VICERRECTORADO DE DOCENCIA UNIDAD DE ADMISIÓN Y REGISTRO Sangolquí, 03 de marzo de 2015-ESPE- UAR INSTRUCTIVO ACADÉMICO N.- 001 PARA EL PROCESO DE REGISTRO DE MATRÍCULAS, PERIODO ACADEMICO 201510 ABRIL – AGOSTO 2015 PARA ESTUDIANTES DE LAS CARRERAS DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS “ESPE” Y 201505 PARA EL INSTITUTO DE IDIOMAS. 1. ANTECEDENTES: A partir de la vigencia de la Ley Orgánica de Educación Superior LOES, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 298 de 12 de octubre de 2010, en la Disposición Transitoria Vigésima Segunda, se dispone que a partir de la vigencia de la LOES, se integrarán la Escuela Politécnica del Ejército ESPE, la Universidad Naval Comandante Rafael Moran Valverde – UNINAV y el Instituto Tecnológico Superior Aeronáutico – ITSA, para conformar la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, para lo cual formulará el estatuto de la universidad, de acuerdo con sus fines y objetivos específicos, conforme a las políticas que defina el Ministerio de Defensa Nacional. Mediante resolución RPC-SO-24-No.248-2013, adoptada en la Vigésima Cuarta Sesión Ordinaria del Pleno del Consejo de Educación Superior, desarrollada el 26 de junio del 2013, aprueba el Estatuto de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE. La Universidad de las Fuerzas Amadas ESPE, es una institución de educación superior, con personería jurídica, de derecho público, y sin fines de lucro, con autonomía académica, administrativa, financiera, orgánica y patrimonio propio. Como institución de educación superior de la Fuerzas Armadas es dependiente del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas en: política institucional en el ámbito de educación superior, designación de autoridades ejecutivas; y asignación de personal militar necesario para el funcionamiento de la Universidad, conforme al presente estatuto. El domicilio de la Universidad está en Quito y la Matriz principal en el Campus de Sangolquí, con extensiones en Latacunga, Salinas, Guayaquil, Santo Domingo de los Tsáchilas y Galápagos; se rige por la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento, Ley Orgánica de Servicio Público, el Código de Trabajo, la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas y otras leyes conexas, el presente Estatuto, los reglamentos expedidos de acuerdo con la Ley y Normas emitidas por sus órganos de administración y autoridades. En el Reglamento Interno de Régimen Académico y de Estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, aprobado por el pleno del Consejo de Educación Superior mediante Resolución RPC-SE-A3-No.051-2013 de veintiuno de noviembre del dos mil trece, en el Art. 8 trata del período académico ordinario y en su tercer inciso consta: En las Instituciones de Educación Superior IES, el inicio de las actividades de cada período académico ordinario a nivel nacional, se realizará en los meses de abril o mayo, y de Instructivo matrículas 201510 Página 1/22 septiembre u octubre. En el Art.33 de este mismo Reglamento se prevé el proceso de matriculación y consta: “La matrícula es el acto de carácter académico-administrativo, mediante el cual una persona adquiere la condición de estudiante, a través del registro de las asignaturas, cursos o sus equivalencias, en un periodo académico determinado y conforme a los procedimientos internos de una IES. La condición de estudiante se mantendrá hasta el inicio del nuevo período académico ordinario o hasta su titulación”. NOTA: No se eliminarán registros de matrículas, salvo que se cuente con la autorización de la autoridad académica correspondiente de acuerdo a la normativa vigente. El Vicerrectorado de Docencia, en coordinación con la Unidad de Admisión y Registro conscientes de aplicar las normativas en este proceso de Registro de Matrículas para el periodo académico 201510 abril – agosto 2015, establece las siguientes políticas: 2. POLÍTICAS GENERALES PARA EL PROCESO REGISTRO DE MATRÍCULAS DEL VICERRECTORADO DE DOCENCIA a. A partir del I nivel, los estudiantes de las carreras de la modalidad presencial y distancia, deberán registrar su matrícula a través de la página WEB, MIESPE. En todos los casos, deberán observar el cronograma que se encuentra en este instructivo y que será publicado en el micrositio de la Unidad de Admisión y Registro (UAR), “SERVICIOS UNIDAD ADMISIÓN Y REGISTRO”, en la página WEB, ESPE. b. Los estudiantes que cursan una Carrera y además la suficiencia en un idioma extranjero, en el Instituto de Idiomas de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE; deben matricularse primero en la Carrera y luego en Idiomas, siempre y cuando no afecte al plazo de período ordinario de matrículas. c. Los trámites de reingreso y de cambio de carrera para las carreras de Ingeniería y Tecnología, de la Modalidad de Educación a Distancia, que se encuentran cerradas, se realizarán conforme al Plan de Contingencia correspondiente; mismo que será socializado por el Vicerrectorado de Docencia. 3. NORMATIVA DE GRATUIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR PÚBLICA. Reglamento para garantizar el cumplimiento de la gratuidad de la Educación superior Pública, aprobado por el Consejo de Educación Superior, el 02 de Julio de 2014; vigente desde la fecha de su aprobación. Art. 4.- De los Aranceles y Matrículas.- Para efectos del establecimiento del valor que las instituciones de educación superior pública deben cobrar por concepto de pérdida temporal o definitiva del derecho a la gratuidad, se aplicará lo siguiente: a) Valor del Arancel.- Es el valor que las instituciones de educación superior pública cobrarán al estudiante, en concordancia con lo establecido en la Instructivo matrículas 201510 Página 2/22 Disposición General Primera del presente Reglamento; además, este valor tendrá relación con el número de horas de los cursos y asignaturas, o sus equivalentes, del correspondiente período en el que el estudiante ha reprobado; en este caso el valor a pagar será el valor del crédito (Presencial $38.50; Distancia y Semipresencial: $22.50) por el número de créditos reprobados y por el cincuenta por ciento (50%). b) Valor de la Matrícula.- Es el valor que las instituciones de educación superior pública cobrarán al estudiante una sola vez en cada período académico, por concepto de gastos administrativos y servicios generales. Este valor no excederá del diez por ciento (10%) del valor total del arancel del respectivo período académico. En todos los casos se observará el principio de igualdad de oportunidades y el indicado valor se cobrará en cualquier tipo de matrícula, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Régimen Académico. Art. 5.- Criterios y ámbitos de la gratuidad.- De conformidad con el artículo 80 de la Ley Orgánica de Educación Superior, la gratuidad se vincula a la responsabilidad académica de los estudiantes, de acuerdo con los siguientes criterios: 1) La gratuidad cubrirá a quienes se inscriban en los niveles preuniversitario, prepolitécnicoy sus equivalentes, de conformidad con los parámetros del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión, así como a los estudiantes regulares que se encuentren cursando carreras de nivel técnico, tecnológico o sus equivalentes, y de grado, en los períodos académicos ordinario o extraordinario. 