kunt u de notulen van de extra ALV lezen van 27-03-2014.

Verslag Extra Algemene Ledenvergadering Edese Schoolvereniging
d.d. 27 maart 2014
Aanwezigen: 53 aanwezigen, 8 afmeldingen (de afgemelde leden hebben hun
vertrouwen in het bestuur per mail bevestigd)
De aanwezige leden en één (buitengewoon) lid van de Ledenraad zijn door de
directeur bij binnenkomst geregistreerd.
1. Opening
De voorzitter, Koen Jansen, opent de vergadering om 20.05 uur en heet de
aanwezigen welkom.
2. Toelichting en verantwoording van het bestuur over de gang van zaken
rond de aanbesteding VSO/TSO/BSO
De voorzitter heeft een zeer gedetailleerde toelichting en verantwoording
gepresenteerd rond de aanbesteding VSO/TSO/BSO.
De feiten zijn in chronologische volgorde gepresenteerd aan de hand van een
Word document van 66 pagina’s.
De huidige stand van zaken is:
 Bestuur heeft besloten om voor de aanbieder voor VSO/BSO/TSO De
Thuisclub te kiezen.
 MR heeft besloten om in te stemmen met de keuze voor De Thuisclub voor
wat betreft TSO en een positief advies te geven voor de keuze voor De
Thuisclub voor wat betreft VSO/BSO.
 Bestuur, MR en De Thuisclub zijn akkoord met de opgestelde contracten.
 Contracten kunnen getekend worden.
3. Besluitvorming naar aanleiding van punt 2
De voorzitter heeft verantwoording afgelegd op het besluit waarom er voor De
Thuisclub is gekozen.
Vragen
Waarom is er besloten om het contract met Brood & Spelen niet nogmaals te
verlengen?
De procedure van de aanbesteding TSO/BSO is opgestart om de mogelijkheden
en de kwaliteit van BSO aanbieders in de regio te onderzoeken. Na twee keer
een verlenging met één jaar kon na afronding van de aanbesteding een besluit
genomen worden. De nieuwe aanbieder, die als beste uit de aanbesteding naar
voren is gekomen, zal een overeenkomst aangaan voor een periode van 5 jaar.
Christa Janzen
140331 Notulen extra ALV 140327
1 van 4
Wat is de uitslag en stand van zaken over de schooltijden?
De enquête schooltijden is door 56% van de leden ingevuld. Het gedeelde advies
van de commissie was het continurooster en het behouden van het huidige
schooltijdenmodel. Het bestuur heeft vervolgens besloten om het huidige
schooltijdenmodel te handhaven. In november 2012 is een uitgebreid rapport
gepubliceerd over de schooltijden.
Indien er een gelijkwaardige BSO aanbieder zich zou presenteren, dan werd
gesteld dat Brood & Spelen voorrang krijgt. Is De Thuisclub wel een
gelijkwaardige BSO organisatie?
Aan de hand van een beoordelingsmatrix zijn de drie beste aanbieders
gescreend. De commissie opvang, de MR en het bestuur hebben unaniem
besloten dat BSO De Thuisclub een betere plan van aanpak heeft gepresenteerd.
De informatie over de aanbesteding is gecommuniceerd. De ouders zijn echter
pas laat bij de besluitvorming betrokken. De leden zijn niet meegenomen in het
proces en werden voor een voldongen feit geplaatst, hetgeen onrust heeft
veroorzaakt. Waarom is de besluitvorming niet bij de leden getoetst?
De voorzitter geeft toe dat er beter gecommuniceerd had kunnen worden. De
huidige oudercommissie BSO is te laat geïnformeerd. De aanbesteding had geen
toetsing in zich bij de individuele leden.
Er ligt echter ook een plicht bij de leden / ouders om informatie te halen door
actief te vragen en op een volwassen manier in gesprek te gaan. Helaas is er
grensoverschrijdend gedrag vertoond door een klein groepje ouders.
Wat zijn de redenen geweest om op een bepaald moment geen ouderraadpleging
te laten plaatsvinden?
De voorzitter licht toe dat bij een wijziging van VSO/TSO/BSO aanbieder een
ouderraadpleging geen wettelijke vereiste is. Bij een aanbesteding zijn de
plannen van aanpak vertrouwelijk. Dit is inherent aan een aanbestedingsprocedure. De MR en het bestuur zijn bevoegd om een besluit te nemen en
vertegenwoordigen de leden. De formele besluiten waren genomen en de
ouderraadpleging zou dit besluit niet meer kunnen herroepen.
