Lastenboek CNC 2014

Nationale eventingwedstrijden
VLP-LASTENBOEK 2014
d.d. 18/03/2014
1. Algemeen
1.1
Enkel clubs die aangesloten zijn (dus in orde met formaliteiten en betaling lidgelden 2014)
bij de VLP of LEWB mogen een wedstrijd inrichten. De reglementen van FEI, KBRSF en VLP
zijn van toepassing voor de wedstrijd.
1.2
Na het officieel maken van de kalender 2014 en voor 24 maart 2014 moet iedere organisator
een ondertekend lastenboek versturen naar VLP ([email protected]).
1.3
De voorprogramma’s zullen drie maand voor aanvang van de wedstrijd door VLP worden
opgevraagd. De organisator krijgt daarop 2 weken om het volledige voorprogramma in orde
te brengen (correcte datums, correcte reeksen, jury’s,…)
1.4
Indien het lastenboek niet voor 15 februari getekend terug aan VLP wordt bezorgd en indien
het voorprogramma niet correct en tijdig wordt afgeleverd tegen de afgesproken datum, zal
de VLP commissie zelf de officials kiezen en maar de helft van de subsidie uitbetalen.
1.5
Een OCC kan ook georganiseerd worden in het kader van een CNC.
2. Financieel
2.1
Financiële afspraken tussen de organisator en VLP
Subsidie per wedstrijd
De organisator krijgt 950€ subsidie, ongeacht of het om een eendaagse of meerdaagse
wedstrijd gaat.
Tussenkomst per gestarte combinatie
Voor de lage proeven (B-BO-PL-J-L-LO-LY-PM) krijgt de organisator 37,50 euro (inclusief
BTW) per gestarte combinatie
Voor de hoge proeven (M, MO, PZ, Z, Zo) krijgt de organisator 47,50 euro (inclusief BTW)
per gestarte combinatie
De organisator krijgt deze financiële tussenkomst min het prijzengeld (2.2) en min de
vergoedingen van de officials (2.3).
Schuldvordering / factuur
Voor de volledige tussenkomst aan organisatoren dient door de organisator een factuur of
schuldvordering te worden opgemaakt aan VLPvzw.
Organisatie en publicatierecht
De organisator betaalt organisatie- en publicatierecht aan VLP.
De tarieven zijn als volgt:
- CNC: 60€ / dag
- Supplementaire organisatie- en publicatierechten: 100€ / BK
2.2
Officials
De vergoedingen van de officials worden na afloop van de wedstrijd door VLP uitbetaald.
Hiervoor wordt onderstaande tabel gehanteerd.
(De kosten van de officials die niet wensen vergoed te worden, zullen niet worden
afgetrokken van de schuldvordering)
Een TD mag 30€ rekenen voor een voorafgaand bezoek.
Functie
voorzitter
groundjury
TD
steward
dressuurjury
jumpingjury
Dag 1
€ 60,00
€ 60,00
€ 60,00
€ 60,00
€ 60,00
€ 60,00
Dag 2
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
1
Dag 3
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
€ 30,00
2.3
Prijzengeld
Het prijzengeld wordt na afloop van de wedstrijd door VLP uitbetaald. Hiervoor wordt
onderstaande prijzentabel gehanteerd.
(Organisatoren die meer wensen uit te betalen moeten ten laatste tegen woensdag voor
aanvang van de wedstrijd de gewenste bedragen doormailen naar [email protected])
klassement
1
2
3
4
5
6
volgprijzen
PL - PM - PZ
€ 80,00
€ 70,00
€ 65,00
€ 55,00
€ 45,00
€ 30,00
€ 30,00
Prijzentabel
B-J-L
€ 80,00
€ 70,00
€ 65,00
€ 55,00
€ 45,00
€ 30,00
€ 30,00
M
€ 150,00
€ 120,00
€ 100,00
€ 80,00
€ 70,00
€ 40,00
€ 40,00
Z
€ 200,00
€ 150,00
€ 120,00
€ 100,00
€ 80,00
€ 50,00
€ 50,00
De organisator is verantwoordelijk voor de nodige bekers, erelinten en naturaprijzen.
2.4
Rekencentrum
VLP vergoedt de mensen van het rekencentrum.
- 50€ / dag + kilometervergoeding
3. Inschrijvingen
3.1
De inschrijvingen van de CNC’s verlopen via het VLP-secretariaat voor zowel VLP, LEWB,
LRV, KNHS en DRV-ruiters. Geen enkele laattijdige inschrijving zal aanvaard worden!
3.2
De sluitingsdatum voor de inschrijvingen van de CNC’s is maandag 24u, ± 14 dagen voor
aanvang van de wedstrijd. Ruiters kunnen nog schriftelijk annuleren op het VLP-secretariaat
tem de maandag (24u) voor de wedstrijd.
3.3
Het OC heeft recht op 5 wild cards. Deze wild cards kan hij geven aan VLP/LEWB ruiters die
volledig in orde zijn met hun licentie, immatriculatie paarden en binnen hun reeks rijden
conform het reglement of aan ruiters die rijden bij een KBRSF erkende liga of federatie, mits
toestemming van die liga of federatie. Het OC moet deze wild cards met alle correcte
gegevens schriftelijk doorgeven aan het VLP-secretariaat voor de annulatiedatum.