2) La gratuidad se vincula a la responsabilidad académica de los estudiantes, la misma que se cumplirá por los estudiantes regulares que aprueben las asignaturas, cursos o sus equivalentes, del periodo académico correspondiente, en el tiempo y en las condiciones establecidas para la respectiva carrera por la institución de educación superior. 3) Por concepto de gratuidad se cubrirá una sola carrera por estudiante. También serán beneficiarios de este derecho, por una sola vez, los estudiantes que cambien de carrera siempre que hayan aprobado una o varias asignaturas, cursos o sus equivalentes, dentro de los períodos académicos ordinario y extraordinario cursados de carácter obligatorio, que puedan ser homologados de acuerdo a las normas del Reglamento de Régimen Académico. 4) La gratuidad cubrirá todas las asignaturas, cursos o sus equivalentes de la respectiva carrera hasta la obtención del título. 5) La gratuidad cubrirá los rubros correspondientes a la primera matrícula y escolaridad en una misma carrera conforme al presente Reglamento, así como los costos requeridos para la aprobación de la unidad de titulación o la elaboración y aprobación del trabajo de titulación, según sea el caso, en los términos dispuestos en la Ley Orgánica de educación Superior, su Reglamento General, el Reglamento de Régimen académico y el presente Reglamento. Instructivo matrículas 201510 Página 3/22 La gratuidad no cubrirá los rubros correspondientes a segundas y terceras matrículas en las respectivas asignaturas, cursos o sus equivalentes. Tampoco cubrirá los rubros correspondientes a matrículas que tengan carácter extraordinario o especial, salvo circunstancias de caso fortuito u fuerza mayor debidamente documentadas, así como las contempladas en el presente Reglamento. Art. 6.- Para efectos de aplicación del presente Reglamento, el rubro que los estudiantes paguen cuando haya pérdida parcial y temporal o definitiva en un período académico, constará de una parte variable, correspondiente al arancel, dependiente del número de horas correspondientes a las asignaturas, cursos o sus equivalentes en los que el estudiante solicite matrícula en el correspondiente período académico; y, de una parte fija, correspondiente a la matrícula, que le da derecho a ser estudiante de la institución de educación superior, en el marco de lo establecido en el presente Reglamento. Art. 7.- Estudiantes regulares de las instituciones de educación superior públicas.- Son estudiantes regulares de las instituciones del Sistema de Educación Superior aquellos que se encuentran matriculados en al menos el 60% de las asignaturas, cursos o sus equivalentes, que permite su plan de estudios en el período académico ordinario correspondiente. También se consideran estudiantes regulares aquellos que se encuentran cursando el período académico de culminación de estudios; es decir, aquel en el que el estudiante se matriculó en todas las actividades académicas que requiere aprobar para concluir su carrera. DISPOSICIÓN GENERAL PRIMERA.- En caso de pérdida temporal o definitiva de la gratuidad, las instituciones de educación superior sujetas al presente Reglamento podrán cobrar por concepto de matrícula y aranceles entre el diez por ciento (10%) y cincuenta por ciento (50%) del valor recibido por la institución de educación superior por cada estudiante en función del costo óptimo por tipo de carrera y modalidad de aprendizaje, en el año inmediato anterior a la matrícula, considerando obligatoriamente la situación socio-económica del estudiante y su hogar. La información relativa al costo óptimo será suministrada por la SENESCYT a las instituciones de educación superior. 4. DEVOLUCIÓN DE ARANCELES. Reglamento Interno del Régimen Académico).Art. 82.-Devolución de aranceles.- Se autoriza la devolución de los aranceles por créditos para los estudiantes que no cumplan con los criterios de responsabilidad académica, de la siguiente manera: a. El director de carrera, en la totalidad de lo pagado cunado no se abra un curso o las asignaturas en las que se haya matriculado en cuyo caso no se afectarás la gratuidad del estudiante. Para este caso comunicará a la Unidad de Admisión y Registro. Instructivo matrículas 201510 Página 4/22 b. El consejo de carrera en el 100% del pago por los créditos de las asignaturas en que se hubiere matriculado, cuando apruebe la solicitud de retiro, conforme lo estipulado en el Art. 132. En este caso no se afectará la gratuidad del estudiante. c. El Honorable Consejo Universitario, cuando resuelva la anulación de matrícula en una o más asignaturas, en el 100% del pago por los créditos de las asignaturas anuladas. En este caso si se afectará la gratuidad del estudiante, cuando corresponda. 5. ANULACIÓN DE MATRICULA Y RETIRO DE UNA ASIGNATURA. Reglamento Interno de Régimen Académico y de Estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE: “Art. 35.- De la anulación de matrícula.- El órgano colegiado académico superior podrá declarar nula una matrícula cuando ésta haya sido realizada violando la ley y la normativa pertinente. “Art. 36.- Retiro de una asignatura.- Un estudiante, voluntariamente, podrá retirarse de una o varias asignaturas en un periodo académico en un plazo de hasta 30 días contados a partir de la fecha la presentación de la solicitud será de 30 días contados a partir de la fecha de inicio de las actividades académicas. En situaciones caso fortuito o fuerza mayor, enfermedad, embarazo o situaciones similares, debidamente documentados, que le impidan continuar sus estudios, estos casos serán conocidos y aprobados por la instancia correspondiente en cada IES. En caso de retiro voluntario y caso fortuito o fuerza mayor, la matrícula correspondiente a estas asignaturas quedará sin efecto y no se contabilizará para la aplicación de lo establecido en el artículo 84 de la LOES. 6. PLANIFICACIÓN DEL REGISTRO DE MATRÍCULAS Las fechas programadas para trámites de reingreso, cambio de carrera de la misma u otra Institución de Educación Superior y matrículas, en las carreras de las Modalidades de Educación Presencial y a Distancia, para los estudiantes de I a IX Nivel, son las siguientes: a. Carreras de las modalidades presencial y a distancia: ACTIVIDADES FECHAS Si un estudiante no finaliza su carrera o programa y se retira, podrá reingresar a la misma Carrera o programa en el tiempo máximo de 5 años contados a partir de la fecha de su retiro. Si no estuviere aplicando el mismo plan de estudios deberá completar todos los requisitos establecidos en el plan de Del 18 de febrero al 18 de marzo de 2015. RESPONSABLE/S REINGRESOS: Instructivo matrículas 201510 DIRECTOR DE CARRERA UAR ESTUDIANTE Página 5/22 ACTIVIDADES estudios vigente a la fecha de su reingreso. Cumplido este plazo máximo para el referido reingreso, deberá reiniciar sus estudios en una Carrera o Programa Vigente. En este caso el estudiante podrá homologar asignaturas, cursos o sus equivalentes en una carrera o Programa vigente, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Régimen Académico, disposición general quinta. Se debe observar además lo establecido en el Art. 37 literal d) del Estatuto de la Universidad de las Fuerzas ArmadasESPE y en concordancia con los Art. 188, 189 y 190 del Reglamento Interno de Régimen Académico y de Estudiantes de las Fuerzas Armadas ESPE, respecto a la asignación de cupo, requisitos y del procedimiento. Ver Procedimiento. FECHAS RESPONSABLE/S Del 18 de febrero al 18 de marzo de 2015 DIRECTOR DE CARRERA UAR ESTUDIANTE CAMBIOS DE CARRERA: Respecto a la asignación de cupo se observará lo establecido en los Arts. 34.