07.h.1._Bijlage_voortgangsrapportage_december_2014

BIJLAGE VOORTGANGSRAPPORTAGE DECEMBER 2014 HEFBOOM
Werkgroepen
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het verbeterprogramma ligt bij de lijnorganisatie. Hiertoe zijn onder de verantwoordelijkheid van
beide afdelingshoofden een aantal werkgroepen opgestart. Hieronder een overzicht van de werkgroepen:
Afdeling Heffingen:
werkgroep bedrijven
werkgroep bezwaren
werkgroep vastgoed
Afdeling Invordering en Diensten:
werkgroep invordering
werkgroep kwijtschelding
werkgroep bezwaren (diensten)
werkgroep applicatiebeheer
De werkgroep applicatiebeheer houdt zich bezig met de verbeteringen van de belastingapplicatie. Alle voorstellen van de ander e werkgroepen die
betrekking hebben op de belastingapplicatie dienen te worden ingebracht bij de werkgroep applicatie beheer.
De beide afdelingshoofden rapporteren de voortgang aan het MT.
Voortgang verbetermaatregelen
Op de volgende pagina’s wordt per vastgestelde verbetermaatregelen de voortgang weergegeven. De kleuren geven de status van aan:
Groen: succesvol afgerond
Blauw: nog in ontwikkeling en meegenomen naar 2015 in de reguliere bedrijfsvoering of in de reorganisatie.
Rood: na onderzoek is gebleken dat de voorgestelde maatregel niet ingevoerd kon worden of niet voldoende voordeel heeft.
Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
Voortgang
De visie en het beleid van Hefpunt is niet voldoende
geformaliseerd en de vertaling van het beleid en de
uitwerking van de doelstellingen naar de afdelingen kan
worden verbeterd.
Uitwerken van beleid ten aanzien van het risico-gericht
werken.
De directie/MT zal de visie en het
beleid verder uitwerken. Dit kan een
input vormen voor de jaarlijkse
afdelingsplannen. De doelstellingen
dienen zoveel als mogelijk SMART
geformuleerd te worden.
Directeur/MT
Het MT heeft onder begeleiding van
extern deskundige de missie, visie,
doelstellingen en strategie van
Hefpunt vastgesteld. Dit is het
vertrekpunt voor de verdere
organisatiewijzigingen.
1. Organisatieniveau
Beleid en planvorming
2012/2013
De directie/MT zal een notitie gaan
opstellen waarin de uitgangspunten
van risicogericht werken bij Hefpunt
nader worden uitgewerkt. Het doel is
dat iedere medewerker weet wat er
van hem wordt verwacht ten aanzien
van het risicogericht werken.
Taken en
verantwoordelijkheden
Informatie-voorziening
Projectmatig werken
Heroverweging taakverdeling coördinatoren en
afdelingshoofden met als doel eenduidigheid in de
taakinvulling
De directie/MT zal een
heroverweging gaan uitvoeren naar
de taakverdeling tussen de
coördinatoren en de
afdelingshoofden.
Directeur/MT
Verbeteren van de managementinformatie
De directie/MT gaat een project
opstarten om de
managementinformatie op alle
niveaus binnen Hefpunt te
verbeteren. Hierbij zal het nieuwe
managementinformatiesysteem
Cognos 8 worden geïmplementeerd
en een belangrijke rol in de
verbetering spelen.
Projectgroep
managementinformatie
De directie/MT zal een notitie
opstellen waarin wordt aangegeven
wat binnen Hefpunt wordt verstaan
onder projectmatig werken. Deze
notitie kan fungeren als een leidraad
voor de organisatie. Indien nodig is
er ruimte om opleidingen te volgen
op dit gebied.
Directeur/MT
Het projectmatig werken bij Hefpunt dient verbeterd te
worden.
2013/2014
2012-2014
De voorgestelde organisatie
wijziging en het bijbehorende
functieboek zijn vastgesteld door het
DB en worden per 1 januari 2015
van kracht.
