Nieuwsbulletin juni 2014 - Alfa Bureau voor certificering

NIEUWSBULLETIN ALFA BUREAU VOOR CERTIFICERING
NUMMER 5: VRIJDAG 27 JUNI 2014
Van de office manager:
Beste relaties van Alfa Bureau voor Certificering,
Dit is het vijfde externe nieuwsbulletin voor de relaties van Alfa Bureau voor Certificering (hierna Alfa).
In dit nieuwsbulletin kunt u de volgende onderwerpen verwachten:
1. Over Alfa
2. Inplannen van audits
3. Begrip vestiging in het kader van het Bbk
4. BRL 11000
5. BRL KBI 6000-21
6. Detecteren en beschrijven scheidende lagen BRL 2100
7. VCA report aflevering 7: Risico’s en gevaarlijke situaties
8. Tekortkomingen / afwijkingen tijdens de audit
Indien u na het lezen van dit nieuwsbulletin een onderwerp heeft, wat u graag aan de orde wilt stellen,
kunt u dit via de e-mail laten weten.
Wij wensen u veel plezier met het lezen van dit bulletin.
Met vriendelijke groet,
Maartje Glorie
Kwaliteitscoördinator Alfa Bureau voor Certificering.
[email protected]
06-47880571
Over Alfa:
Alfa bureau voor certificering is de afgelopen tijd druk bezig geweest om Iris Godijn en Coen
Bouwman te kwalificeren voor de BRL SIKB 11000 voor het ondergrondse deel van
bodemenergiesystemen. Van de auditoren wordt namelijk ook verwacht dat zij goed bekend zijn met
bodemenergiesystemen en de CITO examens hebben behaald. Om de technische kennis van onze
auditoren uit te breiden, hebben wij besloten om tijdens de eerste audits een technisch expert toe te
voegen aan het auditteam.
Inplannen van audits
Wellicht bent u al gebeld door de backoffice voor het inplannen van de audit. Wij zijn hier al vrij vroeg
in het jaar mee begonnen, vanwege de aankomende vakanties en het grote aantal audits in de
tweede helft van dit jaar. Alfa begrijpt dat dit verwarring kan veroorzaken bij u als klant. Bijvoorbeeld
als de hercertificering geweest is in november / december en dat u nu alweer gebeld wordt om de
eerste tussentijdse audit in te plannen.
Wij willen graag uw begrip hiervoor vragen en vragen om alvast een auditdatum aan ons door te
geven of in te plannen. Doordat wij u zo vroeg van te voren benaderen, voorkomt u dat de auditdatum
van uw voorkeur of de auditor niet meer beschikbaar is.
Begrip vestiging in het kader van het Bbk
Aan het Ministerie van I&M en Bodem+ zijn vragen gesteld over de uitleg van het begrip
‘vestigingsplaats’. Vraag is: wat moet in het kader van het Besluit en de Regeling bodemkwaliteit
onder ‘vestigingsplaats’ worden verstaan?
Pagina 1 van 4
NIEUWSBULLETIN ALFA BUREAU VOOR CERTIFICERING
NUMMER 5: VRIJDAG 27 JUNI 2014
Vestigingsplaats volgens het Besluit bodemkwaliteit
In artikel 1 van het Besluit bodemkwaliteit wordt een vestigingsplaats gedefinieerd als: adres en
woonplaats van een persoon of adres en woonplaats waar een instelling zetelt.
Concreet betekent dit: de locatie van waaruit een organisatie werkt.
Gevolgen voor de erkenningen verplichting van een vestigingslocatie
Het voorgaande betekent dat voor zowel bedrijven met een procescertificaat, een accreditatie of een
productcertificaat de erkenningsverplichting geldt voor de vestigingsplaats van waaruit de
werkzaamheden worden ‘aangestuurd’.
Gevolgen voor de certificering
Om een erkenning te krijgen dient elke vestigingsplaats(en/of uitvoeringslocatie) gecertificeerd te zijn.
Dit betekent niet dat elke vestigingsplaats (en/of uitvoeringslocatie) over een afzonderlijk certificaat
moet beschikken. Vermelding van meerdere vestigingsplaatsen (en/of uitvoeringslocaties) op een
certificaat is mogelijk. Dit ter beoordeling van de certificerende instelling. Bodem+ zal op basis van het
certificaat de erkenning per vestigingsplaats (en uitvoeringslocatie) afgeven. Op het certificaat wordt
soms onderscheid gemaakt tussen hoofdvestiging en nevenvestiging. Dit onderscheidt is voor de
afgifte van de erkenningen voor het Besluit en de Regeling bodemkwaliteit niet relevant.
