November 2014 Gemeente Enschede Boardletter Tussentijdse controle 2014 CONCEPT Ernst & Young Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem Postbus 30116 6803 AC Arnhem Tel.: +31 (0) 88 - 407 1000 Fax: +31 (0) 88 - 407 6005 ey.com Aan de raad van de gemeente Enschede Postbus 20 7500 AA ENSCHEDE Arnhem, 21 november 2014 Kenmerk Boardletter interim-controle 2014 Geachte raad, Als onderdeel van de door de raad van de gemeente Enschede aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2014, hebben wij in oktober 2014 de tussentijdse controle uitgevoerd. Bijgaand ontvangt u onze boardletter naar aanleiding van deze controle. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van de bedrijfsvoering en processen binnen uw organisatie in 2014. Het concept van deze brief hebben wij besproken met de portefeuillehouder financiën, de directie en de concerncontroller. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle, de attentiepunten en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP Wij vertrouwen u met deze boardletter naar aanleiding van onze interimcontrole 2014 van dienst te zijn geweest en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. drs. J. Schuurkamp-Spijkerboer RA Externe accountant R. Ellermeijer RA Client service partner Ernst & Young Nederland LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335595. Ernst & Young Nederland LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432942. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. Inhoudsopgave 1 Dashboard interim-controle 4 2 Waar staat de gemeente? 6 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Samenvattend beeld Planning & Control Procesmonitor Kwaliteit verbijzonderde interne controle Grondexploitaties Projectbeheersing inkomende subsidies 3 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 3.1 3.2 3.3 Inleiding Gewijzigde wet/regelgeving en overige aandachtspunten SiSa-bijlage 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Inleiding Decentralisaties sociaal domein Vennootschapsbelasting en Wet Markt en Overheid Wijzigingen verslaggeving Wijzigingen WNT 22 25 Bijlagen 1 Reikwijdte en controleaanpak Pagina 3 2014 Dashboard interim-controle 1 Dashboard interim-controle Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen ► ► ► ► Eisen voor accountant om te kunnen steunen op verbijzonderde interne controles zijn in de loop van 2014 stringenter geworden, huidige scope en documentatie van de uitgevoerde controles en rapportage daarover is gelet op deze aangescherpte eisen op onderdelen voor accountantscontrole ontoereikend. Beheersing processen sociaal domein (WWB, WMO, WSW) en subsidieverstrekkingen heeft extra aandacht nodig. Nog onduidelijk of kwaliteitsbeheersingsinstrumenten processen sociaal domein voldoende zijn om financiële rechtmatigheid van uitgaven te waarborgen. Bevindingen voorgaande interne en externe controles worden van reactie voorzien en implementatie verbetermaatregelen wordt gevolgd, maar meer centrale rapportage over de voortgang is van belang. Actuele ontwikkelingen ► ► Vennootschapsbelasting: projectgroep is ingesteld, inventarisatie risicogebieden is momenteel onderhanden. Wet Markt en Overheid: concept verordening is gereed en ligt ter inzage, zal met terugwerkende kracht per 1 juli 2014 van kracht worden. Een aantal economische activiteiten zijn aangemerkt als activiteiten van algemeen belang. Wij hebben begrepen dat bij overige economische activiteiten onderzoek is gedaan naar de mate van de in de wet voorgeschreven kostendekkendheid van de gehanteerde tarieven. Ontwikkelingen in bedrijfsvoering ► ► ► ► ► ► Concernrapportage 2014 signaleerde een dreigend tekort van € 6,5 miljoen, met name door lagere algemene uitkering en hoger beroep op sociale regelingen. Bijsturingsmaatregelen zijn getroffen om het tekort te beperken. Meerjarenbegroting 2015-2018: bezuinigingen blijven noodzakelijk, nadrukkelijke sturing op realisatie blijft essentieel en is ingebed in de P&C cyclus. Spaarprogramma versterking weerstandsvermogen blijft in stand en toont dat naar verwachting eind 2015 aan norm raad zal worden voldaan. De concernrapportage geeft in opzet een goed inzicht in de financiële voortgang van de programma’s. Grondexploitaties: stijgende lijn in aantal woningverkopen, verkoop bedrijventerreinen blijft achter op de ramingen. De verwachte effecten hiervan worden vertaald in het MPG 2015. Decentralisaties: tijdens interim-controle was implementatie van decentralisaties nog volop bezig en was het nog te vroeg om bedrijfsvoeringsaspecten te onderzoeken. Wij zullen dit aspect volgen bij onze jaarrekeningcontrole. Procesbeoordeling Aandachtspunten jaarrekening 2014 ► ► Herziening grondexploitaties, waaronder evaluatie parameters en uitgiftetempo. ADT, GEM Zuiderval en RBT: ontwikkelingen zijn een groot financieel risico en een belangrijk aandachtspunt voor de jaarrekening 2014. Tijdige verantwoording door alle samenwerkingspartners van uw gemeente (inclusief accountantscontrole) essentieel. Pagina 5 Waar staat de gemeente? 2 Waar staat de gemeente? 2.1 Samenvattend beeld Omgeving rondom de gemeente Enschede is volop in beweging De decentrale overheden in Nederland zijn volop in beweging. Enerzijds worden wettelijke taken vanuit de overheid gedecentraliseerd naar gemeenten en worden taken ten aanzien van jeugdzorg van de provincies overgeheveld naar de gemeenten. Anderzijds komt nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Wet Markt en Overheid en de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting, op gemeenten af. Naast deze externe ontwikkelingen is de gemeente zelf volop bezig geweest met de begroting 2015, waaruit de blijvende noodzaak van bezuinigingen en ombuigingen blijkt, en wordt meer en meer samengewerkt met gemeenten en andere partijen. Gemeente Enschede voert een nadrukkelijk beleid gericht op het verminderen van risico’s en schulden. Ook de economische omgeving is nog steeds volop in beweging. Ondanks het lichte economische herstel, resulteert de economische crisis van afgelopen jaren in een verhoogd risico voor verbonden partijen en eigen projecten van de gemeente. Voor een aantal verbonden partijen, zoals ADT, RBT en GEM Zuiderval, is het beeld uit de afgelopen jaren dat meerdere malen aanvullende verliesvoorzieningen noodzakelijk gebleken zijn. Blijvende monitoring van de ontwikkelingen bij verbonden partijen en risicovolle projecten is daarom essentieel. Aanpak tussentijdse controle 2014 In deze rapportage zijn onze bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle bij de gemeente Enschede opgenomen. Wij hebben ons gedurende de tussentijdse controle voornamelijk gericht op de administratieve organisatie en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (AO/IC), voorzover relevant voor de jaarrekeningcontrole. Deze maatregelen dienen namelijk een rechtmatig financieel beheer en een betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. De in deze rapportage opgenomen bevindingen hebben dan ook voornamelijk betrekking op de inrichting van de organisatie van uw gemeente op dit vlak. Tevens hebben wij diverse actualiteiten bij onze interim-controle betrokken. Uitgangspunt in de met uw gemeente overeengekomen aanpak is dat de gemeente middels verbijzonderde interne controle (een objectieve controle, uitgevoerd door personen die niet betrokken zijn bij de processen die ze onderzoeken) zelf de werking van beheersingsmaatregelen in de voor de jaarrekening relevante processen vaststelt. Wij beoordelen vervolgens deze verbijzonderde interne controles. Pagina 7 2 Waar staat de gemeente? 