Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace
Facturación Electrónica- BBVA
Manual de Proveedor
Manual Proveedor
Junio 2015
Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Propiedad Intelectual
La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A. correspondiéndole por
tanto la totalidad de los derechos sobre la misma.
En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de explotación sobre la
presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de reproducción, distribución y
transformación que no podrán ser realizadas sin autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A.
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Índice
1.
INTRODUCCIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ................................................... 5
1.1. CONOCIMIENTOS GENERALES SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA .................................... 5
1.1.1. FACTURA ELECTRÓNICA Y FIRMA DIGITAL AVANZADA ................................................ 5
1.1.2. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN ADQUIRA MARKETPLACE ........................................... 5
1.1.3. RÉGIMEN ESPECIAL DEL CRITERIO DE CAJA (SOLO PARA ESPAÑA) ................................... 6
1.1.4. PESTAÑA DE FACTURAS EMITIDAS .................................................................. 8
1.1.5. BUSCADOR GLOBAL, BÚSQUEDA AVANZADA Y FILTROS DE FACTURAS .............................. 10
1.2. CARPETAS PERSONALIZADAS .................................................................... 13
1.3. ¿QUÉ DEBEMOS HACER PREVIAMENTE?........................................................... 15
1.3.1. INSTALAR UN CERTIFICADO DIGITAL PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA ................................. 15
1.3.2. INSTALAR SOFTWARE DE FIRMA DIGITAL AVANZADA .............................................. 16
2.
¿CÓMO GESTIONAR FACTURAS ELECTRÓNICAS? .................................................. 17
2.1. FACTURAS ELECTRÓNICAS CON REFERENCIA A PEDIDO RECIBIDO .................................. 17
2.1.1. ¿CUÁLES SON LOS PEDIDOS FACTURABLES? ...................................................... 17
2.1.2. ¿CÓMO CREAR UNA FACTURA CON REFERENCIA A PEDIDO? ........................................ 17
2.1.2.1.
CREAR FACTURA DESDE EL ENLACE “CREAR FACTURA”, SITUADO EN LA PÁGINA DE INICIO ... 18
2.1.2.2.
CREAR FACTURA DESDE LOS PEDIDOS PENDIENTES DE FACTURA DE LA PÁGINA DE INICIO .... 18
2.1.2.3.
CREAR FACTURA DESDE LA PESTAÑA FACTURA EN EL APARTADO PENDIENTES ............... 19
2.1.2.4.
CREAR FACTURAS DESDE LA PESTAÑA FACTURAS DESDE EL APARTADO CREAR.............. 20
2.1.2.5.
CREAR FACTURA ACCEDIENDO DIRECTAMENTE A UN PEDIDO FACTURABLE ................... 20
2.1.3. FACTURA ORDINARIA Y FACTURA RECTIFICATIVA .................................................. 21
2.1.4. FACTURA ORDINARIA ............................................................................ 21
2.1.4.1.
PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE UNA FACTURA ORDINARIA INDIVIDUAL................. 22
2.1.4.2.
PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS DE FORMA MÚLTIPLE .......... 33
2.1.4.3.
PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS MEDIANTE CARGA DE UNA HOJA
EXCEL. 38
2.1.4.4.
PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS MEDIANTE FACTURAR RECEPCIONES
41
2.1.5. FACTURA RECTIFICATIVA ......................................................................... 48
2.1.5.1.
PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE UNA FACTURA RECTIFICATIVA CON REFERENCIA A PEDIDO
RECIBIDO
49
2.2. FACTURACIÓN DE PEDIDOS DE SERVICIOS ........................................................ 53
2.3. FACTURACIÓN DE PEDIDOS DE MATERIALES (INCURRIDOS) ........................................ 55
2.4. FACTURACIÓN CON REFERENCIA A PEDIDO NO RECIBIDO........................................... 56
2.5. FACTURA RECTIFICATIVA CON REFERENCIA A PEDIDO NO RECIBIDO ................................. 59
2.6. FACTURACIÓN CON REFERENCIA A PEDIDO – CASO PARTICULAR PROVEEDORES BBVA LATAM QUE
EMITEN PREFACTURAS ................................................................................... 61
2.6.1. FACTURACIÓN CON REFERENCIA A PEDIDO RECIBIDO. .............................................. 62
2.6.2. VALIDACIÓN DEL NÚMERO DE FACTURA PARA LATAM ............................................ 63
2.6.3. CAMBIAR LAS MONEDAS EN LAS PRE-FACTURAS. .................................................. 63
2.6.4. FACTURACIÓN CON REFERENCIA A PEDIDO NO RECIBIDO........................................... 67
2.6.5. FACTURA RECTIFICATIVA CON REFERENCIA A PEDIDO NO RECIBIDO ................................. 70
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2.6.6. IDENTIFICACIÓN DE LAS PRE- FACTURAS EN MARKETPLACE ........................................ 74
2.6.7. VISTA PREVIA DE LAS PRE- FACTURAS EN MARKETPLACE .......................................... 75
2.7. FACTURACIÓN LEGAL PROVEEDORES DE MÉXICO ................................................. 76
2.8. FACTURA ELECTRÓNICA FINANCIERA SIN REFERENCIA PEDIDO. .................................... 82
2.8.1. CREACIÓN DE FACTURA FINANCIERA .............................................................. 82
2.8.2. CREACIÓN DE FACTURA FINANCIERA INDIVIDUAL. .................................................. 82
2.8.2.1.
DATOS DE COMPRADOR ................................................................... 82
2.8.2.2.
DATOS DE CABECERA ..................................................................... 84
2.8.2.3.
LÍNEAS DE LA FACTURA ................................................................... 85
2.8.2.4.
ACCIONES EN LA CREACIÓN DE FACTURA INDIVIDUAL ....................................... 90
2.8.3. CREACIÓN MÚLTIPLE FACTURAS FINANCIERAS ..................................................... 91
2.8.4. FACTURA RECTIFICATIVA DE ANULACIÓN DE FACTURA FINANCIERA. ................................. 93
2.8.5. FACTURA RECTIFICATIVA DE FACTURAS FINANCIERAS. ............................................. 94
2.8.6. DUPLICADOS DE FACTURA FINANCIERA. ........................................................... 99
2.8.7. COPIAR FACTURAS .............................................................................. 99
2.9. DATOS DE PAGO (CUENTA DE ABONO) .......................................................... 100
2.10. ANEXADO MASIVO DE FICHEROS A FACTURAS .................................................. 101
2.11. FIRMAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA. .......................................................... 104
2.11.1.
FIRMA POR EL PROVEEDOR.............................................................. 104
2.11.2.
FIRMA DELEGADA EN ADQUIRA. ......................................................... 107
2.11.3.
GESTIÓN DE FACTURAS DESPUÉS DE FIRMAR ............................................ 107
2.12. ENVIAR FACTURA AL COMPRADOR ............................................................. 109
2.13. VISUALIZAR FACTURAS......................................................................... 111
2.14. DUPLICADOS DE FACTURAS .................................................................... 112
2.14.1.
