国際ロータリー第2690地区 2013-14年度 地区夢計画合同セミナー 補助金管理セミナー 2013-14年度 地区補助金 - プロジェクト申請手続き - 地区補助金に関するスケジュール 2013年2月17日 津山国際ホテル 新地区補助金小委員会副委員長 津山ロータリークラブ 神﨑信輔 02 2013-14年度 第２６９０地区 地区補助金小委員会メンバー 委員長 神﨑 信輔 津山ＲＣ 次期委員長 田儀 政司 益田西ＲＣ 2010-11委員長 三村 元博 岡山西南ＲＣ 2011-12委員長 小林 健治 倉吉ＲＣ 2012-13委員長 中村 公彦 倉敷ＲＣ 地区ロータリー財団事務所 齋藤 敦子 申請書・報告書の事前チェックはＥメールで [email protected] 地区ロータリー財団事務所 〒700-0902 岡山市北区錦町1-8 岡山県木材会館4階 TEL (086)221-2690 FAX (086)224-4288 地区補助金（申請時）の参照資料 １．「未来の夢計画」ハンドブック 2012年7月版 ２．ロータリー財団 地区補助金とグローバル補助金 授与と受諾の条件 2013年7月1日以降の補助金に適用 ３．ロータリー財団 クラブの覚書（MOU） 第2690地区 地区補助金用 （2013-14年度） ４．地区補助金対象プロジェクトの適合資格 第2690地区 2013-14年度 2012年12月2日 ５．地区補助金に関する「地区申合せルール」 （2013-14年度） 2012年12月2日 ６．「補助金参加者の利害の対立に関する方針」の日本語訳 ７．プロジェクト適合資格チェックリスト ８．2013-14年度 ★ ④ロータリー財団 地区補助金申請書＜記載説明書＞ ９．2013-14年度 ★ ⑤【別紙】 ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ予算書＜記載説明書＞ ※ 上記 4. 5. 6. 7. は 1. のハンドブックに貼付してください。 ※ 地区Ｒ財団事務所 ＨＰ【ダウンロード】ページから入手いただけます。 03 04 2013-14年度 地区補助金について ・2010-11年度 「未来の夢計画」試験期間スタート 試行錯誤の１年 ⇒ 制度を理解 ⇒ 各クラブへ浸透とサポート プロジェクトの実施 ⇒ 方向性の模索 ⇒ 地区申合せルール ・2011-12年度 ２年目 できるだけ多くのクラブにプロジェクトを実施して経験してもらう 実績、経験を積むことに重点 ⇒ プログラムの実施が目標 不具合の拾い出しと検証 ⇒ 決めごとや仕組みの見直し・整理 ・2012-13年度 試験期間最終年度 ＝ 仕上げの年 先例になる ⇒ 良い見本 ⇒ 他地区の手本になる 適合資格に合致したプロジェクト ⇒ 計画・実施内容の再検証 各クラブ ＝ プロジェクトの見直し ⇒ きめ細かい計画・予算 地区小委員会 ＝ アドバイス ⇒ 修正 ⇒ 財団へ申請 全クラブの理解度ＵＰ ⇒ 仕組みとルールの徹底 ⇒ 2013-14年度 未来の夢計画 全地区一斉スタート 05 ＤＤＦ と補助金 （ハンドブックP46～47参照） 地区（67RC）の３年前の年次寄付 + 恒久基金の収益 50% シェア 50% 管理委員会が管理 地区が管理 地区財団 活動資金（DDF） 寄贈 ポリオ等 国際財団 活動資金（WF） 協力組織 現金(1)+ WF(0.5) 50%（上限） 地区補助金 地区の裁量 ・各クラブのプロジェクト ・奨学金 ・職業研修（ＶＴＴ） 残りのDDF グローバル補助金 ロータリー財団の個別審査 ※ 6つの重点分野 ・人道的プロジェクト ・奨学金 ・職業研修（ＶＴＴ） DDF(1)：WF(1) ﾊﾟｯｹｰｼﾞ･ｸﾞﾗﾝﾄ ※ 6つの重点分野 ・人道的プロジェクト ・奨学金 ・職業研修（ＶＴＴ） 06 2013-14年度地区補助金（概要） 2690地区 $491,50050% 地区財団活動資金(DDF） 2013-14年 $251,056- [\88] 2012-13年 $261,489- [\80] 2011-12年 $263,446- [\80] 2010-11年 $281,548- [\92] 50% 国際財団 活動資金（WF） 寄 贈 ポリオ・プラス 50% 2013-14年度 地区補助金 $125,528\11,046,464- (Rﾚｰﾄ\88） 2012-13年度 \10,459,5672011-12年度 \10,537,8362010-11年度 \12,951,228- 世界平和フェローシップ グローバル補助金 ※ 2012-13年度以前の補助金額は、申請後に恒久基金の収益が加算されたため、 以前の補助金管理セミナー等の資料の金額とは異なる 07 08 未来の夢計画 地区補助金 参加資格 クラブと地区がロータリー財団から補助金を受ける ための資格 ・補助金の適切な法的管理、財務的管理、受託管理 が行われるようにする ・地区とロータリー財団の覚書（MOU） ・クラブの覚書（MOU）=クラブと地区間の同意書 ・地区主催の研修会への参加（補助金管理セミナー4回実施） （次期クラブ財団委員長研修会、今回、PETS、地区協議会） ・補助金専用口座の開設（補助金送金時に残高が０円になっていること） ・関係書類の保管（７年間） 09 クラブの覚書（MOU) ・クラブと地区間の同意書 ・地区補助金の資金管理について、クラブが取る対策の説明 内 容 ・「補助金参加者の利害の対立に関する方針」の遵守 ・ロータリー財団委員長の役割 ： 資金管理、クラブの参加資格を管理 ・最低1名のクラブ会員 ： 地区主催の研修会へ参加義務 ・財務管理 ： 専用口座開設、金利の使用について ・資金の引き出し ： Ｒ財団委員長と幹事の事前承認・署名 ・出入金 ： 資金は、専用口座に保管し、直接支払いする ・補助金での購入品の管理 ： 管理システム・記録、行き先・管理者の報告 ・書類 ： 原本は地区へ提出、写しをクラブの保管場所に７年保管 ・署名 ： 会長・会長エレクト・次期財団委員長 （年度に注意） 地区補助金プロジェクトの条件 １． ロータリー財団のルール → 「未来の夢計画」ハンドブック参照 ・補助金使用に関する制約事項 P47 ・授与と受諾の条件（2012年2月改訂）P74～ 1.一般的な基準 P74 2. ロータリアンの積極的な関与 （ロータリアンが汗を流す） 5. 完了済みや進行中でないこと （継続事業は注意） 7. 「補助金参加者の利害の対立に関する方針」の遵守 P112 ・ロータリアンが受領者または受益者でないこと ・妥当な費用で最良のサービスの確保、公正・透明な取引 （見積り、入札） 3. 資格基準 P75 4. 制約事項（認められないもの） P76 1.特定の受益者に対する、継続的または過度の支援 3. 土地や建物の購入 4. 建造物の新たな建設 5.募金活動 （震災義援金などに注意） 11. ロータリー以外が主体となって開始した活動 （ロータリーが主催者であること） ２． 地区のルール → 「地区申合せルール」参照 10 地区補助金に関する「地区申合せルール」（2013－14年度） ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬ ⑭ 11 １プロジェクトの補助金額の下限は１０万円、上限は５０万円とする。 自己資金は補助金と同額、またはそれ以上とする。 申請には、クラブ財団委員長の連署を要する。 複数クラブでの共同申請も可能（ｸﾗﾌﾞ独自の提唱ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑとは別途申請可能）である。 申請には、クラブと地区との間でクラブの覚書（MOU）の締結が必要。 ※地区主催の「補助金管理セミナー」へ参加義務 補助金資金の使用に関する報告には、補助金使用のプロジェクトの実施概要が 視覚的にもわかるように必要な写真を添付（海外よりの監査時に有効）。 ※ロータリーとわかる「ロータリーマーク」、「たすき」などを入れた写真 補助金資金の使用報告書は、プロジェクト終了後１ヶ月以内に地区へ仮報告すること。 報告書の最終締め切りは、当該実施年度の2月末日。 地区への申請、報告書に関して、正式な書類を作成する前に、事前チェックのため 電子メールで、地区R財団事務所へ提出。（出来次第提出） 地区補助金申請プロジェクト費用に認められないもの（予算書・報告書に計上できない） １、飲食費、賞品、プレゼント類 （単純な寄付・寄贈、参加賞、記念品など） ２、高額な広報・宣伝費 申請書は、覚書（MOU）、予算書とともに2013年3月末日までに地区へ提出すること。 申請は、地区内実施プロジェクトに限定。 会員の関与（ロータリアンが汗を流す）ことが明確に示せるプロジェクト。 申請の承認以前にプロジェクトを実施する場合は、領収書の日付が承認日以降であること。 補助金の分配は、各クラブの財団寄付額に応じて減額されることもある。 Ｒ財団年次寄付の地区目標（2012-13年度：１人当たり１４０ドル）の達成 12 プロジェクト適合資格チェックリスト チェック 記入 チェック項目 / 内容 地区 ルール 財団 ルール ①プロジェクトは、下記のどれに適合しているか？ ✔ ○ （以下の項目に適合していない場合は、地区に事前に問い合わせてください） ・教育的 ・人道的 ・環境保全 ・青少年育成指導 ✔ ②特定の受益者、団体、地域社会に対する継続的または過度の支援ではない （前年と同じ内容の場合は、同じ受益者でないこと） ○ ✔ ③既に進行中または完了したプロジェクトではない ○ ✔ ④ロータリー以外の団体が主体となっていない （提唱クラブが主催者であること） ○ ✔ ⑤「補助金参加者の利害の対立に関する方針」を遵守している （ロータリアンや関係者、クラブが受領者や受益者でないこと） ○ ✔ ⑥500ドルを超える標識が予算書に含まれていない ○ ✔ ⑦ロータリアンが積極的に関与すること （単なる寄付・寄贈などでなく、ロータリアンが汗を流す） ○ ✔ ⑧プロジェクトの予算書、報告書に以下の項目が含まれていない ・飲食費 ・賞品 ・プレゼント ・高額な広告宣伝費 ・奨学金 ○ ✔ ⑨補助金額は、プロジェクト費用総額の５０％以下である 補助金額は、１０万円以上、５０万円以下になっている ○ ✔ ⑩地区内実施のプロジェクトである ○ ✔ ⑪プロジェクトは７月下旬以降の開始で、終了は翌年１月末ごろ 決められた期日までに申請書や報告書などの提出ができる ○ ○ 過去の例から学ぶもの 補助金の原資は、地区目標：１人当たり１４０ドルの寄付金 2011-12年度 ⇒ 補助金分配＝地区目標に対する寄与率 ・プロジェクトを断念して申請を取り下げたクラブ ＝ ２クラブ ・申請した補助金額を減額されたクラブ ＝ １２クラブ 過去の実施例から浮かんできた次年度への課題 ・財務報告書（決算書）に飲食費を計上 ・受益者との懇親会を自炊で実施し、その食材費を財務報告書に計上 ・財務報告書に参加賞を計上 ・認められない費用を削除した結果、補助金が総額の半額を超過し一部を返金 ・補助金で購入した物品をクラブが保管 （クラブは受益者になれない） ・提唱クラブ以外が主催者 （提唱クラブは共催） ・プロジェクトの対象がロータリアンの関係施設 （利害の対立） ・プロジェクト費用の大半がチラシ作成費や広報費 ・プロジェクトが計画どおりに実施されず、使用しない補助金を一部返金 ・予算書に計上されていないものに支出 ・特定の受益者に対する継続的または過度な支援 ・同一の受益者へ、２クラブが、それぞれ別々のプロジェクトを実施 ・前回と同様（２年連続）のプロジェクト ・ロータリアンの関与が感じられない、単なる寄付行為と思われるもの ※上記事例は、新地区補助金委員会として当該年度の適格なプロジェクトとなるようにサポート済み 次年度の申請について 判断基準は、社会通念とロータリアンとしてのモラル クラブ：計画段階での自己チェック 地区：申請書類の事前チェックでのアドバイス 13 14 関係書類は７年間保管 地区補助金プロジェクトに関するすべての書類 ・原本：地区ロータリー財団事務所 ・写し：クラブで保管 保管期間７年間 ⇒ ７年後までロータリー財団の監査の可能性 ●クラブ役員、担当者、受益者の記憶 ⇒ 希薄化 ●監査委員が納得する、きちんとした説明の必要性 ●監査結果 ⇒ 不適合 ⇒ 補助金の返金 ●１プロジェクトの不備 ⇒ 他のプロジェクトの再監査 ●自己防衛のために 15 プロジェクトの立案から 地区補助金申請について ・ プロジェクトの適合資格の確認 → ハンドブック ・適合資格チェックリスト ・財団ルール ・地区申合せルール ・利害の対立に関する方針 問い合わせは ： 地区補助金小委員会（地区R財団事務所） ・ プロジェクトの決定 → 申請書作成 （＜記載説明書＞参照） ・実施内容がわかるプロジェクト名（サブタイトル付加） ・申請書：ロータリアンの関与と効果がよく分かるように ・連絡担当者：地区の問い合わせに対応できる人（事業内容と書類について分かる人） ・ 予算書作成 → 見積書の添付（実施内容に合った予算作り） （ ＜記載説明書＞参照） ・認められないもの：飲食費・賞品・景品・高額な広告宣伝費 ・補助金で支払うものとクラブ負担のものを振り分ける （補助金での購入品管理表） ・クラブに残るものはクラブ費から支出する（クラブは受益者になれない） ・予算書の内容と報告書の内容が異ならないように綿密な計画を （予算書に計上されていないものが財務報告書に計上された場合、クラブ負担となることがある） ・ 申請書締切 2013年3月末 →チェック・修正 →申請額の集計 →補助金額決定 ・ 最終の申請書・覚書（MOU） に署名（同じ日付）＋予算書＋見積書 → 地区へ郵送 申請書の記入について 16 申請Ｎｏ． ： 事前チェックの初回メール送信時には記入しないでください。 