2.1 Samenvattend beeld Verdere kwaliteitsverbetering verbijzonderde interne controle is nodig, gelet op strengere eisen. De eisen die aan de kwaliteit van controle en controle-informatie worden gesteld nemen fors toe, bijvoorbeeld door eisen vanuit toezichthouder (zoals de AFM) of het Rijk (SiSa). Bijzonder aandachtspunt daarbij vormen de hogere eisen die worden gesteld aan het gebruik maken van de werkzaamheden van de interne controle afdeling. We constateren bij onze interim-controle dat de kwaliteit van de verbijzonderde interne controles voor meerdere processen op dit moment niet aansluit op het vereiste niveau. Wij constateren onder meer dat: - Om voldoende inzicht te krijgen in de opzet van diverse processen zoals Inkopen, Belastingen, Subsidieverstrekkingen, WWB en WMO hebben wij aanvullende gesprekken moeten voeren met medewerkers die betrokken zijn bij de genoemde processen. Wij concluderen op grond daarvan dat door de interne controlemedewerker niet voor alle processen voldoende kennis is verkregen over de wijze waarop een proces is ingericht en wat de belangrijkste beheersingsmaatregelen in het proces zijn. - Een zichtbaar vastgelegde risicoanalyse per proces inclusief identificatie van beheersingsmaatregelen ontbreekt veelal. Een dergelijke analyse vormt de basis voor het uitvoeren van de benodigde controlewerkzaamheden; - Het normenkader is voor de processen in het sociaal domein met onvoldoende diepgang vertaald naar werklijsten. Een voorbeeld hiervan betreft de gehanteerde werklijsten voor de WWB en WMO. Hierdoor is achteraf niet in voldoende mate vast te stellen welke overwegingen een rol hebben gespeeld bij het uitvoeren van de controlewerkzaamheden en is het niet voldoende zichtbaar op welke punten daadwerkelijk is getoetst. - De interne controlerapportages voor de processen in het sociaal domein bevatten geen evaluatie van alle geconstateerde bevindingen binnen een het proces. De rapportages zijn dikwijls primair gericht op de door de interne controlemedewerker uitgevoerde review. De benodigde bredere overall scope op een proces is niet altijd aanwezig; - Er is geen centrale coördinatie en review van door de interne controlemedewerkers uitgevoerde werkzaamheden, een aspect dat wel van belang is gelet op de vereisten zoals vastgelegd in de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) 610 ‘Gebruikmaken werkzaamheden interne auditors’. Onze conclusie is dat wij op dit moment onvoldoende mate kunnen steunen op de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle functie en dat wij op basis daarvan onze controle-aanpak moeten heroverwegen. We gaan graag met u in overleg op welke wijze de interne controle in opzet en uitvoering verhelderd (zichtbaarheid vergroten) en verbeterd (zoals documentatie van aanpak en bevindingen) kan worden en aan de vereisten kan voldoen zodat wij als externe accountant daarop kunnen steunen. Reactie gemeente Enschede op bevindingen voorgaande interne en externe controles ligt vast. Centrale rapportage over stand van zaken verbetermaatregelen kan helpen controles nog meer als managementinstrument te gebruiken. De reactie van de gemeente Enschede op bevindingen uit voorgaande controles ligt vast in een brief van het college aan de raad. Daarnaast wordt over de opvolging van bevindingen door Concerncontrol gesproken met het management. Het volgen van de implementatie van de beheersingsmaatregelen vindt plaats bij de verbijzonderde interne controle. Wij constateren dat niet bij alle processen expliciet gerapporteerd wordt over de voortgang in de implementatie van verbetermaatregelen. Wij adviseren daarom een periodieke rapportage naar aanleiding van de bevindingen uit de controles uit te brengen, inclusief reactie op een bevinding, prioriteitstelling en stand van zaken per verbeterpunt. De controles kunnen door deze wijze van rapporteren meer als managementinstrument gebruikt worden. Pagina 8 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Planning & Control De P&C-cyclus De gemeente Enschede gebruikt voor de jaarlijkse cyclus van Planning & Control (de P&C-cyclus), hiermee legt het college verantwoording af aan de raad. De onderdelen en verantwoordingsrapportages in 2014 zijn als volgt: Rapportages Financiële foto 2014: stand van zaken Jaarrekening 2013: resultaat 2013 Concernrapportage 2014. Vanaf 2015 zal er sprake zijn van een zomernota, waarin de concernrapportage en kadernota geïntegreerd worden. Programmabegroting 2015-2018 Bijsturingsmaatregelen zijn getroffen om het tekort over het boekjaar 2014 te beperken Financiële positie en bezuinigingen De concernrapportage 2014 (vastgesteld door de raad in juni 2014) geeft de beleidsmatige en financiële afwijkingen van de eerste drie maanden van 2014 weer. In deze rapportage is een voorlopig tekort over 2014 gepresenteerd van 6,5 miljoen euro (ten opzichte van een sluitende begroting), met name veroorzaakt door lagere algemene uitkering en hoger beroep op sociale regelingen. Hierop zijn direct bijsturingsmaatregelen genomen. Ondanks de gemeentelijke bezuinigingen die al vorm hebben gekregen, komen er door de verdergaande rijksbezuinigingen en het economisch klimaat nieuwe bezuinigingen op uw gemeente af. Daarnaast komen er forse nieuwe taken op uw gemeente af. De concept programmabegroting 2015-2018 is sluitend en het weerstandsvermogen voldoet volgens deze begroting eind 2015 aan de norm die de raad gesteld heeft, waarbij het aandeel van de stille reserves in de beschikbare weerstandscapaciteit, conform besluitvorming over de motie ‘terugbrengen aandeel stille reserves in het weerstandsvermogen’, fasegewijs wordt beperkt. In de begroting 2015 wordt de raad in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing ook geïnformeerd over de financiële positie van de gemeente middels een stresstest. Aan de hand van een aantal indicatoren wordt de toereikendheid van de financiële positie en sterke en zwakke punten daarin zichtbaar gemaakt. Wij vinden dit een transparante wijze van rapporteren, die een goed inzicht geeft in risicogebieden. Pagina 9 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Planning & Control Ook in 2014 is intern gerapporteerd over de belangrijke risico’s, op basis van een risicomanagementsysteem Toezichtsregime helpt uw gemeente om passende aandacht aan verbonden partijen te schenken afhankelijk van het risicoprofiel Risicomanagement Het beleid van de gemeente Enschede op het vlak van risicomanagement ligt vast in de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2012. Dit is een belangrijk kader voor de opzet en uitvoering van het risicomanagement van de gemeente. In samenhang met de informatieverstrekking vanuit de P&C-cyclus, is het organisatiebrede risicomanagement ook in deze cyclus verankerd. De verantwoordelijkheid van het risicomanagement is ondergebracht bij de programma’s. Risico-inventarisatie vindt plaats door het risicoteam (afdelingen FDC en Concern), middels periodiek overleg met de programmadirecteur en de programmacontroller. Deze overleggen leiden tot het aanpassen, toevoegen en verwijderen van risico’s in Naris om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen berekenen. De noodzakelijke weerstandscapaciteit wordt afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit (waaronder de algemene reserve, bestaande uit de reserve weerstandsvermogen en de reserve grondbedrijf). Middels de programmabegroting en gemeenterekening (paragraaf weerstandsvermogen) worden de belangrijkste risico’s ook voor de raad inzichtelijk gemaakt. In de programmabegroting is de top 10 van de risico’s opgenomen, met daaraan gekoppeld het financiële gevolg en de kans. De gemeente heeft met behulp van dit risicomanagementsysteem centraal inzicht in de belangrijkste risico’s en dat dit inzicht helpt de belangrijkste risico’s te volgen en waar mogelijk te beheersen. Tevens is dit inzicht een belangrijk aanknopingspunt om het risicoreductieprogramma vorm te geven. Verbonden partijen Uw gemeente kent een groot aantal verbonden partijen. De monitoring van de partijen is belegd bij interne adviseurs. De adviseurs volgen de verbonden partij onder andere middels het bijwonen van vergaderingen en het analyseren van diverse rapportages. Afhankelijk van het risico van de verbonden partij of bij bijzonderheden, vinden besprekingen met de desbetreffende portefeuillehouder plaats of wordt informatie ingebracht bij raadsvergaderingen. In het kader van risicomanagement worden alle verbonden partijen beoordeeld. Van iedere partij wordt gekeken naar de boekwaarde van eventueel aandelenbezit, dividend, begrote bijdrage, leningen en subsidies. Tevens wordt gekeken naar het eigen vermogen, eventuele tekorten in de begroting en niet ingevulde taakstellingen. Op basis hiervan wordt het risico gekwantificeerd en meegenomen in de organisatiebrede risicoanalyse, die wordt vertaald in de noodzakelijke weerstandscapaciteit. De paragraaf Verbonden Partijen in de programmabegroting geeft inzicht in de belangrijke risico’s die uw gemeente loopt en overwegingen ten aanzien van het door uw gemeente gevolgde toezichtsregime. Op basis van dit toezichtsregime wordt tussentijds meer of minder aandacht aan de ontwikkelingen bij een verbonden partij geschonken. Wij vinden dat de beheersing van de financiële risico's gerelateerd aan verbonden partijen op deze wijze in opzet adequaat is geregeld. Pagina 10 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Planning & Control Centrale review op naleving BBVrichtlijnen en deugdelijke documentatie noodzakelijk ten behoeve van de jaarrekeningcontrole Inhoudelijke review jaarrekening en tussentijdse rapportages Bij het opstellen van zowel de tussentijdse rapportages (o.a. concernrapportage) als de jaarrekening vinden de inhoudelijke werkzaamheden met name decentraal bij de programma’s plaats. De werkzaamheden van het FDC zijn met name gericht op het samenstellen van het boekwerk. Er vinden geen inhoudelijke zichtbare (detail)controles plaats op de door de programma’s aangeleverde cijfers en documentatie. Bij de jaarrekeningcontrole 2013 hebben wij geconstateerd dat op het vlak van interne bijdragen aan projecten afwijkingen van het BBV door diverse programma’s niet tijdig binnen de gemeente waren gesignaleerd. Wij adviseren daarom aanvullende werkzaamheden uit te voeren op de naleving van het BBV en de uniformiteit van het jaarrekeningdossier te waarborgen. Hierover zullen we met betrokken medewerkers nog nader overleggen zodat de kwaliteit van de opleverde control informatie (jaarrekeningdossier) van voldoende niveau is. Pagina 11 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Procesmonitor Proces Administratieve organisatie/interne beheersing Inkopen en aanbestedingen Voldoende, met aandachtspunten. Personeel Voldoende. Belastingopbrengsten Voldoende, met aandachtspunten. WWB-Inkomen Nog geen oordeel. Belangrijke aandachtspunten. WWB-Werkdeel Nog geen oordeel. Belangrijke aandachtspunten. WMO Nog geen oordeel. Belangrijke aandachtspunten. WSW/Detacheringen Nog geen oordeel. Subsidieverstrekkingen Onvoldoende. Grondexploitaties Voldoende. Verhuuropbrengsten Voldoende. Pagina 12 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Toelichting procesmonitor Gedurende de interim-controle 2014 hebben wij aan de hand van interviews, documentstudie en de beoordeling van de verbijzonderde interne controles inzicht verkregen in de administratieve organisatie en interne beheersing van de voor de jaarrekeningcontrole relevante processen binnen de gemeente Enschede. Zoals blijkt uit de procesmonitor vinden wij dat de beheersorganisatie van de gemeente Enschede (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) voor een aantal processen voldoende is. Voor een aantal processen hebben wij echter bevindingen inzake de interne beheersing, die hieronder nader toegelicht worden. Aanbestedingen worden verricht door zowel afdeling Inkoop als eenheid Aanbestedingen. Wij adviseren de inkoopfunctie te centraliseren bij één onderdeel binnen de gemeente. Proces Inkopen en aanbestedingen Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. In deze wet zijn grensbedragen voor enkelvoudig, meervoudig en nationale aanbestedingen van diensten, leveringen en werken opgenomen (naast de al bestaande drempelwaarden voor Europese aanbesteding). Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente Enschede is inmiddels afgestemd op de actuele wet- en regelgeving. Uw gemeente heeft de naleving van deze richtlijnen geborgd binnen het inkoopproces. Opdrachten met een waarde boven de € 25.000 en waarvoor geen bestaande raamovereenkomst aanwezig is, dienen te worden gemeld aan de afdeling Inkoop. De afdeling Inkoop adviseert over de te hanteren aanbestedingsprocedure. Daarnaast assisteert afdeling Inkoop bij Europese aanbestedingen en complexe meervoudige aanbestedingen. Wij hebben geconstateerd dat naast de afdeling Inkoop eveneens Europese aanbestedingen plaatsvinden bij de Eenheid Aanbestedingen. De aanbestedingen die binnen deze Eenheid plaatsvinden zijn vooral gericht op werken. Ondanks de frequente afstemming tussen beide organisatieonderdelen, is sprake van verschillende werkwijzen NEGOMETRIX en verschillende wijze van dossiervorming. Het verschil in werkwijze betreft het gebruik van het workflowsysteem Negometrix op de afdeling Inkoop, terwijl eenheid Aanbestedingen dit systeem niet toepast. Negometrix kent bepaalde processtappen, waaronder de documentatie van de motivatie van een gekozen aanbestedingsvorm. Verschil in werkwijze kan leiden tot verschillende toepassing van de (complexe) aanbestedingswetgeving. Daarnaast achten wij het belangrijk inkopen op een eenduidige wijze te documenteren, waardoor de rechtmatigheid van de inkopen optimaal gewaarborgd is. Wij adviseren uw gemeente daarom de verantwoordelijkheid voor het adviseren bij en het begeleiden van aanbestedingen te beleggen binnen één afdeling. Duidelijke afspraken met het GBT inzake de wijze waarop verantwoording aan gemeenten dient plaats te vinden dienen zo spoedig mogelijk definitief te worden gemaakt. Proces Belastingopbrengsten De uitvoering van het belastingenproces is uitbesteed aan het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT). Voor de jaarrekeningcontrole van gemeente Enschede heeft een door de accountant van het GBT gecontroleerde opgave van belastingopbrengsten onze voorkeur. Voor het GBT hebben wij vorig jaar geadviseerd om deze afspraken te finaliseren, maar dit is een aspect dat nog geregeld moet worden. Wij adviseren uw gemeente zo spoedig mogelijk afspraken hierover te maken met het GBT. Pagina 13 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Toelichting