情報リテラシー演習

情報リテラシー演習
第3週
Wordの使い方2
Wordの使い方
• 先週
–
–
–
–
–
–
文書入力・編集の基礎
箇条書き
罫線と表
数式入力
ページ設定
文書作成演習
• 今週
–
–
–
–
ワードアート(飾り文字)
図形の描画
テキストボックス
文書作成演習
• 一応シラバスでは
– 左のような内容
• 後半で本題
– ワープロらしい機能
– 上手な電子化
ワードアート(飾り文字)
• 「挿入」リボン
– →「ワードアート」
– スタイル選択
– 文字を入力
– 必要に応じて色や枠線指定
– いろいろ試してください
図形の描画
• 「挿入」リボン→「図形」
– スタイルの変更
– 文字の追加
– いろいろ試してください
図形追加
図形変更
図形の回転
図形の
スタイル
図形の拡縮
テキストボックス
• リボンから
– 「挿入」→「テキストボックス」
– →「縦書きor横書きテキストボックス」
– ドラッグして挿入位置指定
テキストボックスの操作
• 操作(クリック、ドラッグ)は枠線上に行う
– 選択、移動、ポップアップメニュー等
– 枠内だと内部のテキストに対する操作になる
枠線上で移動カーソル状態
テキストボックスに対する操作
枠内でテキストカーソル状態
ボックス内のテキストに対する操作
テキストボックスの特徴
• 本文とは独立(図の一種)
– 自由な位置に文章を入れられる
– アウトライン・下書きレイアウトには表示されない
• 全選択に対して境界が存在
– テキストボックスの内外を一度に選択できない
• 用途
– 図中の文字
– 矢印書きの説明
– 本文にはならないので図形として用いるべき
レポート等に図表を貼る際のルール
• 図表には原則として図表番号を付ける。
• 図番号は図の下、表番号は表の上に付ける。
図表には図1,2,3…, 表
1,2,3… のように連番と
簡略な説明を付ける。
本文では「図1を参照」
のように図表番号で図
表を明示する。
図1 山大のシンボルマーク
表1 山口大学の学部と所在地
学部
所在地
人文学部
山口市吉田
教育学部
山口市吉田
経済学部
山口市吉田
理学部
山口市吉田
医学部
宇部市小串
工学部
宇部市常盤
農学部
山口市吉田
共同獣医学部
山口市吉田
行内の図へ図番号を挿入
• 行内の図を選択して
– 「参考資料」→「図表番号の挿入」
– ラベル「図」を画像下にラベル付きで
– 適切な図表の題名・説明を追加
図の説明を入力
浮動オブジェクト
• 文字列の折り返しが行内以外のもの
– 本文から浮いた状態で自由に動ける要素
行内
四角
外周
内部
上下
背面
前面
浮動オブジェクト
浮動オブジェクト化と図表番号
• リボン「図ツール」「書式」「文字列の折り返し」
– 「行内」以外に変更
• 浮動オブジェクト化
行内
– 自由な配置可能
– ところが
• 図と図番号がばらばらに
– これは困る
四角
浮動オブジェクト化する時は
図の図表番号をテキストボックス内へ
• 行内の図と図番号を選択
– リボン「挿入」→「テキストボックス」
– →「横書きテキストボックスの描画」
テキストボックス内に
図と図表番号が格納された
テキストボックス : 枠線の消し方
いろんな方法があります
• A
テキストボックスの枠線上で
左右クリック
浮動オブジェクトへの図表番号追加
• 自動的にテキストボックス内に挿入される
テキストボックスが
自動的に作成され
図表番号が挿入された
この状態ではまだ、
図と図表番号のテキスト
ボックスがばらける可能
性がある。
ばらけると困る要素はグループ化
• まとめたい要素を選択
– Shiftを押しながらクリックで複数要素選択
• グループ化
グループ化すると
ばらけず、ひとまとめにして扱える
テキストボックス内外は
同時に選択出来ない
• テキストボックス内外で全選択してみると
Ctrl+Aで全選択した
テキストボックス内の
み選択されており、
外部(本文)のテキス
トは選択されていな
い。
一見選択されている
ようだが、テキスト
ボックス自体が選択
されており、中のテ
キストは選択されて
いない。
テキストボックス内外は
一括でフィールド更新出来ない
• フィールド更新を一括で出来ない。
Ctrl+Aで全選択した
図表番号を自動で
振り直してもらうには
フィールド更新が必要。
全選択したのに
テキストボックス内の
フィールドに対する
フィールド更新が
メニューに出てこない
テキストボックス内外のフィールドを
一括更新する工夫
• 印刷する前に文書内のフィールドが自動的に
更新されることを利用
– 「ファイル」→「印刷」でプレビュー表示する
– フィールドが更新される
