Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur Brabant

Voorstel
CONCEPT
AGP 12
Aan : Algemeen Bestuur
Datum : 9 april 2014
Steller : Ruud Huveneers
Bijlage : 1
Onderwerp : Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur
Algemene toelichting
De Veiligheidsregio Brabant-Noord draagt zorg voor de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en
crisisbeheersing. Om te garanderen dat de crisisorganisatie in staat is onafgebroken te functioneren, ook bij
gebrek aan personeel, is een continuïteitsplan opgesteld.
Primair ligt de focus op het beschrijven en borgen van de continuïteit van de crisisorganisatie binnen de VR
BN. Op termijn zal de VR BZO waarschijnlijk ook een dergelijk plan gaan opstellen, dan kan verder worden
afgestemd met voorliggend plan.
Het ´Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur VR BN´ geeft een drietal opties, bij het in geding
komen van de continuïteit:
1 Achtervang door vrije instroom
2 Achtervang door gebruik te maken van functionarissen uit andere regio’s of het landelijk operationeel
coördinatiecentrum (LOCC)
3 Het overdragen van het incident aan de Veiligheidsregio Brabant Zuid-Oost
De dienstdoende Operationeel Leider bepaalt, indien nodig in overleg met de voorzitter van de
veiligheidsregio of optie 3 wordt gehanteerd als de continuïteit door gebrek aan personeel voor het bemensen
van de sleutelfuncties tijdens een crisis in gevaar komt.
Procesgang
Processtap
Datum
Aan Regiegroep
17.02.2014
Aan Veiligheidsdirectie
27.02.2014
Goedkeuring Dagelijks bestuur
26.03.2014
Vaststelling Algemeen Bestuur
09.04.2014
Voorstel
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord wordt voorgesteld om:
1. Het ‘Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur Veiligheidsregio Brabant-Noord’
vast te stellen.
Akkoord
Secretaris:
Ja
Nee
Paraaf: ……………
Bijlage(s)
1.
Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur VR BN.
AGP 12 ABVRBN 20140409 Voorstel Continuïteitsplan hoofdstructuur Brabant-Noord.docxPagina 1 van 1
AGP 12 ABVRBN 20140409, bijlage 1
Continuïteitsplan
Sleutelfunctionarissen hoofdstructuur
Colofon
Titel
: Continuïteitsplan bij uitval personeel
Auteur
: R. Huveneers, Veiligheidsbureau VRBN
Opdrachtgever
: Veiligheidsdirectie Brabant-Noord
versie
: 0.1
datum:
: 17 februari 2014
1
Inhoudsopgave
1.
Inleiding ...................................................................................................................................................................... 3
1.1
Doel en afbakening ............................................................................................................................................. 3
1.2
Uitgangspunten ................................................................................................................................................... 3
1.3
Relatie met andere plannen ................................................................................................................................. 3
2
3
De crisisorganisatie ................................................................................................................................................... 4
2.1
Hoofdstructuur crisisorganisatie........................................................................................................................... 4
2.2
Invulling crisisteams ............................................................................................................................................ 5
2.3
Kwetsbaarheid invulling sleutelfunctionarissen ................................................................................................... 8
Opties bij vervanging en aflossing van personeel .................................................................................................... 9
1.
Inleiding
De Veiligheidsregio Brabant-Noord draagt zorg voor de hoofdstructuur van de
rampenbestrijding en crisisbeheersing, zodat deze in staat is gedurende een ramp of crisis
onafgebroken te functioneren.
Om dit te garanderen is het noodzakelijk dat de veiligheidsregio een continuïteitsplan heeft voor de eigen
organisatie en de betrokken operationele diensten, zodat zij functionarissen heeft om deze taak te blijven
volbrengen, ondanks dat de organisatie zelf slachtoffer is van een incident of crisis.
