Inhoud: De redenen voor een verenigingsmanager bij SV Velden

Overzicht voor de stappen voor een verenigingsmanager document
28 april 2014.
Tijdpad voorbereidingen verenigingsmanager richting ALV van mei 2014.
a. Het concept document wordt opgesteld (20 februari)
b. Het concept document wordt eerst voorgelegd aan het dagelijks bestuur van SV Velden
(14 maart)
c. Nadat de opmerkingen en aanpassingen zijn verwerkt wordt het document voorgelegd
aan het bestuur van elk van de zes sportsectoren. Zij bespreken het eerst zelf in eigen
kring en komen men met schriftelijke vragen, opmerkingen en aanpassingen. (20 maart)
d. Ad b wordt weer voorgelegd aan het dagelijks bestuur. (4 april)
e. Het aangepaste document wordt weer naar de besturen van de zes sportsectoren
gestuurd ter info. (9 april)
f. Het document wordt vervolgens behandeld in het groot bestuur van SV Velden. (16 april)
g. Document wordt doorgestuurd naar de leden, zodat ze dit kunnen inlezen en eventuele
vragen kunnen stellen bij Jaap Litjens, projectleider professionalisering SV Velden
([email protected]). Daarnaast ook communiceren via website en nieuwsbrief (28 april)
h. Na accordering wordt het document voorgelegd aan de Ledenvergadering van SV
Velden. (12 mei en/of 26 mei)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------
Inhoud:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
De redenen voor een verenigingsmanager
De definitie van een verenigingsmanager
De positie van de verenigingsmanager
De hoofdtaken van de verenigingsmanager
Het profiel van de verenigingsmanager
De verantwoordelijkheden; sociaal/financieel
De relatie met het bestuur en commissies
De relatie met externe organisaties (niet SV Velden)
Een dienstverband of inhuren
Sollicitatie procedure en contract besprekingen
Financiering van de verenigingsmanager
De redenen voor een verenigingsmanager bij SV Velden
De huidige ontwikkelingen binnen de sport, de eisen van de leden en de additionele eisen van de
diverse sportbonden noodzaken verenigingen om een andere manier van denken, een andere wijze van
bedrijfsvoering en/of een andere wijze van maatschappelijk functioneren toe te passen.
Sportverenigingen zijn afhankelijk van de tijd, de inzet en de expertise van haar vrijwilligers.
Geconstateerd wordt dat leden meer eisen stellen en minder tijd ter beschikking hebben om
vrijwilligerswerk te kunnen uitvoeren, hetgeen met name wordt veroorzaakt door het feit, dat vrouw en
man een baan hebben en dat men op een latere leeftijd pensioen gaat. De vele invloeden vanuit de
maatschappij noodzaken eenieder om keuzes te maken. Het is niet vanzelfsprekend (zoals vroeger) dat
iedereen zijn steentje bijdraagt binnen een sportvereniging.
Concreet voor SV Velden is het de afgelopen jaren gebleken, dat het vinden van b.v. een nieuwe
penningmeester, een buitensport-accommodatie manager en een nieuwe secretaris heel moeilijk is.
Voor de core-business (leiders, trainers en scheidsrechters om leden te laten sporten) weet de
vereniging vaak nog wel te touwtjes aan elkaar vast te knopen en vrijwilligers te vinden, maar voor alle
bijbehorende zaken er rondom heen, is geen bemensing. Het feit dat de activiteitencommissie al enige
tijd rustende is, omdat er te weinig vrijwilligers energie in willen steken is een voorbeeld hiervan. Er is
duidelijk professionele ondersteuning nodig bij een ledenaantal van zo’n 1000 leden om de kwaliteit te
kunnen leveren die gewenst is binnen de vereniging en die vaak ook van de leden verwacht wordt.
1
Overzicht voor de stappen voor een verenigingsmanager document
28 april 2014.
Definitie van een verenigingsmanager
Een verenigingsmanager is een professional (lees vakkundig en betaalde persoon) die binnen een
vereniging of een samenwerkingsverband van verenigingen een organisatorische – en/of beleidsmatige
functie uitoefent ter ondersteuning van het bestuur van de vereniging of een onderdeel daarvan. De
verenigingsmanager ontlast en ondersteund het bestuur en commissies op diverse zaken.
De positie van de verenigingsmanager
De verenigingsmanager is aangesteld door het bestuur van de vereniging en rapporteert aan het
dagelijks bestuur. De verenigingsmanager beperkt zich tot de taken die zijn afgesproken. Opdrachten
buiten zijn takenpakket worden alleen verstrekt door het dagelijks bestuur van de vereniging. De
verenigingsmanager is een verbindende factor binnen de vereniging en zal een nauwe band hebben met
de diverse commissies en het bestuur.
