Praktijk met digitale en interactieve Planning en Control

Praktijk met digitale en interactieve Planning en Control
Mark van Dam en Herrie Geuzendam
Het speelveld van de overheid, en met name gemeenten, wordt steeds complexer.
De vraag hoe in control te blijven leeft als nooit tevoren. Zijn gemeenten in staat hun
nieuwe taken met minder middelen waar te maken? Daarbij valt te denken aan taken
op het terrein van jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning, participatie en
investeringen in de regionale economie die met meerdere partners moeten worden
opgepakt. Men eist verantwoording en transparantie van gemeenten op het gebied
van resultaten en gezamenlijk te bereiken effecten.
Aan de andere kant zien we ook in de interne organisatie bij gemeenten interessante
ontwikkelingen. De vraag om verbinding tussen beleid, activiteiten en bedrijfsvoering
in brede zin (financiën, informatievoorziening, HR en herontwerp organisatie,
bestuur- en werkprocessen) wordt steeds groter. Duurzaamheid van de organisatie
speelt ook een belangrijke rol: zijn wij in staat om op de lange termijn een gezonde
en doelmatige organisatie te zijn en te blijven?
Digitalisering, internet, sociale media, nieuwe technologieën en de eerste oriëntatie
op het gebruik van Big Data bieden een versterkende factor om deze vraagstukken
het hoofd te bieden. Deze ontwikkelingen van digitalisering vergroten de
complexiteit, maar bieden ook een kans om de complexiteit te verminderen door
‘eenvoud, relevantie en verbinding’ In dit artikel schetsen we de eerste
praktijkervaringen met het digitale planning- en controlplatform Evolve1 bij de
gemeenten Eindhoven, Westland en Goeree-Overflakkee aan de hand van onze visie
van ‘eenvoud, relevantie en verbinding’ binnen Planning & Control.
Evolve, een digitaal platform voor Planning & Control
Evolve biedt een platform voor digitalisering van P&C, met als concreet product ‘de
begrotingsapp’. Dit is echter nooit een doel op zich. Het is een hulpmiddel, een
katalysator, om de planning en control die gemeenten in staat stelt de doelen met
haar partners te monitoren verdergaand te vereenvoudigen.
De Planning- & Controlcyclus is bij gemeenten door de jaren heen verworden tot een
rituele papieren tijger. Uit ons onderzoek naar de financiële functie bij gemeenten en
provincies in Nederland is dit nog eens bevestigd2. Evolve is een digitaal platform
waarmee een innovatieve stap gemaakt wordt in de evolutie van de sturing en
beheersing van gemeenten. Evolve maakt P&C-informatie weer stuurinformatie voor
1
2
Zie www.debegrotingsapp.nl
Evaluatie van de financiële functie van gemeenten en provincies in opdracht van ministerie BZK
bestuurders, directie en management samen met hun maatschappelijke partners,
zoals bijvoorbeeld zorgaanbieders, onderwijs- en welzijnsinstellingen, bedrijven en
medeoverheden.
De doorontwikkeling van Evolve bestaat uit drie fasen:
1.
Het digitaliseren van de P&C-informatie door middel van het digitale platform
van het collegeprogramma, kadernota, meerjarenbegroting,
bestuursrapportages en jaarverslag in app-vorm.
2.
Het rechtstreeks koppelen van de digitale informatie (basisregistraties) aan de
P&C-systemen van de gemeente en haar samenwerkingspartners.
3.
Het realtime in beeld brengen van P&C-informatie.
Eenvoud: stroomlijnen informatie, digitaliseren, korte teksten, beeld en geluid
De stroomlijning van informatie, de presentatie en een handig gebruik ervan is
essentieel voor overheden. Informatie moet op een eenvoudige en integrale manier
weergegeven worden, zodat de juiste informatie gezien wordt door de juiste
personen.
Een digitaal platform biedt daarvoor meer mogelijkheden dan papier of digitale PDFformaten. Raadsleden hebben andere behoeften dan managers, burgers willen andere
dingen weten dan wethouders. Door de roep om ‘transparantie’ en de
maatschappelijke vraagstukken meer gezamenlijk op te pakken willen gemeenten
alle informatie van gemeentelijke doelstellingen en activiteiten zichtbaar maken.