Dit ‘Continuïteitsplan Sleutelfunctionarissen Hoofdstructuur‘ gaat uit van een ‘All hazards approach’ en een
continue dekking. Dus voor alle mogelijke scenario’s met effecten voor onbepaalde tijd is een vangnet
georganiseerd.
1.1
Doel en afbakening
Het ‘Continuïteitsplan Sleutelfunctionarissen Hoofdstructuur’ geeft inzicht hoe Veiligheidsregio Brabant-Noord
(VRBN) bij uitval van of schaarste van personeel de continuïteit zal waarborgen, zodat processen in de
opgeschaalde situatie (GRIP) gecontinueerd kunnen worden.
Denk hierbij aan: aflossing van sleutelfunctionarissen bij langdurende incidenten; het coördineren van
meerdere grootschalige incidenten tegelijkertijd; uitval van personeel door bijvoorbeeld een griepgolf.
Het gaat dus niet om te nemen maatregelen om te voorkomen dat uitval van personeel plaatsvindt, maar om
maatregelen om ervoor te zorgen dat de crisisorganisatie desondanks operationeel blijft.
Dit plan heeft geen externe focus en heeft dus géén betrekking op wat VRBN te doen staat in geval van
bijvoorbeeld een grieppandemie richting burgers en bedrijven, daarvoor dient andere planvorming. We zijn
ons bewust dat in de realiteit de twee situaties dikwijls hand in hand gaan.
Dit plan is bestemd voor de functionarissen die de (eind)verantwoordelijkheid dragen voor de inzet van
hulpverleningspersoneel in de voorbereiding of tijdens een crisis:
• Op bestuurlijk niveau: de voorzitter van de veiligheidsregio en betrokken burgemeesters
• Op tactisch/operationeel niveau tijdens een crisis: de Operationeel Leider (als Leider van het
Operationeel Team) en de Algemeen Commandanten.
• Op tactisch/operationeel niveau tijdens de voorbereiding: de directeuren van de
hulpverleningsdiensten en de gemeentesecretarissen.
1.2
Uitgangspunten
Bij het vervangen van functionarissen bij schaarste is uitgegaan van de volgende uitgangspunten:
• De functionarissen die aflossen of vervangen voldoen aan hetzelfde competentieprofiel met daarbij
1
horende opleidingen en zijn voldoende geoefend om de functie uit te voeren .
• De functionarissen die aflossen of vervangen beschikken in principe niet over voorrangsvoertuigen,
maar zijn wel bereikbaar via pager of telefoon.
1.3
Relatie met andere plannen
Dit continuïteitsplan sluit aan op bestaande planvorming. De meest relevante (operationele) plannen welke
een relatie hebben met dit plan zijn de volgende:
• Continuïteitsplan Uitval ICT en elektriciteit VR BN 2014
• Regionaal Crisisplan deel 1 en 2 VR BN 2013
• Regionaal Risicoprofiel VR BN 2011
• Regeling Operationele Leiding VR BN 2014
1
De opleidingen voor operationele functionarissen en de hoofdstructuur met bijbehorende processen en taken zijn op nationaal niveau
georganiseerd en ontwikkeld en de relevante eisen uit wetgeving zijn hierin gelijk. Functionarissen uit andere regio’s inzetten is daarmee
uit kwalitatief oogpunt acceptabel.
3
2
De crisisorganisatie
2.1
Hoofdstructuur crisisorganisatie.
In het Regionaal Crisisplan staat beschreven welke processen er tijdens een crisis kunnen worden opgestart
door de hulpverleningsdiensten en welke sleutelfunctionarissen hierin een rol spelen; verticaal de
hoofdprocessen en horizontaal de ondersteunende processen. Dit laatste om aan te geven dat de
ondersteunende processen voor elke hulpverleningsdienst gelden (zie onderstaande afbeelding).
Aan de belangrijkste sleutelfuncties zijn wettelijk maximale opkomsttijden gekoppeld.
