E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Opdrachtgever:
College van burgemeester en wethouders
Gemeente Assen
24 september 2014
Evaluatie TT Speed Week 2014
1
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Inhoud
Leeswijzer / 3
Samenvatting voor de opdrachtgever / 4
1
Inleiding / 5
2
TT Speed Week Nieuwe Stijl / 7
3
Sfeertekening TT Speed Week 2014 / 11
4
Bevindingen / 14
5
Fricties / 23
6
Randvoorwaarden, aanbevelingen en scenario’s / 30
Verantwoording en bijlagen / 36
2
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Leeswijzer
De lezer kan de aanleiding tot deze evaluatie en de evaluatievragen vinden in
hoofdstuk 1.
In hoofdstuk 2 wordt de TT Speed Week nieuwe stijl beschreven, waarbij in wordt
gegaan op de ambities, de organisatie en de financiën van de nieuwe organisatie. De
ingevoerde lezer kan dit hoofdstuk overslaan.
Hoofdstuk 3 vergelijkt in een sfeertekening het verloop van de TT Speed Week
2014 met de vastgestelde gestelde ambities.
De bevindingen over de gevolgde processen, de toegepaste procedures en de
inhoud staan in hoofdstuk 4. Deze bevindingen vormen de basis voor de laatste
twee hoofdstukken.
In de aanloop naar de TT Speed Week ontstaan fricties. De wijze van anticiperen
op deze fricties heeft gevolgen voor de toekomst van de TT Speed Week.
Hoofdstuk 5 bevat de analyse van de fricties en beschrijft de gevolgen. Het
hoofdstuk eindigt met een aanzet voor oplossingen.
Hoofdstuk 6 gaat in op de noodzakelijke randvoorwaarden voor het vervolg en
doet aanbevelingen voor de toekomstbestendigheid van de TT Speed Week. Dit
hoofdstuk mondt uit in scenario’s, een bijbehorend organisatiemodel en praktische
aanbevelingen.
3
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Samenvatting voor de opdrachtgever
De evaluatie van de TT Speed Week 2014 gaat in op de realisatie van de ambities
die de gemeenteraad van Assen op 17 oktober 2013 heeft vastgesteld, op de
processen die lopen van dat besluit tot aan de realisatie van de Speed Week 2014 en
op de procedures.
Toekomstbestendigheid
De TT Speed Week blijkt binnen de geldende subsidievoorwaarden niet
toekomstbestendig. Bij de stakeholders uit het Asser bedrijfsleven ontbreekt het
draagvlak verder bij te dragen aan de Speed Week in de huidige opzet en
organisatievorm. De provincie Drenthe heeft als voorwaarde voor haar subsidie
gesteld dat deze ondernemers bijdragen. In totaal gaat het om € 224.000 per jaar.
Daarmee vervalt bij ongewijzigde omstandigheden de financiële basis onder het
evenement.
Die uitkomst schaadt de onderliggende motieven voor de TT Speed Week:
 de toekomst van het Circuit van Drenthe,
 de werkgelegenheid in de regio,
 het ‘unique selling point’ dat de stad Assen heeft.
Randvoorwaarden voor de toekomst
De toekomst van het groeimodel kan alleen worden veiliggesteld als wordt voldaan
aan drie harde randvoorwaarden:
 vernieuwd draagvlak voor het uitwerken van de vastgestelde ambities,
 een robuuste financiering,
 het onverkort handhaven op eenmaal afgesproken tijdslijnen.
De deadline waarop aan die randvoorwaarden moet zijn voldaan verloopt op 1
december 2014. Dat is het uiterste tijdstip om nog een evenwichtig event voor 2015
neer te kunnen zetten (zie hoofdstuk 6).
Aanbevelingen en scenario’s
Pas als de betrokken actoren er in slagen aan de drie randvoorwaarden te voldoen,
komen de aanbevelingen voor de toekomst in beeld:
 Consolideer in 2015 allereerst de stap die in 2014 op het groeipad is gemaakt.
 Zorg voor de nodige verbindingen tussen de stakeholders, stichting, bezoekers,
Assenaren en het event. Borg ieders belangen.
 Zorg voor sterke en zichtbare sturing. Voer regie op het proces.
Het ideale scenario ontstaat als het lukt het vertrouwen tussen en in alle actoren
tijdig te herstellen: ‘bouwen aan verbetering’. Als het vertrouwen niet te herstellen
is, komt het scenario ‘opnieuw beginnen’ in beeld. In dit scenario komen de
ambities op achterstand.
De aanbevelingen monden uit in een organisatiemodel dat minder kwetsbaar is
voor uitvoering door één organisator. Dit model wijkt fundamenteel af van de
benadering die de afgelopen jaren in Assen is gekozen. Tot slot volgen praktische
aanbevelingen die in alle gevallen toepasbaar zijn (zie hoofdstuk 6).
4
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
1
Inleiding
1.1
Aanleiding
Sinds het voorjaar van 2010 beraden de gemeente, de provincie Drenthe en de
stakeholders zich op een visie over een vernieuwde aanpak voor het TT-festival.
Een door alle partijen gedragen visie moet elementen bevatten, die een
economische impuls voor Assen, het Circuit van Drenthe en de naaste regio
genereren. De betrokken overheden en stakeholders hebben in 2013 samen een
ambitiedocument opgesteld.
Op 17 oktober 2013 stemt de gemeenteraad van Assen in met de ontwikkeling van
een nieuwe opzet voor het TT-festival, nu bekend als de TT Speed Week. In dit
besluit stemt de raad in met het ambitiedocument, een juridische vernieuwde
organisatievorm en een breder gedragen financieringsmodel. Ook besluit de raad
dat de gemeente en de in het leven te roepen stichting na afloop van de TT Speed
Week een evaluatie laten uitvoeren. Het raadsbesluit leidt tot een intentieovereenkomst tussen de gemeente en de stichting die loopt van 1 januari 2014 tot 1
november 2014. Na afloop van deze periode neemt de gemeente een besluit over
een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
1.2
Opdracht tot evaluatie
In aansluiting op de TT Speed Week 2014 heeft aXis de opdracht gekregen de TT
Speed Week in de vernieuwde opzet te evalueren tegen de achtergrond van het
ambitiedocument.
De evaluatie van de TT Speed Week 2014 bevat een aantal evaluatievragen. Zij gaan
in op het structuurniveau van de organisatievorm en op de uitvoering van de TT
Speed Week:
1. Inhoud
In hoeverre zijn de inhoudelijke doelstellingen zoals geformuleerd in de afgesloten
overeenkomst inclusief bijlagen (ambitiedocument Eindrapport De Nieuwe Aanpak
TT-festival, september 2013 en het Programma van Eisen) en conform gemaakte
afspraken behaald? Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit
voort?
2. Proces
Hoe verliep de aanloop naar de oprichting van de stichting en de afsluiting van de
overeenkomst, hoe verliep de samenwerking tussen partijen (gemeente, stichting,
organisatiebureau en TT-regisseur) en overige stakeholders (waaronder de horeca)?
Hoe werd invulling gegeven aan ieders rol en verantwoordelijkheden, hoe verliep de
informatievoorziening? Hoe is het proces rondom het precariostelsel verlopen?
Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort?
5
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
3. Procedure
Hoe verliep de procedure tot en met het concreet plaatsvinden van de TT Speed
Week, hierbij gekeken naar gestelde termijnen, planning, gemaakte (financiële)
afspraken en vergunningverlening? Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen
vloeien hieruit voort?
De bevindingen bij deze vragen moeten leiden tot adviezen over de organisatie en
inrichting van de TT Speed Week en aanbevelingen over de toekomstbestendigheid
van de (organisatie van het) evenement en de bijbehorende inspanningen.
1.3
Werkwijze
De evaluatie kent drie stappen:
1. De evaluatie begint met een fase van verzamelen en verwerken van input. Deze
input wordt verkregen uit dossiers (o.a. overeenkomsten, contracten
vergunningen en verordeningen, verslagen, evaluaties, correspondentie en email), een trendanalyse van uitingen in (sociale) media en vertrouwelijke
interviews met circa 35 personen.
2. Na een analyse van de bevindingen is een tijdlijn gereconstrueerd, zijn de
gegevens geverifieerd en is ontbrekende informatie verzameld. Als uitkomst van
deze analyse is een beschrijving van onderliggende fricties toegevoegd.
3. In de volgende fase van zijn bevindingen, conclusies en aanbevelingen over de
toekomst van de TT Speed Week gerapporteerd. Deze zijn teruggekoppeld naar
de gemeente Assen en de stichting TT Speed Week. Zij hebben de uitkomsten
van feedback voorzien.
6
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
2
TT Speed Week Nieuwe Stijl
Vernieuwing van het TT festival krijgt vorm in een besluit van de gemeenteraad van
Assen op 17 oktober 2013. Aan dit besluit liggen ten grondslag een ambitiedocument en het rapport over de ‘Ontwikkeling van het TT festival nieuwe stijl’.
De omslag wordt mogelijk gemaakt door financiële bijdragen van de provincie
Drenthe en de stakeholders1.
2.1
Ambities
Op 17 maart 2013 ondertekenen de gemeente Assen, Provincie Drenthe en de
belangrijkste stakeholders een ambitiedocument. Naast beide overheden gaat om
het Circuit van Drenthe BV, MKB Assen Binnenstad, Horeca Nederland afd.
Assen, Gilde Bart Assen en Parkmanagement Assen. In dit ambitiedocument is
opgenomen dat het TT-festival:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
minimaal 4 dagen duurt;
100.000 bezoekers over de volle breedte per dag trekt gedurende tenminste 3
dagen;
door minimaal 30% van de Asser bevolking bezocht wordt (draagvlak);
een evenement met nationale en internationale exposure is en landelijke
bekendheid geniet;
een kapstok is naar de “motor” (in de breedste zin van het woord);
onderscheidend moet zijn binnen het brede festivalaanbod op de
Nederlandse leisuremarkt;
en onderscheidend karakter heeft dat een acquirerende werking heeft op
bezoekersaantallen;
een begrip wordt in de (inter-)nationale “motorwereld” (hoog gewaardeerd);
een meerwaarde is voor bezoekers van de TT races en een reden tot langer
verblijf is;
versterkend is aan de TT races en andersom;
naast de TT races staat: de bezoeker moet meer elementen halen uit een
bezoek aan het TT-circuit en uit het festival en elkaar daarin versterken;
zich naast de binnenstad ook afspeelt in andere delen van Assen, de
Provincie Drenthe en de regio Groningen-Assen.
De opgestelde ambities geven een beeld van de gewenste situatie over een periode
van vijf jaar. Nadrukkelijk is gesteld dat de ambities in een groeimodel tot resultaat
kunnen leiden.
De ambities zijn leidend voor het besluit van de gemeenteraad van Assen om het
festival te verzelfstandigen. Onderdeel van het besluit is het rapport ‘Ontwikkeling
van het TT festival nieuwe stijl’ van het bureau De Nieuwe Aanpak (rapport DNA).
Dit rapport gaat uit van een begroting van € 1,2 miljoen voor een ontwikkeld
festival. Het rapport maakt een voorbehoud voor de groei.
1
Bijlage 7 bevat een uitgebreide toelichting op de organisatie rond de TT Speed Week 2014
7
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
2.2
Veranderingen in het evenement
De ambitie om het TT festival door te ontwikkelen naar de TT Speed Week leidt
tot veranderingen in de programmering en uitvoering van het evenement:
 De doelgroep van het evenement verandert de komend jaren aanzienlijk. De
ambitie gaat uit van 3 dagen 100.000 bezoekers per dag, waarvan 20.000
Assenaren. Daarbij hoort een andere programmering die aansluit op de
doelgroep van buiten Assen.
 De regie over de programmering en de uitvoering van het event ligt een op te
richten stichting, niet bij de gemeente. Daarmee verdwijnt de invloed van de
gemeente op het evenement. De gemeente stuurt per opdracht en op
hoofdlijnen.
 Grotere delen van de openbare ruimte staan ter beschikking van het
evenement. En voor meer dagen. Dat heeft gevolgen voor bereikbaarheid en
toegankelijkheid.
2.3
Financiële bijdrage van de stakeholders
De middelen van het evenement worden gevormd uit bijdragen van de stakeholders
en uit eigen inkomsten van de organiserende stichting. Op 17 oktober 2013 zijn de
volgende bedragen toegezegd:
Stakeholder
Jaarlijkse bijdrage in euro
Gemeente Assen
150.000
Provincie Drenthe *)
150.000
Circuit van Drenthe
50.000
Gilde Bart Assen **)
24.000
Parkmanagement Assen,
50.000
MKB Assen Binnenstad **)
Totaal
424.000
*) subsidiebedrag, onder andere afhankelijk van bijdragen van het
bedrijfsleven
**) toezegging voor 1 jaar, onder voorbehoud
Daarnaast gaat de begroting uit van een bijdrage van de plaatselijke horeca. Deze is
maximaal geraamd op € 100.000. Het rapport van DNA geeft aan dat deze bijdrage
ook in natura kan zijn.
De overige groei moet worden gerealiseerd uit de verkoop van food and beverage,
sponsoring, nieuwe verdienmodellen, reclame, enz. De verkoop van food and
beverage is ook in voorgaande jaren een belangrijke bron van inkomsten.
Tevens is voorzien in de stichting van een TT-fonds. Dit fonds dient om
tegenvallers op te vangen en om het evenement verder te ontwikkelen. De
gemeente Assen stort in 2014 eenmalig € 200.000 in het fonds om het event op
gang te helpen. In de jaren daarna stort de gemeente jaarlijks € 90.000 in het TTfonds.
8
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
2.4
Organisatie
Het besluit van de gemeenteraad voorziet in de oprichting van een stichting die de
organisatie van het festival op zich neemt. De aansturing vanuit de gemeente komt
tot stand via een overeenkomst van opdracht en een programma van eisen. In de
uiteindelijke constructie stuurt de stichting een besloten vennootschap aan waarin
de zakelijke risico’s zijn onder gebracht. Een aan te trekken TT-regisseur is
directeur van deze B.V. In het voorjaar van 2014 ziet de organisatie er als volgt uit:
2.5
Contractvorming met TT–regisseur en Rotedsim
Het stichtingsbestuur i.o. werft allereerst een TT-regisseur en vervolgens de
organisator voor het evenement. Die laatste wordt SpeedEvents NL, onderdeel van
Rotedsim. Die volgorde is omgekeerd aan het advies van DNA.
Vertegenwoordigers van de gemeente zijn betrokken bij beide wervingen. Zij
adviseren wel bij de keuze, maar kiezen niet zelf. Dat doet het stichtingsbestuur i.o..
De gemeente kan zich in beide gevallen vinden in de keuze van de stichting i.o.. De
TT-regisseur heeft geen stem in de werving van de organisator.
De gemeente sluit een tijdelijk arbeidscontract af met de TT-regisseur, omdat de
stichting i.o. nog niet over rechtsbevoegdheid en over middelen beschikt. De
gemeente detacheert via een overeenkomst de TT-regisseur bij de stichting i.o..
Gemeente en stichting i.o. spreken af dat de stichting de voorgeschoten loonkosten
aan het einde van het boekjaar terugbetaalt uit de baten.
SpeedEvents NL gaat voortvarend aan de slag zonder een zekerstelling in de vorm
van een contract. Dat kan ook niet, want op dat moment ontbreken de formele
toezeggingen aan de stichting. De concept overeenkomsten tussen gemeente en
stichting zijn overigens al wel bekend. Rotedsim neemt een aanzienlijk zakelijk
9
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
risico met deze poging een snelle start te maken. Het bedrijf kiest daarmee voor een
zeer positieve insteek. Rotedsim wil verder het eerste jaar meteen een
onderscheidend event neerzetten. Vanwege de financiële en organisatorische
risico’s sluiten stichting en Rotedsim uiteindelijk een vijfjarig contract. Met deze
looptijd maakt de stichting het Rotedsim mogelijk de aanloopverliezen die met de
start gepaard gaan in latere jaren te compenseren.
Rotedsim krijgt het volledig recht op de inkomsten uit food and beverage,
sponsorwerving en reclame. Rotedsim moet die inkomsten zelf genereren, de
stichting draagt deze niet aan. Rotedsim heeft na afloop van het contact recht op
een vergoeding van 15 % van de jaarlijkse waarde van sponsorcontracten die na die
termijn nog doorlopen. De vergoeding geldt als ‘fee’ voor de werving van deze
sponsoren.
De groei die Rotedsim met de genoemde inkomsten bewerkstelligt, dient terug te
komen in de programmering van de Speed Week. Rotedsim en stichting maken
hierover jaarlijks afspraken. Na afloop van het vijfjarig contract moet er een event
staan dat aantrekkelijk is om voort te zetten. Hetzij door Rotedsim, hetzij door een
andere organisator. Het recht op de inkomsten uit precario blijven bij de stichting.
Zij wil hieruit haar exploitatiekosten dekken.
De constructie die de stichting i.o. kiest, vrijwaart haar van de gevolgen van een
eventueel mislukken van het event. Het risico ligt volledig bij Rotedsim. In 2014
betaalt de stichting € 500.000 aan Rotedsim voor de productie, in de jaren daarna
€ 450.000. Deze betalingen zijn in lijn met de inkomsten die de stichting de
komende jaren verwacht (zie bijlage 4).
10
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
3
Sfeertekening TT Speed Week 2014
In het rapport ‘Ontwikkeling TT Festival Nieuwe Stijl’ worden diverse ambities
benoemd (zie ook hoofdstuk 2 van deze evaluatie). Deze ambities zijn niet in één
jaar te realiseren, in het rapport van DNA wordt een tijdpad van vier jaar genoemd.
Gemeente, stichting en stakeholders hebben geen stappenplan opgesteld om deze
ambities te realiseren. Dit hoofdstuk beschrijft in hoeverre in 2014 stappen zijn
gezet in het bereiken van de ambities.
3.1
Programma
Het programma van de TT Speed Week bestaat dit jaar uit activiteiten verspreid
over zeven dagen. Op zaterdag betreft het onder andere de TT-run. Op zondag de
TT City racing en op maandag en dinsdag een voorgenomen motorbeurs op de
Kop van de Vaart. Op woensdag, donderdag en vrijdag wordt de programmering
uitgebreid naar 11 locaties. Het aantal podia wordt daarmee met 30% uitgebreid ten
opzichte van 2013. Het programma van het festival concentreert zich in de
binnenstad op drie dagen (woensdag, donderdag en vrijdag). Ook in het
voorafgaande weekeinde vinden in de binnenstad activiteiten plaats.
