Gebruiksreglement feestzaal Tarmac Artikel 1| Geldigheid Met ingang van 1 september 2014 en voor een termijn eindigend op 31 augustus 2015 wordt een verbruikskost gevestigd en een gebruiksreglement gesteld voor de terbeschikkingstelling zaal Tarmac. Het gebruiksreglement en de verbruikskost worden jaarlijks herzien. Artikel 2| Definities In dit reglement wordt verstaan onder: - Tarmac: de feestzaal in het nieuwe Huis van de Student, GATE15 genaamd - de gebruiker: een persoon, organisatie of vereniging die een lokaal ter beschikking krijgt of gebruikt. - de exploitant: VZW Antwerpen Studentenstad, hierna GATE15 genaamd Artikel 3| Voorwerp van het reglement Dit reglement bepaalt de voorwaarden voor het gebruik van de infrastructuur van de feestzaal Tarmac, gelegen aan de Kleine Kauwenberg 15, 2000 Antwerpen. De zaal heeft een capaciteit van maximaal 150 personen. GATE15 geeft toelating tot het gebruik van Tarmac. Het gebruiksreglement maakt onlosmakelijk deel uit van de toelating. De gebruiker krijgt inzage via de website, dient deze goed te keuren en er zich volledig naar te schikken. Artikel 4| Aard van uw activiteiten De zaal kan niet gebruikt worden voor de volgende activiteiten of doeleinden: • • • • • activiteiten die overlast veroorzaken aan de andere gebruikers of bewoners van het Huis van de Student of aan de omgeving van GATE15; cantussen; religieuze erediensten; evenementen met een discriminerend karakter of waar bepaalde overtuigingen en boodschappen worden verkondigd die indruisen tegen het algemeen belang; onderverhuring en overdacht van het gebruiksrecht aan anderen worden niet toegelaten. GATE15 behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren. Artikel 5| Gebruikers Studenten in Antwerpen en studentenorganisaties zijn de prioritaire doelgroep voor het gebruik van Tarmac. Zij krijgen in juli een maand voor de andere gebruikers de mogelijkheid om activiteiten in te plannen. Activiteiten kunnen ingeboekt worden tot 31 augustus 2015. • • De huurder moet minimaal 18 jaar oud zijn. Andere organisaties die in aanmerking komen voor verhuur zijn: erkend jeugdwerk; instellingen voor hoger onderwijs; openbare diensten; socio-culturele verenigingen; buurtinitiatieven; particulieren; organisaties met een commercieel karakter. Artikel 6| Gebruiksduur De zaal is tijdens het academisch jaar open voor activiteiten van maandag tot en met zondag. Op feestdagen is de zaal niet beschikbaar. In de vakanties is de zaal tevens beschikbaar met uitzondering van de periodes: tussen kerst en Nieuwjaar, tussen 15 juli en 15 augustus. De zaal kan zowel in de voormiddag, namiddag en avond geboekt worden, alsook een hele dag. Dagdeel Voormiddag Namiddag Avond Week en weekend 8u30 – 12u30 13u00-19u00 19u30-03u00 Tijdens de week en het weekend moeten de organisator en zijn medewerkers de zaal ten laatste om 03u30 verlaten hebben. Artikel 7| Aanvraagprocedure De zaal kan tot en met 31 augustus 2015 geboekt worden. De zaal kan minimaal 2 weken op voorhand worden aangevraagd op de website van GATE15. 1. Organisator vult het online registratiesysteem in. 2. Organisator vult het online reservatiesysteem in. 3. GATE15 bevestigt of weigert de aanvraag. De organisator wordt hiervan via mail op de hoogte gebracht. 4. Na afloop van de activiteit wordt een digitale factuur bezorgd aan de organisator Artikel 7.1| Annuleringregeling door gebruiker Activiteiten kunnen kosteloos worden geannuleerd tot 2 weken voor de voorziene datum van de activiteit. Indien de annulering na deze periode gedaan wordt, dient de gebruiker de huurprijs integraal te betalen. Artikel 7.2| Annuleringregeling door de exploitant GATE15 behoudt zich het recht voor om, in geval van overmacht, in het kader van het algemeen belang, het belang van het stadsbestuur of als er gevaar is voor de veiligheid en/of de openbare orde een reeds verleende toelating alsnog in te trekken zonder dat de gebruiker recht heeft op schadevergoeding. GATE15 verbindt er zich toe om in voorkomend geval haar medewerking te verlenen, echter zonder garantie, bij het vaststellen van een andere datum of het ter beschikking stellen van een alternatieve zaal. GATE15 kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van