In het kader van bovenstaande heeft het SIKB de afdrachtenregeling aangepast. De aangepaste
afdrachtenregeling geldt vanaf het kalenderjaar 2015. De SIKB afdracht geldt dan niet meer per
certificaat, maar per vestigingsplaats. Dit heeft gevolgen voor bedrijven met meer dan 1 vestiging op
het certificaat. Zij gaan namelijk per vestiging de afdrachtskosten aan het SIKB betalen. Alfa zal dit
met de betreffende bedrijven communiceren.
BRL 11000
Bodemenergie nl heeft in haar nieuwsbrief van 16 juni 2014, vooruitlopend op goedkeuring /
vaststelling door het Centraal College van Deskundigen van het SIKB, wijzigingen gepubliceerd. Alfa
wil u erop wijzen, dat dit voorstellen tot wijzigingen zijn die, als zij worden goedgekeurd/vastgesteld,
waarschijnlijk pas per 1 januari 2015 van kracht zullen gaan.
Alle bedrijven die werkzaamheden verrichten aan het ontwerp, de realisatie, de exploitatie en het
onderhoud van bodemenergiesystemen moeten hiervoor conform de AMvB Bodemenergie per 1
oktober erkend en dus gecertificeerd zijn. Bovenstaande neemt niet weg dat de ingangsdatum van 1
oktober 2014 een feit is, waaraan niet meer getornd kan worden.
Van belang is dat u als bedrijf dat actief is met bodemenergiesystemen en dit ook na 1 oktober wil
blijven, zo snel mogelijk met ons tot afstemming komt zodat de certificering gestart en ingepland kan
worden. Als wij u hebben gecertificeerd, dient u een aanvraag tot erkenning in te dienen bij Bodem+.
Dit kan door het formulier voor bodemenergiesystemen op de website van Bodem+ in te vullen en in
te dienen bij Bodem+.
Het betreffen de volgende eventuele wijzigingen:
 Boorbedrijven hoeven alleen nog maar het examen voor de B-cursus te behalen om
gecertificeerd te worden voor scope 3a en/of 3b.
 Het voorgeschreven minimum aantal uren voor audit door de CI’s wordt teruggebracht door
overlap BRL 2100 en BRL 11000 scope 3.
 Bepaalde activiteiten, zoals laboratoriumonderzoek en de daarvoor benodigde monsterneming
en de aanleg van transportleidingen, mogen worden uitbesteed aan bedrijven die niet erkend
zijn voor de BRL 11000.
Pagina 2 van 4
NIEUWSBULLETIN ALFA BUREAU VOOR CERTIFICERING
NUMMER 5: VRIJDAG 27 JUNI 2014
BRL KBI 6000-21
Voor werkzaamheden voor het bovengrondse deel van bodemenergiesystemen is een certificaat op
grond van de BRL KBI 6000 Installaties - deel 21 nodig. Alfa gaat deze norm niet auditen. Vandaar dat
Alfa een informele samenwerking is aangegaan met Dekra Certification.
Alle wegen van het proces tot aan onze facturering lopen gescheiden, maar het grote voordeel is dat
de communicatie via één certificerende instelling verloopt en dat de auditdagen gezamenlijk
afgestemd kunnen worden. Mocht u interesse hebben voor een offerte met betrekking tot de BRL KBI
6000-21, neem dan contact op met de backoffice van Alfa.
Detecteren en beschrijven scheidende lagen BRL 2100
Uit onze trendanalyse naar aanleiding van de geconstateerde tekortkomingen is gebleken, dat er een
relatief groot aantal afwijkingen is uitgeschreven op normelement 6.1F van de BRL SIKB 2100
protocol 2101. Vandaar dat wij dit normelement nog even onder de aandacht willen brengen.
Normelement 6.1F vereist dat het boorbedrijf de scheidende lagen detecteert en beschrijft. Het
boorbedrijf voldoet aan deze eis als:
- de aanwezige grondlagen detecteert en de beschrijving van de gedetecteerde grondlagen
uitvoert conform NEN 5104. Deze beschrijving geeft, in afwijking van NEN 5119, een
beschrijving van de bodem per meter diepteprofiel, of per laag als meerdere van elkaar te
onderscheiden lagen per meter voorkomen;
- of, in een situatie waarin het geen monsters neemt, boorgatmetingen uitvoert;
- of, in een situatie waarin het een boortechniek toepast waarmee het de scheidende lagen
onvoldoende nauwkeurig kan detecteren, boorgatmetingen uitvoert;
- of, in een situatie waarin het een boortechniek toepast waarmee het de scheidende lagen
onvoldoende nauwkeurig kan detecteren en het geen boorgatmetingen uitvoert, het gehele
boorgat opvult met afdichtingsmateriaal.