procesmonitor Proces Belastingopbrengsten (vervolg) Wanneer uitvoerende werkzaamheden door de gemeente zijn uitbesteed of zijn onder gebracht in een samenwerkingsverband dan dient de verantwoordelijkheid voor een adequate AO/IB en betrouwbare informatievoorziening bij die organisatie te liggen en door de organisatie gecontroleerde verantwoordingsinformatie aan uw gemeente te worden verstrekt. Wij adviseren uw gemeente om hierover adequate afspraken te maken met de organisaties en bij nieuwe vormen van uitbesteding met deze leveranciers en/of samenwerkingsverbanden (zoals de intergemeentelijke bedrijfsorganisatie) vooraf afspraken te maken en deze vast te leggen in de samenwerkingsovereenkomsten. Controleaanpak Sociaal Domein staat ter discussie De genoemde kwaliteitsbeheersingsinstrumenten lijken de financiële rechtmatigheid onvoldoende te waarborgen Processen WWB-Inkomensdeel en WWB-werkdeel De administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen die in- en rondom de bedrijfsprocessen van het WWBInkomensdeel en WWB-Werkdeel (Wet Participatiebudget) van de gemeente Enschede zijn geïmplementeerd, zijn gericht op verbetering van de kwaliteit. De kwaliteit valt uit te drukken in de mate van effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen, waar het aspect financiële rechtmatigheid een onderdeel van is. De kwaliteit van de bedrijfsprocessen uit zich dan ook in de bredere zin van het woord in klanttevredenheidsonderzoeken, de werkplek van de medewerker, de functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid van de applicaties, de klachten(procedure), de bezwaarschriften, enzovoorts. De kwaliteit van de bedrijfsprocessen WWB Inkomensdeel en WWB-Werkdeel wordt onder andere middels Dagsteekproeven, Doelmatigheidsonderzoeken en Themaonderzoeken, alsmede Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) periodiek geëvalueerd. Waar nodig worden op basis van deze toetsingen kwaliteitsverbeterende maatregelen getroffen. Wij hebben tijdens onze interim-controle 2014 geconstateerd dat de borging van de financiële rechtmatigheid van de lasten die voortkomen uit het WWB-Inkomensdeel en WWB-Werkdeel niet eenduidig blijkt uit de hiervoor genoemde kwaliteitsinstrumenten. De volgende zaken spelen hierbij een rol: 1. De (statistische) steekproeven van de verschillende kwaliteitsonderzoeken worden niet rechtstreeks getrokken uit de totaal uitgaven van het WWB Inkomensdeel en WWB Werkdeel. Selectie vindt plaats op basis van werkprocessen (mutaties) binnen het uitkeringsbestand. Het risico bestaat dat financiële rechtmatigheidsfouten nooit aan het licht komen, zolang er geen mutatie in GWS plaatsvindt. 2. Wij hebben vooralsnog niet kunnen vaststellen dat de gehanteerde steekproefselectiemethode betrouwbaar is. 3. In de kwaliteitsprogramma’s wordt vooraf geen foutdefinitie weergegeven, wanneer een aspect als financieel onrechtmatig aangemerkt moet worden. Dit maakt de foutenevaluatie vrij subjectief en niet controleerbaar. 4. De expliciete verwerking van de externe- en interne wet- en regelgeving, zoals de Wet Werk Bijstand 2013, Participatiebudget en de Gemeentelijke verordening ‘verordening werk en bijstand’, in toetsingspunten van de kwaliteitsonderzoeken en de VIC is voor verbetering vatbaar. Hierdoor lijken de verrichte werkzaamheden niet bruikbaar te zijn voor de accountantscontrole om de financiële rechtmatigheid van de lasten WWB Inkomensdeel en WWB-Werkdeel vast te stellen. Pagina 14 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Toelichting procesmonitor Aanvullende werkzaamheden processen WWB-inkomensdeel en WWB-werkdeel noodzakelijk voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2014 Gezien de methodologie van de kwaliteitsonderzoeken en de VIC bestaat het risico dat uitkeringen onrechtmatig worden verstrekt en daarmee financiële onrechtmatigheidsfouten aanwezig zijn in de lasten van de WWB-Inkomensdeel en WWBWerkdeel. Nader onderzoek naar de effectiviteit van de huidige kwaliteitsinstrumenten, zonodig aanpassing van de kwaliteitsinstrumenten en/of separaat onderzoek is nodig voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2014. Wij vragen uw gemeente een plan van aanpak op te stellen om deze werkzaamheden tijdig uit te voeren, zodat dit niet zorgt voor vertraging in het controleproces. Wij schatten het risico dat er sprake is van financiële onrechtmatigheden die bij dit onderzoek naar voren komen als hoog in. Zo blijken uit de rapportages doelmatigheidssteekproeven diverse onzekerheden, die niet nader onderzocht en gekwantificeerd zijn. Tot slot merken wij op dat de getekende WWB-beschikkingen niet in de dossiers worden gearchiveerd. Dit maakt het lastig om de financiële rechtmatigheid van de verstrekte uitkering vast te stellen, omdat het niet duidelijk is of de brief in het dossier overeenkomt met het definitieve verzonden exemplaar. WMO De uitvoering van de WMO vindt binnen gemeente Enschede plaats in de cluster Zorg. De kwaliteit van de uitvoering van de WMO wordt binnen deze cluster gewaarborgd door middel van verschillende kwaliteitsbeheersingsinstrumenten, zoals: De beheersing binnen het WMOproces is een belangrijk aandachtspunt • • • • • • • Coachende vaardigheden; Intercollegiale feedback; Casuïstiekbesprekingen; Workshops; Terugkoppeling bezwaar en beroep; Kwaliteitsonderzoeken, Dagsteekproeven en Doelmatigheidsonderzoeken; Deskundigheidsbevordering. Deze instrumenten moeten ervoor dat het WMO-proces van de gemeente Enschede doeltreffend wordt uitgevoerd. De genoemde kwaliteitsbeheersingsinstrumenten lijken de financiële rechtmatigheid onvoldoende te waarborgen Tijdens onze interim-controle hebben wij geconstateerd dat door middel van doelmatigheidsonderzoeken de financiële rechtmatigheid van de WMO-uitgaven wordt getoetst. De kwaliteitsmedewerker toetst de financiële rechtmatigheid aan de hand van een algemene vraag: of de verstrekte WMO voorziening voldoet aan de Verordening Financieel besluit individuele voorzieningen Wmo. Deze vraag is volgt geformuleerd: ‘Is de Vo/FB goed toegepast en/of is er maatwerk gemotiveerd?’ Voor de accountantscontrole is de vastlegging van de toetsing van de financiële rechtmatigheid te beperkt. Dit geldt ook voor de werkzaamheden van de Verbijzonderde interne Controle. Wij hebben niet kunnen vaststellen welke specifieke aspecten van de Verordening Financieel besluit individuele voorzieningen WMO en de overige wet- en regelgeving (Wet Maatschappelijke Ondersteuning etc.) zijn getoetst. En dus ook niet of de financiële rechtmatigheid van de uitgaven WMO gewaarborgd is. Pagina 15 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Toelichting procesmonitor Aanvullende werkzaamheden voor WMO-lasten noodzakelijk voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2014 Verder hebben we niet kunnen vaststellen dat de getrokken steekproef statistisch houdbaar is. Met andere woorden: we hebben niet kunnen vaststellen welke selectiemethode gehanteerd wordt. Daarnaast wordt in het kwaliteitsprogramma vooraf geen foutdefinitie gedefinieerd, wanneer een aspect als financieel onrechtmatig aangemerkt moet worden. Dit maakt de foutenevaluatie vrij subjectief en niet controleerbaar. Bij de foutenevaluatie van de kwaliteitsmedewerkers hebben we vastgesteld dat de geconstateerde financiële rechtmatigheidsfouten niet aan de gehele massa (lees: uitgaven WMO) worden toegerekend, terwijl dit wel noodzakelijk is. Gezien de