Vademecum
ABAP Letteren
foto op voorpagina door Rob Stevens (Fotodatabank KU Leuven)
Inhoud
Inhoud ...................................................................................................................................................... 1
Voorwoord ............................................................................................................................................... 5
I. Praktische richtlijnen en overzichten .................................................................................................... 6
1. Je allereerste stappen ...................................................................................................................... 6
1.1. Kennismaken met de voorzitter van je onderzoekseenheid .....................................................6
1.2. Kennismaken met de secretaris van je onderzoekseenheid .....................................................6
1.3. Kennismaken met de administratief directeur en de decaan ...................................................6
2. Praktisch ........................................................................................................................................... 7
2.1. Sleutels ...................................................................................................................................... 7
2.2. Hoe gebruik maken van de parking of de fietsenstalling? ........................................................7
2.3. Personeelskaart ......................................................................................................................... 7
2.4. Bibliotheekkaart = personeelskaart .......................................................................................... 7
2.5. Telefoongebruik en fax .............................................................................................................. 8
2.6. Een PC, aansluiting op het KU Leuven netwerk en een e-mailadres.........................................8
2.7. Draadloos netwerk KU Leuven .................................................................................................. 8
2.8. Doctoraat ................................................................................................................................... 9
2.9. De ABAP-delegatie..................................................................................................................... 9
2.10. KU Loket, het administratieve “portaal” van de KU Leuven ...................................................9
2.11. Toledo .................................................................................................................................... 10
2.12. Lirias....................................................................................................................................... 10
2.13. Bureaumateriaal en kopiekaarten......................................................................................... 10
2.14. Huispost ................................................................................................................................. 10
2.15. Huisstijl .................................................................................................................................. 11
2.16. Didactische apparatuur, toezicht op lokalen en lokalen reserveren ....................................11
2.17. Wijziging van persoonsgebonden gegevens ......................................................................... 11
2.18. Functioneringsgesprekken .................................................................................................... 11
2.19. ABAP-vertrouwenspersoon in Letteren ................................................................................ 11
2.20. Dienst Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) ...................................................................11
2.21. Melding technisch defect ...................................................................................................... 12
2.22. Sorteren ................................................................................................................................. 12
2.23. Groentetas ............................................................................................................................. 12
2.24. Noodnummer ........................................................................................................................ 12
2.25. Eerste interventieploeg (EIP) ................................................................................................. 12
2.26. Formulieren ........................................................................................................................... 13
2.27. Uit dienst ............................................................................................................................... 13
II. Waar je informatie vindt .................................................................................................................... 14
1. Over de universiteit en de KU Leuven ............................................................................................ 14
1
1.1. KU Leuven ................................................................................................................................ 14
1.2. Personeelsgids (wie-is-wie) van de KU Leuven .......................................................................14
1.3. Reglementen van de KU Leuven.............................................................................................. 14
1.4. GeDOCumenteerd ................................................................................................................... 14
1.5. Doctoraat ................................................................................................................................. 14
2. De Groep Humane Wetenschappen............................................................................................... 14
2.1. De Groep HW........................................................................................................................... 14
2.2. Doctoraat ................................................................................................................................. 15
3. De Faculteit Letteren ...................................................................................................................... 15
3.1. Faculteit Letteren .................................................................................................................... 15
3.2. Huishoudelijk reglement van de Faculteit Letteren ................................................................15
3.3. Personeelsportaal.................................................................................................................... 15
3.4. Doctoraat ................................................................................................................................. 15
3.5. Verslagen ................................................................................................................................. 15
III. Het statuut van het ABAP .................................................................................................................. 16
1. Het personeel van de KU Leuven ................................................................................................... 16
2. De Vereniging van het Academisch Personeel Leuven (VAPL) .......................................................16
3. Het ABAP en de Personeelsdienst .................................................................................................. 16
3.1. De personeelsdienst ................................................................................................................ 16
3.2. Verwerking en wijziging van persoonsgebonden gegevens ....................................................17
4. Het assisterend academisch personeel (AAP) ................................................................................ 17
5. Het bijzonder academisch personeel (BAP) ................................................................................... 17
6. Nevenactiviteiten ........................................................................................................................... 18
7. Aanvullende studies ....................................................................................................................... 18
8. Nuttig om te weten ........................................................................................................................ 18
8.1. Verlof ....................................................................................................................................... 18
8.2. Onderbreking van de ambtsvervulling .................................................................................... 18
8.3. Afwezigheid in dienstopdracht en zendingen ......................................................................... 19
8.4. Ziekte ....................................................................................................................................... 19
8.5. Personeelsvoordelen ............................................................................................................... 19
IV. Structuur van de Faculteit Letteren .................................................................................................. 22
1. De Universiteit ................................................................................................................................ 22
2. De 3 Groepen.................................................................................................................................. 22
3. De integratie aan de Faculteit Letteren ......................................................................................... 22
4. De Faculteit..................................................................................................................................... 22
5. Onderzoekseenheden en onderzoeksgroepen .............................................................................. 23
6. Bijzondere facultaire commissies ................................................................................................... 24
6.1. De Didactische Commissie (DC) ............................................................................................... 24
2
6.2. Permanente Onderwijscommissies (POC’s) ............................................................................ 24
6.3. Curriculumcommissies (CC’s) .................................................................................................. 24
6.4. De Doctoraatscommissies ....................................................................................................... 25
6.5. De Commissie Onderzoek ....................................................................................................... 25
6.6. De DIV-vergadering ................................................................................................................. 25
7. Specifieke Lerarenopleiding Letteren............................................................................................. 25
V. De ABAP-delegaties ............................................................................................................................ 26
1. De ABAP-delegatie in de Academische Raad ................................................................................. 26
2. De ABAP-delegatie in de Subfaculteitsraad (Leuven-Kortrijk) .......................................................26
3. De verkiezing van de ABAP-delegatie in de Subfaculteitsraad.......................................................26
4. De voorzitter van de ABAP-delegatie in het Faculteitsbestuur ......................................................27
5. De ABAP-fractie .............................................................................................................................. 27
6. Informatie en communicatie .......................................................................................................... 27
7. De vertegenwoordiging van het ABAP in de facultaire commissies...............................................27
VI. De diensten ....................................................................................................................................... 29
1. De administratief coördinatoren van de onderzoekseenheden ....................................................29
2. Het decanaat .................................................................................................................................. 29
3. Decanaatsecretariaat ..................................................................................................................... 29
4. De Receptie .................................................................................................................................... 29
5. Het Onderwijssecretariaat Letteren (OSL) ..................................................................................... 30
6. Secretariaat Specifieke lerarenopleiding (SLO) Letteren ...............................................................30
7. Monitoraat ..................................................................................................................................... 30
8. Ombudsdienst ................................................................................................................................ 31
9. Stafmedewerker communicatie ..................................................................................................... 31
10. Stafmedewerkers onderwijs......................................................................................................... 31
11. Stafmedewerker onderzoek ......................................................................................................... 31
12. Financiële cel ................................................................................................................................ 31
13. IMCO (International Mobility and Cooperation Office) ...............................................................32
13.1. Voorstelling ........................................................................................................................... 32
13.2. Onderzoeksverblijf in het buitenland .................................................................................... 32
13.3. ‘Joint’ en ‘double’ degrees .................................................................................................... 33
14. Diversiteitsteam ........................................................................................................................... 33
15. Dienst Informatieverwerking (DIV) .............................................................................................. 34
15.1. Dienstverlening...................................................................................................................... 34
15.2. Helpdesk ................................................................................................................................ 34
16. Beheerder operationele processen .............................................................................................. 34
VII. De faculteitsbibliotheek ................................................................................................................... 36
1. Algemeen ........................................................................................................................................ 36
3
2. Uitleenfaciliteiten voor personeel .................................................................................................. 36
3. Interbibliothecaire aanvraag voor bruikleen of fotokopie (IBL) .....................................................37
4. De Digitale Bibliotheek ................................................................................................................... 37
5. Andere faciliteiten .......................................................................................................................... 37
6. Bestelsuggesties en schenkingen ................................................................................................... 37
VIII. Examensurveillantie ........................................................................................................................ 38
IX. Wat met je toekomst? ....................................................................................................................... 39
1. Mogelijke loopbanen binnen de KU Leuven en daarbuiten ...........................................................39
1.1. Loopbanen voor onderzoekers................................................................................................ 39
1.2. Onderwijsgerichte loopbanen ................................................................................................. 39
1.3. De brede arbeidsmarkt binnen en buiten de KU Leuven ........................................................39
2. Werken aan je loopbaan ................................................................................................................ 40
3. Wie helpt je hierbij? ....................................................................................................................... 40
X. Afkortingen ......................................................................................................................................... 42
4
Voorwoord
Met dit vademecum willen we het nieuwe ABAP (Assisterend en Bijzonder Academisch Personeel) in
Letteren welkom heten en in grote lijnen wegwijs maken in de structuren en reglementen van, en de
praktische gang van zaken binnen de faculteit en de universiteit.
Een eerste versie van dit vademecum voor het nieuwe ABAP-Letteren werd in september 1997 door
Katelijn Vandorpe geschreven en drie jaar later up-to-date gebracht. Door de onstuitbare
vernieuwingsdrang aan de KU Leuven was ook de aangepaste versie al sinds 2005 verouderd en werd
deze niet meer onder de nieuwe ABAP-ers verspreid. In het academiejaar 2009-2010 werd besloten
de verschillende hoofdstukken uit te besteden aan specialisten ter zake op initiatief van de
toenmalige ABAP-vertegenwoordiger Tom Boiy. Het is op dit ontwerp dat deze huidige versie van het
vademecum gebaseerd is. Voor deze bijgewerkte versie van het vademecum kiezen we ervoor om
meer dan in voorgaande edities te werken met verwijzingen naar de bijbehorende online KU Leuven
webpagina’s. Op deze manier willen we verzekeren dat de informatie steeds up-to-date is en dat dit
vademecum in de grootste mate van het mogelijke van blijvende waarde is. In dit opzicht geldt ook
dat als er informatie in dit vademecum staat die niet (of niet langer) klopt, je dit altijd mag laten
weten aan de ABAP-vertegenwoordiger.
Om de ABAP-gemeenschap in de Faculteit Letteren online te volgen, kan je terecht op onze Toledocommunity ‘ABAP-Letteren’. Iedereen kan zich lid maken van deze community door te klikken op
“Beheer Toledo inschrijvingen“ bij de “Quick links”, om dan bij “Wat wil je doen” te kiezen voor
“Schrijf in” en te zoeken naar ABAP-Letteren.
Jocelyne Daems, ABAP-vertegenwoordiger, mei 2014
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/bestanden/ABAP-Vademecum-2014.pdf
Online versie 2014.0
5
I. Praktische richtlijnen en overzichten
1. Je allereerste stappen
1.1. Kennismaken met de voorzitter van je onderzoekseenheid
De voorzitter, of coördinator, van je onderzoekseenheid heeft een belangrijke rol in het verloop van
je loopbaan. Hij/zij is de voorzitter van de doctoraatscommissie van je onderzoekseenheid (die je
doctoraatsaanvraag goedkeurt en het verdere verloop van je doctoraat opvolgt), treft de nodige
voorbereidingen voor je doctoraatsexamen, maakt met de assistenten concrete afspraken inzake hun
wetenschappelijke, didactische en administratief/logistieke taken ... . Ga dus even langs om met je
voorzitter kennis te maken.
Het is tevens bij de voorzitter van je onderzoekseenheid dat je jaarlijkse functioneringsgesprek zal
plaatsvinden (zie ook I.2.18).
De voorzitters per onderzoekseenheid zijn:
• OE Taalkunde: Kurt Feyaerts; LETT 02.23, tel. 016/324805
• OE Literatuurwetenschap: Bart Philipsen; LETT 04.28, tel. 016/324882
• OE AKM: Mark Delaere; LETT 04.40, tel. 016/324893
• OE Geschiedenis: Erik Aerts; LETT 05.21, tel. 016/324984
• OE Taal- en regiostudies: Dimitri Vanoverbeke; LETT 07.26, tel. 016/324963
• OE Vertaalwetenschap: Reine Meylaerts; LETT 03.27, tel. 016/324848
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/onderzoek/subfaculteiten
1.2. Kennismaken met de secretaris van je onderzoekseenheid
De secretaris, of administratief coördinator, van de onderzoekseenheid is verantwoordelijk voor de
administratie van de onderzoekseenheid. Hij/zij is de contactpersoon voor ZAP en ABAP, staat in voor
een eerste basisadministratie rond de personeelsdossiers, biedt informatie aan doctorandi m.b.t.
procedure, opleiding en verdediging van het doctoraat. De exacte invulling van het takenpakket van
de administratief coördinator kan verschillen per OE.
De secretarissen per onderzoekseenheid zijn:
• OE Taalkunde: Sylvia Lescrauwaet, elke voormiddag; LETT 02.29, tel. 016/325030
• OE Literatuurwetenschap: Mia Hamels, niet op vrijdag; LETT 03.14, tel. 016/325041
• OE AKM: Veerle Hompes, niet op vrijdag; LETT 04.13, tel. 016/325050
• OE Geschiedenis: Liesl De Windt, elke voormiddag; LETT 05.29, tel. 016/325060
• OE Taal- en regiostudies: Choumicha Ridouani, elke voormiddag; LETT 07.03, tel. 016/324931
• OE Vertaalwetenschap: Steven Dewallens, elke vrijdag; Babelhuis (Blijde-Inkomststraat 13)
02.01, tel. 016/324692
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/diensten/secretariaten
1.3. Kennismaken met de administratief directeur en de decaan
Aan de nieuwe ABAP-ers wordt gevraagd om zich even te gaan voorstellen aan de administratief
directeur Mieke Borremans (LETT 00.05, tel. 016/376836) en aan de decaan prof. dr. Luk Draye, met
wie je een afspraak kan maken via het decanaatsecretariaat (Isabelle Aerts, LETT 00.12, tel.