A TRAVÉS DEL MENÚ FACTURAS ......................................................... 112
2.14.2.
PULSANDO EL ACCESO “CREAR FACTURAS”-NUEVA FACTURA DE LA PÁGINA DE INICIO ..... 115
2.15. FACTURA RECTIFICATIVA DE ANULACIÓN ........................................................ 116
2.16. CONSULTAR FACTURAS ASOCIADAS A UN PEDIDO ............................................... 120
2.17. ESTADOS DE UNA FACTURA .................................................................... 121
2.18. DESCARGAR Y GUARDAR FACTURAS EN FORMATO ELECTRÓNICO ................................ 122
2.19. POSIBILIDADES DE VISUALIZACIÓN DE UNA FACTURA ............................................ 125
2.19.1.
EN FORMATO LEGIBLE .................................................................. 125
2.19.1.1.
FICHERO XML CON VISOR ............................................................ 125
2.19.1.2.
FACTURA EN FORMATO PDF ......................................................... 126
2.19.2.
EN FORMATO XML ..................................................................... 126
2.20. POSIBLES ERRORES ........................................................................... 127
2.20.1.
ERROR EN LA FECHA DE FACTURA ....................................................... 127
2.20.2.
ERROR EN LA FECHA DE VENCIMIENTO DE PAGO ESTIMADA ............................... 127
2.20.3.
ERROR AL CANCELAR LA FIRMA POR PARTE DEL USUARIO EN LA SELECCIÓN DEL CERTIFICADO
128
2.20.4.
ERROR AL INTRODUCIR LA CONTRASEÑA ................................................ 128
2.20.5.
ERROR CON CERTIFICADO CADUCADO ................................................... 128
2.20.6.
ERROR CERTIFICADO EMITIDO POR UNA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN NO RECONOCIDA .... 129
2.20.7.
ERROR AL NO EXISTIR CERTIFICADO SELECCIONABLE .................................... 129
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2.20.8.
ERRORES TRAS EL ENVÍO DE DOCUMENTOS ..............................................
3.
NOTIFICACIONES DEL SISTEMA .................................................................
3.1. NOTIFICACIONES A PROVEEDORES PARA LA GESTIÓN DE FACTURAS ..............................
3.1.1. FACTURA ELECTRÓNICA ENVIADA DESDE ADQUIRA MARKETPLACE ...............................
3.1.2. ACEPTACIÓN DE UNA FACTURA POR SU COMPRADOR EN ADQUIRA MARKETPLACE ................
3.1.3. ANULACIÓN DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA ENVIADA DESDE ADQUIRA MARKETPLACE ...........
3.1.4. RECHAZO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA POR EL COMPRADOR EN ADQUIRA MARKETPLACE.....
3.1.5. SE HA PRODUCIDO UN FALLO EN EL ENVÍO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA ......................
3.2. SELECCIÓN DE NOTIFICACIONES QUE SE DESEA RECIBIR ..........................................
4.
REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL ACCESO A LA HERRAMIENTA .....................................
5.
MICROSITE DE FORMACIÓN ....................................................................
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1. Introducción a la Facturación electrónica
1.1.
Conocimientos Generales sobre la Factura Electrónica
1.1.1. Factura electrónica y Firma digital Avanzada
Una de las características fundamentales del modelo de facturación electrónica es la firma
electrónica de los documentos definitivos (facturas ordinarias, facturas rectificativas,
facturas rectificativas de anulación y duplicados de todas las anteriores).
El objeto de la utilización de la firma electrónica es que el emisor de las facturas pueda ser
identificado por el receptor del mensaje, permitiendo asegurar en todo momento la
integridad del mensaje. La firma electrónica permite:
● Verificar la
(Autenticación).
autenticidad
del
origen
de
los
mensajes
enviados
● Verificar que la información contenida en los mensajes no ha sido
modificada desde su generación (Integridad).
● Asegurar que la firma sólo ha podido ser generada por un emisor (No
repudio).
1.1.2. Facturación Electrónica en Adquira Marketplace
Los tipos de facturas que podremos emitir al BBVA. Son:
o
o
o
o
o
o
o
o
Crear facturas ordinarias en base a recepciones de mercancías
comunicadas por el comprador.
Crear facturas ordinarias con referencia a pedidos sin recepciones
comunicadas desde el sistema del comprador.
Crear facturas ordinarias sin referencia a pedidos, solo disponibles
para España.
Crear facturas rectificativas en base a devoluciones de mercancías
y/o anulaciones de recepciones comunicadas por el comprador,
rectificando así facturas ordinarias previas.
Anular facturas ordinarias y facturas rectificativas, creando facturas
rectificativas de anulación.
Crear duplicados de todos los tipos de factura anteriormente
mencionados, no disponible para México.
Firmar electrónicamente y enviar al comprador originales o
duplicados de todos los tipos de factura anteriormente mencionados.
Visualizar y descargar todos los tipos de factura anteriormente
mencionados.
IMPORTANTE: En el presente documento, cuando nos refiramos a
“facturas electrónicas”, estaremos englobando las facturas ordinarias, las
facturas rectificativas y las facturas rectificativas de anulación.
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Puede acceder a la gestión de Facturas a través de la pestaña Facturas (1) o desde el
enlace “Crear factura” de la opción “Acciones Habituales” (2) disponibles desde la página
de inicio. También es importante destacar que en la página de inicio podrá acceder
directamente a la lista de “pedidos pendientes de facturar” (3).
1.1.3. Régimen especial del criterio de Caja (solo para España)
Como consecuencia de la nueva Ley de Emprendedores, determinados proveedores podrían
acogerse a un Régimen Especial de IVA / IGIC por el cual el IVA / IGIC que repercuten a
sus clientes, no lo ingresan en la Agencia Tributaría hasta que no cobren total o
parcialmente la factura.
A su vez los destinatarios de las operaciones de dichos proveedores acogidos a este
Régimen Especial, no podrán deducir el IVA / IGIC total o parcial, incluido en factura, hasta
el momento en que dicha factura sea pagada total o parcialmente, o, si no se produce dicho
pago, el 31 de diciembre del año inmediato posterior.
Para acogerse a esta opción deberá acceder a Editar perfil, para modificar la configuración
de su empresa. Por defecto, en Marketplace ninguna empresa estará acogida al régimen
especial.
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Una vez en el perfil de usuario debe seleccionar la opción Criterio de Caja
Cuando modifique la configuración le aparecerá una ventana para confirmar la
selección y evitar modificaciones erróneas.
En el momento en que una empresa se acoge a este régimen, al crear las facturas
en Marketplace aparecerá un texto identificativo tanto en la pantalla de la factura como en
el fichero PDF.
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1.1.4. Pestaña de Facturas Emitidas
En la parte superior de la pantalla, encontrará la pestaña Facturas Emitidas, dicho
apartado le permitirá gestionar sus facturas en función de los distintos estados en los que
éstas se encuentren:
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A continuación veremos los diferentes estados por los cuales puede pasar una factura
que visualizaremos en la pestaña “Facturas Emitidas”.
