Kies uitvoer-acties na het opbouwen van een

SMARTDOCUMENTS OUTPUTACTIONS PLUGIN
Kies uitvoer-acties na het
opbouwen van een document
Jaarlijks maakt uw organisatie een behoorlijk aantal documenten met SmartDocuments. Hierdoor is het
creëren van veel verschillende documenten in de huisstijl heel eenvoudig. U merkt dat er steeds meer
behoefte is aan diverse handelingen of acties NA het maken van een document. Bijvoorbeeld dat het
document gedeeld, geprint of opgeslagen moet worden, en wellicht een combinatie hiervan.
Efficiënter
Moderne organisaties spenderen een aanzienlijk
deel van hun tijd en middelen (soms tot 10% van
het budget) aan ‘document handling’: het maken,
opslaan, aanpassen en verzenden van documenten.
Met de OutputActions plugin kunnen de kosten voor
deze document afhandeling sterk teruggebracht
worden, met name doordat de procedures verder
geautomatiseerd en zodoende efficiënter ingericht
kunnen worden.
SmartDocuments OutputActions plugin
Met de OutputActions plugin is het mogelijk om na het
opbouwen van een document met SmartDocuments
diverse automatische vervolgacties op dit document
uit te laten voeren. Het is ook mogelijk naar wens een
serie van dergelijke acties te configureren.
Hierdoor beperkt u het aantal handmatige
handelingen na het opbouwen van een document
en daarmee bespaart u tijd. De acties kunnen
worden afgestemd op processen en werkafspraken.
Het maakt de cyclus van documentcreatie en
-afhandeling tot een efficiënter proces.
Meerdere output acties
Standaard wordt er door SmartDocuments een
Microsoft Word document opgeleverd. Hierna
vinden er als voorbeeld de volgende acties plaats:
Een medewerker slaat het bestand handmatig op als
PDF. Vervolgens wordt het document teruggezocht
en klikt de medewerker op printen. Ongemerkt kost
dit soort handmatige handelingen gedurende de dag
bij elkaar meer tijd dan men zou verwachten.
Stel met de OutputActions plugin een serie van
automatische acties in voor een opeenvolging
van gebeurtenissen na het opbouwen van een
document. Enkele voorbeelden van mogelijkheden:
aat een bericht aan de gebruiker zien,
L
bijvoorbeeld welke acties plaats vinden
Printen
Beveilig document
Exporteer als PDF en/of PDF/A
Sla het document op.
Sluit het document
Start externe applicatie
pen een webpagina na het
O
opbouwen van een document.
Voer enig ander script uit.
Vereisten?
De OutputActions plugin wordt ondersteund vanaf
SmartDocuments 6.6.0.5254.
SmartDocuments OutputActions plugin
•C
onfigureer automatische vervolgacties na
het maken van documenten.
•V
oer een serie van acties uit, afhankelijk van
organisatieprocessen.
•K
osten voordelen door het meer automatiseren
van de documentcreatie workflow.
•M
aakt de cyclus van documentcreatie en
afhandeling een efficiënter proces.
•V
erbeteren van de klantenservice door het
vereenvoudigen van bedrijfsprocessen
Plugin settings
De OutputAction kan worden gebruikt op verschillende niveaus: Gebruikersgroep-, Gebruiker-,
Sjabloongroep- en op Sjabloon niveau. Handig
wanneer de verschillende acties moeten plaatsvinden bij specifieke sjablonen of afdelingen
binnen u organisatie.
Informatieaanvraag
Wij zijn SmartDocuments en helpen u graag met
slimme software bij het maken en verwerken
van documenten. Wilt u meer informatie of een
demonstratie van deze plugin? Stuur vrijblijvend een
e-mail naar [email protected]. Wij helpen u
graag verder.
Een voorbeeld
De gemeente Voorbeeld is een gemeente met
ruim 40.000 inwoners. De heer G. Bruiker, projectleider en applicatiebeheerder binnen de afdeling
Informatie van gemeente Voorbeeld: “Met SmartDocuments is er een consistent en consequent
gebruik van bepaalde documenten met bepaalde
content. Geen geknip en geplak, maar duidelijke
documenten met de juiste tekstblokken.”
Wij zochten naar manieren om meer te doen
met de door SmartDocuments gemaakte
documenten. De processen op diverse afdelingen
zijn zo ingericht dat wij documenten printen in
tweevoud, het document als PDF/A opslaan en
per e-mail verzenden. Een aanvullende wens
was dat SmartDocuments en Word automatisch
sluit na het uitvoeren van alle acties. De
gebruiker krijgt zelfs een melding van de acties
die plaats gaan vinden. De SmartDocuments
OutPutActions plugin maakt dit voor ons mogelijk.
“Mochten we in de toekomst aanvullende wensen
hebben over de acties na het opbouwen van het
document, dan kunnen wij dit eenvoudig aanpassen of uitbreiden. Alles gaat momenteel volgens
de juiste kanalen, volgens de juiste processen en
procedures en het resultaat is een goed geoliede
documentmanagement en –creatiemachine.”
SmartDocuments
Keulenstraat 7b
7418 ET Deventer
T +31 (0)570 - 67 24 64
E [email protected]
SDO2014_11
www.smartdocuments.nl

Download Report