Samen met Centric zijn een vijftal
kubussen ontwikkeld waar we de
komende periode ervaringen mee
gaan opdoen. Begin 2015 zal
aandacht worden besteed
opleidingen voor het gebruik van de
kubussen. In de loop van 2015 zal
een evaluatie plaatsvinden
Dit wordt meegenomen in de
organisatieverandering.
2013
2
Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
Voortgang
De afdelingshoofden gaan een
voorstel uitwerken voor een verdere
implementatie van het tijdschrijven.
De doelstelling moet zijn dat het ook
informatie oplevert waar het
management wat mee kan.
Daarnaast moet het voor de
tijdschrijver zelf een eenvoudig te
hanteren methodiek zijn.
Afdelingshoofden
Er wordt op dit moment tijd
geschreven op een aantal
onderwerpen. De werkgroep
onderzoekt momenteel of de
geselecteerde onderwerpen ons
voldoende houvast bieden voor een
goede urenverantwoording, of dat
een andere methodiek nodig is. De
eventuele nieuwe methodiek zal
moeten aansluiten op de nieuwe
organisatiestructuur. De invoering
zal zoveel als mogelijk worden
afgestemd met de invoering van de
nieuwe organisatiestructuur per 1
januari 2015.Komt op agenda van
de kwartiermakers.
Het afdelingshoofd invordering en
diensten komt met een uitgewerkt
voorstel voor de verdere
implementatie van het digitale loket.
Ook de mogelijkheden van een
digitale nota worden hierbij
meegenomen.
Afdelingshoofd
invordering en
diensten
De senior applicatiebeheerder gaat
in samenwerking met de leverancier
en de coördinatoren een onderzoek
uitvoeren naar de
verbeteringsmogelijkheden van de
performance en functionaliteiten van
GHS. De bovenstaande
aandachtspunten zullen in dit
onderzoek worden meegenomen.
Afdelingshoofd
invordering en
diensten
2. Processen algemeen
Urenregistratie
Inzet digitaal loket
GHS algemeen
Verdere implementatie van het tijdschrijven.
Verdere implementatie van het digitale loket.
Verbeteren van de functionaliteit van GHS.
- onderzoek naar mogelijkheden scripts en andere tools;
- uitbouwen van workflows;
- analyse ontbrekende functionaliteiten GHS;
- analyse perfomance GHS.
2013
2013
2013
Dit is een lopend proces wat ook de
komende jaren verder zal gaan. In
2014 en 2015 vinden de
noodzakelijke investeringen plaats.
Eind 2013 is hier door het bestuur
krediet voor toegekend. Hefpunt
heeft zich aangesloten bij FINBOX
voor het verzenden van een digitale
nota. Verder zal aansluiting gemaakt
worden met “mijnoverheid.nl” en zal
de uitwisseling van gegevens met de
kredietbanken worden
gedigitaliseerd.
Vanuit de afdelingen zijn diverse
werkgroepen van start gegaan met
een inventarisatie en daaruit volgend
wijzigingsvoorstellen. Middels een
overkoepelende werkgroep zal door
applicatiebeheer een regiefunctie
worden vervuld, waarbij de planning
en prioriteiten zullen worden
bepaald. Op diverse punten binnen
deze rapportage wordt dit nader
3
Onderwerp
Dienstverlening A2
Aanbeveling
- beoordeling scripts;
- mogelijkheden onderzoeken duplicaat opvragen;
- automatische incasso via A2.
Aktie
Het afdelingshoofd heffingen zal de
bovengenoemde aanbevelingen
gaan onderzoeken.
Verantwoordelijke/
planning
Afdelingshoofd
heffingen
2012-2013
Voortgang
uitgewerkt. De wensen vanuit de
werkgroepen worden structureel
opgepakt en ingevuld. De wijze van
werken met scrips en andere tools is
opgenomen in het ICT beleidsplan.