methodologie van de kwaliteitsonderzoeken en de VIC bestaat het risico dat er financiële onrechtmatigheidsfouten aanwezig zijn in de lasten van de WMO. Aanpassing van de kwaliteitsinstrumenten en/of separaat onderzoek is nodig voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2014. Wij vragen uw gemeente een plan van aanpak op te stellen om deze werkzaamheden tijdig uit te voeren, zodat dit niet zorgt voor vertraging in het controleproces. Beheersing binnen het SW-Proces nog niet bij interim-controle betrokken Beheersing van het SW-proces (voormalig DCW) De beheersing van het SW-proces en het proces Detacheringen vormen een aandachtspunt. Zoals in onze boardletter 2013 gerapporteerd, kunnen de organisatorische wijzigingen met als gevolg verlies van kennis leiden tot fouten en onzekerheden, waardoor het risico op terugvordering van rijksgelden door het Rijk toeneemt. Ten tijde van de interim-controle hebben wij nog geen review uitgevoerd op het SW-proces. In het najaar zullen wij in overleg met de gemeente het controleproces voor 2014 verder uitwerken. Tevens zullen wij vroegtijdig de betrouwbaarheid van het lijstwerk dat ten grondslag ligt aan de SiSabijlage controleren, aangezien de gemeente wijzigingen heeft aangebracht in de wijze waarop dit lijstwerk wordt gegenereerd. Proces subsidieverstrekkingen Een belangrijk document bij subsidieverstrekkingen is de subsidieverleningsbeschikking, waarin de gemeente aangeeft voor welk doel de subsidiegelden bestemd zijn en welke subsidievoorwaarden de gemeenten stelt, waaronder de wijze waarop de gesubsidieerde instelling verantwoording moet afleggen. Subsidieverantwoordingen voldoen niet aan het controleprotocol van de gemeente Enschede Deze verantwoordingen dienen binnen gemeente Enschede te voldoen aan het ‘Controleprotocol voor de verantwoording en de controle van subsidies’. In artikel 6 lid a is opgenomen dat de verantwoording dient te zijn voorzien van een (goedkeurende) controleverklaring indien het subsidiebedrag hoger is dan € 50.000. In dit artikel staat onder andere dat in het oordeel van de controleverklaring specifiek dient te worden ingegaan op naleving van de subsidievoorwaarden zoals genoemd in de verleningsbeschikking. Door uw gemeente en ook door ons bij de interim-controle is geconstateerd dat bij diverse subsidievaststellingen deze passage niet is opgenomen in de controleverklaringen. Ons is meegedeeld dat deze bevinding wordt opgepakt bij de onderhanden actualisatie van de algemene subsidieverordening en controleprotocol als ook bij de monitoring op de naleving daarvan. Pagina 16 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Toelichting procesmonitor De financiële rechtmatigheid van subsidieverstrekkingen lijkt onvoldoende gewaarborgd, nader onderzoek naar effectiviteit interne beheersing en zonodig nader onderzoek is nodig voorafgaand aan jaarrekeningcontrole 2014 Afgezien van het feit dat het controleprotocol op dit punt niet is nageleefd, is het de vraag op welke wijze de gemeente de rechtmatigheid van de besteding heeft vastgesteld. De huidige controleverklaring bij de jaarrekening van de gesubsidieerde instellingen geeft geen oordeel over de naleving van de subsidievoorwaarden, zoals genoemd in de verleningsbeschikking. Daarnaast voeren medewerkers van uw gemeente ook zelf werkzaamheden uit op de ingediende subsidieverantwoordingen, echter deze toetsing betreft primair een analyse om vast te stellen of de gesubsidieerde organisatie financieel gezond is en richt zich daarom niet op het vaststellen van de rechtmatige besteding door de gesubsidieerde organisatie. Rechtmatigheidsaspecten uit de ASV en subsidiebeschikking komen in deze toetsing niet integraal aan de orde. Nader onderzoek naar de rechtmatige besteding van subsidiegelden door de gesubsidieerde instellingen is daarom noodzakelijk. In de procesmonitor is dit proces gelet op de huidige stand van zaken daarom op dit moment als onvoldoende aangemerkt. De bevindingen zijn onder de aandacht van uw organisatie en afgesproken is dat uw gemeente analyseert op welke wijze de rechtmatige besteding van de belangrijkste subsidieverstrekkingen aangetoond kan worden. Pagina 17 2 Waar staat de gemeente? 2.4 Kwaliteit (verbijzonderde) interne controle Kwaliteit van (verbijzonderde) interne controle heeft belangrijke aandachtspunten die in het kader van de jaarrekening 2014 en op langere termijn verbetering behoeven. De volgende adviezen uit de boardletter 2013 inzake de inrichting van de verbijzonderde interne controle blijven van kracht. Zeker ook gezien de eisen vanuit bijvoorbeeld toezichthouders en het Rijk (zoals ook benoemd het samenvattende beeld in deze boardletter), is naar onze mening verdere actie op dit punt noodzakelijk, op met name de volgende zaken: ► ► ► ► ► ► ► De verbijzonderde interne controle is primair gericht op het beoordelen van de kwaliteit van een proces. In het licht van de accountantscontrole is het van belang dat de verbijzonderde interne controle alle (op basis van risico-analyse) relevant zijnde rechtmatigheids- en getrouwheidsaspecten afdekt en dit laat terugkomen in de Interne Controle rapportages (waarin de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle zijn vastgelegd). De opzet van de verbijzonderde interne controle dient concreter te worden te worden uitgewerkt in de interne controleplannen, waaronder: ► Beoordeling van de opzet van het proces. ► Beoordeling van het bestaan van het proces aan de hand van de lijncontrole. ► Aard en omvang van de testwerkzaamheden van de beheersingsmaatregelen. De wijze waarop de controlewerkzaamheden worden uitgevoerd en vastgelegd is verschillend. Het aanbrengen van uniformiteit in zowel uitvoering als rapportage is wenselijk. De documentatie van de uitgevoerde interne controle is voor verbetering vatbaar. De audit-trail blijkt nog niet altijd voldoende uit de controledossiers. Wij vinden het belangrijk dat uw gemeente vaste formats hanteert voor het vastleggen van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden. Tevens is de steekproefpopulatie evenals de steekproefselectie niet altijd vastgelegd in het controledossier, wat noodzakelijk is om als externe accountant te kunnen steunen op de door de gemeente uitgevoerde werkzaamheden. Tevens adviseren wij de uitkomsten van de diverse verbijzonderde interne controlewerkzaamheden te bundelen in één rapportage (inclusief bevindingen sociaal domein), zodat op deze wijze een totaalbeeld ontstaat van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden alsook de geconstateerde bevindingen. Deze rapportage kan vervolgens worden gecommuniceerd met het management, college en rekeningencommissie. De controles kunnen hiermee ook meer als managementinstrument gebruikt worden. Bij diverse processen zijn deze geautomatiseerde werkzaamheden nog niet (volledig) zijn betrokken binnen de verbijzonderde interne controle. Gezien de toenemende mate van automatisering, zal het belang van ICT in de controleaanpak toenemen. Follow-up van bevindingen uit voorgaande interne en externe controles nadrukkelijker volgen bij de interne controles en hierover rapporteren. Nadrukkelijker coördineren en reviewen van de door de interne controlemedewerkers uitgevoerde werkzaamheden evenals het vaststellen in hoeverre de controledossiers voldoen aan de daaraan gestelde eisen. Wij zijn graag bereid met u in gesprek te gaan hoe gemeente Enschede hierin doorontwikkeling kan realiseren. Pagina 18 2 Waar staat de gemeente? 