- del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión; 37 literal d) del Estatuto de la Universidad de las Fuerzas ArmadasESPE 94 al 98 de la reglamentación de estudiantes vigente en lo referente a Cambio de carrera. Art. 34.- del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión: Cambios de Carrera para las y los estudiantes matriculados en las Instituciones de Educación Superior (IES).- Las solicitudes de cambio de carrera para las y los estudiantes que hayan aprobado el proceso del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión, y sean estudiantes regulares en las distintas instituciones de educación superior del país, se tramitarán por cada institución de educación superior, conforme al Reglamento de Régimen Académico, verificando que la o el estudiante haya obtenido en el Examen Nacional para la Educación Superior (ENES), el puntaje mínimo con el que cerró la carrera para dicha convocatoria, para la carrera a la que desea aplicar. Art. 94.- Reglamento Interno Régimen Académico y de Estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE. De los cambios de carrera.- Los estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas-ESPE o los provenientes de otras instituciones de educación superior del país o del exterior, podrán solicitar el cambio de carrera o cursar una segunda carrera, siempre que haya cupos disponibles, con el reconocimiento de asignaturas, conforme se establece en este capítulo. Los estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, podrán solicitar cambio de carrera, campus sujetándose a lo establecido en este reglamento. Art. 95.- De la asignación de cupos.- Los directores de carrera determinarán si existen cupos disponibles para los diferentes niveles referenciales de cada carrera y remitirán al Vicerrectorado de Docencia con 45 días de anticipación a la fecha de inicio de un período académico, un informe en el que conste la proyección del número de estudiantes por nivel referencial y los cupos disponibles por nivel. El Director de Carrera resolverá sobre las solicitudes de cambio Instructivo matrículas 201510 Página 6/22 ACTIVIDADES de carrera presentadas por los estudiantes a la que requiere realizar el cambio. Todos los estudiantes que iniciaron sus estudios en esta Universidad desde febrero del 2012, presentarán la solicitud adjuntando el examen del ENES; para los anteriores a esta fecha, el Director de Carrera hará el análisis respectivo con el Record académico y un certificado de no tener impedimentos en la Universidad; en caso de que no conste el último período cursado, solicitará la cartilla de calificaciones. El Director de Carrera remitirá a la UAR la documentación para el registro de la nueva curricula en el sistema académico. FECHAS RESPONSABLE/S Del 18 de febrero al 12 de marzo de 2015 DIRECTOR DE CARRERA UAR ESTUDIANTE Ver procedimiento art. 98 TRANSFERENCIAS: Art. 34.- Cambios de carrera para las y los estudiantes matriculados en las instituciones de educación superior (IES).- Las solicitudes de cambio de carrera para las y los estudiantes que hayan aprobado el proceso del Sistema Nacional de Nivelación y Admisión (SNNA), y sean estudiantes regulares en las distintas Instituciones de educación superior del país, se tramitarán por cada institución de educación superior, conforme el Reglamento de Régimen Académico, verificando que la o el estudiante haya obtenido en el Examen de Nivelación para la Educación Superior (ENES), el puntaje mínimo con el que cerró la carrera para dicha convocatoria, para la carrera a la que desea aplicar. a) Documento de asignación del cupo para el nivel referencial de la carrera, emitido por el director de carrera correspondiente; b) Solicitud para el trámite de reconocimiento en el formulario correspondiente, dentro de los plazos que se determine para cada periodo académico (45 días antes del inicio del período, Art. 98 Reg. Int. Reg. Acad. Y de Estu.). c) Copia a color de la cédula de ciudadanía y papeleta de votación; d) Original del récord académico, debidamente legalizado, donde conste la carrera de procedencia, con las asignaturas aprobadas y reprobadas, calificaciones obtenidas, número de créditos y el sistema de evaluación con la escala de calificación. e) Original del plan de estudios y programas certificados con la carga horaria de las asignaturas cursadas en que deberán constar las asignaturas aprobadas y reprobadas; f) Para el caso de estudios de educación superior cursadas en el exterior, certificación y constancia fehaciente de que la institución, que hubiere otorgado los certificados de estudio, sea reconocida oficialmente como institución de educación superior por el organismo correspondiente. g) Comprobante de haber pagado los derechos correspondientes; h) Los extranjeros presentaran además, el permiso domiciliario definitivo o el pasaporte con la visa de estudiante; y, i) En el caso de extranjeros o respecto de estudios realizados en el exterior, toda la documentación deberá presentarse traducida al castellano, cuando hubiese lugar a ello, apostillada o en los países no suscriptores al convenio de postilla, autenticada y legalizada por la cancillería del país de origen o equivalente. Además presentarán el puntaje obtenido en el Examen del ENES Instructivo matrículas 201510 Página 7/22 ACTIVIDADES de la convocatoria y una certificación de la institución de educación superior de origen, indicando que el estudiante no tenga ningún impedimento, para continuar sus estudios en dicha institución; este certificado deberá especificar que el estudiante no registra impedimento académico por haber reprobado segunda o tercera ocasión en una o más asignaturas en la universidad de la que proviene. FECHAS RESPONSABLE/S El Director de Carrera, observará que el puntaje obtenido en el Examen del ENES sea igual o superior al que se exige para ingreso de la respectiva carrera y lo establecido en el Art. 37 literal d) del Estatuto de la Universidad de las Fuerzas ArmadasESPE y del Art. 95 del Reglamento Interno de Régimen Académico y de Estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE en vigencia, respecto a la asignación de cupo y en lo referente a Cambio de carrera, luego de haber finalizado el trámite de reconocimiento de asignaturas y de su aprobación en el Consejo de Carrera remitirá el trámite a la UAR. La secretaría académica de la UAR registrará la transferencia, de las asignaturas homologadas de todas aquellas personas que hubieren presentado su documentación