het weigeren of intrekken van de toelating tot gebruik. Artikel 8| Tarieven A. Huurprijs GATE15 werkt met verschillende huurprijzen. Hieronder het overzicht. Studentenvereniging / student Commerciëel Stadsdienst Socio-culturele ver. Concert 50 euro filmvoorstelling 50 euro Receptie 50 euro Lezing 50 euro Workshop 50 euro eetgelegenheid 50 euro 150 euro 100 euro 100 euro 150 euro 150 euro 150 euro 150 euro 100 euro 100 euro 100 euro 100 euro 100 euro 100 euro 150 euro 100 euro 100 euro 100 euro 100 euro feest 125 euro 375 euro 250 euro 250 euro repetitie 50 euro 150 euro 100 euro 100 euro Deze tarieven gelden voor een 1 dagdeel. Indien een organisator een 2de en 3de dagdeel wenst te gebruiken stijgt de huurprijs met 50% per dagdeel. B. Waarborg GATE15 werkt met een digitale waarborg (150 euro) die enkel wordt gefactureerd indien GATE15 na de activiteit schade heeft geleden. C. Vervangwaarde materialen Indien de gebruiker materiaal stuk maakt, zal de kostprijs voor de vervangwaarde worden aangerekend. De lijst van beschikbare materialen en de vervangwaarde is toegevoegd onderaan dit reglement. D. Reinigingskost Indien de gebruiker de zaal vuil achterlaat zal het factuurbedrag van een externe poetsfirma worden verrekend. Inden de zaal door stadspersoneel wordt gepoetst zal het uurloon van de medewerker worden aangerekend. Voor elke prestatie wordt minimaal één uur aangerekend, elk begonnen uur wordt eveneens aangerekend, tenslotte wordt de factuur vermeerderd met de kostprijs van verbruikte materialen. Artikel 9| Gebruik van de zaal De gebruiker mag uitsluitend gebruik maken van de zaal die werd toegewezen voor het doel dat hij uitdrukkelijk en vooraf vermeldt in de aanvraag. Andere lokalen en verdiepingen mogen niet betreden worden, met uitzondering van de inkomhal en het sanitair dat zich het dichtst bij de ter beschikking gestelde zaal bevindt. De gebruiker draagt hierin de verantwoordelijkheid. De activiteiten van de gebruiker mogen het normale verloop van andere activiteiten in het gebouw op geen enkele manier hinderen. De gebruiker moet de toegang voor eventuele andere parallelle gebruikers van andere ruimte in het gebouw steeds vrij laten en garanderen, ook indien er een eigen bewakingsdienst zou worden ingeschakeld. De gebruiker mag de zaal niet aan derden afstaan. De gebruiker respecteert de aangevraagde en overeengekomen opening- en sluitingstijden voor zijn aanvraag. De gebruiker zorgt voor toezicht en eventuele bewaking en wordt verantwoordelijk gesteld voor alle vormen van beschadiging, verlies en/of diefstal van materialen. De gebruiker is tevens verantwoordelijk voor alle schade die aan het gebouw toegebracht werd tijdens het verloop van de activiteit. Vanaf het ogenblik van het openen van de zaal tot en met het sluiten van de zaal is de gebruiker verantwoordelijk voor de ruimte. Er dient steeds een verantwoordelijke ter plaatse te blijven. GATE15 en haar afgevaardigden hebben steeds het recht en de mogelijkheid om op elke ogenblik toezicht uit te oefenen op het gebruik van de zalen. Bij het opstellen, afbreken en tijdens de activiteiten zorgt de gebruiker ervoor dat steeds zeer zorgvuldig wordt omgesprongen met de infrastructuur. Vrije passage van alle gebruikers dient gevrijwaard en getolereerd te worden, ook wanneer een veiligheidsdienst wordt ingeschakeld door één van de gebruikers. Eigen meegebrachte apparaten mogen het netwerk niet overbelasten of schade veroorzaken aan de zaal of technische uitrusting. Het plaatsen, door de gebruiker, van om het even welk materieel geschiedt op eigen risico. Er is een beknopte handleiding aanwezig alsook een opstellingsplan. De zalen dienen conform dit opstellingsplan achtergelaten worden. In de zaal mag de geluidsgrens van 95 dB (A) L Aeq, 15min niet overschreden worden. In ieder geval zal bij eventuele klachten het niveau van de muziek- en klankinstallaties onmiddellijk dienen te worden verminderd of worden uitgeschakeld. Zowel de exploitant of het geluidsteam van de politie zijn hiertoe gemachtigd. Boeten gericht aan GATE15 door gebruik van de zaal ten gevolge van geluidsoverlast, worden verhaald op de betrokken gebruiker. De gebruiker