Zichtbaar voor de ‘buitenwereld’ om deze ook gezamenlijk op te kunnen pakken.
Evolve maakt processen rond sturing en beheersing eenvoudiger door:
 Digitalisering om handmatige handelingen geautomatiseerd te vervangen.
 Digitalisering waarmee papieren boekwerken overbodig worden.
 Korte en scherpe teksten, ondersteuning met beeld, graphics, film, geluid in
plaats van uitvoerige beleidsteksten.
 Een logische opbouw van informatie in collegewerkprogramma,
meerjarenbegroting, bestuurlijke tussenrapportages en jaarverslag,
doelenboomsystematiek, KPI’s en budgetten, overzicht vastgestelde
beleidskaders, risico’s, portefeuillehouders en samenwerkende partners op
programmaniveau die informatie overzichtelijk en gemakkelijker vindbaar
maakt.
 Vereenvoudiging en digitalisering van het bestuur- en werkproces van Planning
& Control wat leidt tot kostenbesparing.
Eindhoven eerste gemeente met begrotingsapp
Eindhoven heeft als eerste gemeente in Nederland haar begroting gepresenteerd in
app-vorm. Deze begrotingsapp bevat alle programma’s en paragrafen van de
Eindhovense begroting 2014. De app is handig voor iedereen die geïnteresseerd is
in de financiën en bestuurlijke doelstellingen van de gemeente. Het doel is om
inzicht te geven in de begroting. U krijgt antwoord op vragen als: welke doelen
streeft de gemeente na en hoeveel mogen die kosten? Wethouder Staf Depla
presenteerde de begrotingsapp 2014 in november 2013 aan de gemeenteraad. De
app geeft een overzicht van en inzicht in de gemeentelijke financiën en is
belangrijk voor bijvoorbeeld raadsleden. De app is ook handig voor mensen die
gewoon meer willen weten over de financiën, omdat ze bijvoorbeeld een subsidie
willen aanvragen of een beeld willen krijgen van datgene wat de gemeente wil
bereiken en wie daaraan wil en kan meewerken.
Afbeelding 43: screenshot van de begrotingsapp van Eindhoven
Alle begrotingsteksten zijn gemakkelijk per programma te raadplegen, maar ook
grafieken en beleidsstukken zijn toegevoegd. Daarnaast bestaat de mogelijkheid
om direct met een bestuurder te mailen of via Twitter contact te leggen. De app
biedt in deze eerste fase vooral overzicht en gebruiksgemak. De reacties op de
begrotingsapp, onder andere via sociale media als Twitter, zijn positief. De
doorontwikkeling van de app wordt momenteel door Eindhoven en BMC nader
uitgewerkt.
Afbeelding 44: screenshot van de begrotingsapp van Eindhoven
Relevantie stuurinformatie en realtime verantwoording
Digitalisering heeft de functionaliteit van opbouw en presentatie van de stuur- en
verantwoordingsinformatie vergroot. Op termijn kunnen we er naar toe dat
informatie (inzet middelen, voortgang prestaties en/of fysiek volgen van de realisatie
van bijvoorbeeld een groot bouwproject) door directe koppeling met systemen en
beeld- en filmopnames direct beschikbaar wordt. Dit betekent wel dat de basis op
orde moet zijn. Ook hier geldt ‘garbage in, garbage out’. Verder moet de vraag
gesteld worden welke mate van detail voor wie belangrijk en wenselijk is.
Evolve maakt stuurinformatie relevant voor haar gebruikers door:
 Gebruik van tekst, beeld en geluid te combineren en tot de kern te beperken;
beter een filmpje met een goede pitch van een wethouder dan een heel lange
beleidsnota waarbij de aandacht van de kern wordt afgeleid door bijzinnen en
onnodige details.
 Een betere koppeling tussen doelen, activiteiten en middelen en de mogelijkheid
om doelen, activiteiten en middelen naar wijken/gebieden in te richten.


De heldere opbouw in een gelaagde programmastructuur en de mogelijkheid
van het doorklikken (verticaal en horizontaal) zorgt voor een overzichtelijke
piramidale opbouw van beleidsinformatie.
Door de directe koppelingen met eigen systemen en die van de
samenwerkingspartners hebben gebruikers direct alle relevante informatie in een
oogopslag.