Het bijgestelde script is gereed en is
met A2 besproken. Het opvragen
van een duplicaat en het regelen
van de automatische incasso is nu
mogelijk via A2. Dit punt is hiermee
afgerond.
3. Processen specifiek
Heffing algemeen
(toegevoegd)
Verbetering proces bezwaarschriften.
Opstarten projectteam, met als doel
te komen tot een versnelling van de
afdoening, eventueel aanpassing
van de portal en de programmatuur.
Coördinator bedrijven
2013
De belangrijkste wijziging in de
procedure is het mogelijk maken van
het automatisch verlenen van
ontheffingen. De klant zal bij
invoering niet meer hoeven te
reageren, zodat deze niet meer
geconfronteerd wordt met onnodige
inspanningen. Aan de zijde van
Hefpunt zal dit betekenen dat wij
minder post in de vorm van
bezwaarschriften zullen ontvangen
en naar verwachting ook minder
telefonische reacties. De
ontwikkeling van de programmatuur
is zover gevorderd dat wij 20
november 2014 een uitgebreide test
zullen gaan doen. We verwachten
dat wij deze nieuwe handelwijze
vanaf 1-1-2015 kunnen gaan
invoeren. Bij invoering per 1-12015 is dit onderwerp ook afgerond.
Daarnaast zal de nieuwe procedure
van de afdoening van
4
Onderwerp
Bedrijven
Aanbeveling
Nagaan van de mogelijkheid om tijdevenredigheid (forfaitair)
aan te kunnen geven middels een vinkje in GHS.
Mutatieverwerking van adressen prioriteren om hiermee
bezwaarschriften en retourpost te voorkomen.
Uitbreiden mogelijkheden voor adressering en
rekeningnummers in GHS.
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
De coördinator bedrijven zal dit
meenemen in de al bestaande
verbetergroep en hiervoor indien
nodig een RFC voor aanvragen. Er
zal overleg met Centric moeten
plaatsvinden over de mogelijkheden
die GHS hiervoor biedt. De
maatregel zal moeten leiden tot
minder fouten, een afname van het
controle werk en een afname van de
bezwaarschriften.
De coördinator bedrijven gaat deze
aanbeveling oppakken. Er zijn
ondertussen al een aantal stappen
gezet. Onderdeel van de uit te
voeren stappen is ook de uitbreiding
van het aantal rekeningnummers per
object. Dit biedt mogelijkheden voor
het invoeren van automatische
incasso voor bedrijven. Indien nodig
zal een RFC worden ingediend.
Coördinator bedrijven
De coördinator bedrijven zal in
overleg met de teams van bedrijven,
vastgoed en invordering de wensen
op dit gebied in beeld brengen.
Daarna zal afstemming met Centric
plaatsvinden en zal indien nodig een
RFC worden ingediend. De effecten
zijn een kwaliteitsverbetering, een
mogelijkheid voor bedrijven om ook
gebruik van AIC te maken en de
Coördinator bedrijven
2013
Coördinator bedrijven
Voortgang
bezwaarschriften algemeen naar
verwachting grotendeels ook per 11-2015 worden ingevoerd. Het
ontbrekende deel zal kort na 1
januari worden afgerond. Deze
procedure is efficiënter en korter dan
de huidige procedure en geeft
tevens een verbetering in de
rapportages. Centric zal nog een
wijziging in de applicatie moeten
aanbrengen, waarna het zal worden
ingevoerd.
Geautomatiseerd is dit niet
realiseerbaar binnen GHS. Er is een
Cognos rapportage gemaakt die we
draaien op het tijdelijke kohier,
waarmee we fouten eruit kunnen
halen. Hiermee kunnen we toch de
doelstellingen, snellere controle,
minder fouten, minder
bezwaarschriften realiseren, maar
via andere weg.
Punt hiermee afgerond.
Afgerond.
2013
2013
Na diverse overleggen met Centric
blijkt dit niet mogelijk. AIC voor
bedrijven is overgedragen aan team
invordering. Zie verder dit verslag.