of zijn traiteur mogen geen ongeijkte of niet gecontroleerde toestellen meebrengen. De toestellen mogen het elektriciteitsnet van de zalen niet overbelasten. Bij overbelasting staat de gebruiker in voor de gevolgkosten. Artikel 10| Randvoorwaarden In het hele gebouw geldt een rookverbod. Dieren zijn niet toegelaten, tenzij assistentiehonden. Het is niet toegelaten, noch aan de gevel, noch aan de inkom affiches, vlaggen of wimpels te hangen van de gebruiker en/of zijn organisatie of vereniging. In het gebouw mag dit enkel in de ter beschikking gestelde zaal aangebracht worden, op een wijze die geen schade veroorzaakt aan het gebouwen of het interieur. Een discrete bewegwijzering om bezoekers te leiden is toegelaten, voor zover dit werd afgesproken en goedgekeurd door de exploitant. Voor alle voorzieningen inzake bijkomend materiaal kan de gebruiker zich richten tot eender welke externe leverancier. Afspraken over leveringen en verwijdering van deze materialen dienen minstens één week op voorhand kenbaar te worden gemaakt aan de exploitant via mail. Artikel 11| Lunch, receptie, diner Voor een lunch of receptie of diner kan beroep gedaan worden op een traiteur naar keuze van de gebruiker. De gebruiker meldt voorafgaand aan zijn activiteit de naam van de traiteur aan de exploitant. De exploitant kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor de diensten geleverd door de traiteur. Meegebrachte toestellen worden vooraf gemeld en dienen volgens de geldende norm gekeurd te zijn en vakkundig te worden gebruikt. Zij mogen de technische capaciteit van het gebouw niet overschrijden. De gebruiker geeft zijn leveranciers door dat zowel het leveren als het ophalen van materialen enkel tijdens de duur van het gebruik van de zaal kan plaatsvinden en dat er geen laad- en losruimte is voorzien. Verder kan de gebruiker het voorziene kookmateriaal gebruiken. Artikel 12| Staat van de ruimte • • • Bij aanvang van de activiteit maakt de exploitant samen met de gebruiker een korte plaatsbeschrijving op. Hetzelfde nazicht gebeurt bij het beëindigen van de terbeschikkingstelling. Voor schade of andere eventuele tekortkomingen (zoals onder andere een gebrekkige opkuis of het achterlaten van afval) zullen kosten door GATE15 aan de gebruiker aangerekend worden. De gebruiker mag niet overgaan tot het zelf herstellen/vervangen of laten herstellen/vervangen van beschadigingen of ontbrekende elementen. De gebruiker verbindt er zich toe de verantwoordelijke onmiddellijk in kennis te stellen van eventuele beschadigingen aan het gebouw en de uitrustingen, ook indien de gebruiker hiervoor niet verantwoordelijk is of de schade niet werd vastgesteld bij de • • • • • • ingebruikname. Hetzelfde geldt in geval van verlies of ontvreemding van onderdelen of stukken van het materiaal of voor beschadigingen aan het gebouw zelf. In principe worden de verloren of beschadigde materialen of onderdelen ervan aangerekend in nieuwwaarde. Bij vaststelling van beschadiging of ontbreken van materialen, wordt de gebruiker hiervan schriftelijk in kennis gesteld. De gebruiker zal worden gehoord en er zal hem/haar een gedetailleerd voorstel tot minnelijke schaderegeling worden gedaan. Bij niet-aanwezigheid zal Gate15 zelf de hoegrootheid van de schade vaststellen. Voor de herstelling of vervanging van materiaal kan in eerste instantie de waarborg worden aangesproken. Het gebouw dient na gebruik te worden schoongemaakt en in onberispelijke staat te worden achtergelaten. Alle afval; glas, papier, restafval, PMD en GFT dient door de gebruiker in de afvalcontainers te worden gedeponeerd. Eventueel achtergelaten afval wordt op kosten van de gebruiker verwijderd. GATE15 kan niet aansprakelijk worden gesteld voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard, bij of door het gebruik van lokalen en/of uitrusting n.a.v. activiteiten van gebruikers. GATE15 kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor het verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke bezittingen van gebruikers en bezoekers van de zaal. Gebruikers zullen uitdrukkelijk afstand doen van verhaal bij beschadiging of diefstal van hun materiaal en/of werken ten aanzien van GATE15 of de