!
Installatie handleiding
!
Gefeliciteerd! Ook voor jouw organisatie zal de kracht van de iPublications KnowledgeBase (zoals
bekend van AFAS) worden ontsloten, in jullie eigen gepersonaliseerde KB waar interne medewerkers
of externe gebruikers (klanten?) snel de voor hun relevante informatie kunnen vinden.
!
De KnowledgeBase voedt zich met informatie uit AFAS Profit Dossieritems, en biedt medewerkers
en/of gebruikers de mogelijkheid in te loggen via jullie eigen AFAS InSite of AFAS OutSite omgeving.
!
De KnowledgeBase wordt grotendeels door iPublications (aan de kant van iPublications) ingericht.
Alle inrichting (binnen de geboden standaard) en techniek achter de schermen wordt door
iPublications verzorgd; hier heeft u geen omkijken naar.
!
Aan de AFAS Profit kant dienen echter wel enkele zaken ingericht te worden die voor het
functioneren van de KB noodzakelijk zijn. Dit document beschrijft de in te richten elementen stap
voor stap. De inrichting geschiedt zowel in AFAS Profit (Windows) als de InSite of OutSite omgeving
waarmee de KB moet verbinden voor het inlog-proces.
!
Vereisten
!
Om gebruik te kunnen maken van de iPublications KnowledgeBase voor AFAS Profit worden enkele
vereisten gesteld aan uw AFAS Profit omgeving, inrichting en hetgeen er reeds is ingericht. Als aan
deze vereisten niet, of nog niet wordt voldaan is het niet mogelijk de KnowledgeBase te
implementeren! Zorg er dus op voorhand voor dat aan de vereisten wordt voldaan.
!
Vereist is dat:
- De Connector Licentie in Profit aanwezig is (standaard bij Profit Plus-licenties)
- De AFAS Profit Webservices (Connectoren) zijn geïnstalleerd op de Webserver (Standaard bij AFAS Online)
- InSite of OutSite is ingericht, en publiek bereikbaar is voor bezoekers van de KnowledgeBase die willen
inloggen.
- Is nagedacht of InSite of OutSite gebruikt moet worden voor een login op de KnowledgeBase: slechts één
van de twee is mogelijk als inlog-portal te gebruiken. Indien inloggen enkel voor medewerkers vereist is:
InSite. Indien ook klanten / externe gebruikers in dienen kunnen te loggen: OutSite.
- De persoon die de inrichting gaat doen Admin-rechten heeft in Profit Windows, en Site-beheerders
rechten in de InSite/OutSite omgeving.
- Minimaal AFAS Profit 2014 versie 2.4 in geïnstalleerd, en dossieritem-vrije velden 40 moet vrij zijn.
1
Installatie-stappen
!
De volgende elementen zullen in dit document worden besproken, en dienen te worden ingericht in
AFAS Profit:
!
1.
Een nieuwe integratiepagina toevoegen en activeren in InSite / OutSite
2.
Een nieuwe Pagina toevoegen aan InSite / OutSite * Let op! Informatie aan iPublications verstrekken!
3.
Het toevoegen van (een reeks) dossier-types
4.
Het importeren van velden op dossier-type 99, vrije velden 40
5.
Enkele GetConnectoren importeren
6.
Een nieuwe AppConnector toevoegen * Let op! Informatie aan iPublications verstrekken!
!
2
Installatie Stap 1 & 2 » Een nieuwe integratiepagina toevoegen
!
De KnowledgeBase gebruikt een ‚integratiepagina’ om gebruikers te kunnen inloggen. Hiervoor
hebben gebruikers niet een aparte gebruikersnaam en wachtwoord nodig: de gebruikersnaam en
wachtwoord van InSite of OutSite worden gebruikt. De gebruiker logt dus in op InSite of OutSite, en
is daarmee automatisch ingelogd op de KnowledgeBase.
!
In deze stap gaan we een integratiepagina toevoegen aan AFAS Profit, en aan de Site (InSite/OutSite)
waar de login van de KnowledgeBase actief moet zijn. Dit kan maar één site zijn, ofwel InSite, ofwel
OutSite. Bepaal van tevoren in welke site je de inrichting wilt doen; moeten naast medewerkers ook
externe gebruikers kunnen inloggen dan zal de inrichting in OutSite gedaan moeten worden.
Wanneer enkel medewerkers gaan inloggen, zal de inrichting hoogstwaarschijnlijk in InSite gedaan
moeten worden.
Wanneer je geen login wilt toepassen voor de KnowledgeBase, pas dan de inrichting op een InSite
omgeving toe, zelfs als er helemaal niet ingelogd gaat worden.
!