016/376842). Naargelang je situatie, doe je dit bij voorkeur met je OG-hoofd of je
projectverantwoordelijke zodat je onderzoek heel kort gesitueerd en toegelicht kan worden.
6
2. Praktisch
2.1. Sleutels
Het beheer van de sleutels van het Erasmushuis gebeurt centraal op de Receptie, behalve de sleutels
die toegang verlenen tot de bibliotheek, dat gebeurt bij de bibliotheek zelf.
Nieuwe personeelsleden (AAP en BAP) dienen een waarborg van €20 te betalen bij ontvangst van de
sleutels. Bij inlevering van de sleutels, samen met je oorspronkelijk dossier van ontvangst
sleutels/betaling waarborg, wordt deze waarborg terugbetaald. Voor de sleutel van de bib betaal je
een waarborg van €50.
Toegang tot het faculteitsgebouw na 19u en tijdens het weekend is mogelijk via aan kaartlezer aan
de buitendeur met de personeelskaart. Je doet hiervoor een aanvraag via deze website:
https://cwisdb.kuleuven.be/tcp-bbin/structuur. Je krijgt er weliswaar de boodschap “U hebt geen
toegang om dit programma te gebruiken”, maar klik gewoon op “Aanvraag”. Vervolgens zie je in het
midden van je scherm “Geef mij het aanvraagformulier”, waarna je in het volgende scherm zoekt
naar “ERASMUSHUIS (personeelskaart)” in de lijst van lokalen. Als je hierop klikt, kan je een aanvraag
doen voor de nachtingang (5004 D).
2.2. Hoe gebruik maken van de parking of de fietsenstalling?
ZAP, AAP en ATP die niet binnen de ring wonen, geen 2WD-fiets gebruiken en geen treinabonnement
inbrengen, mogen in principe gebruik maken van de parking van Letteren. Hiervoor moet je
personeelskaart geactiveerd worden. Wend je hiervoor tot de receptie. Het volledige parkeerbeleid
aan de Faculteit Letteren vind je hier: http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/leuven/
bestanden/201404_parkeerbeleid_Letteren.pdf.
Bezoekers wordt de mogelijkheid geboden te parkeren in de parking Herman Servotte (Parkstraat).
Zij moeten hiervoor aangekondigd worden via de toepassing https://cwisdb.kuleuven.be/tcbbbin/bezoekers . Bij aankomst aan de slagboom bellen bezoekers aan en worden ze verbonden met
de Centrale Dispatch van de KU Leuven. De operator van dienst verleent, na controle van de
gegevens, de toegang tot de parking aan de aangekondigde bezoeker(s).
Om vanuit de bezoekersparking de verschillende diensten en faculteiten te bereiken kan er gebruik
gemaakt van plannetjes die ter beschikking worden gesteld op internet. De plannen kunnen
gevonden worden op de pagina: https://admin.kuleuven.be/td/fd/bws/bezoekersparking.htm.
Kom je met de fiets dan kan je gebruik maken van de personeelsfietsenstalling. De sleutel hiervoor
kan je bij de receptie aanvragen.
Website: https://admin.kuleuven.be/td/intranet/fd/bws/parkeerbeleid.html
Website: https://admin.kuleuven.be/sab/od/intranet/mobiliteit
2.3. Personeelskaart
Bij ondertekening van je contract op de personeelsdienst wordt een foto gemaakt voor je
personeelskaart. Deze kaart kan je gebruiken om te genieten van een aantal voordelen die het
personeel van de KU Leuven te beurt vallen, zie hiervoor hoofdstuk III.8.5.
Je kan je foto te allen tijde aanpassen in je KU Loket > Personeel > Mijn gegevens > Communicatie.
2.4. Bibliotheekkaart = personeelskaart
Als personeelslid kan je (met je personeelskaart) meer boeken uitlenen en voor een langere termijn
dan je als student kon: zie hiervoor hoofdstuk VII.
7
2.5. Telefoongebruik en fax
Voor telefonie gebruikt de KU Leuven het Microsoft-pakket ‘Lync’ (voor meer info over Lync:
https://admin.kuleuven.be/icts/services/lync). Als ABAP-lid kan je beschikken over een toestel en
bijgevolg over een telefoonnummer waarop anderen jou kunnen bereiken. Het type toestel hangt af
van je statuut: AAP-leden krijgen een CX300 (Soft)phone-telefoon en BAP-leden een Jabra 150MSheadset. De Faculteit Letteren heeft ook een eigen webpagina over Lync@Letteren.
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/lync
Voor een goede werking van Lync en om bereikbaar te zijn, is het van groot belang dat je
werkadresgegevens correct zijn. De DIV heeft een handige handleiding opgesteld waarin stap voor
stap wordt uitgelegd hoe je dit doet: https://www.arts.kuleuven.be/home/div/werkadres_lync. Je
kan eveneens de foto van je wie-is-wiepagina als profielfoto gebruiken in Lync:
https://admin.kuleuven.be/icts/services/lync/faq/foto.
Voor telefoonnummers van KU Leuven-personeelsleden kan je terecht op de wie-is-wiepagina’s:
http://www.kuleuven.be/wieiswie/nl/person. Intern werken ook de verkorte nummers nog steeds:
hiervoor laat je 016/3 in het begin van het telefoonnummer weg.
Veelvuldig privégebruik en langdurige (en dus dure) telefoons naar het buitenland dienen vermeden
te worden. De e-mail of Skype bieden in vele gevallen een goedkoop en volwaardig alternatief. Voor
telefonie naar het buitenland met Lync dient op voorhand toelating aangevraagd te worden.
Elke onderzoekseenheid beschikt over een eigen faxtoestel.
2.6. Een PC, aansluiting op het KU Leuven netwerk en een e-mailadres
In elke onderzoekseenheid zijn alle PC’s, laptops en docking stations aangesloten op het netwerk van
de KU Leuven. Wil je toegang krijgen tot dit netwerk, dan moet je beschikken over een login.
Aan de Faculteit Letteren is dit het ADARTS-netwerk. Wanneer men inlogt op het ADARTS domein
krijgt men verschillende netwerkschijven toegekend. Belangrijke documenten kan men best opslaan
op een netwerkschijf en niet (alleen) op de harde schijf van de eigen pc. Van alle documenten op
deze netwerkschijven wordt immers iedere avond een back-up gemaakt die door de centrale ICTdiensten in Heverlee (ICTS) een tijdje bewaard wordt. Bovendien kan u van op om het even welke pc
met internetaansluiting deze documenten raadplegen. Zo kan u thuis of op een ander bureau steeds
aan uw belangrijke bestanden.
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/div/documentbeheer
2.7. Draadloos netwerk KU Leuven
Aan de KU Leuven is op vele plaatsen draadloos internet. Zeker de typisch publieke plaatsen zoals
auditoria, Alma's en bibliotheken, zijn meestal voorzien van draadloze internet-toegang. De
draadloze toegangspunten die door ICTS onderhouden worden, zenden allemaal drie netwerken uit:
eduroam (voor personeel en studenten), kuleuven (voor personeel) en kuleuven-guest (voor
bezoekers). De ICTS-website biedt configuratie-informatie voor de verschillende netwerken voor
verschillende besturingssystemen.
Website: https://admin.kuleuven.be/icts/services/wifi
8
2.8. Doctoraat
Wie wil doctoreren dient best zo vlug mogelijk een doctoraatsaanvraag in: je kan pas officieel
beginnen als je aanvraag goedgekeurd is. Het in te vullen document is te vinden bij de praktische
richtlijnen op de facultaire doctoraatspagina:
https://www.arts.kuleuven.be/home/doctorandi/bestanden/NL_doct1_pdf
De doctoraatsopleiding kent enkele verplichte onderdelen. Praktisch moet je je alvast elk jaar
herinschrijven als doctoraatsstudent en rapporteer je over de voortgang van je onderzoek.
Daarnaast zijn er ook nog enkele wetenschappelijke vereisten. Je moet minstens 1 wetenschappelijke
publicatie hebben, je geeft minstens 2 seminaries (op master-niveau telt hiervoor niet mee), je geeft
minstens 1 (poster)presentatie op een internationaal vakcongres en je volgt minstens 1 vak,
seminarie of lezingenreeks voor doctorandi.
Je treft ook best tijdig de nodige voorbereidingen voor je doctoraatsexamen. Hiervoor moet je in
eerste instantie aan alle verplichte onderdelen van de doctoraatsopleiding voldoen. Vervolgens kan
je een datum bepalen in samenspraak met je promotor en de mogelijke leden van je jury. Twaalf
weken voor je verdediging dien je een toelating tot promoveren in, zeven weken ervoor je
proefschrift zelf.
Binnen iedere OE is er ook een verantwoordelijke voor de doctoraatsopleiding, dit zijn:
- Geschiedenis: Jelle Haemers (LETT 05.41, tel. 016/325018)
- Literatuurwetenschap: Beatrijs Vanacker (LETT 03.12, tel. 016/324835)
- Taalkunde: Karen Lahousse (LETT 02.06, tel. 016/324816)
- AKM: Mark Delaere (LETT 04.40, tel. 016/324893)
- Taal- en regiostudies: Willy Vande Walle (LETT 07.23, tel. 016/324928)
- Vertaalwetenschap: Lieve Behiels (Campus Antwerpen, 04.STA.4.19, tel. 03/2060491)
Je vindt informatie over doctoreren terug op het niveau van de Faculteit Letteren, de Groep Humane
Wetenschappen en de KU Leuven.
Websites:
https://www.arts.kuleuven.be/home/doctorandi
http://ghum.kuleuven.be/phd
http://www.kuleuven.be/onderzoek/doctorandi/
2.9. De ABAP-delegatie
Elk jaar in oktober moet je een stembrief invullen voor de verkiezing van een ABAP-delegatie die jou
en de andere ABAP-leden in de Faculteitsraad en de Subfaculteitsraad vertegenwoordigt. Ook als je
pas begin oktober bent begonnen, wordt verwacht dat je deze brief invult. Waar die delegatie precies
voor staat, wordt je duidelijk gemaakt in hoofdstuk V.
2.10. KU Loket, het administratieve “portaal” van de KU Leuven
Het KU Loket is vooral een toegangspoort naar webtoepassingen in het kader van de administratieve
processen. Bij indiensttreding mag je zeker niet vergeten hier het nummer van je bureau in te vullen
zodat je collega’s en het secretariaatspersoneel je kunnen terugvinden. Door éénmaal aan te melden
maakt de gebruiker zich bekend voor alle toepassingen binnen het portaal. Het KU Loket is
gepersonaliseerd voor elke individuele gebruiker.
Om toegang te krijgen tot KU Loket en het Intranet heb je een u-nummer nodig. Dit kan je krijgen via
je netwerkbeheerder.
Website: http://www.kuleuven.be/kuloket
9
2.11. Toledo
Toledo staat voor TOetsen en LEren Doeltreffend Ondersteunen en is de gemeenschappelijke digitale
leeromgeving van de Associatie KU Leuven.
Het is mogelijk om jezelf in Toledo inschrijven voor vakken die je niet volgt, bijvoorbeeld om even
een blik werpen op bepaalde Toledo-cursussen uit de master waarvan je denkt dat ze relevant voor
je zijn. Ook kan je lid worden van bepaalde communities, zoals die van de ABAP-Letteren.
Website: http://toledo.kuleuven.be/
Mobiele website: http://m.toledo.kuleuven.be/
2.12. Lirias
Lirias archiveert publicaties (publicatiegegevens en bijhorende bestanden) van alle onderzoekers van
de Associatie KU Leuven. Dit archief wordt centraal onderhouden door de Dienst
Onderzoekscoördinatie en LIBIS.
Lirias is het bronbestand voor je publicatielijst op de wie-is-wie en is van belang voor financiering.
Elke onderzoeker heeft er dus alle belang bij zijn/haar publicaties volledig, correct en tijdig in Lirias
aan te vullen.
Website: https://lirias.kuleuven.be
2.13. Bureaumateriaal en kopiekaarten
Voor allerlei bureaubenodigdheden kan je terecht op het secretariaat van je onderzoekseenheid.
Voor kopiekaarten kan je terecht bij de receptie.
Voor het personeel is er een kopieer- en scanmachine beschikbaar op de agora van de tweede,
derde, vijfde en zevende verdieping (telkens één toestel) uiteraard voor werk dat op de faculteit
betrekking heeft (administratie, onderwijs, onderzoek). De scans kan je gemakkelijk opslaan op je
USB-stick mits deze juist geformatteerd is. De faculteit beschikt ook over een scanruimte in de kelder
van het Erasmhushuis (LETT 91.05). Dit lokaal dient gereserveerd te worden, meer informatie vind je
https://www.groupware.kuleuven.be/sites/lett_div/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=99794ba9op:
ab92-40f9-8316-5a2f774df6d4). Daarnaast zijn er een aantal apparaten in de bibliotheek, die ook
voor studenten toegankelijk zijn. Met deze apparaten kan men niet alleen kopiëren, maar ook
scannen en printen. Voor de bibliotheekapparaten heb je een reprografiekaart van de bibliotheek
zelf nodig en deze zijn geldig in alle KU Leuven-bibliotheken.
Moet je voor onderwijs- of onderzoeksaangelegenheden grote aantallen kopieën maken, dan kan je
die opdracht doorgeven aan de administratief coördinator van je onderzoekseenheid die hiervoor
een kopiecenter contacteert.
2.14. Huispost
Je post (van binnen en buiten de KU Leuven) wordt bezorgd via je eigen postvakje. Wil je zelf een
brief versturen – ook een brief naar het buitenland of een expreszending –, ga dan na welke de
gewoonte is binnen je onderzoekseenheid. Je kan je brieven eventueel kwijt op de gelijkvloerse
verdieping van de faculteit, waar naast lokaal LETT 00.17 brievenbussen zijn aangebracht voor de
verschillende onderzoekseenheden en voor bepaalde instituten of projecten; er is eveneens een
brievenbus voor gefrankeerde brieven en één voor de binnenpost (die niet gefrankeerd moet zijn).