stad Antwerpen. Artikel 13| Medewerkers De exploitant voorziet geen eigen medewerkers in de zaal, tenzij anders overeengekomen. Voor alle taken verbonden aan de georganiseerde activiteit, inbegrepen veiligheid, moet de gebruiker voldoende eigen medewerkers voorzien. Artikel 14| Brandveiligheid In de zaal is het aantal toegelaten aanwezigen door de brandweer beperkt tot maximaal 150 personen. De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van het overschrijden van het maximum aantal toegelaten personen in het gebouw en/of de zalen. Inzake decoratie en inkleding van evenementen gelden volgende voorschriften: 1. Gemakkelijk brandbare materialen zoals rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, alsmede gemakkelijk brandbaar textiel en kunststoffen mogen niet als scheidingswand, versiering, noch inrichting voor de activiteit worden gebruikt. 2. Losse plafonddoeken zijn niet toegelaten. Wanneer decordoeken gebruikt worden dienen zij brandvrij te zijn. 3. Onder “versiering” dient niet te worden verstaan de normale, functionele stoffering zoals tafellinnen e.d. 4. Het aanbrengen van sfeerverlichting met open vuur, zoals kaarsen, petroleumlampen is niet toegelaten (nabootsende alternatieven kunnen wel. Alle uitgangen en nooduitgangen moeten steeds vrijgehouden worden, blusmateriaal moet bereikbaar blijven. De signalisatie ‘uitgang’, ‘nooduitgang’ en ‘blusmiddelen’ moet zichtbaar blijven. De gebruiker neemt de nodige maatregelen om zelf te zorgen voor ontruiming bij calamiteiten. De gebruiker zal alles in het werk stellen om de brandveiligheidsvoorschriften te respecteren. Artikel 15| Aansprakelijk en verzekeringen • Deze verzekeringen dekken echter geenszins de aansprakelijkheid van de gebruikers ten aanzien van bezoekers, omwonenden, infrastructuur of uitrusting. De gebruiker zal hiervoor de nodige verzekeringen afsluiten. Artikel 16| Auteursrechten, billijke vergoeding en belastingen De gebruiker is verantwoordelijk voor de regeling van auteursrechten, billijke vergoeding en eventuele belastingen en alle andere wettelijke verplichtingen. De eventuele vergoeding hiervoor moet door de gebruiker rechtstreeks geregeld worden met de betrokken instanties. Artikel 17| Inbreuken op het reglement Inbreuken van de gebruiker op dit reglement kunnen resulteren in een sanctie en/of de weigering van verder gebruik maken van de zaal . De sancties zijn gradueel en kunnen gecumuleerd worden. Volgende sanctionerende mogelijkheden kunnen worden opgelegd door de exploitant: - een schriftelijke verwittiging - een tijdelijke schorsing - een definitieve schorsing voor het gebruik van de zaal Artikel 18| Wijze van betaling Een digitale factuur wordt door GATE15 aan de organisator overgemaakt. De organisator dient de factuur binnen 30 kalenderdagen te voldoen. Artikel 19| Geschillen Zaken die niet voorzien zijn in het gebruiksreglement worden door de exploitant beslecht. In geval van betwisting zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. Bijlage 1: drankenprijzen Bijlage2: beschikbare materialen Bijlage 1: drankprijzen Zaal TARMAC - KLEINE KAUWENBERG 15. 200 ANTWERPEN PRIJSLIJST DRANKEN PRODUCTNAAM MAES PILS 30 L MAES PILS 50 L MAES PILS 25 CL MAES RADLER GRAPEFRUIT CAN 25 CL MAES RADLER LEMON CAN 25 CL DESPERADOS CAN 33CL DE KONINCK 25 CL VEDETT PILS 33CL VEDETT PILS 24 X 33CL DUVEL 33 CL DUVEL 24 X 33CL LINDEMANS KRIEK 25 CL COCA COLA LIGHT 20 CL COCA COLA ZERO 20 CL COCA COLA REGULAR 20 CL FANTA ORANGE 20 CL SPRITE 20 CL CHAUDFONTAINE PLAT 25 CL CHAUDFONTAINE SPARK 25 CL MINUTE MAID ORANGE 20 CL MONASTERIOLO CAVA BRUT 75 CL CABOCHON DU SUD CHARD WIT 75 CL CABOCHON DU SUD CAB SAUV RED 75 CL VERKOOP BTW INCL 105 Euro 175 Euro 1 Euro 1,20 Euro 1,20 Euro 2 Euro 1,20 Euro 1,75 Euro 42 Euro 1, 80 Euro 43,20 Euro 1,75 Euro 1 Euro 1 Euro 1 Euro 1 Euro 1 Euro 0,60 Euro 0,60 Euro 1 Euro 7 Euro 5 Euro 5 Euro Bijlage 2 : beschikbare materialen - Beamer Geluidsinstallatie Projectiescherm Volledig ingerichte toog met tapinstallatie Frigo’s Bestek Glazen DJ matic Stoelen Tafels Zitbank/hoek/kussens PA-set DJ-set Lichtset draadmicrofoons (7) spreekgestoelte dvd-bluerayspeler flipover ingerichte kitchenette
© Copyright 2024 ExpyDoc
