst voor de CEBscorelijst. Ook hier geldt dat de knop grijs is, als er nog niets in ingevuld.
Klik op de knop en u ziet het volgende scherm.
Na van het aanklikken van onderdelen krijgt de aangeklikte regel een rode kleur. De bijbehorende
CEB-score en klasse worden bovenaan het scherm getoond.
Pagina 109 van 254
Klikt u vervolgens op “OK”, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting. Ook
verkleurt de CEB-knop en wordt de CEB -score (of vanaf 14 punten de klasse) getoond. Zie het
voorbeeld hieronder.
Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het
scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor
“Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.
Diagnostiek
Om de diagnostiek in te vullen klikt u op de diagnostiekknop.
Het volgende scherm verschijnt.
Pagina 110 van 254
U kunt in deze lijst de diverse onderdelen aan- en uitklikken. Afhankelijk van het aanklikken van
onderdelen, krijgt de aangeklikte regel een groene (bij “Geen symptomen”) of een rode kleur (bij
iedere andere diagnose). Ook kunt u een keuze maken uit een dropdownmenu bij de velden
“Röntgenologisch”, “Vitaliteit” en “Soort behandeling”.
Ten slotte kunt u onder in het scherm (de aanvulling op) uw diagnose vermelden; u heeft hier vrije
tekstkeuze.
Klikt u vervolgens op “OK”, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting.
Pagina 111 van 254
Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het
scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor
“Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.
Behandelgegevens
U kunt vervolgens de relevante gegevens van de behandeling in de kolommen invullen. Ook kunt u
uw eigen opmerkingen toevoegen aan of wijzigen in het scherm.
Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het
scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor
“Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.
In de status-praesensmodus heet deze menukeuze “”Endo uitgevoerd’ en kunt u een
kanaalbehandeling bij het geselecteerde element aangeven.
Pagina 112 van 254
3. Substituten
Hiermee kunt u aangeven waar zich substituten bevinden. U kunt meerdere elementen selecteren
(door het ingedrukt houden van de linker muisknop) en vervolgens een onderdeel uit de lijst
“substituten” (linker muisknop). Alle geselecteerde elementen krijgen dan het zelfde substituut.
Met de knop “Prothese” rechts bovenin het schema kunt u de uitneembare vervanging als het ware
uitnemen en weer terugplaatsten.
Het nogmaals aanklikken van deze knop brengt de oorspronkelijk aangebrachte substituten weer in
beeld.
4. Verbindingen
Hier kunt u de verbindingen tussen prothetische vervangingsdelen onderling en de pijlers weergeven.
Selecteer een of meerdere (door het ingedrukt houden van de linker muisknop) elementen en kies de
bijbehorende verbindingsmethode.
Pagina 113 van 254
5. Overig
Hier kunt u aangeven dat er op de positie van een element een kroon, implantaat of een indirecte
pulpa-overkapping is geplaatst.
6. Selecteer
Hier hebt u de beschikking over de mogelijkheid om snel meerdere elementen van het gebit tegelijk te
selecteren. Ook kunt u kiezen om met een “geresette” status praesens alle bewerkingen ongedaan te
maken en opnieuw met een lege status te beginnen. Alle voorgaande bewerkingen uit het hele gebit
worden dan verwijderd.
Als u deze optie per ongeluk hebt aangeklikt, en u wilt deze actie ongedaan maken, klik dan op
“Afbreken”. De bewerkingen die zijn gedaan na de laatste keer dat u hebt opgeslagen, worden dan
verwijderd.
7. Behandelgegevens
Met deze knoppen kunt u de historie van een element bekijken, of een notitie over het element
toevoegen. U kunt de historie van een element ook bekijken door in het deel behandelgegevens de
knop “Element” aan te klikken.
Voorbeeld status praesens
Na het bewerken van het statusschema zou het resultaat er als volgt uit kunnen zien.
De status praesens van de patiënt met de huidige status van de elementen.
Voorbeeld behandelplan
In de planmodus zijn als voorbeeld de volgende plannen ingevoerd.
Pagina 114 van 254
Behandelplan 1 (Implantaatplan voor de bovenkaak).
Behandelplan 2. Prothetisch plan.
In de behandelmodus is de status praesens overgenomen; na het maken van een afspraak kan de
behandeling beginnen, en kunt u de behandelgegevens invoeren.
Pagina 115 van 254
Behandelmodus voor het uitvoeren van het behandelplan.
Een aantal elementen kan een gekleurd nummer hebben gekregen. De kleuren hebben de volgende
betekenis:
(een onderdeel van) element 46 is onbruikbaar (voor een behandelplan). Dit kan ook gelden
voor een restauratie.
er zit cariës in element 42 en/of de aanwezige restauratie voldoet niet.
HET BEHANDELOVERZICHT
Het behandeloverzicht, ook wel verrichtingenkaart genoemd, bevindt zich onder het grafische
overzicht als voor ‘behandel’ is gekozen. Hier worden alle consulten en de daarbij behorende
behandelingen chronologisch getoond. Afhankelijk van de stand van de aan/uit knoppen aan de
rechterkant van het overzicht worden onderdelen al dan niet getoond.
Statusmodus
In de statusmodus wordt onderin een samenvatting van de patiëntgegevens getoond (Medische
anamneses, DPSI, paro). Ook is er een knop “Print status”. Deze knop geeft de mogelijkheid om de
status praesens en de historie van een (vertrekkende) patiënt te printen. U kunt zelf filteren welke
gegevens u wilt laten printen. U kunt deze status ook als PDF in de behandelkaart bewaren.
Pagina 116 van 254
Planmodus
Voordat u verrichtingen bij het consult kunt invoeren, dient er eerst een behandelplan en machtiging te
zijn. Ingevoerde consulten bij het plan kunnen op eenvoudige wijze in de verrichtingenkaart
overgenomen worden, zodat er geen sprake van dubbele invoer is.
In de Planmodus kunt u uw behandelplan opstellen. In het veld onder het plan staat het actieve
behandelplan. U hebt hier een aantal mogelijkheden:
Kies plan
Met de knop “Kies plan” kunt u uit de lijst van het tabblad “behandelplan” uit het bewerkscherm een
behandelplan kiezen.
Bewerk
Klik op de knop “Bewerk” of op de tekst van gekozen behandelplan, of de omschrijving om wijzigingen
in het gekozen plan aan te brengen.
Pagina 117 van 254
U kunt hier de ingevoerde gegevens aanpassen. Ook kunt u een offerte afdrukken of een machtiging
aanvragen door op het printerknopje te klikken. Oase vult dan de systeemdatum in.
De knop “piensupport raadplegen” of “Zorgsomsupport raadplegen” biedt u de mogelijkheid om
verzekeringsgegevens (eigen bijdrage) op te halen van het bedrijf “Pien Support” of “Zorgsom”.
Nieuw
Kiest u er voor om een nieuw plan aan te maken, dan worden de gegevens ook overgenomen in het
tabblad “behandelplan” in het bewerkscherm.
Klik op de knop “Nieuw”. Het volgende scherm verschijnt. In principe is een aantal velden al
automatisch door het systeem ingevuld, als deze bij de behandelgegevens in het bovenste deel van
de patiëntenkaart juist zijn ingevuld. Een deel van het scherm is bedoeld om gegevens voor de
bijzondere tandheelkunde op te nemen.
Pagina 118 van 254
“Status” is de behandelstatus van de patiënt. “Categorie”: kies hier de juiste behandelcategorie.
“Behandelaar” is de huidige behandelaar. U kunt aanvinken of het plan beoordeeld moet worden. Vink
dan “Moet beoordeeld” aan. Als u dit doet, dan verschijnt er rechtsboven aan het scherm het volgende
symbool, als signaal dat er een plan (of Röntgenfoto) beoordeeld moet worden.
Voor meer informatie over deze knop, zie Het venster en de knoppen van Oase.
“Ingevoerd” geeft de datum van invoer van het behandelplan aan.
Bij “Code” en “Omschrijving” kunt u eigen tekst invoeren.
“Verstuurd” geeft de datum van verzending van de offerte aan. Bij “Akkoord” kunt de datum van
akkoord door of namens de patiënt invoeren.
“Aangevraagd” toont de datum van de aanvraag van de machtiging, en bij “Nummer” kunt u het
machtigingsnummer invoeren.
Bij “Nummer” vult u het nummer van de machtigingsaanvraag in (indien van toepassing).
De knop “piensupport raadplegen” of “Zorgsomsupport raadplegen” biedt u de mogelijkheid om
verzekeringsgegevens (eigen bijdrage) op te halen van het bedrijf “Pien Support” of “Zorgsom”.
Pagina 119 van 254
Zodra u het veld “Centrumindicatie” invult, verdwijnt het machtigingsdeel aan de rechterzijde en kleurt
het plan rood. Aan de onderzijde verschijnt de mogelijkheid om uitgebreide machtigingsgegevens in te
voeren.
Diagnosecode
U kunt hier kiezen uit de diagnoses die eerder zijn ingevoerd
Regelingcode
Bij de verzekeraar kunnen per centrumindicatie/diagnosecode regelingen ingevoerd zijn. Alleen
relevante regelingen kunnen hier gekozen worden
Voorloopcode BT
Deze wordt automatisch ingevuld met de waarde die bij de centrumindicatie is ingevuld maar kan hier
gewijzigd worden.
Machtigingsaanvraag
Geeft aan hoe het machtigingsaanvraagproces voor dit plan moet verlopen. Bij gebruik van een
regeling wordt de instelling daarvan overgenomen. Deze is hier niet wijzigbaar
Tijd
Geeft aan hoeveel tijd er moet worden aangevraagd.
Tijd AA
Geeft aan hoeveel anesthesietijd er moet worden aangevraagd.
Techniekkosten
Geeft aan hoeveel techniekkosten er moeten worden aangevraagd. Deze worden automatisch
berekend aan de hand van de ingevoerde techniek bij de prestaties van het plan
OPT / RSP
Geeft het aantal OPT/RSP-foto’s aan dat wordt aangevraagd. Dit wordt automatisch berekend aan de
hand van de ingevoerde OPT/RSP prestatiecodes bij het plan.
Voor alle hierboven genoemde aantallen geldt dat, als er een regeling van toepassing is, dat het veld
rood kleurt als het maximum van de regeling wordt overschreden. Als dit het geval is dient u de
regeling te verwijderen door op het rode min-teken te klikken
Vrijstelling EB
U kunt hier aangeven dat de patiënt ongeacht de instelling bij de diagnosecode / centrumindicatie
vrijgesteld is van eigen bijdrage
Aanvraaggegevens
Hier kunt u gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag invullen. Deze kunt u afdrukken bij
de machtigingsaanvraag. De aantallen foto’s betreffende het aantal met de aanvraag mee te sturen
foto’s, NIET het aantal aan te vragen foto’s. Handtekening narcose is de datum waarop de patiënt
akkoord heeft gegeven voor de narcose indien het een narcosebehandeling betreft.
Pagina 120 van 254
Indien van toepassing kunt u de angst meten invoeren, of overnemen uit ophalen uit de diagnositsche
gegevens met de knop “Diagnostische gegevens ophalen”. De anamnese wordt automatisch gevuld
met de diagnoses die aangevinkt zijn in het scherm diagnostiek en kan hier niet aangepast worden.
Machtigingen
Gebruik het plusje (rood omcirkeld in de afbeelding hieronder) om een machtigingsscherm te openen,
waar per machtiging de relevante machtigingsgegevens kunnen worden ingevoerd.
Om consulten te kunnen declareren bij een verzekeraar is er bij bijzondere tandheelkunde doorgaans
een machtiging nodig. U kunt verschillende machtigingen tegelijk aanvragen voor één patiënt. Een
aantal velden wordt automatisch ingevuld met de waarden uit het behandelplan, maar kunnen hier
desgewenst aangepast worden.
Nummer
In het eerste veld komt het machtigingsnummer dat door de verzekeraar is afgegeven.
Aangevraagd
Hier vult u de datum in waarop u de machtiging heeft aangevraagd.
Ingangsdatum
Hier vult u de datum in waarop de machtiging is ingaat. Een aangevraagde machtiging krijgt de status
“Toegekend” nadat het veld 'gehonoreerd' ingevuld is (en het machtigingsnummer).
Geldig tot
Hier vult u de datum in waarop geldigheid van de machtiging verloopt. Als de machtiging nooit
verloopt, laat u dit veld leeg.
Geweigerd
Indien de verzekeraar de machtiging niet toekent, kunt u hier de datum van weigering invoeren.
Pagina 121 van 254
(Narcose)Tijd aangevraagd
U hebt hier de mogelijkheid het aantal minuten dat u aangevraagd heeft in te voeren.
(Narcose)Tijd gemachtigd
Als de machtiging dan binnenkomt, kunt u hier het werkelijk gehonoreerde aantal minuten invullen.
(Narcose)Tijd gefactureerd
Hier staat het aantal minuten dat gefactureerd is onder deze machtiging.
Techniek aangevraagd / gemachtigd / gefactureerd
U kunt hier de aangevraagde /gemachtigde gefactureerde techniekkosten invoeren.
OPT / RSP
Geeft het aantal OPT/RSP-foto’s aan dat wordt aangevraagd. De inhoud van dit veld wordt
overgenomen vanuit het tabblad “Regelingen” bij de Verzekeraars (als deze velden zijn ingevuld).
Opmerkingen
Veld met vrije invoer.
Klik op “Ok” om de ingevoerde gegevens te bewaren.
Bij de knop “Plan” wordt aangegeven hoeveel behandelplannen er zijn aangemaakt.
Toevoegen uit de prestatielijst
Hebt u een behandelplan gekozen, dan kunt u de geplande prestaties toevoegen uit de prestatielijst.
Zie hiervoor “Overzicht prestatiecodes”.
U kunt meerdere regels selecteren door vooraan de regel te klikken. De regel wordt rood. Herhaal dit
voor alle te selecteren regels. U kunt dan gebruik maken van de volgende opties met rechtsklikken.
Klik met de rechter muisknop op een toegevoegde prestatie(s) voor de volgende opties:
Pagina 122 van 254
Prestatie is uitgevoerd: hiermee kunt u aangeven dat de prestatie is uitgevoerd. U krijgt een melding
bij een gewijzigd tarief. Oase biedt dan aan om het oude of het nieuwe tarief te gebruiken. Dit geldt
ook bij gewijzigd tarief van materiaal, eigen techniek en eigen de bijdrage. U krijgt eveneens een
melding wanneer de gekozen behandelcode niet meer actief is. (Dit laatste wordt bepaald door de
velden “Geldig vanaf” en “Geldig t/m” in de desbetreffende behandelcodekaart).
Prestatie: hiermee kunt u een nieuwe prestatie toevoegen.
Te plannen afspraak: opent een scherm waarin u een afspraak kunt noteren, die ingepland moet
worden.
Kies element: u kunt het element selecteren waarop de prestatie van toepassing is. Dit
elementnummer verschijnt in de prestatieregel.
Verplaats geselecteerde regels: als u meerdere regels heeft geselecteerd, kunt u deze tegelijk
verplaatsen.
Wijzig regel: u kunt de ingevoerde prestatie wijzigen via dit scherm.
Pagina 123 van 254
U kunt een kleur kiezen. Deze kleur wordt mee gekopieerd bij uitvoeren van de regel.
Verwijder regel: verwijder de eerder toegevoegde prestatie.
U kunt deze opties gebruiken door de juiste regel aan te klikken, of de sneltoets te gebruiken.
Een plan wordt automatisch op “Afbehandeld” gezet, nadat de laatste prestatie op “prestatie is
uitgevoerd” is gezet.
Behandelmodus, ook behandelkaart of verrichtingenkaart genoemd
Hier toont Oase de behandelgegevens, die door de behandelaar zijn toegevoegd.
De zwarte regels geven het consult weer van de toekomst, en de grijze regels zijn consulten uit het
verleden.
Dubbelklikken op een consult geeft een consultkaartje, waarin u consultgegevens, zoals
afspraakcode, kunt aanpassen.
Pagina 124 van 254
Als u, bij een bestaand consult, de status “Factuur naar patiënt” wijzigt, dan geldt deze status vanaf de
wijzigingsdatum; dus niet voor de reeds eerder ingevoerde verrichtingen.
Als u op tijdbasis declareert (bij AWBZ of central voor bijzondere tandheelkunde) moet u hier “Tijd
besteed” invullen en/of de “Tijd AA” (algemene anesthesie). Dit wordt dan bij de facturering
automatisch op de juiste manier verwerkt.
U kunt nieuwe behandelingen aan consulten toevoegen, door het juiste consult te seleceteren. Maak
dan een selectie uit de prestatielijsten. Verbind deze indien nodig aan een element. (Zie hierover
“Overzicht prestatiecodes”).
Als er een prestatie wordt toegevoegd bij een consult uit het verleden of in de toekomst, vraagt Oase
om bevestiging, of dat de prestatie alsnog bij een consult van vandaag moet worden neergezet. Als er
geen consult van vandaag bestaat, maakt Oase automatisch een "handmatig" consult voor vandaag
aan.
U vindt hier tevens overige informatie, zoals welke brieven er vandaag vanuit de patiëntenkaart zijn
verstuurd naar bijvoorbeeld andere zorgverleners. U kunt op een regel dubbelklikken voor extra
informatie. Ook kunt u bepaalde wijzigingen hier doorvoeren, die elders in het programma worden
doorgevoerd (zoals de behandelende zorgverlener bij een consult).
Klikt u dubbel op een toegevoegde prestatie, dan verschijnt de prestatiekaart van dit onderdeel.
Pagina 125 van 254
Oase vult de gegevens die reeds bekend zijn uit het behandelplan in; ontbreken er gegevens, dan
kunt u die hier toevoegen.
U kunt aangeven of er afwijkende tarieven gehanteerd moeten worden in het veld “Afwijkend tarief”.
Deze kunt u definiëren onder Beheer -> Afwijkende tarieven.
Declarabel: dit veld staat standaard aangevinkt. Haalt u het vinkje weg, dan wordt deze prestatie niet
gedeclareerd.
U kunt tekst toevoegen bij het veld “Declaratieomschrijving”.
U kunt een extra omschrijving invoegen in het veld "Prestatienotitie" in de prestatiekaart. Met de
knoppen
kunt u standaard teksten invoegen (groen) of ingevoerde teksten toevoegen aan
de standaardteksten (rood).
Soort: u kunt hier informatie kwijt over de materiaalsoort.
Materiaal: u kunt hier het merk van het materiaal noteren.
Kleur: kleur van het materiaal.
Elementen: de prestatiecode kan meerdere elementen betreffen. U kunt dit hier aangeven.
SN: Serienummer van het betreffende onderdeel. U kunt dit veld gebruiken voor uw eigen
administratie.
Pagina 126 van 254
Materiaalkosten: de kosten van het door u gebruikte materiaal. U kunt kiezen uit een lijst met
behandelcodes, waarbij het onderdeel “Materiaal” staat aangevinkt. U kunt desgewenst een eigen
code aanmaken onder “Behandelcodes”. Het bedrag wordt bij de factuur opgeteld.
Eigen techniek: hier kunt u de techniekkosten selecteren, die u(w organisatie) zelf heeft gemaakt. U
kunt kiezen uit een lijst met behandelcodes, waarbij het onderdeel “Eigen techniek” staat aangevinkt.
U kunt desgewenst een eigen code aanmaken onder “Behandelcodes”. Het bedrag wordt bij de
factuur opgeteld.
In het vak “Externe techniek” kunt u alle informatie over techniek(kosten) van derden kwijt. Is de
datum bij “Ontvangen” ingevuld, dan kunt u de daadwerkelijke kosten bij het veld “Kosten” invoeren
en het factuurnummer bij het veld “Lab factuur”.
U ziet het totale bedrag (Materiaalkosten, Eigen techniek en Schatting of Kosten) terugkomen in het
behandeloverzicht, met de aanduiding T (techniekkosten).
Als het techniekwerk op “Ontvangen” gezet is, verandert de kleur van de omcirkelde 'T' in de
afspraakkaart in de agenda van zilver naar goud.
Zodra de datum “Geplaatst” is ingevuld, dan wordt het bedrag onder “Kosten” meegenomen bij de
factuur. U dient dit bedrag dus wel in te vullen. Oase geeft hiervan een melding in het
behandelscherm: “Kosten invullen”.
Met deze knop kunt u reeds ingevoerde externe-techniekgegevens weer wissen.
N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten
nog niet factureren.
NB. Als een prestatiecode met standaard techniek aan een behandelplan wordt toegevoegd, dan
wordt de techniek aanvraagdatum alleen ingevuld als het plan op "onder behandeling" staat.
Indicatie: keuzelijst met indicaties. Deze kunt u definiëren onder Beheer -> Indicatie Behandeling.
Pagina 127 van 254
Voorloopcode BT: keuzelijst met voorloopcodes.
MachtigingNr: het nummer van de machtiging hier invoeren.
Plan: kies hier het behandelingsplan waar de prestatie bij hoort.
Behandelaar: kies hier desgewenst een (andere) behandelaar
Externe behandelaar: u kunt hier voor deze prestatie aangeven of deze door een externe
behandelaar uitgevoerd is. Zo ja, zet hier een vinkje.
Factuur naar patiënt: dit veld staat standaard uit. Voegt u het vinkje toe, dan gaat de factuur van
deze prestatie naar de patiënt, en niet naar de verzekeraar.
Klik op “Ok” om de invoer te bevestigen. De 'Techniek' knop rechtsonder in het scherm wordt
goudkleurig met in rood vermeld het aantal werkstukken, dat aangevraagd/ontvangen, maar nog niet
geplaatst is. Door op deze knop te klikken worden alle techniekwerkstukken getoond. Hier kunt u met
rechtsklikken aangeven of deze 'Aangevraagd', 'Ontvangen' ofwel 'Geplaatst' zijn.
U kunt meerdere regels selecteren door vooraan de regel te klikken. De regel wordt rood. Herhaal dit
voor alle te selecteren regels. U kunt dan gebruik maken van de volgende opties met rechtsklikken.
Klik met de rechter muisknop op een toegevoegde prestatie(s) voor de volgende opties:
U kunt deze opties gebruiken door de juiste regel aan te klikken, of de sneltoets te gebruiken.
U kunt hier een prestatie, behandelnotitie of consult invoegen. Ook kunt u regels wijzigen of
verwijderen.
U kunt het element selecteren waarop de prestatie van toepassing is met Kies element. Dit
elementnummer verschijnt in de prestatieregel.
U kunt hier voor deze prestatie aangeven of deze door een externe behandelaar uitgevoerd is.
Als u een of meerdere prestaties, behandelnotities, documenten of scanregels selecteert in de
behandelkaart, dan kunt u deze naar een andere regel of consult verplaatsen. U doet dit door de juiste
regel(s) te selecteren (klik hiervoor aan het begin van een regel; de regel wordt rood en er verschijnt
Pagina 128 van 254
een wit vinkje in een rood-witte cirkel). Klik vervolgens rechts op het consult, waarheen de prestaties,
behandelnotities, documenten of scanregels verplaatst moeten worden. Selecteer dan ”Verplaats
geselecteerde regels”. De regels worden dan verplaatst.
Als de verplaatsing naar een ander consult met een andere arts is, wordt de andere arts overgenomen
voor die regels.
Voor declaratiedoeleinden is er de optie “Zet declaratiedatum” ( of sneltoets F4) en “Verwijder
declaratiedatum”. “Zet declaratiedatum” bepaalt de declaratiedatum tot wanneer u wilt dat er
gefactureerd moet worden. De ingevoerde datum hangt af van de plaats van de muispositie; deze sluit
aan bij de erboven genoemde behandeldatum. Klik op een consult- of prestatieregel met de gewenste
declaratiedatum. U kunt dan rechtsklikken en “Zet declaratiedatum” kiezen, of sneltoets F4 gebruiken.
Het te factureren bedrag verschijnt bij de patiënteninformatie onder de knop “Facturereren”.
U kunt bij Instellingen/Overig (Functie declaratiedatum) bepalen of er automatisch gedeclareerd wordt
tenzij (“alleen blokkeren indien ingevuld”) of nadat (“alleen declararen indien ingevuld”) u de
declaratiedatum hebt bepaald.
Bij Röntgenfoto’s kunt u aangeven of deze beoordeeld moet(en) worden. Deze items verschijnen dan
(na 1 minuut) naast het berichtenknopje rechtsboven. Na klikken op de röntgenknop bovenin kunnen
de patiëntenkaarten geopend worden waarbij foto's zijn gemaakt. Met rechtsklikken kunt u dan de foto
op beoordeeld zetten. Bij Beheer->Instellingen->Oase kunt u aangeven of nieuwe röntgenfoto's
automatisch op "moet beoordeeld worden" gezet moeten worden.
N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten
nog niet factureren.
Pagina 129 van 254
U kunt deze optie ook weer verwijderen met “Verwijder declaratiedatum”.
Rechtsklikken op een factuurregel in de behandelkaart geeft de mogelijkheid tot het betalen of
crediteren van de factuur of om de factuurkaart te openen. Dubbelklikken op een factuurregel opent
een nieuw scherm:
Pagina 130 van 254
U ziet hier de factuuritems van de factuur opgesomd. Met “Toon afgedrukt” kunt u, indien aanwezig,
het factuurdocument bekijken als dat aan de patiënt verstrekt is. Met “Open factuur” springt u naar de
factuur in de financiële administratie.
Filters
U kunt de weergave van het behandeloverzicht wijzigen met behulp van een aantal kleine knoppen en
met de grote knoppen Historie, Element en Techniek. Voor de grote knoppen geldt dat, als ze niet
actief zijn, de knoppen grijs worden.
Pagina 131 van 254
De kleine knoppen geven de volgende mogelijkheden om snel het behandeloverzicht te wijzigen.
: toont de prestaties op het behandeloverzicht
: toont de behandelnotitie(s)
: toont de UZI/COV-meldingen
: toont de metingen
: toont documenten en afgezegde afspraken
: toont e-mail van de patiënt
: toont de facturen van de patiënt
: toont alleen de prestaties die door een specifieke behandelaar zijn uitgevoerd.
De volgende onderdelen worden getoond bij actieve grote knoppen.
Historie: het scherm toont alle invoer van het eerste actieve consult/afspraak, of laat deze juist weg.
Element: klik op een element; u ziet dan alleen de volledige historie van dit element. Met de stand van
overige knoppen kunnen ook hier de verschillende notaties per element al dan niet getoond worden.
Het aangeklikte elementnummer wordt weergegeven op de knop.
Prestatie: prestatie- en verrichtingcodes worden wel/niet in het overzicht getoond.
Notitie: de behandelnotities worden wel/niet getoond.
Info: toont metingen, documenten en facturen wel/niet in het overzicht.