Los submenús que nos encontramos son los siguientes:
Crear

Nueva factura, nos llevará al asistente para la creación de facturas.
Estado
 En Facturas en borrador, encontrará todas las facturas que hemos creado,
pero que aún no están firmadas.
 En Facturas firmadas, se encuentran todas las facturas que hemos firmado
electrónicamente, pero que aún no se han enviado al comprador.
 En Enviando, encontrará todas las facturas firmadas que hemos enviado al
comprador. Es un estado transitorio en el que se encontrarán las facturas hasta que
hayan sido correctamente registradas y procesadas en el sistema del comprador
(validaciones técnicas y funcionales).
 Facturas rechazadas, nos muestra aquellas
rechazadas por el comprador, y que usted deberá anular.
facturas
que
han
sido
 Facturas Aceptadas, nos muestra aquellas facturas que han sido aceptadas
por el comprador, y que usted podría anular en caso de necesidad.

Ver todas, nos muestra todas las facturas de este apartado.
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Histórico de facturas
 Facturas enviadas, recoge todas aquellas facturas que, Luego de pasar las
validaciones técnicas y funcionales, han sido correctamente recibidas y procesadas en
el sistema del comprador y que están pendientes de aceptación o rechazo por el
comprador, además de los duplicados.
 Facturas Rectificadas, recoge aquellas facturas ordinarias que se han
rectificado, generando la/s correspondiente/s factura/s rectificativa/s y enviándosela/s
al comprador.
 Facturas Pagadas, contiene las facturas aceptadas por el comprador y para
las que el comprador ha notificado el pago desde su sistema. Actualmente el BBVA no
emite la notificación de pago, por lo que este estado no aplica.
 Facturas anuladas, recoge aquellas facturas ordinarias o rectificativas que
usted ha anulado, generando la correspondiente factura rectificativa de anulación y
enviándosela al comprador.

Ver todas, nos muestra todas las facturas de este apartado.
Informes
 Facturas cargadas, recoge los
creación múltiple de facturas.
ficheros que hemos cargado para
la
1.1.5. Buscador Global, Búsqueda Avanzada y filtros de facturas
La aplicación dispone de una serie de mecanismos para realizar búsquedas de Facturas.
Son accesibles desde cualquier punto durante la navegación por la Web, en la parte
superior de la página Web: “la búsqueda global” y la “búsqueda avanzada”. También se
puede realizar la búsqueda de una factura desde cualquiera de los enlaces vistos en el
punto anterior, filtrando los datos por el tipo de documento.
A continuación se describe el uso de las distintas opciones para realizar búsquedas:
Buscador Global: Mediante un cuadro de texto para introducir patrones de
búsqueda, se pueden realizar búsquedas por el Número de Factura, previamente debemos
seleccionar la opción de Facturas emitidas.
Búsqueda Avanzada: Además podemos ajustar nuestra búsqueda, con la opción de
“Búsqueda Avanzada”. Una vez dentro de la búsqueda avanzada. La herramienta nos
presenta dos opciones Búsqueda avanzada y Búsqueda Múltiple.
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En la Búsqueda avanzada podremos afinar la búsqueda estableciendo criterios, tales
como: “Tipo de documento”, “Estado”, “Fecha de creación” y mediante el campo “Por
Contenido”, en el que introduciremos el patrón de búsqueda y el campo “en el campo” se
puede acotar la búsqueda por Compañía compradora, Número de factura, Id. Pedido
Comprador y Referencia Adquira:
Podremos definir uno o varios criterios de búsqueda y combinarlos con diferentes
operaciones relacionales, agregando más o menos condiciones en cada uno de los filtros
existentes, de manera que el resultado sea lo más preciso posible y se ajuste a nuestras
necesidades.
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En la Búsqueda Múltiple, podremos incluir hasta 25 números de factura separados
por comas y de esa forma obtener el listado de las facturas indicadas.
Búsqueda por Filtro: Este tipo de búsqueda nos permite realizar un filtrado por “tipo
de documento”, de esta forma podemos visualizar solamente el tipo de facturas que se ha
seleccionado.
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Al seleccionar el tipo de factura veremos que estos campos aparecen abreviados.
Estas abreviaciones hacen referencia a los siguientes significados:
“F orig.”
“FRA orig.”
“F dupl.”
“FRA dupl.”
“FR orig.”
“FR dupl.”
1.2.
Factura ordinaria original
Factura rectificativa de anulación original
Duplicado de factura ordinaria
Duplicado de factura rectificativa de anulación
Factura rectificativa original
Duplicado de factura rectificativa
Carpetas personalizadas
Con esta opción se pueden seleccionar facturas (una o varias), para un fácil
seguimiento de las mismas. En la pestaña de Facturas Emitidas encontraremos el apartado
Favoritas y en el enlace mostrar todos nos llevará al listado de facturas incluidas en esta
lista.
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Al acceder la factura en el desplegable de Acciones encontraremos la opción Marcar
para agregar la factura a la lista de favoritas para poder realizar especial seguimiento.
Una vez marcada, Marketplace nos confirmará que la factura se ha marcado como
favorita. Al acceder a la factura podremos ver un símbolo identificando el pedido como
marcado.
Posteriormente al acceder al enlace Mostrar Todos, nos llevara al listado de facturas
que hayamos marcado.
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Posteriormente también podemos eliminar de esta vista el o las facturas
correspondientes al acceder a la factura y en el desplegable de acciones seleccionando
Desmarcar.
1.3.
¿Qué debemos hacer previamente?
1.3.1. Instalar un certificado Digital para la firma Electrónica
En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted
habrá elegido un tipo firma:
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
Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le
identifique como persona física o como persona jurídica.

Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por lo
que firmará con el certificado de Adquira.
En el caso de haber elegido la Firma por el Proveedor, para poder firmar
electrónicamente sus facturas, previamente tendrá que instalar en su ordenador un
Certificado de Firma Digital Avanzada, según establece la legislación española. Adquira
pone a su disposición información adicional sobre cómo obtener e instalar su Certificado.
Para ello, consulte la “Guía de obtención de Certificados de Firma Digital Avanzada”
en el Área de Formación de Adquira.
1.3.2. Instalar Software de Firma digital Avanzada
Para poder crear Facturas Electrónicas en Adquira Marketplace, una vez haya
instalado el Certificado Digital, debe instalar el software (Applet) de Firma Digital Avanzada.
Adquira Marketplace le ofrece este software gratuitamente.
Su instalación es sencilla. Deberá llevar a cabo esta instalación el día que Adquira le
haya comunicado que puede facturar electrónicamente (no antes). Ese día, póngase en
contacto con el departamento técnico o de sistemas de atención a usuarios de su
empresa, para que un usuario de dicho departamento acceda como administrador local de
su máquina. Dicho usuario deberá acceder a Adquira Marketplace utilizando su usuario y
contraseña, el cual habrá sido configurado previamente por Adquira para gestionar facturas
electrónicas. El sistema le solicitará que instale el software (Applet) para poder firmar
facturas electrónicamente desde su ordenador.
