Quick Reference Card Wekelijkse Rapportage

Quick Reference Card (QRC)
Wekelijkse Rapportage (WR)
Wekelijkse Rapportage
Met de Wekelijkse Rapportage staat het transparant en meetbaar maken van prestaties van Opdrachtnemer (ON) en Opdrachtgever (OG) centraal.
De ON - als expert – spant zich in om alle risico’s die de projectdoelen bedreigen te identificeren en waar mogelijk te beheersen. Als risico’s toch
optreden, dan wel binnenkort dreigen op te treden, dan worden deze ongewenste gebeurtenissen gemonitord in de Wekelijkse Rapportage (WR).
Tevens worden in de WR de wijzigingen (VTW) gemonitord. De WR brengt transparantie en accountability en meet de prestatie van zowel de OG als
de ON.
Let op voor het openen en opslaan van het bestand!!
Voor RWS:
• Indien wordt gewerkt met Hummingbird, sluit het programma af met behulp van het bestand “Disable-enable DM in excel”.
• Macro-instellingen: deze zijn in Office 2010 niet langer zelf aan te passen. Om ervoor te zorgen dat de macro's correct draaien: sla het bestand
eerst op vanuit de inbox op de P- of U-schijf en open daarna pas het bestand.
• Sla het bestand altijd op als .xls en niet in een hogere excel versie. Opslaan in een hogere versie kan het bestand onherstelbaar beschadigen!
Voor overigen:
• Macro-instellingen: gemiddeld (via extra/macro’s/beveiliging) en kies bij het openen van het bestand voor ‘macro’s inschakelen' (in office 20032007).
• Sla het bestand altijd op als .xls en niet in een hogere excel versie. Opslaan in een hogere versie kan het bestand onherstelbaar beschadigen!
Algemene eisen
Eisen:
• De Opdrachtnemer dient elke donderdag voor 17.00 uur een WR ter kennis te brengen van de Opdrachtgever. Bij onduidelijkheden of onjuistheden
is er overleg tussen ON en OG.
• De Opdrachtnemer dient in de wekelijkse rapportage met dominante informatie een volledige en juiste weergave van de stand van zaken van de
ongewenste gebeurtenissen te geven.
• De Opdrachtgever brengt elke vrijdag voor 12.00 uur de WR voorzien van tevredenheidscore(s) ter kennis van de Opdrachtnemer (cc naar
[email protected]).
• De Opdrachtgever voorziet de tevredenheidscore(s) die lager zijn dan een 10 van een motivering op welke wijze de Opdrachtnemer weer een 10
kan behalen.
Toelichting:
• Bij onduidelijkheden of onjuistheden over de WR is er overleg tussen ON en OG.
• Niet juist, niet volledig en niet op tijd ingeleverde WR’s worden als zodanig geregistreerd in de DR.
Invulinstructies
Tabblad Projectgegevens:
• ON dient de projectgegevens in overleg met OG in te vullen.
• ON dient 'Datum projectgegevens check' in te vullen als de gegevens zijn gecontroleerd of gewijzigd (als dit 6 weken niet is gedaan kleurt de cel –
ter herinnering – rood).
Tabblad Mijlpalen:
• ON dient de belangrijkste mijlpalen op te nemen zoals deze zijn vastgelegd in de Overeenkomst. Tevens bestaat de mogelijkheid om mijlpalen toe
te voegen die niet in de Overeenkomst staan, maar wel belangrijk zijn voor het verloop van het project.
• ON dient het geschatte % gereed en de werkelijke/geschatte datum in te vullen en vervolgens de datum in de cel ‘Datum mijlpalen/stuurdata
bijgewerkt’ bij te werken (als dit niet wordt gedaan kleurt de cel na 2 weken - ter herinnering – rood).
• ON dient het nummer van de ongewenste gebeurtenis in de kolom ‘Gerelateerde ongewenste gebeurtenis’ op te nemen als een mijlpaal vertraagt.
Tabblad Ongewenste gebeurtenissen:
• Een risico dat optreedt of dreigt op te treden wordt gemonitord in de WR. In het risicodossier kan men verwijzen naar de WR.
• ON dient in de kolom “Nr. risicoregister (optioneel)” het nummer van het betreffende risico te vermelden. Indien de ongewenste gebeurtenis geen
relatie heeft met een risico uit het risicoregister dient de ON in de kolom beheersmaatregelen (achtergrond en oorzaak) aan te geven waarom dit
risico niet was voorzien.