3.4
De startlijsten zullen opgemaakt worden door VLP in samenspraak met de organisator.
3.5
Er moet een clubverantwoordelijke (aanspreekpartner voor de liga) worden aangeduid die 2
weken voor aanvang van de wedstrijd kan worden gecontacteerd en die de gehele wedstrijd
aanwezig is.
4. Officials
4.1
Het OC is verantwoordelijk voor het aanstellen van de nodige officials bepaald volgens het
nationaal reglement.
4.2
Het OC dient de officials als gasten te ontvangen. Koffie en frisdranken (met uitsluiting van
alcoholische dranken) worden onbeperkt voorzien op jurytoren en secretariaat. Daarnaast
worden er broodjes voorzien voor de officials.
4.3
Een TD wordt verwacht minstens éénmaal op voorhand de terreinen te inspecteren.
2
5. Organisatie
5.1
De telefoonnummers van hoefsmid, veearts en geneesheer moeten voor aanvang van de
wedstrijd aan de TD, de juryvoorzitter en wedstrijdsecretariaat worden meegedeeld. Het is
aangewezen een volledig organisatieorganigram met GSM-nummers ter beschikking te
stellen aan alle verantwoordelijken op een wedstrijd.
5.2
Er moet een veilige toegang voor de deelnemers en publiek zijn tot het wedstrijdterrein. Dat
betekent dat er een duidelijke bewegwijzering is en een aangepaste in- en uitrit voor de
vrachtwagens, trailers en publiek. Er moet ten allen tijde vermeden worden dat deze moeten
parkeren langs de openbare weg. Er mogen geen personenwagens tussen vrachtwagens
geparkeerd worden. Bij slecht weer en drassige ondergrond, voorziet de inrichtende club
een tractor om vastzittende vrachtwagens weg te slepen. Indien noodzakelijk (smalle
doorgangen) wordt voorzien in de afbakening van de zones bestemd voor toeschouwers.
5.3
De organisator moet beschikken over de nodige dressuurpistes, springpistes en aangepaste
crossomloop. Deze moeten gedurende de gehele wedstrijd in goede staat gehouden worden
(slepen,…).
5.4
De inrichtende club dient in orde te zijn met de reglementen betreffende de organisatie van
een wedstrijd met dieren. Daarin zijn o.a. de schriftelijke toelating voorzien van het
gemeentebestuur en eventuele milieuverplichtingen.
5.5
De organisator is zelf verantwoordelijk voor de kosten van SABAM en de billijke vergoeding.
5.6
De organisator is verantwoordelijk voor alle bestuurders/passagiers van gemotoriseerde
voertuigen/quads op het wedstrijdterrein gedurende de volledige wedstrijd.
5.7
De sanitaire voorzieningen voor publiek en ruiters moeten degelijk zijn en de ganse dag
worden onderhouden.
5.8
De inrichtende club voorziet een stalplaats die kan aangewend worden in geval van
dopingcontrole om de correcte procedure te kunnen toepassen.
5.9
Het totaalbeeld van de wedstrijd moet een verzorgde indruk geven.
5.10 Het OC moet het evaluatiedocument, dat door VLP wordt voorzien, laten invullen door de
bevoegde personen en terugsturen naar VLP. Het VLP-secretariaat zal pas de
schuldvordering / factuur uitbetalen na ontvangst van het document.
5.11 De nationale eventingcommissie stelt wedstrijdmateriaal ter beschikking van de
organisatoren. Dat materiaal kan gratis afgehaald worden. Bij verlies van dit materiaal zal
een forfait van de afrekening afgehouden worden.
5.12 De organisatoren zijn zelf geacht om met dit wedstrijdmateriaal te werken. Uiteraard mogen
ze hiervoor beroep doen op externen, maar dit zal volledig ten laste vallen van de
organisator.
5.13 Er is een maximum inschrijvingsaantal van 250 ruiters per ééndaagse wedstrijd en een
maximum van 350 ruiters op een meerdaagse wedstrijd om het goede verloop en de
veiligheid te garanderen. Organisatoren het inschrijvingsaantal willen beperken, kunnen dit
noteren op het voorprogramma. Indien er meer dan 1 crossdag wordt georganiseerd kunnen
er in overleg met de commissie meer dan 350 ruiters aantreden.
3
De organiserende clubs verklaren door ondertekening hun akkoord met
het nationaal eventingreglement, het algemeen VLP reglement en de
algemene inrichtingsvoorwaarden zoals die zijn opgenomen in het
lastenboek (pagina 1 t.e.m. 4).
Wedstrijd te
...........................................................................
Organiserende club
Datum wedstrijd
..........................................................................
…………..........................….............(1 / 2 / 3 / 4 dagen)
gelieve datum in te vullen en schrappen wat niet past
Voor de VLP
Voor de organiserende club
(naam, functie, handtekening en datum)
(naam, functie, handtekening en datum)
4

Download Report