Techniek
Pagina 132 van 254
Met de knop techniek toont u al of niet de techniekkosten en techniekdiensten. Techniek voert u bij die
prestatiecodes in, die daarvoor in aanmerking komen. (Dit kunt u aangeven bij de prestatiecode zelf,
zie hiervoor het onderdeel Behandelcodes). De invoer vindt plaats door dubbel te klikken op de
betreffende prestatieregel in de verrichtingenkaart, of door de knop “prestatie toevoegen” (zie de rode
omcirkeling hieronder). Wijzigen kunt u door de prestatieregel met de techniekdienst dubbel te klikken.
U kunt hier de relevante velden invoeren, en opslaan met “Ok”. De status van de techniekdienst wordt
in de prestatieregel opgenomen: Aangevraagd, Ontvangen of Kosten invullen (nadat het onderdeel
geplaatst is). Deze status verandert doordat u in het onderstaande velden een datum invoert van
Aangevraagd, Ontvangen of Geplaatst. Klik dan op “Ok”.
Door het aanklikken van de knop “Techniek” rechtsonder in het hoofdscherm kunt u de definitieve
techniekkosten aan de prestatieregel toevoegen. Het bedrag zal dan worden opgevoerd bij de
eerstvolgende factuurronde.
Met behulp van de icoontjes naast de behandelgegevens kunt u het volgende.
Pagina 133 van 254
opent het prestatie-invoerscherm. U kunt hier prestatie- en techniekgegevens invoeren, en
deze desgewenst aan een (eerder ingevoerd) behandelplan koppelen. NB. Als u op deze manier
prestaties toevoegt, dan worden deze op de datum van vandaag (systeemdatum) ingevoerd, en niet
‘onder” een consult gehangen. Het verdient de voorkeur om dan eerst op die datum een handmatig
consult in te voeren, waaronder u de prestatie/verrichtingcodes kunt groeperen. Wilt u de prestaties
aan een consult verbinden, dan dient u de prestaties via de prestatielijst (en het grafisch scherm voor
een selectie van elementen) toe te voegen.
u kunt hiermee behandelnotities toevoegen, die getoond worden in het behandelscherm (als u
de knop “Notities” aan heeft staan). U kunt hier vrije tekst invoeren, en eventueel een elementnummer
toevoegen. U kunt ook een eigen kleur selecteren. U ziet deze Het vinkje “intern” bepaalt of de
behandelnotitie afgedrukt wordt bij de statusprint.
Deze behandelnotities kunt u ook zien in het bewerkscherm, onder het tabblad “Afspraken/consulten”,
in het subtabblad “Behandelnotities”.
biedt de mogelijkheid om een consult aan de behandelkaart toe te voegen zonder dat daar
een afspraak in de agenda bij hoort. Bij aanklikken verschijnt er een consultkaart, waar u de gegevens
van het consult kunt opnemen. U kunt hier aangeven of het consult declarabel is. Ook kunt u door het
aanvinken van “Factuur naar patiënt” er voor zorgen dat de factuur van verrichtingen, die onder dit
consult vallen, naar de patiënt gaan. U kunt deze kaart weer oproepen door te dubbelklikken op de
consultregel (zie hieronder).
Als u, bij een bestaand consult, de status “Factuur naar patiënt” wijzigt, dan geldt deze status vanaf de
wijzigingsdatum; dus niet voor de reeds eerder ingevoerde verrichtingen.
Pagina 134 van 254
U kunt hiermee documenten (tekst, maar ook (röntgen)foto’s) scannen en opslaan bij het
patiëntenkaart. Klikt u deze knop aan, dan zoekt het programma naar aangesloten apparaten waaruit
u een keuze kunt maken. Door de regel dubbel te klikken die daarna in de verrichtingenkaart wordt
getoond, kunt u het bestand openen en bewerken.
U kunt een bestand (tekst, maar ook (röntgen)foto’s) toevoegen aan de patiëntenkaart. Door
de regel dubbel te klikken die daarna in de verrichtingenkaart wordt getoond, kunt u het bestand
openen en bewerken.
Rechtsklikken op de document- en scanregels geeft diverse opties:
U kunt zo onder meer het elementnummer aangeven bij het document/de scan.
Als een document of scan wordt ingevoerd, wordt de datum gebruikt van het consult dat geselecteerd
staat.
U kunt op de toets “F5” drukken, als u in de behandelkaart staat, om voor de zekerheid alle gegevens
van de patiënt opnieuw op te halen. Dit is bijvoorbeeld handig als een andere gebruiker op een andere
computer tegelijkertijd dezelfde patiëntenkaart bijgewerkt heeft. De gegevens worden achter de
schermen al bijgewerkt, alleen zorgt de F5 in dit geval ervoor dat de gewijzigde invoer ook meteen
zichtbaar is.
BEW ERKSCHERM
Het bewerkscherm dient vooral voor raadpleging van gegevens, die in het behandelscherm zijn
ingevoerd. Het verdient de voorkeur om zo veel mogelijk invoer via het behandelscherm te laten
plaatsvinden.
Het scherm van het bewerkscherm bevat een vast bovenste deel en een aantal tabbladen (zie rood
omlijnde deel in de afbeelding hieronder).
Pagina 135 van 254
Als u een veld aanklikt in het bovenste deel, dan kunt met de knoppen “PageUp” en PageDown: direct
naar de volgende/vorige patiënt op de lijst. Deze manier van door de kaartenbak heen navigeren,
geldt alleen als u vanuit een lijst (en niet van uit bijvoorbeeld de agenda) in de patiëntenkaart terecht
bent gekomen.
Het scherm toont een signalering als er nog rekeningen openstaan van een patiënt. U kunt de
openstaande rekening vinden onder het tabblad “Facturen”.
Toelichting op de velden van het hoofdscherm (bovenste deel van het scherm) in het bewerkscherm
Patiëntnr
Uniek patiëntnummer. Het systeem kent zelf een nummer toe, één hoger dan het laatst beschikbare
nummer.
Roepnaam / Voorl / Naam
Als bij invoer van een naam deze naam al in het systeem voorkomt, wordt de mogelijkheid geboden
om deze gegevens van deze patiënt te gebruiken in plaats van ze opnieuw in te voeren. Als u geen
voorletter maar wel een roepnaam invult, dan wordt automatisch de voorletter ingevuld met de eerste
letter van de roepnaam.
BSN / UZI (check)
Hier ziet u de BSN-gegevens van de patiënt. Bij “UZI check” ziet u de datum waarop de laatste check
heeft plaatsgevonden. Klik op de knop om deze weer uit te voeren. Hoe dat werkt, staat in dit
Pagina 136 van 254
hoofdstuk beschreven. Het programma vult zelf de datum in. Desgewenst kunt u een andere datum
invoeren.
e
Locatie / (2 ) Behandelaar / Praktijk / Centrumindicatie / Verzekeraar / Verzekeringsnummer
Hier kunt u opgeven, wat voor de patiënt van toepassing is. Per afspraak kan daar desgewenst van
afgeweken worden. Wilt u een nieuwe Locatie / Behandelaar / Praktijk / Centrumindicatie /
verzekeraar invoeren, klik dan op het onderstreepte woord. Er opent dan een scherm waarin u een
nieuwe Locatie / Behandelaar / Praktijk / Centrumindicatie / verzekeraar kunt opgeven. Wilt u dan
terug naar de kaart van de patiënt, klik dan op “Patiënten” in de hoofdbalk.
Centrumindicatie
Hier kunt u een code kiezen uit de diagnosecodelijst. Bij het invoeren van een behandelplan wordt
deze code overgenomen.
ASA
In dit veld toont het programma de ASA-score van de patiënt op basis van de ingevulde anamnese. U
kunt handmatig de gegevens wijzigen. U kunt ook een ASA-score in het bewerkscherm invoeren
zonder dat de DPSI is ingevoerd.
Mapstatus
Hier kunt u aangeven of een patiënt in het lopende bestand of in het archief zit, of op de wachtlijst
staat. Ook biedt Oase de status “Passant” aan, dat u kunt gebruiken voor een eenmalige patiënt,
bijvoorbeeld bij een waarneming. Bij het wijzigen van de patiëntstatus (lopend / archief / wachtlijst /
passant) wordt automatisch het filter op de status aangepast, zodat de patiëntenkaart blijft voldoen
aan het filter en dus niet uit de lijst verdwijnt.
Status gewijzigd
Hier wordt automatisch de laatste wijzigdatum van de mapstatus weergegeven .
Type
U kunt hier een eigen codering aan een patiënt meegeven. Deze codering kunt u voor
selectiedoeleinden gebruiken; de code heeft verder geen invloed op andere processen.
COV check
Hier kunt u met een vinkje aangeven of de laatste controle op verzekeringsgerechtigdheid (COV) een
positieve uitslag had en wanneer die controle voor het laatst heeft plaatsgevonden. Het titelveld is
tevens de knop die de check voor u uitvoert, het resultaat toont, de mogelijkheid biedt de gegevens
over te nemen en de datum daarvan dan invult.
AWBZ
Als een patiënt onder de AWBZ-regeling valt, dient u dat hier aan te geven. Bij Insta. vult u de code
van de AWBZ-instelling in waar de patiënt verblijft. Dit is nodig om de facturen te kunnen bundelen per
AWBZ-instelling. Bij Debiteur vult u de code van het zorgkantoor in waaronder de patiënt valt.
Debiteur
Als hier een andere verzekeraar/debiteur ingevuld is, worden de facturen aan de ingevulde debiteur
(bv het zorgkantoor van de AWBZ instelling) verstuurd, en niet naar de verzekeraar.
Factuur naar patiënt
Als dit vinkje aan staat, dan worden alle facturen naar de patiënt verstuurd, en niet naar de
verzekeraar. U kunt hier een einddatum aan toevoegen. Deze instelling negeert de instelling die bij
“Debiteur” is gekozen. Als die niet ingevuld is, en het betreft een ‘gewone’ patiënt, dan zijn al deze
velden leeg. In dat geval wordt de factuur, via factoring of indirect via Vecozo aan de verzekeraar of
rechtstreeks aan patiënt aangeboden.
Pagina 137 van 254
Als de tijd besteed aan een consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, dan vinkt u “Factuur
naar patiënt” bij “Details” aan (subtabblad van Afspraken/consulten). In dit geval gaat alleen de factuur
voor het betreffende consult naar de patiënt; alle overige facturen niet.
Als er bepaalde verrichtingen aan de patiënt gefactureerd moeten worden, dan vinkt u dat bij
“Verrichtingen” (subtabblad van Afspraken/consulten) aan in de kolom “Factuur naar patiënt”. Deze
instelling negeert de instelling die bij “Debiteur” is gekozen. Als die niet ingevuld is, en het betreft een
‘gewone’ patiënt, dan zijn al deze velden leeg. In dat geval wordt de factuur, via factoring of indirect
via Vecozo aan de verzekeraar of rechtstreeks aan patiënt aangeboden.
Via de knop “Brieven maken” kunt u direct brieven e.d. met betrekking tot deze patiënt genereren (als
de sjablonen aanwezig zijn).
De knop “Te factureren” toont wat er voor deze patiënt te factureren is. Dit overzicht toont zowel
items voor de patiënt als voor de verzekeraar, en toont ook items (in grijs) die weliswaar facturabel
zijn, maar (door het ontbreken van een toereikende machtiging, of door een behandelstatus die geen
facturering toestaat) op dat moment nog niet gefactureerd mogen worden.
Klikt u op “Genereer factuur”, dan krijgt u de mogelijkheid de factuur aan te maken en te printen.
U kunt het aantal exemplaren selecteren met behulp van de - 1 + knop. Ook kunt u een sjabloon
selecteren voor de factuur.
Het scherm met patiëntgegevens kent een aantal subonderdelen, (sub)tabbladen genaamd.
AFSPRAKEN/CONSULTEN (TABBLAD VAN PATIËNT )
Pagina 138 van 254
In dit tabblad heeft u een overzicht van de afspraken/consulten. Bij het selecteren van een afspraak/consultregel wordt in de diverse onderliggende tabbladen en bijbehorende velden weergegeven
waaruit het consult is opgebouwd. Afspraken worden gemaakt via de planner van de agenda, en niet
via dit tabblad. Afspraken worden ook overzichtelijk getoond via de agenda.
U kunt bij het daadwerkelijke consult de tijd (in minuten, afgerond op eenheden van 5 minuten) en/of
de verrichtingen invoeren.
Het pictogram naast de status geeft samen met de statuskolom inzicht in de huidige status van de
afspraak/het consult.
De mogelijke pictogrammen naast de status van de afspraken /consulten zijn hieronder weergeven en
toegelicht.
Afspraakstadium
Afspraak is vandaag.
Patiënt is niet verschenen op de afspraak.
Afspraak is afgezegd.
Consultstadium
Afspraak heeft plaatsgevonden; er dient nu een consult ingevoerd te worden.
Pagina 139 van 254
Er is een consult ingevoerd (tijd en/of verrichtingen).
Consult is gefactureerd.
Extra handmatig ingevuld(e) tijd/consult, niet aan een afspraak gekoppeld.
De afspraken/consulten worden in de kleur van de afspraak en met vet gedrukte letters getoond. De
afspraak wordt als afbehandeld beschouwd en in het grijs getoond zodra aan één van de volgende
voorwaarden is voldaan:



het consult is gefactureerd;
de afspraak is afgezegd of
de afspraakdatum ligt in het verleden en is op niet-declarabel gezet.
Aan de rechterkant staan de details van de afspraken/consulten. Klik een afspraak/consult aan en de
bijbehorende gegevens verschijnen.
Een aantal gegevens staat al ingevuld; de volgende velden dient u per afspraak/consult in te vullen:
Behandelplan
Toont hier het behandelplan waaronder dit consult valt.
Besteed / Tarief 2
Vul voor normale behandelingen de tijd in bij “Besteed”. Als het een behandeling onder narcose
betreft, vul dan hetzelfde in bij “Tarief 2”, als uurtarief 2 het opslagtarief is voor narcosebehandelingen.
Als uurtarief 2 het volledige narcosetarief is, vul dan alleen bij “Tarief 2” de tijd in. Declaratie via
Vecozo vereist momenteel dat narcosebehandelingen als opslag boven het normale uurtarief
gedeclareerd worden.
Verrichtingen (Subtabblad van afspraken/consulten)
Pagina 140 van 254
Dit scherm toont per consult de daarbij ingevoerde prestatiecodes.
Klik op “nieuw” om nieuwe verrichtingen in te voeren. Als u bij het consult een behandelplan hebt
gekozen, of er is maar 1 actief behandelplan, dan verschijnt een scherm waarin de behandelcodes
staan, die bij dat behandelplan zijn ingevoerd. U kunt hier meerdere behandelcodes selecteren. Deze
worden na een klik op “OK” aan de verrichtingen toegevoegd.
Als er techniek was aangevraagd en deze is binnengekomen, dan volgt er een scherm waarmee de
techniek aan de consulten wordt toegevoegd. U kunt dan de techniek declareren. Techniekkosten
verschijnen onder behandelcode “KTT” (of door een door de gebruiker zelf te definiëren code) bij de
consulten.
Zijn er bij het behandelplan geen behandelcodes ingevoerd, of kiest u voor “Afbreken”, dan kunt u zelf
nog verrichtingen invoeren door in de kolom “behandelcode” de betreffende code in te vullen.
Bij de automatisch of handmatig ingevoerde verrichtingen kunt u vervolgens nog wijzigingen
aanbrengen. Let op; u kunt bij nieuwe verrichtingen verrichtingen een grote hoeveelheid velden
invullen, die niet altijd direct zichtbaar zijn. Verklein de breedte van de kolommen, of ga met de (Shift)
Tab-toets alle kolommen langs.
Element en vlakken
Vul dit in als dat voor de declaratie bij de verzekeraar nodig is, of als het voor uw eigen administratie
gewenst is. U kunt één element en meerdere vlakcodes (B,D,I,L,M,O,P,V) invoeren.
Factuur naar patiënt
Alléén in het geval dat deze ene verrichting aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit
hokje aan. Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste (algemene)
deel van de kaart aan bij “Factuur aan patiënt”.
Als de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit bij het
subtabblad “Details” van “Afspraken/consulten” aan.
Pagina 141 van 254
Omschrijving
Hier staat automatisch de omschrijving van de behandelcode. U kunt hier per behandelcode eigen
tekst toevoegen.
Factuurnummer / EB-factuurnummer / EB-credit
Hier worden automatisch de factuurnummers voor de normale kosten (Factuurnummer), de eigen
bijdrage (EB-Factuurnummer) de creditering van de eigen bijdrage bij de verzekeraar (EB-credit)
ingevuld.
Kosten
Vul hier alleen iets in als er niet-standaard kosten zijn, zoals bij techniekkosten.
Eigen bijdrage
Dit is de eigen bijdrage waarbij rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB.
Afwijkende EB
Vul hier alleen iets in als de eigen bijdrage afwijkt van de standaard. Als er vrijstelling voor eigen
bijdrage is, voer dan 0 in. Als er geen afwijking is, maak het veld dan leeg.
Standaard EB
Dit is de eigen bijdrage waarbij geen rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB.
Behandelnotitie ( Subtabblad van afspraken/consulten)
Hier worden de behandelnotities uit het behandelscherm getoond. U kunt hier per consult uw
opmerkingen aanpassen. Deze behandelnotities worden getoond op de verrichtingenkaart (zie
verrichtingenkaart). De verrichtingenkaart vindt u als tabblad in de patiëntenkaart.
Pagina 142 van 254
Details ( Subtabblad van afspraken/consulten)
Code
Geeft weer welke code aan de afspraak is toegekend vanuit de agenda.
Status
Geeft weer welke status aan de afspraak is toegekend vanuit de agenda.
Machtiging
Hier wordt automatisch het machtigingsnummer waaronder het consult is gefactureerd, ingevuld.
Factuur naar patiënt
Als de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit hokje aan.
Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste (algemene) deel van
de kaart aan bij “Factuur aan patiënt”. Als er bepaalde verrichtingen aan de patiënt gefactureerd
moeten worden, dan vinkt u dat bij “Verrichtingen” aan (subtabblad van Afspraken/consulten).
Consult declarabel
Deze staat standaard aangevinkt. Dit betekent dat het consult op de factuur berekend zal worden. U
kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen één of meerdere consult(en) niet door te berekenen; dan zet u dit
vinkje uit.
Factuurnummer
Hier wordt automatisch het factuurnummer voor de bestede tijd ingevuld.
Reden afzegging
Hier kunt u, bij afzegging van een afspraak, de reden in tekst invoeren. Dit veld wordt vanuit meestal
vanuit het agendascherm ingevuld. U kunt het hier raadplegen en eventueel aanpassen.
BEHANDELPLAN (TABBLA D VAN PATIËNT)
Pagina 143 van 254
De behandelgegevens worden getoond aan de rechterzijde van het tabblad “Behandelplan” en u kunt
deze aanpassen.
Voordat er consulten kunnen worden ingevoerd dient er, indien er sprake is van bijzondere
tandheelkunde, eerst een behandelplan te zijn. Voor een eerste consult vult u dan diagnosecode 0001
(eerste consult) in bij “Centrumindicatie”. Ook als de verzekeraar een machtiging eist, moet er een
behandelplan gemaakt worden
Het behandelplan kan gebruikt worden om vóór de behandeling een planning met offerte te maken,
met daarin de behandelingen en de eigen bijdrage voor de patiënt. Indien de patiënt akkoord is met dit
behandelplan, dan kan bij “Handtekening EB” worden ingevuld wanneer de patiënt (of de wettelijke
vertegenwoordiger) hiervoor getekend heeft.
Er kunnen meerdere behandelplannen ingevoerd worden. Op die manier kunt u verschillende offertes
voor verschillende oplossingen uitbrengen.
Behandelstatus
Bepaalt o.a. of er consulten mogen worden ingevoerd. Dat mag alleen als de status “Onder
behandeling” is. Consulten die onder het behandelplan vallen worden alleen gefactureerd als de
behandelstatus “Afbehandeld” is, tenzij bij de verzekeraar is aangegeven dat er ook gefactureerd mag
worden als de patiënt nog onder behandeling is.
Bij de behandelstatus “Wachten” toont de agendastatus in het Behandelscherm voor deze patiënt
“Plan in wacht”.
Centrumindicatie en Regeling
Deze kunnen gekozen worden uit een lijst. De centrumindicatie is verplicht in verband met het
aanvragen van een machtiging en declaratie bij de verzekeraar.
“Regeling” koppelt met eventueel ingevoerde regelingen bij de verzekeraar. Hiermee kunt u instellen
of u via een vereenvoudigde route een machtiging mag aanvragen, of dat de behandeling
ongemachtigd uitgevoerd mag worden, en hoeveel tijd en techniekkosten dat dan betreft. Ook kunt u
een vaste eigen bijdrage instellen. In dat geval worden eigen bijdrages die volgen uit ingevoerde
verrichtingen genegeerd bij factureren. Zie hierover “Tabblad Regelingen bij Verzekeraars”.
Als er met de verzekeraar is overeengekomen dat voor deze behandeling een machtiging
gegarandeerd is, zorg dan dat machtigingsaanvraag op “Vereenvoudigd” staat. Bij een eerste consult,
diagnosecode 0001, dient het veld op “Ongemachtigd” te staan. In alle andere gevallen kiest u voor
“Standaard”.
Bij “Ongemachtigd” hoeft er geen machtiging te zijn en mag u, tot de in het behandelplan aangegeven
tijd is opgebruikt, factureren.
Pagina 144 van 254
Bij “Vereenvoudigd” dient u wel een machtiging aan te maken; deze kunt u via de vereenvoudigde
route aanvragen. Als u dat via de knop “Machtiging aanmaken” doet, wordt de honoreerdatum dan al
automatisch ingevuld. U mag pas factureren als de verzekeraar inderdaad een machtiging heeft
toegewezen en u het machtigingsnummer bij de machtiging hebt ingevoerd.
Na het kiezen van een regeling worden de bijbehorende gegevens in de velden op de kaart
overgenomen en zijn de overgenomen gegevens niet te wijzigen. Om een regeling te verwijderen
haalt u het vinkje bij regeling weg. U kunt dan de eerder overgenomen gegevens weer wijzigen.
Behandelend arts
Hier wordt de behandelende arts getoond, en u kunt dit aanpassen. Kies uit een lijst met
medewerkers, en de afdeling uit de lijst met arts/afdelingcombinaties (zie hierover onder “Beheer ->
arts/afdelingcombinaties”).
Offertedatum
U kunt hier een offerte printen door op het printknopje naast het veld te klikken. De datum van de print
verschijnt dan in het veld.
Machtigingaanvraag
Dit veld wordt overgenomen uit een eventuele regeling. Als er geen regeling is, staat dit veld op
“Standaard”. In beide geval kunt u het veld niet aanpassen.
Schatting kosten en Schatting eigen bijdrage
Deze velden worden berekend uit het tabblad “Verrichtingen” van het behandelplan, en zijn niet te
wijzigen.
Tijd
Dit is de tijd die naar schatting benodigd is voor de behandeling. Als uit de regeling een
vereenvoudigde machtiging volgt of een ongemachtigd behandeld mag worden, wordt hier
automatisch de bijbehorende tijd ingevuld. Dit veld wordt ook gebruikt bij het aanmaken van een
machtiging.
Techniekkosten
Dit zijn de kosten die naar schatting aan de behandeling verbonden zijn. Bij het aanmaken van de
machtiging zijn dit de aangevraagde techniekkosten.
Vaste eigen bijdrage
Dit veld kunt u invullen conform afspraken met de verzekeraar.
Vrijstelling EB
Als u dit heeft aangevinkt, dan wordt voor geen enkel consult, dat onder dit behandelplan valt, een
eigen bijdrage in rekening gebracht bij de patiënt.
Handtekening EB
Datuminvoer van de datum van akkoord van de patiënt met de eigen bijdrage.
De knop “Machtigingaanvraag aanvragen” voegt automatisch een machtigingsaanvraag toe bij het
tabblad “Machtigingen”, waarbij de tijd en eigen bijdrage overgenomen worden. Als het een
vereenvoudigde machtingsaanvraag betreft, hoeft u verder niets te doen. Betreft het een standaard
aanvraag, dan kunt u van daaruit een document met de aanvraag genereren (zie Machtigingen).
Pagina 145 van 254
Verrichtingen (Subtabblad van Behandelplan)
Hier wordende geplande verrichtingen met bijbehorende gegevens getoond; u kunt deze aanpassen.
Op basis van de gegevens die hier zijn ingevoerd, worden de geschatte kosten en de eigen bijdrage
berekend.
Aanvraaggegevens (Subtabblad van Behandelplan)
Hier kunt u gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag invullen. Deze kunt u afdrukken bij
de machtigingsaanvraag.
Behandelperiode / Röntgenstatus
U kunt een optie kiezen uit de lijst.
Aantal bijgevoegde röntgenfoto's
Hier kunt u het aantal foto’s invoeren.
Narcosebehandeling
Vink dit vakje aan als het een narcosebehandeling betreft.
Handtekening narcose
De datum waarop de patiënt akkoord heeft gegeven voor de narcose.
Motivering / Betrokkenheid van andere disciplines / Omschrijving behandelingsplan /
Verwijzingsgegevens / Aard van de afwijking / Status praesens: vrij in te voeren tekst.
Angstmetingen
Hier kunt u de scores van de diverse angstmetingen invoeren.
Wijzigingen Behandelplan (Subtabblad van Behandelplan)
Als u wijzigingen maakt in het behandelplan, wordt de geschiedenis hiervan op dit tabblad bewaard.
Machtigingen / Uitgevoerd / Factuuritems (Subtabblad van Behandelplan)
Deze tabbladen tonen de ingevoerde en gewijzigde gegevens, en dienen als informatieve
overzichtslijsten.
MACHTIGING (TABBLAD VAN PATIËNT)
Pagina 146 van 254
Om consulten te kunnen declareren bij een verzekeraar is er bij bijzondere tandheelkunde doorgaans
een machtiging nodig. U kunt verschillende machtigingen tegelijk aanvragen voor één patiënt.
Als er een behandelplan met saldotekort is, dan is “Machtiging” in rood weergegeven.
Als u bij Behandelplan een machtiging heeft aangevraagd, dan staan de gegevens hier reeds
vermeld. U kunt ook zelf een nieuwe machtiging toevoegen.
U kunt bij Behandelplan selecteren van welk behandelplan u de machtiging(en) wilt zien of
aanpassen. De resterende saldi aan tijd en techniekkosten worden bovenin getoond. Deze zijn rood
als het saldo negatief is.
Nummer
In het eerste veld komt het machtigingsnummer dat door de verzekeraar is afgegeven.
Aangevraagd
Hier vult u de datum in waarop u de machtiging heeft aangevraagd.
Gehonoreerd
Hier vult u de datum in waarop de machtiging is gehonoreerd. Een aangevraagde machtiging krijgt de
status “Toegekend” nadat het veld 'gehonoreerd' ingevuld is (en het machtigingsnummer).
Geldig tot
Hier vult u de datum in waarop geldigheid van de machtiging verloopt. Als de machtiging nooit
verloopt, laat u dit veld leeg.
