AOIC 2014

(bijlage bij agendapunt 7)
Handleiding/instructie Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Inleiding
Organisatie
Kasbeheer
Aangaan verplichtingen
Administratieve handelingen
Aanbestedingsbeleid
Overige zaken
Slot
1. Inleiding.
Voorafgaand aan het besluit van het Algemeen Bestuur van juni 1997 om een eigen werkapparaat in
te stellen is door de toenmalige accountant VB-accountants een rapport uitgebracht over de
administratieve organisatie en interne controle. In het rapport is de organisatie beschreven en
getoetst. In het toen eveneens bijgevoegde advies zijn aanbevelingen gedaan om enkele
verbeteringen aan te brengen. Teneinde een eenduidige beschrijving van de AO/IC te verkrijgen is de
voorliggende handleiding opgesteld, die als instructie voor personeel en penningmeester moet
worden gezien.
2. De organisatie.
Het recreatieschap Hitland heeft circa 270 hectare openbaar toegankelijk recreatiegebied in
eigendom, beheer en onderhoud. Het gebied is ingericht voor openbare dagrecreatie. Een als een
aparte exploitatie te beschouwen onderdeel is de (openbare) 18 holes golfbaan en de 9 holes par 3
baan. Met het beheer van het openbare gebied (exclusief golfbaan) is jaarlijks een bedrag gemoeid
van circa € 600.000,-. De middelen hiervoor worden verstrekt door de deelnemers in de
gemeenschappelijke regeling Hitland, de gemeenten Capelle aan den IJssel en Zuidplas. Daarnaast
heeft de openbare golfbaan een omzet van jaarlijks circa € 1.425.000,-. De exploitatie hiervan dient
minimaal budgettair neutraal plaats te vinden.
Het werkapparaat bestaat uit 1 fp directeur / alg. manager, 1 fp baanmanager, 0,89 fp medewerker
communicatie / pr, 0,66 fp medewerker sales en evenementen, 0,5 fp administratief medewerker,
2,2 fp caddiemaster / receptioniste en 0,2 fp secretaris (bestuur ondersteuning). Het recreatieschap
heeft voorts een bestuurlijk penningmeester.
Voor het werkapparaat zijn functiebeschrijvingen vastgesteld, waarin taken, maar geen
bevoegdheden zijn beschreven. In deze Handleiding/instructie AO/IC zijn de uitgangspunten voor de
bevoegdheden uitgewerkt en beschreven. De taken en bevoegdheden van de penningmeester zijn in
de gemeenschappelijke regeling Hitland en in de Verordening op het Financieel Beheer vastgelegd,
maar worden waar nodig ook hier meegenomen.
3. Kasbeheer.
Bij de exploitatie van de golfbaan vinden contante betalingen plaats. Deze contante betalingen
kunnen betrekking hebben op betaling van een zogenoemd greenfee (golfronde), 10-rondenkaarten,
jaarkaarten en groepsreserveringen. Om de omvang van het geldverkeer en het daaraan verbonden
risico op voorhand al zoveel mogelijk te beperken is een betaalautomaat aanwezig om pinbetalingen
en betalingen met creditcards mogelijk te maken. Om contante betaling van grotere bedragen te
ontmoedigen wordt een opslag in rekening gebracht bij contante betaling van jaarkaarten. De
betaling van grote groepsreserveringen zal bij voorkeur moeten worden gefactureerd, zodat betaling
via de bankrekening kan plaatsvinden.
Betalingen van greenfee’s, 10-rondenkaarten en jaarkaarten worden in de zogenoemde golfbaan
administratie vastgelegd. Deze betalingen en de betalingen voor groepsreserveringen worden voorts
verantwoord in dagoverzichten, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen contante betalingen
en pinbetalingen en creditcards.
Bij het kasbeheer zijn voorts de volgende taken en werkzaamheden te onderscheiden.
