SISTEMA DE INFORMACION - Redvolución documental

MANUAL
SISTEMA DE INFORMACION
VERSION 1
MAYO 2015
Sistema de Información
VIRTUALIS
MANUAL PARA EL
COORDINADOR LOCAL
VIRTUALIS - SISTEMA DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO
www.redvoluciondocumental.co
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Sistema de Información
VIRTUALIS
1. INTRODUCCIÓN
Propósito del documento
El presente documento esta dirigido a entregar las pautas de operación del sistema de
información.
El sistema de información, de ahora en adelante conocido como VIRTUALIS, es una
aplicación web bajo la modalidad SaaS (Software como servicio) que permite la
interacción transparente y eficaz para el diligenciamiento del módulo de información del
proyecto REDVOLUCIÓN.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
2. CONCEPTOS BÁSICOS
Acceso al sistema
El sistema de información (VIRTUALIS) es una aplicación web que puede ser accedida
preferiblemente desde el navegador GOOGLE CHROME
La dirección (URL) es www.redvoluciondocumental.co desde ahí el Coordinador Local
elige la zona a la que hace parte.
El Coordinador Local debe ingresar al nevagdor GOOGLE CHROME y escribir la dirección
URL de VIRTUALIS. Una vez cargada la página se visualiza en pantalla en donde se
solicita al usuario ingresar las credenciales de acceso que serán entregados a través del
equipo central.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Para comenzar a utilizar el Sistema de
Tickets el cliente debe ingresar su nombre
de usuario y contraseña y presionar el
botón “INGRESAR”
Para comenzar a utilizar el Sistema de
Tickets el cliente debe ingresar su nombre
de usuario y contraseña y presionar el
botón “INGRESAR”
Para comenzar a utilizar el Sistema de
Tickets el cliente debe ingresar su nombre
de usuario y contraseña y presionar el
botón “INGRESAR”
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Sistema de Información
VIRTUALIS
De este momento el Coordinador Local debe seguir cada una de las orientaciones que a
bien se han desarrollado en este manual.
Es muy importante que el Coordinador Local haga buen uso de la plataforma, ya que
esta a su vez, monitorea el progreso y las actividades de quien la manipula.
En los bloques apostados a lado izquierdo de su pantalla siempre encontrará información
valiosa para el corrrecto desempeño en su labor de diligencamiento de la información.
Como muestra el recuadro de color rojo, en este espacio se alojará distintos tipos de
comunicaciones, entre el vínculo más importante encontramos el botón INGRESAR al
formulario.
Damos CLIC en el botón INGRESAR
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Cuando he ingresado al formulario la primera pantalla en aparecer es la siguiente
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Sistema de Información
VIRTUALIS
3. GUÍA DE USO
Diligenciamiento del formulario
El Coordinador Local cuando ingresa por primera vez encontrará la información
totalmente en blanco y lista para su diligenciamiento. Los campos marcados con un
asterisco de color rojo (*) son campos obligatorios. Tenga en cuenta que hay un número
mínimo de estudiantes y experiencias (1) que diligenciar antes de enviar el formulario.
A continuación, vamos a ver en detalle cada uno de los campos que componen la
recolección de la información, por obvias razones solo se explicarán aquellos campos
que luego el Coordinador deberá digitar “n” veces de acuerdo con el número de
estudiantes y agentes de la comunidad.
Para algunas de las celdas se requiere especial atención, pues de ello depende la celda
siguiente o es pre-reqisito para la activación de un siguiente módulo.
En VIRTUALIS la información se divide en cinco (5) secciones, cada una pre-requisito de
la anterior. La validación y activación de cada nueva sección se da de acuerdo a los
campos que elija el usuario desde el inicio.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Elija el departamento del
establecimiento educativo.
Elija la entidad territorial del
establecimiento educativo.
Escriba el municipio
Escriba el nombre del
coordinador del E.E
Digite el número de ID del
coordinador.
Nombre del establecimiento
educativo, NOMBRE
COMPLETO.
Código DANE del E.E, solo
acepta 12 digitos.
Si no tiene sede, el mismo
nombre se digita.
Si no tiene sede se escribe el
mismo código de la principal.
Número de teléfono con
indicativo de ciuidad o
celular.
Seleccione la opción más
adecuada.
Elija la opción más adecuada
Nombre completo del rector.
Nombre completo del rector.
Correo del rector- Campo
validado para terminación
@correo.com
Número de identificación del
rector.
Evidencia de acta. Alojar de
la siguiente forma:
NOMBRE COORDINADOR
LOCAL - NOMBRE
INSTITUCION - SEDE.
ejemplo:
EBELIO MARTINEZ-LAUREANO
GOMEZ.SEDE PRINCIPAL.doc
Número de teléfono con
indicativo de ciuidad o
celular.
Edad del recor. Campo valido
solo para dos digitos.
Apruebe el envío si esta
seguro de la informaicón a
guardar.
SIN EXCEPCIÓN SIEMPRE GUARDE SU
PROGRESO.
HAGA CLIC EN EL BOTÓN UNA SOLA
VEZ, SI POR ERROR PULSA DOS
VECES, GENERARÁ UN NUEVO
FORMULARIO y DEBERÁ ELIMINARLO.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Elija el número de docentes.
Nombre completo
del docente
La fecha de inducción se
establece con día/mes/año
Número de identificación del
docente.
Número de teléfono fijo con
indicativo o número de
celular.
<<<<<<<<<<
<<<<
<<<<<<<<<<
<<<<
Apellidos completo del
<<<<<<<<<<
docente.
Correo del docente- Campo
<<<<<<<<<<
validado para terminación
@correo.com
Área de conocimiento en la
<<<<<<<<<<<<<<
que se desempeña el
docente.
