Little Pink Book #1 | De jubileumkalender

D&B’s Little Pink Book
Editie I
Jubileumkalender
Tips & Tricks
JUBILEUMKALENDER?!
Van mijlpaal naar springplank.
Wij hebben in ons meer dan 30-jarig bestaan enorm veel
ervaring opgedaan met het ontwikkelen en
organiseren van jubilea voor allerlei bedrijven en
instellingen.
Al deze evenementen en ervaring hebben ons de
toegevoegde waarde van een jubileumkalender doen
inzien. Niet een eenmalig groot jubileum event voor
medewerkers en/of relaties, maar een zorgvuldig
samengestelde jaarkalender waarin de ambities van het
bedrijf worden gekoppeld aan alle uitingen tijdens het
jubileumjaar. Met andere woorden: het jubileum niet
alleen als mijlpaal, maar ook als springplank om de
ambities van het bedrijf te etaleren.
Bij het voorbereiden en ontwikkelen van zo’n
jubileumkalender werken wij in zes fases. Fases die
zorgen voor een ijzersterk jubileumjaar waarbij alle
doelen en doelgroepen bereikt worden.
In dit boekje vind je de tips & tricks om het hoogst
haalbare ook echt te halen.
2. Samenwerking
3. Invulling
4. Communicatie
5. Productie
6. Meten = Weten
INHOUDSOPGAVE
1. Oriëntatie & Strategie
FASE
1
ORIËNTATIE & STRATEGIE
Een jubileum is het ultieme communicatiemiddel om de
organisatie (opnieuw) onder de aandacht te
brengen bij diverse doelgroepen. Dus grijp de kans met
beide handen aan en start op tijd met het nadenken over
het naderende jubileum.
Het jubileumjaar is een dankbaar moment:
tijd om stil te staan bij het rijke verleden
en hét moment om te bewijzen
dat de organisatie klaar is
voor de toekomst.
Proud heritage, bright future!
Bij de oriëntatie en strategie fase is het van belang om
de volgende vragen te stellen.
Wat is het doel? Welke ambitie heeft het bedrijf?
Vaak is er vanuit de organisatie een hoger doel of ambitie geformuleerd. Een jubileumjaar leent zich uitstekend
voor het communiceren van deze strategische doelen.
Welke doelgroepen worden betrokken en op welke wijze?
Wie wil je bereiken? Denk daarbij aan relaties, klanten,
leveranciers, maar ook medewerkers, pers of familie. En
vergeet niet de studenten en potentiële nieuwe medewerkers!
Wat zijn de contouren van het jubileumjaar?
In grote lijnen je ambities neerzetten en inschatten hoeveel budget ervoor nodig is. Lastige klus, maar zeker in
deze fase van belang.
Hoe ziet de ideale (interne) werkgroep eruit?
Je doet een jubileum niet alleen. Zorg voor een doorsnee van de organisatie met gemotiveerde mensen. In
een later stadium krijg je hier profijt van bij het creëren
van draagvlak en ambassadeurs.
Op welke wijze kunnen bestaande initiatieven een jubileumsausje krijgen?
Geslaagde terugkerende evenementen kunnen in een
jubileumjaar net anders worden ingestoken. Verrassing
bij een bestaand intitiatief.
Wanneer beginnen we?
Op tijd. Een dik jaar van te voren is niet te vroeg!
~
FASE
2
SAMENWERKING
De mogelijkheden die een jubileumkalender biedt, zijn
oneindig. Je haalt er veel uit, maar dat vraagt ook om
investering van tijd, geld en mensen.
Samenwerken met bijbehorende experts is daarbij
essentieel. De juiste mensen op de juiste plekken.
Dit leidt ertoe dat een jubileumjaar efficiënt en
effectief wordt ingezet.
Samenwerking met externe partijen en experts zorgt
voor een soepel verloop. Vertrouw op ervaring van anderen. En vertrouw op je collega’s. Vaak zit hier
onontdekt talent bij.
Met wie werk je al samen? Welke experts betrek je erbij?
Zoek de juiste partners intern en extern. Bestaande
relaties bieden comfort. Nieuwe relaties zorgen voor een
frisse blik. Kies voor experts én de klik. Je gaat gezamenlijk een intensief traject in. Durf afscheid te nemen
als de samenwerking niet werkt.
Ken je eigen sterktes,
maar ook je eigen zwaktes.
Niemand kan alles. Durf voor de zwakke kanten de juiste partner intern of extern te
zoeken.
Taakverdeling en verantwoordelijkheden duidelijk maken.
Als je de juiste personen gevonden hebt zorg voor een
taakverdeling die voor iedereen duidelijk is.
Onduidelijkheid leidt vaak tot vertraging of ergernis.
De kracht van co-creatie
Co-creatie met alle partijen om een rode lijn door het
gehele jaar te creëren. Goede afstemming leidt tot een
kader en budget indicatie en verdeling van verantwoordelijkheden maar zorgt ook voor echte betrokkenheid en
betere resultaten
~
FASE
3
INVULLING
De teams zijn opgelijnd, de eerste contouren staan...
tijd voor actie!
In co-creatie de invulling van de jubileumkalender ontwikkelen en produceren.
Hoe gaan we de doelen en doelgroepen
bereiken?
Wat gaan we doen
tijdens ons jubileum?