De hoofdtaken van een verenigingsmanager
Alvorens te komen tot de taken van de verenigingsmanager van SV Velden volgt eerst een opsomming
van de mogelijke taken.
Interne adviseur
Geeft advies aan het bestuur en initieert beleidszaken en voert deze uit na goedkeuring door het
bestuur
Coördinator (prioriteit 2)
Bewaakt en coördineert de afgesproken activiteiten binnen de vereniging i.s.m. de betreffende
commissies.
People manager (prioriteit 1)
Begeleidt, motiveert en stimuleert de vrijwilligers. Daarnaast stelt hij hieromtrent beleid op en
bewaakt dit beleid.
Ondernemer (prioriteit 3)
Onderneemt acties om de sport te bevorderen in de Veldense gemeenschap en acties die
moeten leiden tot een financieel voordeel voor de vereniging.
Facillitator
Zorgt voor de uitvoering van een efficiënte en doelgerichte uitvoering van de dagelijkse
werkzaamheden aan het sportpark en kantine. Dit zal in nauwe samenwerking zijn met de
eventuele parkmanager.
Expert
Geeft sporttechnisch advies aan het bestuur van de vereniging en heeft in ieder geval kennis van
het sportlandschap.
Het moge duidelijk zijn, dat al deze taken in het begin niet voor de verenigingsmanager van SV Velden
van toepassing (kunnen) zijn, ook mede gezien het beperkte ter beschikking staande budget.
De eerste taken moeten helder, uitvoerbaar en af te rekenen zijn. We kijken in 1e instantie naar de
invulling van de verenigingsmanager op basis van de gestelde prioriteiten door het bestuur in
samenspraak met alle afzonderlijke afdelingen.
2
Overzicht voor de stappen voor een verenigingsmanager document
28 april 2014.
De eerste taken van de verenigingsmanager van SV Velden zijn:
1. Voor het bestuur en commissies
a. Staat het bestuur bij met specifieke kennis rondom sportzaken en uitvoeren van diverse
bestuursbesluiten.
b. Is de adviseur van de diverse commissies van SV Velden en is regelmatig aanwezig bij de
commissie vergaderingen.
2. Voor de vrijwilligers (prioriteit 1)
a. Zorgt voor de samenwerking tussen de vrijwilligers van elke sportsector en tussen de
verschillende afdelingen en commissies.
b. Zoekt naar overeenkomsten en verschillen en maakt deze punten bespreekbaar. Stuurt
hier aan op efficiëntie en cohesie.
c. Zet een vrijwilligers beleid op.
3. Contactpersoon
a. Is de contact persoon tussen de vereniging en de gemeente Venlo (in afstemming met
eventuele parkmanager).
b. Is de contact persoon tussen de vereniging en de lagere school en de overige
(sport)verenigingen van Velden.
4. Sportaccommodaties (in samenwerking met eventuele parkmanager)
a. Inventariseert de accommodatie aanpassingen.
b. Coördineert het afgesproken onderhoud van de buiten-accommodatie.
5. Speciale evenementen (prioriteit 2 en 3)
a. Coördineert en initieert acties die geld moeten opbrengen.
6. Combinatiefunctionaris
a. Intensieve samenwerking en afstemming met de zittende combinatiefunctionaris (in de
volksmond ook wel sportconsulent genoemd) over uit te voeren taken.
Het profiel van de verenigingsmanager
Het is van belang dat de verenigingsmanager een voldoende hoog opleidingsniveau heeft en bedoeld
wordt een HBO werk- en denkniveau. De voorkeur is een afgeronde studie Sportmanagement,
Sport&bewegen, Fontys Sport Hogeschool of andere sportgerelateerde opleiding. Een afgeronde cursus
“Verenigingsmanagement in de sport” van de FNV is een pré voor zover men niet beschikt over een
HBO opleiding.
De verenigingsmanager moet voldoende bagage hebben voor de omgang met vrijwilligers, dus goede
sociale en communicatieve vaardigheden.
Ervaring uit een soortgelijke betrekking is uiteraard een voordeel.
Het spreekt vanzelf dat er voldoende kennis van de sportwereld en de diverse sporten noodzakelijk is.
Persoonlijke kenmerken: geen drammer, wel een doorzetter. Hij/zij is praktisch ingesteld en
resultaatgericht. Kan met stress omgaan, is proactief en communicator naar boven en beneden en
daarnaast een verbinder. Hij/zij kan zelfstandig te werk, maar wel goed samenwerken met diverse
commissies en vrijwilligers.
De verenigingsmanager is flexibel en bereid om ook ’s avonds beschikbaar te zijn om vrijwilligers te
spreken of bij bijeenkomsten/overleggen aanwezig te zijn.
