サイボウズ Office 6 導入による社内革命 ・アプリケーション効果 ・ケーススタディ効果 -本資料について アプリケーション効果では一般的にグループウエア導入前に想定される社内状況に対し導入後 得られやすい効果について記載しております。 設備予約 会議室の予約は紙ファイルにて管理。予約す るにもいちいち離籍しなければならず処理が 面倒である。またどこの会議室が空いている のか、利用できるのかなど一覧で確認できな いため無駄な時間が多いのが問題。 ココが変わる！ Office 6 導入 スケジュール機能同様、会議室の 空き状況などを一覧で確認可能。 メンバースケジュール・空会議室な ど空時間検索も可能で時間調整業 務の効率化が実現できます。 導入前の想定される状況 導入後の効果 【メール】 初心者からエキス パートまで誰もが気軽 に使えるWebメール機 能。 専用メールソフトに匹 敵する高機能をブラウ ザー上で実現し、外 出・出張先からの利用 も可能。 資料の中でチェックマークとアプリケー ション名で記載されたコーナーがありま す。こちらはアプリケーションの概略を 記載しておりますが、詳細については 弊社ホームページ、製品カタログをご参 照ください。 アプリケーション効果 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 基本セット トップページ 書類や顧客からの郵送物。机の上はナレッジ生産の起点です。ナレッジワーカーにとって自 分のデスクは書類が「山積み」「あの資料はどこへ？」といった状態では業務効率の低下を 導き時には業務をストップさせる原因ともなり得ます。 Office 【トップページ】 「アプリケーションメニュー」 6 導 入 ココが変わる！ スケジュールやメール 到着など業務に必要な 最新の情報を表示し、 ユーザーは整理された 自分だけの「トップペー ジ」から即座に状況把 握・行動へと移せ、大 幅に業務時間の効率 化を可能にします。 「お探し物」 「スケジュール」 「お知らせ」 「ToDoリスト」 「タイムカード」 「最新情報」 「サイボウズNET」 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 基本セット スケジュール ココが変わる！ メンバーのスケジュールはホワイトボードで 管理。訪問先を記入するだけなので訪問時 には地図で調べたり、経路検索などにも時 間がかかる。しかもメンバー同志のスケ ジュール調整は時間がかかりすぎて困って いる。このような状況ございませんか？ メンバーのスジュールも一覧形式で 視覚的にとらえることが可能。エー ジェント機能を利用すれば一つのス ケジュールに必要な情報を一元管 理。時間調整業務、調査時間などを 短縮し業務効率を高めます。 山田部長行動予定表 鈴木行動予定表 Office 6 導入 設備予約 会議室の予約は紙ファイルにて管理。予約す るにもいちいち離籍しなければならず処理が 面倒である。またどこの会議室が空いている のか、利用できるのかなど一覧で確認できな いため無駄な時間が多いのが問題。 ココが変わる！ Office 6 導入 スケジュール機能同様、会議室の 空き状況などを一覧で確認可能。 メンバースケジュール・空会議室な ど空時間検索も可能で時間調整業 務の効率化が実現できます。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 基本セット 電話メモ（在席確認） 外出の多い社員、離席の多い社員の不在時 に大切な顧客や取引先から多くの電話がか かってくる。付箋やメモを利用し伝言を残すが 電話を受ける人間はメモを残す処理に多くの 時間を費やされ、顧客への返答にも時間がか かってしまう。 ココが変わる！ Office 6 導入 掲示板 なかなか社内の掲示板を社 員が閲覧してくれない。また 掲示した内容についての ディスカッションができずコ ミュニケーションが不足して いる。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品 ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 電話をうける人間は自分のデスク から簡単に電話メモを残すことが可 能ですので無駄な時間を省きます。 電話メモのメール転送機能で、外出 中の担当者からお客様への返答ス ピードも速まり顧客との信頼関係も 強まります。 ココが変わる！ Office 6 導入 【掲示板】 全てのユーザーに情報を発信する ことが可能です。情報は個々のトッ プページから確認できますので情 報の浸透力も深まります。掲示板内 でアイデア募集などナレッジを交換 することによって知的生産性を高め ます。 サイボウズ Office 6 掲示板はグループごと にカテゴリ分類され、見やすく整理されてい ます。「Office 6」ではこれら以外にも、任意 のカテゴリを新たに追加・削除可能です。グ ループ横断的なカテゴリの作成により、伝え たい人に確実に情報が伝達できます。 -サイボウズ Office 6 基本セット 社内メール 会議を開く必要性は高くないが、ちょっとし た決定事項を行うにもメンバー全員の時間 調整が必要。なかなかメンバーの調整もで きない状態なので決定事項の遅れが目 立っている。 ココが変わる！ Office 6 導入 メール 現在利用しているメールソフトだと出張中 にメールの確認ができない。顧客とのメー ルのやりとりが多いのに外出も多い。つい ついメールの確認、チェック、返信が遅れ お客様に迷惑がかかってしまう。 連絡と意見交換が気軽に行え、既 読状況も管理でき、意思疎通が確 実になります。メンバーがそれぞれ 自分のデスクにいる時に自分の意 見を述べることが可能ですので意 思疎通だけでなく決定スピードを速 めることも可能になります。 ココが変わる！ Office 6 導入 【メール】 Office 6のメールは外出先からも メールの確認、送信が可能ですの で情報を最適なタイミングで得るこ とが可能。素早く返信も行えるので 顧客との信頼関係も強化できます。 初心者からエキス パートまで誰もが気軽 に使えるWebメール機 能。 専用メールソフトに匹 敵する高機能をブラウ ザー上で実現し、外 出・出張先からの利用 も可能。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット 等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 基本セット アドレス帳 顧客のアドレス帳は個々が管理しているの で同じ顧客情報を複数名が管理している。 会社の情報資産ストックに無駄な動きが出 てしまう。 ココが変わる！ Office 6 導入 ファイル管理 担当者が作成した提案書や企画書は個々 の机の引き出しの中。また作成した資料の 多くは印刷して保存されるため書類の量が 膨大で保存したファイルを探すのに苦労す る。 コンタクトをとった顧客情報を個々 のアドレス帳に登録するのではなく 会社の資産としてアドレス帳に登録 すれば複数名の入力といった無駄 な動きが省けるだけでなく顧客の基 礎情報をメンバーで共有することが 可能ですので訪問先情報などの調 査時間を大幅に削減できます。 ココが変わる！ Office 6 導入 Office 6のファイル管理を利用すれ ば個々に作成されたファイルを保 管・共有できます。組織内での情報 整理・共有を簡単に行え、手軽にナ レッジマネジメントを達成可能です。 また紙ベースでの書類を大幅に削 減することができコスト削減にもつ ながります。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 基本セット 個人フォルダ メールや社内メール、画面に貼り付けた付 箋など情報を別々に管理しているので自分 が探している情報がどこにあるのかわから ない！個別のアプリケーションには検索機 能がついているもの、ついていないものが 混在しているので検索もかけられない。 ココが変わる！ Office 6 導入 サイボウズNET 出張中の情報を調べるのも一苦労。地図 検索、ホテル予約、チケット予約、全て出張 に必要な情報なのにバラバラに検索する のは時間もかかる。 【サイボウズNET】 サイボウズ Office 6 個人フォルダ を利用すればメール、社内メール、 メモの内容を一括管理することが可 能です。検索も個人フォルダ内で実 行することができますので必要な情 報を短時間で見つけ出すことが可 能です。 ココが変わる！ Office 6 導入 サイボウズNETはビジネスに利用 頻度の高い情報コンテンツを集約し たコンテンツ配信サイトです。必要 な情報を短時間に効率よく収集す ることが可能です。 最新のビジネスニュースや出張・外出時の路線 検索、ホテル・航空機の予約状況など、ビジネ スに必要な各種インターネット情報へのアクセ スを可能にする、便利な"情報への入り口"。 ■多彩なジャンルの情報を提供… 「ニュース・情報」「出張・外出」「地図・道 路」「調べ物」 ■カスタイマイズした形でトップページに 表示可能 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パン フレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 基本セット システム管理ツール 社内システムのメンテナンス、バックアップ はUIも複雑。結果システムを最適な状態に 保つのが困難になっている。 ココが変わる！ Office 6 導入 GUI操作でバックアップ、メンテナン スも楽に管理できます。管理者に とって常にOffice 6を最適な状態に 保つことによって、ユーザーも時間 の流れをとめることなく情報共有、 コミュニケーションが可能です。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 マネジメントオプション サイボウズ Office 6 ワークフロー 稟議書や購入申請・交通費清算などの申 請書は紙ベースで運用。決済までの時間も かかり上司が出張中の時など申請書類が 多くたまりタスク業務が膨大な量になる。 【サイボウズ Office 6 ワークフロー】 ココが変わる！ Office 6 導入 Office 6 ワークフローはフォーム作 成も簡単に行えます。簡単に運用も 行え、申請業務の効率化、申請書 類のペーパレス化につながります。 申請・承認業務のための電子決裁アプリケー ション。 トップページから最新一覧を参照、画面の指示 に従って入力するだけで簡単に申請を作成。業 務の効率化とスピードアップに貢献。 ■簡単なフォーム入力式 ■フォームの カスタマイズ機能 ■申請前にプレ ビュー可能 ■承認階層内で複数の承認者を設定可 能 ■「確認者」の指定が可能 ■自動計 算機能を搭載 ■外出先からの申請の受付・処理が可 能 ■CSV形式で申請フォームをイン ポート可能 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 マネジメントオプション サイボウズ Office 6 報告書 商談内容の報告などは紙で管理。商談の 流れが掴みにくく、ナレッジとしての活用が できていないため報告書から次へのビジネ スチャンスがなかなか見つからず困ってい る。 ココが変わる！ Office 6 導入 サイボウズ Office 6 プロジェクト 目的に対するタスクの管理がバラバラで業 務そのものが遅れてしまうことも。各自のタ スクを細かく管理できないため目的に対す る一体感に欠如し思うように業務が進まな い。 Office 6 導入 Office 6 報告書は商談内容を電子 化し内容に関する指示やアドバイス を迅速に行うことが可能です。