Deze stap bevat inrichting in zowel Profit Windows als InSite / OutSite.
!
Ga onder Algemeen naar „Type pagina” (In & OutSite) en
!
Kies voor „2. Nieuw type
integratie” in de
actieknoppen, boven in
de weergave met typen
pagina’s.
!
Na het aanklikken van de actiekop
komt er een wizard tevoorschijn
waarin de volgende gegevens
ingevoerd dienen te worden:
!
!
!
Omschrijving: KnowledgeBase & omschrijving meervoud: KnowledgeBases
Publieke integratiesleutel:
f0f35c887fa51
Geheime integratiesleutel:
c83f1f3e97b6a
Sluit de wizard af met de knop „Voltooien (F7)”
3
Ga nu onder Algemeen, In & OutSite naar „Site” en open (dubbel klikken)
de Site waar de login voor de KnowledgeBase op moet geschieden.
!
Wanneer de Site is geopend, ga je naar het tabblad „Typen pagina” en zet
je het vinkje „Geactiveerd” bij de pagina die zojuist is aangemaakt;
„KnowledgeBases” van het soort „Integratie”.
!
Sluit met de knop rechts onder: „OK (F7)”
Log nu in op de Site waarop je de integratie-pagina hebt geactiveerd, en
ga rechts boven naar de Site-beheerders modus.
!
Eenmaal ingelogd als site-beheerder ga je links
boven naar „Nieuw” en kies je voor „Pagina”.
!
!
Kies in de wizard „Aanmaken pagina” voor het type pagina „KnowledgeBase” en geef als
omschrijving: Login
Het toevoegen van een afbeelding is optioneel. Indien gewenst kan het bovenstaand getoonde logo worden
gedownload op: http://goo.gl/sOHa5K
Kies nu in de wizard voor de button rechts onder: „Volgende”
4
Geef in deze stap het adres
van de integratiepagina in.
Dit adres krijg je van
iPublications.
!
!
Het adres ziet er altijd uit als:
https:// { uw merknaam / KB naam } .knowledgeba.se/sso/
!
Kortom: vervang het woordje ‚demo’ uit het bovenstaande voorbeeld voor een woord zoals
overeengekomen met iPublications, en klik rechts onder op „Volgende”.
!
Geef ook in alle vervolgschermen „Volgende”, en pas waar nodig instellingen naar voorkeur aan.
!
Let op dat in één van de vensters het kopje
„Restricties” aanwezig is. Vink hier aan dat de
integratie Alleen in de huidige site beschikbaar is.
!
Je komt nu op de nieuw aangemaakte InSite / OutSite pagina. Klik hier (in de juiste volgorde) op
„Indeling”, en klik vervolgens op het integratie-onderdeel in het hoofdvenster. Er komt een kader om
het integratie-onderdeel te staan.
Klik hier rechts boven op „Eigenschappen”.
!
!
5
Kies bij de eigenschapen van het
integratie-onderdeel voor
„Volledige inhoud” bij „Hoogte” en
klik rechts onder op „Aanpassen”.
!
Kies vervolgens boven in de balk
voor site-beheerders voor
„Eigenschappen”
!
!
!
!
!
!
!
Kies bij de integratie-pagina instellingen voor „Volledig scherm” bij „Lay-out”, en na deze instelling
gewijzigd te hebben klik je op „Publiceren”.
!
Bevestig de vraag of de publicatie uitgevoerd moet worden met „Ja”.
!
Geef nu het adres van de InSite / OutSite omgeving waar de inrichting is gedaan
door aan iPublications.
!
!
!
!
!
!
6
Installatie Stap 3 » Het toevoegen van een reeks dossiertypes
!
De KnowledgeBase voedt zichzelf met content vanuit dossieritems uit AFAS Profit. Deze
dossieritems mogen zijn toegevoegd op iedere manier die Profit ondersteunt, zoals:
-
!
Handmatig toegevoegd
Toegevoegd vanuit de Office Connector
Toegevoegd door een signaal
Toegevoegd vanuit een workflow (InSite/OutSite)
De KnowledgeBase gebruikt hiervoor dossiertype 99. De kans is heel groot dat in de eigen Profit
omgeving dossiertype 99 nog lang niet wordt gebruikt. Om tot dossiertype 99 te komen zal er een
reeks nieuwe dossiertypes als ‚opvulling’ aangemaakt moeten worden, welke binnen de organisatie
later alsnog hernoemd en gebruikt kunnen gaan worden.
!
Om de inrichting te doen gaan we onder Algemeen
naar Dossier - Inrichting en dan naar:
„Type dossieritem”
!
Zoek vervolgens een ongefilterde weergave op, waar
alle in gebruik zijnde dossiertypes worden
weergegeven.