印刷のプレビューが
表示されるとテキスト
ボックス内外も含めて
文書内のフィールドが
すべて更新される。
フィールドが更新されない場合は
• オプションの設定を確認
– 「印刷前にフィールドを更新する」
アンカー(碇)
• 浮動オブジェクトは流されないように碇で係留
されています。
本文を編集しても
浮動オブジェクトは
アンカーからの
相対位置が維持される。
通常、アンカーは段落に
打ち込まれる。
ドラッグ又は
カーソルキーで
移動可能。
浮動オブジェクトの位置調整
• 微調整
– カーソルキーで
• 詳しく指定したい時は、右クリックから
– →「その他のレイアウトオプション」
• アンカーを打ち込む対象
– ページ、余白、段、行
– 相対位置を数値指定
• 「アンカーを段落に固定する」
– 別の段落に移動しなくなる
– 段落から離れると困る時付ける
段落に固定
固定解除
図表番号とアンカーの関係
• アンカーの順番で
図表番号が決まる
それぞれ別の段落にア
ンカーが打たれている
ので、フィールド更新で、
アンカー順に番号が振
り直される。
図表番号とアンカーの関係
• 同一段落内の
アンカーは
後から打った
アンカーが
より若い番号になる。
同一段落内のアンカー
は順番が視認出来ない。
番号順が思った通りに
ならない場合、付けた
い番号と逆順にアン
カーをドラッグし直すと
良い。
シラバスの内容はここまで
• シラバスは一応消化
– 単なる使い方の域を出てない
• 上手な電子化
– ワープロらしい機能・使い方
– 編集支援機能を積極的に利用
– 自動化、再利用性の向上
– 手間の軽減につながる
ワープロらしい機能
• ここからが本題
– 文書の構造化(意味付け)
– 自動化(ページ番号、章節番号、目次、索引)
– 文書校正
– スタイルの一括適用
– 検索、置換
– 比較、変更履歴
– 等々
ありがちな文書
• 一見綺麗に出来ているようだが
• 資料101
編集記号を表示してみる
• リボンから
– 「ホーム」
– →「編集記号の表示/非表示」
• 編集記号とは?
– 空白、タブ、改行、改ページ、セクション区切り
– 図表等の浮動オブジェクトのアンカー
– 等々
• とりあえず編集記号は重要
– 常にONにして使うべき!!!
編集の汚さが露呈
• 綺麗なのは見た目だけ
無意味な空白による
レイアウトの調整
無意味な改行
による行間の
調整
用紙サイズの変更
• A4→A5に変更してみる
具体的弊害
• 用紙サイズの変更だけでもレイアウトが破綻
右揃えが
崩れた
改行位置が
ずれた
行間が
ばらばらに
2行目行頭
位置がずれた
中央揃えが
崩れた
今時のワープロの基本
• スペースや改行でレイアウト調整をしない。
• 個別に装飾をしない。意味付けをする。
• 装飾はあとから意味に対しまとめて行う。
• つまり文書の構造をしっかりと作る。
• 見た目より意味付け。
• 装飾はまとめて行ったほうが統一感も出る。
まず、テキストとして整える
• 意味を持たない余分な空白、改行を削除
• 資料102
ここは Tab に(後述)
校正の設定
• オプション→文章校正
文書のスタイルを
「通常の文」から
「通常の文(校正用)」
に変更すると表記ゆれ等の
チェックが少し厳しくなる。
校正の警告
• 赤線・・・ミススペル
• 青線・・・表記ゆれ(以前は緑線だった)
表記ゆれ
ミススペル
個別に校正
• 赤線、緑線の単語をマウスで右クリック
• メニューが出る
• 誤記なら
– 訂正候補を選択して訂正
• 表記が正しいなら
– すべて無視
– 辞書に追加
一括で校正
• リボンから
– 「校閲」→「スペルチェックと文章校正」
意味付けを行うには
• 「スタイル」作業ウインドウから行う
– リボンから「ホーム」→「スタイル」詳細機能ボタン
スタイルと書式
作業ウインドウ
ドラッグで
ドッキング⇔分離
します
スタイル適用の手順
• 基本カーソル移動してスタイルを選ぶだけ
1. スタイルを設定したい場所
へカーソルを移動
3. 適用するスタイルが見当たらなけれ
ばオプションから全てのスタイルを表
示して目的のスタイルを探す
4. 既存のスタイルに適当なものがなけ
れば新しいスタイルを作る
2. 適用するスタイル
を一覧から選択
クイックスタイル
ギャラリにあれば
そこから選択して
も良い
スタイル作業ウインドウ
• 「オプション」→「すべてのスタイル」を表示
• 良く使うものは
– 「クイックスタイルギャラリーに追加」すると良い
スタイル適用の一例
• 意味を考えるとおおよそ以下のような感じ
• 資料103
表題
標準
署名
本文字下げ
記
一覧
良く使うスタイルは?