De invulling van de kalender is vaak de leukste fase van
het jubileumjaar. Want hoe gaat het er allemaal uitzien?
Ambitie - doelstelling per doelgroep.
In eerdere fases is bepaald welke ambitie het bedrijf
heeft. Wat betekent dit per doelgroep?
Koppel en kies.
Sponsorbeleid eigen bedrijf voor invulling van
evenementen kalender en onderdelen.
Vanzelfsprekend voer je het MVO beleid door in het
jubileumjaar. Veel bedrijven hebben sponsorcontracten
met locaties, sporters, gezelschappen, enzovoorts. Betrek deze bij je invulling.
Alles grijpt gedurende het jaar in elkaar.
Het ene event heeft effect op en relatie met het ander.
Wees hiervan bewust. Doelgroep, boodschap en dergelijke kunnen elkaar kruisen en versterken.
Inzet eigen medewerkers.
Niks leukers en niks effectievers.
~
FASE
4
COMMUNICATIE
De communicatie start eigenlijk al in fase 1. En vindt
daarna gedurende alle fases plaats. Elke fase wordt
gekenmerkt door communicatie. Op verschillende
niveaus en met veel verschillende communicatieplanningen.
Interne communicatie rond de jubileumkalender is
essentieel. Alle neuzen dezelfde kant op en draagvlak bij
je eigen mensen. Het creëert zowel intern als
extern ambassadeurs van de organisatie.
Communicatie is key. Stem goed af en zorg voor een
eenduidig beeld naar buiten én naar binnen toe.
Begin op tijd!
Dat voorkomt veel onduidelijke boodschappen en zorgt
voor daadkracht.
Zet bestaande middelen en kanalen in.
Organisaties hebben vaak al veel communicatiemiddelen en -kanalen. Zet ze in tijdens het jubileumjaar.
Denk aan het jaarlijkse personeelsevent, publicaties,
relatiebijeenkomsten, personeelsblad, persrelaties, intranet, social media, nieuwsbrieven, etc.
Grootste missie: CRM op tijd in orde.
Offline en online. Grijp het jubileumjaar aan om op tijd
de hele database op orde te krijgen.
Interne betrokkenheid vergroten.
Een interne kick-off van de jubileumkalender zorgt voor
gedeelde passie rond het jaar en de ambitie.
Huisstijl jubileumjaar bepalen & doorvoeren.
Eén lijn voor herkenbaarheid.
Zet hogere niveaus in bij interne communicatie.
Niet iedereen zal meteen het nut en de zin inzien. Via de hogere rangen creëer je ‘druk’.
~
FASE
5
PRODUCTIE
Of het nu gaat om één event of tien, belangrijk is
dat ze qua uitstraling en programmering passen bij de
ambities van het jubileumjaar en bij de doelgroep.
Daarbij is het voor productie belangrijk om te bepalen
of evenementen het hele jaar door worden
georganiseerd of dat er gefocused wordt op één groots
evenement of jubileumweek.
Duidelijk is dat de uitgezette lijn voor het gehele jaar
behouden blijft. Een herkenbaar creatief concept dat in
alle producties terugkomt.
De productiefase brengt alle ideeën en concepten tot
leven. De plannen van het jaar krijgen vorm en daarbij
is de overall gekozen lijn bepalend.
Het verschil tussen projectmanagement vs.
procesmanagement duidelijk erkennen.
Het produceren van events vraagt andere kwaliteiten
dan het begeleiden van het hele proces/traject. Kies de
juiste poppetjes op de juiste plekken.
Alle event-ingrediënten dragen bij aan het verhaal, kies
zorgvuldig.
Welke dagvoorzitter gebruiken we? Welke locaties
passen als geheel binnen het thema en bij de specifieke
doelgroep? Komt de uitnodiging goed uit de verf? Hoe
is het entertainment verdeeld? Welke collega’s betrekken we? Hoe vertaalt het concept zich in de catering?
Decor met behoud van huisstijl?
Alles moet kloppen om herkenbaarheid binnen het jaar
te verzekeren.
Speciale gasten - speciale wensen.
Je bezoekers zijn per evenement verschillend. Spits de
event onderdelen toe op de doelgroep zonder de grote
lijn uit het oog te verliezen.
~
FASE
6
METEN = WETEN
Klinkt logisch.
Maar vergeet vooral niet een nul-meting te doen
voor je begint.
Het effect van een jubileumkalender is beter zichtbaar
als je een duidelijke uitgangspositie hebt.
Durf tussendoor ook te meten.
Evaluaties stellen je in staat de gekozen koers
aan te passen en te verbeteren.
~
SUCCES!
Volg de 6 fases en de uitgesproken ambitie ligt binnen
handbereik.
Het jaar heeft bijgedragen aan een strategische wens
van de organisatie. Een ambitie die door een logisch
communicatiemiddel als een jubileumjaar verkondigd is
aan alle doelgroepen op een manier die hen het meeste
aanspreekt.
Benieuwd naar hoe je jubileumjaar voor jouw
organisatie het best kan worden ingevuld? Neem dan
contact op met ons. We vullen de fases graag met jou in
voor je feestelijke jubileum. Een jubileum dat écht effect
en impact heeft.
De jubileumkalender, een springplank
voor uw ambitie.
www.db-online.nl
T 0294 26 15 17

Download Report