Verslag Raadsvergadering van dinsdag 25 februari 2014 Aanwezig: Chris Wynants, Hadewig Van Tricht, Joris De Meutter, Kristof Van Roey, Svenja Roevens, Willy Trappeniers, Gaby Fiddelers, Chris Gahy, Guido Craps, Ann Van Eeckhaute Verontschuldigd: Ann Vannerem, Hans Vanhoof, Mia Brumagne Afwezig: Heidi Debaetselier, Erik Rombaut, Anja Cerstiaens 1- Goedkeuring agenda. Agenda wordt goedgekeurd. 2- Aanpassing verslag raad van Beheer van 8 oktober 2013 met bijkomende alinea. Onderstaande aanpassing in het verslag van de RVB van 8/10/13 was noodzakelijk voor het (her)openen van de bankrekening. In de statuten van de RVB is niet duidelijk vermeld dat de leden van de RVB nooit aanspraak kunnen maken op het geld op de bankrekening. Door onderstaande alinea toe te voegen aan het verslag van 8/10/13 kon de rekening wel geopend worden. Er wordt aan de raad gevraagd om dit goed te keuren. De Raad van Beheer engageert zich om de door de gemeente ter beschikking gestelde werkingsmiddelen als een goede huisvader/huismoeder te beheren. Hiertoe verklaren de leden van de Raad van Beheer dat zij geen deel hebben in het vermogen van de Raad van Beheer GC Colomba, geen recht hebben op een aandeel in de behaalde winsten en geen opbrengsten kunnen halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen. Bij ontbinding van de Raad van Beheer GC Colomba, om welke reden ook, zal het vermogen opnieuw ter beschikking worden gesteld van de gemeente Kortenberg en mag het niet worden uitgekeerd aan de leden. Dit verslag , met aanpassing, om goedkeuring gevraagd door de raad. 3- Goedkeuring verslagen van 8 oktober en 3 december 2013. Deze verslagen worden goedgekeurd. 4- Opvolging van deze verslagen. Huishoudelijk reglement: er kwamen geen opmerkingen. Het reglement is goedgekeurd. Gebruik regiekamer: Cursus licht en geluid was goed en heel specifiek over eigen materiaal. Planningsvergadering: Alle gevraagde data 2015 werden ingevoerd in planon. Leden gebruikerszijde: zie punt 6 5- Verslaggeving van uit het bureau: a- overzicht bureauvergaderingen; Er werden drie bureauvergaderingen gehouden: 23 oktober, 27 november en 29 januari. Volgende punten werden op deze bureauvergaderingen behandeld: Aankoop data projector en scherm Aanpassing van het verslag van de Raad van Beheer van 8 oktober ʻ13 Aanpassingen website Algemene vergadering Vlabra'ccent: Stien stelt zich kandidaat om in de algemene vergadering te zetelen. Begroting 2014 Bekleding van het toogblad Bord kabels regiekamer Brandblusser keuken Coöptatie Chris Cursus licht en geluid Diepvries keuken Gebruik balletvloer Hotspot site Colomba Kleine problemen met Planon Koeling op verluching grote zaal Leidingen naar jeugdhuis Muziekkastje grote zaal Noodnummers in de zalen Ontbreken van een derde wanddoek Ontslag raadslid, oproep twee extra personen Permanente medewerker op de site Regeling verwarming via Reus Rolgordijnen Schuine toegang naar het podium heeft amper nog grip Situatie nooddeur ʼt Excuus Sleutels oude- en nieuwe bureauleden Stand van zaken financiën Stand van zaken infrastructuur Stroomverdeler podium Tegels stuk in keuken + plinten en tegels grote zaal Verkiezingen 2014: welke lokalen zijn ontoegankelijk en wanneer Verlichting van de wc via een sensor Vernieuwing netwerk GC Colomba via BBox3. VDSL2 via glasvezel (zie varia punt 9) Vervanging verluchtingsfilters Verwarming kleine lokaaltjes b- financieel verslag door penningmeester Svenja Roevens; Er wordt kwijting gegeven aan de penningmeester van de vorige legislatuur. De huidige stand van de rekening is 1690.37 euro. Dit jaar zijn er enkel nog maar kleine aankoopjes gedaan. Toelage van de gemeente van 950 euro zal waarschijnlijk pas volgen in juni, na goedkeuring door de gemeenteraad van mei. We bekijken of met dit geld een investering kunnen doen. c- verslag infrastructuur door infrastructuurbeheerder Kristof Van Roey. Kristof maakte aan het begin van zijn functie als infrastructuurbeheerder een lijst op met te gebeuren taakjes. Hij geeft een opsomming van de dingen die al gebeurd zijn of lopende zijn. Keuken: kapotte tegels zullen worden vervangen door spatplaat. Hier wordt prijs voor gevraagd. Er is een nieuwe dieprviezer aangekocht. Toog: Feyaerts bekijkt of inbev kan tussenkomen. De tapkranen aan de zijde van de cafetaria(momenteel afgesloten) zouden vervangen worden door tablet. De huidige koelinstallatie van het bier is niet voldoende voor evenementen waarbij de hele nacht bier wordt geschonken. Hiervan zou de capaciteit vergroot moeten worden. Nieuwe berging: De nieuwe berging is in gebruik. Dit is een enorme vooruitgang voor de verenigingen. Op de plaats achter het podium die nu is vrijgekomen staan nu de expopanelen, podiumelementen, de balletvloer,… Op die manier is er nu meer