Punt afgehandeld.
5
Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
Voortgang
De coördinator pakt dit op in
samenwerking met applicatiebeheer.
Er zal gestart worden met het
inventariseren van de fouten.
Daarna zal samen met
applicatiebeheer en Centric naar de
meest geschikte oplossing gezocht
gaan worden. De verbeteringen
zullen moeten leiden tot minder
uitval.
Coördinator
invordering
Afgerond.
De coördinator pakt dit punt op in
samenwerking met applicatiebeheer
en Centric.
Coördinator
invordering
Applicatiebeheer
Centric
mogelijkheid om voor een subject bij
invordering een ander postadres te
gebruiken dan bij bedrijven.
Vastgoed
Invordering
Invordering algemeen
Het oplossen van een aantal fouten, ten aanzien van WRA,
WSHE-coderingen en ruilverkavelingen in GHS die leiden tot
extra correctie werk.
Nadere analyse en inventarisatie van GHS om de activiteiten
van invordering effectiever te ondersteunen (beslagstukken
procedure, loonvordering module, procedure onvermogen
(koppeling GKB en VKB) en koppeling GBA/inkomen
partner)
2012-2013
Beslagstukken gereed.
Loonvorderin gereed.
Onvermogen gereed.
Analyse gereed
december 2012
daarna continu
verbeterproces
Tijdig voorkomen van achterstanden in betalingsverwerking,
betalingsregelingen en afgifte automatische incasso.
Coördinator invordering
verantwoordelijke voor nemen van
de juiste maatregelen.
Coördinator
invordering
Gereed.
Maakt deel uit van reguliere
beheersmaatregelen.
Continue aandacht.
De bank een digitaal bestand laten aanleveren met daarin
de mutaties en deze geautomatiseerd in GHS verwerken
De verantwoordelijkheid goed regelen en de kennis t.a.v. het
inlezen van een betaalbestand onderbrengen bij meerdere
personen.
Automatische incasso
1. Streven naar een verhoging van het aantal automatische
incasso’s.
De bank een digitaal bestand laten
aanleveren met daarin de mutaties
en deze geautomatiseerd in GHS
verwerken
Coördinator invordering zal zorgen
voor interne opleiding op dit gebied.
De coördinator invordering en het
afdelingshoofd gaan een plan van
aanpak maken dat moet leiden tot
een verhoging van automatische
Coördinator
invordering
Per direct.
Coördinator
invordering
Per direct.
Afdelingshoofd en
coördinator
invordering.
Na lang aandringen bij de bank zal
per 1-1-2015 de overstapservice
digitaal worden aageleverd.
Gereed.
Er zijn 2 extra medewerkers
opgeleid.
1. Gereed.
Onderzoek betaaltermijnen is
afgerond en heeft geleid tot
uitbreiding van aantal
6
Onderwerp
Aanbeveling
2. Het digitaal loket zodanig inrichten dat het aantal
automatische incasso’s stijgt.
3. Ook automatische incasso gaan toepassen voor forfaitaire
bedrijven en vakantiewoningen.
Matchen betalingen
Het beperken van het aantal handmatige werkzaamheden
door:
1. Uitsplitsen verzamel-betalingen door Cannock Chase.
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
Voortgang
incasso, vooral voor de gebieden
van de waterschappen HEA en NZV.
Er zal een relatie worden gelegd met
het project “Onderzoek
betaaltermijnen”
Is al gestart, zal eind
2012 worden
afgerond.
betaaltermijnen bij automatische
incasso.
2. Gereed.
De coördinator invordering zal
bovenstaande aanbevelingen op
korte termijn gaan invoeren.
Coördinator
invordering.
3. De AIC voor bedrijven/
vakantiewoningen is besproken met
bedrijven en applicatiebeheer. We
moeten eerst beleid vaststellen en
daarna aangeven wat er in de
techniek moet plaatsvinden. Dit ligt
heel gecompliceerd. Wordt
opgenomen in afdelingsplan 2015 .