10
2.15. Huisstijl
De huisstijl is de visuele weergave van de identiteit van de KU Leuven en verhoogt de herkenbaarheid
van de organisatie. Van alle leden van de universitaire gemeenschap wordt verwacht dat zij deze
huisstijl op een correcte manier volgen in hun communicatie, zowel intern als extern. De Dienst
Marketing van de KU Leuven verzamelt alle praktische richtlijnen en benodigdheden voor het maken
van KU Leuven-publicaties, zowel op papier als digitaal. Je vindt hier Word-sjablonen voor alle Worddocumenten (brief, fax, nota, memo, verslag, agenda), presentatie-sjablonen voor KU Leuven, Kulak
en de campussen om je eigen presentatie te maken, PowerPoint-sjablonen voor het maken van
(wetenschappelijke) posters en ook allerhande drukwerk, zoals flyers en brochures, maar ook
omslagen, naam- en groetenkaartjes, en congresmappen. Het logo en de sedes van de KU Leuven zijn
ook hier te downloaden voor gebruik in een publicatie.
Website: http://www.kuleuven.be/communicatie/publicaties
2.16. Didactische apparatuur, toezicht op lokalen en lokalen reserveren
Het dagelijks toezicht op lokalen en didactische apparatuur berust bij de technische diensten
(Campusservice) en de heer André Van De Weyer die telefonisch te bereiken is via 0486/884145. Met
hem spreek je af wanneer je in de facultaire lokalen van de daar aangebrachte audiovisuele
apparatuur gebruik wil maken. Het materiaal moet wel op voorhand geboekt zijn door het
Onderwijssecretariaat/de Receptie.
Een lokaal kan je reserveren door een e-mail te sturen naar [email protected] met daarin
volgende gegevens:
- datum en tijdstip van de reservatie
- grootte van het lokaal of naam van het gewenste lokaal
- doel (inhaalles, vergadering, ...)
De lokalenbezetting (per naam, per tijdstip) is te raadplegen via KU Loket > VGM & Ruimtes > Lokalen
en bezetting.
2.17. Wijziging van persoonsgebonden gegevens
Wijzigingen van persoonsgebonden gegevens (adreswijzigingen e.d.) geef je zo snel mogelijk door.
Hoe je dat best doet, lees je in hoofdstuk III.3.2.
2.18. Functioneringsgesprekken
Jaarlijks word je door de voorzitter van je onderzoekseenheid uitgenodigd voor een (verplicht)
functioneringsgesprek.
2.19. ABAP-vertrouwenspersoon in Letteren
Bij eventuele problemen kan je terecht bij de vertrouwenspersoon voor het ABAP. Het is een ZAP-lid
die door het ABAP voor een (hernieuwbare) periode van drie jaar wordt aangewezen. Sinds 1
augustus 2010, en vernieuwd in 2013, is prof. dr. Katlijne Van der Stighelen (LETT 04.04, tel.
016/324863) de vertrouwenspersoon voor het ABAP.
2.20. Dienst Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM)
Bij aanwerving krijg je een VGM-onthaal: je ontvangt een mail met de beperkte VGM instructies voor
dit gebouw en wordt verwacht in KU Loket dit onthaal te bevestigen.
Website: https://admin.kuleuven.be/vgm
11
2.21. Melding technisch defect
Met technische storingen worden alle defecten van technische aard bedoeld: lamp is stuk,
verwarming werkt niet, een elektrisch probleem, lek in de waterleiding ... en zowel voor je kantoor,
de traphal … . Technische defecten kunnen als volgt doorgegevens worden:
- via KU Loket > VGM & Ruimtes > Melding technisch defect
- via e-mail: [email protected]
- telefonisch op het nummer 016/322000
Website: https://admin.kuleuven.be/td/intranet/centraal_meldpunt.htm
2.22. Sorteren
Afval moet worden gesorteerd om de afvalverwerking en de eraan verbonden kostprijs te
optimaliseren. Ieder kantoor beschikt over een papiermand en een vuilbakje, die regelmatig geledigd
worden. Alle voedselresten dienen weggegooid te worden in de centrale afvalpunten in de
koffielokalen van je verdieping. Dit afval wordt dagelijks verwijderd door de poetsploeg. In dit
centrale afvalpunt, vind je ook een gescheiden afvalpost voor PMD- en restafval.
Het Erasmushuis beschikt ook over een afvalzone, die zich bevindt op verdieping -1 en is het best te
bereiken via de lift tegenover de cafetaria. De personeelsleden moeten het niet-gevaarlijk afval zoals
computerafval, elektrisch en elektronisch afval, batterijen, houtafval, ijzerschroot, chips, piepschuim,
TL-lampen enz. naar het afvallokaal of de afvalzone brengen.
Website: http://www.kuleuven.be/duurzaamheid/afval
2.23. Groentetas
Als (doctoraats)student kan je elke maandag een verrassend biologisch groente- en fruitpakket
oppikken in een afhaalpunt naar keuze, op voorwaarde dat je minstens één week op voorhand je
groentetas besteld hebt. Voor de Faculteit Letteren is er een afhaalpunt in de kelder van het
Erasmushuis, tussen 16u45 en 17u15. De seizoensgroenten en –fruit zijn dagvers, uit de streek en
eerlijk, zonder tussenhandel. Je brengt best een stevige draagtas mee.
Website: http://www.kuleuven.be/studenten/milieu/groentetas.html
Website: https://www.facebook.com/groentetas
2.24. Noodnummer
Indien er zich een incident voordoet of iemand in nood verkeert, is het noodzakelijk dat er snel en
efficiënt hulp wordt geboden. Hiervoor is continu een intern noodnummer 2222 en een e-mailadres
[email protected] bereikbaar. Er wordt gevraagd aan het personeel om niet zelf de
hulpdiensten (100, 112, brandweer …) te verwittigen: de Centrale Dispatch van de KU Leuven
coördineert de hulpoperatie.
Website: https://admin.kuleuven.be/sab/vgm/intranet/leuven-kulak/noodsituaties/noodnummer
2.25. Eerste interventieploeg (EIP)
EIP (eerste interventieploeg) vormt een belangrijke organisatorische ondersteuning bij incidenten,
een eerste hulp bij problemen. Deze ploegen ondersteunen de preventie, zullen bij incidenten de
evacuatie begeleiden en, indien nodig, actief ingrijpen in afwachting van de hulpdiensten. Volg in
geval van evacuatie de richtlijnen van de EIP-leden op. Voor het Erasmushuis hebben we 3 EIP-leden
per verdieping.
12
De beheerder operationele processen Wim Van Laer coördineert de EIP. Contacteer hem als je
geïnteresseerd bent om EIP-lid te worden.
2.26. Formulieren
Veel formulieren beschikbaar zijn op het Intranet: https://admin.kuleuven.be/intranet/formul.htm.
2.27. Uit dienst
Wat gebeurt er als je uit dienst gaat met bijvoorbeeld je e-mailaccount, de gegevens op je harde
schijf? Wat doe je met je sleutel? Een antwoord op deze en andere vragen zijn opgelijst in het
document “Uit Dienst@Letteren”.
Website:
http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/leuven/bestanden/1314_uitdienst_at_letteren
_v2.pdf
13
II. Waar je informatie vindt
1. Over de universiteit en de KU Leuven
1.1. KU Leuven
De homepage van onze universiteit biedt je informatie biedt over onder meer
- onderwijs en onderzoek (faculteiten, universiteitsbibliotheek, ...) en
- de administratieve en ondersteunende diensten (Diensten van het Onderzoeksbeleid en het
Onderwijsbeleid, Rectorale diensten, Diensten algemeen beheer; er is een aparte rubriek
voor de Diensten voor personeel)
Website: http://www.kuleuven.be/kuleuven/
Website: https://www.facebook.com/KULeuven
1.2. Personeelsgids (wie-is-wie) van de KU Leuven
Je kan eveneens elk personeelslid opzoeken, indien je zijn/haar familienaam en/of voornaam kent.
De databank geeft je het werkadres, -telefoon en e-mailadres. Eveneens vind je hier links naar
publicaties, onderzoekstopics en lidmaatschap van raden.
De onderzoekstopics die op je eigen wie-is-wiepagina verschijnen dien je zelf in te geven via KU Loket
> Onderzoek > CV.
Website: http://www.kuleuven.be/wieiswie/nl/person
1.3. Reglementen van de KU Leuven
De belangrijkste centrale reglementen zijn het Organiek Reglement, het Groepsreglement van de
Humane Wetenschapen en het Reglement van het Academisch Personeel van de KU Leuven.
Website: https://admin.kuleuven.be/rd/decreten_reglementen_KULeuven
1.4. GeDOCumenteerd
Alle ondersteuning voor mandaten, beurzen, prijzen e.d. die uitgaan van de universiteit, het FWO en
andere instellingen worden verzameld op de pagina’s van GeDOCumenteerd. Er is een bijhorend
tijdschrift dat enkel onder het ZAP wordt verspreid.
Website: https://www.kuleuven.be/gedocumenteerd/
1.5. Doctoraat
Alle informatie over het doctoraat op het niveau van de universiteit, is te vinden op deze plaats:
http://www.kuleuven.be/onderzoek/doctorandi/.
2. De Groep Humane Wetenschappen
2.1. De Groep HW
Samen met een aantal andere faculteiten en instellingen, maakt de Faculteit Letteren deel uit van de
Groep Humane Wetenschappen.
Website: http://ghum.kuleuven.be/
14
2.2. Doctoraat
De Groep Humane Wetenschappen heeft een eigen doctorale school: de Doctoral School Humanities
& Social Sciences.
Website: http://ghum.kuleuven.be/phd
3. De Faculteit Letteren
3.1. Faculteit Letteren
De Faculteit Letteren heeft een eigen homepagina, die gedetailleerde informatie biedt over onder
meer onderwijs, onderzoek en bibliotheek.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home
Website: https://www.facebook.com/LetterenLeuven
3.2. Huishoudelijk reglement van de Faculteit Letteren
Het Huishoudelijk reglement biedt aanvullingen op de reglementen van de KU Leuven.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/bestanden/hr-fr-20130603.pdf
3.3. Personeelsportaal
Naar analogie met het studentenportaal werd een centrale informatiepagina voor het personeel
(ZAP, ABAP en ATP) van de Faculteit Letteren opgezet. Op deze pagina wordt basisinformatie
aangeboden, geordend per rubriek.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/leuven
3.4. Doctoraat
Alle facultaire informatie over het doctoraat binnen de Faculteit Letteren is op één website
verzameld. De reglementen van de doctoraatsopleiding en het doctoraatsexamen zijn hier te vinden.
Binnen iedere OE is er ook een verantwoordelijke voor de doctoraatsopleiding, dit zijn:
- Geschiedenis: Jelle Haemers (LETT 05.41, tel. 016/325018)
- Literatuurwetenschap: Beatrijs Vanacker (LETT 03.12, tel. 016/324835)
- Taalkunde: Karen Lahousse (LETT 02.06, tel. 016/324816)
- AKM: Mark Delaere (LETT 04.40, tel. 016/324893)
- Taal- en regiostudies: Willy Vande Walle (LETT 07.23, tel. 016/324928)
- Vertaalwetenschap: Lieve Behiels (STA 4.19, tel. 03/2060491)
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/doctorandi
3.5. Verslagen
De verslagen van het Faculteitsbestuur, de Faculteitsraad en de Subfaculteitsraden vind je op de
Sharepoint van de faculteit. Een mail wordt rondgestuurd wanneer de Sharepoint bijgewerkt is.
Website:
https://www.groupware.kuleuven.be/sites/lett_doc_verslag/SitePages/Introductiepagina.aspx
15
III. Het statuut van het ABAP
1. Het personeel van de KU Leuven
De KU Leuven maakt haar opdracht betreffende onderwijs en onderzoek waar door de bundeling van
de krachten van zeer veel mensen. Aan de universiteit komt daarom een veelheid van professionele
engagementen en werkrelaties voor, onderling verschillend in aard, intensiteit en duur. Dit vertaalt
zich in een grote hoeveelheid statuten die in twee categorieën onder te brengen zijn:
- het ATP: het administratief en technisch personeel (managementfuncties, stafmedewerkers
& adviseurs, informatici, technici, secretariaatsmedewerkers, bibliotheekpersoneel, ... )
- het AP: het academisch personeel dat bestaat uit drie groepen
- het AAP of assisterend academisch personeel omvat tijdelijke functies die
gefinancierd worden op werkingstoelagen van de universiteit: assistent,
praktijkassistent en doctorassistent.
- het BAP of bijzonder academisch personeel omvat een zeer grote groep van functies
die zowel bezoldigd als onbezoldigd onderwijs- en onderzoekstaken opnemen binnen
de KU Leuven. De bezoldigde statuten worden hoofdzakelijk gefinancierd op diverse
externe financieringen. De meeste van deze statuten zijn tijdelijk. De grootste
categorieën hierbinnen zijn wetenschappelijk medewerker, doctoraatsbursaal en
vrijwillig wetenschappelijk medewerker.
- het ZAP of zelfstandig academisch personeel groepeert de professoren. Binnen het
professorenkorps bestaan de volgende graden: docent, hoofddocent, hoogleraar en
gewoon hoogleraar. Aan een gewoon hoogleraar met een deeltijdse opdracht wordt
de titel van buitengewoon hoogleraar toegekend.
Specifiek voor het AAP-BAP (ABAP) vat deze pagina http://www.kuleuven.be/samenwerking/aapbap/ informatie samen van belang voor de loopbaan van ABAP-ers.
Nog uitgebreider zijn de Intranetpagina’s van de Personeelsdienst, die informatie bieden over alle
personeelsgerelateerde zaken.
Website: https://admin.kuleuven.be/intranet/informatievoor/infovoor-ap
2. De Vereniging van het Academisch Personeel Leuven (VAPL)
De vereniging van het academisch personeel van de KU Leuven is het klankbord van alle leden van
het academisch personeel: assistenten, doctorassistenten, praktijkassistenten, wetenschappelijk
medewerkers, onderzoekers en professoren; vrouwen en mannen; actief in humane, exacte en
biomedische wetenschappen.