Gemeente Westland start met een digitaal collegewerkprogramma
De gemeente Westland heeft op 15 juli 2014 een app gelanceerd met het
Collegewerkprogramma 2014-2018: Nieuwe realiteit, Westlandse oplossingen.
Hiermee is het mogelijk om de plannen van het college van burgemeester en
wethouders voor deze bestuursperiode eenvoudig digitaal te bekijken. Door een
combinatie van tekst, foto’s en filmpjes wordt de informatie op aantrekkelijke
wijze gepresenteerd.
De app geeft overzichtelijk weer welke doelen het college nastreeft ten aanzien
van de thema’s ‘Sterke economie’, ‘Sociale kracht’, ‘Aantrekkelijk Westland’,
‘Eigentijdse dienstverlening’ en ‘Financiën’. Daarnaast is aangegeven welke
activiteiten worden uitgevoerd om deze te bereiken en hoeveel dit gaat kosten.
Wethouder Mohamed el Mokaddem (Dienstverlening en Communicatie): “De app
past bij het streven van de gemeente naar eigentijdse dienstverlening en
eigentijdse informatievoorziening. De app is bestemd voor leden van de
gemeenteraad en inwoners en kan ook goed worden gebruikt voor
onderwijsdoeleinden. Hiermee maken wij gemeentelijke informatie transparant en
toegankelijk voor een grote groep mensen.” Wethouder Peter Ouwendijk
(Financiën) voegt hieraan toe: “Informatie over gemeentelijke financiën is niet
altijd makkelijk te doorgronden. De app dwingt ons om terug te gaan naar de
eenvoud en vergroot de transparantie en overzichtelijkheid van de financiële
informatie.”
De app is beschikbaar voor de iPad en kan gratis worden gedownload vanuit de
Apple Appstore. Titel van de app is ‘Collegewerkprogramma 2014-2018’.
Verbinding en interactiviteit maakt Planning & Control levend
De rol van de lokale overheid verandert en de complexiteit van haar taken en
vraagstukken neemt alleen maar toe doordat de verantwoordelijkheid en de
taakuitvoering door en samen met meerdere partijen wordt uitgevoerd. Deze
ontwikkelingen vragen om een benadering van Planning & Control waarin gezocht
wordt naar het creëren van een situatie waarin doelen helder zijn, de wijze waarop
deze doelen bereikt worden duidelijk is en wie daarin welke rol speelt en welke
bijdrage hij of zij daaraan levert. Van belang is daarbij met elkaar ’om tafel‘ gaan om
de wederzijdse verwachtingen aan te scherpen. Deze echte dialoog (ofwel ‘soft
control’) is essentieel om ook daadwerkelijk efficiënt tot prestaties te komen. Digitale
P&C (ofwel ‘hard control’) kan deze werkwijze nadrukkelijk ondersteunen. De
combinatie biedt het perspectief dat P&C werkelijk bijdraagt aan de sturing en
monitoring/verantwoording van maatschappelijke vraagstukken. Naast de echte
dialoog/verbinding vraagt dit om een integrale aanpak rond informatiemanagement
ten aanzien van het verzamelen en opslaan van informatie en het vervolgens
meervoudig gebruik maken van die data ten behoeve van verschillende doelgroepen.
Een zogeheten ‘data-warehouse’ kan hieraan bijdragen.
Evolve faciliteert de echte dialoog en de verbinding tussen de verschillende spelers
en het data-warehouse:
 De opbouw van Evolve, met doorklikken naar verschillende niveaus, verbindt
informatie voor raadsleden, collegeleden, management en medewerkers op een
heldere wijze.
 Via links wordt de verbinding gelegd met samenwerkingspartners als medeoverheden, instellingen en bedrijven; hier ligt ook de mogelijkheid om budgetten
af te zonderen naar bijvoorbeeld wijkniveau en vorm te geven aan ‘open
spending’.
 Door de toepassing van persoonlijk te maken memo’s, met verwijzing naar
vindplaatsen, te verzenden via e-mail en contact te leggen via de verschillende
sociale mediakanalen.