• ON dient in de kolom “beheersmaatregel” te vermelden:
- de achtergrond en oorzaak inclusief argumentatie waarom de ongewenste gebeurtenis een OG-risico, danwel een ON-risico
betreft; actieplan met beheersmaatregelen van OG en ON, zowel preventief als correctief”
- de verantwoordelijke voor elke beheersmaatregel (naam);
- de korte onderbouwing van de gevolgen van de ongewenste gebeurtenis;
- de update van de ongewenste gebeurtenis, waarbij wijzigingen in beheersmaatregelen en gevolgen in de daarvoor bestemde cel worden
bijgewerkt. Geef ook een update als er geen ontwikkelingen zijn.
• ON dient in de kolommen “geschatte datum waarop beheerst”, “werkelijke datum waarop beheerst”, “impact op kritieke pad in dagen”, “impact op
kosten €” altijd een schatting op te nemen van de impact in geld en tijd op het kritieke pad (de impact in kosten is excl. BTW).
• ON dient in de kolom "datum aanvraag wijziging" de datum in te vullen waarop de aanvraag is verstuurd en in de kolom "datum overeengekomen
wijziging" de datum in te vullen waarop de wijziging tweezijdig is getekend.
• ON dient in de kolom “OG/ON/OV” aan te geven of het risico valt in de categorie OG, ON of Onvoorzien, waarbij Onvoorzien alleen wordt toegepast
als het risico niet voorkwam in het risicoregister.
• ON dient in de kolom “categorie” de categorie van het risico te vermelden.
November 2014 | 1
Quick Reference Card (QRC)
Wekelijkse Rapportage (WR)
• OG dient de tevredenheidscore voor de ongewenste gebeurtenissen te geven, waarbij:
- Voor ongewenste gebeurtenissen met allocatie OG:
1. OG dient aan te geven in welke mate OG zich kan vinden in de risicoallocatie (dus in de argumentatie zoals beschreven in de cel "achtergrond"):
- Indien OG zich kan vinden in de risico allocatie en de bijbehorende argumentatie is het uitgangspunt van de tevredenheidscore maximaal een 10;
- Indien de risico allocatie en de bijbehorende argumentatie niet duidelijk is, is het uitgangspunt van de tevredenheidscore maximaal een 5;
- Indien OG zich niet kan vinden in de risico allocatie en de bijbehorende argumentatie is de tevredenheidscore een 1.
2. Vervolgens dient OG aan te geven in hoeverre het duidelijk is dat de ON alles heeft gedaan binnen zijn vermogen om zowel de kans van optreden
als de mogelijke gevolgen te beheersen:
- Indien het duidelijk is dat de ON alles heeft gedaan binnen zijn vermogen om zowel de kans van optreden als de mogelijke gevolgen te
beheersen is de tevredenheidscore maximaal een 10;
- Indien het onduidelijk is of de ON alles heeft gedaan binnen zijn vermogen om zowel de kans van optreden als de mogelijke gevolgen te
beheersen is de tevredenheidscore maximaal een 5;
- Indien het duidelijk is dat de ON niet alles heeft gedaan binnen zijn vermogen om zowel de kans van optreden als de mogelijke gevolgen te
beheersen is de tevredenheidscore een 1.
- Voor ongewenste gebeurtenissen met allocatie ON:
1. is de maximaal te behalen tevredenheidscore een 5, waarbij OG vervolgens dient aan te geven in hoeverre het duidelijk is dat de ON alles heeft
gedaan binnen zijn vermogen om zowel de kans van optreden als de mogelijke gevolgen te beheersen:
- Indien het voor OG duidelijk is dat de ON niet alles heeft gedaan binnen zijn vermogen om zowel de kans van
optreden als de mogelijke gevolgen te beheersen is de ongewenste gebeurtenis een 1;
- Indien OG zich niet kan vinden in de argumentatie en de bijbehorende argumentatie leidt dit tot een 1.
Om extra (management)aandacht te krijgen kan een 1 als tevredenheidscore worden geven. Hierdoor gaat de risicoscore omhoog. Dit kan op
verzoek van ON en OG, in overleg met elkaar.
Tabblad Rapport:
• Het tabblad rapport geeft een overzicht van de WR, deze informatie wordt gebruikt voor de Directeuren Rapportage (DR).
• Het tabblad bevat 4 grafieken waarin het verloop van impact in tijd en geld en de risico- en tevredenheidsscore wordt uitgezet over een periode van
vier weken.
De risico- en tevredenheidscore wordt berekend over de openstaande ongewenste gebeurtenissen.