• レポートだと
–
–
–
–
–
表題、副題
署名
日付
見出し1~3
本文字下げ
• 通知文だと
–記
– 一覧
• 等々
使うスタイルが出そろったら
• 「使用中のスタイル」に表示を切り替え
– 選択肢を減らして作業効率UP
英文・和文フォント
• フォントは2つ設定されている
– 英文用と和文用
– 英文用には英文用フォントの方が見た目が良い
スタイルの変更(1/4)
• 同じスタイルを適用した部分に対して
– 一括でスタイルを変更してみる
• 「一覧」のサブメニュー出して
– 「変更」を選択
スタイルの変更(2/4)
• 試しに行間を広げてみる
– 「行間2」
– クリックしてON
– 「OK」
スタイルの変更(3/4)
• 一覧が適用された箇所すべてが
• 行間2になった
スタイルの変更(4/4)
• 他にも様々な項目が変更できます
– 変更は「スタイルの変更」ダイアログから
– いろいろ試しましょう
– 失敗したら
• 元に戻す(Ctrl+Z)
同スタイル適用箇所の一括選択
• 各スタイルのサブメニューから
• 「同じ書式を選択: ○か所」
ルーラー(定規)
• 文字揃えの確認、インデント・タブ位置調整
• 「ルーラー」ボタンで表示ON/OFF
ルーラー
ON/OFF
タブ・インデント
ツール
ルーラー
ルーラーの詳細
• インデントとタブの種類
1行目のインデント
ぶら下げインデント
左インデント
ここをクリックすると、
設定するタブの種類
が変わる
左揃え
右揃え
中央揃え
縦棒
右インデント
小数点揃え
ルーラー上をクリックするとタブを配置できる
配置済みのタブはルーラー外へドラッグで削除
ぶら下げインデント
• 1行目のインデント
– 段落や箇条書きの先頭
• ぶら下げインデント
– 段落や稼業書きの2行目以降
通常の字下げは
1行目を下げる
ぶら下げインデントでは
2行目以降を下げる
ぶら下げインデントとTab
• Tabがぶら下げインデントに同期する
– Tabにした理由これ
– 複数のスペース不要
– 位置合わせに便利
Tab
• 複数個所で揃えたい
– タブ位置を追加
– Tabでその位置に揃う
• 資料104
Tab開始位置よりぶら下げイ
ンデントが前だとタブ位置
(通常4文字おき)にそろう
Tab開始位置よりぶら下げ
インデントが後だとぶら下
げインデントにそろう
アウトライン
• 卒論やレポートを想定してみる
• 当然、章立てがある
ナビゲーション ウインドウ
(見出しマップ)
• リボンから
– 「表示」→「ナビゲーション ウインドウ」
見出しの適用
• 見出し1、2を適用すると
• 見出しマップに木構造で親子関係表示される
• 見出しマップをクリックで見出しへ移動可能
クリックで
見出しへ
移動
見出しの
スタイルを
適用
章節番号の自動化
• リボンから「ホーム」→「アウトライン」
– 好みの番号付けスタイルを選択
章節番号が
自動で振ら
れた
章節番号の詳細設定
• リボンから「ホーム」→「アウトライン」
– →「新しいアウトラインの定義」→「オプション」
アウトラインと見出しの関連付け
• レベルと対応付ける見出しスタイル
– 各レベルに設定
「第○章」等の表記を希望な
らここの数字の前後に
全角半角の数字、漢数字、
かな、記号等いろいろ使える
各レベルのインデント位置も
適切に
ここに見出し1~9を並べる
設定例(実験レポート形式)
• 章節番号のみのスタイル
1つ上のレベルの番号を含める
アウトラインの適用結果
• 一括で全見出しについて番号付けが出来た
• 必要ならラベル付きの表記も可能
– 第○章、Chapter ○、Section ○等
目次の生成
• 挿入したい場所で「参考資料」→「目次」
• 通常は
– 「自動作成の目次2」
– で十分かな?