3
Overzicht voor de stappen voor een verenigingsmanager document
28 april 2014.
De verantwoordelijkheden; sociaal/financieel
De verenigingsmanager heeft een beperkt budget dat door het bestuur jaarlijks wordt toegekend.
Materiele zaken die moeten worden aangeschaft komen uit de diverse budgets die elke afdeling
toegewezen heeft gekregen. De verenigingsmanager mag geen financiële verplichtingen aangaan zonder
goedkeuring van het bestuur.
De verenigingsmanager is, zoals uit het takenpakket blijkt, de bindende kracht tussen de vrijwilliger en
de diverse afdelingen. Een luisterend oor en adviseur en brengt knelpunten naar voren. Grijpt alle
mogelijkheden aan om interne cursussen op te zetten en te coördineren, zoals b.v. een EHBO cursus en
vrijwilligerscursus. De cursussen wordt aangeboden om ook het kader en de vrijwilligers verder te
ontwikkelen en daarmee de kwaliteit binnen de vereniging te verhogen. De VM filtert binnen de
vereniging de behoeften aan cursussen en opleidingen en neemt hier vervolgens actie in. Na verloop
van tijd, wordt de verenigingsmanager betrokken bij de werving van vrijwilligers.
De verenigingsmanager dient regelmatig met het bestuur te communiceren in woord en geschrift.
De verenigingsmanager krijgt een ingang op de website van SV Velden, om de leden op de hoogte te
houden van de vorderingen van zijn werkzaamheden.
De externe contacten moeten gebruikt worden om SV Velden te ondersteunen en te promoten.
De verenigingsmanager begeleidt eventuele stagiaires en mensen uit het project ‘Social Return’ (dit in
afstemming en samenwerking met de parkmanager).
De relatie met het bestuur en commissies
Zowel met het bestuur als met de diverse afdelingen en commissie zijn er directe lijnen.
De verenigingsmanager vraagt een onderhoud voor een gesprek of deelname aan voor de aanwezigheid
bij een vergadering als de verenigingsmanager niet wordt uitgenodigd.
Er moet een vast aanspreekpunt bij SV Velden zijn, waarmee de verenigingsmanager altijd kan
communiceren, voorgesteld wordt dat dit de voorzitter is van SV Velden.
Elke maand wordt een voortgangsgesprek gehouden en van deze resultaten wordt het bestuur van SV
Velden op de hoogte gehouden. Daarnaast zal de verenigingsmanager 2x per jaar een
voortgangsrapportage opmaken richting het dagelijks bestuur waarin hij/zij aangeeft welke
doelstellingen behaald zijn en welke niet en wat de uitdagingen/acties/doelstellingen voor het komende
half jaar zijn.
De relatie met externe organisaties (niet SV Velden)
Gemeente Venlo
De contacten met de gemeente zijn noodzakelijk om SV Velden op de hoogte te houden van
 Aanpassingen met het gemeentelijk beleid m.b.t. de sport
 Het onderhoud/aanpassingen van het sportcomplex, binnen en buiten
 Melden van klachten aan de gemeente
 Actuele ontwikkelingen op het gebied van landelijke subsidies, initiatieven enz.
4
Overzicht voor de stappen voor een verenigingsmanager document
28 april 2014.
Universiteiten en hogescholen
Diverse leerinstituten houden zich bezig of hebben een mening over verenigingsmanagement en dus is
het raadzaam om met deze instituten een link te hebben. Daarnaast kan men zorgen voor stagiairs, die
kunnen werken voor en leren van SV Velden. Ook kan SV Velden wellicht in de toekomst als goodpractise dienen in de regio/provincie/land m.b.t. professionalisering en kan de verenigingsmanager
presentaties bij onderwijsinstellingen verzorgen (of bij andere verenigingen) en daarmee ook SV Velden
verkopen en financiën binnenbrengen. Relatie met onderwijsinstellingen is daarin een absolute kans!
Andere verenigingsmanagers
Het leggen van contacten met andere verenigingsmanagers is noodzakelijk om te leren en ervaringen uit
te wisselen.
Sponsors
Onze sponsors verdienen een ruime aandacht. De verenigingsmanager zou hier een ondersteunende rol
kunnen spelen, al moet gezegd worden dat hier een grotere taak is neergelegd voor het dagelijks
bestuur en de sponsor commissie. Hierin zal de VM met name een ondersteunende rol hebben.
Fondsen werving
Het is van belang dat er ‘up to date’ kennis aanwezig is van diverse instanties die op gezette tijden
geldelijke middelen te beschikbaar komen, waaronder de gemeente Venlo, de overheid, banken etc. Dit
zal in samenwerking zijn met de penningmeester/financieel manager van SV Velden.