Website: http://vapl.kuleuven.be/
3. Het ABAP en de Personeelsdienst
3.1. De personeelsdienst
De personeelsdienst heeft een beleidsvoorbereidende en ondersteunende rol op het vlak van
rekrutering en selectie, administratieve opvolging van aanstellingen en contracten, begeleiding en
ontwikkeling van medewerkers in hun loopbaan, promotie- en verloningsbeleid en
organisatieontwikkeling. Ze is hierbij aanspreekpunt voor zowel leidinggevende als medewerker.
16
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/index.html
De personeelsdienst bestaat uit volgende diensten:
o Onthaal
o Personeelsbeheer, rekrutering en loopbaanbeleid ATP/AAP/BAP
o Personeelsbeheer, rekrutering en loopbaanbeleid ZAP
o Salarisadministratie
o Informatiebeheer
o Stafdienst HR
Je zal voornamelijk contact hebben met de dienst personeelsbeheer en de dienst
salarisadministratie.
De dienst personeelsbeheer is verder uitgesplitst per groep. Concreet betekent dit dat je je bij vragen
i.v.m. je aanwerving, aanstelling, statuut, samenwerking binnen het team en loopbaan wendt tot je
consulent binnen het HR-team Humane Wetenschappen: Mieke Vandekinderen, tel. 016/328317.
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/associatienet/CP_kort
Binnen de Dienst Salarisadministratie kan je terecht voor vragen betreffende de uitbetaling van je
wedde, opmaak en aflevering van attesten en de administratie van vakantie, afwezigheden en
ziekten. Je contacteert dan je dossierbeheerder die je terugvindt bij “Mijn gegevens” via KU Loket.
De personeelsdienst wil ook de nieuwkomers de weg wijzen aan de universiteit.
Website: https://admin.kuleuven.be/intranet/informatievoor/nieuw_personeelslid.html
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/wegwijs_voor_nieuwkomers/start.html
3.2. Verwerking en wijziging van persoonsgebonden gegevens
Voor een efficiënt personeelsbeheer en -beleid is het uiterst belangrijk dat de over jou geregistreerde
gegevens op elk ogenblik juist zijn. Houd daarom je persoonlijke gegevens via het KU Loket bij en
geef veranderingen door (adres, bankrekening, studiegegevens ...). Voor sommige wijzigingen kan je
hier de nodige formulieren vinden om deze aanpassingen te laten doorvoeren door de
personeelsdienst (burgerlijke staat, kinderen ten laste ...).
4. Het assisterend academisch personeel (AAP)
Alle informatie over het statuut van de assistenten, praktijkassistenten en doctorassistenten is te
vinden op de Intranetpagina.
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/statuten/aap.html
5. Het bijzonder academisch personeel (BAP)
Alle informatie over de diverse statuten van het BAP (o.a. doctoraatsbursalen, wetenschappelijk
medewerkers, gastprofessoren, bijzonder navorsers, …) vind je ook op het Intranet.
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/statuten/bap.html
17
6. Nevenactiviteiten
Als bezoldigd ABAP-lid ben je verplicht je nevenactiviteiten te melden aan de KU Leuven. Onder
nevenactiviteit wordt elke bezoldigde of onbezoldigde activiteit verstaan, die niet in opdracht van de
KU Leuven wordt uitgeoefend (bv. vrijwilligerswerk, weekendwerk).
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/statuten/nevenactiviteiten.html
7. Aanvullende studies
Volgens artikel 150 van het reglement academisch personeel is het leden van het AAP,
wetenschappelijk medewerkers en doctoraatsbursalen niet toegestaan gedurende de diensturen
onderwijs te volgen, met uitzondering van een doctoraatsopleiding.
Met een gemotiveerde aanvraag kan het Groepsbestuur op advies van de faculteit hier toch
toestemming voor geven. In het algemeen geldt dat het voltijds karakter van de wetenschappelijke
opdrachten binnen de KU Leuven niet in het gedrang mag komen. Voor doctoraatsbursalen betekent
dit specifiek dat het voltijds karakter van het doctoraatsonderzoek niet in het gedrang mag komen.
8. Nuttig om te weten
8.1. Verlof
Als bezoldigd voltijds wetenschappelijk medewerker (ABAP) heb je recht op 5 kalenderweken
vakantie (25 dagen), wanneer je ten minste het vorige kalenderjaar een volledig jaar voltijds hebt
gewerkt. Je hebt recht op een minimum van twee kalenderweken indien er ten minste drie maanden
gepresteerd werden in het voorgaande kalenderjaar. Per vijf jaar dienstanciënniteit wordt de
jaarlijkse vakantie vermeerderd met één werkdag tot een maximum van 6 kalenderweken. Je verlof
vraag je aan via KU Loket > Personeel > Mijn verlof. Je vakantie plannen doe je echter in overleg met
je verantwoordelijke. Hierbij wordt rekening gehouden met de goede werking van de dienst en met
jouw belangen en deze van je collega’s. Wanneer je het verlof dan effectief elektronisch ingeeft, zal
je verantwoordelijke het via deze weg ook officieel kunnen goedkeuren en wordt het ook zo
geregistreerd door de personeelsdienst.
Via KU Loket > Personeel > Mijn verlof kan je ook volgen hoeveel vakantiedagen je al opgenomen
hebt en hoeveel dagen nog resteren. Ook je jeugdvakantie, indien je hiervoor in aanmerking komt,
wordt hier mee in rekening genomen.
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/afwezigheden
8.2. Onderbreking van de ambtsvervulling
In het ABAP-statuut heb je de mogelijkheid om je werk tijdelijk te onderbreken onder bepaalde
voorwaarden en met akkoord van je diensthoofd. Deze vorm van onderbreking heet onderbreking
van de ambtsvervulling. De voorwaarden en mogelijkheden zijn licht verschillend per statuut, daarom
verwijzen we hierbij naar de personeelswebsite voor meer inlichtingen en de manier om deze
onderbreking aan te vragen.
Websites:
https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/afwezigheden/onderbreking_AAP.html
https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/afwezigheden/onderbreking_BAP.html
https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/statuten/doctoraatsbursaal/arbeidsvoorwaarden.html
18
8.3. Afwezigheid in dienstopdracht en zendingen
Indien je dienstactiviteiten moet verrichten op een locatie buiten de KU Leuven of wetenschappelijke
bijeenkomsten bijwoont buiten de KU Leuven, in binnen- of buitenland, dien je hiervoor toelating te
vragen. Wie deze toelating moet geven, hangt af van het statuut van het personeelslid en van de
duur van de afwezigheid. Via deze toelating wordt ook de verzekeringsdienst geïnformeerd en is het
ook mogelijk om eventuele onkosten terug te vorderen voor zover hier voorafgaand een akkoord
over bestaat met je diensthoofd.
Een formulier voor deze toelating vind je via KU Loket (Personeel, Aan- en Afwezigheden, Zendingen
registreren).
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/afwezigheden
8.4. Ziekte
Elke afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid moet je meteen melden aan je werkgever. Wie je
best verwittigt en aan welke formaliteiten je moet voldoen vind je op deze website:
https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/wegwijs_voor_nieuwkomers/ziekte.html
8.5. Personeelsvoordelen
Onderaan worden een aantal al dan niet kosteloze voordelen meegegeven. Deze voordelen zijn in
principe gekoppeld aan het werknemersstatuut en zijn dus niet altijd van toepassing voor alle
personeelsleden of onbezoldigde medewerkers. Gelieve je dan ook telkens te informeren op de
website of via de personeelsdienst of je in aanmerking komt voor het betreffende voordeel en wat de
kostprijs hiervan is.
Doctorandi kunnen daarnaast ook nog steeds genieten van studentenvoordelen.
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/verzekering_voordelen
i) Woon-werkverkeer
Openbaar vervoer
Voor de werknemers die het openbaar vervoer nemen voor hun dagelijkse woon-werkverplaatsingen
is er een tussenkomst in de financiering voorzien. Jaarabonnementen bij de NMBS worden volledig
gefinancierd (80% door KU Leuven en 20% door de overheid). Voor alle andere abonnementen voor
verplaatsing via het openbaar vervoer is er een terugbetaling van 60% van de kostprijs voorzien.
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/praktisch/verplaatsing_woon_werk.html
2WD (KU Leuven-fietsen)
Medewerkers die hun woon-werkverplaatsingen met de fiets wensen te doen, kunnen een gratis
fiets ter beschikking krijgen die ze ook privé mogen gebruiken. Personeelsleden met een 2WD-fiets
kunnen geen gebruik meer maken van de autoparking aan de faculteit.
Website: http://www.kuleuven.be/2wd
ii) Medisch
Hospitalisatieverzekering
De personeelsleden kunnen vrijwillig en op eigen verzoek aansluiten bij de hospitalisatieverzekering.
De te betalen premie hangt af van de gekozen formule: privéformule of sociale formule.
Website: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/intranet/hospitalisatie.html
19
Geneeskundige zorgen
In de Universitaire Ziekenhuizen (ambulante behandeling): tussenkomst in de persoonlijke kosten
van het personeel en hun inwonende gezinsleden ingeval van medische verzorging in de Universitaire
Ziekenhuizen Leuven of in het AZ Groeninghe te Kortrijk.
Website: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/intranet/geneeskundige_zorgen_leuven.html
Griepvaccin
Personeelsleden van de KU Leuven komen in aanmerking voor een gratis griepvaccinatie. De
Arbeidsgeneeskundige Dienst IDEWE-KU Leuven voert deze vaccinaties uit.
Website: https://admin.kuleuven.be/intranet/prikbord/vaccinatie-seizoensgriep
iii) Gezin
Kinderdagverblijven KU Leuven
De universitaire kinderdagverblijven zijn erkend en gesubsidieerd door Kind & Gezin.
Website: https://admin.kuleuven.be/personeel/kinderdagverblijven.html
Opvang zieke kinderen
Als kinderen van personeelsleden ziek worden of ten gevolge van een ongeval thuis moeten blijven,
dient vaak heel snel een oplossing gezocht te worden voor hun opvang en verzorging. De KU Leuven
biedt op dit vlak twee voorzieningen aan: de regeling ‘kort verzuim’ en de thuisopvang van zieke
kinderen door de universitaire kinderdagverblijven.
Website:
https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/verzekering_voordelen/opvang_ziek_kind.html
Buitenschoolse opvang
De KU Leuven besteedt de buitenschoolse opvang van kinderen van personeelsleden uit aan de vzw
Sporty voor de maanden juli en augustus.
Website:
https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/verzekering_voordelen/buitenschoolse-opvang
iv) Diverse
Samenaankoop
Kwaliteitsartikelen aan gunstige voorwaarden, kortingslijst van handelaars uit het Leuvense, gunstige
tarieven voor privé-GSM, kredietkaarten aan een gereduceerde prijs kan je bekomen via een
Samenaankoop-lidkaart.
Website: http://www.samenaankoop.org/
Cultuur
Gratis uurtje cultuur, gratis concerten, gunstige tarieven voorstellingen zijn mogelijk met de
cultuurkaart.
Website: http://www.kuleuven.be/cultuur
Website: https://www.facebook.com/cultuurkaartkuleuven
20
Sport
Personeelsleden genieten een gunsttarief voor een sportkaart waarmee men gedurende het hele jaar
van de meeste sportaccommodaties van het Universitair Sportcentrum gratis gebruik kan maken,
kosteloos kan deelnemen aan initiaties en trainingen in een of meerdere sporttakken naar keuze,
toegang krijgt tot het zwembad gedurende de uren van het vrij zwemmen ...
Website: http://www.kuleuven.be/sport/contact/index.htm
KotNet
Personeel van de KU Leuven woonachtig in Leuven, Heverlee en een deel van Kessel-Lo kan via
KotNet thuis gebruik maken van het internet en de KU Leuven-systemen raadplegen.
Website: https://admin.kuleuven.be/icts/services/kotnet
Studentenrestaurants
Maaltijden in de Alma's volgens studententarieven.
Website: http://www.alma.be/
21
IV. Structuur van de Faculteit Letteren
1. De Universiteit
De organen van de Universiteit zijn onder meer: de rector, de algemeen beheerder, het College van
Bestuur, de Academische Raad en de Raad van Beheer. Het College van Bestuur bestaat onder
andere uit de rector, de algemeen beheerder, de rector van de Campus Kortrijk en de
groepsvoorzitters; het is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de universiteit. In de
Academische Raad zetelen de leden van het College van Bestuur, de decanen van de faculteiten,
vertegenwoordigers van het personeel (3 ZAP, 3 ABAP en 1 ATP) en vier studenten.
2. De 3 Groepen
De Universiteit is onderverdeeld in drie groepen: Humane Wetenschappen, Wetenschap &
Technologie en Biomedische wetenschappen. De Faculteit Letteren behoort tot de Groep Humane
Wetenschappen, samen met de Faculteit Theologie en Religiewetenschappen, het Hoger Instituut
voor Wijsbegeerte, de Faculteit Rechtsgeleerdheid, de Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen,
de Faculteit Sociale Wetenschappen, en de Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen,
en de Bijzondere Faculteiten van Kerkelijk Recht en van de Kunsten. De vicerector is prof. dr. Danny
Pieters.
3. De integratie aan de Faculteit Letteren
Sinds oktober 2013 zijn de opleidingen in het studiegebied Toegepaste Taalkunde van de Associatie
KU Leuven geïntegreerd in de Faculteit Letteren van de KU Leuven (behalve de masteropleiding
journalistiek, die in de Faculteit Sociale Wetenschappen integreert). Het opleidingsaanbod is hierdoor
uitgebreid met de bacheloropleidingen in de toegepaste taalkunde, en de masteropleidingen
vertalen, tolken en meertalige communicatie. De opleidingen blijven fysiek op de campussen van de
partnerhogescholen: Thomas More in Antwerpen en de HUBrussel in Brussel.