Oktober 2012 gereed
2. Het afdwingen van het opnemen van een
betalingskenmerk.
3. Bij loonbeslag de betalende instantie beter voorlichten
over de wijze van betalen.
Betalings-regelingen
Hernieuwd bevel,
beslagfase,
loonvordering,
onvermogen en oninbaar
De mogelijkheden binnen GHS nagaan om minder
schermen te doorlopen voor het opvoeren van een
betalingsregeling.
1. Niet meer eenmalig alle hernieuwde bevelen uitdraaien,
maar steeds kleine porties om de adressering up to date te
houden.
2. Geautomatiseerde mutatie uitwisseling met Cannock
Chase.
De coördinator zal dit samen met
applicatiebeheer en Centric
oppakken.
De coördinator invordering zal
bovenstaande aanbevelingen op
korte termijn gaan invoeren.
Het afdelingshoofd zal het beleid en
de visie ten aanzien van de
oninbaarheid uitwerken, vastleggen
en communiceren.
Coördinator
invordering
Applicatiebeheer
Centric
Onderzoek afronden
december 2012
Afdelingshoofd en
coördinator
invordering.
1. Gereed.
Afspraak met Cannock is
gerealiseerd.
2. Afgerond.
Er is contact geweest met de bank
en het blijkt niet mogelijk te zijn om
het opnemen van een
betalingskenmerk af te dwingen.
3. Gereed.
Brief is aangepast.
Gereed.
Procedure is aangepast.
1. Gereed. Nieuwe gebiedsindeling
voor de deurwaarders gemaakt.
2. Module is in gebruik genomen.
De quick wins per
direct, het nader
onderzoek afronden
voor 1 november
2012.
7
Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
3. Correcties in adressering doorvoeren voordat het bevel
wordt uitgedraaid.
4. Beslagstukken inrichting in de procedure in GHS.
5. Meer controle op de status van de loonvorderingen.
6. Module loonvordering in GHS verder inrichten.
7. Afspraken maken over in welke gevallen de administratie
een post oninbaar kan stellen.
8. Nadere analyse achterstanden bij onvermogen en nemen
van maatregelen.
9. Inzage voor Heffingen in KvK en Rechtbank om zo
vroegtijdig faillissementen te kunnen verwerken, aanslagen
opgelegd na faillissementsdatum moet naar de curator.
3. Werkafspraken gemaakt met
Vastgoed.
4. Gereed. Procedure aangepast.
5. Gereed. Procedure aangepast.
6. Gereed. Procedure ingericht.
7. Gereed. Afspraken gemaakt.
8. Gereed. Procedure aangepast.
9. Wordt onderzocht in combinatie
met de komst van het nieuw
handelsregister en komst
Key2informatie.
10. idem
10. Abonnement op rechtbank om zo de faillissementen en
de wsnp’s in het gebied rechtstreeks te ontvangen.
11. Het ontwikkelen van een duidelijk beleid en visie voor
het proces oninbaar.
Opgave notarissen
Kladblok invullen ivm de verdere invordering.
Voortgang
11. Gereed
De coördinator invordering zal
bovenstaande aanbeveling op korte
termijn gaan invoeren.
Coördinator
invordering
Gereed. Kladblok wordt ingevuld.
Afronding september
2012.
Kwijtschelding
1. Historie inlichtingenbureau vasthouden en zichtbaar
maken in GHS.
2.
Gereed. De applicatie voor
vasthouden inlichtingenbureau
is aangeschaft. Integratie in GH
is klaar.
Gereed. Procedure aangepast.
3. De werkwijze mbt de archivering opnieuw onder de
aandacht brengen.
4. Nader onderzoek naar de digitaliseringsmogelijkheden
van het kwijtscheldingsproces.
3.
Gereed. Is besproken.
4.