Beheer contant kasgeld
Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen,
caddiemaster/receptioniste
Werkz.heden: (wisselgeld-)kas opmaken bij aanvang baliedienst en bij einde baliedienst; beheer
contante betalingen
Evt. limieten: bij aanvang en einde baliedienst € 300,Innen contante betalingen
Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen,
caddiemaster/receptioniste
Werkz.heden: betaling in ontvangst nemen en in kas storten; beheer contante betalingen
Evt. limieten: geen
Afstorten contante betalingen
Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen,
caddiemaster/receptioniste
Werkz.heden: (wisselgeld-)kas opmaken bij einde baliedienst; inkomsten afstorten in eigen kluisvak
en verantwoorden op dagoverzicht; evt. kasoverdracht aan collega
Evt. limieten: geen
Kasboek
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager, medew. boekhouding
Werkz.heden: inschrijven dagoverzichten
Evt. limieten: nvt
Afstorten contante geldvoorraad
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager
Werkz.heden: controle saldo kasboek, controle inhoud kluisvakken; opmaken en afdragen contante
geldvoorraad aan transport naar bank; verantwoorden op dagoverzicht
Evt. limieten: geld in kluis maximaal € 17.500,Kleine contante betalingen
Betrokkenen: caddiemaster/receptioniste
Werkz.heden: contante betalingen voor bijv. rembourszendingen, verzending poststukken, aankoop
klein materiaal enzovoorts
Evt. limieten: maximaal € 500,Grotere contante betalingen
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager, medew. communicatie, medew. sales /
evenementen
Werkz.heden: contante betalingen voor bijv. postzegelvoorraad, wisselgeldaankoop enzovoorts
Evt. limieten:
maximaal € 1.500,-
Controle AO
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager
Werkz.heden: controle op uitvoering werkzaamheden en nakoming limieten; voor wat betreft taken
directeur / alg. manager controle door penningmeester
Evt. limieten: nvt
4. Aangaan verplichtingen.
In de gemeenschappelijke regeling Hitland en de Verordening op het Financieel Beheer zijn
uitgangspunten opgenomen voor de voorbereiding en vaststelling van begroting en jaarrekening.
Formeel berust de verantwoordelijkheid voor de nakoming van die uitgangspunten bij de
penningmeester. In de praktijk stelt de directeur jaarlijks een concept-begroting op en hij stelt
eveneens jaarlijks de jaarrekening samen.
Na vaststelling van de begroting mogen de daarin geraamde uitgaven worden gedaan. Daarbij
worden voor het aangaan van verplichtingen de volgende richtlijnen gehanteerd.
Bestellingen
Betrokkenen: caddiemaster/receptioniste
Werkz.heden: bestellingen voor bijv. kantoorartikelen, overige kleine aankopen en dergelijke
Evt. limieten: per bestelling maximaal € 500,Kleinere verplichtingen
Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen
Werkz.heden: bestellingen voor bijv. kantoorartikelen, advertenties, overige aankopen en het
aangaan van contracten voor bijv. drukwerk, schoonmaak, hygiëne en dergelijke
Evt. limieten: per bestelling of contract (op jaarbasis) maximaal € 2.500,Grotere verplichtingen
Betrokkenen: directeur / alg. manager
Werkz.heden: bestellingen / opdrachten voor bijv. vervangingsinvesteringen, het aangaan van
contracten voor overige leveranties en diensten, het aangaan van sponsorcontracten
Evt. limieten: per bestelling of contract (op jaarbasis) maximaal € 25.000,Overige verplichtingen
Betrokkenen: directeur / alg. manager
Werkz.heden: bestellingen / opdrachten voor bijv. vervangingsinvesteringen en het aangaan van
contracten voor overige leveranties en diensten voor bijv. onderhoud
Evt. limieten: boven € 25.000,- (op jaarbasis) bespreking in Dagelijks Bestuur noodzakelijk, waarna
tot afhandeling door directeur / alg. manager kan worden overgegaan
Controle AO
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager
Werkz.heden: controle op uitvoering werkzaamheden en nakoming limieten; voor wat betreft taken
directeur / alg. manager controle door penningmeester
Evt. limieten: nvt
5. Administratieve handelingen.
In het kader van deze AO/IC worden onder administratieve handelingen het voeren van de financiële
administratie van het recreatieschap en het voorbereiden van betalingen verstaan. Het is dus
eigenlijk beter om te spreken van financiënadministratieve handelingen. Bij financiënadministratieve
handelingen zijn de volgende taken en werkzaamheden te onderscheiden.
Opstellen en verzamelen financiënadministratieve stukken
Betrokkenen: directeur / alg. manager,baanmanager, medew. communicatie, medew. sales /
evenementen, medew. boekhouding, caddiemaster/receptioniste
Werkz.heden: opstellen van dagoverzichten (zie kasbeheer), verzamelen van rekeningen en
facturen en opstellen (verkoop-)facturen
Beperkingen: voorbereiding (verkoop-)facturen door directeur / manager, baanmanager en
medewerker sales / evenementen; het opstellen van de (verkoop-)facturen gebeurt
door de adm. medew.