De hoofdprocessen kunnen naar behoefte worden opgestart (knoppenmodel). Op het niveau van het
Operationeel Team vallen de hoofdprocessen onder de Algemeen Commandant van de betreffende dienst.
Deze functionaris wordt dan ook als lid van het Operationeel Team gealarmeerd. Meestal is het niet nodig
per proces een leidinggevende te alarmeren, de aanwezigheid van de Algemeen Commandanten en de
Informatiemanager volstaat dan.
De ondersteunende processen dienen als ‘olie in de machine’ en zijn dus onmisbaar. Echter bij schaarste
kunnen de belangrijkste resources door de Algemeen Commandanten worden uitgevoerd.
Bij de geneeskundige zorg ligt dit genuanceerder. De functies HIN en HON binnen de Sectie Geneeskundige
Zorg zijn onmisbaar in het aansturen van de hoofdprocessen aangezien de Geneeskundige Zorg géén
staande organisatie is, maar afhankelijk is van een breed scala aan netwerkpartners binnen de
geneeskundige zorg.
Aan de meeste ondersteunende sleutelfuncties zijn wettelijk geen opkomsttijden gekoppeld.
Hoofdstructuur crisisorganisatie
4
2.2
Invulling crisisteams
De sleutelfunctionarissen zoals benoemd in het Crisisplan worden op diverse manieren in de gelegenheid
gesteld om bereikbaar en beschikbaar te zijn om te voldoen aan de wettelijke opkomsttijden, via een
2
zogenaamd hard piket of via vrije instroom.
Dit is geregeld voor het éénmaal vullen van de crisisorganisatie. Dat wil zeggen dat niet volledig aan deze
eisen kan worden voldaan bij het gelijktijdig voltrekken van een tweede incident, dan wel het vervangen of
aflossen van een andere functionaris.
Tenzij anders aangegeven vindt de aflossing of vervanging van de dienstdoende functionarissen plaats
3
binnen de eigen organisatie door vrije instroom. Hierbij wordt telefonisch of via de pager contact opgenomen
met niet-dienstdoende functionarissen uit de poule van hetzelfde piket om beschikbaarheid en geschatte
opkomsttijd te beoordelen en vervolgens wordt verzocht deel te nemen aan het betreffende crisisteam.
De invulling van Algemeen Commandanten heeft voorrang boven de invulling van de functionarissen van de
hoofdprocessen en de ondersteunende processen bij schaarste in personeel. Eventuele vervangers dienen
aan hetzelfde competentieprofiel te voldoen en dus zowel opgeleid als voldoende geoefend te zijn.
De invulling van de functionarissen van de hoofdprocessen (horizontale kolom) is per dienst in beeld
4
gebracht , de bemensing van de bijbehorende secties en de ondersteunende processen is niet
meegenomen.
Multidisciplinaire functies
De voorzitter van het Regionaal Beleidsteam wordt door leden van het Dagelijks Bestuur van de VR BN
ingevuld via een zacht piket uit een poule van 6 personen.
De voorzitter van het Gemeentelijk Beleidsteam wordt door de betrokken gemeentelijke organisatie ingevuld
via een zacht piket uit een poule van 3 tot 5 personen (te beginnen bij de burgemeester van de betreffende
gemeente, vervolgens de eerste loco burgemeester, dan de tweede, enz.).
De Operationeel Leider wordt door de brandweerorganisatie ingevuld via een hard piket uit een poule van 5
5
personen . Uit deze poule wordt ook de Bestuurlijk adviseur Brandweer RBT/GBT ingevuld (zacht piket).
De Leider CoPI wordt door de brandweerorganisatie ingevuld via 2 harde piketten, met elk hun eigen
verzorgingsgebied, uit een poule van 2 keer 5 personen.
Vervanging/aflossing binnen de eigen organisatie vindt plaats door de dienstdoende functionaris uit het
andere verzorgingsgebied ter plaatse te sturen bij een GRIP1 en door vrije instroom als er ook een
operationeel team nodig is (GRIP2 en hoger).