Dit betekent dat de aanwezige grondlagen per meter moeten worden beschreven en als er meerdere
van elkaar te onderscheiden grondlagen per meter voorkomen per grondlaag.
VCA report aflevering 7: Risico’s en gevaarlijke situaties
In de nieuwsbrief van september 2013 hebben wij dit onderwerp al eens behandeld. In deze
nieuwsbrief hier nogmaals de aandacht voor. Op de website van het SSVV (www.vca.nl) zijn VCA
Reports te vinden. Dit zijn korte filmpjes van gemiddeld een half uur. Het VCA Report is een
instrument om het gesprek over veiligheidsbewustzijn op gang te brengen. Een belangrijke taak is
daarbij weggelegd voor de gespreksleider. Dat kan een voorman zijn, een leidinggevende,
veiligheidskundige, KAM coördinator etc.
Na het filmpje wordt er een gesprek op gang gebracht over de veiligheid. Wat vinden de werknemers
van wat ze gezien hebben? En hoe gaat het op uw bedrijf er aan toe?
Er staan weer 2 nieuwe filmpjes online:
- Straffen of Belonen?
(Het blijft altijd lastig, hoe motiveer je medewerkers veilig te werken. Door te straffen of te
belonen?)
- Risico’s en gevaarlijke situaties
(Het inschatten van risico's en melden van gevaarlijke situaties is nog niet zo eenvoudig en
vraagt aandacht vanuit de hele organisatie.)
Kortom een handige tool om een bijdrage te leveren aan het vergroten van het veiligheidsbewustzijn!
Pagina 3 van 4
NIEUWSBULLETIN ALFA BUREAU VOOR CERTIFICERING
NUMMER 5: VRIJDAG 27 JUNI 2014
Tekortkomingen / afwijkingen tijdens de audit
Naar aanleiding van vragen, heeft Alfa besloten om de procedure met betrekking tot het uitschrijven
van afwijkingen / tekortkomingen nogmaals onder de aandacht te brengen.
Tijdens het afsluitende gesprek moet de auditor de afwijkingen stuk voor stuk behandelen. Het
tekortkomingenformulier, is een beveiligd word-document. De auditor typt de tekortkoming in en laat
deze achter bij de klant. De auditor behandelt tijdens het eindgesprek:
1. soort afwijking; kritisch of niet kritisch;
2. termijn voor het oplossen van de afwijkingen, kritisch 3 maanden niet kritisch 6 maanden;
3. het invullen van het tekortkomingenformulier en dat deze met de ingevulde reactie van de
auditée binnen 2 weken naar de back office van alfa gestuurd dient te worden. Dit mag per
post of per email naar [email protected].
De procedure daarna, verloopt als volgt:
- De auditor maakt een negatief rapport en stuurt deze naar de backoffice. De backoffice laat
het negatieve rapport coördineren en na de coördinatie wordt het negatieve rapport verstuurd
naar de klant met de brief audit negatief.
- U krijgt 2 weken de tijd om hierop te reageren. Deze termijn wordt bewaakt door de backoffice
en de auditor. Uw reactie kunt u invullen onder reactie van de auditee: oorzaak, correctie en
maatregelen.
- De auditor beoordeelt of hij de oorzaakanalyse en voorstel corrigerende maatregel accepteert
en stuurt het formulier terug naar de klant.
- De klant moet binnen 3 maanden aantonen dat de corrigerende maatregel ook daadwerkelijk
is uitgevoerd. De auditor neemt daarna een beslissing over de genomen maatregelen en
oplossingen en of deze voldoende zijn om de afwijking op te heffen. Deze termijn wordt
bewaakt door u als klant, de backoffice en de auditor.
- Als de auditor vindt dat de tekortkoming is opgeheven, verandert hij het rapport in een positief
rapport en stuurt dit naar de backoffice. De backoffice laat het positieve rapport coördineren
en na de coördinatie wordt het positieve rapport verstuurd naar de klant met de brief audit
positief.
Op onze website www.alfacetificering.nl staat een handreiking onder downloads en documenten
kwaliteitssysteem. Hierin wordt ook nog eens duidelijk uitgelegd wat er van u verwacht wordt bij een
tekortkoming.
Voor opmerkingen, vragen, aanvullingen en correcties kunt u contact op nemen met de alfa:
[email protected]
075- 707 40 40
Pagina 4 van 4

Download Report