De Faculteit Letteren is verspreid over vier campussen: Leuven, Antwerpen, Brussel en Kortrijk
(Kulak).
Website: http://www.kuleuven.be/integratie/humane/letteren
4. De Faculteit
De beleidsploeg van de Faculteit Letteren bestaat uit decaan prof. dr. Luk Draye, en de
campusdecanen prof. dr. Frieda Steurs, campusdecaan Faculteit Letteren in Antwerpen, prof. dr.
Remco Sleiderink, campusdecaan Faculteit Letteren in Brussel en prof. dr. Tom Verschaffel,
campusdecaan Faculteit Letteren in Kortrijk (Kulak).
Site: https://www.arts.kuleuven.be/home/over_de_faculteit/about_welkom
De Faculteitsraad is het hoogste bestuursorgaan van de Faculteit. Deze bestaat voornamelijk virtueel.
Wel zijn er drie subfaculteitsraden: te Leuven en Kortrijk, te Brussel en te Antwerpen. Het dagelijks
bestuur wordt waargenomen door het Faculteitsbestuur. Het bureau van het Faculteitsbestuur
bereidt de vergaderingen van het Faculteitsbestuur, de Faculteitsraad en de Subfaculteitsraad voor.
Het bestaat uit de decaan en vicedecanen en de administratief directeur.
22
5. Onderzoekseenheden en onderzoeksgroepen
De Faculteit Letteren is opgedeeld in zes onderzoekseenheden:
- Archeologie, Kunstwetenschap en Musicologie (AKM) – coördinator: Mark Delaere
- Geschiedenis – coördinator: Erik Aerts
- Taalkunde – coördinator: Kurt Feyaerts
- Literatuurwetenschap – coördinator: Bart Philipsen
- Taal- en Regiostudies – coördinator: Dimitri Vanoverbeke
- Vertaalwetenschap – coördinator: Reine Meylaerts
De onderzoeksgroepen zijn de kleinste bestuurlijke eenheden van de Faculteit. Er zijn er 26:
OE AKM
1. Archeologie
2. Kunstwetenschap
3. Musicologie
OE Geschiedenis
4. Oudheid
5. Middeleeuwen
6. Nieuwe Tijd
7. Cultuurgeschiedenis vanaf 1750
8. Moderniteit en Samenleving, 1800-2000
OE Literatuurwetenschap
9. Tekst en Interpretatie
10. Literatuur, Discours en Identiteit
11. Literatuur en Cultuur
12. Latijnse Literatuurstudie
OE Taal- en Regiostudies
13. Sinologie
14. Japanse Studies
15. Slavische Studies
16. Nabije Oosten Studies
17. Griekse Studies
OE Taalkunde
18. Frans, Italiaans en Vergelijkende Taalkunde (FranItalCo)
19. Formele en Computationele Linguïstiek (ComForT)
20. Functionele en Cognitieve Taalkunde: Grammatica en Typologie (FunC)
21. Taal & Onderwijs
22. Kwantitatieve Lexicologie en Variatielinguïstiek (QLVL)
23. Multimodaliteit, Interactie en Discours (MIDI)
OE Vertaalwetenschap
24. Vertaling en interculturele transfer (VICT)
25. Tolkwetenschap
26. Vertaaltechnologie
23
6. Bijzondere facultaire commissies
6.1. De Didactische Commissie (DC)
De Didactische Commissie behandelt onderwerpen en problemen van onderwijskundige aard die de
hele faculteit aanbelangen. Ze is samengesteld uit de vicedecaan onderwijs (voorzitter van de
commissie), de zeven voorzitters of afgevaardigden van de verschillende POC’s, een
vertegenwoordiger van de Kulak, drie vertegenwoordigers van het ABAP, een vertegenwoordiger van
de facultaire dienst studiebegeleiding (monitoraat), en zeven vertegenwoordigers van de studenten
(voor de concrete samenstelling zie Toledo).
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/fac_commissies
6.2. Permanente Onderwijscommissies (POC’s)
De Permanente Onderwijscommissies zijn adviesorganen van de Faculteitsraad die bevoegd zijn voor
alle aangelegenheden die het onderwijs aanbelangen. De Faculteit telt de volgende POC's:
- Geschiedenis (prof. dr. Werner Thomas, LETT 05.27, tel. 016/324991)
- Taal- en Letterkunde (prof. dr. Jan Papy, LETT 06.12, tel. 016/324913)
- Archeologie, Kunstwetenschappen en Musicologie (prof. dr. Jeroen Poblome, Sagalassoshuis
(Maria Theresiastraat 21) lokaal 01.08, tel. 016/324749)
- Taal- en Regiostudies (prof. dr. Tatjana Soldatjenkova, LETT 07.34, 016/324958)
- Toegepaste Taalkunde (Campus Antwerpen), (prof. dr. Paul Pauwels, Campus Antwerpen,
lokaal 04.STA.4.12, 03/2759862)
- Toegepaste Taalkunde (Campus Brussel), (prof. dr. Lieven Buysse, Campus Brussel, lokaal
04.B04-13, 02/6098869)
- Culturele Studies (prof. dr. Fred Truyen, LETT 00.11, 016/325005)
- Letteren (prof. dr. Johan Verberckmoes, LETT 00.06, 016/324989)
- Bedrijfscommunicatie (interfacultair) (prof. dr. Koen Jaspaert, LETT 01.21, 016/325020)
- SLO Geesteswetenschappen (interfacultair) (prof. dr. Kris Van den Branden, LETT 01.40, tel.
016/325363)
De Permanente Onderwijscommissies Geschiedenis en Taal- en Letterkunde zijn ook bevoegd voor de
bachelorprogramma’s die aangeboden worden op de campus Kortrijk; ze werken voor
aangelegenheden die deze campus betreffen samen met de organen te Kortrijk.
De ABAP-delegatie binnen de POC telt drie leden, indien de POC uit 21 leden bestaat; POC's die
minder dan 21 leden tellen worden volgens dezelfde verhoudingen samengesteld. Stemgerechtigd en
verkiesbaar voor de ABAP-delegatie zijn de ABAP-leden die in de studierichting of in de ermee
verbonden lerarenopleiding een door de POC bekrachtigde didactische opdracht hebben. (Met deze
laatste toevoeging wil men vermijden dat ook ABAP-leden met een niet-officiële didactische
opdracht stemgerechtigd of verkiesbaar zouden zijn voor de ABAP-delegatie). De vertegenwoordiging
van het ZAP of die van het ABAP dient een monitor te omvatten die werkzaam is in de betrokken
studierichting.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/fac_commissies
6.3. Curriculumcommissies (CC’s)
Een Permanente Onderwijscommissie kan in haar schoot voor opleidingen die volledig onder haar
bevoegdheid ressorteren curriculumcommissies instellen. Een curriculumcommissie fungeert als
orgaan van overleg en discussie tussen degenen die bij het onderwijs op een bepaald deeldomein
waarvoor de Permanente Onderwijscommissie bevoegd is, betrokken zijn. De Permanente
Onderwijscommissie bepaalt de deeldomeinen waarvoor ze curriculumcommissies wil instellen
24
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/fac_commissies
6.4. De Doctoraatscommissies
De facultaire Doctoraatscommissie adviseert omtrent de doctoraatsaanvragen en heeft een
algemene bevoegdheid inzake het verloop van het doctoraal onderzoek. Het Faculteitsbestuur (met
uitzondering van de studentenvertegenwoordiger) neemt deze functie waar. Daarnaast zijn er
verschillende bijzondere Doctoraatscommissies die de vordering van een individueel doctoraat
beoordelen en opvolgen; de Doctoraatscommissie wordt ingericht per onderzoekseenheid.
6.5. De Commissie Onderzoek
De Commissie Onderzoek behandelt dossiers zoals de doctoraatsopleiding, het doctoraatsexamen,
het waarderingssysteem ter beoordeling van het wetenschappelijk onderzoek van het AP, de
subsidieaanvragen voor congressen.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/onderzoek/onderzoekscomm
6.6. De DIV-vergadering
De DIV-vergadering houdt namens de gebruikers toezicht op het netwerk Letteren en de Dienst
Informatieverwerking. In deze commissie worden de opties voor toekomstige investeringen bepaald
en worden aanvragen vanwege onderzoekseenheden behandeld.
7. Specifieke Lerarenopleiding Letteren
De Specifieke Lerarenopleiding Letteren staat in voor de academische lerarenopleiding en voor de
nascholing op het gebied van de vakdidactiek. Ze groepeert alle ZAP- en AAP-leden die vol- of
deeltijds verbonden zijn aan de lerarenopleiding evenals de aggregatielectoren. Voorzitter is prof. dr.
Kris Van den Branden (LETT 01.40, tel. 016/325363).
25
V. De ABAP-delegaties
1. De ABAP-delegatie in de Academische Raad
Om de twee jaar wordt (in mei-juni) een verkiezing georganiseerd voor de vertegenwoordiging in de
Academische Raad van het ABAP. Voor de Groep Humane Wetenschappen wordt er één
vertegenwoordiger en één plaatsvervanger verkozen.
Website: https://admin.kuleuven.be/raden/academische_raad.html
2. De ABAP-delegatie in de Subfaculteitsraad (Leuven-Kortrijk)
De Subfaculteitsraad is, op de overkoepelende Faculteitsraad na, het hoogste bestuursorgaan binnen
de faculteit en heeft een algemene beslissingsbevoegdheid inzake het onderwijs en onderzoek in de
faculteit. De raad wordt voorgezeten door de decaan.
De Subfaculteitsraad (Leuven-Kortrijk) van Letteren bestaat uit de volgende stemgerechtigde leden:
- de decaan;
- de vicedecaan onderwijs;
- de vicedecaan onderzoek;
- de vicedecaan internationalisering;
- de administratief directeur (enkel voor de verkiezing van de decaan);
- alle voltijdse leden van het ZAP en de deeltijdse leden van het ZAP die voor onbepaalde duur
voltijds verbonden zijn aan de universiteit, en verder uit vier vertegenwoordigingen die
samen niet meer dan 30% van de gehele Faculteitsraad uitmaken;
- een vertegenwoordiging van de deeltijdse leden van het ZAP die niet tot de eerste categorie
behoren;
- een vertegenwoordiging van het ABAP;
- een vertegenwoordiging van de studenten;
- een vertegenwoordiging van het ATP.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/faculteitsraad
3. De verkiezing van de ABAP-delegatie in de Subfaculteitsraad
De verkiezing van de ABAP-vertegenwoordiging in de Subfaculteitsraad van Letteren heeft jaarlijks
plaats in eerste helft van de maand oktober per stembrief. Om tot een evenwichtige verdeling over
de zes onderzoekseenheden te komen, gebruiken we de volgende procedure:
- Er wordt een alfabetische lijst van de ABAP-leden van de Faculteit Letteren opgesteld,
waaruit de ABAP-leden een (maximum)aantal van 20 vertegenwoordigers kunnen kiezen.
- De telling gebeurt onder toezicht van de vicedecaan onderwijs en de voorzitter van de ABAPdelegatie. Na de telling van de stemmen wordt ervoor gezorgd dat er per OE minimum 3 en
maximum 6 vertegenwoordigers worden aangeduid. Het monitoraat heeft 1
vertegenwoordiger.
- Bij gelijkheid van stemmen wordt een spreiding over de verschillende OE’s nagestreefd.
- De Campus Kortrijk vaardigt één vertegenwoordiger af. Deze vertegenwoordiger wordt door
de ABAP-leden van de Letterencampus Kortrijk verkozen.
De ABAP-vertegenwoordigers kunnen aangesproken worden op agendapunten van FB en subFR. Het
ABAP kan aan de vertegenwoordigers suggesties doen om bepaalde punten aan de agenda toe te
voegen.
26
4. De voorzitter van de ABAP-delegatie in het Faculteitsbestuur
De nieuwe ABAP-delegatie bepaalt vlak na de verkiezingen wie onder hen gedurende één
academiejaar voorzitter van de delegatie wordt. In beginsel komt het ABAP-lid dat bij de verkiezingen
de meeste stemmen haalde het eerst in aanmerking om voorzitter te zijn.
De voorzitter van de delegatie vertegenwoordigt het ABAP in het Faculteitsbestuur. Het
Faculteitsbestuur, dat regelmatig samenkomt en het dagelijks bestuur van de faculteit waarneemt,
bestaat uit de decaan, de vicedecanen, de campusdecanen, de bestuurders uit de
onderzoekseenheden, een ABAP-vertegenwoordiger (de voorzitter van de delegatie), een ATPvertegenwoordiger, twee studentenvertegenwoordigers en de administratief directeur. De ABAPvertegenwoordiger, ATP-vertegenwoordiger en studentenvertegenwoordiger nemen niet deel aan de
behandeling van personalia.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/faculteitsbestuur
5. De ABAP-fractie
De ABAP-voorzitter organiseert geregeld een fractievergadering waarin de ABAP-delegatie
gemeenschappelijke belangen bespreekt en standpunten inneemt over de te volgen politiek in de
verschillende gremia. Voor een ABAP-fractievergadering wordt de groep verkozenen voor
Faculteitsraad uitgebreid met:
- ABAP-vertegenwoordigers in andere facultaire gremia (POC, overlegcomités, Commissie
Onderzoek, Didactische Commissie, ICT-commissie)
- Een ABAP-contactpersoon uit elke OG die niet via een verkozene vertegenwoordigd is in
Subfaculteitsraad (in beginsel komt de ABAP-er met de meeste stemmen in de verkiezingen
voor Subfaculteitsraad hiervoor in de eerste plaats in aanmerking)
- Eventueel ABAP-leden die onze geleding vertegenwoordigen in ad hoc
werkgroepen/commissies
6. Informatie en communicatie
Op de Toledocommunity ABAP-Letteren vind je de informatie die het ABAP aanbelangt, zoals een
overzicht van de ABAP-vertegenwoordigers.
Iedereen kan zich lid maken van deze community via de in- en uitschrijfmodule voor communities,
door dan bij inschrijven (zoeken) onder “titel” ABAP-Letteren in te geven.