!
Zoek het hoogste in gebruik zijnde
dossiertype op. In het ons voorbeeld is
nummer 42 het hoogste in gebruik
zijnde dossiertype.
!
We gaan nu tot we bij nummer 98 zijn
dossiertypes toevoegen. Deze
dossiertypes gaan we niet gebruiken,
maar dienen als vulling om tot nummer
!
!
99 te komen.
7
Om tot dossiertype 98 te komen (zodat we dossiertype 99 voor de KnowledgeBase kunnen
toevoegen) herhaal je de onderstaande stappen:
!
Klik op „Nieuw”.
Geef als omschrijving (bijvoobeeld) op:
!
<< niet in gebruik >> - xx
Vul achter de omschrijving het nummer in van het volgende, vrije dossiertype, zodat de omschrijving
uniek is, en correspondeert met het nummer van het dossiertype dat het nieuwe dossiertype
toegewezen zal krijgen van Profit.
Laat alle veldwaarden verder standaard, en klik op „Volgende (F6)” en daarna op „Voltooien (F7)”.
In Profit komt de weergave dossieritems er nu zo uit te zien:
!
!
!
!
!
!
!
8
Wanneer tot aan dossiertype 98 is gemaakt, en 99 het volgende nummer zal worden, maken we het
dossiertype dat daadwerkelijk voor de KnowledgeBase is: het „KnowledgeBase” dossiertype.
!
Voor de KnowledgeBase is de Vrije Velden set 40 vereist. Bij één of meerdere bestaande
dossiertypes zijn waarschijnlijk al enkele vrije velden sets in gebruik. Deze zijn te herkennen doordat
er „Vrije velden XX: ….” in de omschrijving van het dossiertype staat.
We gaan nu aan de zojuist toegevoegde, niet in gebruik zijnde, dossiertypes de vrije velden koppelen
tot we bij „Vrije velden 39” zijn.
!
We doen dit door de weergave te filteren op onze zojuist toegevoegde dossiertypes „niet in gebruik”;
!
We gaan nu de vrije velden sets
toekennen aan de niet in gebruik zijnde
dossiertypes.
!
We beginnen boven aan (bij het laagste
nummer) en we openen de
eigenschappen van het dossiertype. Ga naar het tabblad „Kenmerken” en vink de optie „Vrije velden
en tabbladen mogelijk maken” aan. Profit vraagt of je door wilt gaan: klik hier op „Ja”.
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
9
Houd bij het toekennen van de vrije velden heel goed in de gaten dat je stopt na toekenning van:
!
Vrije velden 39!!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
Op dit moment (controleer dit goed) is het hoogste dossiertype 98 en is het hoogste nummer Vrije
velden 39. We gaan nu een laatste dossiertype maken (dat nummer 99 zal krijgen) en we gaan ook op
dit dossiertype Vrije velden aan zetten; dit zullen Vrije velden 40 worden.
!
We maken nog 1x een
nieuw dossiertype. Dit
keer geven we niet de
omschrijving „niet in
gebruik”, maar noemen we
het dossiertype:
„KnowledgeBase”.
!
In het volgende venster
vinken we „Vrije velden en
tabbladen mogelijk
maken” aan.
Het resultaat is een dossiertype 99 met
omschrijving „KnowledgeBase”, en hier aan
gekoppeld „Vrije velden 40”.
10
Installatie Stap 4 » Importeren van vrije velden bij Vrije velden 40
!
Het is mogelijk diverse kenmerken te ontsluiten in de KnowledgeBase bij artikelen; een kleine
selectie velden kunnen worden getoond in de zoekresultaten, een grotere hoeveelheid velden kan
worden getoond in het resultatenscherm van een KnowledgeBase artikel.
!
Daarnaast zijn er enkele kenmerken op te geven bij
KnowledgeBase artikelen (dossieritems), die bepalen wie de
content mogen raadplegen, en of de content publiek, of juist enkel
achter een login vindbaar moet zijn.
!
Om kenmerken vast te leggen is het noodzakelijk vrije velden te
importeren op „Vrije velden 40”. Na het importeren van de vrije
velden dienen tabbladen toegevoegd te worden welke naar eigen
inzicht worden geautoriseerd.
!
!
Ga hiervoor naar Algemeen - Beheer - „Management Tool” en kies voor de functiegroep Dossier.
!
!
!
!
!
Kies vervolgens links voor het bestand „Vrije velden 40: KnowledgeBase” en kies in het rechter
venster voor actieknop „2. Importeren”.
Blader hier naar het van iPublications ontvangen bestand: VV KnowledgeBase - Dossier VV40.fie
!