In de programmering wordt de eerste stap gezet in het terug brengen van de motor
in de stad door motorgerelateerde onderdelen in te bouwen. Verder is de inhoud
van het programma breed, met onder meer een kinderprogramma, (beperkt)
straattheater en een dance-stage. Het programma zet in op de grootste mogelijke
doelgroep. Bij wijze van spreken van 2 tot 99 jaar. Met name de dance line-up krijgt
na afloop grote waardering.
Buiten het motorgedeelte voldoet het programma nog niet aan het gewenste
onderscheidende karakter en (inter-)nationaal niveau. Van citydressing is
onvoldoende sprake: de sfeer en beleving van een motorgerelateerd evenement
missen in delen van de stad. Verbindende schakels tussen stad en TT-circuit
ontbreken. De programmering (bekend gemaakt op 11 juni) is nog niet tot één
geheel gesmeed. Er is sprake van een strikte scheiding tussen het programma van
SpeedEvents NL en de elementen die andere ondernemers verzorgen.
3.2
Bezoekers en beleving
Gemeten over de drie festivaldagen woensdag, donderdag en vrijdag wordt
ingeschat dat in vergelijking met 2012 het op de woensdag rustiger was. Donderdag
en vrijdag zijn vergelijkbaar met 2012 (40.000 respectievelijk 70.000 bezoekers). Het
jaar 2013 wordt hier buiten beschouwing gelaten vanwege de bijzonder slechte
weersomstandigheden. Welk percentage van deze bezoekers uit Assen komt is niet
gemeten. Ook het aandeel buitenlandse bezoekers is niet gemeten. Ten slotte is ook
niet gemeten of de bezoekers langer in Assen zijn gebleven vanwege de
programmering.
11
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
De ‘social media’ geven beperkt inzicht in de beleving rond de Speed Week. Het
aantal reacties op het Facebook- en Twitter-account van de TT Speed Week is te
herleiden tot minder dan 60 respondenten die niet op enige wijze aan het event zijn
verbonden. Een aanvullende analyse van reacties op artikelen in het Dagblad van
het Noorden levert te kleine aantallen op (bijlage 8). Dat zegt ook iets over het
gebruik van social media als meetinstrument in de toekomst.
Het samenvattend beeld dat RTV Drenthe maakt over de Nacht van Assen laat
tevreden bezoekers en horecaondernemers aan het woord.
3.3
Economie en toegevoegde waarde
Een van de uitgangspunten is dat het festival en de races elkaar versterken. Het
festival moet voor de bezoekers van de races een reden zijn om langer in de regio te
blijven. En voor de bezoekers van het festival moet een bezoek aan de races een
logische uitbreiding van hun dag of week(end) zijn. Objectieve cijfers om dit te
kunnen beoordelen ontbreken.
De landelijke motor gerelateerde media besteden geen aandacht aan de TT Speed
Week. Wel neemt een enkel blad de persberichten op die de organisatie heeft
verstuurd.
Met het toevoegen van een aantal festivallocaties buiten het centrum, is een
voorzichtig begin gemaakt met het uitbreiden van het evenement naar locaties
buiten de directe binnenstad (Haventerrein en Acmesaterrein).
De lokale horeca heeft in 2014 een goed jaar gedraaid. Van de mogelijkheden om
eigen vermaak te organiseren hebben de Asser horeca ondernemers ruim gebruik
gemaakt. Andere bedrijven zijn minder tevreden over de toegankelijkheid van de
binnenstad.
12
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
3.4
Realisatie van de ambities in de TT Speed Week 2014
Voorop staat dat het leerjaar 2014 het eerste jaar in de nieuwe constructie is (nieuwe
stichting, nieuwe organisator). In de tabel hieronder zijn van de eerder
geformuleerde ambities bekeken in hoeverre ze zijn gerealiseerd of in hoeverre een
eerste stap is gezet in de realisatie.
Programma
Minimaal 4 dagen
Motor als kapstok
Onderscheidend in festivalaanbod: motor als thema
Onderscheidend in festivalaanbod: muziek
Divers programma
Voorziet in behoefte motorrijders
(Inter)nationale exposure en landelijke bekendheid
Onderscheidend karakter, trekt daardoor meer bezoekers
Begrip in (inter)nationale motorwereld
Event in binnenstad, provincie en regio
Bezoekers
100.000 bezoekers (minimaal 3 dagen)
Minimaal 30% van de Asser bevolking
Economie, toegevoegde waarde
Meerwaarde voor bezoekers TT races (versterkend)
Door TT Speed Week langer verblijf bezoekers races
Races en festival versterken elkaar
2014
000
00
000
0
00
NG
0
0
0
00
0
NG
0
NG
0
Legenda: 0 = (nog) niet gerealiseerd, 00 = ontwikkeling zichtbaar ,000 = gerealiseerd,
NG = Niet gemeten
Uit de scores blijkt dat er op een aantal terreinen stappen gezet zijn richting de
ambities, maar dat deze nog niet tot het gewenste resultaat hebben geleid.
Daarnaast is er op veel terreinen meer werk nodig.
13
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
4
Bevindingen
De bevindingen uit dit hoofdstuk gaan over de vraag of er is voldaan aan de
verwachtingen die gelden over de inhoud, het proces en de procedures. Wat is er
terecht gekomen van de ambities en de afspraken daarover? Hoe verloopt het
proces tot de vorming van de stichting en de afsluiting van de overeenkomst, hoe
verliep de samenwerking, hoe wordt invulling gegeven aan ieders rol, hoe verliep de
informatievoorziening en hoe is de invoering van de precario verlopen? En ten
slotte: hoe verliepen de procedures, zijn de termijnen gehaald, hoe zijn de financiële
afspraken nageleefd en wat is er te zeggen over de vergunningverlening?
Dit hoofdstuk belicht deze vragen op hoofdlijnen. Niet ieder detail is belicht, niet
ieder besproken voorval beschreven. Wat wel in de spotlights staat, geeft een
adequaat beeld van het onderwerp.
4.1.
Tijdlijn
Alle genoemde onderwerpen zijn in de tijd uit te zetten. De bevindingen beginnen
daarom met een schets van de tijdlijn (volgende pagina).
4.2. Realisatie van de ambities
Het vorige hoofdstuk laat zien dat 2014 heeft geleid tot een beperkte realisatie van
de ambities. Dat is op zich niet verwonderlijk in een leerjaar. Het ontbreken van
afspraken over monitoring maakt het lastig feiten en meningen over de realisatie te
scheiden. Voor de komende jaren is beter inzicht nodig in de verhouding tussen
inspanning en opbrengsten.
Buiten Assen lijken de ambities nog niet te worden herkend. Zo levert een snelle
scan van de motorbladen geen commentaar op het bezoek aan Assen zelf op.
Omdat de nieuwe opzet van het TT-festival niet goed is bekend gemaakt, is hier
voor 2014 geen verband uit op te maken. Wel is dit een serieus aandachtspunt voor
de komende jaren.
De organiserende stichting, de organisator en andere actoren zijn van mening dat
het aan tijd heeft ontbroken om de ambities volledig te realiseren. Uit de volgende
paragrafen blijkt dat dit tekort aan tijd niet vanzelf ontstaat.
14
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Tijdlijn
maart-13
17-mrt
september 2013
10-sep
23-sep
oktober 2013
16-okt
17-okt
medio
november 2013
25-nov
december 2013
4-dec
11-dec
januari-14
2-jan
23-jan
24-jan
28-jan
30-jan
februari-14
1-feb
5-feb
12-feb
maart 2014
1-mrt
11-mrt
14-mrt
april 2014
april-14
april-14
april-14
15-apr
16-apr
16-apr
30-apr
mei 2014
1-mei
7-14 mei
medio
3-jun
11-jun
Laatste dagen voor
evenement
21- 28 juni
15
Projectgroep stelt Ambitiedocument vast
Rapport 'TT-festival nieuwe stijl' (DNA) gereed
Gemeente biedt kwartiermaker aan
Financiële toezegging MKB Binnenstad en Parkmanagement
Raadsbesluit over 'TT Festival Nieuwe stijl" en bijdrage TT Speed Week
Gemeente heeft concept statuten stichting gereed
Eerste bestuurlijk overleg gemeente en stichting i.o.
Eerste vergadering bestuur stichting TTSW i.o. De beoogde vijf bestuursleden zijn bekend.
Stichting i.o. maakt standpunt over opzet TT Speed Week kenbaar aan gemeente
Voortgangsbesluit gemeente over de inzet van de stichting i.o..
Overeenstemming over standpunten van de stichting i.o. Concept Overeenkomst van Opdracht en PvE
Informatie aan horeca over vermaakpleinen en precario
College informeert de raad over relatie tussen gemeente en stichting
Stichting vraagt offerte bij 3 organisatoren
Gemeente stort 1e termijn van bijdrage niet tijdig
Bijeenkomst horeca op initiatief van de gemeente
Eerste meeting met Rotterdam Speedevents (later: SpeedEvents NL)
Storting bijdrage gemeente Assen overschrijdt termijn
Oprichting Stichting TTSW en TTSW BV
Gemeenteraadsverkiezingen
College beraadt zich op risico's: veiligheid en financiën.
Persconferentie waarin programma/plannen nog niet definitief zijn
SpeedEventsNL overschrijdt deadlines: informatie voor vergunningverlening
Gemeente heeft toenemende zorgen over deadlines. Deze brengen vergunningverlening in gevaar.
Overeenkomst van Opdracht tussen stichting en gemeente
Gemeente twijfelt aan inkomstenniveau van precario. stichting houdt vast aan inkomstenniveau
Stichting verzoekt gemeente omoverbruggingskrediet; Circuit van Drenthe voorziet hier tijdelijk in
Gemeente overschrijdt tweede stortingstermijn
Briefwisseling tussen B&W en stichting over prestaties en verwachtingen
Nieuw college van B&W
Zorgen van hulpdiensten nemen verder toe
Presentatie definitief programma, hulpdiensten nog niet akkoord met plannen
Opknippen vergunningverlening in delen om evenement mogelijk te maken
TT Speed Week
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
4.3
Proces
4.3.1 Fasen in het proces
De tijdlijn maakt het mogelijk vier belangrijke fasen in de aanloop naar de TT Speed
Week te onderscheiden:
 Van het besluit op 17 oktober 2013 tot de samenstelling van het bestuur
 Van samenstelling van het bestuur tot oprichting van de stichting
 De werving van de TT-regisseur en de organisator SpeedEvents NL
 De organisatie van de TT Speed Week zelf
Voor een deel overlappen deze fasen elkaar.
Uit de tijdlijn blijkt dat de momenten waarop cruciale besluiten in de voorbereiding
vallen, steeds verder uiteen lopen met de planning uit het rapport van DNA:
Activiteit
Aanstellen productiebureau
binnenstadsfestival
Planning
voor 1 november
2013
Oprichten Stichting Motor TT week
oktober/november
Afspraken met horeca ondernemers
Opstarten selectieprocedure TT–
regisseur
Financiën waaronder sponsoring
Programmering
oktober/november
oktober/november
vanaf september
Realisatie
februari 2014
SpeedEvents gaat
aan de slag
23 januari 2014
overeenstemming
11 maart oprichting
stichting TT speed
Week
februari 2014
januari 2014
start na het
aantrekken van
Speed Events in
februari 2014
start na het
aantrekken van
Speed Events in
februari 2014
De afwijkingen zijn aanzienlijk. Het is daarom goed de oorzaken kort te
beschouwen.
Een belangrijke oorzaak van de vertraging in de eerste fase is het ontbreken van een
gericht stappenplan dat moet leiden tot de oprichting van de stichting. In de
aanloop naar het besluit van de gemeenteraad lijkt het niet noodzakelijk dat
gemeente en stakeholders gezamenlijk kaders meegeven aan de stichting in de vorm
van een opdracht, een bestuurssamenstelling of een stappenplan voor
operationalisatie. Het kader bestaat uit het ambitiedocument en het rapport van
DNA. Het besluit van de raad zelf valt na de beoogde deadline van 1 oktober. De
gemeente neemt bewust afstand van de vorming van de stichting. Zij verwacht ook
initiatieven van de stakeholders. De samenwerking die hiervoor nodig is komt
onvoldoende tot stand.
16
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Wel stelt de gemeente een kwartiermaker aan. Zij stelt ook alvast concept statuten
voor de stichting op. Het zoeken naar potentiële bestuursleden wordt in eerste
instantie overgelaten aan de vertegenwoordiger van het Circuit van Drenthe. Dat is
de enige financierende stakeholder die bereid is zitting te nemen in het bestuur.
Gilde Bart Assen vindt dat zij als netwerkorganisatie geen plaats kan innemen. Wel
neemt een vertegenwoordiger van de horeca een plaats in het bestuur i.o. in. Het
lukt in een bestek van 6 weken een functionerend bestuur te formeren. De beide
overheden zien af van een plek in het bestuur: de provincie Drenthe stelt zich op
als subsidiegever, de gemeente Assen kiest voor de rol van opdrachtgever. De
stakeholders stemmen op 3 december 2013 in met de bestuurssamenstelling. De
gemeente onderzoekt midden december de kansen van slagen voor 2014. Eind
december 2013 trekt zij de conclusie dat er een bestuur is voor de stichting i.o. dat
de taken oppakt.
Een tweede oorzaak is de tijd die de positiebepaling van het stichtingsbestuur i.o.
kost. In de aanloop naar de oprichting van de stichting laat het bestuur i.o. de
risico’s en de aansprakelijkheid onderzoeken. De uitkomsten worden verschillende
malen besproken met vertegenwoordigers van de gemeente en met de adviseur van
de stichting. De stichting i.o. komt voorts tot de conclusie dat er een aanzienlijk
financieel gat is tussen de totale projecties van het rapport van DNA voor 2104 en
de toezeggingen van de stakeholders. Zij raamt de bijdrage van de horeca op
€ 60.000, via precario te innen. Bestuurlijk overleg draagt bij aan het vinden van
oplossingen. Het bestuur van de stichting kiest voor een juridische veilige
constructie als model. De Speed Week BV is daar van de uitkomst. Het duurt tot de
vierde week van januari 2014 voordat alle punten zijn geklaard. Dan liggen er ook
de concept Overeenkomst van opdracht en het Programma van eisen. In de
tussenliggende tijd is er nauwelijks ruimte te werken aan de ontwikkeling van de
Speed Week 2014.
Een derde oorzaak ligt in het late tijdstip waarop de organisator kan worden
aangetrokken. SpeedEvents NL gaat enthousiast aan de slag om tijd in te lopen. Het
bedrijf heeft dan nog niet de rechtszekerheid van een contract. Het bedrijf werkt
vervolgens eigenstandig aan het event. Het slaagt er bijvoorbeeld niet in synergie tot
stand te brengen met plaatselijke organisatoren van activiteiten. Die
eigenstandigheid culmineert in de procedures rond de vergunningverlening (zie 4.4).
Conclusie:
De korte tijd die beschikbaar is voor de organisatie heeft drie oorzaken:
 De onvoorbereide start van de stichting. Het besluit van de gemeenteraad alleen
is niet genoeg geweest om de stichting op gang te helpen.
 De tijd die het kost om de positie van de stichting te bepalen.
 De eigenstandige aanpak van de organisator.
4.3.2 Focus op samenwerking, taak en verantwoordelijkheid
Tot op vandaag zijn de inzichten over taak en rol verschillend. De stichting gaat uit
van samenwerking binnen het opdrachtgever-opdrachtnemer model. De gemeente
hanteert het opdrachtgever – opdrachtnemer model. De gemeente biedt in de
aanloop naar 2014 wel hulp in de vorm van kennis en desgewenst inzet van
mensen. De stakeholders zijn feitelijk buiten beeld. Uitzondering is het Circuit van
Drenthe.
17
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Ook in de taakopvatting verschillen gemeente en stichting. De gemeente ziet het als
eerste taak voor de stichting de Speed Week te organiseren. Binnen het bestuur van
de stichting leeft het achterliggende beeld: de Speed Week moet de economie van
Drenthe in brede zin stimuleren. Het had verder een lagere intensiteit van de
inspanningen verwacht.
Conclusie:
De genoemde verschillen van inzicht beïnvloeden de wijze van samenwerking. De
fricties in het afgelopen jaar hangen daar mee samen. De oorzaak ligt in het
onvoldoende gemeenschappelijk maken van de beelden bij de start van de
verzelfstandiging. Ook in januari 2014 lukt dat niet. Dat werkt door in de rest van
het proces.
Uit de analyse van verantwoordelijkheden en taken blijkt verder dat de TT-regisseur
na het contract met SpeedEvents NL onvoldoende tot zijn recht kan komen. Dat is
een rechtstreeks gevolg van het feit dat de organisatie van het evenement bij één
partij wordt gelegd (bijlagen 6 en 7).
4.3.3 Informatievoorziening en communicatie
De eisen aan de informatievoorziening tussen stichting en gemeente zijn vastgelegd
in de Overeenkomst van opdracht:
 Er is een bestuurlijk overleg.
 Voorts dient de stichting de gemeente te informeren over ontwikkelingen
binnen de stichting of die relevant zijn voor de uitvoering van de
overeenkomst.
Het volgende valt op:
 De onderwerpen die op de tafel van het bestuurlijk overleg komen betreffen
veelal de operationalisatie van de stichting en praktische uitvoeringsopgaven.
Feitelijk komt men niet toe aan vraagstukken die de ontwikkeling van het
evenement zelf betreffen.
 Er is een interpretatieverschil over hoe de informatieplicht doorwerkt. Dit
wordt op verschillende momenten duidelijk zichtbaar:
- bij de contractvorming met de organisator,
- bij de bestemming van de bijzondere storting van € 200.000 in 2014.
Conclusie:
De stichting is van mening dat het gemeentebestuur vooraf betrokken is bij de
beslissingen en dus medeverantwoordelijkheid draagt. De gemeente is een andere
mening toegedaan. Zij is allereerst van mening dat zij procedureel geen rol heeft.
Bovendien ervaart zij de voorgelegde onderwerpen als een voldongen feit. De
verschillen in rolopvatting en taakafbakening worden hier duidelijk.
Het Programma van eisen geeft aan waaraan de externe communicatie moet
voldoen. Het voortouw ligt bij Speed Week BV. Het volgende valt op:
 Op verzoek van de stichting, TT-regisseur of SpeedEvents NL heeft de
gemeente Assen hun communicatie ondersteunt met beantwoording van hun
eigen vragen, door te faciliteren met informatie en met enkele adviezen. Vragen
uit de media zijn consequent doorgeleid naar stichting, regisseur of Speed
Events. Daaruit kan geen medeverantwoordelijkheid voor de communicatie
worden afgeleid.
18
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4