Activación de un nuevo
<<<<<<<<<<
docente. Máximo 4 docentes.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Esta primera parte del formulario de estudiantes se desarrolla una única vez al inicio del
mismo.
Esta primera parte del formulario de estudiantes se desarrolla una única vez al inicio del
mismo.
Nombres y Apellidos
completos
Número de identificación del
estudiante. Se acepta
cualquier documento.
Edad del estudiante. Válido
solo para dos digitos.
Elija las opciones de Grado y
Género.
Correo del estudiante- Campo
validado para terminación
@correo.com
Número de teléfono fijo con
indicativo o número de
celular.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Nombres y Apellidos
completos
Digite el número de
identificación de la persona
de la comunidad.
Escriba la edad (valida para
dos digitos) y elija el genero
de la persona.
Escriba el número de
teléfono fijo (con indicativo
de ciiudad) o No. móvil.
Escriba la diracción de correo
electrónica y la dirección de
vivienda de la persona.
Elija el grupo poblacional. En
caso de no hacer parte de
Ninguno, elija esa opción.
Escriba la dirección de correo
electrónico y la dirección
donde vive la persona.
Elija la Ocupación y la
Formación de la persona de
la comunidad.
Elija uno de los intereses
principales de la persona de
la comunidad.
Elija el tipo de evidencia y
verbo que más se relacione
con la historia.
Si eligio alguno de estos tipos
de evidencia : Audio, Blog,
Texto o Presentación. Debe
entonces alojar la evidencia
desde el botón SELECCIONAR
ARCHIVO.
PARA TENER EN CUENTA :
1. El archivo debe ser
nombrado con el número de
identificación de la persona
inspirada. Ejemplo :
80170466.doc
2. El peso máximo del archivo
es de 2 megas.
Escriba el nombre completo
del estudiante inspirador.
Debe coincidir con la
información anterior.
Si eligio alguno de estos tipos
de evidencia : Vídeo o Prezi
Debe entonces escribir la URL
del video que ya ha sido
alojada en VIMEO.
Describa en un parráfo en qué consiste la historia
inspiradora.
PARA TENER EN CUENTA :
1. Por ningún motivo se
acpetarán vídeos alojados en
otros servicios streaming.
2. El peso máximo del vídeo a
alojar será de 90 megas.
Escriba el número de
identificación del estudiante
que inspiro la historia.
Apreciación del Coordinador
Local a la historia
inspiradora.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Elija uno de los intereses
principales de la persona de
la comunidad.
Fecha de aprobación del
código DANE
Localidad sede o nombre
común de la zona donde esta
ubicado el E.E
Elija de acuerdo a las jornada
en la que se encuentra
realizando la inducción.
Elija el calendario en el que
se desarrolla esta inducción.
Elija una de las opciones
Elija una de las opcoines.
Elija una de las opciones
Recoja la información con la
suma de las sedes.
Datos del coordiandor de
(enlace) del programa.
Datos del coordiandor de
(enlace) del programa.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
4. MODIFICACIÓN Y DETALLE DEL FORMULARIO
Para comenzar a diligenciar el
formulario
el
Coordinador
Local
encontrará todos los campos vacios,
como muestra la imagen.
Es importante que todos los campos
marcados con asterisco (*) sean
diligeciados.
Se debe tener en cuenta que todo el
contenido debe estar registrado en letra
MAYÚSCULA.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Una vez registrada la información de
cada SECCIÓN (son cinco) recuerde dar
clic en el botón GUARDAR (SAVE
PROGRESS).
NOTA : SOLO HAGA CLIC EN EL BOTÓN
UNA VEZ. ESPERE A QUÉ LA PÁGINA
ENVÍE LA INFORMACIÓN A NUESTROS
SERVIDORES.
Usted notará que la información se
encuentra PROCESANDO cuando en la
pestaña de la página se encuentra un
círculo girando.
La información estará guardada con
éxito cuando en la parte superior del
formualrio aparece esta imagen :
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Ahora que la información esta
guardada, usted notará que se
ha generado un cuadro con
iinformación básica de la
institución que registro.
IMPORTANTE : SI USTED PULSO
DOS O MÁS VECES EL BOTÓN
GUARDAR (SAVE PROGRESS)
USTED OBSERVARÁ FILAS CON
LA
MISMA
INFORMACIÓN.
SUGERIMOS ELIMINE LAS DE LA
PARTE
SUPERIOR
(MÁS
RECIENTES).
Para ingresar una nueva
institución usted debe salir de
la aplicación a través del
bloque de autenticación y
hacer clic en vínculo salir (LOG
OUT)
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Una vez usted ingrese al sistema y luego al formulario, observará en la parte que la
información registrada de la institución se encuentra presente en color verde. Si das clic
sobre la fecha de guardado TODA la información se reestablecerá. Si por el contrario
deseas iniciar otro formulario no debes hacer clic sobre ningún elemento del cuadro.
Si has elegido la opción de reestablecimiento del formulario haciendo clic sobre la fecha,
entonces el sistema presentará el cuadro de información de la siguiente forma :
Usted notará que el formulario que se encuentra editando es aquel que ya no se
encuentra activo para reeestablecer, es decir, ya no se encuentra en color verde sino
color negro.
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Sistema de Información
VIRTUALIS
Cuando haya finalizado el registro de toda la información. En la última sección
(CARACTERIZACIÓN) encontrará al final del formulario un cuadro te texto para diligenciar
algunas observaciiones y, finalmente, el botón PRESENTAR (enviar todo).
Si la información se encuentra incompleta, el sistema le advertira de los posibles errores
que debera corregir antes de enviar el formulario. Cuando este se encuentre perfecto
para el envío podrá realizar una última revisión.
Si el envío es exitoso, el registro de la institución deberá desaparecer del cuadro de
registros alojados.
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