5. Meer ruimte creëren op de werkplek ivm overzicht.
6. Rood inlegvel in archiefdozen plaatsen zodra er een
dossier uit de doos wordt geplaatst.
7. Eén fysieke opslagplaats voor de dossiers creëren.
5.
6.
8. Uniformering dienstverlening aan gemeenten.
8.
Onderzoek is afgerond en voor
2014 is een nieuwe werkwijze
vastgesteld.
Gereed. Voldoende werkruimte.
Gereed. Wordt niet
noodzakelijk geacht.
Gereed. Opslagplaats bij DataB
gecreëerd.
Gereed. Er zijn drie vormen van
2. Bij gemeentelijke aanslag en geen aanslag Hefpunt,
aanmaken van een subjectnummer, diensten kan dit verzoek
naar vastgoed brengen en daarna het verzoek inboeken.
De coördinator invordering zal
bovenstaande aanbevelingen op
korte termijn gaan invoeren.
Coördinator
invordering
De quick wins per
direct, het nader
onderzoek afronden
voor 1 november
2012.
1.
7.
8
Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
Voortgang
dientverlening.
Gereed.
.
10. Gereed. Procedure aangepast.
9. Automatisch een lijst met informatie voor gemeenten laten
genereren uit GHS.
10. Handmatig aanslagnummer opvoeren voor
gemeentelijke aanslagen buiten het Hefpunt gebied, daarna
afhandeling via GHS.
11. Onderzoek naar inzet personele capaciteit
kwijtschelding, vast of tijdelijk, inzet andere Hefpunt
medewerkers.
12. Opnieuw onder de aandacht brengen van de werkwijze
bij Diensten en voldoende toezicht door de coördinator
Diensten.
13. Formulieren per dag, met datum op stelling leggen.
9.
11. Is op dit moment niet meer aan
de orde. Bij aansluiten
gemeente opnieuw bekijken.
12. Gereed. Is besproken.
13. Gereed. Afspraken gemaakt.
4. ICT
Opstellen ICT beleid en
visie plan
Het opstellen van een ICT beleidsplan wat richting en visie
moet geven aan het beleid ten aanzien van ICT bij Hefpunt.
Het afdelingshoofd Diensten en
Invordering en de senior
applicatiebeheerder gaan een
beleidsplan ICT voor Hefpunt
opstellen.
Professionaliseren van
de ICTbeheersorganisatie
De volgende maatregelen worden voorgesteld:
1. Invoeren ITIL methode.
2. Service desk met één telefoonnummer en eventueel
beperkte openingsuren.
Het afdelingshoofd Diensten en
Invordering en de senior
applicatiebeheerder gaan een
actieplan maken voor de
bovenstaande aanbevelingen.
3. Structureren van de aanvraag/formalisering afhandeling
calls.
4. Overzicht openstaande incidenten weer instellen en
bespreken in incidentenoverleg.
Afdelingshoofd
diensten en
invordering
Applicatiebeheer
Gereed oktober 2012
Afdelingshoofd
diensten en
invordering
Applicatiebeheer
De quick wins per
direct, het nader
onderzoek afronden
voor 1 november
2012.
Gereed.
1.
2.
3.
4.
Gereed en vastgesteld in MT.
Gereed. Beperkte
openingsuren niet meer
relevant met huidige bezetting.
1 telefoonnummer voor
applicatiebeheer wordt
meegenomen bij de
werkplekinrichting.
Zie 1 en 4.
Gereed. Is inmiddels ingericht
in Topdesk. Coördinatoren
krijgen wekelijks
voortgangsoverzichten en
9
Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
Verantwoordelijke/
planning
Voortgang
5. Onderzoeken mogelijkheden kerngebruikers en/of
instellen gebruikersgroep.
5.
6. Onderzoeken mogelijkheden ontwikkelbudget.
6.
7. Introductie gestructureerd testen.
7.
8. Nadere analyse probleem inzake postcodetabel.
8.
kunnen zelf status van
meldingen raadplegen.