De voorzitter van de ABAP-delegatie kan al het ABAP-personeel ook contacteren via e-mail via de
algemene arts-pan-abap, en de campusgebonden arts-leuven-abap, arts-kulak-abap , arts-tma-abap
en arts-hub-abap-mailinglijsten.
Waar nodig en gewenst zullen er ABAP-vergaderingen georganiseerd worden, zoals bv. voor de
beginnende doctorandi in het begin van het academiejaar.
7. De vertegenwoordiging van het ABAP in de facultaire commissies
De Permanente Onderwijscommissies (POC)
- De vertegenwoordiging van het assisterend en bijzonder academisch personeel werkzaam op
het bevoegdheidsdomein van de permanente onderwijscommissie, telt maximum drie leden.
27
De Didactische Commissie (DC)
- In de Didactische Commissie zetelen namens het assisterend en bijzonder academisch
personeel drie vertegenwoordigers van wie ten minste één studiebegeleider.
De curriculumcommissies (CC)
- Een curriculumcommissie is samengesteld uit leden van het zelfstandig academisch
personeel en van het assisterend en bijzonder academisch personeel en uit studenten, in
dezelfde verhoudingen als in een permanente onderwijscommissie; het maximum aantal
leden is vastgesteld op eenentwintig
Commissie Onderzoek (CO)
- In de Commissie Onderzoek zetelen twee ABAP-vertegenwoordigers (bij voorkeur één predoc
en één postdoc).
ICT-commissie
- Eén ABAP-vertegenwoordiger maakt deel uit van de ICT-commissie.
Stuurgroep Internationalisering Letteren (StIL)
- 1 representative.
Het overzicht van de ABAP-vertegenwoordigers in alle commissies is beschikbaar op de
Toledocommunity ABAP-Letteren.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/fac_com missies
28
VI. De diensten
1. De administratief coördinatoren van de onderzoekseenheden
De secretaris van de onderzoekseenheid is verantwoordelijk voor de administratie van de
onderzoekseenheid. Hij/zij is contactpersoon voor ZAP en ABAP, staat in voor een eerste
basisadministratie rond de personeelsdossiers, biedt informatie aan doctorandi m.b.t. procedure,
opleiding en verdediging van het doctoraat. Hij/zij beheert het computerbestand, databases, alle
materialen, de lokalen en is een logistieke duizendpoot. De exacte invulling van het takenpakket van
de administratief coördinator kan verschillen per OE. Daarnaast kan je er ook terecht voor postzegels.
De secretarissen per onderzoekseenheid zijn:
• OE Taalkunde: Sylvia Lescrauwaet, elke voormiddag; LETT 02.29, tel. 016/325030
• OE Literatuurwetenschap: Mia Hamels, niet op vrijdag; LETT 03.14, tel. 016/325041
• OE AKM: Veerle Hompes, niet op vrijdag; LETT 04.13, tel. 016/325050
• OE Geschiedenis: Liesl De Windt, elke voormiddag; LETT 05.29, tel. 016/325060
• OE Taal- en regiostudies: Choumicha Ridouani, elke voormiddag; LETT 07.03, tel. 016/324931
• OE Vertaalwetenschap: Steven Dewallens, elke vrijdag; Babelhuis (Blijde-Inkomststraat 13)
02.01, tel. 016/324692
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/diensten/secretariaten
2. Het decanaat
De decaan van de faculteit, prof. dr. Luk Draye, kan je bereiken op het decanaat (LETT 00.08). Wil je
een afspraak maken, dan doe je dat best via het decanaatsecretariaat.
Vicedecaan onderwijs is prof. dr. Johan Verberckmoes (LETT 00.06, tel. 016/324989).
Vicedecaan onderzoek is prof. dr. Ortwin de Graef (LETT 04.19, tel. 016/324874).
Vicedecaan internationalisering is prof. dr. Bart Van Den Bossche (LETT 03.04, tel. 016/324836).
Administratief directeur is Mieke Borremans (LETT 00.05, tel. 016/325010).
3. Decanaatsecretariaat
Op het decanaatsecretariaat kan je terecht voor het administratieve deel van personeelsgebonden
materies. Bij hen dien je o.a. aanvragen in voor vrijwillig medewerker, plaatsvervanger en je
verzekeringsattest bij afwezigheid in het buitenland in dienstverband. Het secretariaat zorgt ook voor
de administratieve verwerking van de doctoraten in SAP (bv. aanvragen tot promoveren). Daarnaast
beheert het de agenda van de decaan.
Het decanaatsecretariaat bevindt zich in LETT 00.12 en je kan hier terecht tussen 9u00-12u15 en
13u30-16u30. De medewerkers van het decanaatsecretariaat zijn Greet Danckaerts (LETT 00.12, tel.
016/376835), Nele Nijs (LETT 00.12, tel. 016/376832) en Isabelle Aerts (LETT 00.12, tel. 016/376842).
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/diensten/secretariaten
4. De Receptie
Aan de Receptie kan je terecht voor:
29
Algemene info en wegwijs in de faculteit, parkeerkaarten, dienstfietsen, sleutelbeheer, koffiekaarten
MSI, kopiekaarten, bordstiften, verloren voorwerpen, reservatie van lokalen en didactisch materiaal,
valven.
De medewerkers van de receptie zijn:
Yolande Geeraerts (maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag: voormiddag)
Marie-Louise Stroobants (maandag en dinsdag: hele dag, woensdag: voormiddag)
Nicole Putteman (woensdag: namiddag, donderdag en vrijdag: hele dag)
De openingsuren gelden elke werkdag: 8u30-12u00 en 13u30-16u30.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/diensten/receptie
5. Het Onderwijssecretariaat Letteren (OSL)
Op het Onderwijssecretariaat gebeurt alle verwerking van administratie rond examens,
collegeroosters, goedkeuring ISP’s ... .
Je kan er terecht voor onder meer de toewijzing van lokalen voor colleges, het afhalen van
didactische hulpmiddelen (micro's, overhead- en diaprojector ...) na bestelling.
Voor docenten kan je elke werkdag terecht bij het OSL tussen 9u00-12u00 en 13u30-16u30.
Daarnaast is het OSL altijd bereikbaar via mail: [email protected]. De
verantwoordelijke van het OSL is Nele Bosmans (LETT 00.46, tel. 016/328747), de specialismen van
de overige medewerkers van het OSL vind je terug op de website van het OSL.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/diensten/osl
6. Secretariaat Specifieke lerarenopleiding (SLO) Letteren
De Specifieke Lerarenopleiding is een aanvullende opleiding die tot het diploma van leraar leidt. Dit
diploma heb je nodig om benoemd te kunnen worden in de laatste jaren van het secundair
onderwijs. Voor een functie als docent of lector in het hoger onderwijs is het lerarendiploma strikt
genomen niet vereist, maar het wordt zeker als een pluspunt aanzien. Ook voor wie in het
bedrijfsleven en de culturele wereld bepaalde opleidingstaken wil opnemen is deze bijkomende
opleiding een ideaal vertrekpunt.
De verantwoordelijke van de SLO is Kris Van den Branden (LETT 01.40, tel. 016/325363). Arlet
Hendrickx (LETT 01.42, 016/325021) coördineert de administratie van de SLO, behalve de
studentgerelateerde onderwijsadministratie.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/opleidingen/lerarenopleiding
7. Monitoraat
Het monitoraat helpt de studenten bij alle moeilijke stappen in hun studie. Zo focussen ze sterk op de
eerstejaarsstudenten. Voor velen is de overgang van het middelbaar naar de universiteit immers niet
evident: het is bijvoorbeeld vaak wennen aan de grote hoeveelheden nieuwe leerstof die je op korte
tijd moet verwerken. De monitoren maken studenten ook wegwijs in de administratie die een
universitaire studie met zich meebrengt en vormen een eerste aanspreekpunt bij alle problemen die
ze ondervinden - of ze nu iets met de studie te maken hebben of niet. Ook na het eerste jaar staan de
monitoren natuurlijk steeds klaar om studenten hiermee te helpen.
30
Katrien Philippen is het diensthoofd van het monitoraat Letteren. De monitoren voor iedere
studierichting zijn te vinden op de website van het monitoraat. Het monitoraat bevindt zich op de
eerste verdieping in de A-vleugel.
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/monitoraat/monitoraat_wie
8. Ombudsdienst
Voor de ombudsdienst wordt enkel een beroep gedaan op de monitoren. De ombuds speelt een
sleutelrol in het examengebeuren. Hij of zij treedt op als onafhankelijke bemiddelaar tussen
examinatoren en studenten. De ombuds is bij elk onderdeel van de organisatie van examens nauw
betrokken. Zo is hij/zij aanspreekpunt voor zowel studenten als het Onderwijssecretariaat bij het
opstellen van de examenregeling. Hij/zij bepaalt ook soeverein of en onder welke voorwaarden een
student een verplaatsing van een examen (uitstel) kan krijgen. De ombuds registreert ook de
afwezigheden als je de examens waarvoor je bent ingeschreven, stopzet.
Een groot deel van het ABAP surveilleert tijdens de examens (zie Hoofdstuk XIII). Als er studenten zijn
met faciliteiten die voor de surveillanten relevant zijn, dan is het de ombudsdienst die dit laat weten
aan de hoofdsurveillant van het examen. Mochten er tijdens het examen zware onregelmatigheden
gebeuren, meld je dit zo snel mogelijk aan de ombuds.
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/monitoraat/ombuds
9. Stafmedewerker communicatie
De stafmedewerker communicatie (Liesbeth Westhof, LETT 00.13, tel. 016/376839) staat in voor o.a.
de facultaire website, sociale media, beleidsberichten, lichtkrant, huisstijl en rekrutering (coördinatie
rekruteringsactiviteiten voor abituriënten en zij-instromers, coördinatie bachelor- en masterfolders).
10. Stafmedewerkers onderwijs
De stafmedewerkers onderwijs zijn Wim Grevendonk (Taal- Letterkunde en Taal- en Regiostudies;
LETT 00.03, tel. 016/376833) en Ingrid Van Hecke (Geschiedenis, AKM en Culturele Studies; LETT
00.03, tel. 016/324712). Zij staan in voor curriculumontwikkeling en kwaliteitszorg en bieden
ondersteuning aan de Didactische Commissie en de POC's.
11. Stafmedewerker onderzoek
De stafmedewerker onderzoek (Bart van Beek, LETT 00.13, tel. 016/372407) ondersteunt het
onderzoek aan de Faculteit Letteren, incl. de coördinatie van de doctoraatsopleiding. Doctorandi
kunnen voor vragen m.b.t. hun doctoraatsopleiding of -examen bij hem terecht. Daarnaast kan je bij
hem terecht voor advies en hulp bij aanvragen voor onderzoeksmandaten, beurzen of
onderzoeksprojecten.
12. Financiële cel
Wil je iets bestellen of aankopen, organiseer je een studiedag, ga je naar een congres in binnen- of
buitenland, kortom doe je iets waar je beroepshalve geld voor uitgeeft of ontvangt, kom dan eerst
even langs bij de medewerkers van de financiële cel (Patricia Beersaert, tel. 016/325408, Sonja
31
Dekoning, tel. 016/325012, Inge Petré, tel. 016/325409, Gerlinde Van den bosch (tel. 016/324730),
Els Dewit (tel. 016/325015)). Je vindt ze in lokaal LETT 00.17.
De andere financiële antennes zijn (Mee-Yee Chan (LETT 03.45, tel. 016/325069), Greet Danckaerts
(LETT 00.12, tel. 016/376835), Nele Nijs (LETT 00.12, tel. 016/376832), Mia Hamels (LETT 03.14, tel.
016/325041), Els Van de Gaer (Huis Mgr. Janssens (Blijde-Inkomststraat 7) lokaal 00.02, tel.
016/328411).
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/diensten/fin_antenne
13. IMCO (International Mobility and Cooperation Office)
13.1. Voorstelling
Het International Mobility and Cooperation Office (IMCO) van de Faculteit Letteren staat in voor de
ondersteuning van de internationale dimensie van onderwijs, onderzoek en dienstverlening aan de
faculteit.
De focus ligt in de eerste plaats op de ondersteuning van de internationale dimensie van onderwijs
(mobiliteit van studenten en docenten), maar IMCO ondersteunt ook allerlei andere inspanningen
van onderzoeksgroepen, opleidingen en individuele onderzoekers op het vlak van
internationalisering, zowel via bestaande als via nieuw uit te bouwen programma’s en akkoorden.
IMCO staat ook in voor de implementatie van bilaterale akkoorden van onderzoekscentra en
opleidingen van de faculteit.
Samen met het centrale International Office en de International Admissions Unit van de KU Leuven
ondersteunt IMCO ook internationale uitwisselingsstudenten tijdens hun verblijf in België, en draagt
er zo toe bij dat het studieverblijf van buitenlandse studenten een verrijkende interculturele ervaring
wordt.
IMCO coördineert ook het study abroad Programme in European Culture and Society (PECS).
IMCO is te vinden op de eerste verdieping van het Erasmushuis, lokalen 01.16 en 01.17. De
openingsuren zijn: van maandag tot donderdag van 9u- 12u en van 14u-16u; gesloten op vrijdag.
Contactpersonen:
- Vice-decaan internationalisering (academisch verantwoordelijke): Bart Van Den Bossche
(LETT 03.04, tel. 016/324836)
- Hoofd internationalisering Letteren: Roger Janssens (LETT 01.16, tel. 016/325013)
- Inkomende studentenmobiliteit (Erasmus): Nadine Kerstens (LETT 01.17, tel. 016/324861)
- Uitgaande studentenmobiliteit (Erasmus): Heleen Smeyers (LETT 01.17, tel. 016/324980),
Sarah Holsbeke (LETT 01.16, tel. 016/324873)
- Coördinator PECS programma + niet-Europese uitwisselingsstudenten: Annelies Kindt (LETT
01.17, tel. 016/328709)
Website: https://www.arts.kuleuven.be/home/student_mobility/international_office
13.2. Onderzoeksverblijf in het buitenland
Als doctoraatsstudent behoort een studieverblijf in het buitenland tot de mogelijkheden. Dit kan zijn
met een universiteit waarmee al een bestaand uitwisselingsakkoord is of met een andere
gastinstelling. Voorwaarde is wel, in beide gevallen, dat de ontvangende universiteit zich expliciet
32
positief moet uitspreken over haar vermogen en bereidheid om de inkomende doctorandus/-a te
begeleiden.