Op verschillende momenten communiceren de verschillende actoren over
verschillende onderwerpen: stichting, stichtingsbestuur en gemeentebestuur
samen, de TT-regisseur en SpeedEvents. De communicatie naar bewoners en
ondernemers in de binnenstad over uitvoeringsmaatregelen is deels onvolledig,
onnauwkeurig of (te) laat.
De omschakeling van muziekfestival naar motorevent komt niet overal in
Assen goed aan (petities, beeld in media). De communicatie richt zich op een
boodschap van verandering. Het beeld in de media wordt niet witter.
Diverse respondenten noemen nadrukkelijk dat zij van mening zijn dat de
gemeente SpeedEvents NL in bescherming had moeten nemen tegen negatieve
publiciteit. Zeker als die het gevolg is van te treffen veiligheidsmaatregelen.
Volgens het programma van eisen berust het voortouw voor de externe
communicatie bij Speed Week B.V.
Conclusie:
 Extern is niet duidelijk wie de regie op de communicatie heeft: stichting,
regisseur, SpeedEvents NL of toch de gemeente. Dit gebrek aan zichtbare regie
draagt bij aan het externe beeld van een rommelige organisatie.
 De communicatie had zich eerder, vollediger en transparanter op de
weerstanden in Assen kunnen richten. Alleen het zenden van een boodschap
van verandering blijkt niet genoeg.
4.3.4 Precario
Voor het eerst sinds 2007 heft de gemeente weer extra precario tijden het
evenement. De invoering van het precariostelsel kent een lange weg. Koninklijke
Horeca Nederland, afdeling Assen spant zich tot het uiterste in voor de
ontwikkeling van een model om de bijdrage van de plaatselijke horeca te innen. Zij
doet dat samen met een aantal horecaondernemers. Het precario-model komt als
meest geschikt uit de bus. Het is juridisch het meest zeker.
Tijdens de voorbereiding van het stelsel wordt vroegtijdig duidelijk dat de
individuele ondernemers weinig gecharmeerd zijn van de uniforme heffing. Zij
komen met tegenvoorstellen en met bezwaren tegen de heffing omdat deze voor
kleine ondernemers onvoordelig uitpakt. De gemeente denkt dat de
tegenvoorstellen juridisch niet haalbaar en/of kwetsbaar zijn, bovendien stelt het
haar voor een uitvoeringsprobleem. De vergunningen moeten worden herzien.
Daarvoor ontbreekt de tijd.
In de loop van het proces wordt de lage organisatiegraad van de Asser horeca
duidelijk. Deze bedraagt naar schatting 30-40%. Noch de gemeente, noch
Koninklijke Horeca Nederland slagen erin de informele leiders van de
ongeorganiseerde horeca aan tafel te krijgen. Zij zijn eenvoudigweg niet bekend.
Dat is overigens in meer Nederlandse steden zo.
De voorlichting die de gemeente organiseert over het stelsel werkt averechts. Het
verzet neemt eerder toe dan af. Achterliggende oorzaak is dat de ruimte voor
onderhandeling ontbreekt. Het bedrag van € 100.000 is leidend voor de gemeente.
De gemeente benadrukt dat horecaondernemers die zelf vermaak organiseren
worden vrijgesteld van de heffing. Die aanpak is in overeenstemming met het
rapport van DNA. Dat zet de bijdrage van de horeca op geld. En DNA geeft aan
19
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
dat die bijdrage ook in natura kan plaatsvinden door het organiseren van
activiteiten.
De grote horecaondernemingen in Assen doen een geste in een poging de
stemming te keren. Zij richten een fonds op van € 7.500 van waaruit kleinere
ondernemers een gedeeltelijke compensatie kunnen ontvangen.
Conclusie
 Voor de stichting heeft de gekozen aanpak aanzienlijke financiële gevolgen. Zij
gaat in haar begroting al uit van € 60.000 inkomsten aan precario in plaats van
€ 100.000. Dat bedrag valt in 2014 nog lager uit. Er ontstaat extra druk op de
begroting van de stichting. Zij heeft de inkomsten uit precario nodig om haar
eigen exploitatie te dekken.
 De analyse van de precario brengt ook iets aan het licht over de verschillende
visies op de Speed Week. De begroting van DNA geeft feitelijk de totale omzet
van de Speed Week weer. Daarbij zijn alle activiteiten geïntegreerd, zowel de
centraal georganiseerde (via de stichting), als de activiteiten van individuele
ondernemers, organisaties en verenigingen. De stichting TT Speed Week heeft
de cijfers van DNA allereerst opgevat als vaste basis voor al haar activiteiten.
Zij heeft die verwachting fors naar beneden moeten bijstellen. Zij ziet het in de
eerste plaatst als haar taak de centrale onderdelen van het evenement te
organiseren. Integratie met activiteiten van derden komt op de tweede plaats.
 Uit de gevoerde evaluatiegesprekken blijkt dat het verzet tegen het ontbreken
van differentiatie in precario - en daarvan afgeleid de hoogte van de tarieven nog breed aanwezig is. Dat kan er toe leiden dat dit verzet bij dezelfde aanpak
net zo oplaait als in het afgelopen jaar. Als dat het geval is, begint het jaar 2015
wederom met een negatief beeld.
4.4
Procedure
4.4.1. Betalingstermijnen
De overeenkomst van opdracht benoemt termijnen waarop de gemeente de
stichting betaalt. Op 30 april 2014 schort de gemeente haar betalingen aan de
stichting op. Een belangrijke aanleiding is dat SpeedEvents NL er weer niet in
slaagt de termijnen te halen die in het programma van eisen zijn genoemd. De
gemeente is van mening dat de stichting het proces niet goed aanstuurt. De
stichting komt op dat moment in liquiditeitsproblemen. Zij wendt zich tot het
Circuit van Drenthe dat de stichting gedurende een korte periode een
overbruggingskrediet verstrekt. Een briefwisseling en volgende gesprekken klaren
de lucht enigszins.
20
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Conclusie:

Het is de vraag of de gemeente in dit geval verstandig handelt. Weliswaar is
de frustratie bij de gemeente en de hulpdiensten over de uitvoering zeer hoog
opgelopen, maar zij treft met haar handelen niet de directe veroorzaker van
het probleem. Bovendien lijkt de overeenkomst van opdracht de gemeente
niet de ruimte te geven om de betalingen op te schorten. Deze overeenkomst
benoemt wel een aantal termijnen waaraan de stichting moet voldoen, maar
deze hebben niets met voortgang van de planvorming te maken. Bovendien
leidt de controverse de aandacht af van de ontwikkeling van de TT Speed
Week.

Stichting en gemeente dienen opnieuw afspraken te maken over hoe zij
beiden handelen als de organisator het laat afweten.

Zeker is dat deze periode de verstandhouding tussen gemeente en stichting
niet bevordert. Uit de interviews blijkt dat het beide partijen nog vers in het
geheugen zit.
4.4.2 Inzicht in financiën
Op het moment van schrijven van deze rapportage is er geen zicht op het financiële
resultaat van het event. De stichting heeft de benodigde cijfers niet beschikbaar. Zij
is daartoe ook niet verplicht omdat zij is gehouden aan boekjaren.
Het inzicht in de bestedingen in de regio is eveneens niet op te maken. Bekend is
dat Speed Events met meerdere regionale onderaannemers heeft gewerkt.
Verder is duidelijk dat de stichting heeft gekozen voor een opzet die haar
overzichtelijke risico’s oplevert.
4.4.3 TT Fonds
Per saldo heeft de stichting TT Speed Week in 2014 geen bijdrage kunnen leveren
aan het vullen van het TT-fonds. De (extra)gelden die de gemeente Assen daarvoor
ter beschikking heeft gesteld, zijn besteed aan frictiekosten die horen bij de
oprichting van de stichting, de extra kosten voor de programmering en om het
deficiet te dekken dat is ontstaan door de lagere inkomsten uit de precario.
De mogelijkheid om in 2014 de reserve voor het TT-fonds anders te besteden was
vooraf ingebouwd. De stichting heeft de gemeente Assen tijdig op de hoogte
gesteld van de gewijzigde besteding. Daarbij past de opmerking dat de financiële
situatie geen andere keus overliet.
Conclusie:
Het TT-fonds is aan het begin van 2015 niet gevuld.
4.4.4 Vergunningverlening en veiligheid
De gemeente Assen vergunt activiteiten op basis van ingediende plannen. Vooraf
geeft zij een organisatie gedetailleerd inzicht in de eisen. Samen met de hulpdiensten
beoordeelt de gemeenten de ingediende plannen. Het verlenen van een vergunning
is aan termijnen gebonden. Assen heeft de naam streng te zijn. Die strengheid is
gebaseerd op het verleden.
De beschreven procedure wordt ook in 2014 gevolgd. De organisator wordt
meegenomen door de stad om ervaringen te delen. De organisator wil ook inzicht
21
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
in de draaiboeken van voorgaande jaren. De gemeente kan deze niet overhandigen
omdat zij afkomstig zijn van voorgaande organisatoren en bedrijfsgevoelige
informatie bevatten.
Als de organisator de plannen indient, blijkt dat deze de lokale situatie niet weet te
vertalen naar een adequate vergunningaanvraag. Er volgt een tweede ronde, terwijl
de tijd doorloopt. Ook opnieuw ingediende plannen voldoen niet of blijken
onvolledig onderbouwd. Bijstelling en nieuwe deadlines zijn opnieuw nodig. Die
worden wederom niet gehaald.
De procedure wordt gecompliceerd door de voortdurende wijzigingen die de
organisator in het programma aanbrengt. Het verplaatsen van activiteiten naar
andere locaties betekent dat de vergunningaanvraag moet worden herzien. Evenals
de capaciteitsaanvragen bij de hulpdiensten.
Er ontstaat een voortdurende herhaling van zetten die tot grote irritaties bij alle
betrokken instanties en de veiligheidsdiensten leidt. Van de organisatoren krijgt
Assen het verwijt te zijn doorgeslagen in de veiligheidseisen. Het verschil van
inzicht leidt er toe dat het onderwerp veiligheid regelmatig in het bestuurlijk overleg
aan de orde komt.
Er ontstaat extra wrijving omdat de gemeente de organisator wijst op
uitvoeringsdetails zoals de verzorging van de vrijwilligers. Dat is echter niet haar
taak.
De situatie verbetert kwalitatief als de organisator een ervaren veiligheidsadviseur
inschakelt. De wijzigingen in de programmering blijven desondanks tot kort voor
de Speed Week doorgaan. De gemeente ziet op het laatst geen andere mogelijkheid
dan de vergunning in delen te knippen om het event te kunnen laten doorgaan.
Conclusie:
 Een nadere analyse laat zien dat de veiligheidseisen van de gemeente niet de
oorzaak van de problemen zijn. Die eisen zijn zwaar, maar niet onredelijk of
onmogelijk. De begeleiding die Assen heeft geleverd is gelijk aan die van vorige
jaren. Toen is de vergunningverlening wel goed verlopen. De oorzaak ligt in de
voortdurende wijzigingen in de programmering, de capaciteit die de organisator
in eerste instantie inzet en de onderschatting van het risicoprofiel van Assen.
 Op zich kan Assen de procedure rond de vergunningverlening anders
organiseren door vooraf kaders mee te geven in de vorm van blauwdrukken en
vlekkenplannen voor veiligheid. Zo’n aanpak zou niet tot andere uitkomsten
hebben geleid.
22
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
5
Fricties
Dit hoofdstuk verkent fricties die aan de uitkomsten van 2014 ten grondslag liggen
of daarvan het gevolg zijn. Het gaat om 2014 als leerjaar. Als de evaluatie zich alleen
richt op het verloop van het proces, de inhoud en de procedure, kan dat snel tot de
conclusie leiden dat 2015 straks vlekkeloos verloopt. De aanloopproblemen zijn
immers opgeruimd of kunnen in de loop naar de Speed Week 2015 worden
opgeruimd. Die veronderstelling is onjuist. Uit de gesprekken en inventarisaties
blijkt dat onderliggende fricties doorslaggevend zijn voor de toekomst van de TT
Speed Week.
5.1
Overzicht van fricties
5.1.1 Doelen
 De weg waarlangs de ambities tot stand komen is vooraf onvoldoende concreet
en gemeenschappelijk gemaakt door heldere doelen te formuleren. De
stakeholders hebben zo’n richting bij de start van de stichting niet mee-gegeven
in de vorm van een kader, bestuurssamenstelling of aanwijzingen voor de
statuten. Een gezamenlijk beeld op de uitkomsten is er niet.
 De stakeholders hebben geen meetbare resultaten afgesproken. Niet op de
korte termijn, niet op de lange termijn. Feitelijk is niet duidelijk waar het event
en de organisatie ervan over 1, 5 of 10 jaar staan. Dat leidt er toe dat ieder
resultaat óf voldoet óf in het geheel niet voldoet, afhankelijk van het standpunt
dat je kiest.
 De opdracht aan de stichting laat veel ruimte voor interpretatie. De brief
waarmee de stichting haar taak aanvaardt, geeft een beperkte uitleg van op de
manier waarop zij haar taak wil oppakken.
 Het ontbreken van een strategisch en een operationeel plan wreekt zich in het
beeld dat derden hebben. De manier waarop de stichting het event heeft
aanbesteed, past bij voorbeeld geheel binnen de kaders die zij heeft
meegekregen. Toch zijn meerdere stakeholders niet tevreden met de uitkomst.
Zo kan de mening postvatten dat de stichting niet meer is dan een vehikel om
gelden door te sluizen naar een commerciële event-producer. Ook de stap van
TT-festival naar Motorweek wordt als groot ervaren. Toch past die stap binnen
de kaders.
5.1.2 Concepten
Het concept voor de TT Speed Week hangt af van de doelen die eraan worden
toegekend. Omdat er geen gedeeld beeld is van het einddoel bij de verschillende
stakeholders, ontstaat verschil van inzicht over het toegepaste concept.
De vraag of de TT SpeedWeek een geïntegreerd muziekevent moet zijn of een
motorfestival, is een inhoudelijke vraag die bij de stichting is neergelegd. Zolang de
stichting voldoet aan de gewenste groeidoelstellingen en aan het aandeel Assenaren
(20.000 deelnemers) dat het event bezoekt, voldoet zij aan de ambities die gemeente
en stakeholders hebben uitgesproken. Als de programmering voor 2014 bekend
wordt, blijkt de ruimte die media, stakeholders en Assenaren de stichting gunnen
kleiner dan de stichting uit de ambities kon opmaken.
In de aanloop naar het besluit van 17 oktober 2013 spreekt de gemeenteraad over
een groeimodel. De gewenste snelheid blijft echter in het midden: het eindjaar
23
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
wordt benoemd, de groei wordt afhankelijk gesteld van de beschikbare middelen.
Daarmee ligt de weg vrij voor Stichting en SpeedEvents NL. Zij willen in het eerste
jaar graag een aanzienlijke stap maken om de potentie van het event te
demonstreren. De grootte van die stap leidt wederom tot verschil van inzicht.
5.1.3 Belangen en perspectief
De stakeholders hebben - evenals de gemeente - bewust nagelaten een positie in het
bestuur van de stichting te claimen. Uitzondering is het Circuit van Drenthe.
Daarmee ontstaat een verschil in de mate waarin de verschillende stakeholders het
event kunnen beïnvloeden. Een enkele stakeholder zit bij de ontwikkelingen, de
overige kunnen alleen achteraf hun invloed doen gelden, de gemeente wordt bij
beslissingen betrokken of erin gekend. Dat leidt tot een gevoel van
onevenwichtigheid.
De stakeholders hebben uiteenlopende belangen en een bijbehorend perspectief:
 De horecaondernemers in de binnenstad hebben belang bij een event dat
meeropbrengsten levert. Voor veel ondernemers is het evenement het jaarlijkse
zout in de pap. Terrassen en vermaakpleinen dragen daar aan bij. Per saldo
dalen daardoor de inkomsten voor de stichting. De horeca is ook gebaat bij een
programmering die naadloos aansluit op eigen activiteiten en deze aanprijst.
Hun perspectief richt zich vooral op de korte termijn en op het eigen bedrijf.
 Voor horecaondernemers in de ring daarbuiten geldt feitelijk hetzelfde. Zij zijn
steppingstone tussen stad en TT-circuit of profiteren van het toegenomen
verblijf.
 Vermelding verdienen de grote ondernemers die de stap naar voren maken om
het precariofonds op te richten. Zij kijken op langere termijn naar hun sector.
 De binnenstadondernemers - niet zijnde horeca - zijn gebaat bij positieve
invloed van het event op hun eigen omzet. Een toegankelijke binnenstad en
overzichtelijke aanrijroutes horen daar onvoorwaardelijk bij. Hun perspec-tief
richt zich vooral op de duur van het event en op het eigen bedrijf.
 De grotere ondernemers uit Assen die vooral zijn vertegenwoordigd in het
Parkmanagement moeten het niet zo zeer hebben van het event zelf. Zij zijn op
zoek naar de economische spin-off van het TT-circuit op de middellange
termijn.
 De gemeente heeft meerdere belangen. De TT Speed Week is in de eerste
plaats een uithangbord voor Assen zelf. De werkgelegenheid die met het event
samenhangt, draagt bij aan de economie van de stad. Tot slot is Assen gebaat
bij een veilig en ordelijk verloop van het bezoek van de tienduizenden
bezoekers. Afhankelijk van de invalshoek is het perspectief gericht op de lange
termijn, de middellange termijn of de korte termijn.
 Voor het Circuit van Drenthe is de TT Speed Week een van de zeven pijlers
van het lange termijn beleid. Het event moet leiden tot meer bezoekers aan de
TT-races.
Samengevat: de diversiteit in belangen en perspectief verzwaart de opgave voor de
stichting. En heeft zijn weerslag op de gemeenschappelijkheid van de doelen. Zo’n
omgeving vraagt een uitgekiend stakeholder management.
24
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
5.1.4 Organisatiekracht
In de aanloop naar het evenement blijkt regelmatig een gemis in organisatiekracht:
 het voortdurend missen van deadlines voor het inleveren van plannen,
 de permanente wijzigingen in de programmering,
 de voortdurende groei en wisseling van het aantal onderaannemers en de
geringe bevoegdheden die zij krijgen,
 het op het laatste doorkruisen van reeds vastgestelde plannen.
SpeedEvents etaleert haar kracht in het lanceren van concepten en het verbinden
van sponsorgelden (rol als visiebureau). Het neerzetten van een strak en tijdig
geregisseerd meerdaags event (rol als producent/organisatiebureau) komt minder
uit de verf. Juist onder een hoge tijdsdruk, lijkt het verstandiger zich te voegen naar
de lokale omstandigheden dan te proberen deze naar eigen hand te zetten.
Het schakelen naar een event met een hoog risicoprofiel verloopt moeizaam. Dat
kan niet alleen worden verklaard uit de veiligheidseisen die de gemeente Assen
hanteert. SpeedEvents NL weet pas grip op de situatie te krijgen als het bedrijf een
onderaannemer aantrekt die is gespecialiseerd in veiligheid. Dan is het moment
voorbij om nog op een normale wijze vergunning te verlenen. Ook hier lijkt
organisatiekracht te missen. De beleden wil om synergie tot stand te brengen wordt
door lang niet alle respondenten op dezelfde manier beleefd. De veiligheidsdiensten
geven bijvoorbeeld aan tot het uiterste te zijn opgerekt.
Het tekort aan organisatiekracht dat SpeedEvents NL demonstreert in de
voorbereiding in Assen is opvallend. De VKV-CityRacing in Rotterdam wordt –
ook door respondenten in Assen – hoog gewaardeerd.
5.1.5 Ontwikkelingskracht
SpeedEvents NL heeft elementen toegevoegd aan de TT Speed Week die zonder
meer een verrijking van het programma zijn. Dat het bezoekersaantal van die
elementen tegenvalt, lijkt eerder het gevolg van onvoldoende en ontijdige PR dan
van de toevoegingen zelf. Het ontbreken van die PR is zorgelijk omdat PR bijdraagt
aan de aantrekkingskracht en daarmee de toekomstbestendigheid.
In 2014 komt SpeedEvents NL onvoldoende toe aan sponsorbinding en nieuwe
verdienmodellen. Het bedrijf is vooral bezig met programmering en organisatie. De
VKV-racing laat zien dat Speed Events NL zeker in staat is sponsors aan zich te
binden. De financiële slagkracht van de sponsors in het Noorden valt het bedrijf
tegen. SpeedEvents NL beschikt vooral over sponsorcontacten buiten het
Noorden. Zij moet deze in de toekomst inzetten om extra inkomsten te genereren.