hasta la fecha señalada en este instructivo. MATRÍCULAS ORDINARIAS: a) Para estudiantes de segundo a noveno nivel: El registro de matrícula (así como el de actualización de datos personales) se realizará a través de: www.espe.edu.ec en el link Servicios UAR / Matrículas /Portal MI ESPE. El cronograma de registro de matrícula se habilitará de acuerdo al número de créditos aprobados en el historial académico, de mayor a menor y se publicará en el micro sitio UAR. Se dará prioridad a los estudiantes que no tengan reprobada ninguna asignatura en su historial académico. Los estudiantes podrán modificar el registro de su matrícula, sin requerir autorización alguna, a través de la WEB del Portal MI ESPE. Solo el día que le corresponde su matrícula. b) Del 23 de marzo al 5 de abril de 2015 registro de matrícula por WEB. De acuerdo al cronograma de matrículas por número de créditos aprobados en el historial académico. DIRECTORES DE DEPARTAMENTO UAR UTIC ESTUDIANTE Para estudiantes nuevos de primer nivel. Los estudiantes nuevos y repetidores de primer nivel realizarán su matrícula a través de la WEB del Portal Mi ESPE. Del 04 al 5 de abril de 2015 MIGRACIÓN DE REGISTROS DE MATRÍCULAS AL BANCO PARA PAGO: La dirección Financiera migrará la información de los registros de matrículas con valores a pagar por concepto de pérdida de gratuidad. PAGO DE ARANCELES Y MATRÍCULAS POR PARTE DE LOS ESTUDIANTES QUE PIERDEN GRATUIDAD: Los estudiantes deben acercarse a las agencias del Banco del Pichincha a nivel nacional en las siguientes fechas. Instructivo matrículas 201510 UTIC TESORERIA Del 13 al 22 de abril de 2015. UTIC TESORERIA ESTUDIANTES Página 8/22 ACTIVIDADES FECHAS RESPONSABLE/S Confirmar con U Financiera MATRÍCULAS EXTRAORDINARIAS Y ESPECIALES Para estudiantes de primero a noveno nivel de todas las carreras de las modalidades presencial y a distancia que no hubieren registrado ninguna asignatura en el período de matrículas ordinarias: a) Matriculas extraordinarias: Las matrículas extraordinarias son las que se realizan en el plazo máximo de 15 días posteriores a la culminación del periodo de matrícula ordinaria. (Art. 34 lit. b del Reglamento de Régimen Académico). Del 06 al 10 de abril de 2015, registro manual de matrículas. VICERRECTOR DE DOCENCIA DIRECTORES DE DEPARTAMENTO DIRECTOR DE CARRERA. UAR ESTUDIANTES PROCEDIMIENTO: El estudiante debe presentar una solicitud al Director de Carrera, en la que deberá constar sus datos personales, los NRC´s, el justificativo y la documentación de respaldo para que, en un plazo no mayor a 48 horas verifique la existencia de cupos; remitirá, con la sumilla y sello de la Dirección, al Vicerrector de Docencia quien en un plazo no mayor a 48 horas autorizará con o sin valores a cancelar, según corresponda y remitirá a la UAR para el registro en el sistema académico. Tesorería informará al estudiante el valor a cancelar, si corresponde. PAGOS: El estudiante cancelará este rubro en la agencia del banco Rumiñahui de la Universidad de las Fuerzas Armadas – ESPE y se acercará con el comprobante del pago a Tesorería para su registro. Del 13 al 22 de abril de 2015, registro manual de matrículas. UTIC TESORERIA ESTUDIANTES Del 13 al 20 de abril de 2015, registro manual de matrículas. HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR VICERRECTOR DE DOCENCIA DIRECTORES DE DEPARTAMENTO DIRECTOR DE CARRERA. UAR ESTUDIANTE Art. 10 Reglamento de Gratuidad: Prohibiciones de cobros en las instituciones de educación pública: 1. Primeras matrículas ordinarias, extraordinarias y especiales, conforme a lo establecido en el Art. 34 del Reglamento de Régimen Académico. b) Matriculas especiales: Es aquella que, en casos individuales excepcionales, otorga el órgano colegiado académico superior de las universidades y escuelas politécnicas, así como el organismo de gobierno de los institutos y conservatorios superiores, para quien, por circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor debidamente documentadas, no se haya matriculado de manera ordinaria o extraordinaria.(Art. 34 lit. c del Reglamento de Régimen Académico). Esta matrícula se podrá realizar hasta dentro de los 15 días posteriores a la culminación del periodo de matrícula extraordinaria. Art. 10 Reglamento de Gratuidad: Prohibiciones de cobros Instructivo matrículas 201510 Página 9/22 ACTIVIDADES en las instituciones de educación pública: FECHAS RESPONSABLE/S 1. Primeras matrículas ordinarias, extraordinarias y especiales, conforme a lo establecido en el Art. 34 del Reglamento de Régimen Académico. PROCEDIMIENTO: El estudiante debe presentar una solicitud al Director de Carrera, en la que deberá constar sus datos personales, los NRC´s, el justificativo y la documentación de respaldo para que, en un plazo no mayor a 48 horas verifique la existencia de cupos remitirá, con la sumilla y sello de la Dirección al Vicerrector de Docencia quien en un plazo no mayor a 24 horas, tomará conocimiento remitirá al Rectorado para que se someta a consideración y resolución del Honorable Consejo Universitario, quien decidirá, si autoriza con o sin valores a cancelar, según corresponda y remitirá a la UAR para el registro en el sistema académico. Tesorería informará al estudiante el valor a cancelar, si corresponde. UTIC TESORERIA ESTUDIANTES PAGOS: El estudiante cancelará este rubro en la agencia del Banco General Rumiñahui y se acercará con el comprobante original del pago a Tesorería para su registro. Del 13 al 22 de abril de 2015, registro manual de matrículas. Art. 10 Reglamento de Gratuidad: Prohibiciones de cobros en las instituciones de educación pública: 1. Primeras matrículas ordinarias, extraordinarias y especiales, conforme a lo establecido en el Art. 34 del Reglamento de Régimen Académico. MODIFICACIÓN MATRÍCULA: AUTORIZADA DE REGISTRO DE PARA PROCESO DE MODIFICACION DE MATRICULA INDIVIDUAL POR ESTUDIANTE El PROCEDIEMIENTO SE VA A REALIZAR A TRAVES DE UN WORFLOW Del 13 al 17 de abril 2015. El Director de Carrera autorizará la modificación de la matrícula de estudiantes de su carrera por causas justificadas como: el cierre o división de un NRC, cambio de horarios u otros por convenir a la planificación de la Carrera; en caso de ser necesario, coordinará con el Director del Departamento de la asignatura a ser modificada y el proceso es manual a través de la UAR, para el tramite respectivo. La modificación se registrará en la Unidad de Admisión y Registro del respectivo Campus; para el Centro de Apoyo No. 50 (modalidad a distancia), el Campus será Sangolquí; los demás centros de apoyo deberán remitir los datos al respectivo Director de Carrera, quien a su vez enviará el trámite a Secretaria Académica en la UAR. Modalidad de Educación a Distancia, el Director de la Carrera Instructivo matrículas 201510 Página 10/22 ACTIVIDADES deberá comunicar a Educación Virtual para que se le actualice el registro de matrícula en las aulas virtuales. FECHAS RESPONSABLE/S INICIO DE CLASES: Estudiantes del I al IX Nivel: El 13 de abril de 2015. VICERRECTOR DE DOCENCIA DIRECTORES: DEPARTAMENTO CARRERAS ENTREGA DE DOCUMENTOS: Los estudiantes nuevos de primer nivel