地区から返送する際に番号を付します。以後全ての書類にその番号を使用してください。 プロジェクト名 ： プロジェクトの内容がわかる名称にしてください。 詳細な内容がわかるサブタイトルを付けてください。 受益者 ： プロジェクトの対象となる人。効果を享受する人。人数、団体名等 具体的に記載してください。ロータリー関係者が含まれる場合は、必ず記載してください。 主 旨 ： プロジェクトの背景や目的と、内容の説明をしてください。 プロジェクトが、どれほどの多くの人の役にたつものか。 どれほど大きな効果をもたらすものかを記載してください。 開始日 ： ７月下旬以降。財団の承認日以降が望ましい。 予定終了日 ： 翌年１月末ごろまで。報告書が２月末の締め切りに間に合うように。 ４．プロジェクトにおける資金面以外のロータリアン・・・ ： ロータリアンの関与について ロータリアンの汗のかき方を具体的に説明してください。 ５．プロジェクト連絡担当者 ： 事業内容や書類について地区からの問い合わせに対応できる人 を記載してください。事務局の場合は「事務局まで」と注記して連絡先を記入してください。 ７．協力団体 ： プロジェクトの実施に不可欠な協力団体があれば記載してください。 名義だけの後援は記載不要です。プロジェクトの主催者が提唱クラブであることが条件です。 予 算 ： 予算書の金額と同じ。（予算書を修正した場合にはこちらも修正してください） 日 付 ： クラブの覚書（ＭＯＵ）に署名した日付。ＭＯＵの日付と同じ日付を記入してください。 17 予算の組み立て / 具体例 養護施設児童とロータリアンによる植樹事業 （移動にバス2台使用） プロジェクト支出総額【D】＝24万円 地区申合せルール 補助金【A】＝ 総額【D】の50％以下で、10万円以上50万円以下 飲み物や弁当代は、補助金予算書に入れないで別枠で、クラブ負担とする 費用項目 プロジェクト支出 プロジェクト支出 プロジェクト支出 総額【D】24万円 総額【D】24万円 総額【D】24万円 （飲食・記念品は不可） 補助金 【A】 交通費（ﾊﾞｽ2台 ＠6万円） 植樹費 その他資金 その他資金 【B】 6 万円 6 万円 12 万円 3 万円 3 万円 6 万円 6 万円 2 万円 2 万円 4 万円 4 万円 1 万円 1 万円 2 万円 2 万円 12 万円 12 万円 【B】 補助金 【A】 その他資金 補助金 【A】 11 万円 【B】 1 万円 （苗 300株 ＠200円） 植樹費 （肥料、土壌改質剤、他） その他経費 （保険料、軍手、他） 合 計 12 万円 12 万円 11 万円 13 万円 ★ 決算でその他資金【B】合計が、補助金【A】合計より少なくなった場合は、補助金を返金する。 補助金【A】は、クラブ費【B】より 少なく見積る方がよい（緑字の予算書） Ｒレートによる補助金送金額の増減も ある プロジェクト内容を十分ご検討の上、予算を立ててください。 プロジェクト実施後の補助金からの支出は、原則として予算計上された 項目のみとさせていただきます。 18 申請№ １ ⑤ 【別紙】 ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ予算書（2013-14 年度） プロジェクト名は、申請書と同一 /「ﾛｰﾀﾘｰ財団 新地区補助金申請書」添付書類 クラブ名 ○○ロータリークラブ プロジェクト名 地域の環境リーダー育成プロジェクト － 地元子供たち 100 名程度を対象とした環境問題体験学習会の実施 － このように補助金項目をシンプルにまとめてください。 １．ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ予算 （具体的にお書きください。必要に応じて行を追加してください） 報告書作成時に困らないために 予算書の項目や内容と 決算書の項目や内容が 相違しないように、充分に計画を 練って予算書を作成する 支出の利用区分 見積書 Ｎｏ 新地区補助金 その他資金（円） （円） １．交通費 大型バス 2 台 ２．印刷費 参加者募集リーフレット作成費 １ （1500 部） ３．自然館 ２ 105,000 52,500 入館料 ３ 32,000 ４．講師謝礼 2名 ４ 20,000 ５．会場費 報告会会場（○○市民会館） ５ 18,760 ６．