2.5 Grondexploitaties Verkopen en opties verkoop woningen hoger dan vorig jaar, verkoop bedrijventerrein blijft achter bij ramingen Op basis van de gerealiseerde verkopen 2014 en in optie zijnde kavels, is een verbetering van de marktomstandigheden betreffende de uitgifte van woningbouwkavels waarneembaar. Verkopen kavels bedrijventerrein blijven daarentegen achter bij de ramingen. Waarschijnlijk zullen de verkopen kavels bedrijventerrein, zoals voor 2014 geraamd in de MPG 2014, niet gehaald worden. Doordat de verkoopaantallen achterblijven ten opzichte van de voor 2014 geraamde verkopen, bestaat het risico dat de verliezen binnen de grondexploitaties verder oplopen. De achterblijvende verkopen worden verwerkt in het MPG 2015. Een essentieel gegeven bij de ontwikkelingen in de grondexploitaties is de gerealiseerde verkopen, in vergelijking met de prognose (MPG 2014). In de concernrapportage staat geen informatie over de werkelijke verkopen in vergelijking met de prognoses. Om vinger aan de pols te houden over de uitgifte in relatie tot de prognose wordt er sinds 2013 elk jaar een ‘Monitor Wonen en Werken’ opgesteld en is er een projectenrapportage, waarin de voortgang van de projecten aan de orde komt. Wij geven u in overweging om de informatie uit deze monitor ook in gecomprimeerde vorm op te nemen in de concernrapportage. Uw gemeente laat periodiek marktonderzoeken uitvoeren om de vraag te bepalen en programma daarop af te stemmen Een belangrijk aspect bij het actualiseren van de grondexploitaties is de behoefteprognose en om de programmering van uitgifte af te zetten tegen de marktvraag. Voor de bedrijvenmarkt is een actueel marktonderzoek beschikbaar, die vertaald is in de Visie bedrijventerreinen Netwerkstad Twente. Deze visie is verwerkt in de jaarrekening 2013. Voor de woningmarkt is een prognose uit 2012 beschikbaar, actualisatie staat gepland voor 2015 (Stedelijke Koers 2015). Werkzaamheden voor MPG 2015 Diverse paramaters (rente, opbrengstenstijging, kostenstijging, uitgiftetempo etcetera) zijn van groot belang voor de financiële uitkomst van de grondexploitaties. Wij hebben begrepen dat uw gemeente net als vorig jaar de uitgangspunten voor het MPG 2015 in een vroegtijdig stadium gaat vastleggen en ter interne besluitvorming zal voorleggen. Wij onderschrijven het proces dat uw gemeente voornemens is te doorlopen, zodat de financiële gevolgen tijdig bekend zijn voor college en raad en een goede basis wordt verkregen voor een juiste waardering van de grondexploitaties in de jaarrekening 2014. Aandachtspunten jaarrekening 2014 Als specifieke aandachtspunten voor de jaarrekening 2014 noemen wij gelet op het controleproces 2013 daarnaast: • Tijdige afronding MPG deel 1 (het inhoudelijke deel). Voor onze controlewerkzaamheden is het belangrijk dat wij kennis kunnen nemen van de inhoudelijke toelichting op de grondexploitaties. • Adequate analyse en tekstuele toelichting (toelichtend memo) bij de onderdelen van het administratief complex, dat jaarlijks in het MPG is opgenomen. • Beoordelen van de juiste splitsing tussen Niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) en Overige gronden, zoals in de jaarrekening moet worden opgenomen (overeenkomstig de notitie grondexploitatie 2012 van de commissie BBV). Het doen van een uitspraak door de raad over de afzienbare termijn waarop grondposities ontwikkeld dienen te worden om voor classificatie onder de NIEGG in aanmerking te komen maakt hier onderdeel van uit. Pagina 19 2 Waar staat de gemeente? 2.5 Grondexploitaties Enkele strategische ontwikkelingen Financiële risico’s bij verbonden partijen blijven bestaan, belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekening 2014 Binnen het grondbedrijf zijn, naast de Stedelijke Koers 2015, enkele strategische ontwikkelingen onderhanden: • Actualisatie van de nota grondbeleid 2010-2013, met inachtneming van de beleidskoers die de gemeente heeft uitgezet in het coalitieakkoord. • Onderzoek naar het terugbrengen van de looptijd van exploitaties. Met dit onderzoek wordt onderzocht of de maximale looptijd van grondexploitaties teruggebracht kan worden naar een looptijd van 10 tot 15 jaar, om de risico’s (bijvoorbeeld invloed van de rentecomponent) te beperken. Ook de ontwikkelingen bij de verbonden partijen ADT, GEM Zuiderval en RBT blijven uw aandacht vragen. • ADT: De aanleg van een commerciële luchthaven, gelet op de vertragingen in de procedures voor de staatssteuntoets bij de Europese Commissie en het definitieve luchthavenbesluit, wordt binnen het huidige politieke kader niet realiseerbaar geacht. De gevolgen hiervan zijn door ADT in beeld gebracht met daarnaast een eerste verkenning van scenario’s voor het noordelijk plangebied van de luchthaven Twente. Een commissie heeft onderzocht of de oorspronkelijke doelstelling voor het totale luchthavengebied haalbaar en wenselijk is en heeft een advies uitgebracht, besluitvorming binnen de gemeente moet nog plaatsvinden. De informatievoorziening richting raad over ontwikkelingen binnen ADT en afstemming van het jaarrekeningtraject 2014 binnen ADT op de P&C cyclus van de gemeente zijn belangrijke aandachtspunten voor de analyse van de te verwachten toekomstige resultaatontwikkeling van het project en de waardering van de gronden. Voor de jaarrekening 2014 van de gemeente is van belang dat een actuele onderbouwing van de waardering van ADT (juiste en volledige verliesvoorziening) beschikbaar is. • GEM Zuiderval: momenteel lopen gesprekken met de samenwerkingspartner over de toekomst van de GEM Zuiderval. Besluitvorming volgt naar verwachting voor het opstellen van de jaarrekening 2014. De vertaling van beslissingen in de jaarrekening 2014 en inschatting of de huidige verliesvoorziening toereikend is, is een belangrijk aandachtspunt voor de jaarrekening. • RBT: het betreft een verlieslatende grondexploitatie en daarnaast constateren wij dat de noodzakelijke verliesvoorziening jaarlijks oploopt. Net als bij de eigen grondexploitaties is het daarom ook bij deze grondexploitatie van belang de ambities periodiek te evalueren. Wij constateren dat uw gemeente periodiek voortgangsinformatie krijgt van deze verbonden partij, zodat uw gemeente op de hoogte is van ontwikkelingen bij deze verbonden partij en in staat is risico’s in te schatten. Voor de jaarrekening 2014 is het van belang dat de verliesvoorziening wordt aangepast aan de uitkomst van de geactualiseerde grondexploitatie van het bedrijventerrein inclusief oordeel van de externe accountant daarbij. Pagina 20 2 Waar staat de gemeente? 