De huidige testers worden
momenteel tevens als
kerngebruiker beschouwd en
hebben tevens zitting in diverse
werkgroepen. Er vindt periodiek
overleg plaats met daarbij 1 of
meerdere applicatiebheerders.
Gereed. De gevraagde ruimte
in de begroting en mjr is niet
overgenomen door het bestuur.
Gereed. Er worden
testinstructies verspreid en er
vindt gestructureerde
verslaglegging door de testers
plaats.
Er wordt een contract met een
nieuwe leverancier afgesloten
waarbij de problemen zijn
opgelost.
5. Communicatie en overleg
Kwaliteit van de
gegevens/ bestanden
Opstarten
gebruikersoverleg intern
en extern
Verbetering van de kwaliteit van de gegevens door een
regelmatig overleg tussen Vastgoed, Bedrijven en
Invordering.
Dit overleg is al opgestart, maar nog
niet structureel. De betreffende
coördinatoren zullen zorg dragen
voor een structureel overleg. Het
doel van het overleg is om te komen
tot een kwaliteitsverbetering van de
bestanden om hierdoor onjuiste
aanslagen, bezwaarschriften en
retourpost zoveel mogelijk te
voorkomen.
Coördinatoren
Er is intern behoefte om (weer) een gebruikersoverleg op te
starten tussen ICT en de teams. Dit moet leiden tot kortere
lijnen en betere onderlinge afstemming en communicatie.
Het afdelingshoofd Diensten en
Invordering en de senior
applicatiebeheerder gaan een intern
gebruikersoverleg opstarten en zich
met andere externe gebruikers sterk
maken voor een landelijk gebruikers
overleg.
Afdelingshoofd
diensten en
invordering
Applicatiebeheer
Daarnaast is er behoefte aan een extern gebruikersoverleg.
Samen met andere gebruikers sta je sterker tegenover
Centric. Verder kun je van elkaar leren en gezamenlijk
Per direct en
structureel.
Is reeds opgestart en
krijgt een vervolg in
Over dit onderwerp is structureel
overleg. Het zal ook worden
meegenomen in de nieuwe
organisatiestructuur.
Gereed.
Intern gebruikersoverleg heeft
inmiddels gestalte gekregen door
instelling van vaste werkgroepen.
Zowel invordering, heffingen als
applicatiebeheer zijn deelnemer aan
het periodieke gebruikersoverleg
10
Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
projecten opzetten om zo kosten te delen.
Inpunt werkvloer op
teksten aanslagbiljet
De input vanuit de werkvloer op de teksten voor het
aanslagbiljet zal beter benut moeten worden.
Het afdelingshoofd Heffingen en
communicatie-adviseur van Hefpunt
gaan dit oppakken.
Verantwoordelijke/
planning
Voortgang
september 2012.
met Centric, gemeenten en
waterschappen.
Afdelingshoofd
heffingen en
communicatie
Bij de voorbereiding op de
aanslagregeling worden de teams
gevraagd naar opmerkingen en
suggesties over de tekst van het
aanslagbiljet. Dit maakt nu deel uit
van de procedure.
Per direct.
6. Overige
Evaluatie
dienstverlening door
waterschappen
Voor een aantal processen is Hefpunt afhankelijk van de
aanlevering (tijdig en goede kwaliteit) van de waterschappen
belang. Dit is niet altijd het geval, een evaluatie is daarom op
zijn plaats.
De directie/MT zal in overleg met de
waterschappen een evaluatie van de
diensten van de waterschappen
uitvoeren.
Directie/MT
2012
Binnen Hefpunt heeft een korte
inventarisatie en evaluatie van dit
aandachtspunt plaatsgevonden. De
conclusie is dat de aanlevering
vanuit de waterschappen over het
algemeen tijdig en goed is. In
incidentele gevallen zijn er wel eens
problemen, maar die worden altijd
op een goede manier opgelost. Dit
punt behoeft verder geen actie en is
hiermee afgehandeld.
11