De onrust is ontstaan omdat de gemaakte keuze voor De Thuisclub sommige
ouders niet bevalt.
Koen bevestigt dit en licht toe dat als er destijds gekozen zou zijn voor het
continurooster dat ouders hun kinderen van school zouden hebben gehaald.
Wijzigingen zullen derhalve altijd gepaard gaan met voor- en tegenstanders.
Het bestuur en de MR nemen weloverwogen besluiten in het belang van de
kwaliteit van de school en het welbevinden van de kinderen. De keuze voor BSO
De Thuisclub is een weloverwogen en gedegen onderbouwde besluit geweest.
Christa Janzen
140331 Notulen extra ALV 140327
2 van 4
Bestond de commissie opvang uit de juiste personen? Waren alle geledingen
vertegenwoordigd?
De commissie is bewust samengesteld uit diverse geledingen van de
schoolorganen (ouders, teamleden, MR en bestuursleden). Alle partijen waren
vertegenwoordigd.
Hoe gaat de overgang naar de nieuwe BSO? In hoeverre zal er geëvalueerd
worden?
De Thuisclub gaat de overdracht met Brood & Spelen bespreken. Het idee is om
een implementatie manager of commissie te benoemen die De Thuisclub zal
helpen bij de start op de ESV.
Het contract is inmiddels goedgekeurd door de MR en het bestuur.
In het contract zijn ontbindingsvoorwaarden opgenomen. Het plan van aanpak
maakt integraal onderdeel uit van het contract. Tevens zijn de evaluatie
momenten contractueel vastgelegd. Tijdens de jaarlijkse evaluatie wordt getoetst
of de BSO voldoet aan de kaders en uitgangspunten.
Koen bedankt de leden voor de gestelde vragen en gemaakte opmerkingen.
4. Bestuur brengt de vraag in stemming of er voldoende vertrouwen is in het
functioneren van het bestuur en zal daaruit haar conclusies trekken
Tijdens agendapunt 4 heeft het bestuur, via een schriftelijk stembiljet, de vraag in
stemming gebracht: “Hebt u voldoende vertrouwen in het functioneren van het
huidige bestuur?” (Ja / Nee)
De stemmen zijn geteld door de stemcommissie, bestaande uit Wil Fritz
(directeur) en Cor de Ridder (toezichthoudende Ledenraad).
Er waren in totaal 53 stemgerechtigden aanwezig, waarvan twee leden een
volmacht meenamen. Er waren dus in totaal 55 stemmen.
Na een korte pauze heeft de voorzitter de uitslag van de stemming bekend
gemaakt.
De uitslag van de stemming is:
 Niet gestemd: 1
 Blanco gestemd (en dus ongeldig): 3
 Nee (geen vertrouwen): 3
 Ja (wel vertrouwen): 48
5. Sluiting ALV
Bij de sluiting van de vergadering deelt de voorzitter, Koen Jansen, mee dat hij
om persoonlijke redenen besloten heeft om met onmiddellijke ingang af te treden.
Ton Soetendaal neemt vervolgens het woord om de voorzitter te bedanken voor
zijn inzet voor de ESV. Hij betreurt het feit dat de commotie rondom de
aanbesteding heeft geleid tot het aftreden van Koen Jansen.
De aanwezigen worden bedankt voor hun aanwezigheid en inbreng en de
voorzitter sluit de ALV om 22.30 uur.
Christa Janzen
140331 Notulen extra ALV 140327
3 van 4
Na afloop van de ALV heeft het bestuur zich onderling over de uitkomst beraad.
De overige bestuursleden hebben op basis van het gestelde vertrouwen besloten
om aan te blijven.
Het bestuur bestaat nu uit 5 personen, hetgeen het reglementaire minimum is.
Er is een vacature voor 2 leden die het bestuur de komende jaren willen komen
versterken.
Op maandag 31 maart wordt er een extra nieuwsbrief uitgebracht waarin het
verkorte verslag over de extra ALV wordt gecommuniceerd.
Christa Janzen
140331 Notulen extra ALV 140327
4 van 4

Download Report