2.6 Projectbeheersing inkomende subsidies Financiële projectbeheersing inkomende subsidies Het uitvoeren van (omvangrijke) projecten gefinancierd door onder meer de Nederlandse ministeries en provinciën, Europese Commissie, derden en andere partijen is een belangrijke activiteit van de gemeente Enschede. Transparantie over bestedingen en risico’s is gezien de omvang van de bedragen en mogelijke reputatieschade voor de gemeente van groot belang. Een adequaat ingericht inhoudelijk- en financieel projectbeheer is hierbij een randvoorwaarde. De financiële projectbeheersing is van belang voor de subsidieverantwoording van afzonderlijke projecten richting de subsidieverstrekkers, voor de jaarrekening en voor het interne beheer van de organisatie. Wij vinden het positief dat uw gemeente voor grote projecten via het subsidiebureau een centrale coördinatie en projectbeheersing heeft ingeregeld door de aanstelling van vaste projectmedewerkers. Wij vragen de aandacht van uw gemeente voor het bewaken van een adequate dossiervorming en het op de hoogte blijven van de specifieke regelgeving bij gesubsidieerde projecten. Op basis van door ons in de afgelopen periode uitgevoerde subsidiecontroles vragen wij daarnaast de aandacht van uw gemeente voor de juiste toerekening van uren en facturen aan projecten en de onderbouwing daarvan. Immers, als achteraf zou blijken dat uren en facturen niet juist naar de projecten zijn toegerekend, kan dat consequenties hebben voor de hoogte van de subsidievaststelling. Pagina 21 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 3 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2014 3.1 Inleiding Op basis van onze ervaringen inzake de controle over boekjaar 2013 en actuele ontwikkelingen die van invloed zijn op de jaarrekening, hebben wij enkele belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2014 geformuleerd. Door deze aandachtspunten tijdig met u te communiceren stellen wij uw organisatie in staat om tijdig in te spelen op de geformuleerde aandachtsgebieden, om zodoende een efficiënte jaarrekeningcontrole mogelijk te maken. Wij wijzen u erop dat onderstaande lijst niet limitatief is en verwijzen ook naar enkele andere opmerkingen in deze rapportage. 3.2 Gewijzigde wet- en regelgeving en overige aandachtspunten jaarrekening 2014 Enkele specifieke aandachtspunten voor de jaarrekening 2014: ► ► ► ► ► ► ► Analyse onderhanden projecten inclusief correcte afsluiting naar de juiste balansposten en deugdelijke onderbouwing van de balansposities. Naleving Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Toetsing naleving Aanbestedingswet. Verbonden partijen, uitgezette gelden en garantstellingen: analyse van de financiële ontwikkelingen bij verbonden partijen en partijen waaraan leningen en garanties zijn verstrekt, om in te kunnen schatten of de leningen volledig terugbetaald zullen worden en garantstellingen niet opgeëist zullen worden. Waardering commerciële activa, zoals de parkeergarages van uw gemeente. Concreet gaat het er hierbij om dat wordt geanalyseerd, of de huidige boekwaarde van de activa wordt terugverdiend met de verwachte toekomstige nettoopbrengsten die gegenereerd worden met deze activa. Diverse aandachtspunten grondexploitatie; zie paragraaf 2.5. Reactie van uw gemeente op deze en overige in deze boardletter genoemde punten, die relevant zijn voor de jaarrekening(controle) 2014. Pagina 23 3 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2014 3.3 SiSa-bijlage Interne controle en documentatie SiSa-bijlage van steeds groter belang gelet op verwachtingen vakdepartementen De verantwoording van de subsidieregelingen waarop het SiSa-regime van toepassing is, blijft een actueel onderwerp voor medeoverheden en het Rijk. Als gemeente bent u zelf verantwoordelijk voor het volledig invullen van de SiSa-verantwoording. Een adequate interne controle (gebaseerd op risico-analyse) en dossiervorming is daarom essentieel, ook omdat het Rijk zich steeds strenger opstelt in situaties waarin de SiSa-verantwoording niet volledig is ingediend. Er is derhalve steeds minder ruimte voor fouten. Het invullen en het controleren van de SiSa- en IMG-verantwoording blijft een belangrijk aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole. De aansturing voor het invullen van de SiSa- en IMG-verantwoording vindt centraal plaats door Bureau Subsidies, waarbij de afdelingen afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor risicoanalyses en interne controle werkzaamheden per specifieke regeling. Op basis van onze ervaringen bij de jaarrekeningcontrole 2013 geven wij uw gemeente de volgende aandachtspunten mee: ► Verbeteren kennis van het juist invullen van de SiSa-bijlage. Vorig jaar was er veel afstemming noodzakelijk om te komen tot een juiste verantwoording van de WSW-verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage; ► Het opstellen van een risicoanalyse per SiSa-regeling, waarin specifieke risico’s uit de regeling worden geïdentificeerd en beheersingsmaatregelen worden geformuleerd die deze risico’s afdekken; ► Het uitvoeren van deelwaarnemingen waarbij zichtbaar (middels een uniforme tabel met toetspunten) wordt getoetst op vereisten zoals opgenomen in de regeling/regelingen. Deelwaarnemingen dienen hierbij onderbouwd te zijn met facturen of andere onderbouwingen, die in het SiSa-dossier zijn opgenomen; ► Het zorgen voor een uniforme dossieropbouw per SiSa-regeling. Wij zullen dit proces faciliteren met SiSa werkprogramma’s die door uw gemeente ingevuld worden. Zodoende wordt geborgd dat de benodigde werkzaamheden duidelijk zijn en dit de kwaliteit van uitvoering en documentatie door de gemeente verbeterd. Pagina 24 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.1 Inleiding In onderstaande paragraaf gaan wij op een aantal specifieke ontwikkelingen in. Daarnaast verschijnt dit najaar onze brochure waarin de actuele ontwikkelingen binnen de publieke sector (waaronder decentrale overheden) beschreven zijn. 4.2 Decentralisaties sociaal domein Aandacht voor betrouwbaarheid verantwoordingsinformatie decentralisaties is essentieel In het kader van de overheveling van taken op het terrein van WMO, Jeugdzorg en Participatiewetgeving naar de gemeenten zal uw gemeente inkoop- en subsidiecontracten aangaan met derden partijen. Om over betrouwbare verantwoordingsinformatie te beschikken, zal uw gemeente controleprotocollen voor de accountants van deze partijen moeten opstellen. Het is belangrijk om hierbij over de juiste expertise te beschikken. De NBA Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) stelde het afgelopen jaar vast dat een aantal gemeenten moeite heeft met het opstellen van controleprotocollen bij hun subsidieregelingen, waardoor het risico bestaat dat de accountantscontrole bij derden partijen niet aansluit op de verwachtingen van de gemeente en gemeenten daardoor mogelijk niet beschikken over betrouwbare verantwoordingsinformatie. COPRO heeft een Schrijfwijzer Accountantsprotocollen met begeleidende brief aan alle gemeenten in Nederland gezonden. De schrijfwijzer neemt de lezer stap voor stap mee bij het schrijven van een accountantsprotocol (ook wel controleprotocol). De brochure gaat in op vier concrete vragen: — Is een accountantsprotocol nodig? — Waarmee moet de schrijver rekening houden? — Welk accountantsproduct is er beschikbaar? — Hoe schrijft je een helder accountantsprotocol? Wij verwijzen u graag naar deze schrijfwijzer om te komen tot goede protocollen die bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente Enschede: betrouwbare verantwoordingsinformatie over de geleverde zorg. Tijdens de interim-controle was implementatie van de decentralisaties binnen uw gemeente nog volop onderhanden en was het nog te vroeg om bedrijfsvoeringsaspecten te onderzoeken. Wij zullen dit aspect volgen bij onze jaarrekeningcontrole. Pagina 26 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.3 Vennootschapsbelasting en Wet Markt en Overheid Mogelijk risico voor gemeenten inzake ontwikkeling Vpb-plicht: tref voorbereidingen voor de inrichting van uw administratie Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 krijgt de (semi-)publieke sector door een wetswijziging op grote schaal te maken