y los que hubieren aprobado el examen de exoneración del curso de nivelación para cursar su carrera en la modalidad presencial, entregaran su documentación, de acuerdo a lo que exige el reglamento vigente, en la Secretaría Académica de la UAR del campo al que corresponda; los estudiantes que van a cursar su carrera en la modalidad a distancia en los Centros de apoyo; para el Centro de Apoyo No. 50, se entregará en la UAR del campus Sangolquí, de acuerdo al siguiente Calendario Del 20 de abril al 10 de mayo de 2015 ESTUDIANTE UAR De acuerdo al cronograma que publicará la Unidad de Seguridad Física. UNIDAD SEGURIDAD FÍSICA UTIC Revise aquí la lista de documentos a ser entregados CARNETIZACIÓN: Estudiantes nuevos de las carreras de modalidad presencial y a distancia. DE b. Suficiencia en Idiomas ACTIVIDADES INSCRIPCIÓN: Los estudiantes nuevos que NO cursan carreras en la ESPE y que van a cursar idiomas en las modalidades presencial y a distancia y los estudiantes antiguos de Carrera de las modalidades presencial y a distancia, de todos los campus, que vayan a tomar por primera vez un idioma extranjero, registrarán su inscripción en el período 201505 a través de la página www.espe.edu.ec en link Servicios UAR / Inscripción / Idiomas (Portal MI ESPE) FECHAS Del 14 de enero al 08 de marzo de 2015 RESPONSABLE INSTITUTO DE IDIOMAS UAR UTIC NOTA: Verificación de la inscripción:El estudiante podrá verificar si realizó correctamente su inscripción en el listado de estudiantes inscritos, que se publicará en la pág. Web-ESPEen el mismo sitio donde realizó la inscripción. REINGRESOS: Cuando el estudiante haya suspendido sus estudios por uno o dos periodos académicos, deberá presentar una solicitud en papel politécnico dirigida al Director del Programa de Suficiencia, para luego con la autorización dirigirse a la Secretaría Académica de la UAR del campus en el que va a cursar el idioma para el registro en el sistema académico. Del 18 de febrero al 18 de marzo de 2015 INSTITUTO DE IDIOMAS UAR CAMBIODE CAMPUS Y/O MODALIDAD: Instructivo matrículas 201510 Página 11/22 ACTIVIDADES FECHAS El estudiante presentará una solicitud en papel politécnico dirigida al Director del Programa de Suficiencia, de la modalidad a la que requiere realizar el cambio, haciendo constar el campus y adjuntando el record académico, en caso de que no conste el último período cursado, solicitará la cartilla de calificaciones; haciendo constar el campus en el que cursará sus estudios; con la autorización correspondiente acudirá a la Secretaria Académica de la UAR del campus donde cursará sus estudios, para el registro en el sistema académico. Los estudiantes de carrera de la Universidad que se matriculen en un curso de la suficiencia de idiomas, mantendrán los criterios de gratuidad en dicha matrícula, siempre que cumplan con lo establecido en el Art. 80 de la LOES. Del 18 de febrero al 18 de marzo de 2015 RESPONSABLE INSTITUTO DEIDIOMAS UAR NOTA: A partir de octubre de 2010, la gratuidad cubre un solo idioma de suficiencia. PARA RENDIR EXÁMENES DE UBICACIÓN: DIRECTORES DE LOS PROGRAMAS DESUFICIENCIA INSTITUTO DE IDIOMAS ESTUDIANTE Para aquellos estudiantes que en la inscripción seleccionaron la opción para rendir un examen de ubicación (en los idiomas inglés y chino mandarín), seguirán el siguiente procedimiento: Modalidad Presencial Del 16 al 19 marzo de 2015 Modalidad a Distancia Del 12 de marzo de 2015 Publicación de listas de estudiantes que rendirán exámenes de ubicación de idiomas: 23 de marzo de 2015 INSTITUTO DEIDIOMAS Publicación de resultados de exámenes de ubicación de idiomas: IDIOMAS INSTITUTO DEIDIOMAS De los estudiantes que rindieron el examen de ubicación. 23 de marzo de 2015 De los estudiantes que rendirán el examen de ubicación. REGISTRO DE MATRÍCULAS DE ESTUDIANTES: Los estudiantes nuevos y antiguos de la suficiencia en idiomas realizarán su matrícula en las fechas establecidas en este instructivo; a través de: www.espe.edu.ec en el link Servicios UAR /Matrículas / Portal MI ESPE. Pago de matrículas para estudiantes sin gratuidad y que no son de carrera: Los estudiantes deben acercarse a las agencias del Banco del Pichincha a nivel nacional en las siguientes fechas. INICIO DE CLASES: Instructivo matrículas 201510 UAR ESTUDIANTE 23 de marzo al 5 de abril de 2015 ESTUDIANTE Del 13 al 22 de abril de 2015 13 abril 2015. de DIRECTOR INSTITUTO DE IDIOMAS Página 12/22 ACTIVIDADES FECHAS RESPONSABLE MODIFICACIÓN DE REGISTRO DE MATRICULA: PARA PROCESO DE MODIFICACION DE MATRICULA INDIVIDUAL POR ESTUDIANTE El PROCEDIEMIENTO SE VA A REALIZAR A TRAVES DE UN WORFLOW El Director del programa de suficiencia analizará y autorizará la modificación de la matrícula de estudiantes de su programa por causas justificadas como: el cierre o división de un NRC, cambio de horarios u otros por convenir a la planificación del Instituto de Idiomas, para ello utilizará el respectivo formulario de registro de matrícula manual. Del 13 al 17 de abril 2015. DIRECTORES DE LOS PROGRAMAS DE SUFICIENCIA INSTITUTO DE IDIOMAS UAR ESTUDIANTE 7. RESPONSABILIDADES a. EL HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO • b. c. Tramitar las solicitudes de matrículas especiales, remitidas por los Directores de Carrera a través del Vicerrectorado de Docencia. EL VICERRECTORADO DE DOCENCIA • Tramitará las solicitudes de matrículas extraordinarias remitidas por los directores de Carrera quien verificará la existencia de cupos, las cuales deben contener los datos de identificación del estudiante, los NRC´s y la sumilla y sello de Director de carrera. • Autorizar solicitudes de reingreso y cambios de Carrera fuera de plazo, con el informe justificativo de los Directores de Carrera, debiendo observar que si la autorización se concede como matrículas extraordinarias o especiales; y si los estudiantes cancelarán el valor de los créditos por concepto de pérdida de gratuidad. LA UNIDAD DE ADMISIÓN Y REGISTRO • Realizará la planificación, ejecución y supervisión del proceso de matrícula. • Creará los períodos 201510 para las Carreras de los niveles de formación: tercer nivel y tecnológico superior; y 201505 para los programas de suficiencia en Idiomas. • Hasta el viernes 6 de febrero de 2015, se publicará en el micro sitio de la UAR, el instructivo y cronograma para el registro de matrícula de los estudiantes, en los periodos académicos 201510 y 201505. • Los Secretarios Académicos de cada una de las carreras verificarán que la documentación requerida en el Reglamento de Estudiantes vigente se encuentre completa en los expedientes que receptarán a los estudiantes nuevos de primer nivel, para el período 201510; y, luego de 15 días laborables contados desde el 20 abril de 2015, es decir del 20 de abril al 10 de mayo de 2015, entregarán los Instructivo matrículas 201510 Página 13/22 expedientes al encargado de archivo. De existir expedientes incompletos o que no hayan sido entregados, deberán notificar a los estudiantes para que entreguen la documentación hasta el 5 de junio del 2015. • De requerir principalizar la currícula, por cambio de Carrera (homologación), o activar la misma por