Una vez
instalado el software de firma, usted podrá acceder normalmente, desde su ordenador, a
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Adquira Marketplace, utilizando su usuario y contraseña; podrá así emitir facturas
electrónicas firmadas a través de Adquira Marketplace.
Si quisiera acceder a Adquira Marketplace desde otro equipo donde no haya sido ya
instalado el software de firma, deberá repetir los pasos descritos anteriormente.
2. ¿Cómo Gestionar Facturas Electrónicas?
Adquira Marketplace permite la gestión de facturas con referencia a pedidos gestionados a
través de la herramienta. También se permitirá (solo para España) emitir facturas sin
referencia a pedido.
2.1.
Facturas Electrónicas con referencia a pedido recibido
Las facturas electrónicas con referencia a Pedidos Electrónicos gestionados en Adquira
Marketplace, son aquellas que se emiten en relación a las recepciones (u otras
posiciones como devoluciones o anulaciones de recepción) que se han realizado en la
herramienta de dichos pedidos.
2.1.1. ¿Cuáles son los pedidos facturables?
Definimos como pedidos facturables a aquellos pedidos susceptibles de ser facturados,
por tener asociados al menos un movimiento de mercancías enviado por el comprador y
aún no incluido en una factura. Los movimientos de mercancía que puede enviar el
comprador en su sistema van a ser recepciones, devoluciones o anulaciones de
recepción. Estos movimientos provocarán sus correspondientes facturas.
Además también tendremos la opción de realizar facturas de pedidos sin recepciones
asociadas en casos particulares que veremos en el apartado 2.2.2
2.1.2. ¿Cómo crear una factura con referencia a pedido?
Para crear una Factura con referencia a un pedido de Adquira Marketplace, se puede
proceder de distintas maneras:
i) Pulsando el acceso “Crear Factura”, situado en página de inicio en el
menú de Acciones Habituales.
ii) Pulsando directamente en alguno de los pedidos que aparecen en el
listado de Pedidos pendientes de facturar en la página de inicio.
iii) A través de la pestaña Pedidos, en el apartado pendientes de
facturar y/o de crear facturas rectificativas.
iv) A través de la pestaña facturas, en el apartado crear en el enlace
nueva factura.
v) Accediendo dentro de un pedido que contenga algún movimiento de
mercancías pendiente de facturar.
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2.1.2.1. Crear factura desde el enlace “Crear Factura”, situado en
la página de inicio
Pulsando en este enlace accedemos a los siguientes pasos previos en los que deberemos
escoger entre varias opciones:
1-
Nos aparece un menú en el que debemos determinar si la factura que vamos
crear va a ser en base a un pedido o bien sin referencia a pedido, y también
desde aquí nos dará la opción de crear un Duplicado de Facturas o una
Factura Rectificativa.
En el caso de no tener el usuario permisos de facturación electrónica sin referencia a
pedido, este menú no aparece. (Ver más información acerca de la facturación sin referencia
a pedido en el punto 2.2.2 (Facturas Electrónicas sin referencia a pedido).
2.1.2.2. Crear factura desde los pedidos pendientes de factura de
la página de Inicio
En la página de inicio, nos encontramos un listado con los pedidos que se encuentran
pendientes de facturar.
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Desde allí podemos acceder al pedido, pulsando sobre el identificador, y al visualizar lo
detalles del mismo, también podremos crear la factura mediante el botón Crear factura.
2.1.2.3. Crear factura desde la pestaña factura en el apartado
pendientes
En el apartado de Pendientes en el menú lateral izquierdo se puede acceder directamente
a los pedidos pendientes de crear una factura normal o de crear una factura rectificativa.
Si pulsamos en el enlace “de facturar”, la aplicación nos lleva a un listado de los pedidos
que tienen alguna posición pendiente de crear su correspondiente factura ordinaria.
Si pulsamos en el enlace “de crear factura rectificativa”, la aplicación nos lleva directamente
a un listado de aquellos pedidos que tienen alguna posición de devolución o anulación de
recepción que previamente se había facturado, y de la cual deberemos crear su
correspondiente factura rectificativa.
En cualquiera de los listados que nos aparece (tanto accediendo desde el enlace “Pendiente
facturar” o bien “Pendiente crear factura rectificativa”, podremos seleccionar un pedido y
acceder a él para ver sus detalles pulsando el botón “Ver detalle” o bien directamente crear
la factura pulsando el botón “Crear factura”, como se puede observar en la siguiente
imagen.
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2.1.2.4. Crear facturas desde la Pestaña facturas desde el
apartado Crear
En la pestaña facturas en el apartado Crear, se encuentra el enlace Nueva factura que, al
pulsar sobre él nos lleva al asistente de creación de facturas tal como explicamos en este
manual en el punto 2.1.2.1.
2.1.2.5. Crear factura accediendo directamente a un
facturable
pedido
Desde la pestaña Pedidos en el apartado Pendientes y Por estado del menú lateral, se
puede acceder a un pedido para facturarlo (siempre y cuando dicho pedido contenga
recepciones pendientes de ser facturadas). Los estados del pedido en los que podrá crear
factura serán:
Parcialmente Expedidos, aquellos pedidos en los que quedan cantidades
pendientes de expedir, ya sea correspondiente a una línea o varías líneas de pedido e
independientemente de que tenga recepciones por parte del comprador. Este estado
sólo corresponde a pedidos de empresas del Grupo Telefónica y pedidos se servicios
de BBVA.

Parcialmente Recibidos, aquellos pedidos que el proveedor ha expedido en su
totalidad (en el caso que corresponda expedir) y sobre los que el comprador ha
realizado recepciones, quedando todavía pendiente cantidades por recibir. Este estado
es independiente de que el pedido tenga o no cantidades devueltas.

Recibidos, aquellos pedidos que ha recibido totalmente el comprador y que no
tienen devoluciones de mercancías comunicadas por el proveedor.

Devoluciones, aquellos pedidos que tienen al menos una devolución de
mercancía comunicada por el comprador y que hayan sido recibidos totalmente.

Parcialmente Facturados, aquellos pedidos que tienen al menos una factura
asociada pero que tienen recepciones, devoluciones o anulaciones de recepciones
pendientes de facturar.

Mostrar todos, podemos ver todos los pedidos facturables independientemente
de su estado.

Por cualquiera de estos puntos de menú, accedemos a la lista de pedidos correspondientes
a ese estado. Tras haber seleccionado un pedido en concreto y pulsado el botón “Ver
detalle”, accederemos al pedido. Si el pedido contiene posiciones facturables que aún no
han sido facturadas, aparecerá el botón “Crear Factura” en la parte superior derecha, que
deberemos pulsar para crear la factura correspondiente a dichas recepciones.