Geweigerd
Indien de verzekeraar de machtiging niet toekent, kunt u hier de datum van weigering invoeren.
Aangevraagde tijd
U hebt hier de mogelijkheid het aantal minuten dat u aangevraagd heeft in te voeren.
Gemachtigde tijd
Als de machtiging dan binnenkomt, kunt u hier het werkelijk gehonoreerde aantal minuten invullen.
Pagina 147 van 254
Tijd gefactureerd
Hier staat het aantal minuten dat gefactureerd is onder deze machtiging.
Techniek aangevraagd
U kunt hier de gemachtigde techniekkosten invoeren.
VERZEKERING (TABBLAD VAN PATIËNT)
Dit tabblad toont de gegevens die op basis van de COV-check zijn gevonden. U kunt hier gegevens
invoeren en aanpassen. De kolom "Overigepakketten" wordt bij een COV-check ter informatie gevuld
met alle aanvullende niet-tandarts-verzekeringen.
Beschikt u niet over de mogelijkheid een COV-check uit te voeren, dan kunt u handmatig hier de
verzekeringsgegevns invoeren.
Sla de gewijzigde gegevens op door op het groene vinkje te klikken.
ABONNEMENT (TABBLAD VAN PATIËNT )
U kunt hier aangeven of de patiënt een abonnement heeft. Abonnementen kunt u aanmaken onder
behandelocdes. Zodra u een looptijd hebt ingegeven, dan kunt u het abonnement hier selecteren. U
kutn hier aangeven over welke periode het abonnement loopt.
OVERIG (TABBLAD VAN PATIËNT)
Nadere gegevens van de patiënt kunt u hier invullen.
Taal: U kunt hier de voorkeurstaal instellen. De sjablonen worden dan in de taal van de voorkeur
gekozen. Afspraakherinneringen en -etiketten worden in het Engels verzonden, bij een instelling van
iedere taal behalve Nederlands. Het tonen van de medische anamnese is eveneens in het Engels bij
iedere gekozen taal anders dan Nederlands.
Overleden: als dit veld staat aangevinkt, dan ontvangt de patiënt geen controle-oproepen meer.
Pagina 148 van 254
Factuurcontact / Verantwoordelijke: U kunt hier een persoon selecteren, die u bij de
contactpersonen hebt ingevoerd. Deze zijn via [veld patient.#FactNAW] en [veld
patient.#VerantwoordelijkeNAW] beschikbaar in sjablonen. Het factuurcontact wordt tevens gebruikt
bij de digitale declaratie aan factoringservices.
Doorverwezen door / Huistandarts / Doorverwezen naar / Huisarts / Revalidatiearts / Overig.
U kunt hier een persoon selecteren uit of toevoegen aan de lijst “Externe adressen” (zie onder
“Beheer -> Externe adressen”). U kunt deze gegevens gebruiken om de huisarts, specialist en andere
verwijzers te registeren. Zo kunt u via sjablonen correspondentie voeren.
Controle-interval / Oproepmaand: deze twee velden worden gebruikt voor oproepen. Oase gebruikt
deze gegevens om een oproeplijst voor controlebezoeken aan te maken. Het veld “Controle-interval”
staat standaard op 6 maanden. U kunt het interval hier aanpassen. Op grond hiervan wordt het veld
“Oproepmaand” ingevuld en opgehoogd na een controlebezoek. De datum van “Oproepmaand” wordt
opgehoogd bij invoer van een periodieke-controle-prestatie of als het vinkje "Oproepdatum ophogen
bij elke prestatie" aanstaat onder Beheer -> Instellingen.
Laatste bitewing: de datum van de laatste bitewing. Dit veld wordt ingevuld als er een behandelcode
met “Bitewing” aangevinkt wordt toegevoegd aan het behandelplan. Zie over het aanvinken van
bitewing het onderdeel Behandelcodes.
Bitewing frequentie: u kunt per patiënt de bitewingfrequentie aangeven. Als u daar niets invult, dan
gebruikt Oase de globale instelling die bij “Beheer->Instellingen->Oase” in het veld “Bitewing
frequentie” staat ingevuld.
Geen bitewings maken: u kunt hier aangeven of het nodig is om een bitewing te maken. Vinkt u
“Geen bitewings maken” aan, dat toont het scherm in het behandelscherm: [niet nodig]. Dit kan het
geval zijn bij bijvoorbeeld een patiënt met volledige prothese.
UZI-check blokkeren: als u UZI-check wilt blokkeren (bijvoorbeeld om te voorkomen dat de huidig
ingevoerde gegevens worden overschreven), dan vinkt u dit vakje aan. Een UZI-check is dan niet
meer mogelijk. Probeert u dat toch, dan krijgt u hiervan een melding.
Clearing blokkeren: als u dit vakje aanvinkt, dan geldt het volgende: de gegevens van de patiënt
mogen niet worden doorgestuurd naar de verzekeraar bij het aanmaken van een factoringbestand.
Agenda geblokkeerd: U kunt hier de optie “Agenda geblokkeerd” aanvinken. Er kan dan geen
nieuwe afspraak met de patiënt in de agenda worden ingevoerd.
Direct betalen: Als u deze optie aanvinkt, dan wordt in de behandelkaart “Direct betalen” getoond bij
betaalgedrag.
.
Max. incassobedrag: bij een automatische incassomachtiging wordt er bij, het aanmaken van een
incassobestand, gekeken of het bedrag niet hoger is dan het hier ingevoerde maximum
incassobedrag. Is dat wel zo, dan blijft het resterende bedrag van de overschrijding open. Dit wordt bij
een volgende incassobatch meegenomen.
Documentsoort / Documentnummer: invoer van de identificatiegegevens van de patiënt.
Pagina 149 van 254
NOTITIES (TABBLAD VAN PATIËNT)
Zie hierover “Notities”. Hier worden de memo’s uit het behandelscherm (administratieve, niet
behandeldatum gerelateerde, aantekeningen met betrekking tot de patiënt) getoond.
TECHNIEK (TABBLAD VAN PATIËNT)
Kiest u voor de invoermogelijkheid via het behandelscherm, dan wordt deze invoer hier getoond. U
kunt deze gegevens ook hier invoeren.
Als u techniekwerkzaamheden moet aanvragen bij een tandtechnisch laboratorium, kunt u dat hier
administreren.
Aangevraagd
Aanvraagdatum bij het laboratorium.
Laboratorium
Hier kunt u het betreffende laboratorium selecteren. Een nieuw laboratorium kunt u invoeren bij
Beheer / Crediteuren. Vink dan wel het veld “Laboratorium” aan.
Bonnummer
Vul het nummer in van de papieren bon.
Bon
U kunt hier een scan van de papieren bon toevoegen en inzien. Klik in het veld; er verschijnt een
scherm met de scan van de bon. Klik op het scansymbool, dan verschijnt een scherm om de bon in te
scannen. Hiervoor is uiteraard een scanner vereist.
Factuurdatum lab. / Factuurnummer lab. / Factuurbedrag
Vul hier de factuurgegevens in van het laboratorium als het werkstuk is binnengekomen.
FACTUREN (TABBLAD VAN PATIËNT)
Hier kunt u de lijst zien van facturen voor behandelingen van de patiënt die verstuurd zijn. Het kan dan
gaan om facturen aan de verzekeraar of aan de patiënt zelf. U kunt hier alle facturen zien, of alleen de
openstaande facturen. Wilt u dat laatste, vink dan “Toon alleen openstaande” aan.
Pagina 150 van 254
Via de knop “Wijzig” of dubbelklikken op een factuur kunt u de factuur desgewenst volledig zien, of
aanpassen. U kunt ook een kopie versturen of afdrukken.
CONTACTPERSONEN (TAB BLAD VAN PATIËNT)
U kunt hier contactpersonen invullen, als de patiënt wilsongeschikt is, of in een instelling verblijft.
VERRICHTINGENKAART ( TABBLAD VAN PATIËNT)
Hier worden alle behandelnotities, verrichtingen en algemene notities betreffende de patiënt
chronologisch getoond. Desgewenst kunt u een periode selecteren waarop het overzicht betrekking
heeft. Door middel van de printerknop kunt u dit overzicht afdrukken.
DOCUMENTEN (TABBLAD VAN PATIËNT)
Bij het tabblad “Documenten” krijgt u een overzicht van alle documenten die door scan, camera of
toevoegen van bestanden aan de patiënt gekoppeld zijn. Elk document dat u vanuit de patiënt
verstuurt wordt hier toegevoegd. Wanneer u in 1 opdracht voor meerdere patiënten documenten
maakt, die samen in 1 document komen, wordt dit in losse documenten bij alle betreffende patiënten
opgeslagen. Eventuele wijzigingen van het totaaldocument worden niet bewaard. Het is immers 1
document dat niet specifiek bij die patiënt hoort. Wilt u deze wijzigingen wel bewaren, handel dan als
volgt. In een dergelijk geval dient u bij de patiënt het document op te roepen, waarna u de wijzigingen
in het document kunt aanbrengen en bewaren.
U kunt ook zelf documenten toevoegen aan een patiënt. Klik op “nieuw”. Vervolgens kunt u zoeken
naar een bestand. Dubbelklik op het bestand, en dit bestand verschijnt op het scherm. Door op de
bestandsnaam te klikken, opent het bestand.
Pagina 151 van 254
Bij het toevoegen van een document via deze methode wordt een kopie van de inhoud van het
document opgeslagen in de database. Als u het document, dat hier is toegevoegd, wijzigt of weghaalt,
dan blijft de kopie in de database ongewijzigd bewaard.
Dit kan ook met de knop “Bestand toevoegen” en de knop “Scan” in het behandelscherm links naast
de verrichtingen/behandelkaart.
Een andere methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor
aangewezen map (bij het onderdeel “Diversen” onder de knop
). Hier kunt u het documentenpad
aangeven, waar Oase documenten kan zoeken. Voordat u van deze functionaliteit gebruik kunt
maken, moet u eerst het documentenpad hebben aangegeven.
Op deze manier wordt alleen een koppeling naar het bestand gelegd. U kunt deze methode gebruiken
door het aanklikken van de knop “naar map”.
Met de knop “Scannen” kunt een document scannen, en op de juiste plek opslaan. U dient dan zelf
alleen nog een omschrijving van het document te geven.
GEZIN (TABBLAD VAN P ATIËNT)
U kunt dit tabblad gebruiken om meerdere gezinsleden met elkaar in verband te brengen. De patiënt
is bijvoorbeeld kind of partner van een andere patiënt. Dit biedt de mogelijkheid om gezinsafspraken
te maken, en als koppeling bij adressering.
Ook vraagt Oase bij adreswijzigingen of deze geldig is voor alle gezinsleden, en voert, indien van
toepassing, de wijziging bij alle gezinsleden door.
Pagina 152 van 254
Klik op het icoontje “Gezinslid toevoegen”. De lijst met alle ingevoerde patiënten verschijnt. Selecteer
uit deze lijst het gezinslid dat bij de patiënt van de geopende patiëntenkaart hoort. Klik dan op “Ok”. In
de lijst verschijnen zowel de gegevens van de patiënt als van het bijbehorend gezinslid.
OVERZICHTEN BIJ PATIËNTEN
U kunt bij Patiënten bijzondere overzichten genereren. Kijk voor het werken met overzichten in het
hoofdstuk Overzichten. Hier staan de extra mogelijkheden beschreven die bij de kaartenbak van de
patiënten horen.
Klik op “Overzichten” bij “Patiënten”. Klik dan op het pijltje bij Stap 1.
Pagina 153 van 254
Verrichtingen per arts, patiënt (uitgebreid)
Dit overzicht toont, getotaliseerd per arts, alle verrichtingen in de geselecteerde periode, per arts
gesorteerd op afspraaktijd van de patiënt. Dit overzicht is handig om te controleren of de verrichtingen
goed zijn ingevoerd en om de omzet per arts te zien.
De uitgebreide versie heeft ook de materiaalkosten als selectiecriterium, en toont meer informatie over
(te declareren) techniek(kosten) en materiaal.
Verrichtingen per patiënt
Dit overzicht toont gegroepeerd per patiënt de verrichtingen in de geselecteerde periode.
Totalen per arts, behandeltype
Dit overzicht toont per arts en per behandelcodecategorie de aantallen verrichtingen en kosten
Bestede tijd per arts
Als u de bestede tijd per afspraak bijhoudt kunt in dit overzicht per arts zien hoeveel tijd er aan welke
afspraak besteed is. Dit is vooral van belang als u bijzondere tandheelkunde uitvoert of AWBZpatiënten behandelt.
Te factureren (gedetailleerd)
U kunt hier voor de geselecteerde periode zien wat er te factureren is. Als er verrichtingen zijn
ingevoerd die nog niet gefactureerd mogen worden, ziet u deze ook. In de kolom “reden nietfacturabel” is dan te lezen waarom de verrichting niet nog niet gefactureerd kan worden.
Desgewenst kunt u dit overzicht beperken tot een bepaalde arts of praktijk door deze bovenin te
kiezen.
U kunt in het overzicht klikken om naar de patiëntenkaart te gaan. Terugkeren naar het overzicht doet
u via menuoptie “Venster”.
“Gedetailleerd” biedt extra informatie, die relevant is voor de bijzondere tandheelkunde.
Genereer facturen
Als u niet via de knop “Factureren” vanuit de patiëntenlijst wil factureren, bijvoorbeeld omdat u op arts
of praktijk wilt selecteren, kunt u deze optie gebruiken. Hiermee worden de facturen gegenereerd en
worden de facturen die op papier verstuurd moeten worden in een afdrukbaar document aangeboden.
Als er facturen digitaal verzonden moeten worden, dan moet u dat via “Financieel → Facturen uit”
doen. Zie hierover het hoofdstuk Digitale declaraties.
Controle-oproepen
Hiermee kunt u patiënten oproepen tot het maken van een controle-afspraak. Kies een sjabloon, kies
desgewenst of u op etiketten wilt printen, kies de zorgverlener van wie u de oproepen wilt versturen en
kies de periode voor de controle-afspraken in het veld “Volgende controle t/m”. Klik op “Bekijk
geselecteerde patiënten” om te zien welke patiënten een oproep gaan krijgen. Oase registreert aan
welke patiënten al een oproep is verzonden, en neemt deze niet mee in de lijst. Controleoproepen
nemen alleen patiënten mee uit het lopende bestand; niet uit het archief.
Pagina 154 van 254
U kunt instellen wat het minimum aantal dagen moet zijn sinds de vorige oproep heeft plaatsgevonden
bij “Minimum aantal dagen sinds vorige oproep”.
Wilt u de oproepen e-mailen, als het e-mailadres van de patiënt in Oase staat, vink dan “Via e-mail
indien e-mailadres bekend” aan. Dit kan alleen als er van het gekozen sjabloon een variant in HTMLformaat bestaat. Alleen HTML-sjablonen zijn geschikt om via e-mail te versturen.
Wilt u de oproepen via sms verzenden, als het mobiele nummer van de patiënt in Oase staat, vink dan
“Via sms indien mobiel telefoonnummer bekend” aan. Voeg dan de sms-tekst toe die u wilt versturen.
U kunt hierbij velden invoegen via de knop “Veld invoegen”. Klik tenslotte op de knop “Ok”.
Als u voor sms en/of e-mail hebt gekozen maakt Oase nu een statusoverzicht met eventuele
foutmeldingen. Oproepen waarbij het verzenden van een sms niet gelukt is worden alsnog op papier
afgedrukt. U kunt deze lijst printen met de knop “Afdrukken”. Klik dan op “Ok”.
Hierna verschijnt een document met de oproepen die op papier moeten worden verzonden dat u
vervolgens kunt afdrukken. De eventuele e-mails zijn nog niet verzonden, maar staan klaar bij
programma-onderdeel “E-mail” van waaruit ze verstuurd kunnen worden. Sms'jes worden direct
verzonden.
U kunt de oproepen, die u vandaag gedaan heeft, in Oase ongedaan maken. Het ongedaan maken
doet u als volgt: klik op de knop “Maak oproepen ongedaan”.
Hoe Oase te werk gaat bij het opstellen van het document met oproepen leest u hieronder.
Werking oproep(selectie)
Pagina 155 van 254
Het volgende proces vindt plaats:
1. Oase selecteert de patiënten die een oproepdatum hebben (te vinden in het veld
“oproepmaand” bij het tabblad “Overig” in de “Bewerkmodus”)
tussen 2 maanden geleden en eind van de maand (de periode voor de controle-afspraken)
die aangegeven staat in het veld “Volgende controle t/m” op het scherm van de controleoproepen.
Samenvatting selectie:
2 maanden voor systeemdatum < datum van het veld “Oproepmaand” < eind van de maand
van het veld “Volgende controle t/m”.
2. De selectie die in stap 1 is gemaakt wordt beperkt tot die patiënten, die al langere tijd geen
oproep hebben gehad. Deze tijd wordt ingesteld in het veld “Minimum aantal dagen sinds
vorige oproep”.
Pagina 156 van 254
3. De lijst uit stap 2 wordt gefilterd door patiënten te verwijderen die recent (niet langer dan 7
dagen geleden) voor een controleafspraak daadwerkelijk zijn geweest. De termijn van 7
dagen wordt gehanteerd om de behandelgegevens van de patiënten te verwerken.
U ziet hieronder in de afbeelding “Oproepen versturen voor controle-afspraken” hoe de stappen zijn in
dit proces.
Pagina 157 van 254
Afspraakherinneringen
Het overzicht “Afspraakherinneringen” biedt u de mogelijkheid om op papier de afspraakherinnering te
versturen. Als u het scherm opent, ziet u een lijst van alle patiënten die een afspraakherinnering
dienen te krijgen. Met de vinkjes links in de lijst kunt u eventueel patiënten uitsluiten.
U kiest het sjabloon van de papieren afspraakherinnering bij het veld “Sjabloon”.
Wilt u de tekst van het sjabloon op een etiket printen, kies dan het juiste formaat bij “Etiketten”.
U kunt vervolgens bij het veld “Praktijk” en “Zorgverlener” de juiste praktijk en de juiste zorgverlener
selecteren.
Bij het veld “Afspraak vanaf” en “t/m” kunt aangeven over welke periode Oase moet bekijken of er
patiënten zijn, die een afspraakherinnering moeten krijgen.
U kunt nu op “Bekijk geselecteerde patiënten” klikken om te zien welke patiënten aan de opgegeven
criteria (opgegeven periode, praktijk en zorgverlener) voldoen.
Wilt u de afspraakherinneringen via e-mail of sms laten lopen bij de patiënten, die over een emailadres of mobiel telefoonnummer beschikken, klik dan de juiste optie(s) aan.
Pagina 158 van 254
Bij het aanvinken van de sms-optie, dan kunt u de gewenste sms-tekst invoeren. U kunt hierbij gebruik
maken van een invoegveld, zoals datum en tijd van de afspraak (zie voorbeeld hieronder in de
afbeelding), het veld afspraakherinnering.eind (eindtijd) en het veld afspraakherinnering.duur (duur
van de afspraak). Zie sjablonen over het werken met velden en sjablonen.
Klik op “OK” om de oproepen te printen. Oase zal bij de patiëntgegevens opnemen dat er een
afspraakherinnering is verzonden. U kunt de oproepen, die u vandaag gedaan heeft, in Oase
ongedaan maken. Oase zal dan de patiënt weer tonen in dit overzicht, of alsnog een automatische
herinnering via e-mail of sms sturen. Het ongedaan maken doet u als volgt: klik op de knop “Maak
afspraakherinneringen ongedaan”.
De knop “Oproepverdeling” toont van het vorige, huidige en volgende jaar de aantallen patiënten met
hun oproepmaand. Klik op een cel om de patiënten te tonen.
“Statistieken” toont een statistiek van verzonden controleoproepen en het resultaat daarvan in de
vorm van een percentage gemaakte afspraken.
Afspraken per patiënt
Deze lijst toont de afspraken die er per patient gemaakt zijn. De lijst bevat geen handmatige consulten
en geen afgezegde afspraken.
Laatste afspraak / oproep
U kunt hier een overzicht maken van de datum van de laatste afspraak en de laatste oproep per
patiënt.
Behandelplan
Een overzicht van patiënten met gegevens uit de behandelplannen: onder meer de kolommen
Diagnose, Subdiagnose, Eigen bijdrage, Tijd, Techniek en Kosten.
Aan te vragen machtigingen
Dit overzicht toont alle machtigingen waarvan de aanvraag nog niet verstuurd is. U kunt hierbij
eventueel selecteren op een bepaalde verzekeraar.
Pagina 159 van 254
Aangevraagde machtigingen
Dit overzicht toont de machtigingen die zijn aangevraagd, maar nog niet zijn gehonoreerd (of
geweigerd).
De overige overzichten zijn standaard overzichten. Kijk voor het werken met standaard overzichten in
het hoofdstuk Overzichten.
DIVERSEN BIJ PATIËNT EN
Onder
“Diversen” bij Patiënten vindt u de mogelijkheid om patiënten, van wie er meer dan 1 kaart
bestaat, samen te voegen tot 1 kaart. Klik hiervoor op “Patiënten ontdubbelen”.
Er zijn 3 opties:
1. Samenvoegen handmatig
U kunt de patiëntcodes invoeren van de 2 patiënten die u wilt samenvoegen, waarbij de
gegevens van de patiënt met de eerste code worden toegevoegd aan de patiënt met de
tweede code
2. Samenvoegen naam/geb. datum
Het programma zoekt naar patiënten met identieke achternaam, voorletters en geboortedatum
en biedt deze in een aanvinklijst aan om samen te voegen
3. Samenvoegen a.d.h.v. BSN
Het programma zoekt naar patiënten met identieke BSN’s en biedt deze in een aanvinklijst
aan om samen te voegen
Patiënten updaten uit csv
Deze optie is bedoeld voor synchronisatie met een externe patiëntdatabase zoals bijvoorbeeld een
ziekenhuis of een verpleeghuis waarmee geen directe koppeling mogelijk is. Raadpleeg VST voor de
specificaties
Documentenpad
Een methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor
aangewezen map. Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan opslaan en
zoeken.
Nieuwe documenten opslaan in database
Als er een documentenpad is aangegeven, dan worden nieuw geïmporteerde documenten ook op die
locatie opgeslagen. Als u dit aanvinkt, dan worden documenten alleen in de database opgeslagen.
Pagina 160 van 254
IV. FINANCIEEL
Het onderdeel Financieel kent de volgende subonderdelen:
-
Overzichten
-
Facturen uit
-
Facturen in
-
Dagboek
-
Rekeningen
-
Memoriaal
-
Internetbankieren
-
Digitale declaraties
-
Incasso-opdrachten
-
Vaste activa
-
Instellingen
Van het belangrijkste boekhoudoverzicht, de saldibalans, is het overzicht direct opvraagbaar via het
printerknopje rechts naast de gegevens van het actieve boekjaar.
OVERZICHTEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL)
Onder dit tabblad kunt u de belangrijkste financiële informatie bekijken en overzichten maken. Hier
wordt een aantal geselecteerde standaardoverzichten makkelijk toegankelijk aangeboden. Uiteraard
kunt u per boekhoudonderdeel via selectie de overzichten maken die u zelf handig vindt.
De werkwijze is als volgt. U kiest het gewenste soort overzicht met de knop aan de linkerzijde.
Vervolgens maakt u een selectie. Over het maken van een selectie leest u meer in het hoofdstuk
Overzichten (algemeen). Kies dan de gewenste uitvoer. U kunt dan het overzicht genereren door op
“Start overzicht” te klikken.
Pagina 161 van 254
FACTUREN UIT (TABBLAD VAN FINANCIEEL)
Facturen worden in principe aan de hand van onder andere de behandelinformatie vanuit patiënten
gegenereerd (zie Factureren). Eventueel kunt u facturen ook handmatig invoeren bij dit onderdeel.
Bij het genereren van een factuur wordt automatisch een opeenvolgend factuurnummer toegewezen,
en worden debiteurcode, rekeningnummers, datum, prijzen, omschrijving en projectcodes uit de
onderliggende gegevens overgenomen.
Handmatige invoer van uitgaande facturen. NB: behandelingen en facturering gaan uit de pas
lopen indien de debiteur een patiënt is; deze mutaties worden niet aan de patiëntenkaart
toegevoegd!
Ga naar het tabblad “Facturen uit” en druk op de knop “Nieuw”. U krijgt de keuze voor welk soort
debiteur u een factuur wilt invoeren: een patiënt, verzekeraar of overig. Hierna verschijnt een lege
factuurkaart.
Als er al facturen ingevoerd zijn, dan zal Oase zelf het volgende factuurnummer toekennen. Is het de
eerste factuur, dan kunt u zelf een factuurnummer invoeren.
Bij uitgaande facturen wordt de factuurdatum vanzelf op de systeemdatum gezet als de factuur
afgedrukt wordt.
Het veld “Rekening” wordt automatisch ingevuld als er bij instellingen een standaard debiteurrekening
is ingevoerd.
U kunt nu de factuuritems gaan invoeren, door in het tabblad “Factuuritem” (subtabblad van Facturen
Uit of In van een specifieke factuur) op de eerste, lege, regel te klikken. U dient hier in ieder geval een
stuksprijs (exclusief BTW), omschrijving en (baten-)rekening in te voeren.
Druk op “Opslaan” als het factuuritem compleet is ingevuld. In het bovendeel van de factuur verschijnt
nu het totaalbedrag en eventueel de BTW en het bedrag inclusief BTW. Desgewenst kunt u meerdere
factuuritems invoeren, die dan bij het factuurtotaal zullen worden opgeteld.
Druk op het printerknopje naast de factuurdatum om de factuur in de standaardopmaak te printen.
Pagina 162 van 254
Een creditfactuur aanmaken.
Bij behandelingen worden de gecrediteerde items weer opengezet; dit geldt voor een factuur die
vanuit behandelingen is aangemaakt.
Als u een bestaande factuur (deels) wilt crediteren kan dat met de knop “Crediteren" op de
factuurkaart. U kunt ook handmatig een nieuwe factuur invoeren met negatieve bedragen. In dat geval
is er geen koppeling met de patiëntenkaart, en worden de gecrediteerde items dus niet opengezet.
Na een druk op de knop “Crediteren” verschijnt een scherm met factuuritems die u kunt crediteren.
Door sommige items uit te vinken kunt u een deelcreditering uitvoeren.
Na een druk op “OK” wordt de creditfactuur aangemaakt en wordt het bijbehorende document
getoond. Als de factuur digitaal was ingediend en reeds gehonoreerd, krijgt u de vraag “Creditering
digitaal aanbieden?” Als u hierop “Ja” antwoordt, zal de creditfactuur in de eerstvolgende run digitaal
worden aangeboden aan de verzekeraar. De debetfactuur wordt afgeboekt met betrekking tot de
geselecteerde items of in zijn geheel tegengeboekt, behalve als deze al betaald is. In dat geval blijft
de creditfactuur openstaan tot deze is betaald.