Na het importeren van de velden dienen de velden te worden toegevoegd op tabbladen. Dit kan
worden gedaan naar eigen inzicht en voorkeuren. Houd er rekening mee de tabbladen voldoende te
autoriseren voor binnen Profit Windows, InSite en/of OutSite.
!
11
Nadat de vrije velden op „Vrije velden 40: KnowledgeBase” zijn geïmporteerd en de velden op
nieuwe tabbladen zijn toegevoegd, keer je terug uit het venster. Profit vraagt of je de omgeving
opnieuw wilt openen: doe dit, en keer hierna opnieuw terug naar de Management Tool om dit keer te
gaan naar de functiegroep „Organisatie/Persoon”.
!
Importeer hier in het bestand „Organisatie/Persoon” het door iPublications geleverde bestand:
VV KnowledgeBase - OrganisatiePersoon.fie
!
Maak nu zowel op „Tabbladen: Organisatie” als „Tabbladen: Persoon” (en optionee ook voor InSite /
OutSite) een tabblad aan „KnowledgeBase” en „KnowledgeBase (Prs)”, en voeg hier de drie
geïmporteerde velden op toe: „KB Autorisatiegrp. 1” t/m „KB Autorisatiegrp. 3”
!
!
12
Installatie Stap 5 » GetConnectoren importeren
!
Door iPublications zijn een drietal .gcn bestanden geleverd. Deze dienen te worden geïmporteerd in
AFAS Profit. LET OP! Het is van groot belang alle voorgaande stappen eerst uitgevoerd te hebben!.
!
Om de GetConnectoren te importeren ga je in Profit naar:
Algemeen - Uitvoer - Beheer - „GetConnector”
!
Kies in de weergave met GetConnectoren voor actieknop
„4. Importeren”.
!
Blader naar de drie door iPublications meegeleverde GetConnectoren:
- iPublications_KnowledgeBase_Avatar.gcn
- iPublications_KnowledgeBase_Content.gcn
- iPublications_KnowledgeBase_Login.gcn
!
Na het importeren van de connectoren bevestigt Profit de voltooide import.
!
13
Installatie Stap 6 » Een AppConnector inrichten
!
Tot slot dient een AppConnector voor de KnowledgeBase te
worden ingericht, welke iPublications toegang verschaft tot de
zojuist ingerichte en geïmporteerde gegevens. Hierdoor kunnen
KnowledgeBase artikelen worden opgehaald. Ga hiervoor naar:
Algemeen - Beheer - „App connector” en klik hier op „Nieuw”.
!
!
!
!
!
!
!
Geef in de wizard voor toevoegen van de App Connector als omschrijving in: „KnowledgeBase”. Bij de
gebruikersgroep geef je een groep uit Profit met beheerdersrechten op, als bijv. de in veel
omgevingen aanwezige groep „APL” (Applicatiebeheerders).
Zet vervolgens het vinkje „Geblokkeerd” uit.
14
Ga nu naar het tabblad „GetConnectoren” en klik op
„Nieuw”.
!
Selecteer nu de drie connectoren voor de
KnowledgeBase, eenvoudig te vinden door te filteren
op „iPublications_Knowledgebase”.
!
Voltooi de wizard na het selecteren van
alle drie de connectoren.
!
!
!
!
Ga nu naar het tabblad „Gebruikerstokens” en klik op
„Nieuw”.
!
Selecteer een gebruiker die permanent in AFAS Profit
aanwezig is en blijft, en voldoende rechten heeft. Geef
als omschrijving: „iPublications”.
Nadat op „Volgende” wordt geklikt toont AFAS Profit het „Gegenereerde token”.
Let op! Lever de inhoud van het tekstvlak volledig aan bij iPublications, dus van:
<token> … tot … </token>
15
Gefeliciteerd!
!
Super! De implementatie t.b.v. de KnowledgeBase is voltooid! Om te starten (en de eerste tests te
kunnen doen) willen we je vragen enkele (test?) dossieritems toe te voegen van type 99 KnowledgeBase. Zorg dat de test-dossieritems op zijn mist de volgende gegevens bevatten:
!
-
Dossiertype 99
Onderwerp gevuld
Toelichting gevuld
Documentgroep gevuld, 5 testdossieritems, iedere keer een andere groep (G1 t/m G5)
Hier en daar extra trefwoorden (spatie-gescheiden) gevuld
Alle test-dossieritems op „Openbaar” (aangevinkt)
Kenmerk 1-3 hier en daar gevuld, minimaal bij één dossieritem alledrie gevuld
Kenmerk 4-10 hier en daar gevuld
!
!
16
© Copyright 2024 ExpyDoc