Kostenplaatsen financiënadministratieve stukken
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager
Werkz.heden: beoordelen en vermelden van de juiste kostenplaatsen van financiënadministratieve
stukken
Beperkingen: voor enkele kostenplaatsen is de budget-verantwoordelijkheid gedelegeerd; voor het
overige wordt de beoordeling gedaan door de directeur / manager
Boeken financiënadministratieve stukken
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager, medew. boekhouding
Werkz.heden: boeken van financiënadministratieve stukken in de financiële administratie van het
recreatieschap; debiteuren- en crediteurenbeheer; archiveren rekeningen, facturen
en dergelijke
Beperkingen: opstellen meervoudig memoriaal boekingen voorbehouden aan directeur / manager
en baanmanager
Voorbereiding betalingen
Betrokkenen: baanmanager, medew. boekhouding
Werkz.heden: voorbereiden en betaalbaar stellen van rekeningen, facturen en dergelijke en het
klaarzetten van betaalopdrachten voor electronic banking
Beperkingen: invoeren in financiële administratie door adm. medew.; controle, betaalbaar stellen
en klaarzetten voor verzending door baanmanager
Uitvoering betalingen
Betrokkenen: directeur / alg. manager
Werkz.heden: betalen van rekeningen, facturen en dergelijke door het verzenden van
betaalopdrachten met electronic banking
Beperkingen: verzenden betaalopdrachten door directeur / manager
Controle AO
Betrokkenen: directeur / alg. manager, baanmanager
Werkz.heden: controle op uitvoering werkzaamheden en nakoming beperkingen
Beperkingen: voor wat betreft taken directeur / manager controle door penningmeester
6. Aanbestedingsbeleid
Het beleid van het recreatieschap is er altijd op gericht geweest om zoveel mogelijk werkzaamheden
uit te besteden. Voor de uitbesteding van werken en diensten worden de volgende richtlijnen
gehanteerd.
Klein onderhoud / diensten / leveranties
Betrokkenen: directeur / alg. manager,baanmanager
Werkz.heden: kleinere onderhoudswerken, overige diensten of leveranties met een omvang tot €
50.000,- via offertes of in regie uitbesteden en de wijze van aanbesteding vrij te laten
(openbaar, onderhands, enkelvoudige uitnodiging)
Evt. limieten: maximaal € 50.000,Werken / diensten
Betrokkenen: directeur / alg. manager
Werkz.heden: werken of diensten met een omvang boven € 50.000,- opnemen in een
werkomschrijving of een bestek en openbaar of als aanbesteding met voorafgaande
selectie aanbesteden; bij een specialistisch werk c.q. een werk dat aansluit op reeds
in uitvoering zijnde werkzaamheden kan op basis van een enkelvoudige uitnodiging
worden aanbesteed
Evt. limieten: cfm ARW
Voor werken / diensten geldt, dat er na voorbereiding door de directeur / manager besluitvorming in
het Dagelijks Bestuur plaatsvindt. Controle op de werkzaamheden van de directeur / manager vindt
plaats door de penningmeester.
7. Overige zaken
Naast de in het vorengaande reeds aangegeven interne controle dient ook nog op andere wijze
verantwoording af te worden gelegd over werkzaamheden en resultaten. Dit gebeurt door een
voortgangsrapportage en een zogenoemde verbandcontrole. Ter toelichting hierop kan het volgende
dienen.
Voortgangsrapportage
Door het opstellen van voortgangsrapportages kan de stand van zaken van de administratieve
organisatie worden gerapporteerd aan het bestuur van het recreatieschap. Hierbij kan
verantwoording worden afgelegd over bijvoorbeeld de financiële stand van zaken, aangegane
verplichtingen, lopende werken/investeringen en dergelijke. Op basis van de voortgangsrapportages
kan bijsturing van het beleid plaatsvinden, al dan niet in combinatie met begrotingswijzigingen.
Verbandcontrole
Bij de accountantscontrole van de jaarrekening kan een zogenoemde verbandcontrole worden
uitgevoerd. Bij de verbandcontrole worden de inkomsten, zoals vastgelegd in de administratie van de
golfbaan vergeleken met de verantwoording van de inkomsten in de financiële administratie.
8. Slot
Deze handleiding/instructie kan worden aangehaald als “Administratieve Organisatie en Interne
Controle (AO/IC)”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van het Recreatieschap Hitland op
4 december 2014 te Nieuwerkerk aan den IJssel.
,de voorzitter.
, de secretaris.

Download Report