reingreso, los Secretarios Académicos, realizarán la modificación requerida previa verificación de: impedimentos académicos o económicos y de que se encuentre completa la documentación de respaldo, con la respectiva autorización del Director de Carrera; y marcarán el periodo de catálogo correspondiente; verificación de las cohortes del estudiante con la información que se encuentre en la malla curricular a la que pertenece; posteriormente archivará la documentación en físico y magnético en el expediente del estudiante. d. LAS UNIDADES DE EDUCACIÓN PRESENCIAL Y A DISTANCIA • Se replicará la distribución de aulas de los Departamentos en la Matriz de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE; en la extensión-Latacunga y en las Unidades Descentralizadas, esta responsabilidad le corresponde al Director de la Unidad de Estudios Presenciales. • La Unidad de Educación a Distancia remitirá el presente instructivo a los Administradores de los Centros de Apoyo. • Disponer a la UTIC las fechas y el procedimiento de acuerdo a la reglamentación vigente con que se deberán marcar los impedimentos académicos al cierre del período 201420 (septiembre 2014 febrero 15). • Levantar los impedimentos académicos bajo el procedimiento establecido en la reglamentación vigente. • Publicar las mallas curriculares de las carreras de la modalidad a distancia, con los códigos de asignatura que constan en el catálogo del sistema académico Banner, mismas que deben ser remitidas por los Directores de Carrera, en el micrositio de la Unidad de Estudios a Distancia, hasta el 12 de febrero de 2015. e. LOS DIRECTORES DE DEPARTAMENTO • Hasta el 12 de febrero de 2015 crearán los NRC de sus respectivas áreas de conocimiento correspondientes a la planificación académica para los períodos académicos 201510 (grado) y 201505 (idiomas), considerando, la planificación académica, a nivel de catálogo y verificando su correspondencia a nivel de NRC con la respectiva asignación de aulas, cupos y docentes para todas las modalidades considerando todas las mallas curriculares vigentes de las carreras que contengan asignaturas ofertadas por el Departamento. • Con base al análisis del número de estudiantes que cursaron asignaturas de prerrequisito y de la tasa de aprobación, deberán, estimar el número de estudiantes por asignatura, para que sumados al número de repetidores se tenga un estimado de Instructivo matrículas 201510 Página 14/22 estudiantes por asignatura. • Crearán los NRC´s del primer nivel en coordinación con los Directores de Carrera quienes organizarán los horarios por bloques, que deben asignar a los estudiantes nuevos y repetidores de primer nivel para su matrícula, hasta el 16 de febrero de 2015 y remitirán a la UAR, adjuntando los listados de los NRC. • Colocar en cero los cupos para las asignaturas de primer nivel de todas las carreras y habilitar los mismos a partir del 04 - 05 de abril de 2015. • De acuerdo al cronograma establecido, verificarán en el sistema académico BANNER que se encuentre completa la configuración para todos los campus de la planificación académica a nivel de catálogo y NRC: revisión de asignaturas y códigos de acuerdo al catálogo y codificación de las mallas curriculares vigentes en las carreras, equivalencias, prerrequisitos, correquisitos, restricciones de campus, campo de estudio, entre otras; considerando la oferta académica de todos las carreras de las modalidades existentes a los que presta servicio. Las equivalencias y prerrequisitos de nivel de catálogo y NRC; no se deben eliminar para que en el futuro se replique dicha planificación. • Para dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 46 del Reglamento de Régimen Académico se deberá marcar restricciones de campus en todos los NRCs de modalidad presencial y de modalidad a distancia para que los estudiantes no puedan registrar su matrícula en una modalidad distinta a la que pertenecen. • Verificar que no se creen NRC´s innecesarios y que tampoco se dividan sin razón alguna. • Se deberá utilizar la capacidad máxima por aula- laboratorio; el mínimo permitido es de 12 estudiantes por aula- laboratorio, siempre que se justifique y lo autorice el Vicerrectorado de Docencia. • Verificar que las asignaturas de primer nivel se encuentren con los prerrequisitos de las asignaturas que deben ser aprobadas en el SNNA, antes de crear los NRC´s para primer nivel en coordinación con los Directores de las Carreras y el Departamento de Ciencias Exactas. • Asistir a la reunión en el Vicerrectorado de Docenciapara evaluar la configuración de la planificación académica en el sistema Banner, de acuerdo al cronograma que se establecerá para el efecto. • Al finalizar el período de matrículas ordinarias, con el reporte de auditoría de matrícula (RZSM0032), revisarán el total de estudiantes matriculados en los diferentes NRC´s, analizarán los resultados y el cumplimiento de las políticas difundidas por el Vicerrectorado de Docencia;en caso de que no se complete el cupo mínimo (12 estudiantes) para abrir un paralelo (NRC) reasignarán, previa oportuna comunicación, a los estudiantes a otro NRC o tramitarán la eliminación del NRC del registro de matrícula dentro de los plazos establecidos en este instructivo; mediante comunicación Instructivo matrículas 201510 Página 15/22 al respectivo Director de Carrera y a la UAR. • Para asignaturas institucionales de la modalidad a distancia, en el caso de existir NRCs que tengan menos de la capacidad asignada, se redistribuirá a los estudiantes en los NRC hasta un “máximo extremo” de 66 estudiantes, en ningún caso se incrementará un estudiante al número indicado porque modificará la carga horaria del Docente. • El flujo ESPEPLANIF, quedará en modo de consulta a partir del 14 de marzo y el flujo ESPECURSO a partir del 20 de abril de 2015. En caso de requerir modificaciones, en fechas posteriores, solicitarán la autorización al Vicerrector de Docencia, quien coordinará los cambios con la Ing. Amparito Navas. • Hasta el 13 de marzo de 2015 los NRC, se deben haber asignado e ingresado al sistema académico los horarios (modalidad presencial), las aulas y los docentes. • Para asignaturas de la modalidad a distancia que tienen un rango de estudiantes entre 70 y 100, se debe sumar todos los estudiantes y luego dividir en dos NRC y distribuir los estudiantes en el sistema Banner, de la manera más adecuada, es decir, que cumpla las condiciones básicas: carga horaria parano sobrepasar de la carga horaria establecida, generar siempre NRC necesarios y bajo ninguna circunstanciacrear un solo NRC para todos los estudiantes. • En caso de que, al momento de las matrículas se presenten problemas de errores de configuración de equivalencias, de campo de estudio, de campus, de prerrequisitos, de cupos u otros; deberán atender a la brevedad posible las solicitudes de los estudiantes, en coordinación con los Directores de Carrera. f. LOS DIRECTORES DE CARRERA • Solicitar a los Departamentos correspondientes los NRC´s para I nivel y organizar los horarios por bloques compactos para estudiantes nuevos, remitir a la UAR para los NRC´S por bloque para que puedan