Goeree-Overflakkee heeft nu ook een digitale Voorjaarsnota en werkt aan real
time verantwoording
In april presenteerde de gemeente Goeree-Overflakkee haar Begrotingsapp via
Evolve. Wethouder Marnix Trouwborst gaf toen aan dat de gemeente op een
toegankelijke manier inzicht wil geven in de begroting 2014 èn in andere
financiële beleidsdocumenten. Nu is ook de Voorjaarsnota 2014 opgenomen in
deze app. Bij het openen van de app verschijnt de app-vorm van de Voorjaarsnota
2014 in beeld. Door naar links te ‘swipen’ is de Programmabegroting in te zien. In
de app-versie van de Voorjaarsnota staat per programma de informatie die
betrekking heeft op de voortgang van de uitvoering van de beleidsvoornemens
voor het jaar 2014. Per programma licht het college toe wat ze tot nu toe gedaan
heeft.
De app is zeer goed ontvangen door raadsleden en inwoners. Inmiddels is de
Begrotingsapp meer dan 400 keer gedownload en meer dan 80 procent van de
bezoekers maakt actief gebruik van de app en raadpleegt deze meerdere keren.
Wethouder Trouwborst ziet vooral de bestuurlijke voordelen van de begrotingsapp
Evolve: ‘de app past volledig in de bestuursfilosofie en vernieuwingsgedachte. Het
maakt de begroting meer transparant, toegankelijk en leesbaar. Waar het vroeger
een dik boekwerk betrof dat door velen toch gezien werd als verplicht leesvoer, is
de begroting nu zelfs leuk om te pakken. De begroting komt tot leven en versterkt
zodoende de sturende rol van zowel de gemeenteraad als het college.’
Het omzetten van de programmabegroting 2014 naar de begrotingsapp is de eerste
stap. Op de achtergrond wordt nu hard gewerkt om vanaf begrotingsjaar 2015 met
realtimeverantwoording te werken. ”Als portefeuillehouder financiën zal het fijn
zijn om op ieder moment van de dag het verloop van de begroting inzichtelijk te
hebben”, zegt Trouwborst. ”Binnen de collegeperiode wil ik een scherm op mijn
kantoor hebben, waarop ik zowel het financiële verloop kan zien, als de
ontwikkeling van de afgesproken beleidsdoelstellingen. Niet alleen voor het
bestuur is dit relevant, ook het ambtelijk apparaat gaat het voordeel ervaren. Het
dagelijks werk is namelijk beter te zien tegen de achtergrond van de gestelde
doelen.”
Eenvoud, relevantie en verbinding
Evolve heeft primair als doel het vergroten van de transparantie van de gemeentelijke
nagestreefde doelen en inzet van middelen. De informatie is eenvoudig , toegankelijk
voor iedereen. Er wordt bespaard op papier en informatie is gemakkelijker vindbaar.
Via Evolve krijgt iedere doelgroep relevante informatie waar hij of zij om vraagt,
zonder het gevoel te hebben van bepaalde informatie onthouden te worden. Alle
belangrijke beleidsdocumenten zijn opvraagbaar en leesbaar. Er is interactie mogelijk
via verschillende mogelijkheden van sociale media en e-mail. Hiermee verbinden we
de burger met de gemeente, maar ook netwerkpartners met gemeente en burger.
Over de auteurs
Herrie Geuzendam is partner BMC Advies. Expert op het
terrein van public control, effectieve en innovatieve
bedrijfsvoering door eenvoud, digitalisering en
bestuurlijk- en ambtelijke samenwerking.
Centraal in zijn advisering voor bestuur en management
van overheden staat de centrale vraag: hoe draagt control
en bedrijfsvoering bij aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken.
@herriegeuzendam
http://nl.LinkedIn.com/pub/herrie-geuzendam/4/448/149/
www.bmcadvies.nl/expert/herriegeuzendam
www.debegrotingsapp.nl
Mark van Dam is senior adviseur financiën &
bedrijfsvoering bij BMC Advies. Hij is projectleider van
BMC Evolve, de dienstverlening van BMC rond
verbetering en digitalisering van planning en control bij
gemeenten en andere overheidsorganisaties. Vanuit deze
rol houdt hij zich bezig met de invloed van
(maatschappelijke) ontwikkelingen op de bedrijfsvoering
van gemeenten en de mogelijkheid om hierbij innovatieve
oplossingen toe te passen.
@mark_v_dam
nl.LinkedIn.com/in/markvdam
www.bmcadvies.nl/expert/markvandam
www.debegrotingsapp.nl

Download Report