Een dienstverband of inhuren
Het is van belang, dat we ons een gefundeerde mening vormen over het feit of de verenigingsmanager
ingehuurd wordt of dat deze een contract krijgt bij SV Velden.
Er zijn bedrijven, zoals www.sportpromotor.nl, die verenigingsmanagers in de portefeuille hebben.
Het zou ook van pas komen als we een aantal contracten opvragen voor verenigingsmanagers die
soortgelijke verenigingen als SV Velden hebben opgesteld.
Sollicitatie procedure
Voordat de sollicitatie procedure wordt gestart moet duidelijk zijn hoeveel geld we maximaal kunnen
besteden, hoe lang we het eerste contract laten duren en wat de ontbindingsmogelijkheden zijn.
Het is verstandig om het contact te laten beoordelen door een deskundige.
Nadat dit document is geaccordeerd, kan pas een advertentie worden opgesteld.
Vervolgens dient een sollicitatie commissie ingesteld te worden en een commissie die de contract
besprekingen uitvoert.
 Sollicitatie commissie:
De sollicitatie commissie beoordeelt welke sollicitant uitgenodigd wordt voor een gesprek. Er zullen
twee sollicitatiecommissies gevormd worden. Een commissie bestaat uit een afvaardiging van het
bestuur en de andere commissie is een afvaardiging vanuit de afzonderlijke afdelingen. De precieze
procedure en werkwijze zal in een later stadium ingevuld worden.
 De Contract bespreking
Deze besprekingen worden uitgevoerd door de voorzitter en penningmeester van SV Velden.
5
Overzicht voor de stappen voor een verenigingsmanager document
28 april 2014.
Financiering
Om de verenigingsmanager binnen de vereniging te installeren zal er een gedegen financiële dekking
voor moeten komen om e.e.a. mogelijk te maken. In onderstaande toelichting zijn een 3-tal scenario’s
uitgewerkt waarin gekeken wordt wat het aanstellen van een verenigingsmanager voor een bepaald
aantal fte voor consequenties heeft voor de contributie van een gemiddeld SV Velden lid. In dit
voorstellen gaan we uit van de volgende kaders:






Normbedrag voor een fulltime verenigingsmanager (= 1,0 fte) is landelijk gesteld op €50.000,-.
Gemeente Venlo financiert de 1e 2 jaar 40% van de loonkosten door het beschikbare Rijksgeld
door te sluizen naar de werkveldpartner (SV Velden in deze).
De overige 60% van de kosten komen te liggen bij SV Velden (of meerdere partners als er een
samenwerking plaatsvindt).
Na 2 jaar vervalt de 40% subsidie vanuit de gemeente en zal 100% betaald moeten worden door
de werkgever.
SV Velden heeft een huidige inkomstenbron van ongeveer €95.000,- op basis van ongeveer 825
betalende leden. Gemiddeld is dit een bedrag van rond de €115,- per lid.
De contributiebedragen binnen Velden liggen beduidend lager (in z’n algemeenheid gezien) dan
bij andere sportverenigingen in vergelijkbare takken van sport binnen gemeente Venlo.
Aantal fte
Aantal uur
per week
Totale
kosten
Kosten SV
Velden
Contributie
per lid
Verhoging
per lid
€25.000,-
Bijdrage
gemeente
Venlo
€10.000,-
0,5 fte
20
€15.000,-
± €133,-
± €18,-
0,67 fte
26
€33.500,-
€13.400,-
€20.100,-
± €140,-
± €25,-
1,0 fte
40
€50.000,-
€20.000,-
€30.000,-
± €151,-
± €36,-
Zoals geschetst is dit een zeer basaal schema, berekend op het aantal leden en dus puur gedekt vanuit
contributie inkomsten. Uiteraard zijn er meerdere mogelijkheden om (gedeeltelijke) financiering van de
verenigingsmanager te krijgen. Zo kan bijvoorbeeld gekeken worden of een verenigingsmanager
aangesteld kan worden voor 0,67 fte waarvan voor 0,5 fte gedekt vanuit contributieverhoging (binnen
de gestelde marges in laatste ALV) en de overige 0,17 fte de manager zelf als risico neemt en dat
gedeelte van z’n salaris moet binnenkrijgen door ondernemerschap/uitzetten acties enz.
Op basis van de Algemene Leden Vergadering van november 2013 gaan we in 1e instantie uit van de
gestelde kaders van maximaal €20,- contributieverhoging en daarmee vanuit bovenstaand schema de
aanstelling van een verenigingsmanager voor 0,5 fte (20 uur per week).
6

Download Report