De Calamiteiten Coördinator is altijd aanwezig in de meldkamer (GMC) en wordt ingevuld door de
politieorganisatie. In een opgeschaalde situatie afgelost door een MOvD (hard piket), uit een poule van 5
personen (vanuit de politie, brandweer en GHOR).
2
Bij een hard piket is de betreffende functionaris bereikbaar en beschikbaar om binnen de afgesproken tijd op de afgesproken plaats
aanwezig te zijn, al dan niet m.b.t. een voorrangsvoertuig. Daarnaast hebben zij tijdens hun dienst de beschikking over de juiste
middelen.
3
4
5
Bij vrije instroom wordt een poule van 5 personen door de organisatie als voldoende gezien.
Peildatum aantal functionarissen in de betreffende poule: 1 januari 2014.
In principe bestaat een poule uit 5 personen, hier wordt ook op gestuurd. Tijdelijk kan er sprake zijn van een poule van 4 personen.
Bevolkingszorg
De coördinerend gemeentesecretaris RBT wordt gevuld via vrij instroom uit een regionale poule van 6
personen.
De gemeentesecretaris GBT wordt per gemeente ingevuld via vrije instroom (eigen gemeentesecretaris en
zijn loco’s).
De communicatieadviseur (R)BT wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule van 7 personen en
een gemeente Den Bosch poule van 3 personen
De Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-BZ) wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule
6
van 8 personen en een gemeente Den Bosch poule van 2 personen.
De communicatieadviseur ROT wordt gevuld via een zacht piket uit een regionale poule van 6 personen en 1
persoon vanuit de gemeente Den Bosch.
Het hoofd Communicatie wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule van 5 personen en een
gemeente Den Bosch poule van 2 personen.
Het hoofd Publieke Zorg wordt gevuld via een zacht piket uit een regionale poule van 8 personen en een
gemeente Den Bosch poule van 2 personen. De hoofden publieke zorg en omgevingszorg worden uit
dezelfde poule gevuld. Bij noodzaak aan beide functionarissen worden dus twee personen uit de poule van
10 opgeroepen.
Het hoofd Omgevingszorg wordt gevuld via een zacht piket uit een regionale poule van 8 personen en een
gemeente Den Bosch poule van 2 personen. De hoofden publieke zorg en omgevingszorg worden uit
dezelfde poule gevuld. Bij noodzaak aan beide functionarissen worden dus twee personen uit de poule van
10 opgeroepen.
Het hoofd Evacuatie komt te vervallen. Landelijk zijn er ontwikkelingen om deze functie te laten vervallen. De
onderliggende taken komen onder een ander hoofdproces van Bevolkingszorg te vallen.
Het hoofd CRIB komt te vervallen. Landelijk is er afgesproken alleen de niet zelfredzamen (zwaar gewonden
patiënten) te registreren via het ‘Slachtofferregistratiesysteem’(SIS). Niet gewonden, betrokken bij een
incident, dienen zelf contact op te nemen met verwanten. Indien nodig worden ze hierin gefaciliteerd.
Regionaal wordt er in de toekomst een liaison voor het SIS benoemd. Het is nog niet duidelijk of deze liaison
hoofd van het proces SIS wordt of onder een van de andere processen wordt geschoven (bijvoorbeeld
Publieke Zorg).
De Officier van Dienst Bevolkingszorg (OvD-BZ) wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule van
7 personen en een gemeente Den Bosch poule van 6 personen.
De Communicatieadviseur CoPI wordt gevuld via een hard piket uit een bovenregionale poule van personen
die in dienst zijn van de politie en in het dagelijks leven persvoorlichter.
6
De gemeente Den Bosch zorgt in eerste instantie zelf voor het vullen van de sleutelfuncties binnen de hoofdstructuur m.b.t.
Bevolkingszorg via een zacht piket. Daarnaast zorgen de resterende 19 gemeenten gezamenlijk voor het invullen van de sleutelfuncties
binnen de hoofdstructuur via een zacht piket.