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2.1.3. Factura Ordinaria y Factura Rectificativa
A la hora de crear una factura debemos especificar si la factura a emitir será una
factura normal en base a un pedido o si es una factura rectificativa, es decir, que modifica a
una factura anterior.
2.1.4. Factura Ordinaria
Para crear una factura ordinaria debemos seleccionar la opción “Factura con referencia
a pedido”
Al acceder por la opción “Factura con referencia a pedido”, se nos despliegan varias
opciones para seleccionar si se quiere crear una única factura, o bien crear facturas a partir
de una selección múltiple de pedidos, o por último, crear facturas mediante la carga de un
fichero Excel. Cualquiera que sea la opción escogida dentro de esas opciones, los pedidos
que aparecerán como facturables, serán aquellos que puedan dar lugar a una factura
ordinaria, es decir aquellos pedidos con recepciones de mercancías pendientes de facturar y
devoluciones de mercancías vinculadas a dichas recepciones, también pendientes de
facturar.
Las recepciones de mercancías anuladas por las correspondientes anulaciones de
recepciones no aparecerán como facturables ya que ambos movimientos de mercancías se
compensan.
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2.1.4.1. Proceso General de creación de una factura ordinaria
Individual
Para generar una única factura ordinaria con referencia a un pedido, pulsamos en el
enlace “Nueva factura” en el apartado Crear, de la pestaña facturas. Aquí se nos
despliega el Asistente para la Creación de de Facturas y debemos seleccionar la opción
“Factura con referencia a pedido”. Posteriormente, nos aparece un menú donde
deberemos seleccionar la opción “Crear factura única”. La aplicación nos mostrará
entonces el listado de pedidos con los movimientos o posiciones del mismo pendientes de
crear su correspondiente factura ordinaria.
Como vemos en la siguiente imagen, una vez aceptada la opción de “crear factura
única”, nos mostrará la aplicación el listado de los pedidos susceptibles de ser facturados:
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Una vez dentro de ese listado, para crear una factura, debemos acceder al pedido
que deseemos facturar. Para ello seleccionaremos el pedido y pulsaremos el botón “Ver
detalle” si deseamos visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulsaremos
directamente sobre el nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo
que queremos es crear directamente una factura pulsaremos el botón “Crear factura”, y
Adquira Marketplace nos mostrará las posiciones del pedido escogido que se pueden
seleccionar para crear la factura.
Para el presente ejemplo, vamos a acceder al pedido pulsando el botón “Ver
detalle” en lugar del botón “Crear factura” y la aplicación nos mostrará toda la
información del mismo distribuido en los siguientes apartados: datos del pedido,
comprador, líneas de pedido y estado de las mismas, datos de expedición, datos de
facturación, datos de pago, comentarios y anexos. Con el enlace “Contraer Todo”, se
ocultarán los datos del pedido, Comprador, datos de expedición, datos de facturación, datos
de pago y comentarios, accediendo directamente a las líneas del pedido.
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Las líneas susceptibles de ser facturadas son las que se encuentran en estado
“Recibido”, “Parcialmente recibido”, “Parcialmente expedido”, “Parcialmente
facturado” y “Devoluciones”. Para verificar si existe alguna recepción pendiente de
facturar en un pedido concreto, puede acceder a los detalles de la línea (deberá pulsar el
botón “Ver Detalle” situado debajo de las líneas del pedido, tal y como se puede ver en la
imagen anterior) y verificar si sus recepciones tienen o no alguna factura asociada y en el
caso que sí la tiene, entonces verificar en qué estado está esa factura. En la siguiente
imagen, hemos accedido a los detalles de la línea de un pedido, y se puede observar que a
pesar de estar recibida, no tiene ninguna factura asociada, por lo que esa recepción
aparecerá como facturable al crear una factura:
Una línea (y por lo tanto un pedido) puede tener más de una recepción y más de una
factura asociada (por ejemplo una factura por cada recepción realizada).
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Cuando estamos visualizando un pedido que tiene recepciones pendientes de facturar,
aparece en el botón Acciones la opción “Crear factura” en la parte superior derecha de la
pantalla. Si pulsamos en él, Marketplace nos llevara al listado de recepciones y/ o
devoluciones que se pueden facturar (y que deberemos seleccionar).
En este punto, nos muestra las posiciones (o partidas) que podemos incluir en la
factura que estamos creando, las cuales podremos seleccionar. Podremos seleccionar todas
o sólo algunas, de las partidas, seleccionando en cada casilla correspondiente.
Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pulsar el botón “Crear
factura”. Marketplace nos solicitará confirmación para crear la factura y al aceptar nos
llevará al formulario de factura, donde nos aparecerán los datos de cabecera a rellenar.
Al crear facturas ordinarias, seleccionando recepciones y/o devoluciones de
mercancías, el sistema verificará el saldo resultante. El saldo deberá ser positivo creándose
una factura ordinaria. En caso de ser igual a cero, aparecerá un mensaje de error Indicando
que el pedido es no facturable.
A continuación accederemos al borrador de la factura. Tendremos que cumplimentar
los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como:
 “Número de factura”
 “Fecha de factura”
 “Fecha de vencimiento del pago estimada”.
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En el campo “Número”, corresponde al número de factura, se deberá informar un
valor alfanumérico de 15 dígitos como máximo para proveedores de España y 16 para
proveedores del resto de países. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un
mensaje de error. Para BBVA el número de factura debe ir en mayúsculas, sin caracteres
especiales y no puede empezar por 0.
En el campo “Fecha de factura” aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de
creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de factura deberá estar
comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente y la
fecha del día, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un
mensaje de error.
En el campo “Fecha de vencimiento del pago estimada”, Normalmente el sistema
mostrará esta fecha según la información contenida en el pedido. En el caso de no incluirse
se deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no
cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.
El campo “Condiciones de pago” podrá venir informado con un valor fijo no
modificable (“transferencia”) o mostrará por defecto el método de pago del pedido.
Se puede mostrar u ocultar la información de complementaria de la factura mediante
los enlaces: Expandir Todo y contraer todo.
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Debajo de los datos del comprador encontratremos el apartado datos de Pago (ver
punto 2.10 de este manual) en el que poderemos incluir lso últimos cuatro digitos de la
cuenta de abono en la que necesitemos recibir el pago, solo si no es la cuenta resgitrada
en el sistema del comprador y que habitualmente utilizan para pagarnos la factura.
Pulsando “Añadir línea” puede añadir nuevas partidas facturables del mismo pedido a
la factura que está creando. Pulsando el botón “suprimir” puede eliminar una línea de esta
factura. Asimismo, puede modificar el impuesto de las líneas incluidas en la factura.
Al pulsar en “Modificación masiva” o bien en “Modificar” podremos modificar el
Impuesto y Tipo impositivo y añadir retenciones a la factura.
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Pulsando el botón “Modificación masiva”, nos aparecerá la siguiente pantalla, en la que
se nos mostrará todas las líneas incluidas en la factura.