subir a la WEB hasta el 13 de marzo de 2015. • En coordinación con los departamentos, revisar que los NRC creados, correspondan a los códigos de las mallas curriculares vigentes en las carreras.Las equivalencias y prerrequisitos de nivel de catálogo y NRC; no se deben eliminar, para en el futuro se pueda replicar dicha planificación. • Hasta el 13 de marzo de 2015, los Directores de Carrera de todos los campus y modalidades publicarán en el micro sitio de cada una de las carreras las mallas curriculares vigentes de la oferta académica del período académico abril - agosto 2015 (201510), con los códigos de asignatura que constan en el catálogo del sistema académico Banner y demás información relacionada con el proceso de matrícula. Las mallas curriculares de las carreras de la modalidad a distancia deberán ser remitidas al Director de la Unidad de Estudios a Distancia para la publicación en el micrositio de la Unidad de Estudios a Distancia, hasta el 13 de marzo de 2015. • Tramitarán la autorización o levantamiento de impedimentos a través de las Instructivo matrículas 201510 Página 16/22 respectivas Direcciones de Unidades de Educación Presencial y a Distancia según corresponda, con los respectivos justificativos de acuerdo a la normativa vigente,para estos trámitesdeberán utilizar el récord académicoe historial académico, debidamente legalizado. • Tramitar al Vicerrectorado de Docencia las solicitudes de matrículas extraordinarias y especiales de los estudiantes que en el periodo de matrículas ordinarias no registraron ninguna asignatura, en un plazo no mayor a 48 horas, haciendo constar en la respectiva autorización los datos de identificación del estudiante, los NRC´s y la verificación de existencia de cupo; adjuntando la documentación de respaldo en caso de existir justificativo. • De encontrar inconsistencias en el record académico de banner del estudiante, deberá reportar al Departamento al que pertenecen las asignaturas para que la corrección se realice en las equivalencias, prerrequisitos y en el caso de que se trate de configuración del CAPP, deberán actualizar el CAPP correspondiente. • Remitir a la UAR la modificación de la matrícula (cambio o eliminación de uno o más NRC), por causas debidamente justificadas; como cierre de NRC, cambio de horarios, división de NRC, u otros, autorizados por el Director de Departamento o su delegado al que pertenece el NRC, dentro de los plazos establecidos en este instructivo; detallando los datos de la asignatura a ser modificada, en el formulario de registro de matrícula manual; en caso de que la modificación involucre asignaturas de la Modalidad de Educación a Distancia, el Director de la Carrera deberá comunicar a Educación Virtual para que se le actualice el registro de matrícula. El formulario para registro de matrícula manual, se encuentra en el anexo 1de este instructivo. En caso de que la modificación involucre asignaturas de la Modalidad de Educación a Distancia, el Director de la Carrera deberá comunicar al Director de la MED para que disponga la actualización de las aulas virtuales, de acuerdo al registro de matrícula. • Autorizar con firma, pie de firma y sello; y remitir a la UAR el trámite de principalización de currícula por: cambio de Carrera (homologación), cambio de campus o reingreso; conforme al procedimiento establecido para el trámite y a la normativa vigente. • Al finalizar el período de matrículas ordinarias, realizarán una auditoría del registro de matrícula de la información que se puede obtener del reporte que para el efecto generó la UTIC con la finalidad de detectar los casos en que el estudiante hubiere registrado su matrícula en la modalidad, campo o área de conocimiento que no corresponda a la malla curricular (ej. Algebra CHUM por Algebra CADM), o sin haber aprobado los prerrequisitos y además para verificar que los estudiantes que tengan asignaturas reprobadas, se hayan matriculado en aquellas. Las novedades encontradas serán reportadas con un informe al Vicerrectorado de Docencia para que se dispongan las acciones correctivas que correspondan. Analizar y tramitar solicitudes de estudiantes matriculados en 16 créditos o menos, de acuerdo al Art. 7 del Reglamento de Gratuidad que establece: Estudiantes regulares de las institucionesde educación superior públicas.- Son estudiantes regulares del Sistema de Educación Superior aquellos que se encuentran matriculados en al menos el 60% de las asignaturas, cursos o sus equivalentes, que permite su plan Instructivo matrículas 201510 Página 17/22 de estudios en el período académico ordinario correspondiente. También se considerarán estudiantes regulares aquellos que se encuentren cursando el período académico de culminación de estudios; es decir, aquel en el que el estudiante se matriculó en todas las actividades académicas que requiere aprobar para concluir su carrera. Verificar el cumplimiento del puntaje obtenido en el ENES, para los estudiantes que solicitan cambio de carrera internos o de otras universidades y remitir a la UAR la documentación y la resolución de Consejo de Carrera si corresponde a transferencia de conocimientos de estudiantes de otras universidades. g. ADMINISTRADORES DE CENTRO DE APOYO • Brindar la información respecto al proceso de matrícula establecida en este instructivo. • Remitir a los Directores de Carrera, a través de la Coordinación de Centros de Apoyo para seguimiento y control, las solicitudes de reingreso o cambios de Carrera, modalidad, campus entre otras. • Hasta el día 29 de mayo de 2015, remitirán, a través de la logística de la Unidad de Estudios a Distancia, a la UAR del campus Sangolquí de la Universidad, la documentación de los estudiantes nuevos de primer nivel. h. LA UNIDAD DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: • Garantizar durante todo el período de matrículas que los estudiantes tengan acceso desde los campus de la Universidad y desde fuera de ellos para que puedan registrar sus matrículas a través de la WEB. • Brindar el soporte necesario para que el sistema se encuentre funcionando durante el período de matrículas y respaldar la información del registro de matrículas diario a fin de garantizar que no se pierda por ninguna causa dicha información. • Mantener la configuración en el sistema académico,a nivel de catálogo,una repetición por asignatura, de tal forma que permita máximo 2 matrículas por asignatura. • Marcar los impedimentos (restricciones) económicos, académicos y otros que fueren solicitados por las unidades de la Universidad, considerando la reglamentación vigente. • Asignar la Carrera (currícula), el período de catálogo, la cohorte y el nivel UG a los estudiantes que hubieren aprobado el sistema de nivelación y admisión (SNNA), el curso especial GAR o el examen de exoneración. • Habilitar la opción de planificación académica desde el 20 de abril de 2015, para los Directores de Departamento o sus delegados ESPEPLANIF y ESPECURSO, dejar en modo de consulta a partir del 20 de abril y el flujo ESPECURSO a partir del 27 de abril de 2015, respectivamente. Instructivo matrículas 201510 Página 18/22 • Colocar un control dentro