ペー パレス化だけでなく、より質の高い 商談へと導けるようになります。 ココが変わる！ Office 6 プロジェクトは個々のタス ク管理をチャート形式でとらえ、確 実にタスクを遂行していくことが可 能です。仕事の全体を把握し、確実 に業務をこなすだけでなく業務効率 に向けての改善ポイントの発見にも つながります。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 モバイルオプション サイボウズ Office 6 ケータイ/ポケット 外出が多く社内の状況把握やお客様から のメールを確認できない。時には急な用件 を処理できずクレームを受けてしまうことも。 Office 6 導入 ココが変わる！ Office 6 ケータイ/ポケットを利用す れば外出中でもリアルタイムに社内 にアクセスし情報収集可能。 トップページ同様ユーザーに必要な 情報を中心に確認可能なので処理 スピードを改善し時間の効率化を図 ることが可能になる。 サイボウズ Office 6 シンク スケジュールの確認やメールの確認をもう 少ししたいのに外出しなければ。結局処理 を後回しする結果に。 ココが変わる！ Office 6 導入 Office 6 シンクを利用すれば外出 前にシンクロナイズ。スケジュール、 アドレス帳、メモ、メール、ToDoリス トを訪問先へ向かう途中などに確認 でき情報の収集スピードを遅らせる ことなく共有できます。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 ケーススタディ効果 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 現在のIT環境： 未整備～初級編 スケジュールの共有による営業スピードのアップ 重要な顧客の場合、次回のアポイントメントは、上司や技術者のスケジュールを考慮して、 一度帰社してから設定するのが普通。その場で全員のスケジュールが把握できれば、 １週間後の商談を半周に縮めることが可能となる。 結果として、クロージングまで４回の商談なら、１ヶ月かかるものが２週間に縮められる。 商談１回目 段取・調整 仕様提案 商談１回目 仕様提案 見積もり提出 段取・調整 見積もり提出 段取・調整 クロージング クロージング 掲示板の活用による社内情報共有の活性化 これまで、FAXで各支店や営業所に送っていた、通達や業界動向、マーケティング情報を グループウエアに切り替えることにより、デジカメなどビジュアルな情報や、既読確認など 確実性とインパクトが向上。トップからの一方的な通達の他に、現場からの情報を共有する ことにより、現場レベルでの情報力を格段にアップすることが可能になる。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 現在のIT環境： 中級編 回覧板の活用による情報収集や意見交換 社内メールの確認機能を利用した回覧板により、社内・部内の方針検討や目標設定の際に 簡単に意見集約することが可能に。これまで途中経過については、一部のスタッフの意見 と数字を元に、幹部が決定して伝達していたものが、経過についてもオープンにすることに より、現実的な目標と全社員のコミットメントが得られるようになる。 営業成績集約 回覧板で 意見募集 幹部会議 アンケートを 集約して会議 一方的 閉鎖的 双方向的 開放的 決定事項通達 施策実行 決定事項を 伝達 施策実行 社内メールによる電子会議の活発化 ピラミッド型からマトリックス型組織への移行に伴い、席や部署の離れたメンバー同士の交流 の必要性が激化。電子コミュニケーションツールの導入により、時間や場所を選ばずに 検討事項を議論できる環境に移行。会議の席には、すでに情報を入手して前検討も済ませた メンバーだけが集まるため、伝達の必要はなく、純粋に議論を行うことができる。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 現在のIT環境： 上級編 電子ワークフロー導入による権限の明確化と即断実行スタイルの実現 交通費の精算や支払伝票、休日申請だけに使われている書類決裁を、電子ワークフロー 導入によって、稟議決裁に拡大。案件ごとの判断基準と決裁者を明確にする事により、 責任や決定が曖昧な値引き案件や、新規投資が減少。 集計集約も簡単なので、定期的に幹部会でチェックを入れることも可能になる。 また、集約が簡単でチェックができる利点を活かして、フラットな組織を実現して稟議の階層 を減らし、権限委譲と業務のスピードアップを実現できる。 電子報告書によるナレッジワークの実現 これまでの報告書が上司への一方的なレポートだったことに比べて、電子報告書（サイボウズ Office 6 報告書）を導入することで、同僚や関係メンバーにも同時に報告書が回覧可能に。 報告書のコメント機能を使っての関係メンバー間の議論で、報告書から導き出される情報 に深みが出ると共に、スタッフの持つ情報量が飛躍的に増大。提案案件数の増加や異部署 間での協業促進で、スタッフのナレッジ増加と新しいワークスタイルを実現。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 -サイボウズ Office 6 導入で会社が変わる！ Office 6を利用することにより無駄な時間を省き、業務効 率を高め知的生産物を産み出す。 無駄な時間 Output 知的生産物 無駄な時間 無駄な時間 情報の一元管理 コミュニケーションの活性化 社員のITリテラシーの向上 業務効率の改善 業務コストの削減 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。 http://cybozu.co.jp ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。
© Copyright 2024 ExpyDoc