• Formule risicoscore per ongewenste gebeurtenis:
Risicoscore = {(% vertraging) * (inverse van KTscore) + (% meerkosten) * (inverse KTscore)} * 10
• De som van de risicoscores is de WR-risicoscore.
Tabblad KPI's:
• ON dient in het tabblad notities Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) op te nemen, waarbij:
- expliciet dient te worden aangegeven aan welke projectdoelstelling of risico de KPI is gerelateerd;
- wat de meetmethode en meetfrequentie is;
- welke streefwaardes/bandbreedtes er mogelijk zijn;
- bij welke streefwaarde/bandbreedte de KPI als ongewenste gebeurtenis wordt gedefinieerd.
Tabblad Logboek:
Het logboek bestaat uit een overzicht van alle wijzigingen die in de WR aangebracht zijn. Het logboek wordt niet gebruikt voor
beoordeling van de WR.
Menu WR-tool
Excel 2010:
• In excel 2010 kan het “Menu WR-Tool” worden gevonden onder het tabblad Invoegtoepassingen.
Menu WR-Tool:
• Toevoegen ongewenste gebeurtenis: hiermee wordt een ongewenste gebeurtenis toegevoegd.
• Verwijder ongewenste gebeurtenis: alleen een foutief ingevoerde ongewenste gebeurtenis mag verwijderd worden.
• Toevoegen update beheersmaatregel: hiermee wordt een update van de beheersmaatregel toegevoegd.
• Verwijder update beheersmaatregel: alleen een foutief ingevoerde beheersmaatregel mag verwijderd worden.
• Controleer risicodata: hiermee wordt een ongewenste gebeurtenis afgesloten en wordt gecontroleerd of alle gegevens van een ongewenste
gebeurtenis zijn ingevuld.
• Verwijder datum waarop beheerst: hiermee wordt een afgesloten ongewenste gebeurtenis ge(her)opend.
• Bereken WR rapportage: hiermee wordt de rapportpagina bijgewerkt en de risico- en tevredenheidscore berekend. Deze gegevens worden gebruikt
voor de directeurenrapportage.
• Weekafsluiting CM: Hiermee geef je de risicoscore, tevredenheidscore en impact in tijd en geld ten opzichte van voorgaande weken weer. Deze
stap voert de CM OG uit na het toekennen van de tevredenheidscores en het berekenen van de WR-rapportage.
• Print volledige WR
• Sla WR op voor week XX jaar XXXX: hiermee wordt de WR opgeslagen met de juiste bestandsnaam in de map waar de voorgaande
versie is opgeslagen. Het kan zijn dat bestanden automatisch in je 'temp-files' terecht komen en je het bestand niet kan vinden. Sla dan eerst het
bestand op in een map naar keuze. Mogelijk wordt in het menu niet het juiste weeknummer weergegeven, bij het opslaan wordt de juiste week
gehanteerd. De weken lopen van vrijdag t/m donderdag.
November 2014 | 2
Quick Reference Card (QRC)
Wekelijkse Rapportage (WR)
Ongewenste gebeurtenissen / wijzigingen < €50.000
Bij Werken (ARW 2012) dienen alle wijzigingen met een financiële waarde groter dan €50.000 direct bij het signaleren te worden
opgenomen in de WR. Wijzigingen kleiner dan €50.000 waarover nog geen overeenstemming is bereikt, hoeven niet te worden
opgenomen in de WR. Deze mogen worden bijgehouden op een aparte lijst. Na het afsluiten van deze wijzigingen dienen deze
tevens te worden opgenomen conform deze QRC met een korte omschrijving en het nummer van de wijziging.opgenomen in de WR.
Definities
Dominante informatie is simpel, gemakkelijk te verifiëren en te kwantificeren, vereist geen vakinhoudelijke expertise om de
informatie te begrijpen en is te zien als “logisch”, “gezond verstand”, “overduidelijk”.
Ongewenste gebeurtenis is een gebeurtenis die zeker, danwel met een grote kans van optreden, leidt tot een verstoring van
het project met een impact op tijd, geld en/of klanttevredenheid.
Wijzigingen betreft “Wijzigingen” conform UAV-GC 2005 § 14 lid 1, § 15 lid 1, § 15 lid 2, en § 15 lid 3, danwel “meerwerk”.
Tip
Voor projecten die met de WR werken, maar niet met de Best Value aanpak op de markt zijn gezet:
• Geadviseerd wordt te bezien of er dubellingen zijn met de voortgangsrapportage (VGR) en de WR.
November 2014 | 3

Download Report