5.1.6 Gevoel voor Assen
Voor de stichting, TT-regisseur en SpeedEvents NL ligt in Assen niet per definitie
de rode loper klaar. Daarbij komt dat de Assenaren en Asser ondernemers een
aanzienlijke stap moeten maken van een eigen feest naar een event dat de stad
overstijgt. Het vraagt gevoel voor de cultuur van Assen en stuurmanschap om die
stap te mogelijk te maken. Dat gevoel is niet altijd geëtaleerd.
Ter illustratie: een Asser onderneming die in eerdere jaren omvangrijke en
gewaardeerde initiatieven heeft getoond, verwacht een volwaardig, geïntegreerd
onderdeel van de programmering en de PR te zijn. Daarover is ook gesproken. Die
25
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
verwachting is niet uitgekomen. Het event is op zichzelf gepresenteerd, als iets
waarvoor Assen het decor mag zijn. De kans dat deze onderneming in 2015 aan de
Speed Week deelneemt, is sterk verkleind. Het bedrijf heeft ook andere mogelijkheden inkomsten te verwerven. Het gevolg is dat het totale aanbod verschraalt.
Het gebrek aan synergie tijdens de voorbereiding en uitvoering heeft ook een ander
gevoel aangetast: namelijk dat het als (Asser) ondernemers leuk is gezamenlijk geld
te verdienen. Dat is geen goede start voor 2015.
5.1.7 Werkelijkheid en beelden
Verschillende actoren hebben een verschillend beeld van de opbrengsten van de TT
Speed Week. De afspraak dat 2014 een leerjaar is, dient centraal te staan bij de
beoordeling van die beelden.
Het verschil in opvatting tussen gemeente en stichting over de zakelijkheid van hun
relatie is van invloed op de onderlinge verhoudingen. Allereerst kiest de gemeente
voor afstand tot de stichting. Die biedt zij overigens wel personele hulp aan. Dat
laatste vergroot de duidelijkheid over de rol van de gemeente niet. Vervolgens kiest
de gemeente formeel voor een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. De stichting
gaat in eerste instantie uit van een partnerschap. Dit verschil in benadering is over
en weer onvoldoende begrepen. De consequentie is dat de stichting veel meer steun
had verwacht gedurende het proces en dat bij de gemeente het beeld leeft dat de
stichting onvoldoende heeft gestuurd. De ruimte die de stichting heeft meegekregen
in doelen en kaders versterkt deze tegenstelling in beleving nog eens. Dit vraagt om
een gezamenlijke herijking.
De opbrengst van de Speed Week is positiever dan de berichtgeving in de aanloop
naar het event doet vermoeden. Het samenvattend beeld dat RTV Drenthe maakt
over de Nacht van Assen laat tevreden bezoekers en horecaondernemers aan het
woord. Een groter contrast met de beelden in verschillende media in de aanloop
naar de TT Speed Week is nauwelijks denkbaar. De late programmering draagt
overigens niet bij aan de uitstraling van het event. Je kunt er geen PR mee
bedrijven. En een late programmering beperkt de keuze van de attracties.
Veel bezoekers ervaren tijdens de Nacht van Assen dat de binnenstad leger lijkt.
Velen ervaren dit positief. Anderen stellen de vraag: zou het event dan toch minder
bezoekers hebben getrokken? Het bezoekersaantal blijkt gelijk aan 2012: zo’n
65.000 tot 70.000. De ervaren ruimte blijkt het gevolg van de betere spreiding van
podia over de stad. De programmering leidt dus tot extra capaciteit voor groei. Het
ontbreken van objectief onderzoek naar de beleving van bezoekers maakt het lastig
feiten en meningen te scheiden.
5.1.8 Financiën
De stichting heeft gekozen voor een vorm van uitbesteding waarbij het risico van
het event volledig bij de organisator komt te liggen. De keerzijde is dat de stichting
zelf geen inkomstenbronnen heeft, anders dan de opbrengst van de precario. Het
gevolg is dat de stichting de komende jaren een deel van de gelden voor het TTfonds nodig heeft voor de eigen exploitatie. De verdeling € 150.000 exploitatie en €
90.000 fondsvorming voldoet niet meer.
26
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Bij de gekozen vorm van uitbesteding hoeft dat geen bezwaar te zijn. De stichting
schat in dat een TT-fonds van circa € 100.000 voldoende is. Een
weerstandsvermogen met die omvang kan in enkele jaren zijn gevormd. De
gemeente Assen kan de ontwikkeling van de TT Speed Week versnellen door
binnen de beschikbare € 240.000 gelden te verschuiven van de bestemming TT fonds naar de bestemming exploitaite.
Investeringen in nieuwe activiteiten blijven de komende jaren op gespannen voet
met de verwachte opbrengsten. De mogelijkheden om nieuwe sponsors in het
Noorden aan te trekken zijn niet groot gebleken. De groeiverwachtingen voor 2015
dienen daarop te worden aangepast. Dat geldt ook voor de kans op nieuwe
verdienmodellen. Tegelijkertijd moet er een goed event staan met een positieve
uitstraling voordat het is te vermarkten. Dat vraagt evenwichtskunst en creativiteit.
In dat licht komt de vraag op of in de Nacht van Assen en de aanloop daarnaartoe
wel iedere attractie vrij toegankelijk kan zijn. Zeker als attracties met een (inter-)
nationale uitstraling een even (inter-)nationaal publiek moeten trekken. Als andere
bronnen van inkomsten achterblijven, draagt het heffen van entree bij aan de
gewenste in de kwaliteit van het event. Ook hier gaat de kost voor de bate uit.
5.1.9 Communicatie
Er is voldoende ruimte voor verbetering van de communicatie tussen de
verschillende actoren:
 De informatieuitwisseling tussen gemeente, stichting, stakeholders en
organisator laat het toe dat over en weer negatieve beelden ontstaan. Die dragen
bij aan de lage bereidheid tot samenwerking.
 De communicatie naar de Asser gemeenschap en ondernemers in de
binnenstad over toegankelijkheid en bereikbaarheid kenmerkt zich door
ontijdigheid en incompleetheid. Het roept irritatie op die lang blijft schuren.
 De communicatie naar de horeca wordt aan de ontvangende zijde anders
beleefd dan aan de kant van de zender. Of die laatste nu gemeente, TTregisseur of SpeedEvents is. Kennelijk vraagt de Asser horeca een andere,
kleinschaliger benadering die in eerste instantie uitgaat van luisteren. Dan van
begrijpen. En dan pas van zenden. Al is dat een kwestie van meer dan een jaar.
 Er lopen vanuit de Asser gemeenschap ook andere lijnen naar de media dan de
officiële kanalen alleen. In de aanloop naar het event lukt het niet een
eenduidig, centraal geleid geluid te laten horen. Kennelijk neemt niemand de
verantwoordelijkheid hiervoor.
5.2
Fricties bedreigen de toekomstbestendigheid
De fricties bij elkaar roepen het beeld op dat 2014 (nog) geen succesjaar was. Een
aantal actoren beleven dat beeld scherp. De berichtgeving in een deel van de media
versterkt dat beeld nog eens. Het feit dat meetbare resultaten ontbreken schept alle
ruimte voor eigen interpretaties.
Het is duidelijk dat het vertrouwen tussen de verschillende actoren onvoldoende is
voor een vlekkeloze samenwerking. Tussen sommige actoren ontbreekt het
vertrouwen geheel. Dat tekort tast de wil tot samenwerking aan en bedreigt de
financiering van de TT Speed week.
27
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
De vraag wordt hoe en in welke mate de actoren kunnen werken aan het kweken
van voldoende vertrouwen. De fricties laten zien dat het vaak meerdere actoren zijn
die een rol hebben bij het ontstaan ervan. Er is lang niet altijd één veroorzaker aan
te wijzen.
In de loop van deze evaluatie maken vertegenwoordigers van de stakeholders uit
het Asser bedrijfsleven duidelijk niet verder te willen met de huidige constructie.
Dat zijn MKB Binnenstad, Gilde Bart en Parkmanagement Assen. En zeker niet
onder dezelfde condities. Zij zijn van mening dat hun belangen onvoldoende tot
uiting zijn gebracht in het uitgevoerde concept. Ook zijn zij in hun opinie
onvoldoende betrokken bij de uitwerking.
Deze stakeholders zijn niet van plan hun bijdrage aan de Speed Week te
continueren. Hun bijdrage was in eerste instantie voor een jaar toegezegd. Met die
stellingname komt ook de bijdrage van de Provincie Drenthe op losse schroeven te
staan. Die is onder andere afhankelijk gesteld van de bijdragen uit het bedrijfsleven.
Daarnaast stelt de provincie voorwaarden aan het verloop van het festival in het
eerste en volgende jaren. In totaal gaat het om een jaarlijkse bijdrage van € 224.000
aan de stichting.
Een enkele noordelijke sponsor heeft kenbaar gemaakt te overwegen de bijdrage
voor 2015 te stoppen. Argumenten zijn de rommelige voorbereiding en de
negatieve pers die schadelijk is voor hun activiteiten. Hetzelfde geldt voor sommige
bedrijven die dit jaar een activiteit hadden geprogrammeerd.
Bij een onveranderde aanpak is de kans reëel dat in 2015 de financiering niet rond
komt. Het is een open vraag of het gat van € 224.000 is te vullen met nieuwe
inkomsten uit sponsoring, reclame en verdienmodellen. Nog belangrijker is de
vraag of de stichting TTSW in 2015 wel kan voldoen aan haar contractuele
verplichting aan SpeedEvents NL. Zij dreigt de beschikking kwijt te raken over een
groot deel van de € 450.000 die zij contractueel verschuldigd is voor de organisatie
van het festival.
5.3
Kansen voor de toekomst
De sleutel voor de toekomst ligt bij de stichting TT Speed Week. Daarmee wil zeker
niet gezegd zijn dat de stichting hoofdverantwoordelijk is voor de ontstane situatie.
Vertegenwoordigers van de stichting TTSW identificeren in een eigen eerste
terugblik verschillende punten die voor verbetering in aanmerking komen. Zij
constateren dat zij in 2014 door tijdsdruk niet aan deze punten zijn toegekomen.
Het gaat om de volgende prioriteiten:
 het maken van een strategisch plan waaruit operationele plannen zijn af te
leiden,
 de communicatie en in het bijzonder het stakeholdermanagement,
 de PR en marketing,
 de verdienmodellen en sponsoring,
 het uitwerken van begrippen als lokale werkgelegenheid en duurzaamheid.
28
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Als de stichting daaraan de volgende punten toevoegt, legt zij de basis voor
hernieuwd vertrouwen dat door alle actoren ook zo wordt beleefd:
 Het strategisch plan zorgt voor inkadering van het event en schetst een helder
toekomstbeeld van de stichting zelf. Dat schept focus voor alle actoren.
 Daarbij hoort een gelijkwaardige invloed op het beleid van de stichting voor alle
stakeholders. Dat hoeft niet door het innemen van een zetel in het bestuur, wel
door bestuurders individueel mandaat te verlenen. De stichting biedt daarvoor
de ruimte, de stakeholders nemen hun verantwoordelijkheid.
 De stichting rekent het tot haar taak de integratie tussen het event en Asser
ondernemers tot stand te brengen. Zij zorgt voor een gezamenlijke
programmering.
 De stichting laat zien dat zij de regie heeft en stuurt scherp op resultaat en
deadlines. Daarin mag zij ook verlangen dat gemeente en stakeholders zorgen
voor een goede wegbereiding.
 Hierbij past een scherp geprofileerde regisseur met het hoofd bij de stad en de
voeten in de organisatie van het event. Cruciaal is de beslissingsbevoegdheid die
de regisseur meekrijgt. Zo iemand kan de nodige bruggen in 2015 slaan.
Hier zij opgemerkt dat de stichting TTSW van mening is dat de geschetste fricties
het gevolg zijn van aanloopproblemen die zich in 2015 niet meer voordoen.
Bovendien is zij van mening dat de fricties (te) zwaar zijn aangezet.
29
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
6 Randvoorwaarden, scenario’s en aanbevelingen
6.1
Een nieuwe toekomst
Een exacte herhaling van 2014 leidt maar tot een uitkomst: het voortijdig vastlopen
van de TT Speed Week 2015. Dat levert verdere onderlinge verwijdering en
imagoschade op. Die uitkomst schaadt ook de onderliggende motieven van de
Speed Week:
 de toekomst van het TT-circuit,
 de werkgelegenheid in de regio,
 het ‘unique selling point’ dat de stad Assen heeft.
Dat gegeven leidt tot de volgende randvoorwaarden en aanbevelingen.
6.1.1 Drie harde randvoorwaarden
Het vasthouden van het momentum dat het raadsbesluit van 17 oktober 2013
genereert, lukt alleen als gemeente, stakeholders en stichting vasthouden aan drie
harde randvoorwaarden voor het vervolg:
 vernieuwd draagvlak voor het uitwerken van de ambities,
 heldere en robuuste financiering,
 het onverkort handhaven op de afgesproken tijdlijn.
Ter toelichting
Bij vernieuwd draagvlak hoort ook het aanwijzen van verantwoordelijken met hun
verantwoordelijkheden en het benoemen van de onderlinge verhoudingen. Dat
vraagt een nieuwe positiebepaling en een gezamenlijke inkadering van de doelen en
werkwijze van de stichting. Daarbij zijn alle stakeholders betrokken. Zonder dat
blijft het onderling vertrouwen een breekpunt.
De financiering moet helder zijn voordat afspraken zijn te maken over de opzet van
het event in 2015 en het gewenste groeipad en –tempo. Anders krijgen toekomstige,
externe financiers geen vertrouwen in de opzet.
Uit de voorliggende evaluatie en de evaluatie van het TT-festival in 2012 blijkt dat
het negeren van deadlines onveranderlijk leidt tot verstoorde verhoudingen en een
verstoord productieproces.
Voor 1 december 2014!
Als één van de randvoorwaarden niet haalbaar blijkt, kan maar een conclusie
mogelijk zijn: het stilleggen van de doorontwikkeling van de ambities. In dat geval
keren de stakeholders terug naar de uitgangssituatie van oktober 2013. Van daaruit
definiëren zij de ontwikkeling voor 2015 opnieuw. 2016 wordt dan het jaar om de
ambities in een event uit te werken.
1 December 2014 is de uiterste deadline is waarop aan de randvoorwaarden moet
zijn voldaan. De toch al krappe tijd om terug te schakelen naar de opzet van 2013
verdampt anders helemaal.
30
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
6.1.2 Aanbevelingen voor de toekomst
In 2014 is een belangrijke stap in de ontwikkeling van de TT Speed Week gedaan.
De wens om die vooruitgang vast te houden en verder uit te bouwen leidt tot de
volgende drie thema’s voor de aanbevelingen.
1