Of je als lid van het ABAP een onderzoeksverblijf in het buitenland kan doorbrengen, en voor hoe
lang, hangt af van je financieringsbron en het bijhorend statuut, van je promotor of
begeleidingscommissie (wanneer je doctoreert) of van je opdracht aan de universiteit. In elk geval zal
de decaan met een dergelijk verblijf akkoord moeten gaan. Daartoe moet je op het decanaat tijdig
een aanvraag tot ‘Afwezigheid in dienstopdracht’ (te vinden in KU Loket > Personeel > Aan- en
afwezigheden > Zendingen registreren) indienen.
En voor al wie geïnteresseerd is in onderzoeksfinanciering is vanzelfsprekend ‘geDOCumenteerd’
(https://www.kuleuven.be/gedocumenteerd/k/s/inhoud/beurei.html) de eerste informatiebron.
Website: http://www.kuleuven.be/internationaal
13.3. ‘Joint’ en ‘double’ degrees
Als je ingeschreven bent voor een doctoraatsopleiding en minimaal 6 maanden verblijft aan een
andere instelling dan de KU Leuven (bv. in het kader van een uitwisselingsakkoord of van een
onderzoeksverblijf), kun je in aanmerking komen voor hetzij een ‘tweede’ doctoraatsdiploma (naast
dat van de KU Leuven) hetzij een diploma dat beide instellingen vermeldt.
In principe dient de conventie die dat regelt evenwel vóór of ten laatste bij het begin van je
doctoraatsopleiding afgesloten te worden. Als deze mogelijkheid je interesseert, spreek je je
promotor er dus best zo snel mogelijk over aan.
Website: http://www.kuleuven.be/doctoreren/joint_double_degree.html
14. Diversiteitsteam
Gelijke kansen en diversiteit zijn een prioriteit voor de KU Leuven. Het beleid wordt gecoördineerd
vanuit de Rectorale Dienst Diversiteitsbeleid.
Het diversiteitsbeleid van de KU Leuven vertrekt vanuit de meerwaarde die diversiteit biedt. Precies
in een universiteit, waar discussie en reflectie een essentieel aspect zijn, vormt een diversiteit aan
inzichten en ervaringen een krachtige bron van inspiratie. De term ‘diversiteit’ betekent voor de
KU Leuven de variatie aan persoonlijke ervaringen, waarden en wereldvisies die ontstaan uit een
wisselwerking van door cultuur en omstandigheden bepaalde factoren zoals thuistaal, culturele
achtergrond, gender, leeftijd, religie, geografische regio, seksuele geaardheid, functiebeperking en
socio-economische situatie.
Het Diversiteitsteam Letteren streeft naar de verankering van verschillende diversiteitsthema's
binnen de faculteit. Indien u vragen hebt over deze thematiek, kan u contact opnemen met:
- Katrien Philippen (LETT 01.07, tel. 016/324754), facultair aanspreekpunt diversiteit
- Prof. dr. Johan Verberckmoes, LETT 00.06, 016/324989), diversiteitsverantwoordelijke
- Prof. dr. Dimitri Vanoverbeke ((LETT 07.26, tel. 016/324963), diversiteitspromotor
Website: http://www.kuleuven.be/diversiteit/
Website: https://www.facebook.com/DiversiteitsbeleidKuleuven
33
15. Dienst Informatieverwerking (DIV)
15.1. Dienstverlening
De Dienst Informatieverwerking Letteren staat in voor de computerinfrastructuur van de Faculteit
Letteren. Daartoe behoren het netwerk in het Erasmushuis en een aantal bijgebouwen, het
serverpark en de pc-klassen van de faculteit en het pc-park Letteren.
De DIV heeft als opdracht het ondersteunen van het computergebruik in de Faculteit Letteren en
draagt de verantwoordelijkheid voor de beveiliging van de integriteit en de privacy van de
werkgebonden elektronische data van de personeelsleden Letteren.
De DIV geeft enkel service aan personeelsleden die opgenomen zijn in de wie-is-wie KU Leuven. Wie
zichzelf niet terugvindt in de wie-is-wie, moet eerst contact opnemen met het Decanaat Letteren om
zijn/haar personeelsregistratie in orde te brengen.
Voor een overzicht van de diensten waarvoor je terecht kan bij de DIV (van hard- en
softwareaankopen, tot congresondersteuning en website hosting), kan je terecht op deze webpagina:
http://www.arts.kuleuven.be/home/div/dienstverlening.
De DIV vertegenwoordigt de Faculteit Letteren in
- ICT-HUM raad (ICT Humane Wetenschappen)
- Technische Werkgroep ICThum
Het diensthoofd van de DIV is Fred Truyen (LETT 00.11, tel. 016/325005). Het personeel van de
basisdiensten en van de domeinspecifieke applicaties (fotolabo, tekenaar, ICT in het onderwijs) wordt
hier voorgesteld: http://www.arts.kuleuven.be/home/div/personeel.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/div/
15.2. Helpdesk
De DIV-helpdesk biedt ondersteuning aan voor vragen over of problemen met o.a. PC-beveiliging,
data back-up, e-mail, Office software en browsers.
De kantoren van de DIV zijn open elke ochtend van 9.00 u tot 12.00 u. Op maandag en woensdag ook
van 14.00 tot 16.00uur. Op de andere tijdstippen worden installaties, werk aan de machines,
planning, serverwerkzaamheden etc. uitgevoerd, en heeft het dus weinig zin om zich aan de lokalen
van de DIV aan te melden. Neem eventueel eerst eens een kijkje in onze lijst met veelgestelde
vragen: http://www.arts.kuleuven.be/home/div/faq.
Je kan de helpdesk contacteren op verschillende manieren:
- Bij voorkeur via e-mail: [email protected]
- Telefonisch (van 09-12u en 14-16u): 016/3 25007
- Noodnummer (van 08-18 uur): 016/372898
- Telefonisch via Lync: zoek ARTS Dienst Informatieverwerking
Website: http://www.arts.kuleuven.be/home/div/helpdesk
16. Beheerder operationele processen
34
De beheerder operationele processen (bop) Wim Van Laer ondersteunt de gebruikers van de
gebouwen, tuinen en parkings bij het dagelijks gebruik en bij veranderingen van de structuren en het
functioneel gebruik en dit in samenwerking met de centrale technische diensten.
Hij waakt erover dat de gebouwen functioneel optimaal uitgerust worden volgens de noden en
behoeften van de gebruikers. Hij optimaliseert het ruimtegebruik van de faculteit in overleg met de
technische diensten en de gebruikers en zorgt voor consensus.
De bop is aanspreekpunt voor alle medewerkers van de faculteit voor de melding en oplossing van
technische problemen, voor de opvolging van de schoonmaakschema’s en orde en netheid.
De bop coördineert de Veiligheid-Gezondheid-Milieu-werking (VGM), EHBO- en de EersteInterventie-ploeg (EIP) voor de faculteit in samenwerking met de centrale VGM-dienst.
35
VII. De faculteitsbibliotheek
1. Algemeen
De Bibliotheek Letteren (LBIB) bevindt zich in het Erasmushuis. De toegang is op de gelijkvloerse
verdieping; daar is tevens de uitleenbalie.
Blijde-Inkomststraat 21 PB 3304
3000 Leuven
Tel. 016/324900
Fax. 016/325025
[email protected]
Website: https://bib.kuleuven.be/lbib
Website: https://www.facebook.com/bibletteren
De academisch verantwoordelijke voor de Letterenbibliotheek is prof. dr. Ortwin de Graef (LETT
04.19, tel. 016/324874), de faculteitsbibliothecaris is dr. Demmy Verbeke (LETT 01.51, tel.
016/324788). Een volledig overzicht van het personeel van de bibliotheek, ieder met eigen
specialisme, vind je hier: https://bib.kuleuven.be/lbib/personeel.
De openingstijden van de bibliotheek tijdens het academiejaar zijn van maandag tot donderdag:
9u00-22u.00, vrijdag: 9u00-19u00. Tijdens de zomermaanden gelden er gewijzigde openingsuren,
van maandag tot vrijdag 9u00-17u30.
Een compleet overzicht van alle openingstijden per periode van alle bibliotheken van de KU Leuven is
te vinden op: http://bib.kuleuven.be/ub/over/bibliotheken. De algemene sluitingsdagen zijn opgelijst
op deze webpagina: http://bib.kuleuven.be/ub/toegang-en-gebruik/sluitingsdagen. Let wel, er zijn
afwijkingen per bibliotheek mogelijk.
De bibliotheek bestaat uit de verschillende deelcollecties, te herkennen aan de eigen vierlettercode,
en die hier terug te vinden zijn: https://bib.kuleuven.be/lbib/collecties/deelcollecties.
In alle bibliotheken van de KU Leuven geldt het Algemeen Bibliotheekreglement. In de Bibliotheek
Letteren zijn bovendien specifieke huisregels van kracht, die na te lezen zijn op deze website:
https://bib.kuleuven.be/lbib/toegang-en-gebruik/bibliotheekreglement
2. Uitleenfaciliteiten voor personeel
Als je personeelslid van de KU Leuven wordt, heb je met je personeelskaart toegang tot de
bibliotheek. Personeelsleden kunnen maximaal 20 boeken uitlenen voor maximaal 4 weken. Het
verlengen van de uitleentermijn (enkel voor werken die niet gereserveerd zijn door een derde) en
reserveren van uitgeleende documenten kan telefonisch of via internet.
Bij laattijdig inleveren van uitgeleende documenten worden maningskosten aangerekend. In alle
KU Leuven-bibliotheken geldt hetzelfde tarief: € 0,50 per item per dag.
36
3. Interbibliothecaire aanvraag voor bruikleen of fotokopie (IBL)
Indien een boek of een tijdschrift niet aanwezig is in de collectie van de KU Leuven kan je het via de
dienst interbibliothecair leenverkeer (IBL) aanvragen. De elektronische procedure hiervoor staat
beschreven op http://bib.kuleuven.be/bibc/toegang-en-gebruik/ibl/hoe-elektronisch-ibl-aanvragen.
Meer uitleg over tarieven, termijnen, procedures, e.d. is te vinden op de homepage van de IBLcentrale die de Bibliotheek Letteren bedient en gehuisvest is in de Centrale Bibliotheek:
http://bib.kuleuven.be/bibc/toegang-en-gebruik/ibl.
4. De Digitale Bibliotheek
De Digitale Bibliotheek Letteren geeft toegang tot de belangrijkste catalogi, databanken,
naslagwerken en zoekmachines die relevant zijn voor onderzoekers en studenten. Recht bovenaan
kan je specifieke filters instellen zodat je alleen de resultaten krijgt die voor jouw onderzoeksdomein
belangrijk zijn.
Website: http://www.arts.kuleuven.be/bibliotheek/catalog.cfm
5. Andere faciliteiten
De bibliotheek biedt ook nog andere faciliteiten:
- een eigen weblog over wijzigingen in het online informatieaanbod die je via RSS of via e-mail
kan volgen: http://www.arts.kuleuven.be/bibliotheek/digiletteren.cfm
- een link voor 'Thuiswerk', zodat je van thuis uit de digitale bronnen kan raadplegen (ook te
vinden op de website in de rechterkolom onder de hoofding e-bronnen:
https://stuiterproxy.kuleuven.be/bibliotheek/,DanaInfo=bib.arts.kuleuven.be+catalog.cfm
- multifunctionele kopieerapparaten waarmee je kan kopiëren, printen en scannen
- Wifi-ondersteuning voor alle werkplekken
6. Bestelsuggesties en schenkingen
Voor bestelsuggesties of bestellingen op basis van projectmiddelen, neem best contact op met de
informatiespecialist van de deelcollectie waar de bestelling zou moeten terecht komen
(https://bib.kuleuven.be/lbib/personeel) of met de faculteitsbibliothecaris.
Schenkingen (hetzij financieel hetzij van boeken) zijn vanzelfsprekend ook steeds welkom. Neem
hiervoor best eerst contact op met de faculteitsbibliothecaris.
Website: https://bib.kuleuven.be/lbib/collecties/bestelprocedures
Website: https://bib.kuleuven.be/lbib/bibliotheekfonds
37
VIII. Examensurveillantie
De ABAP-ers worden ingeschakeld voor het toezicht bij de schriftelijke examens. Alle ABAP-ers
worden geacht minstens één maal per examenperiode te surveilleren en in totaal 6
surveillantiebeurten op te nemen. Er is een vrijstelling voorzien voor ABAP-ers die in de eindfase van
het doctoraat zijn (d.w.z. eens de datum van de verdediging vastgelegd is), een zware onderwijslast
hebben (d.w.z. vanaf 2 jaaruur), in de laatste 2 maanden van de zwangerschap zijn of minder dan
50% in dienst zijn. Deze vrijstellingen worden via de ABAP-vertegenwoordiger aangevraagd bij de
vicedecaan onderwijs. In geval van een buitenlands studieverblijf wordt gevraagd de
surveillantiebeurten in een andere examenperiode op te nemen.
Enkele weken voor iedere examenperiode wordt de ABAP-ers via een algemene mailing gevraagd of
ze voor een vrijstelling in aanmerking wensen te komen en de definitieve lijst van potentiële
surveillanten wordt dan via de Toledocommunity “Regeling surveillanten” bekend gemaakt. Ruim
vóór de aanvang van de examens wordt op dezelfde Toledocommunity een intekenlijst gepubliceerd
waar de ABAP-ers voor een bepaalde surveillantiebeurt kunnen intekenen. Twee weken vóór het
begin van de examens wordt deze lijst afgesloten. Indien te weinig potentiële surveillanten hebben
ingetekend, duidt het Onderwijssecretariaat surveillanten aan uit de lijst van potentiële surveillanten
die niet hebben ingetekend.