6
Brandweer
De Bestuurlijk adviseur Brandweer RBT/GBT wordt ingevuld via 1 zacht piket uit een poule van 5 personen.
Uit deze poule wordt ook de operationeel leider ingevuld (hard piket).
De Algemeen Commandant Brandweer (AC-B) wordt ingevuld via 1 hard piket, uit het effectgebied, uit een
poule van 5 personen.
Vervanging/aflossing binnen de eigen organisatie vindt plaats door de dienstdoende functionaris uit het
andere verzorgingsgebied te alarmeren en anders door vrije instroom als er ook een Commando Plaats
Incident (CoPI) nodig is.
De hoofden Bron-en emissiebestrijding, Redding en Ontsmetting worden ingevuld via vrije instroom uit de
regionale poule van Hoofd Officier van Dienst Brandweer van 10 personen. Uit deze poule zijn dan de twee
dienstdoende functionarissen (hard piket) al ingezet als AC-B en Leider CoPI.
De Officier van Dienst Brandweer (OvD-B) wordt ingevuld via 5 harde piketten, uit 5 keer een poule van 5
personen.
Vervanging/aflossing binnen de eigen organisatie vindt plaats de dienstdoende functionaris uit het andere
verzorgingsgebied te alarmeren en anders door vrije instroom.
Geneeskundige Zorg
De Bestuurlijk adviseur Publieke Gezondheid RBT/GBT wordt ingevuld via 1 hard piket uit een poule van 5
personen.
De Algemeen Commandant GHOR (AC-G) wordt ingevuld via 1 hard piket, uit een poule van 4 personen.
Voorlopig geeft de AC-G ook invulling aan de rollen “Hoofd Publieke Zorg” en “Hoofd Spoedeisende
Medische Hulpverlening"
De Officier van Dienst GHOR (OvD-G) wordt ingevuld via 2 harde piketten, uit 2 keer een poule van 9
personen.
Het hoofd Publieke Gezondheidszorg wordt in de nabije toekomst waarschijnlijk ingevuld via 1 hard piket uit
een poule van 5 crisiscoördinatoren afkomstig van de GGD. Dit dient nog verder te worden uitgewerkt.
Het hoofd Spoedeisende Medische Hulpverlening wordt mogelijk in de toekomst ingevuld via 1 hard piket uit
een poule van de managers RAV. Hier worden momenteel nieuwe werkafspraken over gemaakt.
Politie
De Bestuurlijk adviseur Politie Regionaal Beleidsteam (RBT) wordt ingevuld via 1 hard piket uit een poule
van 4 personen.
De Bestuurlijk adviseur Politie Gemeentelijke Beleidsteam (GBT) wordt ingevuld via 1 zacht piket uit een
7
poule van 12 personen.
De Algemeen Commandant Politie (AC-P) wordt ingevuld via 1 hard piket, uit een poule van 6 personen.
Het hoofd SGBO wordt ingevuld via 1 hard piket, uit een poule van 6 personen.
De secties worden ingevuld uit de staande organisatie. Dit wordt nog nader uitgewerkt in het kader van de
nieuwe nationale politie.
7
Deze poule bestaat uit 3 districtchefs en 9 teamchefs, voor beide VR BN en VR BZO samen. Enkele teamchefs draaien ook piket voor
de functie AC ROT.
7
De Officier van Dienst Politie (OvD-P) wordt ingevuld via 2 harde piketten, uit één poule van 60 personen.
2.3
Kwetsbaarheid invulling sleutelfunctionarissen
Multidisciplinaire functies
Het invullen van de multidisciplinaire sleutelfuncties wordt niet als kwetsbaar gezien. Bij vrije instroom geldt
wel dat de beschikbaarheid van voldoende functionarissen tijdens vakantieperiodes moet worden bewaakt.