2





3



6.2
Consolideer in 2015:
Leg het gemeenschappelijk einddoel vast. Benoem gezamenlijk de verschillende
belangen en de targets die daar bij horen.
Maak heldere, eenduidige afspraken over ieders verantwoordelijkheden. Leg het
voortouw in de complete uitvoering bij de stichting. Houdt iedereen aan de
afgesproken deadlines.
Ondersteun als gemeente en stakeholders de stichting als zij daarom vraagt.
De gemeente Assen trekt zich terug op haar basis: veiligheid,
vergunningverlening en openbare orde.
Schep ruimte om te kunnen organiseren: leg de programmering voor 2015
vroegtijdig vast. Dan wint het event ook aan kwaliteit.
Externe communicatie is cruciaal voor de groei van het event. Zorg voor betere
PR en marketing. Tijdige programmering is een ‘selling argument’.
Verbindt:
Stakeholders aan event. Zorg dat de bestuur, programmering, uitvoering en
bestedingen ook hun belangen dienen. Schep van daaruit nieuw vertrouwen.
De behoeften van de stad (knus, lokaal, muziek) met de behoeften van de
bezoeker (uitdagend, bovenregionaal wervend, motor). Draag dat uit in een
heldere programmering van 2 * 2 dagen.
Event en horeca. Zorg voor afstemming van de programmering: met elkaar,
versterkend, niet om elkaar heen.
Stad met omgeving van het TT-circuit. Benut de steppingstones, gebruik de
omgeving van het TT-circuit.
Vrijwilligersorganisatie aan event. Dat zorgt voor lokaal draagvlak en verlaagt de
kosten.
Stuur:
Laat dat zien in concrete, meetbare toekomst- en stappenplannen.
Wijs binnen het stichtingsbestuur aandachtsvelden toe, juist op de fricties.
Zorg voor sterke regie!
Scenario's
6.2.1 Inleiding
Op basis van de resultaten, rollen en activiteiten in 2014 zijn twee scenario’s voor
(door)ontwikkeling van de TT Speed Week mogelijk. Deze zijn hieronder op
hoofdlijnen samengevat. De bandbreedte van deze scenario’s loopt uiteen van
‘bouwen aan verbetering’ tot ‘opnieuw beginnen’.
De aangrijpingspunten voor scenario’s worden bepaald door vertrouwen tussen
actoren, draagvlak voor het organisatiemodel en hardheid van het financiële model.
31
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
6.2.2 Scenario 1: Bouwen aan verbetering
Dit scenario kan uitgevoerd worden als er sprake is van voldoende herstel van
onderling vertrouwen tussen alle actoren. Dit scenario gaat door op de ingeslagen
weg, met de nodige aanpassingen. Randvoorwaarden voor dit scenario zijn
voldoende financiële middelen, het voortzetten van de samenwerking met
SpeedEvents NL en draagvlak bij de stakeholders.
Voor elk van de actoren zijn een aantal aanpassingen nodig binnen dit scenario.
Aanpassingen voor de stichting TT Speed week
 Stichting in de lead
Dit betekent dat de stichting een Strategisch Meerjarenplan en een bijbehorend
uitvoeringsprogramma opstelt. Tevens worden de rollen en taken van de
regisseur ingevuld en verstevigd. Daarnaast is het van belang de taakverdeling
tussen stichting en organisator en de opdracht aan de organisator in te kaderen
en vast te leggen.
 Good governance
Om goed te kunnen besturen is het belangrijk dat de stakeholders zich
committeren aan het evenement. Mandatering van bestuursleden op voordracht
van de betrokken stakeholders en voor beperkte tijd is daarvan een onderdeel.
De bestuursleden hoeven niet rechtstreeks uit de stakeholders voort te komen.
Het bestuur moet in staat zijn goed geëquipeerd de regie te voeren en de
communicatie aan te sturen. De kennis die het bestuur heeft van evenementen,
financieel netwerk en sponsoring, communicatie en de lokale situatie dient voor
de langere termijn te zijn gewaarborgd.
Beide punten zijn eenvoudig te realiseren door de mandatering, de zittingsduur
en de noodzakelijke specialismen in de statuten op te nemen als vereiste voor
de benoeming van toekomstige bestuursleden. Het toewijzen van portefeuilles
binnen het bestuur is een logische vervolgstap.
 Financiën
Ook hier is de stichting in de lead. De stichting kan besluiten om
sponsorverwerving en het uitwerken van verdienmodellen uit te besteden, maar
blijft wel eindverantwoordelijk. Het verkrijgen van additionele gelden van
overheden en fondsen ligt bij de stichting. Ook heeft de stichting de
verantwoordelijkheid het TT-fonds aan te vullen. De stichting werkt een
financieel robuust model met draagvlak uit.
 In relatie tot de organisator
De stichting maakt duidelijke afspraken met organisator: wie doet wat en geeft
een duidelijk kader mee.
Aanpassingen voor de organisator
 Gevoel voor Assen noodzakelijk.
 Uitwerken van het Strategisch Meerjarenplan van de stichting tot een
Meerjarenstappenplan.
 Verantwoording afleggen aan stichting (financieel en inhoudelijk).
 Optimaliseren van het event, afstemmen met andere aanbieders.
32
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
Aanpassingen voor de gemeente
 Servicegericht sturen
De gemeente werkt aan een vlekkenplan (blauwdruk) inzake de veiligheid,
looproutes en -richtingen, verlichting etc. Nadat dit vlekkenplan is kort gesloten
met de hulpdiensten, wordt het ter beschikking gesteld aan de organisator.
 De gemeente staat toe dat binnen de vigerende financiële toezegging gelden van
de bestemming TT-fonds naar de bestemming exploitatie worden verschoven.
 De gemeente handhaaft op deadlines.
 De gemeente doet wat de gemeente moet doen (adviseren, vergunning
verlening, opdrachtverlening). Zij verklaart voorts de stichting TT Speed Week
tot een van de ‘verbonden partijen’.
 Aanscherpen van de afspraken over interne en externe communicatie met
stichting: wie doet wat.
 De gemeente gaat het gesprek over precario opnieuw met de horeca aan.
6.2.3 Scenario 2: Opnieuw beginnen
Dit scenario wordt uitgevoerd als er geen basis van vertrouwen meer is tussen
meerdere actoren en dit vertrouwen ook niet meer op te bouwen is. Als dat het
geval is, zijn er twee opties mogelijk.
Randvoorwaarden voor dit scenario zijn dat er consensus is over het
organisatiemodel, dat alle actoren de mogelijkheid krijgen om bij te dragen en
eventueel een rol in de TT Speed Week te vervullen (indien passend binnen de
ambities).
Optie A: Nieuwe organisatiestructuur met ingang van 2015
 Opzet op basis van de bestaande stichting, met (deels) gewijzigd bestuur of
eventueel een nieuwe stichting.
 Het stichtingsbestuur krijgt meer uitvoeringstaken.
 De organisatiestructuur wordt vernieuwd en een nieuwe team wordt
samengesteld (zie 6.2.5). Alleen met de regisseur worden (evt.) langjarige
afspraken gemaakt.
 In de nieuwe opzet is eventueel een rol voor Speed Events als
conceptontwikkelaar.
 Een andere mogelijkheid is dat de organisatie wordt ondergebracht bij een
bestaande stichting.
Optie B: Nieuwe organisatie structuur met ingang van 2016
 In 2015 is de gemeente nog een jaar in de lead. De gemeentelijke
aanbestedingsprocedures gelden weer.
 In de tussentijd wordt gewerkt aan het op afstand brengen van het evenement
van de gemeente.
33
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
6.2.4 Succesfactoren en scores
Op basis van de ervaringen is het bij de uitwerking van scenario’s - in welke vorm
dan ook - van belang rekening te houden met de volgende succesfactoren (scores):
 Realisatie(tempo) van ambities
 Robuuste financiering
 Anticiperen op fricties
 Verankering in Asser samenleving en bedrijven
 Voortouw bij de stichting
6.2.5 Een ander organisatiemodel, een andere kans, andere risico’s
Als het scenario ‘opnieuw beginnen’ van toepassing is, dan komt een ander
organisatiemodel in beeld. Dit organisatiemodel maakt het evenement minder
afhankelijk van één organiserend bedrijf. Tot nog toe is de keuze in Assen altijd
gevallen op productie in een hand. Het voordeel is dat de opdrachtgever zelf geen
kennis hoeft te ontwikkelen. Ook het financiële risico is beperkt. Het nadeel is de
afhankelijkheid van een beperkte markt. Dat is de afgelopen jaren gebleken.
De onderstaande figuur maakt het nieuwe model duidelijk. Een stichting of
rechtspersoon is net als nu in de lead terwijl de regisseur de organisatie aanstuurt.
Voor elke expertise worden specialisten of specialistische bedrijven een eigen
netwerk en een eigen kennis aangetrokken. Dit is het team dat de daadwerkelijke
uitvoering doet. Het bestuur van de stichting is eindverantwoordelijk. Alleen met de
regisseur worden (indien gewenst) meerjarige afspraken gemaakt. De andere
betrokkenen kunnen per jaar wisselen, als nodig.
34
E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4
6.3
Praktische aanbevelingen
Voor het welslagen van de TT Speed Week als evenement zijn nog een aantal
praktische aanbevelingen te geven.