Pagina 163 van 254
Als de oorspronkelijke factuur was gegenereerd vanuit patiënten, dan worden de betreffende
behandelingen bij de patiënt weer opengezet voor facturering. U kunt deze dan corrigeren en opnieuw
een factuur genereren.
Bij het aanvinken van “Alleen openstaande” worden alleen de openstaande facturen getoond.
Afboeken
Met deze knop kunt u het openstaand saldo afboeken tegen de bij Instellingen gedefinieerde
tegenrekening. Gebruik deze optie als u niet verwacht dat de factuur nog betaald zal worden. In
tegenstelling tot een creditering gebeurt er hierbij op de patiëntenkaart verder niets. Ook het
openstaand saldo wordt niet gewijzigd, zodat u bij een eventueel volgend bezoek van de patiënt op
het nog openstaande bedrag gewezen wordt.
N.B. Crediteren en afboeken kunt u ook vanuit de behandelkaart uitvoeren
Overzichten van “Facturen uit”.
“Facturen uit” kent een aantal eigen overzichten.
Genereren van aanmaningen.
Via “Facturen uit” en subknop “Overzichten”
kunt u een openstaande postenlijst maken, of
aanmaningen genereren. Bij een aanmaning bepaalt Oase aan de hand van de betaaltermijn of een
factuur aangemaand dient te worden of niet. U hoeft daar zelf niets voor te doen!
Pagina 164 van 254
De betaaltermijn kunt u onder het tabblad “Instellingen” instellen.
U kunt kiezen uit Aanmaningen en Verzamelde aanmaningen. Bij Aanmaningen krijgt u per factuur
een document. Bij Verzamelde aanmaningen krijgt u per debiteur 1 overzicht. Voor beide soorten
overzichten geldt wel dat uw sjablonen op de juiste manier moeten zijn gemaakt!
U kunt op deze manier een lijst met aan te manen personen uitdraaien: door “Openstaande posten” te
kiezen in plaats van “Aanmaningen”, en te selecteren op factuurdatum tot bijvoorbeeld 2 weken
geleden.
Aanmaak digitale declaraties
U kunt hier een selectie maken in het overzicht van digitale declaraties. Zie hierover Digitale
declaraties.
Restfacturen naar patiënt
Deze optie kunt u gebruiken om afgewezen declaraties van de verzekeeraar zelf bij de patiënt te
innen. Automatisch worden alleen die facturen geselecteerd die (gedeeltelijk) zijn afgewezen en die
nog niet door de praktijk aan de patiënt verstuurd zijn. Gebruik hiervoor een speciaal sjabloon dat
vermeldt welke gedeelte van de behandeling wel en niet vergoed is.
Omzet per UPT-code
Toont (per code) hoeveel deze code gegenereerd heeft, over een bepaalde periode. \
Facturen uit / Diversen
Als u aanmaningen hebt aangemaakt, waarbij de aanmaandatum automatisch bij de facturen is
ingevuld, en u wilt dit ongedaan maken, omdat bijvoorbeeld het afdrukken of verzenden is mislukt, dan
kunt u hier alleen aanmaningen van een bepaalde datum ongedaan maken.
Incasso-instellingen.
Bij incasso-instellingen kunt u alle benodigde instellingen maken voor het genereren van automatische
incasso-opdrachten.
Eigen rekening (IBAN), naam organisatie en incassant-ID zijn verplicht. Als uw bank maxima heeft
gesteld aan het totaalbedrag en het aantal opdrachten per batch kunt u dat hier ingeven. U kunt
aangeven of uw incasso’s doorlopend of eenmalig zijn en de locatie van de gegenereerde bestanden
instellen.
FACTUREN IN (TABBLAD VAN FINANCI EEL)
Hier kunt u inkoopnota’s invoeren. Dit werkt verder net zo als het invoeren van uitgaande facturen,
alleen zijn er geen koppelingen met patiënten en digitale declaraties.
Pagina 165 van 254
Als u gebruik maakt van de interne urendeclaratie van de medewerkers van de tandartspraktijk, dan
worden de facturen die daarbij gegenereerd worden hier getoond. In combinatie met het gebruik van
internetbankieren kunt u op die manier op eenvoudige wijze facturen ter betaling aanbieden. Deze
kunnen na betaling automatisch worden verwerkt.
DAGBOEK (TABBLAD VAN FINANCIEEL)
Dagboekrekeningen zijn bijvoorbeeld bankrekeningen en/of een kas, waar “echt” geld op staat of in
zit. Bankrekeningen kunnen via internetbankieren automatisch ingelezen worden, kasboekingen
dienen uiteraard handmatig ingevoerd te worden. Hieronder een voorbeeld van het invoeren van een
kasboeking.
Voordat u verder kunt, dient u bovenin eerst de betreffende dagboekrekening te kiezen; in dit geval
rekening 1230, Kas.
Druk op de knop “nieuw”; een lege betalingskaart verschijnt. Afhankelijk of u kiest voor ‘invoer per
regel’ kunt u mutaties per regel of via een oppopscherm inboeken. Er wordt automatisch een
volgnummer toegekend dat u desgewenst kunt wijzigen. De datum wordt automatisch op de
systeemdatum gezet. De periode wordt automatisch op de maand van de boeking gezet. U vult het
bedrag en de omschrijving in.
Als het de betaling van een factuur betreft (ingekomen of uitgaand), dient u dat in het veld “Factuur”
aan te geven. Hierna verschijnt er de invoermogelijkheid voor een factuurnummer. Na keuze van een
factuur, wordt het veld Tegenrekening automatisch ingevuld met de debi-/crediteurrekening van de
factuur.
Houdt de betaling geen verband met een factuur, laat dan het veld “Factuur” op “Geen” staan en vul
een tegenrekening in. In dit laatste geval kan ook worden aangegeven of er BTW van toepassing is,
uiteraard alleen als u btw-plichtig bent en een btw-nummer heeft.
Pagina 166 van 254
Met de knop “Splitsen” kunt u een betaling splitsen en bijvoorbeeld boeken op verschillende facturen
of verschillende tegenrekeningen. Hierbij blijf het bedrag van de oorspronkelijke betaling behouden,
zodat het saldo blijft kloppen.
De knop “Splitsen” wordt actief zodra u een bedrag invoert. Bij een druk op die knop verschijnt er een
venster met een regel met de oorspronkelijke boeking. Als u hier het bedrag aanpast, ontstaat er een
nieuwe regel met het restbedrag. U kunt dit bedrag opnieuw aanpassen en opnieuw de tegenboeking
definiëren totdat de boekingen op nul lopen. Hierna kiest u voor akkoord en worden de boekingen
verwerkt. De boekingen worden als aparte betalingsregels in het dagboek opgenomen. Op deze
manier kan een betaling op verschillende posten worden geboekt, met de garantie dat het
totaalbedrag niet wijzigt.
REKENINGEN (TABBLAD VAN FINANCI EEL)
Hier kunt u het rekeningschema invoeren en wijzigen. U kunt een rekenschema van uw bestaande
administratie overnemen.
In dit rekenschema geeft u aan of de rekening een dagboek kent. U doet dit door het aanvinken het
blokje in de kolom “Dagboek” voor bijvoorbeeld de kas en de bank. U kunt in dit schema per rekening
en per periode een budget toekennen. Klik hiertoe een regel aan. Er opent een scherm met een aantal
subtabbladen. In het tabblad “Budget” kunt u het gewenste bedrag invoeren.
U ziet de ingevoerde budgetten terug in de (management)overzichten.
MEMORIAAL (TABBLAD V AN FINANCIEEL)
Als het rekeningschema is ingevoerd, kan de beginbalans worden ingevoerd.
Een beginbalans is nodig om de boekhoudkundige startsituatie in te voeren, zoals een banksaldo,
bezittingen en schulden. Uw boekhouder dient deze cijfers aan te leveren. Het is handig om hetzelfde
rekeningschema als dat van uw boekhouder aan te houden. Dat scheelt uw boekhouder een hoop
werk met het doen van aangiftes en bovendien sluiten de jaarcijfers dan beter aan bij de administratie.
Zijn die cijfers niet meteen voorhanden en wilt u snel beginnen, dan kunt u ook volstaan met alleen de
banksaldi.
U kunt memoriaalboekingen importeren via de knop “Memoriaalboekingen importeren”. Het de
importeren bestand moet een puntkommagescheiden csv-bestand zijn waarin een een kolom
“rekening”, een kolom “omschr” en een kolom “bedrag” of kolommen “Debet” en “Credit” voorkomen.
Pagina 167 van 254
Het is hierbij voldoende dat genoemde tekst voorkomt in de kolomtitel. Een kolom met de naam
“omschrijving” is dus bijvoorbeeld ook toegestaan.
“Verberg gegenereerde boekingen” kunt u gebruiken om handmatig ingevoerde boekingen
eenvoudiger te zien. Gegenereerde boekingen zijn boekingen die bijvoorbeeld gegeneerd zijn bij het
afboeken van facturen of het verwerken van incasso-opdrachten of digitale declaraties
Op het tabblad “boekingen” kunt u de memoriaalboekingen toevoegen. Als u boven “beginbalans”
hebt aangevinkt is het ook toegestaan op debiteur-/crediteurrekeningen te boeken zonder dat daar
een factuur tegenover staat. Gebruik in dat geval altijd de start van het boekjaar als boekdatum.
Met <ENTER> wordt de boeking bevestigd en wordt een nieuwe, lege boeking aangeboden. U kunt
een memoriaalboeking alleen opslaan als het saldo van de boekingen nul is. U kunt de boeking
tijdelijk sluiten door dan het restbedrag tegen bijvoorbeeld vraagposten weg te boeken. In het geval
van de beginbalans zou u in dat geval er ook voor kunnen kiezen dit verschil tijdelijk tegen de
algemene reserve weg te boeken.
Bij een regelmatig terugkerende memoriaalboeking, zoals een maandelijks loonmemoriaal of
maandelijkse afschrijvingen, (op verschillende data) kunt u “Gebruik als standaardboeking” aanvinken.
Wanneer u dan de boeking op een andere datum opnieuw wilt invoeren, kunt u kiezen voor “”Kies
Pagina 168 van 254
standaardboekingen”, waarna een menu met standaardboekingen wordt aangeboden. Na het kiezen
van een boeking wordt de boeking gekopieerd met een andere datum. Hierna kunt u eventueel nog
wijzigingen in de boeking aanbrengen.
Met deze knop kunt u ingevoerde boekingen wijzigen.
Uw boekhouder kan bij dit onderdeel ook allerlei boekhoudkundige mutaties invoeren, en bij het
afboeken van een factuur (bijvoorbeeld bij crediteren) wordt er automatisch een memoriaalboeking
aangemaakt.
INTERNETBANKIEREN (TABBLAD VAN FINANCI EEL)
Voordat u aan de slag kunt met internetbankieren, dient dit onderdeel eerst geconfigureerd te worden.
Zie hiervoor het onderdeel “Bankprofielen”.
IMPORT
U kunt op 2 manieren gegevens importeren: automatisch en handmatig.
Druk op de knop
om automatisch te importeren. Hierbij krijgt u een menu met de door het
programma ondersteunde banken. Kies uw bank en volg de instructies bovenin het scherm. Het
programma staat toe dat u meerdere rekeningen bij dezelfde bank inleest en zal deze gescheiden ter
verwerking aanbieden. Let er wel op dat u altijd een periode inleest die minimaal de reeds ingelezen
en verwerkte boekingen van uw dagboek overlapt, zodat u geen boekingen kunt kwijtraken. Sommige
banken voegen achteraf een boeking in het verleden toe die u dan zou kunnen missen.
U kunt er ook voor kiezen om een reeds gedownload mutatiebestand in het lezen via de knop
.U
moet dan het bijbehorende profiel (formaat importbestand) kiezen, waarna het in het profiel
aangegeven bestand wordt ingelezen. In beide gevallen moet u eerst bij “Bankprofielen” een profiel
hebben aangemaakt.
Na het inlezen worden de boekingen getoond. Boekingen met een roze achtergrond zijn boekingen
die niet door Oase herkend zijn.
Pagina 169 van 254
Het programma herkent alle ingekomen facturen die via deze module ter betaling zijn aangeboden en
alle betalingen op uitgaande facturen, onder de voorwaarde dat de betaler het betalingskenmerk op
een juiste manier in de betalingsomschrijving heeft opgenomen. Verder kent het programma een
intelligent, zelf lerend, herkenningssysteem dat er voor zorgt dat eenmaal toegewezen betalingen een
volgende keer herkend worden.
De herkengegevens laten zien hoe de boeking verwerkt zal worden. Als u bij het veld “Factuur” hebt
gekozen voor bijvoorbeeld een inkomende of uitgaande factuur, dan vraagt Oase om het bijbehorende
factuurnummer. Kiest u het factuurnummer, dan ziet u onder “Herkengegevens” het factuurnummer, of
meerdere factuurnummers als de betaling meerdere facturen betreft.
Op dit moment zijn de boekingen nog niet in de boekhouding verwerkt. U kunt hier van de niet of
foutief herkende boekingen aangeven hoe ze geboekt moeten worden. Dat kan door een
tegenrekening in te vullen, of (via splitsen) een of meerdere facturen aan de boeking toe te wijzen. Als
u een tegenrekening hebt ingevuld en daarna op de knop “Voeg toe aan kennisbank” drukt, zal de
volgende keer dat een soortgelijke boeking wordt ingelezen, deze automatisch herkend worden en
aan dezelfde rekening worden toegewezen.
Het verwerken van de boekingen in de boekhouding doet u door
klikken. Achter de tekst
bankbestand hebt verwerkt.
(“verwerk bankbestand”) te
verschijnt dan de datum van de laatste keer dat u een
Betalingen op facturen herkent Oase door vermelding van het factuurnummer in de omschrijving, of
aan de hand van de bankrekening van de betaler of begunstigde.
Door het dubbelklikken van een boeking kunt u deze wijzigen. De knop “Opnieuw herkennen” probeert
opnieuw te herkennen hoe de betaling geboekt moet worden. Dat kan zinnig zijn als er in de
omschrijving informatie is toegevoegd of er bijvoorbeeld intussen een factuur is toegevoegd.
EXPORT
Druk op “Nieuw” om betalingsopdrachten aan te maken. Een lege betalingsopdracht verschijnt. U kunt
hier handmatig een betalingsopdracht invoeren, maar u kunt ook betalingsopdrachten aanmaken
vanuit standaardboekingen via het tabblad onder in het scherm.
Pagina 170 van 254
Bij het handmatig invoeren kunt u het vakje “Maak standaardboeking” aanvinken. Als u dit doet, dan
wordt bij opslaan van de betalingsopdracht een kopie gemaakt bij de standaardboekingen, zodat u
later eenvoudig een soortgelijke boeking kunt invoeren.
Bij “Standaardboekingen” (tabblad van Export) ziet u de standaardboekingen. Door een boeking te
selecteren en op
te drukken maakt u van een standaardboeking een betaalopdracht. Wilt u de
standaardboeking aanpassen, verander dan eerst de getoonde boeking voordat u deze toevoegt. Ook
de veranderde standaardboeking kunt u weer als standaardboeking opnemen.
Bij een betalingsopdracht kunt u in het veld “uitvoeren op” aangeven wanneer de betaling moet
plaatsvinden. Het veld “Verzonden” wordt automatisch gevuld zodra u “maak exportbestand” (zie
hieronder) heeft aangeklikt.
“Koppelfactuurnummer” wordt automatisch gevuld met het nummer van een gekoppelde factuur.
Bij “Rekening” kunt u het rekeningnummer aangeven waar de betalingen worden geboekt, zodra Oase
deze betalingen inleest bij het importeren van de betalingsgegevens.
Het veld “Fiat” moet u aanvinken om een betalingsopdracht te kunnen verzenden.
U kunt ook betaalopdrachten aanmaken voor ingekomen facturen of uitgaande creditfacturen. Druk
hiervoor op de knop
. U krijgt dan een lijst te zien met facturen die nog betaald moeten worden. U
kunt door een vinkje te plaatsen kiezen of u alle facturen wilt zien, of alleen die waarvan de
betaaltermijn verstreken is. Door in de kolom “Sel” een vinkje te plaatsen selecteert u een of meerdere
facturen om er een betaalopdracht voor aan te maken. Onder in het scherm wordt het saldo van de
geselecteerde facturen getoond om u een idee te geven van het totaalbedrag, dat u aan de hand van
de geselecteerde facturen gaat overmaken.
Pagina 171 van 254
Na een druk op ok wordt voor elke factuur een betaalopdracht aangemaakt. De uitvoerdatum voor
elke factuur wordt gezet op de vervaldatum van de factuur, voor zover die nog niet verstreken is. Als
dit wel zo is, wordt de datum van vandaag gebruikt.
Via de knop
“maak exportbestand” kunt u het bestand met betalingsopdrachten aanmaken.
De knop
“start bankprogramma” kunt u vervolgens gebruiken om het bankprogramma te starten
en het zojuist gegenereerde bestand naar de bank te sturen. (Dit moet u wel eerst in “Bankprofielen”
instellen.) De datum waarop u dit het laatste heeft gedaan, verschijnt in de kolom “Verzonden”.
U kunt eerder aangemaakte betaalopdrachten heractiveren via de knop
. Dit kan nuttig zijn als er
bij de eerdere verzending naar de bank iets mis is gegaan. Hierna kunt u dan die opdrachten opnieuw
aanbieden.
Als u kiest voor “opdrachten van een bepaalde datum heractiveren”, dan kunt u alle betaalopdrachten
die op een bepaalde datum zijn aangemaakt heractiveren.
De optie “zoeken naar niet uitgevoerde opdrachten” zoekt naar betaalopdrachten die niet in het
betreffende dagboek terug te vinden zijn. Dat kan gebeuren als de bank een opdracht weigert.
Gebruik deze optie alleen als u recent uw bankmutaties hebt verwerkt, anders kunnen
betaalopdrachten onterecht als niet-uitgevoerd gezien worden. U krijgt een lijst te zien met
betaalopdrachten die niet teruggevonden zijn. U kunt hierin de betaalopdrachten aanvinken die u wilt
heractiveren.
STANDAARDBOEKINGEN
Pagina 172 van 254
Bij Standaardboekingen kunt u regelmatig terugkerende boekingen invoeren. U kunt deze via het
tabblad “Standaardboeking” bij “Export” eenvoudig selecteren.
Klik op “Nieuw”, vul de gevraagde gegevens in en klik op het groen vinkje om de gegevens te
bewaren. Klik op een standaardboeking om deze te bewerken.
KENNISBANK
Bij het inlezen van bankmutaties is het programma in staat om boekingen zelf te herkennen. Dat kan
zijn omdat er een factuurnummer in de omschrijving vermeld is, of omdat de mutatie overeenkomsten
vertoont met een item in de kennisbank. Een overeenkomst houdt in dat de zoektekst van een
kennisbankitem voorkomt in de omschrijving van de boeking, of dat het rekeningnummer van de
tegenpartij overeenkomt.
Bij een kennisbankitem kunt u aangeven op welke grootboekrekening de mutatie geboekt moet
worden en of er eventueel BTW van toepassing is. U kunt in dit onderdeel handmatig items
toevoegen, maar u kunt ook vanuit het tabblad “Import” op de knop “Voeg toe aan kennisbank”
klikken, als u daar een grootboekrekening hebt toegewezen aan een mutatie die aanvankelijk niet
herkend was.
Bij “Zoektekst” voert u in op welke tekst Oase de betaling moet kunnen herkennen. De herkenning is
of op rekening, of op deze zoektekst. U kunt het herkennen op rekeningnummer blokkeren, door
“Blokkeer herkenning op rekening” aan te vinken.
Bij “Omschrijving” kunt u invoeren welke omschrijving bij de boeking wordt vermeld.
BANKPROFIELEN
Om dagboekrekening te koppelen aan bankgegevens gebruikt u profielen. Als u een nieuw profiel
aanmaakt, dan voert u de gegevens van de bank, zoals het bankrekeningnummer, in. Elke bank heeft
een eigen bestandsformaat, soms zelfs meerdere. Kies in de lijst de naam van uw bank en kies in uw
bankprogramma of –website de standaardinstelling voor het exportformaat (de bank exporteert,
waarna Oase importeert). Kies dan de bijbehorende dagboekrekening en de Rekening vraagposten,
waar de niet herkende betalingen worden geboekt.
Voor handmatig inlezen van mutaties is het ook nodig om aan te geven wat de naam is van
gedownloade mutatiebestanden en waar deze staan. Vul daarom bij “Pad bankprogramma” de locatie
van uw bankprogramma in, of, als u via internet bankiert, de map waarin u de im- en exportbestanden
van de bank gaat opslaan.
Om automatisch een browserscherm van uw bank te kunnen oproepen dient u “Naam
bankprogramma” in te voeren. Vul daar dan het internetadres van de inlogpagina van uw bank in.
Bij “Naam importbestand” geeft u de naam aan van het bestand met bankafschriften dat u uit het
bankprogramma wilt importeren. Die naam kan variëren; in een dergelijk geval kunt u met wildcards
de bestandsnaam aangeven, bijvoorbeeld “*.csv”. Oase importeert dan elke bestand dat de extensie
.csv heeft. Na het inlezen hernoemt Oase dit bestand naar .csvoud. Dit voorkomt dat hetzelfde
bestand herhaald wordt ingelezen.
Pagina 173 van 254
“Naam exportbestand”: hier kunt u aangeven de naam van het bestand dat u naar het
bankprogramma wilt exporteren (in het bankprogramma wilt inlezen). Dit is dan de bestandsnaam die
gebruikt wordt bij het genereren van betalingsopdrachten vanuit Oase. Sommige banken eisen dat dit
”CLIEOP03” is.
Het vinkje “boekdatum is valutadatum” werkt alleen bij sommige banken en zorgt ervoor – als u dit
aanvinkt - dat niet de mutatiedatum, maar de valutadatum van de mutatie als boekdatum wordt
gebruikt.
“Fiat standaard op ja” zorgt ervoor dat betaalopdrachten die via ingekomen facturen of
standaardboekingen ingevoerd worden, direct als gefiatteerd staan.
Het veld “Laatste import” geeft weer wanneer u voor het laatst bankgegevens hebt geïmporteerd. U
kunt dit veld niet bewerken.
Klik op “opslaan” om de instellingen op de slaan.
DIGITALE DECLARATIES
Via Digitale declaraties kunt u declaraties indienen bij de verzekeraars of bij uw factoringservice.
Declaraties via Vecozo maakt u via de oranje knop op de knoppenbalk, die alleen zichtbaar is als er
facturen klaar staan om geëxporteerd te worden. Het kan ook via Facturen uit -> Overzichten ->
Aanmaak digitale declaraties. Hier kunt u zelf een selectie maken van te exporteren facturen.
Facturen die reeds geëxporteerd zijn zullen niet nogmaals geëxporteerd worden. Als u bijvoorbeeld
voor één verzekeraar een digitale-declaratiesbestand wilt maken, hoeft u alleen op debiteurcode te
selecteren. Als er meerdere verzekeraars binnen de selectie vallen, wordt voor elke verzekeraar een
aparte batch aangemaakt. Maakt u gebruik van een factoringservice, dan wordt daarvoor ook een
aparte batch aangemaakt. Als u meerdere praktijken heeft, worden de batches bovendien gesplitst
naar praktijk.
De aangemaakte batches vindt u terug op het tabblad “Digitale declaraties”. Als er iets mis was met
de batch kunt u deze verwijderen, zodat de facturen die erin stonden opnieuw in een batch kunnen
worden opgenomen wanneer de fout gecorrigeerd is. De bestanden die aangemaakt zijn voor de
verzekeraars vindt u terug op de locatie die u onder de knop “Diversen” (zie rode cirkel) hebt
aangegeven.
Pagina 174 van 254
Deze bestanden moet u, per verzekeraar, indienen via de website van Vecozo of bij uw
factoringservice. Declaraties voor de verzekeraar kunnen ook direct vanuit Oase via Vecozo worden
verstuurd met de knop “Verzend declaraties naar Vecozo”.
U krijgt dan eerst nog de vraag of u alleen de geselecteerde batch wilt versturen of alle batches van
vandaag. Als het indienen gelukt is ziet u in de kolom “Verzonden via Vecozo” de datum staan. Als u
van deze mogelijkheid gebruik hebt gemaakt, kunt u via de knop “Ophalen retourinformatie bij
Vecozo” de retourinformatie ophalen. Hiermee wordt alle beschikbare nieuwe retourinformatie
opgehaald.
Om detail van een declaratie te zien, dubbelklikt u op een regel. De inhoud van het bestand kunt u
daarna raadplegen via de knop “Toon MZ301”.
Hierna kunnen er verschillende dingen gebeuren:
1. Verzekeraar accepteert de batch in zijn geheel
Dubbelklik op de batch in de lijst, en vul de datum van acceptatie in. Het geaccepteerd bedrag wordt
automatisch in het overeenkomstige veld ingevuld. Druk op de knop “Acceptatie doorvoeren bij
facturen”. Bij de facturen uit de batch wordt dan aangeven dat deze geaccepteerd is.
2. Verzekeraar accepteert de batch gedeeltelijk
Dubbelklik op de batch in de lijst, vul de datum van acceptatie in en het geaccepteerd bedrag. Ga
vervolgens naar het subtabblad “afgekeurde facturen”. Als u van de verzekeraar een bestand met
retourinformatie hebt gekregen volgens de MZ302 standaard, druk dan op de knop “Importeer
retourinformatie voor deze batch”. Oase zoekt dan zelf in de map “Retour” onder de map die is
ingesteld voor de Vecozobatches en eventuele submappen naar het juiste bestand voor deze batch.
Pagina 175 van 254
De informatie uit het bestand wordt verwerkt in Oase. Als u de retourinformatie automatisch hebt laten
ophalen, zijn deze handelingen al vanzelf uitgevoerd. U krijgt bij het verwerken van de retourinformatie
de vraag welke vervolgactie er standaard dient plaats te vinden: later opnieuw factureren, afboeken, of
bij de patiënt innen.
Als u geen bestand met retourinformatie heeft, moet u zelf de gegevens hier invoeren. Hiervoor klikt u
op het tabblad “Afgekeurde facturen” op de knop “Nieuw”. U krijgt dan een vinklijst van alle
factuuritems van de betreffende batch. Vink hier de factuuritems aan die geweigerd zijn. Als u alle
geweigerde facturen aangevinkt hebt, klikt u op “OK”.
Hierna verschijnen de afgekeurde facturen in de lijst waar u nog kunt aangeven welke vervolgactie er
gewenst is. Kiest u voor later opnieuw factureren, dan wordt een creditfactuur aangemaakt voor het
geweigerde deel en worden de consulten die aan (het geweigerde deel van) de factuur ten grondslag
liggen weer opengesteld voor facturering. U kunt dan bij de patiënt de nodige aanpassingen
aanbrengen (bijvoorbeeld een machtiging aanvragen, of zorgen dat de patiënt zelf deze kosten moet
betalen), zodat bij de volgende keer factureren de factuur wel geaccepteerd wordt.