En el apartado de Impuestos y retenciones aplicables a las líneas seleccionadas
podremos: Anadir nuevo impuesto y retenciones, eliminar el impuesto existente y/o borrar
todo. Si seleccionamos añadir, nos aparecerá la pantalla emergente en la que podremos
seleccionar el impuesto y las retenciones, definir el porcentaje a aplicar y si va incluido o
no en el total de la factura.
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El campo Anadir al total de factura solo hay que desmarcarlo en el caso de garantía de
obra, porque no aplica a ningún caso más
Una vez seleccionados el impuesto, impuestos repercutidos y las retenciones (en el
caso que aplique) pulsaremos el botón aplicar cambios y los nuevos registros nos
aparecerán reflejados en la pantalla de la modificación:
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Pulsamos Aceptar para que se reflejen los registros en el desglose de la factura.
De igual forma podremos utilizar el botón “Modificar”, seleccionando previamente la línea
de la factura que debemos modificar.
De la misma manera como utilizamos el botón de modificación masiva, con el botón
modificar podremos añadir, modificar y eliminar el impuesto o la retención incluida en la
línea de factura seleccionada, tal como explicamos en el punto anterior.
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Una vez modificados estos campos los aceptamos y volvemos a la pantalla anterior.
Verificaremos entonces que disponemos de un campo denominado “Datos de la
firma digital”, donde podremos verificar, una vez hayamos firmado la factura, si los
datos de la firma electrónica son correctos; así como verificar si la factura está o no
firmada. Mientras la factura se encuentra en estado borrador este apartado se encuentra
vacío.
Cuando haya revisado y cumplimentado todos los campos de la factura, pulse el botón
“Acciones /Guardar”.
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Una vez guardada la factura, podremos adjuntar ficheros a la factura electrónica
legal, para ello dispondremos del botón Añadir adjunto, que nos aparecerá debajo del
resumen de factura:
Al pulsarlo nos permitirá seleccionar el fichero almacenado en nuestro ordenador (máximo
2MB por fichero) y proseguir con la firma y envío de la factura.
Los posteriores pasos de firma y envío de facturas, se contemplan en los apartados
2.3 y 2.4 de este manual.
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2.1.4.2. Proceso general de creación de facturas ordinarias de
forma múltiple
Para generar facturas ordinarias con referencia a pedidos de forma múltiple en
Adquira Marketplace, una vez pulsemos en “Nueva Factura” deberemos seleccionar la
opción “Factura con referencia a pedido”, y posteriormente, en el siguiente menú de
opciones deberemos seleccionar la opción “Facturación múltiple por selección de
pedidos”.
La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos facturables, pero con
alguna diferencia en la pantalla respecto a aquélla que nos mostraba cuando
seleccionábamos la opción de facturar una única factura (pues ahora se pueden seleccionar
varios pedidos a la vez, por ejemplo).
Al seleccionar esa segunda opción, nos aparece la siguiente pantalla de listado de
pedidos facturables, con una cabecera donde se podrá establecer una serie de datos, tales
como un valor raíz, un valor inicial para empezar a numerar las facturas que se van a crear,
y también se podrá establecer una fecha de factura y de vencimiento, en dicha cabecera.
En este tipo de facturación (múltiple) es posible facturar todos los pedidos que
aparecen en pantalla, así como tan sólo aquéllos que seleccionemos. Pero al menos
deberemos seleccionar uno o si no la aplicación nos mostrará un error.
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Para la opción del botón “Ver Detalle”, tan sólo podremos seleccionar un solo pedido,
no permitiendo la aplicación la visualización de más de un pedido a la vez.
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Una vez seleccionemos los pedidos a facturar (ya sean todos los de la pantalla, o
bien, tan sólo los que decidamos) y sabemos que la numeración va a ser consecutiva,
podemos establecer un valor en Raíz y un valor para la primera factura. Así, si hemos
seleccionado tres pedidos, podemos por ejemplo establecer en el campo Raíz el valor “F” y
en valor inicial “001”. También podemos establecer una fecha de Factura y una fecha de
vencimiento de las facturas que vamos a generar, recordando que la fecha de la factura
tiene que estar comprendida entre la fecha de la última recepción y la fecha actual:
Una vez establecidos dichos campos como veíamos en la imagen anterior,
pulsaremos el botón “Aplicar” y Adquira Marketplace nos establecerá automáticamente los
valores de números de facturas y fechas a las líneas de pedidos que hayamos seleccionado
para facturar. En el ejemplo que estamos viendo, establecerá los valores F001, F002 y
F0003, respectivamente a cada pedido que corresponda, como en las imágenes se puede
observar, ya que seleccionamos 3 pedidos a facturar, indicando que las facturas debían
empezar con el valor “F” y el empezar la numeración de las mismas con “001”
Si por otro lado, los números de las facturas que queremos emitir no van a ser
consecutivos, y tienen para nosotros un valor ya asignado internamente en nuestro
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sistema, podemos seleccionar los pedidos que deseemos facturar, pudiendo introducir el
valor que queramos en la correspondiente caja de texto que hace referencia al número de
factura, en cada línea de pedido del listado que aparece debajo de la cabecera de esa
página, tal y como se puede observar en la siguiente imagen. No será necesario en ese
caso poner ningún dato en el campo Raíz y valor inicial de la cabecera:
Como vemos en la imagen superior, hemos seleccionado tres pedidos, y hemos
establecido diferentes números de facturas para cada uno de ellos, así como diferentes
fechas de vencimiento.
Una vez ya tenemos los pedidos seleccionados con los datos cargados (ya sea desde
la cabecera, o en cada uno de los pedidos como hemos visto en ambos casos), el siguiente
paso será pulsar el botón “Crear Factura”. Una vez pulsemos dicho botón, se generarán las
facturas de los pedidos seleccionados, y el sistema nos indicará si existe algún error en la
creación de alguna de ellas (fechas no válidas, etc).
Al pulsar en “Crear Factura” se nos cargará la siguiente pantalla, donde vemos que
las facturas se han cargado y están en estado “Borrador”.
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El siguiente paso será firmar las facturas.
Es posible firmar todas las facturas que aparecen en la pantalla pulsando el botón
“Firmar TODAS” (opción no disponible para usuarios de México)
También es posible firmar aquéllas que queramos, si anteriormente hemos
seleccionado las facturas que deseemos y pulsamos luego el botón “Firmar selección”.
Siguiendo con el ejemplo que estábamos utilizando, una vez hemos pulsado el botón
“Firmar TODAS”, se han firmado las facturas, las cuales aparecen en estado Firmadas,
como se puede ver en la siguiente pantalla:
Una vez ya hemos procedido a firmar las facturas, la pantalla nos muestra el estado
de las mismas a firmadas, y nos da la opción de enviarlas. Como en el caso de la firma, el
envío se puede realizar de todas las facturas firmadas que aparecen en la pantalla si
pulsamos el botón “Enviar TODAS”, o bien, se pueden seleccionar aquellas que queramos y
posteriormente pulsar el botón “Enviar selección”. En nuestro ejemplo, pulsamos el botón
“Enviar TODAS”, de manera que las facturas pasarán al estado Enviando.