Creëer draagvlak bij stakeholders, bij de inwoners van Assen, bij de media en bij
leveranciers door hen in het concept zelf te betrekken.
Zorg voor eenduidige communicatie. Kies wie waarover communiceert. Maak
onderscheid naar bestuur, regisseur en – indien van toepassing – organisator.
Bewaak de uitvoering van de communicatie.
De blauwdrukken en vlekkenplannen geven aan wat waar wel of niet
georganiseerd kan worden in termen van capaciteit, veiligheid en doorstroming
en looprichtingen. Voorts beschrijft dit instrument wat de te treffen
voorzieningen zijn. De gemeente overlegt dit concept met hulpdiensten, zoekt
samen met hen de ruimte en stelt de blauwdrukken beschikbaar voor
organisator.
Hanteer heldere lijnen. Benoem wie waarvoor verantwoordelijk is. Leg dit vast
in een helder organogram, met gedelegeerde verantwoordelijkheden.
Zorg tijdig voor een goed uitvoeringsplan, deel dit met alle betrokkenen en voer
dit daadwerkelijk uit.
Wees op tijd (programmering, bekendmaking programma, bestellen
benodigdheden, draaiboek, vergunning). Bewaak de deadlines.
Verzamel kundige mensen om het evenement, maak gebruik van bestaande en
lokale kennis.
Evalueer direct na afloop met alle betrokken partijen en zorg voor een goede
terugkoppeling en actielijst voor de volgende editie.
Meten is Weten: vooraf, tijdens en achteraf meten wat je wilt weten. Zet
interviews met doelgroepen en bezoekers in als middel.
De regisseur werkt in opdracht van de stichting.
35
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
36
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Verantwoording en bijlagen bij Evaluatie TT Speed Week 2014
1
Opdracht
2
Organisatie
3
Procesaanpak
4
Begrotingen 2014 en verder
5
Praktische aanbevelingen
6
Rollen en verantwoordelijkheden
7
TT Speed Week Nieuwe Stijl 2014
8
Analyse social media
37
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Gemeente Assen Opdracht Evaluatie TT Speed Week 2014
zaaknummer inkoop: Z 2014-20350
Inleiding
Op 17 oktober 2013 heeft de gemeenteraad van Assen ingestemd met het eindrapport TT
Festival nieuwe Stijl en daarmee gekozen voor een nieuwe opzet voor het TT Festival; de TT
Speed Week.
Het college heeft per brief van 28 januari 2014 aan de raad aangegeven hoe de juridische
vormgeving en de financiële relatie rondom de organisatie van de festivalweek eruit zal zien.
Hierin is ook aangegeven dat direct na afloop van de TT week gemeente en Stichting een
evaluatierapport zullen opmaken en zijn ook evaluatiepunten benoemd.
De TT Speed Week heeft in de week van 21-28 juni 2014 plaatsgevonden. De evaluatie
moet uiterlijk 1 oktober 2014 zijn afgerond.
Resultaat evaluatie
De evaluatie geeft inzicht in de mate waarin van te voren gestelde doelen zijn bereikt. Heeft
de nieuwe invulling, organisatie en vormgeving dat gebracht wat werd beoogd?
De evaluatie kijkt daarbij niet alleen naar de mate waarin de inhoudelijke ambities zijn bereikt
maar ook naar de wijze waarop het proces om daartoe te komen is ingericht, de gevolgde
procedures en de rol en de rolinvulling van zowel gemeente, stichting als andere betrokken
stakeholders.
Hoe is de aanloop naar de vorming van een stichting verlopen, inclusief de gemaakte
afspraken met o.a. de stakeholders (waaronder Horeca) en de werking van het gehanteerde
precariostelsel, wordt meegenomen in de evaluatie.
De evaluatie trekt conclusies en geeft adviezen over de organisatie en inrichting van de TT
Speed Week en benoemt aanbevelingen en inspanningen ten behoeve van het waarborgen
van de toekomstbestendigheid van (de organisatie van) het festival.
Overeenkomst gemeente en Stichting TT Speed Week
Vanuit de gedachte om als gemeente de organisatie van het TT-festival niet meer onder
gemeentelijke verantwoordelijkheid te organiseren, is er voor gekozen het jaarlijkse TTfestival (nu TT Speed Week geheten) onder verantwoordelijkheid van een aparte
rechtspersoon (stichting TT Speed Week) te laten plaatsvinden. Met de stichting TT Speed
Week is een overeenkomst van opdracht afgesloten voor de periode 1 januari 2014 tot 1
november 2014, waarbij de intentie is uitgesproken na deze periode deze overeenkomst onder
voorwaarden, voor onbepaalde tijd voort te zetten.
In de overeenkomst is onderkend door beide partijen dat er sprake is van een overgangsjaar
met een korte voorbereidingstijd voor het organiseren van de TT Speed Week 2014.
38
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Onder de overeenkomst ligt een Programma van Eisen waarin de rollen en
verantwoordelijkheden van gemeente en stichting voor 2014 zijn beschreven. Tevens zijn in
de overeenkomst al enkele evaluatiepunten concreet benoemd.
Deze evaluatiepunten zijn richting de gemeenteraad gecommuniceerd (brieven 28 januari
2014 en 19 juni 2014).
Evaluatieonderdelen
De evaluatie omvat drie onderdelen:
1.Inhoud
In hoeverre zijn de inhoudelijke doelstellingen zoals geformuleerd in de afgesloten
overeenkomst inclusief bijlagen (ambitiedocument Eindrapport De Nieuwe Aanpak TT
Festival, sept. 2013 en het Programma van Eisen) en conform gemaakte afspraken
behaald.
Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort?
2.Proces
Hoe verliep de aanloop naar de oprichting van de stichting en de afsluiting van de
overeenkomst, hoe verliep de samenwerking tussen partijen (gemeente, stichting,
organisatiebureau en TT-regisseur) en overige stakeholders (waaronder Horeca). Hoe
werd invulling gegeven aan ieders rol en verantwoordelijkheid en hoe verliep de
informatievoorziening. Hoe is het proces rondom het precariostelsel verlopen.
Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort?
3.Procedure
Hoe verliep de procedure tot en met het concreet plaatsvinden van de TT Speed Week
, hierbij gekeken naar gestelde termijnen, planning, gemaakte (financiële) afspraken en
vergunningverlening. Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit
voort?
Kenmerken opdracht
Opdrachtgeverschap evaluatie
De gemeente is formeel opdrachtgever voor het opstellen van deze evaluatie maar zal het
evaluatieproces in goed overleg met de stichting vormgeven.
De gedachte hier achter is, dat het proces en de totstandkoming van de evaluatie door beide
partijen wordt geaccepteerd en wordt vermeden dat de te presenteren uitkomsten aan de
raad, ter discussie worden gesteld door gebrek aan draagvlak op het gevoerde proces.
Het Bestuurlijk Overleg tussen Stichting en gemeente fungeert als klankbordgroep.
Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de projectopzet, de methodiekbewaking, de toets op
onafhankelijkheid en de eindredactie.
De voorlopige eindversie van de evaluatie wordt in concept in het Bestuurlijk Overleg tussen
gemeente en stichting besproken. Na eventuele aanpassingen wordt de evaluatie aangeboden
aan het college t.b.v. agendering in de gemeenteraad van Assen.
Afbakening
1. Het ambitiedocument en het eindrapport van De Nieuwe Aanpak zijn door de raad
vastgesteld en zijn een gegeven.
2. De afwikkeling van een aansprakelijkstelling door Mix Events/GK produkties
richting gemeente is geen onderdeel van deze evaluatie.
3. Het schrijven van het voorstel voor het college en het raadsvoorstel maakt geen
onderdeel uit van de opdracht. Wel onderdeel van de opdracht is het presenteren van
het evaluatierapport aan het college en Stichting en het geven van een toelichting aan
39
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
c.q. beantwoorden van vragen van de raad (opiniërend blok van een
raadsvergadering)
Eindproduct evaluatie
Een evaluatienotitie op hoofdlijnen met conclusies en aanbevelingen voor college, raad en de
Stichting TT Speed Week.
Te verrichten activiteiten
1. Dossieronderzoek: onderzoek van stukken door gemeente en Stichting aan te leveren.
Hierin wordt meegenomen de via de sociale media verkregen reacties van
inwoners/bezoekers.
2. Interviewronde.
a. Afvaardiging gemeenteraad
b. (Afvaardiging) college (eventueel voormalig collegeleden)
c. Afvaardiging ambtelijke organisatie Gemeente Assen
d. (Afvaardiging) bestuur Stichting TT Speed Week
e. TT Regisseur
f. Organisatiebureau TT Speed Events, eventueel onderaannemers van het
organisatiebureau.
g. Overige stakeholders: MKB Assen, Parkmanagement Assen, Gilde Bart,
Binnenstadsvereniging
h. Directeur TT Circuit
i. Provincie Drenthe
j. Koninklijke Horeca Nederland, afd. Assen
k. Afvaardiging lokale horeca-ondernemers
l. Opsteller eindrapport De Nieuwe Aanpak
3. Bevindingen en Analyse
4. Opstellen van conclusies en aanbevelingen
5. Opstellen van een concept-eindrapport
6. Hoor en wederhoor waaronder het bespreken met de algemeen directeur mw. I.
Oostmeijer-Oosting:
verwerken commentaar
7. Bespreken concept rapport met gemeente en stichting in Bestuurlijk Overleg TT
Speed Week
8. (Eventuele) aanpassing rapport
9. Aanbieden aan/presentatie in college en Bestuur Stichting
10. Bijwonen bespreken in raad (ondersteuning, presentatie)
Planning
Bespreken in raadsvergadering van oktober 2014.
Detailplanning volgt. De uiterste aanleverdatum van het
eindrapport is 1 september 2014.
Aanspreekpunt gemeente en stichting
De opdrachtnemer van de evaluatie heeft als aanspreekpunt:
De heer F. Ligthart, Eenheidsmanager BMA, gemeente Assen.
Randvoorwaarden opdrachtnemer:
Het te kiezen onderzoeksbureau heeft een goede lokale kennis (kent Assen, de cultuur in
Assen en het festival en de TT in Assen).
Opdrachtverstrekking
Het onderzoeksbureau wordt verzocht te offreren op basis van de hierboven geformuleerde
opdracht, inclusief bijlagen. De opdrachtverstrekking dient zo spoedig mogelijk plaats te
vinden, gelet op het voornemen het rapport in oktober in de raad te behandelen.
40
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Bijlage 2. Organisatie.
Opdrachtgever
Opdrachtgever voor de evaluatie is het college van burgemeester en wethouders van de
gemeente Assen.
Als bestuurlijk opdrachtgever namens het college van BenW treedt op de heer R.
Wiersema, portefeuillehouder Evenementen. Ambtelijk opdrachtgever is de heer F.
Ligthart, hoofd van de eenheid BMA. De laatste is ook de dagelijkse contactpersoon voor
aXis. De heer B. Venema verzorgt de ambtelijke ondersteuning van de opdrachtgevers.
Vertegenwoordigers van de stichtng TT Speed Week zijn betrokken bij de
opdrachtformulering en de selectie van de opdrachtnemer.
Opdrachtnemer
Opdrachtnemer is aXis strategie beleid management, gevestigd in Zuidlaren.
aXis zet drie adviseurs in die met hun ervaring het hele terrein van de evaluatie bestrijken:
 Jaap de Vos: projectleider, beleidsadviseur, specialist evaluaties, bekend met TT en
Assen,
 Immie Jonkman (Immie Jonkman Communicatie en Organisatie): specialist
evenementenorganisatie, -bestuur en -marketing,
 Henk Doeven (Buro Kompaan): beleidsadviseur, specialist publieke en private
economische samenwerking en regelgeving.
Klankbordgroep
Er is een klankbordgroep voor de evaluatie. Deze bestaat uit het bestuurlijk overleg dat
heeft gefunctioneerd in de aanloop naar de TT Speed Week:
 J.R.A. Boertjens, voorzitter stichting TT Speed Week
 M. Baldew, secretaris/penningmeester stichting TT Speed Week
 P. Oosterbaan, bestuurslid stichting TT Speed Week
 Mw. M. van de Valk-Möller, vice-voorzitter stichting TT Speed Week
 J. Dijkstra, hoofd eenheid Beleid, gemeente Assen
 Mw. J. van den Berg, beleidsregisseur, gemeente Assen
De bestuurlijk opdrachtgever zit de klankbordgroep voor. De klanbordgroep komt twee
keer bijeen:
 27 augustus 2013: presentatie voorlopige conclusie
 17 september 2013: bespreking concept-rapportage
41
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Bijlage 3. Procesaanpak
3.1
Interviews
3.2 Dossiers, gegevens en geraadplaagde documenten
Onderwerp
Ambitiedocument Toekomst TT Festival Assen
Ontwikkeling TT Festival Nieuwe Stijl
Raadsvoorstel, besluitenlijst, gemeenteraad Assen
Stichting TT Festival Nieuwe Stijl (notulen)
Projectgroep Toekomstvisie TT Festival
Bestuurlijk Overleg (BO)
Afstemmingsoverleg(AO)
Productgroep (PG)
Veiligheidsoverleg (VO)
Integraal Overleg (PG + VO)
Programma van Eisen TT Motorweek 2014
Oprichtingsacte Stichting TT Speed Week
Oprichtingsacte Stichting TT Speed Week BV
Overeenkomst van Opdracht TT Speed Week
Detacheringsovereenkomst regisseur TTMW
Overeenkomst van opdracht Rotedsim BV
Vergunning TT Speed Week, bijlagen
Diversen: correspondentie, memo’s, e-mails, etc.
Interne Evaluaties TTSW 2014, gemeente Assen en
hulpdiensten
Reacties “social media” en pers
Toelichting
Stakeholders, 17 maart 2013
Bureau DNA, september 2013
Gemeenteraad Assen, 17 oktober 2013
5 maart 2014
Periode 10 maart 2011 – 4 maart 2013,
3 december 2013
Periode 14 maart 2014 - 2 juli 2014
Periode 1 april 2014 - 20 mei 2014
Periode 13 maart 2014 – 24 april 2014
Periode 3 juni 2014 – 25 juni 2014
Periode 23 mei 2014 – 6 juni 2014
Gemeente Assen, januari 2014
11 maart 2014
11 maart 2014
16 april 2014
Concept
31 maart 2014
Deel 21-24 juni, deel 25-27 juni
DvhN, RTV Drenthe, twitter TT Speed
Week, Facebook TT Speed Week
3.3 Terugkoppeling en besluitvorming
Datum
27 augustus 2014
4 september 2014
P.m.
11 september 2014
17 september 2014
23 september 2014
Toelichting
Klankbordgroep (stichting + gemeente): Presentatie voorlopige
conclusies
Hoor en wederhoor: gemeentesecretaris-directeur, gemeente Assen
Bespreken concept eindrapportage
Voorzitter stichting TTSW: Bespreken concept eindrapportage
Bestuurlijk opdrachtgever:
Bespreken concept eindrapportage
Klankbordgroep (stichting + gemeente): bespreken concept eindrapport
College van B&W gemeente Assen en bestuur stichting TTSW:
aanbieding evaluatie rapport TT Speed Week 2014
42
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
43
Bijlage 4. Begrotingen 2014 en verder
Datum2014
Organisatie
Personen
22- juli
Stichting TT Speed Week
24 juli
28 juli
4 augustus
College van B&W, gemeente Assen
MKB Assen Binnenstad,
Gilde Bart Assen,
Citymanager
Gemeente Assen
4 augutus
Gemeente Assen
4 augustus
Horeca Assen
4 augustus
5 augustus
Provincie Drenthe
Speed Events NL
6 augustus
Stichting TT Speed Week
6 augustus
6 augustus
Stichting TTSW
St. Circuit van Drenthe
6 augustus
6 augustus
7 augustus
Kon. Horeca Nederland,
afdeling Assen
TT-regisseur
College van B&W, gemeente Assen
dhr. J. Boertjens, voorzitter
dhr. P. Oosterbaan, bestuurslid
mw. C. Abbenhues, portefeuillehouder veiligheid
dhr. P. Sluyter, voorzitter
dhr. H.Hartog, voorzitter
dhr. R. Obbes
mw. A. ter Veld, evenementencoördinator
dhr. A. Hof, beleidsspecialist veiligheid
mw. J. van den Berg, projectleider TT Speed Week sinds
februari 2014
mw. H. Maas
dhr. D. Maas
dhr. A. Smit
mw. J. Marcis
dhr. J. Hemmes
dhr. F. Heukers, beleidsadviseur
dhr. R. Heilbron, directeur
dhr. S. van Hamersveld, projectleider
dhr. J. Boertjens, voorzitter
mw. M. van de Valk-Moller, vice-voorzitter
dhr. B. Baldew, secretaris/penningmeester
dhr. P. Oosterbaan, bestuurslid
dhr. W. de Rooy, bestuurslid
dhr. R. Geene, juridisch adviseur stichting TTSW
dhr. P. Oosterbaan, directeur
dhr. B. Jansen, vice voorzitter
dhr. R. van der Valk, voorzitter
7 augustus
College van B&W, gemeente Assen
8 augustus
11 augustus
11 augustus
11 augustus
11 augustus
De Nieuwe Aanpak
Gemeente Assen
Doornbos Evenementenservice
Gemeente Assen
Gemeenteraad van de gemeente
Assen
12 augustus
Gemeente Assen
dhr. A. de Ruyter
dhr. R. Wiersema, portefeuillehouder evenementenbeleid
vanaf 9 mei 2014
dhr. H. Matthijsse, portefeuillehouder evenementenbeleid
tot 9 mei 2014
dhr. L. Kruijver, directeur
dhr. J. Dijkstra, eenheidsmanager beleid
dhr. A. Doornbos, directeur
mw A. ter Veld, evenementencoördinator
mw. L. Punt en de heren B. Bergsma, K. Boonzaaijer, R.
Leemrijse, T. Poelman, E. Prent, L. Rengers en B.
Wienen
dhr. P. Faber, gemeentelijk projectleider TT Speed Week
(tot februari 2014)
44
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
18 augustus
Stichting TTSW
25 augustus
27 augustus
De Bonte Wever
Parkmanagement Assen
4.1
dhr. J. Boertjens, voorzitter/ dhr. B. Baldew,
secretaris/penningmeester
mw. C. de Ruiter, directeur
dhr. R Kuiper, voorzitter
TT Speed Week jaarbudget 2014
Begroting bij het raadsbesluit, d.d. 17 oktober 2013.
Uitgaven
TT-regisseur
Projectondersteuning
Muziek op de podia
(binnenstad)
Aanjaagbudget citydressing
Aanjaagbudget
motoractiviteiten
Aanjaagbudget
innovatie&duurz.
Aanjaagbudget overige
activiteiten
Aanjaagbudget marketing
TOTAAL in 2014
4.2
€
€
€
€
€
€
€
€
Bedrag
100.000
75.000
500.000
100.000
175.000
100.000
50.000
100.000
Inkomsten
Gemeente Assen
Provincie Drenthe
Horeca Assen
Gilde Bart
MKB Binnenstad
TT Circuit
Parkmanagement
Food&beverage (eigen
inkomsten)
Overige subsidies
€ 1.200.000
Bedrag
€ 150.000
€ 150.000
€ 100.000
€ 25.000
€ 50.000
€ 50.000
€ 75.000
€ 350.000
€ 150.000
€1.200.000
Begroting Stichting TT Speed Week
Begroting opgesteld door stichting TT Speedweek (mei 2014)
Aangepast voor contract met SpeedEvents NL (aXis)
Gemeente Assen
Provincie Drenthe
TT Circuit
Horeca Assen/precario
Gilde Bart/MKB/ Parkmanag.
2014
[€]
150.000
150.000
50.000
60.000
74.000
2015
[€]
150.000
150.000
50.000
60.000
50.000
2016
[€]
150.000
150.000
50.000
60.000
50.000
2017
[€]
150.000
150.000
50.000
60.000
50.000
2018
[€]
150.000
150.000
50.000
60.000
50.000
Totaal inkomsten
485.000
460.000
460.000
460.000
460.000
75.000
50.000
50.000
50.000
50.000
Netto te besteden TT Speed Week
409.000
410.000
410.000
410.000
410.000
Jaarlijks Contract Rotedsim
500.000
450.000
450.000
450.000
450.000
Reserve
Reserve Fonds
Cumulatieve ontwikkeling Reserve Fonds
-90.000
200.000
109.000
-40.000
90.000
150.000
-40.000
90.000
190.000
-40.000
90.000
230.000
-40.000
90.000
270.000
Algemene Bedrijfskosten
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
45
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Bijlage 5. Praktische aanbevelingen.
1. In de voorbereiding
Draagvlak creëren
Om een TT Speed Week te organiseren dat voldoet aan alle gestelde ambities heeft het
draagvlak nodig. Zonder draagvlak heeft een feest geen uitstraling, geen sfeer en geen
toegevoegde waarde. Zonder draagvlak is de TT Speed Week niet levensvatbaar. Dit
draagvlak moet gevonden worden onder stakeholders (ondernemers), maar ook onder de
inwoners van Assen en de regio. Het draagvlak is niet alleen financieel van belang, maar ook
voor de uitstraling. De TT Speed Week is een feest ván de Assenaren, zij zijn de
ambassadeurs, naast dat zij het feest mede mogelijk maken (organisatorisch en financieel).
Creëer draagvlak door mensen te betrekken bij de planvorming, als vrijwilliger, luister naar
ideeën, geef ruimte voor input. En communiceer open en transparant. De organisatie en
doorslaggevende stem ligt bij de organisator, dat is voor iedereen duidelijk, maar bij een
dergelijk groot feest is altijd ruimte voor betrokkenheid. Betrokkenheid is van levensbelang.
Ga in overleg met scholen (stagiaires en mogelijk deel van de invulling van het programma of