Als de niet vergoede kosten door de patiënt betaald moeten worden, kiest u voor “Bij patiënt innen”.
Per factuuritem wordt dan bijgehouden welk deel door de verzekeraar vergoed is. Gebruik deze optie
alleen als er per patiënt een aparte factuur is gegeneerd en niet een bulkfactuur per verzekeraar. Het
is dan mogelijk om via een sjabloon een factuur voor het resterende deel voor de patiënt af te
drukken. U kunt dit doen bij Facturen Uit -> Overzichten -> Restfacturen naar patiënt.
Kies u voor afboeken, dan wordt het voor het geweigerde deel een creditfactuur aangemaakt, zonder
dat de consulten opnieuw gefactureerd zullen worden.
Als alle afgekeurde facturen goed ingevoerd zijn, drukt u op de knop “Acceptatie doorvoeren bij
facturen” om alles bij de facturen te verwerken.
INCASSO-OPDRACHTEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL)
Dit is een lijst van eerder aangemaakte incasso-opdrachten.
Voordat een incasso-opdracht gemaakt kan worden dient u een aantal instellingen aan te geven. Bij
Financieel -> Instellingen moet een tussenrekening voor de incassoboekingen worden aangegeven,
en bij Financieel -> Facturen Uit -> Diversen -> Incasso-instellingen moeten het bankrekeningnummer,
de naam van de organisatie incassant-ID en pad voor de incassobestanden worden aangegeven.
Optioneel kunt u maxima instellen voor het aantal opdrachten en totaalbedrag per batch. Ook kunt u
de map aangeven waar het batchbestand zal worden opgeslagen.
Incasso-opdrachten kunnen worden aangemaakt via Facturen uit -> Overzichten -> Incassobestand
maken. U krijgt hierbij een lijst te zien van incasso-opdrachten die in aanmerking komen. Eventueel
kunt u daarvan opdrachten uitvinken.
Bij het aanmaken van een incasso-opdracht wordt per factuur een memoriaalboeking aangemaakt op
de incasso-tussenrekening, en wordt de factuur als voldaan gemarkeerd.
Bij een incasso-opdracht worden de factuurnummers en de te incasseren bedragen opgeslagen. Als
er na uitvoeren van de incasso-opdracht storneringen binnen komen (afboekingen van de bank omdat
de factuur niet geincasseerd kon worden), dan kunt u in de lijst met factuurnummers die in de incassoopdracht zaten met rechtsklikken kiezen voor "storneren". Hierbij wordt de eerder aangemaakte
memoriaalboeking weer tegengeboekt, zodat de factuur weer open komt te staan.
Pagina 176 van 254
VASTE ACTIVA (TABBLAD VAN FINAN CIEEL)
De vaste activa kunt u gebruiken om eenvoudig afschrijvingen te doen. Als u de vaste activa hebt
ingevoerd doet u dit door op de knop “Afschrijvingen uitvoeren” te klikken. Automatisch worden dan
alle afschrijvingen gedaan die nodig zijn.
Per item kunt het interval voor de afschrijvingen instellen.
In de invoerkaart kunt u een restwaarde invoeren. Afschrijvingen zullen dan automatisch uitgevoerd
worden tot deze restwaarde is bereikt. De huidige waarde is niet te wijzigen en is de berekende
waarde op de systeemdatum. Het aantal maanden dat ingevoerd wordt waarover er afgeschreven
moet worden bepaalt het afschrijvingbedrag. Het veld ‘laatste afschrijving’ wordt door het systeem
ingevuld met de datum dat de laatste afschrijving is uitgevoerd.
Via de knop “diversen” van dit tabblad kan ingesteld worden hoe verdicht de afschrijvingsboekingen
moeten zijn: per item (niet verdicht), per groep of per rekening.
INSTELLINGEN (TABBLA D VAN FINANCIEEL)
Op dit tabblad staan allerlei instellingen voor het betreffende boekjaar, zoals de looptijd en
omschrijving van het boekjaar en BTW-percentages en –rekeningen. U kunt hier een nieuw boekjaar
openen als dat nodig is.
Pagina 177 van 254
Onder standaardrekeningen kunt u rekeningen invullen, die gebruikt worden als er bij een bepaalde
actie geen specifieke rekening bekend is, bijvoorbeeld tijdens het genereren van facturen. Ook kunt u
tussenrekeningen voor betaal- en incasso-opdrachten definiëren. De rekeningen “Kas” en “PIN”
worden gebruikt om de betaling op te boeken als bij het genereren van een factuur vanuit de patiënt
de factuur direct is voldaan.
Bij “Formaat factuurnummering” kunt u aangeven hoe factuurnummers opgebouwd moeten zijn. Als u
niets invult, worden de eerste vier posities van het factuurnummer het jaar. De laatste vier cijfers zijn
een opeenvolgende nummering, behalve als er al facturen in staan. In dat geval wordt het meeste
recente factuurnummer gezocht en wordt dat opgehoogd.
U kunt het formaat van het factuurnummer beïnvloeden door een tekst met de letters ‘j’ en ‘n’ te
gebruiken, waarbij de ’j’ staat voor het jaartal en ‘n’ voor het volgnummer. Het aantal j’s bepaalt het
aantal cijfers van het jaar dat wordt gebruikt. De totale lengte is ook de lengte van het factuurnummer.
Wilt u bijvoorbeeld niet 4 maar 2 cijfers voor het jaartal gebruiken, en wilt u een factuurnummer van 7
posities, vul dan in jjnnnnn.
Bij “standaard termijnen” kunt u aangeven wat de standaard betaal- en aanmaantermijnen zijn. Deze
worden bij het aanmaken van een factuur automatisch ingevuld bij de factuur. Ze worden gebruikt om
te bepalen of een factuur aangemaand moet worden.
Een factuur wordt aangemaand als het aantal dagen sinds de verstuurdatum groter is dan de
betaaltermijn, of als het aantal dagen sinds de laatste aanmaning groter is dan de bijbehorende
aanmaantermijn.
De knop “Open nieuw boekjaar” maakt een nieuw boekjaar aan, beginnend 1 jaar na de startdatum
van het laatste boekjaar. Hierbij wordt automatisch een beginbalans gemaakt. Als u nog wijzigingen in
een vorig boekjaar maakt, worden aanpassingen in de beginbalans van latere jaren automatisch
doorgevoerd.
De knop “boekjaar definitief afsluiten” maakt dat wijzigingen in vorige boekjaren niet doorwerken in
latere jaren. Dit is vooral aan te raden als u een ander rekeningschema bent gaan gebruiken.
Pagina 178 van 254
V. MEDEWERKERS
In deze kaartenbak staan de gegevens van de medewerkers. Medewerkers worden vrijwel altijd
gebruikt in arts/afdeling-combinaties.
Als u een nieuwe medewerker invoert, komt de kaart van de medewerker automatisch in de
kaartenbak van de crediteuren. U hoeft dus een medewerker niet nogmaals als crediteur in te voeren.
Bij het e-mailadres is het mogelijk om een naam te gebruiken die ontvangers van e-mail te zien
krijgen. Bijvoorbeeld de tekst “VST Software<[email protected]>" in plaats van alleen “[email protected]”
zorgt ervoor dat de ontvanger "VST Software" te zien krijgt.
De zorgverlenerscode is de AGB-zorgverlenerscode.
Vul bij “Vektis prestatiecode” de code in die voor behandelingen door deze zorgverlener gebruikt moet
worden bij declaratie via Vecozo. Als u dit veld leeg laat, wordt standaard 195152 genomen.
“Prestatiecode AA” moet ingevuld zijn als de medewerker op “tijd” declareert. In de declaratie worden
deze codes gebruikt in het Vektis-record.
U kunt bijhouden of de zorgverlener de streefomzet haalt. U kunt daartoe de streefomzet per uur of
per dag invoeren, in euro’s. U ziet, zodra er facturabele behandelingen bij een patiënt zijn toegevoegd,
in de Agenda welke percentage van de streefomzet van de medewerker is behaald.
U kunt de medewerker een kleur toekennen bij het veld “kleur”. Op diverse plekken in Oase, zoals de
agenda, komt u deze kleur van de werknemers weer tegen.
Bij “Categorie” kunt u aangeven bij welke (beroeps)groep de medewerker hoort. Medewerkers zijn
alleen als behandelaar beschikbaar als het “categorie”-veld in hun medewerkerkaart op een andere
categorie dan “assistent” of “balie-medewerker” staat.
U kunt ook een standaard secundaire medewerker kiezen in de medewerkerhoofdkaart.
Deze instelling is aanwezig om het volgende mogelijk te maken.
Pagina 179 van 254
1. In de behandelkaart kunt u linksonder bij "kies behandelaar" aangeven welke behandelaar
gebruikt moet worden bij prestatie-invoer. De secundaire medewerker wordt automatisch in
het "kies behandelaar" in de behandelkaart ingevuld indien: a. de afspraak aangeklikt is via de
agenda EN de secundaire medewerker de categorie niet op "assistent" of “balie-medewerker”
heeft staan EN de primaire medewerker wel op "assistent" of “balie-medewerker” staat.
2. Bij dagroosters kunt u nu ook een secundaire medewerker aangeven. Deze verschijnt dan
verticaal in de balk in het afspraakblok in de agenda.
NB! Een medewerker kan bij een andere medewerker als secundaire medewerker zijn aangemerkt in
het tabblad “Werkschema”. Dit is een andere vorm van secundaire medewerker dan hierboven wordt
beschreven. Zie voor toelichting op dit begrip “secundaire medewerker” hieronder! Het betreft de
secundaire medewerker, die u in het werkschema kunt aangeven.
Bij “Declareren onder” kunt u een medewerkercode invullen. De declaraties van de medewerker
worden dan onder de naam van de hier ingevulde medewerker ingediend.
“Secundair planbaar”: als dit veld staat aangevinkt, dan is deze persoon ook planbaar in de agenda
(als deze medewerker als secundaire medewerker is aangegeven bij het werkschema van een
collega).
Veld “Archief” kunt u aanvinken om ervoor te zorgen dat de medewerker niet bij behandelaar gekozen
kan worden.
Veld “Ook in afspraakblok”: u kunt met een vinkje aangeven dat de kleur van de medewerker de kleur
van de afspraakcode in de agenda in de verticale balk overschrijft.
“Agenda regelinterval in ( ) min”: vul hier een afwijkend regelinterval van de agenda in, die alleen voor
deze medewerker geldt. Deze instelling vervangt dan eventuele andere (standaard)instellingen van de
(praktijk)agenda. Het standaard interval kunt u instellen via Beheer / Instellingen /Agenda. U kunt dit
ook per praktijk instellen bij Praktijken.
W ERKSCHEMA (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS)
Om een werkschema te kunnen maken, dient u eerst uw praktijk in Oase in te richten en stoelen toe te
wijzen.
In het tabblad Werkschema kunt u aangeven wat de werktijden zijn van de medewerker/zorgverlener.
Pagina 180 van 254
Bij een nieuw in te voeren medewerker is het schema leeg, zoals hierboven in de afbeelding. U kunt
nu voor het inrichten van 1 (of meerdere) werkroosters, meerdere dagroosters aanmaken, en deze
roosters koppelen aan werkplekken en -dagen.
Voorbeeld invullen werkschema
Als voorbeeld nemen we een tandarts, die op maandag, dinsdag en donderdag werkt van 9 tot 17.00
uur, met pauzes van 10:00 - 10:30, van 12:00 - 13:00 en van 15:00 - 15:15 uur. Op woensdag en
vrijdag werkt zij van 8:30 tot 12 uur, met een pauze van 10:00 - 10:30 uur. Voordat het werkschema
ingevuld kan worden, dienen wel eerst alle tandartsgegevens ingevoerd te zijn.
We selecteren de praktijk en stoel waarvoor we een werkrooster gaan inrichten. Daarna richten we de
mogelijke ‘dagroosters’ in door via het dropdown voor ‘nieuw dagrooster te kiezen’ en deze telkens op
te slaan. We maken als voorbeeld eerst een dagrooster aan voor de maandag.
Klik hiertoe op “Nieuw” in het tabblad “Werkschema”.
Kies het jaar en de praktijk met behulp van het dropdownmenu.
Pagina 181 van 254
U kunt, als u al eerder een werkschema gemaakt heeft, dit schema overnemen via “Kopieer schema”.
Dit is een handige optie als het nieuwe schema weinig wijzigingen kent. U kunt deze wijzigingen dan
aanbrengen, en hoeft dan niet het hele werkschema opnieuw in te richten.
Klik dan op “Ok”. Er verschijnt een werkrooster (jaaroverzicht) aan de linkerzijde, en rechts de
mogelijkheid om een dagrooster voor de medewerker in te richten.
Het dagrooster bevat eenheden van 5 minuten, die u kunt aanklikken om het rooster in te richten. 1
keer klikken in het dagrooster zorgt voor het toevoegen van de tijd, nog een keer klikken voert de tijd
weer af van het dagrooster. U kunt ook op de begintijd klikken en ingedrukt houden, en vervolgens
naar de eindtijd slepen. Ten slotte kunt u rechtsklikken op een tijdstip; het hele uur wordt dan
toe/afgevoerd als werktijd.
Er verschijnt een melding in het rood “Werkrooster – WIJZIGEN” en “Dagrooster – WIJZIGEN” om aan
te geven dat het scherm in de “wijzig”-modus zit.
Klik om het voorbeeldschema in te voeren op de begintijd (09:00) en houd de muis ingedrukt. Sleep
de muis naar de begintijd van het eerste blok van de ochtend (10:00) en laat deze los. De
gemarkeerde tijden zijn nu wit. U kunt ook de tijden allemaal los aanklikken (één voor één). Herhaal
deze stap voor de overige werktijden. Als dit gelukt is, ziet het dagrooster er bijvoorbeeld als volgt uit.
Pagina 182 van 254
U kunt nu de dagen selecteren, waarvoor dit rooster A geldt. Dat zijn in dit voorbeeld alle maandagen,
dinsdagen en donderdagen van het jaar.
Er zijn 2 manieren om nu de maandagen (of andere werkdagen) te selecteren.
1. Klik hiervoor op de eerste maandag van het jaar, en houd vervolgens de muisknop ingedrukt.
Ga dan over alle maandagen waarop de tandarts werkt, om deze te selecteren. U kunt ook
alle maandagen los aanklikken.
2. Klik op de eerste maandag in het jaar en laat de muis los. Klik dan op de rechter muisknop. U
krijgt dan de vraag of het programma alle maandagen in het jaar op dezelfde wijze moet
aanpassen. Klik dan op Aanpassen. Om een (werk)dag als vakantiedag aan te wijzen, klikt u
met de linkermuisknop rechts naast de datum. De selectie van het dagrooster/vakantiedag
wordt dan verwijderd. Zie ook “Verlofdagen registreren” hieronder.
De door u geselecteerde dagen krijgen de aanduiding A voor de dag. Zo kunt u zien dat voor die dag
dagrooster A geldt.
Uw scherm ziet er dan uiteindelijk bijvoorbeeld zo uit.
Pagina 183 van 254
U kunt nu doorgaan met het invoeren van het volgende dagrooster voor de woensdag en vrijdag; het
is raadzaam om deze invoer tussentijds op te slaan.
Om een nieuw dagrooster voor de woensdag en vrijdag te maken, klikt u op het pijltje naast de tekst
“dagrooster 1”. U selecteert de optie <klik voor nieuw dagrooster>.
Er verschijnt een dagrooster B in de wijzig-modus.
U herhaalt de hierboven beschreven stappen, met de juiste gegevens voor de woensdag en vrijdag.
Het resultaat ziet er als volgt uit.
Pagina 184 van 254
U kunt op deze wijze een groot aantal dagroosters definiëren en aan het werkrooster verbinden.
Sla het resultaat op door op “Opslaan” te klikken.
Afspraakcode toevoegen
U kunt het werkschema zo inrichten dat er op bepaalde dagen wordt aangegeven dat er alleen
bepaalde afspraken/afspraakcodes kunnen plaatsvinden. We nemen als voorbeeld dat de
woensdagmiddag van 14 tot 17 uur de code Preventie voor mondhygiëne-afspraken krijgen.
Klik dan op het veld <geen vaste afspraakcode>. Er opent een lijst met afspraakcodes. Kies de code
“Preventie”.
Pagina 185 van 254
Selecteer op dagrooster B (het dagrooster van de woensdag) op de gebruikelijke wijze het tijdsvak 14
- 17 uur. De geselecteerde tijdstippen krijgen nu de kleur van preventie.
Klik dan op “Opslaan”. De kleurcodes zijn ook zichtbaar in het werkrooster.
Op deze manier kunt u afspraakcodes in het werkschema invoeren.
Secundaire medewerker toevoegen
Bij dagroosters kunt u ook een secundaire medewerker aangeven bij <kies secundaire medewerker>.
Pagina 186 van 254
Deze verschijnt dan verticaal in de balk in het afspraakblok in de agenda.
NB: dit betreft niet de secundaire medewerker uit de medewerkerhoofdkaart (zie hieronder)!
Verlofdagen registreren
Wilt u een registratie van verlofdagen, klik dan rechts naast een datum. Er verschijnt een vlaggetje
naast de verlofdag.
Voor de agenda is er geen verschil of een dag niet of als verlofdag is geselecteerd. Bij het verwijderen
van de verlofdag onthoudt Oase wel welk dagrooster van toepassing is, als u het dagrooster aan
dagen (bijvoorbeeld alle woensdagen) in het jaar heeft gekoppeld.
Let op de manier van klikken:
Op het rode kruisje klikken betekent: dit is geen werkdag, geen onderdeel van het werkschema.
Op het vlaggetje rechts naast de datum klikken betekent: dit is wel een onderdeel van het
werkschema, maar het is een verlofdag.
Pagina 187 van 254
Het knopje “Verwijderen” wist het hele geselecteerde werkrooster van dat jaar; de dagroosters blijven
behouden.
Iedere medewerker krijgt zo zijn of haar eigen werkschema. Het is niet mogelijk (onderdelen van)
werkschema’s te kopiëren naar andere medewerkers. Het is wel mogelijk om bij dezelfde medewerker
een reeds eerder aangemaakt werkschema als basis te gebruiken voor een ander nieuw aan te
maken werkrooster.
AW BZ (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS)
Dit tabblad dient om de standaard reisafstand tussen medewerker en instelling aan te geven. Bij een
AWBZ-declaratie worden deze gegevens gebruikt om de kilometers te declareren.
FTE (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS)
Dit tabblad is informatief over de aanstelling van de medewerker. De gegevens van de fte (fulltimeequivalent) wordt ook gebruikt bij overzicht van productiviteit van medewerkers, en is bedoeld voor de
bijzondere tandheelkunde.
INGEKOMEN FACTUREN (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS)
U kunt dit onderdeel gebruiken, wanneer een medewerker zijn uren aan de praktijk factureert. Het
programma is in staat om, op basis van de ingevoerde werktijd bij consulten, deze facturen te
genereren.
Om bij te houden tot wanneer de interne declaratie van de zorgverleneruren is gedaan, is er het veld
“Gefactureerd t/m” (bij Medewerkers). Dit veld wordt automatisch bijgewerkt bij het proces van intern
declareren. Het interne uurtarief wordt bij de arts/afdelingcombinatie ingevoerd omdat Oase de
mogelijkheid biedt om een zorgverlener, die bij verschillende afdelingen werkt, ook verschillende
interne uurtarieven te laten hebben.
Bij de interne declaratie, vanuit Medewerkers -> Overzichten -> Urendeclaraties, worden alle
consulten bij de zorginstelling gedeclareerd, die door deze zorgverlener in een vooraf in te geven
Pagina 188 van 254
periode zijn verricht. De declaratie vindt plaats aan de hand van het interne uurtarief en de werkelijk
bestede tijd. Het programma genereert dan per zorgverlener een pro forma ingekomen factuur.
OVERIG (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS)
Dit tabblad is nuttig voor onder andere de interne facturering door de zorgverlener. U kunt hier de
zorgverlenergegevens invoeren, die bij de interne facturering nodig zijn.
Het veld “Type” is een vrij veld; u kunt dit hier invoeren wat u nuttig vindt, zoals het type medewerker
(tandarts, mondhygiëniste) of een andere, voor uw organisatie handige, code.
“Is tandarts” geeft aan, dat het hier een medewerker betreft. Hiermee worden medewerkers
onderscheiden van (andere) crediteuren in de crediteurenkaartenbak.
U kunt een batenrekening en een techniekrekening invoeren. De omzet van de medewerker wordt dan
op deze grootboekrekening geboekt. Als de techniekrekening niet is ingevuld, dan wordt de
batenrekening gebruikt.
Batenrekening: omzet van de medewerker betreffende algemene anesthesie wordt op deze rekening
geboekt.
Batenrekening AA: dit is de batenrekening van de bijzondere tandheelkunde.
Pagina 189 van 254
DOCUMENTEN (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS)
Bij het tabblad “Documenten” krijgt u een overzicht van alle documenten die door scan, camera of
toevoegen van bestanden aan de medewerker gekoppeld zijn.
U kunt ook zelf documenten toevoegen aan een medewerker. Klik op “nieuw”. Vervolgens kunt u
zoeken naar een bestand. Dubbelklik op het bestand, en dit bestand verschijnt op het scherm. Door
op de bestandsnaam te klikken, opent het bestand.
Bij het toevoegen van een document via deze methode wordt een kopie van de inhoud van het
document opgeslagen in de database. Als u het document, dat hier is toegevoegd, wijzigt of weghaalt,
dan blijft de kopie in de database ongewijzigd bewaard.
Dit kan ook met de knop “Bestand toevoegen” en de knop “Scan” in het behandelscherm links naast
de verrichtingen/behandelkaart.
Een andere methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor
aangewezen map (bij het onderdeel “Diversen” onder de knop
). Hier kunt u het documentenpad
aangeven, waar Oase documenten kan zoeken. Voordat u van deze functionaliteit gebruik kunt
maken, moet u eerst het documentenpad hebben aangegeven.
Op deze manier wordt alleen een koppeling naar het bestand gelegd. U kunt deze methode gebruiken
door het aanklikken van de knop “Naar map”.
Met de knop “Scannen” kunt een document scannen, en op de juiste plek opslaan. U dient dan zelf
alleen nog een omschrijving van het document te geven.
Pagina 190 van 254
VI. VERZEKERAARS
Hier vindt u de gegevens van de verzekeraars. VST levert standaard een lijst met verzekeraars mee,
die u zelf op juistheid controleren en bijhouden moet.
Korte naam
In patiëntenlijsten en keuzelijsten wordt deze naam getoond.
Uzovi-nummer
Voor digitale declaratie is het Uzovi-nummer verplicht.
Ext.deb.nr
Dit veld dient ten behoeve van een koppeling met een externe boekhouding; hier vult u het
debiteurennummer in dat naar de externe boekhouding wordt gestuurd, in plaats van de code die in
Oase gehanteerd wordt.
Nummer automatische machtiging
U kunt hier een vast nummer aangeven dat gebruikt wordt voor automatische machtigingen, te
bepalen na overleg met de verzekeraar. Als het niet is ingevuld wordt als machtigingsnummer AUTO
gevolgd door de centrumindicatie gebruikt.
Pagina 191 van 254
Verzendwijze machtiging
U kunt hier aangeven of de machtigingsaanvragen niet, via het machtigingenportaal van Vecozo, of
via e-mail of papier moet worden verzonden. Deze instelling wordt gebruikt om bij het aanmaken van
de machtiging automatisch de juiste route aan te bieden.
Sjabloon machtigingaanvraag
Geef hier het sjabloon aan dat gebruikt moet worden voor een machtigingsaanvraag op papier of via
e-mail
De tabbladen “Uitgaande facturen” en “Machtigingsaanvragen” bij verzekeraars geven overzichten
van eerdere invoer via consulten en patiëntenkaarten. Deze lijsten dienen ter informatie voor de
gebruiker van Oase.
FACTUREERINSTELLINGEN (TABBLAD BIJ VERZEKERAARS)
Factureer indien onder behandeling
Bepaalt of een patiënt al gefactureerd mag worden, ook al is deze nog niet afbehandeld. Dit is van
belang wanneer de afspraken met de verzekeraar over het factureren van gemachtigde plannen zo
zijn dat u alleen mag factureren als alle verrichtingen/tijd van het plan zijn uitgevoerd/opgebruikt.
Meerdere patiënten per factuur
Bepaalt of tijdens een factureerrun alle consulten van patiënten van de verzekeraar op één factuur
worden vermeld, of dat er voor elke patiënt een aparte factuur wordt aangemaakt. Hiervoor is een
apart sjabloon nodig.
Digitaal factureren
Indien u dit aanvinkt en de systeemdatum ligt na de vanaf-datum, dan worden er geen
factuurdocumenten aangemaakt, en kunt u die facturen via een Vecozobatch bij de verzekeraar
declareren. Wijzigingen van dit veld worden bijgehouden in het tabblad Changelog.
Via factoringservice
Dit dient u alleen in combinatie met “digitaal factureren” te gebruiken. Indien u dit aanvinkt wordt niet
een bestand voor de verzekeraar gemaakt, maar een bestand voor de factoringservice, waarbij
declaraties van verschillende verzekeraars in één bestand terecht komen.
Sjabloon verzekeraar, patiënt, eigen bijdrage en AWBZ
U kunt desgewenst per verzekeraar instellen welk sjabloon er voor de verschillende soorten facturen
Pagina 192 van 254
moeten worden gebruikt. Als deze niet worden ingevuld worden de standaardsjablonen gebruikt. Deze
hebben respectievelijk de namen “verz”, “pat”, “eb” en “AWBZ”.
Batenrekening / EB-rekening
De grootboekrekeningnummers waarop de opbrengst voor de betreffende behandeling moet worden
geboekt. Desgewenst kunnen eigen bijdrages op een aparte rekening worden geboekt, als u deze hier
invult. Deze rekeningen worden alleen gebruikt als bij de behandelcode geen rekening is ingevuld. Als
u ook deze velden leeg laat, dan worden de rekeningen bij de arts/afdelingcombinatie gebruikt.
Bankrekeningnummer
Het bankrekeningnummer van de verzekeraar.
Betaaltermijn
U voert hier het aantal dagen in dat als betaaltermijn op de factuur vermeld wordt.
Deze instellingen bij alle verzekeraars overnemen
Bij het aanklikken van deze knop neemt Oase de instellingen van dit tabblad over voor alle ingevoerde
verzekeraars. Als u handmatig een nieuwe verzekeraar toevoegt, dan dient u zelf de juiste instellingen
te selecteren.
REGELINGEN (TABBLAD BIJ VERZEKERAARS)
Als u afspraken heeft gemaakt met verzekeraars over behandelingen die onder bijzondere
tandheelkunde vallen, dan kunt u die hier invoeren. U kunt individuele machtigings- en
declaratieafspraken met verzekeraars definiëren. Behandelingen worden in dit geval gedefinieerd door
een centrumindicatie of diagnosecode.