Si posteriormente pulsamos en el botón inicio de Adquira Marketplace, y accedemos
a la bandeja “Facturas en Enviando” del menú lateral izquierdo, veremos la siguiente
pantalla.
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Este estado es puntual, pues una vez las facturas superen las validaciones técnicofuncionales del sistema del comprador, pasarán a estado correcto de Enviadas, a la espera
de que sean Aceptadas o Rechazadas por el comprador (como más adelante veremos en el
punto 2.9. Estados de una Factura).
2.1.4.3. Proceso general de creación
mediante carga de una hoja Excel.
de
facturas
ordinarias
Para generar facturas ordinarias con referencia a pedidos mediante carga de una hoja
Excel en Adquira Marketplace, una vez pulsemos en “Nueva Factura” deberemos
seleccionar la opción “Factura con referencia a pedido”, y posteriormente, en el
siguiente menú de opciones deberemos seleccionar la opción “Facturación múltiple por
carga de fichero”
Deberemos entonces adjuntar un archivo Excel utilizando el botón Seleccionar y
localizando el archivo a adjuntar. La plantilla la podremos descargar desde esta misma
opción. El fichero a cargar será una hoja Excel y contendrá la siguiente información por
cada factura a generar:
Campos Obligatorios:
 Identificador del pedido en Marketplace
 Número de factura
 Fecha de la factura
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 Fecha de vencimiento del pago estimada
 CIF del comprador
 Fecha de Operación
Campos Opcionales:
 Número de control (Facturas Venezuela)
 Número de Recepción
 Línea del pedido
 Código de país y nombre del impuesto
 Porcentaje del impuesto
 Comentario
 Régimen Fiscal (Facturas Méjico)
 Referencia de Pago (Facturas Méjico)
 Folio (facturas Méjico)
 serie (facturas Méjico)
 Lugar de expedición (facturas Méjico)
 Aduana
 Código de país y nombre de la retención
 Porcentaje de la retención
 Base imponible de la retención
 Cuenta de abono(solo facturas España)
La estructura del fichero Excel será la siguiente:
Pedido
0012345678
0012345679
0012345680
Factura
FACT001
FACT002
FACT003
Fecha Fac Fecha venc cif comprador
01/09/2014 25/06/2010 A80002299
01/09/2014 25/06/2010 A80002299
02/09/2014 25/06/2010 A80002299
Fecha Op. Nº control
01/09/2014 A1234
01/09/2014 A1234
02/09/2014 A1234
Nº recepciónNº línea
A1234
00010
A1234
00010
A1234
00010
Impuesto
[ES] IVA
[ES] IVA
[ES] IVA
% impuesto Comentarios
21 Comentario de factura
21 Comentario de factura
21 Comentario de factura
El Excel que se carga debe crearse sin cabecera, la imagen es informativa del orden y
formato de los campos.
Las validaciones que se realizan sobre el Excel son las siguientes:
 El CIF del comprador es válido en Marketplace
 El pedido existe
 El pedido pertenece al proveedor que realiza la carga de facturas
 El CIF del comprador y proveedor en el pedido a facturar son correctos
 El pedido o alguna de las posiciones del pedido están en estado “facturable”
 El número de factura no puede ser nulo y no superior a 15 caracteres (en
España) y 16 resto de países. Solo Admite Mayúsculas y no puede empezar por 0.
 El número de factura no ha sido utilizado por el proveedor
 El formato de la fecha de factura y vencimiento debe ser correcto
(dd/mm/aaaa)
 La fecha de factura no puede ser posterior a la fecha actual
 La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de creación de la
factura
El número máximo de filas que se podrán incluir en el archivo Excel es de 10000 o
una máximo de 300 facturas. En el Excel, a las celdas de los campos de fecha factura y
fecha vencimiento se deberán establecer formato celda “Fecha, dd/mm/aaaa”, y para las
celdas de número de pedido se deberá establecer formato celda “Texto”, siendo
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recomendable, que una vez se haya introducido el número de pedido y establecido el
formato de celda a “Texto” pulsar la tecla “F2” para que Excel actualice dichos cambios.
Una vez hemos adjuntado el archivo mediante el botón “Seleccionar”, deberemos
pulsar el botón “Enviar” para que se carguen los datos de dicho archivo Excel en Adquira
Marketplace. Procesado el fichero, se muestra en pantalla el resultado de la carga de las
facturas y los posibles errores en el caso de que ésos se produzcan. Si al cargarse el fichero
se producen errores, Adquira Marketplace le indicará en que línea y columna del Excel que
hemos cargado se encuentra el/los error/es.
Para el ejemplo que vamos a utilizar, hemos cargado una hoja Excel conteniendo 2 pedidos
que queremos facturar. El Excel tendría el siguiente formato (cumplimentando los campos
obligatorios solamente):
0050145104
FACTURA1
13/04/2012
13/07/2012
A82018474
13/04/2012
0050144964
FACTURA2
12/04/2012
12/05/2012
A82018474
12/04/2012
Una vez cargado correctamente ese archivo, debemos seleccionar en el menú
Informes (pestaña Facturas Emitidas), en el enlace facturas cargadas. Allí encontraremos el
registro de los ficheros que utilicemos al cargar facturas.
Seleccionamos le fichero y pulsamos Ver Detalle
e inmediatamente Adquira
Marketplace nos mostrará la siguiente página de Resultado de la carga del archivo Excel,
donde visualizaremos las facturas en estado En borrador, y con las siguientes opciones:
De igual forma, al cargar un fichero y en el caso de producirse algún error en la
carga, el resultado se mostraría de la siguiente manera:
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Como vemos, las facturas que hemos cargado aparecen “En Borrador”, y tenemos
las mismas opciones que veíamos al utilizar la opción de crear facturas de forma múltiple.
Sin embargo nos muestra los errores producidos indicándonos la fila y columna del fichero
en el que estaba el dato erróneo.
De manera que para los siguientes pasos de firma y envío de facturas deberán
remitirse al punto 2.1.4. Proceso general de creación facturas ordinarias de forma múltiple,
Pues la mecánica va a ser la misma.
2.1.4.4. Proceso general de creación
mediante Facturar recepciones
de
facturas
ordinarias
Otra opción para poder emitir facturas de forma Múltiple sobre pedidos con
recepciones es a través de “Facturar recepciones”
Esta nueva funcionalidad va a permitirnos no sólo poder emitir facturas de forma
masiva sobre pedidos recepcionados, o exportarnos a Excel directamente el fichero para
dicha carga en el caso de que lo necesitemos, también va a permitirnos el poder emitir
facturas para varias recepciones en el caso en el que un comprador, nos haya marcado
diversas recepciones dentro de un mismo pedido y además, nos va a permitir ver
directamente esa recepción sin tener que acceder directamente al pedido e ir
visualizándolas.