aankleding), betrek bestaande verenigingen voor deel-werkzaamheden (barbemensing,
aankleding, opbouwen/afbreken), geef buurtverenigingen de ruimte (financieel en
organisatorisch) om hun buurt aan te kleden (een wedstrijd voor de mooiste straat?), betrek
vrijwilligers (opbouwen, aankleding, andere voorkomende werkzaamheden). Al deze mensen
zijn je ambassadeurs en worden trots op ‘hun’ feest.
Betrek zoveel mogelijk regionale leveranciers. Ook dit zorgt voor draagvlak. Als de regionale
leveranciers duurder zijn dan leveranciers van elders, ga dan in gesprek over de prijs en de
secundaire voorwaarden. Vaak zit in dat laatste een groot winstpunt (service uit
betrokkenheid).
Communiceer open en transparant
De communicatie naar alle stakeholders moet regelmatig, goed en transparant zijn. Je
stakeholders zijn je medestanders, zijn onderdeel van je bestaansrecht. Ga in overleg om te
kijken wat de stakeholders van je verwachten en in hoeverre je daar aan kunt voldoen. Betrek
hen in knelpunten die je tegenkomt, misschien hebben zij een oplossing. Maar deel ook je
‘successen’, communiceer.
Ook de communicatie naar de media, regionaal, landelijk of vakbladen is van buitengewoon
belang. Communiceer op het juiste moment, bouw een goed netwerk op. Daarbij zijn
regionale / lokale bladen net zo belangrijk als de (inter)nationale vakbladen. Zorg voor goede
contacten, die jou ook eens iets gunnen door bijvoorbeeld iets (nog) niet te publiceren.
Communiceer altijd open. Houd geen dingen achter, maak dingen niet mooier dan ze zijn. Als
je iets niet weet, dan communiceer je dat.
Vergunningverlening, veiligheid, plannen
De gemeente kan, in samenwerking met hulpdiensten, zorgen voor blauwdrukken en
vlekkenplannen van de stad: wat kan waar wel of niet, wat zijn de looproutes en waar
rekening mee houden. Gemeente en organisator gaan in een vroeg stadium om tafel om de
46
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
randvoor- waarden goed door te spreken. Elk houdt zich aan de gemeente afspraken.
Mochten afspraken niet nagekomen worden, communiceer dat tijdig. Help elkaar in plaats
van elkaar tegen te werken. Werk aan een wederzijds vertrouwen.
2. Tijdens de TT Speed Week
Delen
Deel de successen. Met de media, maar ook met je samenwerkende partijen en stakeholders.
Geef elk ook de verdiende credits, zowel intern als extern. Houd voor ogen dat dit een
gezamenlijk feest is.
Overleg, luister
Leg je oor te luister tijdens het evenement bij je stakeholders en andere betrokken partijen.
Kijk zelf hoe een en ander loopt, ervaar.
3. Na afloop
Nazorg
Evalueer met de stakeholders, gemeente, hulpdiensten en de andere betrokken partijen
(omgeving, vrijwilligers, verenigingen). Zorg voor goede verslagen, met verbeterpunten en
pak die in de voorbereiding naar volgend jaar weer op, samen met de betrokken partijen.
Gezamen-lijke evaluaties zijn voor alle partijen goede leermomenten en verbeteren een
evenement.
Meten
Meten is weten. Meet wat je wilt weten, zowel tijdens, achteraf en vooraf. Vooraf wil je weten
wat je doelgroep (de motorrijders, de bezoekers) eigenlijk willen. In het licht van de ambities
kun je dan hier op sturen. Wat verwacht de motorrijder uit Munchen?
Tijdens meet je de bezoekersaantallen, wat trekt mensen, wat niet. En waarom wel of niet.
Waar komen de bezoekes vandaan, hoe lang blijven ze, en waar verblijven ze. En wat vinden
ze het programma, omgeving, sfeer, verblijfslocatie?
Stel een referentiegroep in die je vooraf en na afloop ondervraagt over het evenement. Wat
zijn de verwachtingen en wat was de werkelijkheid. Laat ze tips geven.
47
48
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Bijlage 6. Rollen en verantwoordelijkheden.
Programma
Veiligheid
Communicatie
Financiën
Vergunningen
Precario
Ambities
PvE
Relatiebeheer
Draai- boek
Gemeente
geen
eind
mede
mede
aanvraag
heffen,
innen,
communic.
geen
mede
eind
eind
eind
eigen
+
inwoners
bindend
advies
+
faciliteren
eind
Stakeholders
mede
geen
eigen gebied
bijdrage
+
precario
eind
+ extra
financiering
bijdrage
advies en
afgeven
Stichting
eigen gebied
+
ri partners
eind
geen
geen
mede
mede
eigen
geen
TT circuit
geen
geen
geen
bijdrage
geen
geen
mede
geen
eigen
geen
Regisseur
?
?
?
?
?
?
?
Gedelegeerd
eindverantw.
mede
aanvragen
geen
gedelegeerd
eindverantw.
gedelegeerd
eindverantw.
samenwerken
gedelegeerd
eindverantw.
Hulpdiensten
geen
geen
gedeleg
externe
financiering
gedeleg +
extra
financiering
geen
?
Speed Events
gedeleg
eindverantw.
marketing
Gedelegeerd
eindverantw.
inhoud
eigen gebied
advies
geen
geen
geen
eigen
advies +
faciliteren
Horeca
mede
geen
geen
bijdrage
eigen
betalen
bijdrage
geen
eigen
geen
Provincie
geen
geen
geen
Bi jdrage
geen
geen
mede
geen
geen
geen
Legenda:
Geen
Bijdrage
geen verantwoordelijkheid en rol
leveren een bijdrage in proces
Gedelegeerd
Eind
gedelegeerd eindverantwoordelijk
eindverantwoordelijk
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Mede
medeverantwoordelijk
?
49
rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
50
Bijlage 7. TT Speed Week Nieuwe Stijl 2014
7.1
Inleiding
Met een besluit van de gemeenteraad van Assen op 17 oktober 2013 krijgt de vernieuwing van
het TT festival vorm. Dit besluit gaat gepaard met een ambitiedocument, een rapport over de
“Ontwikkeling van het TT festival nieuwe stijl”, oprichting van een stichting en een BV,
aanstelling van een regisseur en een financiële bijdrage van de provincie en de stakeholders.
7.2
Ambities
Op 17 maart 2013 ondertekenen de gemeente Assen, Provincie Drenthe en de belangrijkste
stakeholders een Ambitiedocument. Naast beide overheden gaat om het Circuit van Drenthe BV,
MKB Assen Binnenstad, Horeca Nederland afd. Assen, Gilde Bart Assen en Parkmanagement
Assen. In dit ambitiedocument is opgenomen dat het TT-festival:
• minimaal 4 dagen duurt;
• 100.000 bezoekers over de volle breedte per dag trekt gedurende ten minste 3 dagen;
• door minimaal 30% van de Asser bevolking bezocht wordt (draagvlak);
• een evenement met nationale en internationale exposure is en landelijke bekendheid geniet;
• een kapstok is naar de “motor” (in de breedste zin van het woord);
• onderscheidend moet zijn binnen het brede festivalaanbod op deNederlandse
leisuremarkt;
• een onderscheidend karakter heeft dat een acquirerende werking heeft op
bezoekersaantallen;
• een begrip wordt in de (inter)nationale “motorwereld” (hoog gewaardeerd);
• een meerwaarde is voor bezoekers van de TT races eneen reden tot langer verblijf is;
• versterkend is aan de TT races en andersom;
• naast de TT races staat: de bezoeker moet meer elementen halen uit een bezoek aan het
TT-circuiten uit het festival en elkaar daarin versterken;
• zich naast de binnenstad ook afspeelt in andere delen van Assen, de Provincie Drenthe
en de Regio Groningen-Assen.
De opgestelde ambities geven een beeld van de gewenste situatie over een periode van vijf jaar.
Nadrukkelijk is gesteld dat de ambities in een groeimodel tot resultaat kunnen leiden.
7.4
TT-festival nieuwe stijl en Raadsbesluit
De ambities vormen de basis voor de opdracht aan het bureau De Nieuwe Aanpak BV (Kruijver).
Het rapport “Ontwikkeling TT Festival Nieuwe Stijl” is op 10 september 2013 in overeenstemming
met de stakeholders tot stand gekomen.
Het rapport is op 17 oktober 2013 door de gemeenteraad besproken en vastgesteld. Daarbij is
gekozen voor een groeimodel van 4 jaar stijl (2014 - 2017) waarin het TT Festival nieuwe stijl zich
kan ontwikkelen.
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
7.5
51
Gemeente Assen
De TT Speed Week is voor de gemeente Assen het belangrijkste evenement in termen van
economische spin-off en imago, maar ook qua organisatorische impact. Met de keuze de organisatie
van de TT Speed Week over te dragen aan een stichting, wijzigt de positie van Assen naar die van
opdrachtgever/financier en vergunningverlener. De gemeente is leidend in openbare orde en
veiligheid.
7.6
Stakeholders
De stakeholders krijgen vanaf het begin van het proces inbreng bij de formulering van de ambities,
voor een vernieuwde opzet van het TT-festival. Naast een bijdrage van de gemeente leveren
stakeholders in 2014 voor het eerst een financiële bijdrage aan de organisatie van het vernieuwde
evenement, de TT Speed Week. De bijdragen komen van de provincie Drenthe, het Circuit van
Drenthe, Gilde Bart, Binnenstadsvereniging MKB Assen, Parkmanagement en de Horeca Nederland
afdeling Assen en horeca-bedrijven via precario.
7.7
Stichting TT Speed Week
De organisatie van de TT Speedweek is in 2014 ondergebracht in een autonome stichting, met een
eigen financiële huishouding. De stichting heeft tot doel in de TT-week een meerdaags evenement te
organiseren, waarbij Assen het decor wordt van een “motor-city”.
Het bestuur is, naast een onafhankelijke voorzitter en een secretaris/penningmeester samengesteld
uit 3 bestuurders, op voorspraak van Horeca Assen, MKB Assen, Circuit van Assen. Gemeente
Assen, provincie Drenthe, Gilde Bart, Park Management Assen kiezen niet voor een bestuurszetel.
Dit wijkt af van het rapport van DNA, waarin het bestuur naast een onafhankelijke voorzitter en
bestaat uit vertegenwoordigers namens de zeven stakeholders2 uit het ambitiedocument.
De Stichting vervult een toezichthoudende en adviserende rol en belegt de beleidsvorming en uitvoering belegt bij de directeur. De stichting richt een BV (bijlage 7.8) op om zakelijke transacties
te effectueren en benoemt een directeur/regisseur (bijlage 7.9), die wordt gefinancierd vanuit de
begroting van de stichting.
7.8
TT Speedweek BV
Om de opdracht van de TT Speedweek te kunnen uitvoeren richt de stichting een besloten
vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op. Door tussenkomst van deze BV worden alle
financiële en zakelijke contracten om het evenement vorm te geven gesloten Zo sluit de
vennootschap o.a. een contract met de extern geworven organisator van het evenement.
7.9
TT-regisseur
Het rapport van DNA beschrijft de functie van de TT-regisseur als volgt. De stichting benoemt een
directeur (TT-regisseur) die jaarrond belast is met de overall realisatie (regie, coördinatie, dagelijkse
leiding) van de organisatie van de TT Speed Week. De regisseur (directeur) is het gezicht van de
2Gemeente
Assen, Provincie Drenthe, Horeca Nederland, afd.Assen, MKB Assen Binnenstad,
Gilde Bart Assen, Circuit van Drenthe, en Parkmanagement Assen.
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
52
stichting naar buiten en de schakeltussen de ambitiepartners en de uitvoerende partijen. De TTregisseur:
 legt als statutair directeur verantwoording af aan het bestuur (o.a. in kwartaalrapportage,
jaarverslag, jaarrekening, voortgang in het programma);
 stelt uitvoeringsprogramma’s (incl. begroting) op voor 2014 tot en met 2017;
 vertaalt beleidsplannen in operationele jaar-/uitvoeringsplannen (o.a. marketing, PR,
promotie);
 realiseert de doelstellingen binnen de vastgestelde budgetten en beleidskaders;
 stelt het businessplan op en draagt overall begrotings- en budgetverantwoordelijkheid;
 presentatie en belangenbehartiging op beurzen en (internationale) congressen;
 onderhoudt interne en externe contacten en participeert in en ontwikkelt kennisnetwerken;
 geneert nieuwe inkomstenbronnen en acquireert op het gebied van sponsoring en subsidies;
 is aanspreekpunt voor de pers.
In de praktijk van 2014 wijkt de functie van de TT-regisseur af van dit ideaalmodel.
7.10
De Organisator
De TT Speed Week BV sluit een meerjarig contract met een externe organisator, Rotedsim B.V. om
de Speed Week te organiseren en te produceren. Rotedsim is de moedermaatschappij van
SpeedEvens NL, dat de TT Speed Week in opdracht van de stichting organiseert. Het contract
eindigt na vijf jaren van rechtswege en tussentijds als Rotedsim een wanprestatie levert of failleert.
In 2014 betaalt de stichting € 500.000,- aan de organisator voor de productie. De BV betaalt
Rotedsim uit in drie termijnen van 30% van de hoofdsom (in maart, april en juni 2014). Bij de
jaarlijkse eindafrekening verrekent de BV de vierde termijn van 10%, indien de organisator alle
afspraken over de uitvoering volledig nakomt. Die afspraken komen tot stand op basis van het
Programma van Eisen dat de gemeente en de Stichting overeenkomen.
In de jaren 2015, 2016 en 2017 betaalt de BV de organisator € 450.000,-/jaar. Na afloop van het
contract heeft de organisator nog recht op een vergoeding van 15 % van de jaarlijkse waarde van
sponsorcontracten die na die na 2017 nog doorlopen. Deze vergoeding geldt als ‘fee’ voor de
werving van deze sponsoren.
De organisator krijgt het volledig recht op de inkomsten uit food & beverage, sponsorwerving en
reclame. De organisator moet die inkomsten zelf genereren, de stichting draagt deze niet aan.
De groei die de organisator met deze inkomsten bewerkstelligt, dient volgens afspraak terug te
komen in de programmering. De organisator en de stichting maken hierover jaarlijks afspraken. Na
afloop van het contract moet er een evenement staan dat aantrekkelijk is om voort te zetten; door
Rotedsim of door andere partijen in de markt.
7.11
Financiering
De financiering van de TT Speedweek krijgt een bredere basis dan voorheen het TT-festival. Op 10
september 2013 stemmen alle stakeholders in met een bijdrage aan de organisatie van de TT Speed
week. De hoogte van deze bijdrage is met de desbetreffende stakeholders overeen gekomen.
Begroting TT Speed Week (bijlage 4)
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
53
Voor uitvoering van de TT Speed Week, volgens de opzet in het rapport van DNA, is jaarlijks € 1,2
mln. nodig. De ambitiepartners spreken af dat niet alle ambities tegelijkertijd gerealiseerd kunnen
worden. Zij kiezen voor een groeiscenario waarbij het ‘TT-festival nieuwe stijl’ in een periode van
vier jaar (2014-2017) groeit naar het benodigde jaarbudget. De jaarlijks benodigde middelen bestaan
uit jaarlijkse bijdragen van de zeven ambitiepartners, inkomsten uit food & beverage, subsidies en
overige nieuwe inkomsten.
De ambitiepartners leveren de volgende bijdragen aan de begroting:
 Gemeente Assen
De jaarlijkse bijdrage van de gemeente aan de begroting van de stichting bedraagt € 150.000,-.
Daarnaast draagt de gemeente substantieel bij in diverse uitvoeringskosten voor de TT Speed
Week (verkeersborden, communicatie, coördinatie, etc.).
 Provincie Drenthe
De provincie Drenthe stelt in 2014, 2015 en 2016 een subsidiebijdrage van € 150.000 per jaar
beschikbaar voor realisatie van de TT Speedweek Week. Deze subsidie is beschikbaar onder
de voorwaarde dat tenminste de in de begroting opgenomen bedragen van andere
convenantpartners (bijlage 4) jaarlijks worden gerealiseerd
 TT Circuit
De jaarlijkse bijdrage van het Circuit van Drenthe aan de TT Speedweek Week bedraagt
€ 50.000, - structureel.
 MKB Binnenstad, Parkmanagement, Gilde Bart
In 2014 bedraagt de bijdrage van de stakeholders MKB Assen Binnenstad, Parkmanagement
Assen en Gilde Bart Assen aan de jaarbegroting van de TT Speed Week gezamenlijk € 74.000,-.
Voor deze bijdrage hebben Parkmanagement Assen en MKB Assen Binnenstad toestemming
van hun leden om 2014 eenmalig € 50.000, - aan het Ondernemersfonds Assen (OFA) te
onttrekken. Gilde Bart Assen onttrekt in 2014 € 24.000, - uit eigen middelen zonder een
toezegging voor volgende jaren.
 Horecaondernemers Assen: Precariobelasting
De horeca levert een bijdrage aan de TT Speed Week via een verhoging van de precariobelasting
tijdens de week. De gemeente int deze terrasbelasting jaarlijks en heeft deze in de TT Speed
Week op maat gemaakt (verhoogd) voor horecaondernemers, die tijdens de TT Speed week een
tappuntof raamverkoop willen inrichten. Na intensief overleg tussen de horeca, de gemeente en
de stichting, in de aanloop naar het evenement, is de belasting ingevoerd. De geschatte
inkomsten voor de begroting van de TT Speed Week uit de horeca bedragen € 100.000, - (bijlage
4). Deze stichting stelt deze schatting bij naar € 60.000,-.
Horecaondernemers kunnen ook op andere wijze aan het evenement bijdragen. Als
horecaondernemers zelf een vermaakplein inrichten en daarmee een deel van de productie voor
hun rekening nemen, worden zij vrijgesteld van de precariobelasting.
TT-fonds
Naast de financiering van het jaarbudget wordt een TT Speed Week Fonds (TT-fonds) opgericht.
Enerzijds is dit een waarborgfonds om tegenvallers op tekunnen vangen. Anderzijds is het opgezet
als ‘revolverend’ investeringsfonds, om financiering van bepaalde activiteiten mogelijk te
maken.Rente en aflossingenvloeien weer terug in het fonds en zijn beschikbaar voor nieuwe
investeringen. Om het groeimodel voor de TT Speed Week te realiseren heeft het fonds bij voorkeur
een omvang van ca. € 1, - mln. De vulling van het fonds neemt tijd in beslag.
Het fonds krijgt een (juridisch) onafhankelijk positie en een toetsingscommissie, bestaande uit
deskundigen op het gebied van financiën, marketing en evenementen organisatie.
In 2014 stort de gemeente Assen de eerste bijdrage van € 200.000,- in het fonds. Dit bedrag kan ook
anders worden aangewend. Daarna stort de gemeente Assen jaarlijks € 90.000,-.
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
54
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
7.12
Organisatiemodel
De TT Speed Week 2014 wordt volgens het volgende model georganiseerd.
55
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
Bijlage 8
56
Analyse social media
De social media geven enig inzicht in de beleving rond de Speed Week. Het aantal reacties op het
Facebook- en Twitter-account van de TT Speed Week is te herleiden tot minder dan 60
respondenten die niet op enige wijze aan het event zijn verbonden. Van hun reacties is 61% negatief,
24 % positief en 15 % is aan te duiden als neutraal.
Bij de negatieve reacties overheersen de meningen over de organisatie en het programmering. Bij de
positieve reacties de mening over de programmering. Bij personen die over een langere periode
meerdere reacties instuurden, veranderde de mening niet tijdens of na afloop van het event.
Respondenten die als eerste reactie een positief bericht instuurden bleven positief, negatieve
respondenten bleven negatief. De uitvoering van het event heeft kennelijk geen invloed op hun
mening.
Een aanvullende analyse van 32 reacties op artikelen in het Dagblad van het Noorden in de periode
11 juni – 4 juli 2014 laat het zelfde beperkte beeld zien. De aantallen zijn te klein om een verdere
analyse op toe te passen.
VERANTWOORDING EN BIJLAGEN
57

Cromax ® 482 - Van Leeuwen

folder az def - Eendracht Assen

Verbeelding

lid raad van commissarissen

Route - ReisVaccinatie Centrum

dialoog over de aanpak van het regiospecifiek pakket uitnodiging

Asser Atelierroute 2014

Quintus viert 10 oktober a.s. hoogste punt nieuwbouw

20140704 Brief nieuwe schooljaar CSG Beilen

provinci renthe - Provincie Drenthe