Pagina 193 van 254
Regelingen kiest u bij een behandelplan van een patiënt, waarbij de in dit tabblad ingevoerde
gegevens automatisch overgenomen worden. Regelingen kunnen automatisch gekozen worden, als
er uit de centrumindicatie/diagnosecode bij de patiënt precies één regeling is die aan die eisen
voldoet.
Regelingcode
Hier kiest u een zelf te bepalen code, waarmee u naar de regeling kunt verwijzen vanuit een
behandelplan. Het is een verplicht veld; u dient hier een code in te voeren voordat u wijzigingen kunt
opslaan. U kunt desgewenst hiervoor de centrumindicatie of diagnosecode (her)gebruiken.
Onbeperkt/OPT/RSP/Tijd/Tijd AA/Techniekkosten
U kunt per regeling instellen wat de maximaal gemachtigde tijd, OPT, RSP en techniekkosten zijn of
dat deze onbeperkt zijn. Alleen items die niet ingevuld worden, zijn dan onbeperkt. Dus als u
“onbeperkt” aanvinkt, maar ook een bedrag invult, dan geldt het bedrag als maximum.
Machtigingaanvraag
Een regeling wordt bepaald door het soort machtigingsaanvraag. We onderscheiden vier groepen van
regelingen:
1. Aanvragen
Er zijn geen afspraken met de verzekeraar. De machtiging moet worden aangevraagd bij de
verzekeraar voordat u met behandelen kunt beginnen.
2. Vereenvoudigd
De machtiging mag via een vereenvoudigde route aangevraagd worden. Dat houdt in dat u
periodiek een lijst met patiënten naar de verzekeraar stuurt, die voor een vereenvoudigde
machtigingaanvraag in aanmerking komen. De verzekeraar heeft het verstrekken van de
machtiging gegarandeerd. Voordat u kunt factureren moet u wel het door de verzekeraar
verstrekte machtigingsnummer bij elke patiënt invullen.
3. Ongemachtigd
Er mag, tot een aan te geven maximum aan tijd, zonder machtiging behandeld worden.
Behandelingen die onder deze regeling vallen mogen dan zonder machtiging gefactureerd
worden.
4. Automatisch
Er mag, tot een aan te geven maximum aan tijd, behandeld worden onder vermelding van het
machtigingsnummer dat in het hoofdkaartje van de verzekeraar gedefinieerd kan worden. Bij
het kiezen van een regeling met automatische machtigingaanvraag, wordt automatisch een
machtigingkaartje gegenereerd met die code.
U kunt een regeling naar alle verzekeraars kopiëren met de knop “Kopieren naar alle verzekeraars”.
De regeling wordt dan bij alle verzekeraars overgenomen.
AANVULLENDE VERZEKER INGEN (TABBLAD VAN V ERZEKERAARS)
Pagina 194 van 254
U kunt hier de dekkingsgegevens van aanvullende pakketten van deze verzekeraar
invoeren. Er is een knop om de pakketcode en -omschrijving over te nemen uit de
patiëntgegevens.
U vult de standaard verzekeringsgegevens in aan de rechterzijde (zie omcirkeling). Op
subtabblad "Percentages en maxima" kunt u uitzonderingen toevoegen voor bepaalde
behandelcodes en/of categorieën van behandelcodes.
MACHTIGINGAANVRAGEN (TABBLAD VAN VERZEKERAARS)
Hier vindt u ter info een overzicht van de lopende machtigingsaanvragen. U kunt hier niets aan
toevoegen of wijzigen.
Pagina 195 van 254
VII. BEHANDELCODES
Hier staan de prestatie-/UPT-behandelcodes die u bij de consulten en het behandelplan invoert. Hierin
staan in de basis de behandelcodes zoals gedefinieerd door het Nza/UniformeParticuliere
Tarievenlijst(UPT); de lijst is aan te passen met eigen codes.
Code
U kunt hier een eigen code ingeven. Het systeem geeft een melding als een code dubbel wordt
ingevoerd.
Vektis-code
Deze code wordt gebruikt bij declaraties. De ingevoerde code dient een bestaande Vektis-code te zijn.
Prestatiecodelijst
Dit veld "Prestatiecodelijst" dient voor speciale codes die door factoringbedrijven worden gebruikt voor
zaken, die geen Vektiscode hebben. Dit veld hoeft voor Vektiscodes niet ingevuld te worden.
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving voor deze behandelcode invoeren en aanpassen. Deze omschrijving
wordt overgenomen in de consult- en behandelplankaarten.
Punten / Punten EB / Punten EB jeugd
Het aantal punten dat voor deze behandelcode geldt. Bij wijziging van de UPT-tarieven via de knop
“Tariefwijziging”, wordt dit aantal punten gebruikt voor de herberekening van het tarief. Hetzelfde geldt
voor de eigen bijdrages (EB) bij de velden “Punten EB” en “Punten EB jeugd”.
Batenrekening
Het grootboekrekeningnummer waarop de opbrengst aan patiënten respectievelijk verzekeraars voor
de betreffende behandeling moet worden geboekt. Als u deze leeg laat, dan zal de batenrekening van
de verzekeraar worden gebruikt. Is ook die leeg, dan wordt de omzetrekening bij de
Pagina 196 van 254
afdeling/artscombinatie gebruikt. Hierbij is van belang hoe de financiële administratie deze gegevens
aangeleverd wil hebben.
Beterft de behandelcode eigen techniek of materiaalkosten (materiaal of Eigen techniek staat
aangevinkt) dan kunt u hier een batenrekening invoeren. Eigen techniek en materiaalkosten worden
dan gescheiden gefactureerd. Ze kunnen zo op verschillende omzetrekeningen geboekt worden.
Type
Hier kunt u aangeven welk type behandelcode het betreft.
Standaard
Dit is een standaard behandelcode waar geen extra functionaliteit aan verbonden is.
Periodieke controle
Als er specifieke behandelcodes zijn, waarbij u automatisch de controlemaand wil laten
ophogen, dan zet u het vinkje "periodieke controle" aan. U kunt ook bij Beheer -> Instellingen
-> Overig "oproepdatum ophogen bij elke prestatie" aanvinken; dan geldt deze ophoging bij
iedere prestatie.
Bitewing
Geeft aan dat het een bitewing betreft. Als deze aangevinkt staat, en aan het behandelplan
wordt toegevoegd, dan wordt de datum van laatste bitewing aangepast. Zie hierover Bitewing
in het deel Patiënteninformatie. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten.
OPT
Als u deze behandelcode bij een consult invoert, wordt het aantal geplande opt in het
behandelplan opgehoogd. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten.
RSP
Als u deze behandelcode bij een consult invoert, wordt het aantal geplande rsp in het
behandelplan opgehoogd. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten.
Overige Röntgen
De behandelcode is een andere röntgenfoto, anders dan bitewing/opt/rsp.
Uurtarief BT/AWBZ
Hier voert u een uurtarief in voor AWBZ of bijzondere tandheelkunde.
Kilometervergoeding
Deze code kunt u gebruiken voor kilometervergoedingen bij AWBZ-declaraties
Abonnement
U kunt hier aangeven dat deze code een abonnement betreft.
Behandelnotitie
Bij een behandelcodekaartje kan nu voor het type "prestatienotitie" gekozen worden. De
prestatieregel wordt in de behandelkaart geel getoond en Oase let dan op het filter
“behandelnotitie”. In de prestatielijst links is de prestatienotitie dan herkenbaar aan een notitieicoontje.
Checklist
Kiest u voor Checklist, dan kunt u deze behandelcode aanvinken in de behandelkaart (blauwe
Pagina 197 van 254
vinkje naast de behandellijst). Zorg er wel voor dat aan de rechter kant “Toon ook check-list
items” aan staat.
Ook kunt u een selectiemaken op checklist bovenin de patiëntenlijst.
Categorie
De categorieën in de behandelcodelijst zijn die zoals door Vektis gedefinieerd zijn. U kunt hier
aangeven waar in het overzicht van de prestatiecode de behandelcode terechtkomt. U kunt de
behandelcode dan eenvoudiger terugvinden. Anesthesie en sedatie komen terug onder de knop
“Verdoving”. AWBZ staat (samen met diversen) in de knopcategorie “Diversen”.
Standaard aantal
Dit is standaard 1. Bij code BW2 (Bitewing 2) betreft het 2 stuks (foto’s).
Standaard techniekkosten
Hier heeft u de mogelijkheid de standaard techniekkosten in te voeren, U ziet deze kosten terug in het
veld “Schatting” van de prestatiekaart. Zie hierover Het behandeloverzicht.
Pagina 198 van 254
Standaard eigen techniek
Hiermee kunt u een andere behandelcode toevoegen, te selecteren uit een lijst met behandelcodes
waarbij het veld “Eigen techniek” (zie verderop) staat aangevinkt. Deze (techniek)behandelcode is dan
onderdeel van de (hoofd)behandelcode.
Standaard materiaal
Hiermee kunt u een andere behandelcode toevoegen, te selecteren uit een lijst met behandelcodes
waarbij het veld “Materiaal” (zie verderop) staat aangevinkt. Deze (materiaal)behandelcode is dan
onderdeel van de (hoofd)behandelcode.
AWBZ-categorie
Dit veld kan worden gebruikt in het sjabloon voor AWBZ-declaraties. U kunt de lijst met AWBZcategorieën aanpassen bij Beheer / AWBZ-categorieën.
BTW
Als u BTW toekent aan een behandelcode, dan wordt deze met BTW gefactureerd.
Basisverzekering
Bij aanzetten wordt deze behandeling gedeclareerd bij de verzekeraar van de basisverzekering. U
kunt kiezen uit Jeugd, Altijd of Nooit.
Selecteer hele cluster
Als hier een vinkje staat, dan kunt u alleen het hele cluster aan prestatiecodes toevoegen aan een
consult. Welke prestatiecodes het betreft, kunt u aangeven in het subtabblad Cluster.
Pagina 199 van 254
Element verplicht
Vink dit aan als bij deze prestatiecode voor de vektisdeclaratie het “in principe” vereist is om het
elementnummer te vermelden bij deze behandelcode.
Vlak verplicht
Vink dit aan als bij deze prestatiecode voor de declaratie het verplicht is om de vlakken te vermelden.
Techniek mogelijk
Vink dit aan als bij deze prestatiecode ook techniek gedeclareerd mag worden.
Mag zonder consult
Behandelcodes, die in te voeren zijn, worden niet meegeteld als oproepcode, als dit hokje aangevinkt
wordt. Het oproepsysteem negeert dan deze behandelcode bij het zoeken naar consulten van de
patiënt, waar deze code bij ingevoerd is.
Aantal minuten
Hiermee kan tijdseenheid worden toegevoegd aan een behandelcode.
Pagina 200 van 254
In de prestatielijst verschijnt een klokje, en er bestaat de mogelijkheid de tijdsduur aan te geven.
Zo kan de tijdsduur van de behandeling worden aangepast in het behandelplan. Oase rekent dan het
bijbehorende tarief uit.
Looptijd (alleen zichtbaar als bij “Type” voor “Abonnement” is gekozen)
Hier vult u in welke looptijd (en factureertermijn) het abonnement betreft.
Automatisch verlengen (alleen zichtbaar als bij “Type” voor “Abonnement” is gekozen)
U kunt het abonnement automatisch laten verlengen na afloop van de looptijd. Vink dan dit onderdeel
aan.
Geldig vanaf / t/m
U kunt hier instellen de periode waarin de behandelcode gebruikt mogen worden. Codes, waarvan de
huidige datum niet in het geldigheidsbereik valt, worden als archief beschouwd.
Materiaal
Als deze behandelcode materiaal betreft, dan kunt u dit hier aangeven. De behandelcode krijgt in het
behandeloverzicht de aanduiding “T”.
Eigen techniek
Als deze behandelcode techniekkosten betreft, die u of uw organisatie zelf levert, dan kunt u dit hier
aangeven. De behandelcode krijgt in het behandeloverzicht de aanduiding “T”.
Verberg in prestatielijst
Bij aanvinken wordt deze behandelcode niet getoond in de prestatielijst. Het betreft de prestatielijst die
in de patiëntenkaart wordt getoond. U kunt deze aanzetten voor de behandelcodes van een
abonnement; het abonnement genereert namelijk automatisch facturen, die u daarom niet zelf hoeft
toe te voegen aan een behandelplan.
Pagina 201 van 254
Toon bij bewerk element
Als dit vakje aangevinkt wordt, dan toont het grafisch overzicht bij de patiënt deze code, bij het
dubbelklikken van een element.
Altijd declareren bij patiënt
U kunt hier aangeven dat deze behandelcode altijd wordt gedeclareerd bij de patiënt, bijvoorbeeld bij
code C90 (Niet-nagekomen afspraak). Dit vinkje wordt overgenomen in een prestatiekaartje bij de
patiënt.
Kleur
Hier kunt u een standaardkleur aangeven. Deze kleur is zichtbaar in de prestatielijst links bij het
behandelscherm van de patiënt en wordt overgenomen bij het toevoegen van de prestatie.
Pagina 202 van 254
Subtabblad Prijzen
Hier staan het prestatietarief/UPT-tarief en de eigen bijdrages voor volwassenen en jeugd zoals die
gelden in tijdens de aangegeven periode. Als er geen “tot” datum is ingevuld gelden de tarieven tot de
volgende prijswijziging.
Subtabblad Afwijkende prijzen
Hier kunt u de per verzekeraar afwijkende prijzen invoeren. Laat u dit tabblad leeg, dan wordt de prijs
uit het tabblad “Prijzen” genomen.
Subtabblad Cluster
Een aantal behandelcodes kan uit meerdere prestaties/behandelcodes bestaan. U kunt deze hier
definiëren. De vinkjes in de kolom “Techniek”en “ElementVerplicht” staan hier ter informatie. U kunt
deze hier niet wijzigen, maar in de behandelcode zelf (een vinkje aan of uit zetten bij “Element
verplicht”, als het voor de declaratie verplicht is om het element te vermelden, bij “Techniek mogelijk”
als bij deze prestatiecode ook techniek gedeclareerd mag worden).
Subtabblad EB
Dit zijn de uitzonderingen op de eigen-bijdrageregelingen. U kunt deze hier invoeren per combinatie
van diagnosecode en de betreffende behandelcode.
betekent dat de combinatie van de behandelcode en diagnosecode 1000 geen
eigen bijdrage heeft.
houdt in dat de combinatie van de behandelcode en diagnosecode 1000 altijd
eigen bijdrage heeft.
Pagina 203 van 254
VIII. SJABLONEN
Bij “Sjablonen” op de hoofdknoppenbalk vindt u alle standaard documenten, die in Oase op diverse
schermen op te roepen zijn. U kunt hier deze documenten (op)maken en aanpassen naar behoefte.
Bij het invoegen van gegevens uit de kaartenbakken waarover Oase beschikt, gebruiken we
sjablonen. Om met documenten te kunnen werken, dient Microsoft Word geïnstalleerd te staan op uw
computer.
U kunt leren hoe u sjablonen kunt (op)maken en bewerken met behulp van de “Cursus sjablonen
Oase” van VST Software. Hieronder vindt u de belangrijkste informatie over het werken met
sjablonen.
Sjablonen zijn tekstbestanden die variabele gegevens bevatten. Deze variabele gegevens zijn
bijvoorbeeld de naam, adres en woonplaats van een lijst met personen. Tijdens het genereren van
een brief worden de variabele gegevens vervangen door de gegevens van de personen.
Sjablonen kunt u gebruiken om een document te genereren dat u naar één of meerdere patiënten kunt
versturen. De inhoud van het document staat grotendeels vast, maar een aantal gegevens is variabel.
Deze gegevens worden met bepaalde codes (veldcodes) aangegeven, en tijdens het verwerken
vervangen door de feitelijke gegevens.
De sjablonen zijn Wordbestanden. Voor de opmaak van de tekst, en het invoegen van bijvoorbeeld de
huidige datum gebruikt u de mogelijkheden die Word u biedt.
Het maken van een sjabloon
Om een nieuw document aan te maken, klik op “nieuw” in de subknoppenbalk. U kunt hier kiezen of u
een document wilt importeren of een leeg document wilt hebben. Kiest u voor “Leeg document”, en
vervolgens voor Word document (RTF), dan opent er - in een nieuw venster - een leeg document in
de word-versie, zoals die op uw computer geïnstalleerd staat.
In dit document kunt u tekst opnemen en bewerken, zoals u dat gewend bent van Word.
Maakt u dit venster ‘klein’, dan kunt u via de knop ‘Venster’ op de menubalk het venster weer
terugvinden.
Pagina 204 van 254
U kunt een bestaande brief of document omzetten in een Oase-document door deze te importeren.
Klik hiervoor op “nieuw” in de subknoppenbalk, en kies “Document importeren”. Het te importeren
document moet als .rtf (rich text format) document zijn opgeslagen. (Word biedt de mogelijkheid om
word documenten als .rtf bestand op te slaan.)
Door dubbelklikken in de lijst wordt het gekozen document geopend in Word. De opmaak van het
geopende document kunt u wijzigen, zoals u dat gewend bent met Word.
Linksboven in het scherm ziet u extra opties: onder de knop ‘VST’.
Hieronder worden de verschillende opties (veld invoegen, repeater invoegen en de overige codes)
beschreven.
Veld invoegen: er verschijnt een lijst met alle gebruikte tabellen van het programma.
Klik met de rechter muisknop op de tabel, waarin zich de variabele gegevens bevinden. Als voorbeeld:
Patiënten.
Pagina 205 van 254
Er verschijnt het volgende scherm.
Als u met uw rechter muisknop in een van de velden klikt, dan voegt Oase de veldcode van dit veld in
in het sjabloon. In het voorbeeld is dit het veld “Naam”, met de achternaam van de patiënt.
Een andere methode om een veld in te voegen is door (na het aanklikken van VST -> “veld invoegen”)
op het plusje voor de naam van de tabel te klikken. Alle beschikbare velden klappen dan uit, soms nog
verder onderverdeeld. Met een dubbelklik op de veldnaam wordt een veld ingevoegd.
Het programma biedt de mogelijkheid om de NAW gegevens in 1 code samen te vatten. Klik daarvoor
op de veldnaam #NAW.
#Aanhef genereert de tekst “Geachte heer” of “Geachte mevrouw”, afhankelijk van het geslacht.
#Fullname genereert de combinatie Voorn + Naam, met een punt achter de voornaam, zoals “D.
Bismark”.
Pagina 206 van 254
Sla de sjabloon op via Bestand -> ‘Opslaan in VST (als)’. U dient bij het opslaan een groep van
sjablonen te kiezen.
De gekozen groep bepaalt waar het sjabloon beschikbaar is voor gebruik. Een factuursjabloon is
bijvoorbeeld niet beschikbaar als u een brief wilt sturen vanuit het behandelscherm van een
patiëntenkaart.
U vindt het opgeslagen bestand terug in de lijst onder de knop “Sjablonen” op de hoofdknoppenbalk.
Geavanceerde opties
De tekst die op de plek van de veldcodes komt, kunt u opmaken. Selecteer de veldcode die u wilt
opmaken, en pas de opmaak aan.
Pagina 207 van 254
Binnen de veldcodes kunt u op naam van de code zoeken. Klik hiervoor op “Zoeken” en voer het te
zoeken woord in. Deze optie geldt ook voor repeaters (zie verderop). Een voorbeeld ziet u hieronder
(zoekopdracht: “bsn”).
Spaties onderdrukken tussen twee velden kunt u als u de volgende codering gebruikt: [?[Veld1]
][Veld2]. Tussen het vraagteken en de middelste haken moet een spatie zitten.
Door achter een veldnaam de startpositie en lengte mee te geven kan een gedeelte van een veld
e
e
worden afgedrukt. [Veld VOORBEELD,3,8] geeft het 3 tot en met 8 teken van dat veld weer.
Van datumvelden kunt u het datumformaat beïnvloeden. Standaard is het formaat dag-maand-jaar in
cijfers zonder eventuele voorloopnullen. Door middel van het toevoegen van “d=…” achter een
datumveld kunt u het datumformaat bepalen. U kunt de volgende codes gebruiken in het
datumformaat:
d = dag in cijfers, zonder eventuele voorloopnul
dd = dag in cijfers, met eventuele voorloopnul
ddd = eerste 2 letters van de dag van de week in letters
dddd= dag van de week in letters
m = maand in cijfers, zonder eventuele voorloopnul
mm = maand in cijfers, met eventuele voorloopnul
mmm = eerste 3 letters van de naam van de maand
mmmm= naam van de maand
yy = laatste 2 cijfers van het jaar
yyyy = jaar voluit
Tussen deze codes kunt u tekens als -, / of spaties gebruiken. Zo levert bijvoorbeeld
[Veld factuur.datum,d=dddd d mmmm yyyy]
het resultaat “vrijdag 1 februari 2014”.
Pagina 208 van 254
Bijzondere veldcodes
QR-code
U kunt QR-code maken van een veld door achter het veld ”,QR” te typen. Bijvoorbeeld: [veld
patient.patientpraktijk.website,QR] geeft de QR-code van het webadres van de praktijk:
Algemene anamnese
U kunt een aantal velden uit de algemen anamnese weergeven.
[VELD PATIENT.#ALGEMENEANAMNESEOPMERKINGEN]
toont de algemene opmerkingen uit het veld “Opmerkingen”, rechtsonder in het anamnesescherm.
[VELD PATIENT.#ALGEMENEANAMNESE]
Pagina 209 van 254
toont de ingevoerde anamnese (met code)
[VELD PATIENT.#ALGEMENEANAMNESETEKST]
toont de ingevoerde anamnese (zonder code)
[VELD PATIENT.#DIAGNOSECODES]
toont de tekst en code van de aangevinkte diagnosecode(s)
[VELD PATIENT.#DIAGNOSECODESTEKST]
toont de tekst van de aangevinkte diagnosecode(s).
Berekeningen
In een sjabloon kunnen ook eenvoudige berekeningen met velden worden gemaakt. Een berekening
staat tussen [B en ] en kan behalve getallen ook veldcodes bevatten. Om bijvoorbeeld het
totaalbedrag van een factuuritem af te drukken gebruikt u
[B [Veld Factuuritem.stuks] * [Veld Factuuritem.stuksprijs]]
Achter het laatste veld van de berekening kunt u nog aangeven hoe lang het resultaat moet zijn en
hoeveel cijfers er achter de komma getoond moeten worden. Wilt u bovenstaand voorbeeld 12 lang
(inclusief de komma en eventuele punten bij duizendtallen), met 2 cijfers achter de komma, dan wordt
de code
[B [Veld Factuuritem.stuks] * [Veld Factuuritem. stuksprijs],12,2]
U kunt de waarde -1 gebruiken om automatisch het beste formaat te bepalen, zodat bijvoorbeeld bij
gehele getallen geen cijfers achter de komma worden getoond en bij halve eenheden maar 1 cijfers
achter de komma:
[B [Veld Factuuritem.stuks],-1,-1]
Voorbeeld:
Waarde van het veld
Afgedrukt wordt
1,00
1
2,50
2,5
Pagina 210 van 254
3,33
3,33
Repeaters
Repeaters zijn herhalende blokken waarbij van tevoren niet vast staat om hoeveel blokken het gaat
binnen 1 document. Tussen deze 2 regels kunt de veldcodes van items plaatsen. Deze regel(s)
worden net zo vaak afgedrukt als er items zijn.
[Repeat veldnaam]
[EndRepeat]
U kunt de volgorde waarin de repeatitems getoond worden beïnvloeden door aan het repeat
commando ORDERBY=”<veldnaam>” toe te voegen. Het is mogelijk om omgekeerd te sorteren door
de toevoeging “desc”. Ook kunt u meerdere velden aangeven om te sorteren. Waar het eerste veld
hetzelfde is, wordt dan op het volgende gesorteerd.
Voorbeeld: [REPEAT FACTUURITEM ORDERBY=”regdatum desc,artikelcode”]
De factuuritems worden in dit voorbeeld omgekeerd gesorteerd op datum, en bij een gelijke datum op
artikelcode.
Voorwaardelijk afdrukken
U kunt een voorwaarde verbinden aan het afdrukken van bepaalde teksten. U gebruikt daarvoor
[IF ...]
[IFElse]
[IFEnd]
via Invoegen -> Overige codes -> Voorwaarden -> If-commando’s, en kiezen voor [IF]. Achter de [IF]
moet u de voorwaarde formuleren. Met [IfElse] kunt u tekst toevoegen voor wanneer deze voorwaarde
niet geldt. Om deze voorwaarde weer te beëindigen sluit u af met [IfEnd].
Voorbeeld:
[IF[Veld Factuur.bedrag]<0]
Het bedrag wordt z.s.m. overgemaakt op uw rekening.
[IFELSE]
We verzoeken u het bedrag binnen 14 dagen na factuurdatum over te maken op onze
bankrekening.
[IFEND]
Pagina 211 van 254
U kunt gebruik maken van een Case-commando, waarbij een veld getest wordt op verschillende
waarden. Een voorbeeld om voor de verschillende types relaties verschillende teksten af te drukken:
[Case [Veld Relaties.Relatietype]]
[Caseof deelnemer]
U neemt deel aan de bijeenkomst
[Caseof bedrijf]
U bent sponsor voor deze bijeenkomst
[CaseElse]
U bent betrokken bij deze bijeenkomst
[Caseend]
Deelnemers en bedrijven krijgen in dit voorbeeld een specifieke tekst; de overige relatietypes krijgen
een algemene tekst.
U vindt deze codes eveneens onder VST -> overige codes.
Eigen variabelen
U kunt ook zelf variabelen maken. Getalvariabelen hebben de letter T, tekstvariabelen hebben de
letter Z. Ze worden gevolgd door een cijfer 1 t/m 9, dus bijvoorbeeld T1, Z1, Z2. Deze combinatie
noemen we de variabelenaam. Om een waarde in een variabele te zetten zet u een komma gevolgd
door de variabelenaam. Gebruikt u een hoofdletter T of Z, dan wordt de waarde toegevoegd aan de
waarde die de variabele dan al heeft. Bij een kleine letter wordt de waarde toegekend aan de
variabele.
U kunt ook een vaste waarde in een variabele zetten, bijvoorbeeld een scheidingsteken of een
procentteken door de vaste waarde tussen aanhalingstekens in een Var-commando te zetten.
Om de waarde van een variabele op te vragen gebruikt u [Var …].
Lege regels vermijden
Het gebruik van repeaters, berekeningen e.d. kan lege regels veroorzaken die soms hinderlijk zijn. Dit
is te voorkomen door dergelijke commando’s, die niet afgedrukt worden, als verborgen tekst te
markeren. Dit kan via het Opmaak -> Lettertypemenu van Word. Tekst met deze opmaak, ook lege
regels, worden niet afgedrukt, en alleen nog op het scherm getoond via de knop
“weergeven/verbergen”. U kunt dit scherm oproepen met Ctrl D of door op het kleine pijltje te klikken
in het vak “Lettertype”.