• こまなく設定するなら
– 「ユーザー設定の目次」
– 詳細な設定をして挿入
• 図表番号と同じく
– 「フィールド更新」必要
– もしくは「目次の更新」
目次の更新
• すべて更新しておく方が良い。
表紙の挿入
• 「挿入」→「ページ」→「表紙」
適当に必要な情報を埋める
ページ番号の挿入
• リボンから
– →「挿入」
– →「ページ番号」
– →好みの場所
• 目次、本文で別のページ番号も振りたい場合
– 例えば、目次(i, ii, iii, …), 本文(1,2,3,…)等
– セクション区切りを使う
– 各セクション毎に独立したページ番号振れる
セクション区切りとページ番号
• 「ページレイアウト」→「ページ区切り」
• 各セクションで「ページ番号の書式設定」
番号の種類はここで
開始番号設定すると
セクション毎のページ
番号に
引用文献(1/4)
• まず引用文献のスタイル指定
• 実験レポートならISO 690かな?
• 「参考資料」→「スタイル」から
引用文献(2/4)
• 文献を引用したい場所で
• 「参考文献」→「引用文献の挿入」
• →「新しい資料文献の追加」
引用文献(3/4)
• 「資料文献の作成」に資料の情報を入力
• OKすると参照される
引用文献(4/4)
• 「文献目録」で引用文献の一覧を生成
必要に応じて
「参考文献」等に書き換え
Windows内のファイル検索
• Explore.exeの検索欄(虫眼鏡のアイコン)
– 文書、メール等から手当たり次第に探してくれる
– 詳細な検索条件も指定可能(←検索ツール)
ここで詳細な
検索条件を指定
ここにキーワードを
入力して検索
検索にヒットした
ファイルが
一覧表示される
Word内での検索と置換
• 「ホーム」→「編集」→「検索」 or 「置換」
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次の項目
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文書の比較(1/2)
• 「校閲」→「比較」
比較したい
2つのファイルを指定
文書の比較(2/2)
• 相違点の一覧と相違箇所が示される
• 相違点
– 合成も可能
索引登録
• 索引語句を選択し
• 「参考資料」→「索引登録」
索引項目(XE)フィールド
• 索引を付けると編集画面に表示されてしまう
• 印刷時には表示されない
• 気になるが仕方ない
– フィールドについては資料201も参照
索引の挿入
• 「参考資料」→「索引の挿入」→「OK」
書式で
索引のスタイル
選べる
その他文字情報として気を付ける点
• 無駄な空白は極力避ける
– 自動処理や検索の妨げにもなる
– レイアウトはレイアウト用の機能で
• 全角半角に気を付ける
– 英数文字
• なるべく半角に揃える
– 半角カタカナ
• なるべく避ける
全角半角英数が混在すると見苦しいです
Is Zenkaku alphabet beautiful?
No!!! Hankaku alphabet is better than it.
数字も 123456789とか
全角半角ごちゃ混ぜの人がたまにいます
• 機種依存文字はなるべく避ける
– ①, ②, ③・・・→(1), (2), (3) ・・・ (括弧で代用)
– Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ・・・→I, II, III,・・・ (アイ、ブイ、エックスを使う)
日本語組版のルール
• 組版
– 「weblio辞書(三省堂 大辞林 第二版)」によると↓
• 印刷で、原稿に従って、活字・込め物・罫線(けいせん)その他の
材料を組み合わせて作る凸版。また、その版を組むこと。植字。
– 詳しくはWikipediaの記事参照「組版」
– コンピュータ上でやる場合
• 電子組版
• 仕様書等
– 「JIS X 4051 日本語文書の組版方法」 (有料)
• JISCの「JIS検索」から規格番号X4051を検索(閲覧だけなら無料)
– 「日本語組版処理の要件」(W3C技術ノート)
技術文書作成時のルール
• SIST科学技術流通技術基準
• http://sti.jst.go.jp/sist/
– 図表番号とキャプションの位置
• 表は表の上、図は図の下
– 参考文献を挙げる際の表記法
• 著者、標題、出版年、ページ等の書き方、順番等
– 等々・・・
外来語表記について
• 2008-07-25: マイクロソフト、外来語カタカナ用語末尾の長音表記
を変更へ~コンピュータ/プリンタがコンピューター/プリンターに
– http://pc.watch.impress.co.jp/docs/2008/0725/ms.htm
• 2008-07-25: マイクロソフト製品ならびにサービスにおける外来語
カタカナ用語末尾の長音表記の変更について~ 新しい長音表記
ルールに順次移行 ~
– http://www.microsoft.com/japan/presspass/detail.aspx?newsid=3491
• JIS Z8301 – 規格票の様式及び作成方法
– http://www.jisc.go.jp/app/pager?%23jps.JPSH0090D%3AJPSO0021%3A%2
FJPS%2FJPSO0090.jsp=&AKKNB_vJISJISNO=Z8301
• 外来語の表記(平成三年六月二十八日 内閣告示第二号)
– http://www.mext.go.jp/b_menu/hakusho/nc/k19910628002/k199106280
02.html
• Microsoft ランゲージポータル
– http://www.microsoft.com/Language/ja-jp/Default.aspx