met belastingplicht voor de vennootschapsbelasting (‘Vpb’). In de praktijk roept dit onder meer de volgende vragen op: • Welke activiteiten worden belast met Vpb? • Wat is vanaf 2016 de verwachte jaarlijkse Vpb-last? • Zijn er mogelijkheden de Vpb-last binnen de perken te houden? • Hoe kan op een efficiënte manier de jaarlijkse aangifte Vpb worden opgesteld? • Hoe kunnen de extra administratieve lasten en uitvoeringskosten beperkt blijven? Het traject naar Vpb-plicht begint in 2014 met het bepalen en omlijnen van de belaste activiteiten en zal uiteindelijk resulteren in het indienen van de eerste aangifte Vpb over het jaar 2016 in 2017. De eerste stap in dit proces is dat middels een kwalitatieve analyse wordt bepaald welke activiteiten belast worden. Wij constateren dat de gemeente Enschede dit wetsvoorstel in het vizier heeft, dat een werkgroep is ingesteld, een plan van aanpak is opgesteld en momenteel een inventarisatie wordt uitgevoerd van activiteiten die mogelijk vallen onder deze belastingplicht. Wij zullen de ontwikkelingen op dit vlak volgen en over de stand van zaken rapporteren via het accountantsverslag bij de jaarrekeningcontrole 2014. Verplichte besluiten op grond van de Wet Markt en Overheid zijn door de gemeente Enschede genomen Wet Markt en Overheid Een andere belangrijke ontwikkeling is de Wet Markt en Overheid. Op 1 juli 2014 verstreek de overgangstermijn die bij invoering van de wet van kracht werd. In deze wet staan gedragsregels die dienen om concurrentievervalsing door onder andere gemeenten tegen te gaan. In dit kader heeft uw gemeente een inventarisatie uitgevoerd van de economische activiteiten die uw gemeente verricht. De raad heeft in het najaar van 2014 een besluit genomen over de economische activiteiten die plaatsvinden in het algemeen belang. Voor deze activiteiten is de gedragsregel integrale kostendoorberekening niet van toepassing. Voor de andere economische activiteiten zijn de gedragsregels uit de Wet Markt en Overheid wel van toepassing. Wij hebben begrepen dat een inventarisatie van economische activiteiten en analyses zijn uitgevoerd ter voorbereiding op de besluitvorming door de raad en dat voor de diverse economische activiteiten een toetsing van het juist toepassen van de integrale kostprijs is uitgevoerd. Pagina 27 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.4 Wijzigingen verslaggeving BBV is op onderdelen aangepast In 2013/2014 heeft de wetgever een aantal wijzigingen in het BBV doorgevoerd. Deze wijzigingen zijn veelal van formele aard en zijn van kracht vanaf het begrotingsjaar 2014. Wij constateren dat u deze aanwijzingen waar mogelijk in de jaarrekening 2013 en begroting 2014 reeds heeft meegenomen, maar wellicht ten overvloede wijzen we u onderstaand op de belangrijkste wijzigingen: Formele wijzigingen: • Benaming van Programmarekening is aangepast in 'Overzicht van baten en lasten‘; • Wijziging term 'gerealiseerde resultaat voor bestemmen' in 'gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten‘; • Wijziging term 'gerealiseerd resultaat na bestemmen' in 'gerealiseerde resultaat‘; • Benaming paragraaf 'Weerstandsvermogen' is aangepast in 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing‘; Inhoudelijke wijzigingen: • Uitbreiding van de informatie in de Paragraaf Verbonden partijen met: - Naam en vestigingsplaats - Het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd', - Veranderingen die zich gedurende het begrotingsjaar hebben voorgedaan in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft - Het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar, resultaat van de verbonden partij; • Overzicht van incidentele baten en lasten per programma, waarbij per programma ten minste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen; • Toevoeging van het onderdeel Investeringen met economisch nut met 'Investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven‘; • In de toelichting op de jaarrekening dient een rapportage opgenomen te worden waarin op kwartaalbasis wordt gerapporteerd in welke mate de drempelbedragen in het kader van het verplicht schatkistbankieren worden benut. Pagina 28 4 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.5 Wijzigingen WNT Update Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De WNT is op 1 januari 2013 in werking getreden en normeert (130% van het ministersalaris) de bezoldiging van de topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Sinds de invoering per 1 januari 2013 volgen de ontwikkelingen op het gebied van de WNT elkaar in hoog tempo op. Op 16 oktober jl. heeft de Tweede Kamer ingestemd met voorstel Wet verlaging bezoldigingsmaximum WNT (de zogenoemde “WNT II”) en de Reparatiewet WNT. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de WNT I zijn de volgende: De verlaging van de WNT-norm naar 100% van het ministerssalaris(€ 178.000 inclusief onkosten en pensioenbijdrage); De terugkeer van de fiscale bijtelling wegens privégebruik van een leaseauto als bezoldiging; De verhoging van de bezoldigingsnorm van toezichthouders; Wijzigingen bezoldigingsnorm voor ‘interimmer-topfunctionaris’; en Het nieuwe overgangsrecht in de WNT II als gevolg van de invoering van de lagere WNT norm. De reparatiewet voorziet in een aantal wijzigingen met het oog op een betere uitvoering van de wet. In de Beleidsregels toepassing WNT 2014 zijn, ten opzichte van de beleidsregels voor 2013, enkele beperkte wijzigingen opgenomen. De belangrijkste punten zijn: ►het actualiseren van de beleidsregels in verband met de inwerkingtreding van de Aanpassingswet WNT; ►het handhaven van de beleidsregel inzake het niet kunnen en hoeven te voldoen aan de onuitvoerbaar gebleken bepaling over de publicatie van de zgn. "interimmers die geen topfunctionaris zijn“. Het is het streven van de regering om de wijzigingen van de WNT II per 1 januari 2015 door te voeren. Pagina 29 Bijlage 1 Reikwijdte en controleaanpak Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 1 Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Enschede brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze boardletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2014 van de gemeente Enschede. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend ≤ 1% >1% < 3% - ≥ 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) ≤ 3% >3% < 10% ≥ 10% - Op basis van de begroting 2014 van de gemeente Enschede betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 5,99 miljoen en een totaal van onzekerheden van € 17,97 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, zoals met u overeengekomen, gesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie. Pagina 31 Reikwijdte en controleaanpak Bijlage 1 Reikwijdte werkzaamheden Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie van 10% van de goedkeuringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Controleaanpak In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving verricht) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Enschede terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij op de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw interne controlefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze boardletter rapporteren wij u de status hiervan. Op het moment dat de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zijn afgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod. Pagina 32
© Copyright 2024 ExpyDoc