Pagina 212 van 254
Genereren van een document
Als u een mailing wilt versturen naar een bepaalde selectie van de patiënten, gaat u als volgt te werk.
U gaat naar Patiënten, en klikt op Overzichten
. Bij Stap 1 kiest u het overzicht "documentsjabloon"; kies de juiste sjabloon bij het pijltje naast “Sjabloon”.
Bij stap 2 maakt u uw selectie. Maakt u geen selectie, dan wordt voor alle personen een document
gegenereerd. Vervolgens kiest u de uitvoer bij stap 3, en klikt u op “Start overzicht”.
Voor meer informatie over het maken van overzichten kunt u Overzichten (algemeen) lezen.
Paro-velden
Pagina 213 van 254
Om informatie uit de parostatus in een sjabloon op te roepen is een aantal paro-velden beschikbaar. U
vindt deze velden en de toelichting erop bij het onderdeel “parostatus” in het hoofdstuk
Patiënteninformatie.
Pagina 214 van 254
IX. BEHEER EN EXTRA
Op de menubalk vindt u de volgende opties: Bestand, Bewerken, Beheer, Venster, Extra en Help.
Onder “Beheer” en “Extra” op de menubalk bevindt zich een aantal specifieke knoppen.
Hieronder volgt een toelichting per knop.
INSTELLINGEN
Pagina 215 van 254
Het scherm Instellingen heeft 7 tabbladen. U kunt hier de volgende gegevens vinden of aanpassen.
Algemeen
U vindt hier de inloggegevens van de SQL-server, de licentiecode van dit programma en de locatie
van het instellingenbestand (configuratie).
Verder kunt u hier instellen welke tekstverwerker u wilt gebruiken, en welke scanmethode u kiest.
WIA-ondersteuning biedt de mogelijkheid gebruik te maken van automatische documentinvoer. Als er
meerdere pagina's gescand zijn, worden die opgeslagen als PDF.
Telefoonkoppeling
Oase zal de volgende functionaliteiten gaan bieden. Het programma herkent bij een oproep de beller
en opent de patiëntenkaart. Ook zal het mogelijk worden vanuit de patiëntenkaart te bellen.
Gedeeld pad voor attachments
U kunt hier een gedeelde map voor attachments instellen, zodat (niet verzonden / opgeslagen) e-mails
met bijlagen ook vanaf een andere computer verzonden kunnen worden.
Bij verzenden e-mails (…)
het is mogelijk om in te stellen dat alle verzonden e-mails BCC naar de afzender gaan, of naar een emailadres dat u in het veld rechts van de dropdownlijst kunt invullen.
Pagina 216 van 254
SMTP-server / gebruikersnaam / wachtwoord
Inloggegevens, indien die vereist zijn, voor het inloggen op de SMTP-server (nodig voor het
verzenden van e-mails).
SMS-ID
Code die u van VST krijgt voor het verzenden van sms-berichten.
LogLevel
Bepaalt hoeveel er gelogd wordt van de handelingen van de gebruikers. Alleen wijzigen in overleg met
VST Software!
Windows-authenticatie
Als dit aangevinkt is, wordt bij opstarten gekeken of de ingelogde Windows-gebruiker onder dezelfde
code bekend is in Oase. Als dat het geval is wordt er niet om een wachtwoord gevraagd, maar start
het programma met de rechten die bij die gebruiker gedefinieerd zijn.
Blokkeer slaapmodus
Aanvinken voorkomt dat de computer in slaapstand gaat, als het programma actief is. Deze modus is
bedoeld om netwerkconnectieproblemen te voorkomen.
Automatisch afmelden na ( ) minuten
Vul hier het aantal minuten van inactiviteit in, waarna Oase de gebruiker afmeldt.
COV/UZI/EDP/Machtigingenportaal
Informatie voor het uitvoeren van de COV-check en de UZI-check, het Elektronisch Patiëntendossier
en de afhandeling van machtigingen.
Pagina 217 van 254
Agenda
Dag/ochtend/middag/avond/scroll van / tot
Hier vindt u opties voor de weergave van de agenda en de tijdkolom naast de afspraken. De tijdkolom
is de grijze kolom die de dagindeling in uren en minuten aangeeft naast de afspraken. U kunt
bijvoorbeeld bij Middag van / tot instellen wanneer de middag begint en eindigt. U ziet deze instelling
terug als u kiest voor een weergave van de agenda met alleen de ochtend, middag of avond
zichtbaar.
U kunt ook zelf aangeven vanaf welk tijdstip tot welk tijdstip de agenda mag scrollen en zo doende
welk deel van de agenda u wilt zien; dit doet u door de grenzen in te stellen bij Scroll van / tot.
Regel altijd leesbaar
Als u de regelafstand zo klein instelt (bij Regelinterval, zie hieronder), dat de tekst (bij een afspraak
van korte duur) bijna niet meer leesbaar is, dan kunt u “Regel altijd leesbaar” aanvinken. Er wordt dan
altijd een minimum tekstgrootte getoond.
Regelinterval / alternerend regelinterval
Het interval voor weergave in de agenda kunt u hier zelf bepalen. Wilt u een interval waarin een halve
minuut voorkomt (zoals 7,5 minuten), zorg er dan voor dat het agenda-interval en het alternerend
interval samen een afgerond interval vormen. Zie voorbeeld voor het plannen van 2 afspraken per
kwartier:
U kunt dit interval per praktijk of per medewerker instellen. Ga dan naar het scherm Beheer /
Praktijken of naar Medewerkers en pas het veld “Agenda regelinterval ( ) min” aan.
Pagina 218 van 254
Markeer gewijzigde afspraak: deze optie zorgt er voor dat bij wijziging van een afspraak, de
betreffende afspraak (rood-wit) gemarkeerd wordt.
Geen uurscheiding: vink dit aan om de grafische vormgeving voor het aangeven van een blok van
een uur weg te halen.
Weergave agenda met uurscheiding
Weergave agenda zonder uurscheiding
Teken intervallijn
Aanvinken levert een weergave in de agenda op met horizontale scheidslijnen om het aantal minuten
dat bij “Agenda interval” is aangegeven. In dit scherm staat het interval op 10 minuten.
Intervallijn op standaardduur
Koppelt agendaweergave (intervallijn) aan de afspraakduur, die voor een afspraakcode staat. Als er
een afspraak met een bepaalde afspraakcode wordt ingepland, dan neemt Oase die duur over in de
weergave in de agenda.
1 tijdkolom
U kunt er voor kiezen of de agenda slechts 1 tijdkolom toont of per groepweergave een aparte
tijdkolom. U kunt bijvoorbeeld per stoel een tijdkolom laten tonen als er gekozen is voor
stoelweergave.
Pagina 219 van 254
Toon praktijk in agenda
Toont al of niet de praktijknaam in de agenda en op de afsprakenkaart op de consultregel.
Bitewing waarschuwing
Als het vinkje “Bitewing waarschuwing” staat aangevinkt, dan verschijnt er in de agenda naast de
patiëntnaam een ”BW”-icoontje
als het weer tijd is voor een nieuwe bitewing.
Toon afspraakblok tekst / kleur
Toont al of niet de kleur en de tekst van de afspraakcode in de afspraakblokken. Zie hieronder voor
een voorbeeld met tekst en kleur, en zonder tekst en kleur van de afspraakcode.
Toon dagvulling in kalender
Toont al of niet in het kalendertje hoe vol de agenda voor die dag is. Als het bladeren in de agenda
traag is kunt u dit uitzetten om het iets te versnellen
Selecteer praktijk van patiënt in agenda
Bij het aanvinken wordt de praktijknaam, die bij de patiëntenkaart is ingevuld, overgenomen bij de
zoekfunctie in de agenda.
Pagina 220 van 254
Toon afspraakkleuren ook in verleden
Standaard worden de afspraakkleuren in het verleden niet getoond om duidelijk te maken dat men in
het verleden kijkt. Met dit vinkje kunt u toch de afspraakkleuren in het verleden tonen.
Markering onvolledig ingevoerde afspraken
Hier kunt u aangeven of er bij afspraken al of niet een waarschuwing ( , een rood blokje met een
uitroepteken) verschijnt. Deze waarschuwing geeft aan dat een afspraak uit het verleden (of vandaag
met voltooid status) niet volledig ingevoerd staat.
Er zijn 3 opties:
1. u kunt deze waarschuwing niet laten tonen via “niet tonen”.
2. “Handmatig uitzetten” geeft een waarschuwing bij onvolledige invoer. De afspraak moet dan
handmatig op "ingevoerd" gezet worden (met rechtsklikken op de afspraak).
3. “Automatisch uitzetten via prestatieinvoer” geeft een waarschuwing bij onvolledige invoer.
De invoer wordt automatisch op ingevoerd gezet als er een prestatie wordt ingevoerd.
Markeer ontbrekende tijd besteed
Als dit vinkje aanstaat, is bij de afspraak in de agenda een rood klokje zichtbaar zolang het “tijd
besteed"-veld in het consultkaartje niet is ingevuld. Dit geldt alleen voor afspraken die van vóór
vandaag zijn, of op status "voltooid" gezet zijn.
Afspraken dienen binnen () uur afgezegd te worden
Als een afspraak wordt afgezegd binnen de hier gestelde termijn wordt automatisch ingesteld dat de
afspraak te laat is afgezegd.
Alleen systeembeheerder mag afspraak verwijderen
Alleen diegene die systeembeheerder is, mag de afspraak afzeggen. Systeembeheerders staan
vermeld bij Beheer -> Gebruikers: het vinkje systeembeheerder staat bij deze gebruikers aan.
Pagina 221 van 254
Paro
Hier kunt u voor de invoer van de parostatus de kwadrantvolgorde (het “nr” veld) en richting
(mesiaal/distaal) aangeven.
Koppelingen
Geeft een overzicht van informatie over de koppelingen met andere programma’s, waarmee Oase
samenwerkt.
Klik op een van de programma’s om het informatiescherm te openen.
Pagina 222 van 254
U kunt hier (een deel van) de volgende instellingen wijzigen:
De knop “Actief”: koppeling naar het programma is actief.
De knop “Detecteren”: u kunt met deze knop vanuit dit scherm testen om het gekoppelde programma
te vinden.
Blokkeer autodetect: zorgt er voor dat Oase niet zelf gaat zoeken of het betreffende programma
aanwezig is.
Toon info in behandelkaart: toont in de behandelkaart welke foto’s er zijn, en toont eventueel
aanwezige knoppen waarmee de foto getoond kan worden.
Overig
Indien er meerdere praktijken ingevoerd zijn, is er een instelling "Standaardpraktijk". Deze praktijk
wordt gebruikt als afzender-e-mailadres als er mails worden verstuurd, en als praktijk voor handmatige
consulten.
Leeftijdsgrens jeugd
Bepaalt de leeftijd (in jaar) waarop het jeugdzorgtarief eindigt. Dit wordt ook gebruikt bij de eigen
bijdrage. Als het jeugdzorgtarief tot en met 21 jaar is, dan vult u hier bij de grens 22 jaar in.
Zorgverlenerscode, Praktijkcode, Instellingscode, Code servicebureau
Deze codes zijn van belang voor de declaratie via Vecozo en/of via een factoringservice. Deze dienen
afhankelijk van de afspraken met verzekeraars en servicebureau al dan niet ingevuld te worden.
Pagina 223 van 254
Bitewing frequentie ( ) maanden
Bij “Bitewing frequentie” vult u de algemene bitewingfrequentie in. U kunt per patiënt van deze
frequentie afwijken door op de patiëntenkaart in de Bewerkmodus, onder het tabblad “Overig” de
frequentie voor deze patiënt in te vullen.
Behandelhistorie limiet ( ) maanden
Als u dit instelt, wordt bij het openen van een behandelkaart alleen de historie van het opgegeven
aantal maanden opgehaald. Oudere historie wordt opgehaald als u bovenin de behandelkaart op de
regel klikt om de volledige historie op te halen. Dit kan handig zijn als het lang duurt voordat een
behandelkaart getoond wordt.
Anamnese frequentie
Hiermee kunt u aangeven na hoeveel maanden de anamnese verlopen is.
Waarschuwing bij geen anamnese
Bij het invullen van een prestatie of tijd komt er een waarschuwing als de anamnese niet ingevuld is of
verlopen is (als het waarschuwingvinkje aanstaat).
Titel praktijkveld
Hier kan aangegeven worden hoe het praktijkveld in Oase genoemd wordt, het kan bv als “afdeling”
gebruikt worden.
Nieuwe plan standaard op
U kunt instellen wat de mapstatus is bij invoer van een nieuwe plan.
Nieuwe patiënt standaard op
U kunt instellen wat de mapstatus is bij invoer van een nieuwe patiënt.
Afzender afspraakherinneringen
Hier kunt u instellen welk afzenderadres gebruikt moet worden voor afspraakherinneringen. U kunt
kiezen uit zorgverlener (de medewerker met wie de afspraak is) of de praktijk
Pagina 224 van 254
Afzender e-mail via brievenscherm
Hier kunt u instellen welk afzenderadres gebruikt moet worden voor e-mails verzonden vanuit het
brievenscherm. U kunt kiezen uit zorgverlener (de medewerker die als afzender gekozen is), de
praktijk of de ingelogde gebruiker.
Medische anamnese volwassenen / Medische anamnese jeugd
Hier kunt u instellen welke anamnesevragen u wilt gebruiken voor volwassenen en jeugd. U kunt zo
voor jeugd en volwassenen dus verschillende vragenlijsten hanteren. De vragenlijsten zijn in het
programma opgenomen; u kunt deze niet zelf aanpassen.
Standaardpraktijk
Deze knop is beschikbaar als u over meerdere praktijken beschikt, die onder Oase vallen.
Oproepdatum ophogen bij elke prestatie
De datum van “Oproepmaand” wordt normaal alleen opgehoogd bij invoer van een periodiekecontroleprestatie. Als "Oproepdatum ophogen bij elke prestatie" is aangevinkt wordt dit bij elke
prestatie gedaan.
Bij oproepen afspraken zonder code negeren
Deze optie is bedoeld om de procedure van het versturen van oproepen mede te bepalen. U kunt hier
aangeven hoe Oase moet checken of er in de toekomst al een afspraak staat gepland (en dan geen
controle-oproep verstuurt). Met vinkje: Oase stuurt geen controle-oproep als er een controleafspraak
is gemaakt in de toekomst. Zonder vinkje houdt in Oase geen controle-oproep stuurt als er een
controleafspraak of een afspraak zonder code gemaakt is.
Praktijk op etiket
Toont al of niet de praktijknaam + stoelcode of het adres + huisnummer op een etiket.
Duur op etiket
Toont al of niet de afspraakduur op het afspraakkaartje.
COV waarschuwing
Als het vinkje aan staat, dan heeft dat de volgende effecten.
In de agenda staat een wit vraagteken in een rood rondje bij de afspraken die niet in de toekomst
liggen. Dit symbool geeft aan dat de COV-check niet op de dag van de afspraak (of later) gedaan is of
dat het BSN-veld van de patiënt leeg is.
In de patiëntenlijst is de kolom COV-check rood, als de check langer dan 6 maanden geleden is of als
het verzekeringsnummer van de patiënt nog leeg is. In de patiëntenlijst is de kolom BSN rood, als het
UZI-checkveld of het BSN-veld van de patiënt nog leeg is.
Pagina 225 van 254
In de patiëntenkaart (in de Behandelmodus) geldt hetzelfde voor de knoppen UZI en COV. Deze zijn
rood als er nog geen check is uitgevoerd; na de check kleuren ze blauw.
In de patiëntenkaart (in de Bewerkmodus) geldt hetzelfde voor de velden BSN en COV-check. Deze
velden worden wit zodra er een check is uitgevoerd.
Patiëntnr. vrij invoerbaar
U kunt zelf een patiëntnummer kiezen als u dit onderdeel aanvinkt. Bij verandering van deze instelling
dient u Oase opnieuw op te starten.
Geen omschrijving bij factoring
Bij aanvinken laat Oase de omschrijving van de verrichting(en) weg.
Pagina 226 van 254
Functie declaratiedatum
Als u kiest voor “Alleen declareren indien ingevuld”, dan is het verplicht om bij de patiënt de
declaratiedatum te zetten om te kunnen factureren. Dit doet u door in de behandelkaart op “Zet
declaratiedatum” te klikken via rechtsklikken op een consult of prestatie van de datum tot wanneer u
wilt declareren. Kies u voor “Alleen blokkeren indien ingevuld”” dan worden de verrichtingen
auromatisch gedeclareerd, tenzij u een declaratiedatum bepaalt. De verrichtingen worden dan niet
gefactureerd die na de declaratiedatum staan. De declaratiedatum bepalen doet u eveneens door in
de behandelkaart op “Zet declaratiedatum” te klikken. Zie ook “Zet declaratiedatum” bij
Behandelscherm / Het behandeloverzicht.
Vecozo-factuur afboeken bij acceptatie
Staat deze aan, dan worden de Vecozo-facturen afgeboekt zodra ze geaccepteerd worden. Als u dit
vinkje uitzet, worden de facturen uit een Vecozobatch niet afgeboekt bij de acceptatie. U dient de
betaling van de verzekeraar op deze facturen te boeken.
Röntgenfoto’s altijd beoordelen
Hier kunt u aangeven of nieuwe röntgenfoto's automatisch op "moet nog beoordeeld" gezet moeten
worden in de behandelkaart.
Behandelplan verplicht bij consult
Als u dit vinkje aanzet, krijgt u een waarschuwing, als u verrichtingen invoert bij een consult waar
geen behandelplan is aangegeven. Stelt u geen prijs op deze waarschuwing, dan laat u dit vakje leeg.
Blokkeer centrumindicatieveld
Geef hier aan uw het centrumindicatieveld (bijzondere tandheelkunde) handmatig aangepast mag
worden.
1 Vecozo-bestand voor alle Praktijken
Een vinkje zorgt ervoor dat de digitale declaraties van alle praktijken in 1 bestand komen. Zonder
vinkje krijgt u een apart bestand per praktijk.
Declaratie per zorgverlener
Een vinkje zorgt voor gescheiden declaratiebestanden voor factoring of Vecozo per
zorgverlenerscode.
Gebruik nieuw kleurenpalet
Dit nieuwe palet geeft afspraakcodes dezelfde kleuren als er bij de medewerkers als kleurenpalet is
aangegeven.
Lichtere afspraakkleuren
De afspraakkleuren worden lichter getoond. Deze instelling geeft meer contrast met de
afspraakletters.
Effen afspraakkleuren / Alle kleuren effen
De kleuren van de afspraken / alle kleuren verlopen dan niet meer van donker boven naar lichter
onder, maar worden effen getoond.
Met verloop
Effen
Pagina 227 van 254
Toon afspraakkleur in consultregel
Bij aanvinken worden de afspraakkleuren in de consultregels getoond.
Communicatie-instellingen
Inkomende e-mail
Wordt later in gebruik genomen.
Herinnering via e-mail / SMS
Met het bovenstaande scherm kunt u instellen hoe de automatische herinnering van afspraken voor
de patiënten zal plaatsvinden, via e-mail, of via SMS.
Klik op “Herinnering via SMS” en/of “Herinnering via e-mail” om de instellingen voor
afspraakherinneringen aan te passen.
Pagina 228 van 254
Met de knop “Actief” kunt u de afspraakherinnering per sms aan- (blauwe knop) of uitzetten (grijze
knop). De starttijd en de eindtijd geven de tijdstippen aan waarbinnen de herinneringen worden
verstuurd.
U kunt instellen hoeveel dagen vóór de afspraak de herinneringen worden verstuurd bij “Aantal dagen
van tevoren”. U kunt daarbij aanvinken dat dit alleen op werkdagen gebeurt.
Bij de herinnerings-e-mails kunt u een onderwerp invoeren en bij sms’jes een afzender (zowel in tekst
als in cijfers). Laat u het laatstgenoemde veld leeg, dan vult Oase het telefoonnummer van de tandarts
in als afzender.
Bij de berichttekst kunt u uw eigen tekst invoeren. U kunt hierbij gebruik maken van velden. Zet de
muis op de plek waar u een veld wilt invoeren en klik op de knop “Veld invoegen”. Het is mogelijk om
praktijknaam en -adres als veld op te nemen. Voor de afspraakdatum en -tijd is ook een apart veld
[Veld Afspraakdatumentijd] toegevoegd dat ook de dagnaam toont en bij de tijd "om" ervoor en "uur"
erachter zet, bijvoorbeeld "donderdag 7 februari 2013 om 14:14 uur".
Pagina 229 van 254
U kunt de knop “Voorbeeld” gebruiken om een voorbeeld van het door u gemaakte bericht te zien.
Wanneer u met deze instellingen gereed bent, klik dan op “Ok”. U ziet in het scherm van “Instellingen”
ziet u dat het versturen van afspraakherinnering via SMS of e-mail actief is.
Bij afspraakherinneringen via sms of e-mail wordt een interne memo met een verslag van de
verzending gestuurd naar de gebruikers die systeembeheerder zijn. Dit verslag bevat onder meer het
aantal verzonden herinneringen en de eventuele foutmeldingen.
Webagenda
Hier kunt u de webagenda-voorkeuren instellen. Met de “Actief”-knop kunt u deze instellingen
activeren.
Dagen afzeglimiet
Houdt in tot hoeveel dagen van te voren de patiënt via de webagenda mag afzeggen.
Verwijderen bij afzegging binnen 2 uur
Als dit aanstaat, zal de afspraak bij afzegging door de patiënt via de webagenda geheel verwijderd
worden uit de agenda. De afspraak wordt dus niet gewoon op “afgezegd” gezet. Dit geldt overiegns
alleen indien de afspraak korter dan 2 uur geleden gemaakt is door de patiënt.
Backup
Hier vindt u een optie om automatisch back-ups te laten maken. Deze back-ups worden opgeslagen in
de Oase-map op uw server. Deze optie vervangt niet uw bestaande back-upmethodes en kunnen
alleen na overleg met VST Software gebruikt worden.
COV-via server
Pagina 230 van 254
Gebruik deze optie wanner het niet mogelijk is om elk werkstation van een Vecozo systeemcertificaat
te voorzien. De communicatieserver zal dan als tussenstation fungeren en alle COV-bevragingen
uitvoeren, waardoor er alleen op de computer waarop de communicatieserver draait een Vecozo
systeemcertificaat nodig is.
PROGRAMMA-UPDATE
Hiermee kunt u, indien beschikbaar, de nieuwste versie van Oase downloaden. Doe dit niet voordat u
bericht hebt gekregen dat er een nieuwe versie beschikbaar is.
IMPORTEER ALLE DATA
Deze optie, alleen voor systeembeheerders, importeert alle gegevens vanuit eerder door het
programma aangemaakte CSV-bestanden (Zie “exporteer alle data”) naar de database. Dit kan
gebruikt worden om gegevens van de ene naar de andere database te kopiëren.
EXPORTEER ALLE DATA
Deze optie, alleen voor systeembeheerders, exporteert alle gegevens uit de database naar CSVbestanden. Dit is vooral bedoeld voor support- en back-updoeleinden, wanneer dat niet zelf door uw
SQL-server verzorgd wordt. Alleen medewerkers van VST kunnen een dergelijke back-up terugzetten.
ADMINISTRATIES
Als u meerdere (boekhoud)administraties gebruikt, kunt u deze hier een naam geven.
GEBRUIKERS
U vindt hier een overzicht van de diverse gebruikers en groepen. U kunt hier verschillende gebruikers
en hun wachtwoord en privileges instellen.
U kunt met “nieuw” een nieuwe gebruiker aanmaken. Voer een gebruikerscode in, en verbind deze
desgewenst aan een groep. Er is een aantal voorgedefinieerde groepen beschikbaar met de meest
gebruikelijke privileges. Kies de gewenste groep uit de eerste kolom “Gebruikerscode”.
Bij het e-mailadres is het mogelijk om een naam te gebruiken die ontvangers van e-mail van deze
gebruiker te zien krijgen. Bijvoorbeeld “Tandartspraktijk01<[email protected]>" in plaats
van alleen [email protected] zorgt ervoor dat de ontvanger " Tandartspraktijk01" te zien
krijgt.
U kunt een bestaande gebruiker inactief maken door het vinkje “Archief” aan te klikken. De gegevens
blijven dan wel in het systeem staan, maar er kan niet meer onder die naam ingelogd worden.
Pagina 231 van 254
Klikt u het vinkje “Systeembeheerder” aan, dan krijgt deze gebruiker alle rechten. Wilt u specifieke
rechten definiëren voor deze gebruiker, vink dit blokje dan niet aan. Ga naar het tabblad Onderdelen
bij de gebruikerskaart om de specifieke rechten toe te kennen. Bij het aanpassen van
gebruikersprivileges worden, bij een klik in de kolom "Raadplegen", alle achterliggende privileges aanof uitgezet.
Het groene vinkje zorgt ervoor dat alle velden aangevinkt staan; met het rode symbooltje kunt u alles
uitvinken. Het kan handig zijn om alles eerst aan te vinken en daarna de bij de functies waar u de
toegang wilt beperken het vinkje weg te halen.
Door het zetten van een vinkje bij “Geluid bij nieuw bericht” kunt u een geluidssignaal krijgen als u een
nieuw Oasebericht ontvangt.
Er kan per gebruiker aangegeven worden of de stopwatch in de behandelkaart geluid maakt. Is dit
gewenst, vink dan “Geluid bij stopwatch” aan.
LOGBOEK
Het logboek houdt voor test- en supportdoeleinden belangrijke programma-acties bij. Het logboek is
informatie voor systeembeheer. Hier bevindt zich een verzendknop; het kan voorkomen dat u
gevraagd wordt een geselecteerd logbestand met deze knop naar VST te zenden.
MELDINGEN
Pagina 232 van 254
U ziet hier een overzicht van de meldingen (interne berichten) in Oase. U kunt hier alleen de
meldingen inzien, maar geen nieuwe meldingen maken. Nieuwe meldingen maken doet u door middel
van het gele berichtenvelletje rechtsboven in uw scherm. Bijvoorbeeld bij patiënten die een
behandelplan voor bijzondere tandheelkunde hebben, wordt op de behandelkaart een melding
getoond als de machtiging overschreden wordt.
ETIKETDEFINITIES
Hier kunt u instellen hoe u (NAW-)gegevens op uw etiketten wilt hebben. U kiest hier het aantal rijen
en kolommen, en de marges in mm. Deze etiketdefinitie(s) kunt u gebruiken bij het aanmaken van
etiketten en (controle)oproepen.
AFSPRAAKCODES
Hier kunt u de afspraakcodes definiëren, en deze een omschrijving met een standaard tekst,
standaardduur en een kleuraanduiding meegeven.