De richtlijnen voor een vlot verloop van de surveillantiebeurt zijn eveneens te vinden via de
Toledocommunity “Regeling Surveillanten”. Hier staat onder andere wat je best doet nog vóór het
examen, hoe je het inleveren van de examenkopijen vlot doet verlopen, of wat er moet gebeuren
wanneer er een evacuatie zou plaatsvinden tijdens het examen.
Als je nog geen toegang hebt tot de Toledocommunity “Regeling surveillanten”, kan je dat melden
aan het Onderwijssecretariaat.
38
IX. Wat met je toekomst?
De KU Leuven is één van de grootste werkgevers in de regio waar zeer diverse loopbanen mogelijk
zijn. Naast de ZAP-loopbaan, stromen medewerkers die vertrekken uit een onderwijs- of
onderzoeksfunctie binnen het ABAP door naar andere functies binnen de KU Leuven of in de brede
arbeidsmarkt. Het is belangrijk dat je je loopbaan van bij het begin van je aanstelling mee in handen
neemt.
Om zo goed mogelijk in te spelen op de specifieke loopbaanvragen van jonge onderzoekers (PhD,
postdoc, tenuretrack-ZAP) is er binnen het Career Center KU Leuven een specifiek centrum voor hen
opgericht: het YouReCa Career Center. Hier staan de loopbaanvragen en –noden van Young
Researchers’ Careers centraal.
Website: http://www.kuleuven.be/onderzoek/youreca/
1. Mogelijke loopbanen binnen de KU Leuven en daarbuiten
Hieronder worden de verschillende mogelijkheden opgesplitst in onderzoeks-, onderwijs- of andere
loopbanen. Dit verwijst enkel naar de voornaamste focus in de loopbaan, maar vanzelfsprekend
combineren enkele van deze mogelijkheden, zoals een aanstelling binnen het ZAP, beide aspecten.
1.1. Loopbanen voor onderzoekers
In principe verlopen onderzoeksloopbanen binnen de KU Leuven via drie fases. Iemand start als
junior-onderzoeker (vier tot zes jaar en vaak met de doelstelling te doctoreren) en doorloopt
vervolgens tijdelijk een fase als senior-onderzoeker (vaak als postdoctoraal medewerker). In de loop
van deze tweede fase is het echter belangrijk om duidelijkheid te krijgen over de verdere
loopbaanmogelijkheden binnen de KU Leuven. Gesprekken die er tussen medewerker en
promotor/diensthoofd zijn gedurende de loopbaan, moeten daarom een realistisch beeld moeten
scheppen van deze mogelijkheden en hopelijk vermijden dat een medewerker op het einde van een
fase voor verrassingen komt te staan. Als onderzoeker is het in elk geval belangrijk in deze eerste
fasen van de loopbaan te werken aan competenties die zowel voor een professionele loopbaan
binnen als buiten de KU Leuven nuttig kunnen zijn (cf. infra). De derde meer permanente fase kan
dan ook een onderzoeksloopbaan binnen of buiten de KU Leuven zijn: een ZAP-loopbaan, een
loopbaan binnen het onderzoekskader, een loopbaan binnen het ATP-kader in een
onderzoeksondersteunende functie (bv. als stafmedewerker onderzoek) of onderzoeksfuncties
buiten de KU Leuven.
1.2. Onderwijsgerichte loopbanen
In tegenstelling tot de fasen binnen een onderzoeksloopbaan, is de onderwijsgerichte loopbaan
minder gefaseerd. Onderwijsloopbanen binnen het ABAP zijn echter altijd tijdelijk van aard.
Indien men zijn loopbaan op dit vlak een meer permanente wending wil geven, biedt de KU Leuven
ook hier diverse loopbanen voor medewerkers die zich voornamelijk op het onderwijs geven of
ondersteunen wensen toe te leggen. De ZAP-loopbaan in combinatie met onderzoekstaken en
maatschappelijke dienstverlening, functies als onderwijsadviseur, expert onderwijsbeleid en
stafmedewerker onderwijs binnen het ATP-kader en eventueel doorgroei naar onderwijsfuncties
binnen de Associatie of binnen de algemene arbeidsmarkt (secundair onderwijs, vormer, ...).
1.3. De brede arbeidsmarkt binnen en buiten de KU Leuven
Vanzelfsprekend is er ook nog een bredere arbeidsmarkt voor mensen die na hun tewerkstelling hier
hun loopbaan niet direct binnen onderwijs of onderzoek wensen verder te zetten. Deze markt is
39
natuurlijk zeer breed en zal specifiek afhangen van je verwachtingen, interesses, competenties, je
sterktes en je zwaktes die je tijdens je loopbaan hier zal ontdekken.
2. Werken aan je loopbaan
Het is belangrijk tijdens je loopbaan aan de KU Leuven bewust te werken aan de ontwikkeling van
competenties die noodzakelijk zijn om je functie of je doctoraatsproject te doorlopen, maar die ook
belangrijk zijn voor je verdere loopbaan, zowel binnen als buiten de KU Leuven. In elke loopbaan, of
het nu een academische loopbaan of een andere is, is het belangrijk om niet alleen te werken aan je
technische en intellectuele vaardigheden, maar ook aan de meer “zachte” competenties.
Om jonge onderzoekers te helpen om zicht te krijgen op hun competenties wordt er binnen het
YouReCa Career Center gebruik gemaakt van het Researcher Development Framework van Vitae.
Vitae is een Britse organisatie die tot doel heeft te werken aan de professionele ontwikkeling van
onderzoekers. Ze doet dat in samenwerking met verschillende universiteiten, onderzoeksinstellingen,
onderzoekssponsors en nationale organisaties.
http://www.kuleuven.be/personeel/careercenter/pdfs/vitae-researcher-developmentWebsite:
framework.pdf
Verschillende opleidingen aan de KU Leuven helpen je bij de versterking van je capaciteiten. De
opleidingen omvatten allerlei deelgebieden: taal, informatica, statistiek, onderwijs en dergelijke
meer: https://www.kuleuven.be/personeel/opleidingen.
3. Wie helpt je hierbij?
In eerste instantie neem jij je loopbaan vanzelfsprekend in eigen handen. Maar zoals boven gezegd,
kunnen verschillende andere mensen je hierbij helpen. Je eerste aanspreekpunt hiervoor is je
diensthoofd en/of promotor. In informele contacten, maar vooral ook in meer formele momenten,
zoals bij een functioneringsgesprek, kan je het gesprek aangaan over je functioneren, je loopbaan en
je ontwikkelingsmogelijkheden.
In tweede lijn kan je terecht bij het Young Researchers’ Careers (YouReCa) programma. De Vlaamse
Regering stelt jaarlijks een budget ter beschikking van de Vlaamse universiteiten om de
carrièreperspectieven van jonge onderzoekers te verbeteren en te verbreden. KU Leuven investeert
dit budget via het YouReCa programma in een brede waaier aan activiteiten die verband houden met
training en opleiding, loopbaanbegeleiding en internationalisering van de loopbaan. Meer informatie:
www.kuleuven.be/onderzoek/youreca.
Begin 2014 is er binnen KU Leuven ook een eigen Career Center opgericht
(www.kuleuven.be/careercenter). Dit is toegankelijk voor alle personeelsleden, maar voor jonge
onderzoekers werd een specifiek programma ontwikkeld, mede onder impuls van de OJO middelen
van de Vlaamse Overheid, onder de koepel van het YouReCa Career Center. Het YouReCa Career
Center van de KU Leuven wil jonge onderzoekers ondersteuning bieden bij de uitbouw van hun
loopbaan, academisch of niet-academisch, binnen of buiten de KU Leuven, d.m.v. coaching, advies en
praktische informatie. Het YouReCa Career Center richt zich tot alle jonge onderzoekers van de KU
Leuven (en andere Vlaamse universiteiten), meer bepaald die met het statuut doctorandus, postdoc
of tenuretrack-ZAP.
Het Career Center overkoepelt allerlei initiatieven die ondergebracht kunnen worden in 3 pijlers:
- Loopbaanbegeleiding: vragen over ambitie, motivatie, work-life balans, ...
40
-
-
Advies arbeidsmarkt: informatie en advies over de arbeidsmarkt (extern, intern, academisch,
niet-academisch), sollicitatietraining, CV-screening, contacten en samenwerking met de
bedrijfswereld aanmoedigen en arbeidsmarkt sensibiliseren m.b.t. de inzetbaarheid van
onderzoekers.
Internationale mobiliteit: JUMO-beurzen, informatie en advies met betrekking tot verblijf in
het buitenland.
Het YouReCa Career Center is enerzijds een reële ruimte waar onderzoekers op afspraak terecht
kunnen om informatie te vragen of op te zoeken of voor een loopbaangesprek). Het YouReCa Career
Center is anderzijds ook een virtuele ruimte waar informatie, instrumenten, tests en links met
interessante
websites
ter
beschikking
gesteld
wordt
aan
onze
onderzoekers
(www.kuleuven.be/youreca-careercenter).
Het YouReCa Career Center is ook een platform voor dialoog en samenwerking zijn tussen de KU
Leuven en de andere Vlaamse Universiteiten en kennisinstellingen op het vlak van initiatieven
relevant voor bovengenoemde objectieven.
KU Leuven plaatst de meeste vacatures ook op zijn jobsite. Moest je dan ook op een bepaald
moment zeer concreet op zoek zijn naar een nieuwe opportuniteit, dan kan je hier alle lopende
vacatures van het moment vinden.
Website: http://www.kuleuven.be/personeel/jobsite/vacatures.html.
41
X. Afkortingen
2WD
AAP
ABAP
AKM
ALL
AP
ARO
ATP
Ba
BaMa
BAP
BFCO
BOF
CB
CC
CLT
CTO
CWIS
DC
DIV
DOC
DUO
ECTS
EIP
FB
FLOF
FWO
GeBu
HUB
HW
IBL
IER
ILT
IMCO
ISP
IWT
KU Leuven
Kulak
Kulloc
LERU
LETT
LOKO
Ma
ManaMa/MNM
MSI
NVAO
OE
OER
OG
Woon-Werkverkeer en korte verplaatsingen van Dienst naar Dienst
Assisterend Academisch Personeel
Assisterend en Bijzonder Academisch Personeel
Archeologie, Kunstwetenschap, Musicologie
Alumni Letteren Leuven
Academisch Personeel, verzamelnaam voor AAP, ZAP en BAP
Associatieraad voor Onderzoek
Administratief en Technisch Personeel
Bachelor
Bachelor/Master
Bijzonder Academisch Personeel
Bureau Facultaire Commissie Onderzoek
Bijzonder Onderzoeksfonds
Centrale bibliotheek
Curriculum commissie
Centrum voor Levende Talen
Centrum voor Taal en Onderwijs
Campus Wide Information System
Didactische commissie
Dienst Informatieverwerking
Dienst Onderzoekscoördinatie
Dienst Universitair Onderwijs
European Credit point Transfer System
Eerste interventieploeg
Faculteitsbestuur
Facultair Luik Onderzoeksfonds
Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek-Vlaanderen
Gemeenschappelijk Bureau
Hogeschool Universiteit Brussel
Groep Humane Wetenschappen
Interbibliothecair leenverkeer
Individueel Examenrooster
Interfacultair Instituut voor Levende Talen
International Mobility and Cooperation Office
Individueel studieprogramma
Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie
Katholieke Universiteit Leuven
KU Leuven @ Kortrijk
KU Leuven op locatie
League of European Research-intensive Universities
Campus Leuven Letteren, Erasmushuis, Blijde-Inkomststraat 21, 3000 Leuven
Leuvense Overkoepelende Kring Organisatie
Master
Master na Master
Campus Leuven, Mgr. Sencie Instituut, Erasmusplein 2, 3000 Leuven
Nederlands Vlaams Accreditatieorganisatie
Onderzoekseenheid
Onderwijs- en examenreglement
Onderzoeksgroep
42
OPO
OSL
OT
OzOL
PA
Pg/PGO
POC
RF
RVA
RvB
SFR
SLO
STA
StAL
STB
StIL
stp
TMA
TOLEDO
VAPL
VGM
VLHORA
VLIR
VLOR
VLUHR
ZAP
ZER
Opleidingsonderdeel
Onderwijssecretariaat Letteren
Onderzoekstoelage
Onderzoeksondersteuning Letteren
Praktijkassistent
Postgraduaat/Postgraduaatopleiding
Permanente Onderwijscommissie
Research fellow
Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening
Raad van Bestuur van de KU Leuven
Subfaculteitsraad
Specifieke Lerarenopleiding
Campus Antwerpen, Sint-Andries, Sint-Andriesstraat 2, 2000 Antwerpen
Studentenraad Associatie Leuven
Studietrajectbegeleiding
Stuurgroep Internationalisering Letteren
Studiepunt
Thomas More Antwerpen
Toetsen en Leren Didactisch Ondersteunen
Vereniging van het Academisch Personeel Leuven
Veiligheid, Gezondheid en Milieu
Vlaamse Hogescholenraad
Vlaamse Interuniversitaire Raad
Vlaamse Onderwijsraad
Vlaamse Universiteit- en Hogescholenraad
Zelfstandig Academisch Personeel
Zelfevaluatierapport
43

affiche - Vlaamse Werkgroep Mediëvistiek

Jetair "Last Minutes"

ALL Infosessie Inter S-Groep T

Experiment-blaadje

Printversie folder - Wetenschappelijke Vereniging voor

kan downloaden. - vzw "In Ieders Belang"

agendabijlages/Vooraankondiging symposium Zorgpad Bariatrische

RICHTLIJN V te gebruiken voor: - Vereniging Erasmus Trustfonds

De statistieken van je website in Direct Admin (oa bij Versio) – Log