de “MIESPE”, para que el estudiante “no pase” al registro de matrícula, sin antes haber actualizado sus datos personales, de acuerdo al formato de datos solicitado por el SNIESE. • Habilitar en el PORTAL MIESPE, la opción para el registro de matrícula por Web, para los estudiantes de las carreras y de la suficiencia del idioma extranjero; de acuerdo a las fechas establecidas en el detalle que se muestra a continuación: CRONOGRAMA DE MATRÍCULAS ORDINARIAS POR WEB PARA ESTUDIANTES DE II A NOVENO NIVEL, DE ACUERDO AL NÚMERO DE CRÉDITOS APROBADOS EN EL HISTORIAL ACADEMICO CON NIVEL UG. Número de créditos aprobados en historia académica con nivel de formación: tecnológico superior y tercer nivel (UG) Mayor o igual a 150 créditos 23 de marzo de 2015 De 22 a 149 créditos 24 de marzo de 2015 Mayores a 260 créditos De 235 a 259 créditos De 210 a 234 créditos De 185 a 209 créditos De160 a 184 créditos De 135 a 159 créditos De100 a 134 créditos De 60 a 99 créditos De 40 a 59 créditos De 22 a 39 créditos De 0 a 22 créditos 25 de marzo de 2015 26 de marzo de 2015 27 de marzo de 2015 28 de marzo de 2015 29 de marzo de 2015 30 de marzo de 2015 31 de marzo de 2015 01 de abril de 2015 02 de abril de 2015 03 de abril de 2015 04 – 05 de abril 2015 Detalle Fecha de Inicio Registro de matrícula por WEB de Estudiantes que no tengan reprobada ni anulada ninguna asignatura en historia académica. Registro de matrícula por WEB de todos los estudiantes antiguos, de acuerdo al número de créditos aprobados en historia académica POR WEB NOTA: Los estudiantes nuevos de primer nivel y repetidores de primer nivel del 04 al 05 de abril de 2015, registrarán su matrícula a través de la WEB PORTAL MI ESPE. • Configurar una opción de búsqueda de NRC por campus y modalidad en el sitio de registro de matrícula; los NRC deberán detallar el número de cupos existentes y esta información deberá estar actualizada en línea de tal forma que los NRC que ya no tengan cupos no se puedan visualizar. Generar una búsqueda para modalidad presencial y otra para la modalidad a distancia, la cual debe ser publicada para que los estudiantes sin ingresar a Mi ESPE puedan realizar la consulta. • Asignar el acceso al sistema BANNER al personal de Secretarios Académicos y a las formas que fueren necesarias para llevar a cabo el proceso de matriculación de estudiantes; de acuerdo a los requerimientos de la UAR. i. LA UNIDAD DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Instructivo matrículas 201510 Página 19/22 • Proporcionar a los estudiantes, por todos los medios de comunicación de la Universidad y conforme la normativa vigente, la información relacionada con becas académicas y ayudas socioeconómicas. • Ingresar al sistema BANNER, hasta el 13 de marzo de 2015, las becas académicas y ayudas socioeconómicas de los estudiantes que hubieren obtenido dicho beneficio. j. LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL • Proporcionar a los estudiantes y público en general a nivel nacional, a través de los medios de comunicación disponibles, toda la información relacionada con el proceso de inscripción para la suficiencia en un idioma extranjero, exámenes de ubicación, matrículas para estudiantes de Carrera e Idiomas. K. SISTEMA INTEGRADO DE SALUD DE LA ESPE • Proporcionar a los estudiantes toda la información relacionada con los exámenes médicos: fechas y horarios de atención, tipo de exámenes, entre otros. • Emitir una certificación relacionada con la presentación de exámenes médicos de acuerdo a la reglamentación de estudiantes vigente, en los casos en que los estudiantes soliciten. l. DIRECCIÓN FINANCIERA • Publicar hasta el día 13 de marzo de 2015 la información de valores de aranceles y matrícula, formas y sitios de pago en el micro sitio de la Dirección Financiera, con la finalidad de que la UAR coloque un enlace desde su micro sitio. • Configurar las reglas de cobro en el sistema académico para que al momento de registrar una matrícula por parte de un estudiante que haya perdido la gratuidad, se generen automáticamente los recargos correspondientes de acuerdo a todas las causales establecidas en la LOES, el reglamento de la LOES y el Reglamento de Gratuidad. • Remitir a la UAR, antes del inicio de matrículas, la tabla con los atributos diferenciados que deben colocar por pérdida de gratuidad, para los distintos trámites individualizados de: cambios de carrera, convalidaciones, matrículas de segunda carrera, entre otros; observando el Reglamento de Gratuidad vigente. • Tramitar solicitudes de levantamiento de impedimentos económicos presentados por los estudiantes. m. UNIDAD DE SEGURIDAD FÍSICA • Publicar y socializar a través de la unidad de Comunicación social el cronograma de carnetización. Instructivo matrículas 201510 Página 20/22 • Realizará la carnetización para todos los estudiantes nuevos que no hayan sido carnetizados anteriormente, de las carreras de la modalidad presencial y a distancia, de acuerdo a la planificación y publicación micro sitio de relacione públicas. • Realizar las coordinaciones con la UTIC para el proceso de carnetización en todas las sedes y centros de apoyo así como brindar el soporte técnico que se requiera. • Los Administradores de los Centros de apoyo, hasta el día jueves 30 de abril de 2015, remitirán, a través de la logística de la Unidad de Estudios a Distancia a la Unidad de Seguridad Física, del campus Sangolquí de la Universidad, la documentación de los estudiantes nuevos de primer nivel para que se emitan y envíen los carnets, previa verificación de cumplimiento de todas las obligaciones académicas y financieras. ACTUALIZADO POR: Ab. Vinicio Zabala J. SECRETARIO ACADÉMICO DE LA UAR REVISADO POR: ___________________________ Crnl. (S.P.) Ing. Carlos Procel S.. DIRECTOR DE UAR APROBADO POR: ___________________________ CPNV. Nelson Noboa F. VICERRECTOR DE DOCENCIA DISTRIBUCIÓN: Ejemplar N.- 1 Ejemplar N.- 2 Ejemplar N.- 3 Ejemplar N.- 4 Ejemplar N.- 5 Ejemplar N.- 6 Ejemplar N.- 7 Ejemplar N.- 8 Ejemplar N.- 9 Ejemplar N.- 10 Ejemplar N.- 11 Ejemplar N.- 12 Ejemplar N.- 13 Instructivo matrículas 201510 Rectorado Vicerrectorado Académico General Vicerrectorado de Docencia Dirección de ESPE-LATACUNGA Dirección de Héroes del Cenepa Dirección de IASA I Dirección de IASA II Dirección de Idiomas Gerencia Administrativa Financiera Unidad de Educación Presencial Unidad de Educación a Distancia Unidad de Admisión y Registro Unidad de Bienestar Estudiantil Página 21/22 Ejemplar N.- 14 Ejemplar N.- 15 Ejemplar N.- 16 Ejemplar N.- 17 Ejemplar N.- 18 Ejemplar N.- 19 Ejemplar N.- 20 Ejemplar N.- 21 Ejemplar N.- 22 Ejemplar N.- 23 Ejemplar N.- 24 Ejemplar N.- 2 5 Instructivo matrículas 201510 Unidad de UTIC’S Unidad de Finanzas Unidad de Relaciones de Cooperación Interinstitucional Unidad de Comunicación Social Unidad de Marketing Unidad de Talento Humano Unidad de Servicios Universitarios Directores de Departamentos, Matriz y ESPEL Directores de Carrera, Matriz y Extensión Latacunga Director de Desarrollo Físico Sistema Integrado de Salud Área de Seguridad Integral Página 22/22
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