Actie checklist Actie □ □ □ Status Verantwoordelijk Deadline Opmerkingen Aanmelden van de actie Organisator Z.s.m. Aanmelden kan op www.lumckankerfonds.nl Bepaal uw plan Organisator Z.s.m. Hou rekening met de regelgeving. Bekijk de richtlijnen van het LUMC Kankerfonds op www.lumckankerfonds.nl Zorg dat de verwachte kosten gedekt zijn en hou bij voorkeur de regelgeving van het CBF-keurmerk aan (25% kosten en 75 % opbrengst). Bepaal een datum voor de actie Organisator Check of er bestaande evenementen zijn waar u eventueel bij kunt aanhaken. Check ook of er evenementen zijn die uw actie zouden kunnen overschaduwen. □ Programmering □ Selecteer een locatie □ Begroting □ Vergunningen Wat gebeurt wanneer en is dit een logische volgorde? Organisator Z.s.m. Organisator Minimaal 2 maanden van tevoren. Maak een overzicht van kosten en opbrengsten Organisator Aan het begin van het project. Check op de site van de gemeente of u vergunningen nodig heeft. Organisator Z.s.m. Hou rekening met bezoekersaantallen, de doelgroep, de verschillende activiteiten en of het binnen of buiten plaatsvindt. Voor grote evenementen neemt dit traject 3 tot 4 maanden in beslag. Voor kleinere enkele weken. Actie □ Status VerantDeadline Opmerkingen woordelijk Spelregels/reglementen Bepaal wat de ‘spelregels’ voor de actie zijn. Communiceer deze duidelijk naar iedere deelnemer en bezoeker. Organisator Z.s.m. Spelregels voor de inschrijving: waar moet de deelnemer aan voldoen? Spelregel van de actie zelf: wat mag wel en wat mag niet. Communicatieplan/ promotieplan Organisator 2 maanden van tevoren Bekijk de actietoolkit van het LUMC Kankerfonds op www.lumckankerfonds.nl □ Welke communicatiemiddelen gaan we inzetten om de actie te promoten. Vloerplan/routeplan Organisator 2 maanden van tevoren □ Hoe ziet de situatie er uit? Hoeveel mensen kunnen er op het terrein of in het gebouw? Wat wordt de indeling? Wat is de route? Zijn er obstakels? Een situatieschets helpt om inzicht te krijgen in de mogelijkheden of de knelpunten. Bijvoorbeeld of er nog iets aan een bepaalde route moet gebeuren om de actie goed te laten verlopen. Teamleden Organisator Z.s.m. □ Hoeveel mensen heeft u nodig voor het voortraject? Hoeveel mensen heeft u nodig op locatie? Wat is de taakverdeling? Verdeel de taken binnen het team, afhankelijk van de grootte van de actie. Het kan handig zijn om een organigram te maken om de lijnen in kaart te krijgen. Aankleding Organisator 1 maand van tevoren Kijk bij de actietoolkit op www.lumckankerfonds.nl voor promotiemiddelen. □ Wat voor sfeer wil je neerzetten? Welke materialen gebruik je? Wat heb je extra nodig op locatie? Kleding personeel? Catering Catering Organisator publiek/personeel/ Cateraar artiesten/sporters. 1 maand van tevoren □ Hou rekening met vergunningen. Voor koken op straat of het schenken van alcohol bestaan regels. Techniek Podium, licht en geluid. 2 maanden van tevoren. Maak een actieplan en betrek een technische partij. □ Organisator Technische partij Actie Status VerantDeadline woordelijk Opmerkingen Materialen Zijn er materialen nodig? Bijvoorbeeld sportmaterialen, hekwerk, toiletten, vlaggenmasten, generatoren, bewegwijzering, tenten etc. Organisator 2 maanden van tevoren inventarisatie. 1 maand van tevoren uitzetten bij leveranciers. Maak eerst een duidelijk plan voordat u met leveranciers gaat praten. Hiermee voorkomt u overbodige verkooppogingen. Maka een overzichtelijke materiaallijst. Enkele weken van tevoren Bepaal van tevoren de afspraken. Wat is hun rol, wat kunt u waarmaken en wat past bij de actie. Organisator Enkele weken van tevoren Probeer zelf een overkoepelende rol te krijgen, zodat u altijd beschikbaar bent voor vragen en allerlei mogelijke gebeurtenissen. Zo houdt u zelf het overzicht. Wie kan wat verwachten? Verzekeringen Verzekering voor Organisator bezoekers, materialen of aansprakelijkheid? Enkele weken van tevoren □ Bedenk goed wat de risico’s zijn. Probeer niet over te verzekeren, maar dek wel alle persoonlijke risico’s. Vraag advies bij een onafhankelijke verzekeraar. Onderhandel over de premie. Verslaglegging Fotograaf? Journalist? Cameraman? Organisator Enkele weken van tevoren □ Bepaal wta u nodig heeft voor een evntueel vervolgtraject en gemaakte afspraken. Goede verslaglegging kan essentieel zijn voor een volgende actie. Ruimte voor organisatie Zorg voor een geschikte ruimte voor de organisatoren. Organisator Enkele weken van tevoren Bepaal wie toegang tot deze ruimte krijgt en welke faciliteiten nodig zijn: computers, internet, printers etc. □ □ □ □ Sporters/artiesten Contracten, catering, begeleiding, opvanglocatie? Briefing personeel Zorg voor een op de dag van de duidelijke briefing actie op papier voor alle betrokkenen. Organiseer vooraf een meeting om alles door te spreken. Dit vergroot ook de betrokkenheid. . Actie Status VerantDeadline Opmerkingen woordelijk □ Pers Organisator □ Is er aparte ruimte voor de pers nodig? Accreditatie. Wat zijn de richtlijnen? Enkele weken van tevoren Zorg voor een ruimte waar de pers rustig kan interviewen. Of een ruimte voor de pers om te werken. Draaiboek actiedag Zorg voor een overzichtelijk tijdschema en een contactlijst voor op de dag zelf. Organisator Enkele dagen van tevoren □ In een draaiboek staan alle details die bekend zijn voor de actie. Ook alle contacten en bij wie u waarvoor moet zijn. Er is een tijdschema voor de opbouw, actie en afbouw en wie waarvoor verantwoordelijk is. Kijk voor een voorbeeld bij de actietoolkit op www.lumckankerfonds.nl. Evaluatie Evaluatiegesprekken, Organisator bedankbrieven Enkele dagen na afloop van de actie. □ Een evaluatie met het gehele team is van essentieel belang voor een volgende keer. Komt deze er niet dan is het ene geod moment om iedereen persoonlijk te bedanken en het project samen af te sluiten. Bedanktraject Organisator Enkele Organiseer ene chequedagen na overhandiging. afloop van de actie Zet eventueel acties uit voor het collecteren van beloofde gelden. □ Bedankbrieven aan alle (vrijwillige) betrokkenen. Persbericht met opbrengst vermelding. Monitoren van gevers, actief nabellen en bedanken. Betrokken houden. Overige punten Organisator 2 weken van tevoren □ Polsbandjes voor de verschillende groepen. Portofoons voor de communicatie. Cash geld op locatie. Eindbedrag storten Actie afgerond? Als u contant geld heeft opgehaald, stort dit bedrag dan op uw eigen actiepagina. Organisator Z.s.m. na Tip: stuur de link van uw afloop van actiepagina mee in een de actie bedanktmail naar alle betrokkenen zodat iedereen het eindbedrag kan zien! Bedenk van tevoren of u deze zaken ook nodig heeft. .
© Copyright 2024 ExpyDoc