Bevolkingszorg
De opkomsttijd van de OvD-BZ, het vullen van de secties en de opkomsttijd van de communicatieadviseur
8
CoPI worden als meest kwetsbaar gezien.
Brandweer
Het invullen van de sleutelfuncties wordt niet als kwetsbaar gezien.
GHOR
Het invullen van de sleutelfuncties wordt nog niet als kwetsbaar gezien ervan uitgaande dat er goede
werkafspraken kunnen worden gemaakt over het vullen van de secties.
Politie
De opkomsttijd van de Algemeen Commandant Politie (AC-P) is kwetsbaar, doordat de politie inmiddels in
een groter territoriaal gebied (Oost-Brabant) werkzaam is.
8
De vereiste opkomsttijd van 30 minuten van de communicatieadviseur CoPI is kritisch, omdat het verzorgingsgebied van deze
functionaris twee regio’s omvat (VR BN en VR BZO).
8
3
Opties bij vervanging en aflossing van personeel
Voor het aflossing of vervangen van functionarissen zijn er drie opties mogelijk.
Optie 1: Achtervang door vrije instroom
De voorzitter van het beleidsteam, de Operationeel Leider of de Algemeen Commandant kan bij gebrek aan
personeel of voor eigen aflossing personen uit de poule laten oproepen (via de communicator of pager) om
aan te geven of ze beschikbaar zijn. Denk hierbij aan het vervangen van enkele functionarissen.
Van deze optie zal het meest gebruik gemaakt worden.
Optie 2: Achtervang door gebruik te maken van functionarissen uit andere regio's
De Operationeel Leider of Algemeen Commandant neemt contact op met zijn of haar collega van VR BZO
9
met het verzoek om een sleutelfunctionaris te leveren . Indien haast is geboden kan gebruik worden gemaakt
van de dienstdoende functionaris van VR BZO, anders wordt uit de poule van VR BZO geput.
Mocht VR BZO geen optie zijn, dan kan bijstand worden gevraagd aan het landelijk operationeel
coördinatiecentrum (LOCC).
Bijvoorbeeld bij het aflossen van ROT-leden bij langdurige incidenten, waarbij voldoende tijd is voor
informatieoverdracht en gebrek aan lokale kennis minder relevant is.
Dit is voor vervanging van de CoPI-leden minder wenselijk, omdat hier lokale kennis een grote rol speelt.
Voor vervanging van beleidsteamleden is dit minder wenselijk gezien de bestuurlijke en politieke
verantwoordelijkheden en context.
Van optie 2 zal zelden gebruik gemaakt worden.
Optie 3: Het overdragen van het incident aan de Veiligheidsregio Brabant Zuid-Oost
In het uitzonderlijke geval dat optie 2 niet afdoende is, bijvoorbeeld in geval van een gelijktijdig incident op
GRIP 2 niveau, kan (een deel van) het gehele incident, inclusief alarmering en ondersteuning, worden
overgedragen aan de VR BZO. Dan ligt de verantwoordelijkheid van de operationele uitvoering van de
incidentbestrijding bij de VRBZO, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de VR BN.
De Operationeel Leider neemt indien mogelijk zo spoedig mogelijk contact op met de voorzitter van het
bestuur van de VR BN en de bij het incident betrokken burgemeester(s) om te besluiten voor deze optie te
kiezen. Bijvoorbeeld bij het uitvallen van het gehele ROT naar aanleiding van een explosie in het GMC.
De vervanging van de CoPI-leden door VR BZO is minder wenselijk, omdat hier lokale kennis een grote rol
speelt. De vervanging van beleidsteamleden door VR BZO is minder wenselijk gezien de bestuurlijke en
politieke verantwoordelijkheden, die bij de bestuurders van VR BN zullen blijven liggen.
Van optie 3 wordt alleen in het uiterste geval gebruik gemaakt en de kans hierop is zeer onwaarschijnlijk.
9
De GHOR kan ook gebruik maken van functionarissen van de VR MWB.
9

Download Report