看板 事前学習会、報告会 ６ 15,750 ７ 16,000 ７．水質調査道具 ８．印刷費 筆記用具他 報告書作成費 小 ８ 計 （E） 165,510 323,010 ※ 予算の根拠となる見積書・価格表等を可能な限り添付願います。 相見積の結果報告、利害の対立の報告、その他 予算金額の算出報告等を記載願います。 ２．備 補助金で支払うものと、 クラブ資金で支払うもの の振り分けを考える 63,000 （D） 157,500 ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ支出総額 （F）＝（D）＋（E） 予算書どおりに実施し、 予算書と同じ内容の決算書で 報告できるよう 考 ※ 取引業者にロータリー関係者が含まれる場合は、公平な取引であることを説明してください。 （利害の対立の報告） 見積書 Nｏ.１、２、６、７、8 については 2 社より見積を取り寄せ安価の方を採用しました。 ・予算項目「7.水質調査道具 筆記用具他」の発注先は、補助金申請クラブ内の○○会員の経 営する「○○○社」です。○○会員は入会○年目の信頼できる会員であり、物品単価・納期・ 業務依頼手続・本プロジェクトの理解度等、総合的に判断して取引は適正なものであることを 確認しています。 ・見積書 No．３、５については、施設のホームページより調べました。 ・見積書 No.４については、2 名の講師は現在選定中です。専門の講師ではなく地域で環境問 題に取り組んでいる方に依頼したいと考えておりますので、交通費込みで常識的な金額を計 上いたしました。 見積り書を添付し、番号を付ける 相見積りがあれば、参考資料と して添付する。 「補助金参加者の利害の対立に 関する方針」の遵守規定に関す る事項を備考欄に記載する ロータリアン関係は必ず 19 地区補助金 スケジュール（ハンドブックP43参照） 1. プロジェクトの計画、申請は実施の前年度 当年度プロジェクトの実施 2012.7.7 財団より ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ 案の承認 2012年 7月 7.24 地区から ｸﾗﾌﾞへ送金 2013.2.28 報告書締切 サポート 5月下旬 7月初旬 R財団へ ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ 報告書提出 ｸﾛｰｽﾞ プロジェクトの実施期間 10月 1月 2013年 サポート 4月 次年度プロジェクトの立案期間 2013.3.31 申請書締切 次年度プロジェクトの立案～実施 7月 10月 サポート R財団へ 一括申請 実施期間 7月下旬～8月中旬 地区からｸﾗﾌﾞへ送金 7月初旬 財団より承認 ★★ 前年度の新地区補助金プロジェクトが完全にクローズされないと次年度の補助金は送金されない。 2. クラブの体制作り 「次年度プロジェクト」の担当者・委員会 当年度プロジェクト ： 補助金の適正管理、実施、報告書提出 次年度のプロジェクト ： 立案、資格の取得、申請 当年度のプロジェクト実施と次年度のプロジェクト計画・申請が同時進行 プロジェクトの実施について 20 ●提出書類のコピー（2部）と関係書類の保管 ： 報告書作成に必要 ●プロジェクトの実施時期 （原則：申請の承認後） ・申請の承認以前に実施することは可能だが、領収書の日付は承認日以降 万が一プロジェクトが承認されなかった場合は全額クラブ負担となる ●予算の確実な執行 （補助金を返金することのないように） ・申請書のとおりにプロジェクトを実施し、予算書に従って費用を支出する ・予定外の支出は、原則クラブ負担 ・経費節減等により予算を下回った場合は、補助金とクラブ費用の割合に注意 ●専用口座の入出金の管理 ： 報告書作成時に困らないために ・資金引出し承認署名簿：クラブ幹事・クラブＲ財団委員長の承認 ・支払いは、専用口座からの振込が原則 ・クラブ費を合算して支払う場合は、クラブ負担金を口座に入金してから支払う ●プロジェクトの記録 ： ロータリアンの関与とプロジェクトの効果が良くわかるように ・写真（ロータリーとわかるもの）、マスコミ・新聞記事、プログラム、案内状、など 21 良いプロジェクトの実施 ロータリーの社会的認知度アップ ロータリアンの好感度アップ 会員増強 ご協力のほど よろしくお願いいたします ご清聴 ありがとうございました
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