U kunt een nieuwe afspraakcode aanmaken door op “nieuw”
te klikken. U kunt zelf een
code(naam), kleur en omschrijving toevoegen. De kleur wordt in de agenda weergegeven bij de
afspraak van de patiënt met die afspraakcodedefinitie. Ook kunt u aangeven wat de standaardduur is
van deze afspraakcode. Vervolgens kunt u bij de kolom “Categorie” aangeven wat voor soort
afspraakcode het betreft; “Afspraak” of “Agenda”. Deze laatste categorie is bedoeld voor afspraken,
die niet direct met een (te vergoeden) patiëntafspraak te maken hebben (waar geen patiënt aan te
koppelen is), zoals vergaderingen, besprekingen met vertegenwoordigers en verlof.
Ten slotte kunt u nog aangeven
Pagina 233 van 254
-
-
of de afspraakcode een periodieke controle betreft. Vinkt u een afspraakcode van een
periodieke controle aan, dan heeft dit tot gevolg dat het oproepsysteem op de juiste wijze
functioneert.
“Mag in webagenda”. Het aanvinken hiervan heeft tot gevolg dat de afspraakcode beschikbaar
is voor de webagenda.
Sla een nieuwe code op met het groene vinkje.
AFW IJKENDE TARIEVEN
Hier kunt u de afwijkende tarieven opnemen. In het kader van prestatiecodes en verzwaring kunt u
deze hier definiëren en een procentuele verhoging toekennen.
AW BZ-CATEGORIEËN
Hier staan de AWBZ-categorieën gedefinieerd. In de omschrijving van een behandelcode wordt naar
deze lijst verwezen. Zie hierover Behandelcodes.
AW BZ-INSTELLINGEN
Voeg hier de AWBZ-instellingen toe waar patiënten kunnen verblijven. Gebruik voor de NAWgegevens de adressering die nodig is voor het versturen van facturen.
Het veld “Zorgkantoor” wordt overgenomen in het veld “Debiteur” bij een patiënt van deze AWBZinstelling als u op het het vakje “AWBZ” aanvinkt en deze instelling selecteert.
BEHANDELCODES
Voer hier de gegevens van de behandelcodes in, of kies voor de knop Behandelcodes in de
hoofdbalk. Zie verder Behandelcodes.
CENTRUMINDICATIE
Hier kunt u de centrumindicaties voor centra voor bijzondere tandheelkunde definiëren, met de
standaard eigenbijdrageregeling en voorloopcodes (voor de declaratie bij de verzekeraars).
CREDITEUREN
Pagina 234 van 254
Voer hier de gegevens van de crediteuren in. In de lijst van crediteuren staan ook automatisch de
medewerkers, omdat zij bij interne facturering ook crediteuren zijn.
U kunt met “nieuw” een nieuwe crediteur aanmaken. Is de crediteur een laboratorium, vink dan het
veld “Laboratorium” aan.
De crediteur kan dan worden geselecteerd bij het tabblad “Techniek” van Patiënten, in de kolom
“Laboratorium”.
Tabblad Ingekomen facturen
Hier ziet u een overzicht van de ingekomen facturen van deze crediteur. Wilt u wijzigingen
aanbrengen, dubbelklik dan op de regel met de betreffende factuur. U krijgt dan de kaart van die
factuur te zien, waar u wijzigingen kunt aanbrengen.
Tabblad overig
Dit tabblad is nuttig voor onder andere de interne facturering van medewerkers. U kunt hier de
gegevens invoeren, die bij de interne facturering nodig zijn. Belangrijke velden zijn
bankrekeningnummer, betaaltermijn en of er sprake is van automatische incasso. Zonder deze
gegevens worden functies, zoals internetbankieren vanuit ingekomen facturen, beperkt.
Pagina 235 van 254
Het veld “Type” is een vrij veld; u kunt dit hier invoeren wat u nuttig vindt, zoals het type medewerker
(tandarts, mondhygiëniste) of een andere, voor uw organisatie handige, code. U kunt hiermee
bijvoorbeeld onderscheid maken tussen verschillende groepen crediteuren, zoals al dan niet
omzetgerelateerde crediteuren. Een ander voorbeeld is om te markeren welke crediteuren een
kerstkaart moeten krijgen.
Het veld “HL7Naam” wordt alleen gebruikt als er een koppeling van Oase aan het ziekenhuissysteem
aanwezig is.
DIAGNOSECODES
Hier kunt u de diagnoseformulieren opmaken en inrichten. Gebruik het veld “Categorie” om de
verschillende soorten diagnoses te onderscheiden, en het veld “Nummer” om de volgorde ervan vast
te leggen. Hiermee worden de verschillende gewenste diagnoselijsten gegenereerd, die bij de
patiëntenkaart ingevuld/aangevinkt worden.
EXTERNE ADRESSEN
De adressen die u hier toevoegt kunt u gebruiken voor verwijzers, huis(tand)artsen en dergelijke. U
kunt hier ook de naam van een instelling en/of een afdeling aangeven.
Bij het veld “Categorie” kunt u aangeven tot welke categorie de ingevoerde persoon behoort.
In het brievenscherm van de patiënteninformatie (onder de knop “Brieven” in het behandelscherm van
een patiënt) filtert Oase dan op deze categorie. Zo komt bijvoorbeeld een apotheker niet terug bij de
lijst van doorverwijzers of huis(tand)artsen.
Pagina 236 van 254
INDICATIE BEHANDELING
U ziet hier een lijst met indicaties, waaraan u zelf indicaties kunt toevoegen. De ingevoerde indicaties
kunt u in de prestatiekaart van de patiënt aangeven.
LOCATIE
Hier kunt u de gebruikte locatiecodes definiëren en een omschrijving geven. Dit onderdeel kunt u
gebruiken om aan te geven waar een patiënt binnen een AWBZ-instelling verblijft.
MATERIALEN
In deze lijst bevinden zich de ingevoerde materialen. U kunt hier zelf wijzigingen en toevoegingen
aanbrengen. U kunt de kleurweergave kiezen, behalve van de categorie “Restauratie”. De materialen
uit de categorie “Restauratie” zijn voorgedefinieerd in Oase, en niet te wijzigen door de gebruiker.
MEDEW ERKERS
Voer hier de gegevens van de medewerkers in, of kies voor de knop Medewerkers in de hoofdbalk.
Zie verder Medewerkers.
OVERIGE DEBITEUREN
U kunt hier de gegevens van alle debiteuren, die geen patiënt zijn, invoeren. Zo kunt u de patiënten
scheiden van de overige debiteuren.
Pagina 237 van 254
PATIËNTTYPES
Hier kunt u verschillende patiënttypes (bv prothese) definiëren, die u in de patiëntenkaart dan kunt
kiezen. In de patiëntenlijst kunt u hier vervolgens op filteren.
STANDAARDPLANNEN
Hier kunnen standaardplannen gedefinieerd worden, die u als basis kunt kiezen bij het aanmaken van
nieuwe behandelplannen.
STANDAARDTEKSTEN
Hier kunnen standaardteksten gedefinieerd worden, die u bij verschillende tekstvelden kunt kiezen via
het “T” knopje (bv bij behandelnotities, memo’s, consultomschrijvingen). Ook kunt u vanuit die
tekstvelden via een “T” knopje een net ingevulde tekst toevoegen aan de standaardtekstenlijst.
UURTARIEF
U kunt per periode de uurtarieven aangeven, zodat bij een tariefwijziging altijd het juiste tarief
gehanteerd wordt. Omdat sommige artsen een afwijkend tarief kunnen hebben is het mogelijk om per
arts het tarief aan te geven. Geldt dat tarief alleen voor een bepaalde afdeling waarop die tandarts
werkzaam is, dan moet u ook de afdeling invullen.
Er zijn 2 tariefgroepen. Bij behandelcodes kunt u aangeven welke van de 2 tariefgroepen van
toepassing is, of beide. Dat laatste geval kan gebruikt worden als het narcosetarief als opslag boven
het gewone tarief vermeld moet worden. (Zie ook onder Behandelcodes).
VERZEKERAARS
Voer hier de gegevens van de verzekeraars in, of kies voor de knop Verzekeraars in de hoofdbalk. Zie
verder Verzekeraars.
VRIJE DAGEN
Pagina 238 van 254
Voer hier de algemene vrije dagen in die voor alle medewerkers gelden. De werkroosters van alle
artsen zullen deze dagen dan automatisch overslaan. In de kalender linksboven in de agenda zijn de
vrije dagen als oranje blokje zichtbaar.
PRAKTIJKEN
U kunt hier de instelling per praktijk invoeren, als u meerdere praktijken beheert via Oase. Voer hier
per praktijk de gegevens van de praktijken in. Het betreft het aantal stoelen, en de kleurcode waarmee
de stoel in de agenda wordt aangegeven.
Bij het e-mailadres is het mogelijk om een naam te gebruiken die ontvangers van e-mail te zien
krijgen. Bijvoorbeeld “Tandartspraktijk01<[email protected]>" in plaats van alleen
[email protected] zorgt ervoor dat de ontvanger " Tandartspraktijk01" te zien krijgt.
De AGB-instellingscode wordt gebruikt bij digitale declaraties wanneer u declareert onder een
instellingscode en meerdere praktijken beheert.
Het veld Telefoon is toegevoegd om te gebruiken bij het verzenden van oproep-sms-en, als er geen
vaste behandelaar is ingevuld bij de patiënt.
Pagina 239 van 254
U kunt bij “Agenda regelinterval in ( ) min” per praktijk het regelinterval van de agendaweergave
instellen. Deze instelling negeert dan de algemene instelling van de agenda bij Beheer / Instellingen /
Agenda. Als er bij Medewerker een andere instelling wordt gekozen, dan dan gaat de
medewerkersinstelling voor.
EXTRA / COV-CHECK EN UZI-CHECK PER GROEP
Oase biedt de mogelijkheid om COV- en UZI-checks in groepen te doen op basis van afspraakdatum
en controledatum.
Kies voor één van beide opties, en bovenstaand scherm verschijnt. U ziet hierin de patiëntgegevens
van de patiënten die vandaag een afspraak hebben. U kunt de afspraakdatum onderin het scherm
aanpassen.
Eventueel kunt u hier aan toevoegen een selectie van patiënten die op een bepaalde datum of in een
bepaalde periode een controle zouden moeten krijgen. Oase gaat hierbij na of in het veld “Volgende
controle” van het tabblad “Overig” in de Bewerkmodus is ingevuld met een datum of periode.
Pagina 240 van 254
Zet u een vinkje aan bij het veld “Naam overnemen”, dan neemt Oase de naamsgegevens over van
de check.
Klikt u op de knop “Check”, dan wordt de COV- of UZI-check uitgevoerd. U kunt dan desgewenst een
print maken van de lijst met resultaten met de knop “Afdrukken”.
EXTRA / STATISTIEKEN
Hier kunt u grafieken met managementinformatie zien, waarbij u jaar en medewerker kunt selecteren.
EXTRA / OVERZICHT VERZONDEN SMS / E-MAIL
Oase biedt de mogelijkheid om na te kijken welke sms’jes en e-mails er zijn verzonden. U kunt hier
desgewenst van de zoekfunctie gebruik maken.
EXTRA / OVERZICHT AF SPRAAKW IJZIGINGEN
Dit scherm geeft een overzicht van alle in het verleden ingevoerde en gewijzigde afspraken van alle
patiënten. U kunt deze lijst doorzoeken en filteren op diverse categorieën en combinaties hiervan. Met
de rechtermuisknop kunt u een selectie verwijderen en zo het veld weer leeg maken.
Pagina 241 van 254
Bij de categorie “Actie” is een selectie op grond van “Conflict” mogelijk. Deze categorie houdt in dat er
op een bepaalde datum en tijd door verschillende medewerkers gelijktijdig een afspraak is gemaakt.
Oase geeft hiervan op dat moment een melding aan de medewerker die als laatste een afspraak wilde
plannen. Deze medewerker kan dan op dat moment de (vergeefs) gemaakte afspraak wijzigen naar
een ander(e) datum of tijdstip.
Pagina 242 van 254
X. OVERZICHTEN ( ALGEM EEN)
Het printerknopje in de subknoppenbalk van de verschillende programmaonderdelen stelt u in
staat om overzichten te genereren.
Kies eerst bij stap 1 het soort overzicht.
Maak vervolgens een selectie: vult u niets in, dan worden gegevens uit alle kaarten getoond.
U kunt gegevens selecteren vanaf (eerste kolom), tot en met (tweede kolom) en tussen (beide
kolommen) bepaalde alfabetische of numerieke waarden.
Het vinkje in de kolom “Sorteren” zorgt ervoor dat gegevens gesorteerd en gegroepeerd (indien van
toepassing met subtotalen) getoond worden.
De gegevens die u kunt gebruiken om te selecteren (bij stap 2) variëren met het soort overzicht dat u
kiest (bij stap 1). In principe kunt u de meest belangrijke data vinden in het scherm dat u ziet als u
“Selectie” aanklikt. Kunt u uw selectiecriterium niet vinden, klik dan “Uitgebreide selectie” aan. Alleen
dan worden alle gegevens getoond.
Pagina 243 van 254
Door het vinkje “uitsluiten” kunt u betreffende gegevens juist niet selecteren maar als enige uitsluiten.
Het is van belang om goed na te denken over de manier waarop een groep is gedefinieerd, en de
manier waarop u deze criteria in de selectie kunt aanbrengen.
Hebt u te veel geselecteerd, en wilt u het geselecteerde weghalen, gebruik dan de “Delete”-knop.
Kies vervolgens bij stap 3 waar u de overzichten wilt hebben: op uw beeldscherm, in een bestand, in
een mail e-mail of als uitdraai op de printer. U kunt bij een overzicht in een bestand het
bestandformaat kiezen:
Bij een deel van de overzichten op het scherm kunt u bovenin de optie “grafiek” kiezen, om de
gegevens in een diagram weergegeven te zien.
Bij het maken van een overzicht kan het resultaat niet als bestand worden opgeslagen; de individuele
documenten worden bij de kaart opgeslagen.
Voorbeeld van een selectie
We maken een overzicht van alle patiënten die in een bepaalde week bij een bepaalde zorgverlener
een afspraak hebben. Dit doen we als volgt.
We maken een selectie van patiënten van een arts door bij “Patiënten” de arts aan te geven:
Pagina 244 van 254
Zo krijgt u alleen de patiënten van deze arts.
Nu moeten we alle patiënten selecteren die een afspraak hebben in een bepaalde week. We hebben
het tabblad “Afspraken” ter beschikking. Hier vult u de begin- en einddatum van de betreffende week
in.
Als u nu op “Start overzicht” klikt krijgt u een overzicht van patiënten die in een bepaalde week bij een
bepaalde arts een afspraak hebben.
U kunt in dit overzicht een patiënt aanklikken, waarna u naar de kaart van die patiënt gaat.
Pagina 245 van 254
Bij overzichten vindt u over het algemeen een aantal knoppen bovenaan het scherm.
Er is een aantal overzichten, die u bij stap 1 kunt kiezen, dat speciale aandacht nodig heeft.
Etiketten (contactpersonen)
U kunt etiketten printen met de adresgegevens van de patiënten. Wanneer u “Start overzicht” aanklikt,
krijgt u de mogelijkheid de gewenste indeling te maken. U kunt het aantal kolommen en rijen
definiëren, en de marges in mm. U kunt deze instelling opslaan, zodat u deze voor een volgende serie
etiketten kunt hergebruiken. Bij patiënten is er een extra optie “Gezinshoofd”. Als u dit aanvinkt
worden alleen etiketten voor gezinshoofden geselecteerd. Een gezinshoofd is in dit verband de oudste
persoon op een adres met een mapstatus “Lopend” die niet meer dat een jaar geleden voor het
laatste is geweest. U kunt dit gebruiken om te voorkomen dat bij een mailing alle personen op één
adres een exemplaar krijgen.
Document-sjabloon
Hierbij dient u een vooraf gemaakt sjabloon te kiezen (zie Sjablonen). Op basis van deze sjabloon
worden dan vervolgens documenten gemaakt waarbij elke kaart een nieuwe pagina begint. Deze optie
is bedoeld voor brieven en dergelijke. Bij patiënten is ook hier de optie “Gezinshoofd” beschikbaar.
Lijst-sjabloon
Hetzelfde als een document-sjabloon, met dit verschil dat er voor een volgende kaart geen nieuwe
pagina genomen wordt. Deze optie is bedoeld om overzichtslijsten mee te maken.
Eigen overzicht.
NB. Voor de meeste gebruikers is het lastig om zelf (complexe) eigen overzichten en statistieken te
maken. VST raadt u aan om gewenste overzichten te laten aanmaken door VST, en als standaard
overzicht in uw systeem op te laten nemen.
Deze optie is bedoeld om snel een kolommenoverzicht te maken. In het selectie scherm kunt u
bovenin een zelf gedefinieerd overzicht kiezen, bewerken, of een nieuwe maken. Bij het bewerken of
nieuw maken, krijgt u het volgende scherm te zien:
Pagina 246 van 254
o
De linker kolom bevat de beschikbare velden. In de tweede kolom komen de af te
drukken velden te staan, de derde kolom bevat de velden waarvoor subtotalen
getoond zullen worden als er getal velden (velden met als inhoud een getal) afgedrukt
worden. Door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts wordt een veld in de volgende
kolom gezet.
o
Als u rechts klikt op een veld in de eerste kolom verschijnt een menu met speciale
opties voor een veld: Sum (optellen), AVG (gemiddelde), COUNT (aantal), Week
(weeknummer van een datumveld), Month (Maand van een datumveld) en Year (jaar
van een datumveld).
o
In de eerste kolom kunt u meerdere velden tegelijk selecteren door de Ctrl-toets
ingedrukt te houden terwijl u op een veld klikt. Als u meerdere velden geselecteerd
hebt kunt u met een klik op de pijl naar rechts een menu krijgen met de opties om
rekenkundige bewerkingen toe te passen. Dit kan gebruikt worden om bijvoorbeeld
stuks x stuksprijs in één kolom te krijgen
Pagina 247 van 254
e
o
Als u in de 2 kolom rechts klikt op een veld kunt u daarvan de kolomtitel en -breedte
instellen.
o
Bovenin dient u het overzicht een naam te geven, zijn er knoppen om de gegevens te
im- en exporteren en kunt u kiezen wat voor type grafiek er gemaakt moet worden.
Dat laatste werkt alleen als er zinnige gegevens in het overzicht komen waarvan een
grafiek gemaakt kan worden
o
Onderin construeert het programma zelf het SQL-commando dat uitgevoerd zal
worden bij het maken van het overzicht. U kunt hierin zelf wijzigingen aanbrengen
maar we raden het af dat te doen als u geen gedegen kennis van SQL hebt
Statistieken
Dit lijkt in opzet veel op de eigen overzichten. Ook hier bevat de linker kolom de beschikbare velden
die door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts in de rechterlijst worden gezet. U kunt bij “Optellen”
aangeven of er aantal moeten worden geteld, of dat een getalveld moet worden opgeteld. Rechts
onderin ziet u weer het SQL-commando dat het programma genereert
Pagina 248 van 254
XI. FACTUREREN
Om te factureren kiest u voor de knop “Overzichten” onder Patiënt. Zie voor algemene informatie over
het maken van overzichten het hoofdstuk Overzichten (algemeen).
Kies bij Stap 1: Genereer facturen.
Kies dan of u Verzekeraars en/of Patiënten wilt factureren, of een bestand voor uw factoringbedrijf wilt
maken, en vink dit aan. Klik de opties aan en uit naar wens. Als er meerdere factuursjablonen
bestaan, kies dan het juiste sjabloon uit de lijst.
Vervolgens kunt u op de standaard manier een (uitgebreide) selectie uit de verzekeraars of patiënten,
aan wie u wilt factureren. Maak desgewenst een selectie op bepaalde patiënten of activiteiten.
Klik dan op “Start overzicht”. Oase zoekt nu zelf op welke kosten, die aan de selectiecriteria voldoen,
nog niet zijn gefactureerd.
U kunt het proces ook met beperktere selectiemogelijkheden laten verlopen door op de knop
“Factureren” te klikken; hierbij wordt een lijst gegenereerd met alle te factureren behandelingen. U ziet
deze knop bij de lijst met patiënten.
Op deze knop staat in het rood aangegeven hoeveel patiënten gefactureerd kunnen worden.
Klik op “Factureren”.
U krijgt dan een overzicht van de te factureren items. U kunt in de lijst klikken om naar een
patiëntenkaart te gaan. U moet dan wel weer opnieuw op “Factureren” klikken om verder te gaan.
Onder de lijst vindt u een aantal selectiemogelijkheden:
Pagina 249 van 254
U kunt voor een specifieke praktijk kiezen (geen selectie betekent alle praktijken die bij de financiële
administratie horen), of een specifieke zorgverlener (geen selectie betekent alle zorgverleners). Het
datumveld geeft aan tot en met welke datum de verrichtingen gefactureerd worden.
Het vinkje “Details” bepaalt of u van een patiënt alleen het totaal wilt zien, of alle verrichtingen
gespecifieerd.
Rechtsonder kunt u kiezen of u deze lijst wilt afdrukken, de factureren wilt aanmaken of afbreken.
Als u heeft gekozen voor “Factureren” zal aan het eind van het proces een scherm digitaal te
declareren facturen verschijnen. U krijgt daarbij de vraag “Declaratiebestanden aanmaken?”.
Kies “Nee” als u de lijst eerst wilt bekijken. U kunt later, vanuit programmaonderdeel “Financieel” met
de oranje knop, alsnog de declaratiebestanden aanmaken.
Kies “Ja” als u wel meteen de declaratiebestand wilt aanmaken. Na aanmaak van de
declaratiebestanden zal het scherm sluiten. U kunt de aangemaakte bestanden verzenden via het
webportaal van Vecozo of uw factoringservice. Declaraties voor Vecozo kunt u ook direct vanuit Oase
versturen. Zie hiervoor Digitale declaraties.
Als er facturen bij zitten die niet digitaal verzonden mogen worden, dan verschijnt een scherm met een
of meerdere facturen.
U kunt deze facturen nu printen. Breng in dit document geen wijzigingen aan! Deze worden niet
opgeslagen en boekhoudkundig niet verwerkt.
Wil u toch een wijziging doorvoeren? Crediteer dan de desbetreffende factuur, en breng de wijziging
bij de patiëntenkaart aan. Factureer dan opnieuw.
Pagina 250 van 254
XII. VEELGESTELDE VRAGEN
Het programma loopt vast / geeft foutmeldingen
Start het programma opnieuw op. Blijft het probleem zich herhalen, noteer dan de foutmelding of het
probleem. Maak desgewenst een scrreenshot (met de knop Printscreen) en mail deze naar VST via
de menuoptie “Support” boven in het Oase-scherm met een beschrijving van het probleem.
Ik zie geen volledige lijst van de gegevens, maar slechts enkele items
Klik nogmaals op het vergrootglas naast de zoekfunctie, of maak het zoekcriterium leeg en toets
<ENTER>
De documenten komen met een verkeerde lay-out uit de printer
Pas de sjabloon aan. Een veel voorkomende fout in de sjabloon is een foute veldcode. Controleer of u
de juiste printer hebt geselecteerd. Controleer de printerinstellingen.
Mijn wijzigingen en nieuwe invoeren lijken verdwenen
Druk nogmaals op het vergrootglas naast het zoekveld om de lijst te verversen.
Ik kan geen wijzigingen aanbrengen
U heeft wellicht niet voldoende rechten, of het veld is geblokkeerd omdat het geïmporteerd is uit de
externe patiëntenadministratie (veld is dan lichtgrijs). Via Beheer -> Gebruikers zijn de rechten per
gebruiker in te stellen.
Ik krijg een melding van een verbindings-/connectionprobleem
Er is iets mis met de verbinding met de server. Raadpleeg uw systeembeheerder.
Is dit mogelijk om de prestaties uit het het linker “prestatielijst” vlak op elementniveau weer te geven?
Zoek in de behandelcodekaartenbak de prestatie en zet dan rechtsonder in dat kaartje het vinkje
“Toon bij bewerk element” aan.
Pagina 251 van 254
Alle prestatiecodes, waarbij dat vinkje aanstaat, worden dan aangeboden in het oppopscherm bij een
element. U kunt daar dan op linksklikken om deze te selecteren, en rechtsklikken om uit te zetten (en
bv 2x klikken als u een code 2x wilt).
Hoe kan ik AWBZ-patiënten invoeren?
De te volgen route is:
Eenmalig:
- Zorg ervoor dat u de AWBZ-instellingen hebt ingevoerd (via Beheer -> AWBZ-instellingen) en hierbij
aangeeft wat het bijbehorende zorgkantoor is.
- vul het uurtarief in bij Beheer -> uurtarief. Laat daarbij de velden voor arts en afdeling leeg.
- Markeer de patiënt als AWBZ-patiënt door op het hoofdscherm van de patiëntenkaart het veld AWBZ
aan te vinken en een AWBZ-instelling te kiezen.
- Vul bij de medewerkers die AWBZ-patiënten behandelen het veld "Vektis prestatiecode" in met de
UPT-code die gebruikt moet worden om de behandeling te declareren.
Bij iedere patiënt:
- Omdat de behandeling op tijdbasis wordt gedeclareerd, vult u de tijd in via dubbelklikken op het
consult.
Er opent een scherm, waar u de bestede tijd in minuten kunt invoeren.
Pagina 252 van 254
Gebruik hiervoor niet ook nog verrichtingcodes voor bestede tijd, die u onder de knop “uurtarief” vindt
bij de prestatielijst.
- Bij het factureren worden de AWBZ-patiënten vanzelf verzameld op een factuur per AWBZ-instelling.
- Voor het afdrukken van een declaratie heeft u een apart factuursjabloon nodig, dat u op aanvraag bij
VST Software bv kunt verkrijgen.
Pagina 253 van 254
Copyright © 2014 VST Software. All Rights Reserved.
No part of this document may be copied, translated, or reduced to any electronic medium or machine
readable form, in whole or in part, without the prior written consent of VST. VST has made every effort to
ensure that the information in this document is accurate and complete; however, VST assumes no
responsibility for any errors or omissions. Information in this document is subject to change without
notice.
All product names mentioned in this paper may be trademarks or registered trademarks of their
representative companies and are hereby acknowledged.
This product includes software developed by the OpenSSL Project for use in the OpenSSL Toolkit
(http://www.openssl.org/)
Pagina 254 van 254

1. Ga naar de betreffende video op Youtube.nl en

• Zuurstofmeter merk Teledyne Een draagbare, accu gevoede

Instructie voor docenten Electric Slide Net

zitdagen van Lappere hoorapparaten

Ga naar de Office Button links bovenin. Klik een keer op de button

Handleiding agenda Magister

Fix - JAVA update 51

MAATBALKEN AANMAKEN IN WINSTORE EN IPOS RETAIL

7 inch HD beeldschermloep