plaats achter het podium. Podium: Er wordt een offerte gemaakt voor nieuwe wanddoeken aan het podium. In het lokaal achter het podium werd het white board verwijderd, dit was helemaal versleten. Grote zaal: Het geluidskastje van de grote zaal is hersteld. Op lange termijn zou het goed zijn als er airco kan voorzien worden via de blazers. Suggesties gebruikers: Aanduiding ʻwcʼ boven de deur van de toiletten. Deze staat vaak open en dan is het niet duidelijk dat hier de toiletten zijn. Er wordt tijdens optredens steeds vaker gewerkt met projecties. Een beamer en scherm in grote zaal zou goed zijn. Momenteel is dit enkel voorzien voor de kleine zaal, omdat hier meer vraag naar is. In OC Atrium staat een groot scherm. Stien vraagt na of dit veel gebruikt wordt en indien niet kan dit naar Colomba verhuisd worden. Grote schermen kunnen ook uitgeleend worden bij de provincie. Beamers kunnen via de gemeentelijke uitleendienst gehuurd worden. 6- Nieuwe raadsleden gebruikerszijde. Door het ontslag van Gerdy zijn er twee mandaten binnen het bestuur te begeven. Deze mandaten zijn ten voordele van de gebruikers aangezien de paritaire verdeling tussen politiekers en gebruikers. Er boden zich intussen twee kandidaten aan: Gaby Learts is kandidaat om bij de raad te komen als gebruiker vanuit Everberg. Zij is lid van de seniorinas, lid van verenigingsraad Everberg en zit in het besuur van de seniorenraad. We vroegen aan Kathy Vanden Broeck, directeur van Hertog Jan, of zij het ziet zitten om de RVB te vervoegen als vertegenwoordiger vanuit de scholen. Zij gaat hiermee akkoord. We brengen dit op de gemeenteraad, waar ze aangesteld kunnen worden. 7- Coöptatie Chris Gahy voor bureau. Chris was vorige legislatuur reeds lid van de raad en penningmeester van GC Colomba. Op vraag van Chris zelf, via een publicatie in Zoeklicht, werd hij gecoöpteerd in de raad van beheer. Chris heeft een loopbaan als medewerker bij de VRT achter de rug en is nu gepensioneerd. Aangezien de raad slechts enkele malen per jaar samenkomt en de technische aspecten vooral in het bureau worden behandeld, stelt zich de vraag om Chris ook in het bureau te coöpteren, uiteraard zonder stemrecht en uitsluitend met raadgevende stem. Er is wat bezorgdheid over de verdeling tussen politiekers en gebruikers in het dagelijks bureau. In de statuten staat enkel dat voorzitter en ondervoorzitter vanuit een andere zijde (politiek vs gebruikers) moet komen. Er wordt over gegaan tot een anonieme stemming; 6 ja-stemmen en 3 nee-stemmen. Chris Gahy wordt toegelaten tot het dagelijks bureau. Zijn functie is louter adviserend. Hij heeft geen stemrecht. 8- Aanpassingen website - - Afmetingen, foto en stapelwijze nieuwe berging. Weghalen e-mail adressen van mensen met oud attest regiekamer. Aanpassing e-mail-lijst van diegenen die de laatste volledige cursus gevolgd hebben. Via [email protected] kunnen deze gezamenlijk aangeschreven worden. Gebruik en aanvraagformulier trapsteiger onder ʻreglementenʼ geplaatst. Aanpassing uitleg planon. Aanpassing drankautomaten: er is geen bier meer in deze automaten. Gebruik nieuw draadloos internet. Voorlopig paswoord bij de zaalwachters. Nieuwe reservaties en wekelijkse aanpassing bezettingskalender. Nieuwe statistische teller waarmee we kunnen nagaan hoeveel, van waar en via welke weg bezoekers op site komen en welke paginaʼs ze lezen. 9- Varia en rondvraag Internet GC Colomba Willy heeft het internet van GC Colomba terug operationeel gemaakt. - Onze oude modem werd vervangen door een B-box3 met hoge snelheid. - De oude ADSL koperdraad verbinding wordt op 27/2/ʼ14 vervangen door een snelle VDSL2 glasvezel. - Er zijn nu 2 WiFi draadloze netwerken één op 2,4 Ghz en één op 5 Ghz Deze twee draadloze netwerken noemen: gccolomba 2,4 Ghz gccolomba 5 Ghz Beide WiFi netwerken hebben momenteel hetzelfde paswoord. Voor de modale gebruikers moeten we uitmaken of we met- of zonder paswoord werken. Momenteel kan het paswoord verkregen worden bij de zaalwachters. Totale kostprijs = 0 euro Na het aansluiten van onze lijn aan de glasvezelkabel (buiten op de parking) zal de totale bandbreedte van 8 naar 100 Ghz evolueren. Dit wil zeggen dat 10 personen die op hetzelfde ogenblik en dus gezamenlijk het internet gebruiken, nog iets sneller kunnen werken dan vroeger één persoon met de oude installatie. Mail met agenda niet ontvangen Gaby en Kristof hebben de agenda niet ontvangen. De e-mail adressen zoals ze werden gebruikt voor het versturen v.d. agenda: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], ann.van. [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected],[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] 10- Datum volgende raadsvergadering Dinsdag 17 juni om 20u15. -----------------------------------------