Para acceder a la opción de facturar recepciones podremos acceder directamente
desde la bandeja de pedidos pendientes de facturar con recepción
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También desde la sección de crear facturas Nueva factura con referencia a pedido
factura única.
Cuando seleccionemos sobre el botón de Facturar recepciones nos aparecerá el siguiente
menú:
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Podremos efectuar la facturación de un pedido en concreto únicamente poniendo el número
de pedido en el campo número de pedido.
En este caso, como podemos observar al ejecutar la búsqueda se nos muestran 2
recepciones para el mismo pedido
Tenemos la opción de emitir una única factura para esas dos recepciones
seleccionando Generar facturas o emitir dos facturas una por cada recepción efectuada
seleccionando sobre el botón Exportar a MS Excel.
Vamos a ver primero como generar una única factura para las dos recepciones.
Seleccionamos sobre el botón Generar facturas y nos aparece el siguiente menú:
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






Prefijo del número de factura, valor que se incluirá en el número de factura y que se
irá incrementando de uno en uno según el nº de facturas que vayamos a crear.
Nº de factura, nuestro número de factura sin el prefijo inicial.
Ejemplo: si vamos a crear una factura y como prefijo ponemos 1 y como nº de
factura 2014, al crear las facturas tendremos 12014 (como número de factura
creada).
Fecha de factura, Fecha de emisión de la factura que vamos a crear.
Fecha de vencimiento, fecha estimada de vencimiento según lo acordado con el
comprador al que emitimos la factura.
Comentarios
Impuesto
Al seleccionar sobre generar, nos aparecerá un mensaje en pantalla informándonos
de donde debemos acceder para ver la factura que hemos generado:
Accedemos a la sección de Informes/ facturas cargadas y accedemos al resultado de
nuestra creación de factura igual que si hubiésemos procedido con la carga de un fichero
Excel.
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Como podemos ver, en este caso hemos emitido una única factura por dos
recepciones.
Si lo que deseamos es emitir varias facturas sobre varios pedidos de forma masiva el
procedimiento será el mismo sólo que en vez de buscar un pedido en concreto como
hicimos al comienzo, seleccionaremos aquellos pedidos que deseamos facturar.
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Ahora vamos a ver cómo generar estas facturas por Excel; esta opción nos permitirá
poder emitir factura por recepción; como en el caso que vimos antes. Tenemos un pedido
con dos recepciones diferentes efectuadas por el comprador y necesitamos como
proveedores emitir dos facturas una por cada recepción.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Lo que queremos hacer en este caso es emitir dos facturas una por cada recepción,
para eso seleccionaremos el botón Exportar a fichero MS Excel.
La ventana que nos aparecerá será la misma que vimos antes.
Completamos los campos y al seleccionar en Generar nos exportara un Excel de carga en
formato comprimido y en este caso vamos a ver en este Excel de carga de facturas con
referencia a pedido como en vez de una factura por una única recepción, creará dos con la
misma numeración.
Para emitir dos facturas una para cada recepción, en vez de una única factura por
todas las recepciones, lo único que tendremos que hacer será cambiar el nº a una de las
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dos facturas en el Excel y efectuar una carga de factura masiva de este Excel con referencia
a pedido.
Guardamos el fichero en nuestro PC y procedemos a la carga del fichero Excel como
cualquier otro fichero que cargáramos con referencia a pedido.
Nota: esto nos va a permitir a partir de ahora autogenerar nuestro fichero de carga Excel
para facturas con referencia a pedido, sin tener que cumplimentarlo nosotros manualmente
y así, poder crear y emitir varias facturas para recepciones diferentes dentro de un mismo
pedido sin tener que acceder al pedido y seleccionarlas una a una.
2.1.5. Factura Rectificativa
Para crear una factura rectificativa debemos seleccionar la opción “Factura
rectificativa” y nos desplegará un menú con los tipos de Facturas Rectificativas que
podemos crear en Marketplace: “Factura Rectificativa con referencia a pedido”, “Factura
Rectificativa sin referencia a pedido, con referencia a factura” y “Factura Rectificativa sin
referencia a pedido, sin referencia a factura”. Para BBVA utilizaremos solo las dos primeras
opciones: “Factura Rectificativa con referencia a pedido”,
“Factura Rectificativa sin
referencia a pedido, con referencia a factura”
En este apartado veremos cómo crear una “Factura Rectificativa con referencia a
pedido” y para ello, debemos seleccionar la primera opción.
Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura
ordinaria previamente creada y aceptada.
Nota: Si accedemos a crear una factura desde la opción 2.1.2.3. Crear Factura desde la
pestaña pedidos en el apartado pendientes, no nos solicitará la aplicación si debemos crear
una factura normal o rectificativa, pues el listado de pedidos que aparece ya hace referencia
a unos u otros.
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Al seleccionar cualquiera de las opciones de crear factura, la aplicación nos mostrará
un listado de pedidos pendientes de crear su correspondiente factura (bien sea una factura
ordinaria o bien rectificativa, en función de la opción escogida).
2.1.5.1. Proceso general de creación de una factura rectificativa
con referencia a pedido recibido
Para generar una factura rectificativa con referencia a un pedido, una vez pulsamos
“Nueva Factura” debemos seleccionar la opción “Factura rectificativa”, y por último,
el nuevo menú que nos aparece: “Factura rectificativa con referencia a pedido”.
aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos que contienen devoluciones
mercancías o anulaciones de recepción referentes a recepciones ya facturadas.
en
en
La
de
Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura
ordinaria previamente creada y enviada a través de Marketplace..
Una vez dentro de ese listado, para crear una factura rectificativa, deberá acceder al
pedido que desee facturar. Para ello seleccione el pedido y pulse el botón “Ver detalle” si
desea visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulse directamente sobre el
nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo que desea es crear
directamente la factura pulse el botón “Crear factura”, y directamente nos mostrará las
posiciones que se pueden seleccionar para crear la factura (nos mostrará, en ese caso, las
posiciones de devolución o anulaciones de recepción vinculadas a recepciones ya
facturadas).
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Al acceder al pedido, pulsando por ejemplo el botón “Ver detalle”, accederemos al
contenido del pedido
En la imagen siguiente accedemos al pedido con recepciones que ya se han facturado
y que posteriormente el comprador habrá devuelto o anulado:
Si pulsamos en Ver detalles a nivel de línea de pedido, visualizaremos los movimientos
que por el momento ha tenido esa línea. Entre ellos la devolución que hace referencia a una
recepción ya facturada. Eso lo podremos verificar con los números de “Identificador de
documento” e “Identificador de documento de referencia”. El “Identificador de documento
de referencia” relaciona esa devolución con una recepción de esa misma línea (es decir, lo
relaciona con el “Identificador de documento” de esa recepción en concreto).
Una vez que pulsamos el botón crear factura, el sistema nos mostrará
automáticamente las partidas susceptibles de ser facturadas en una factura rectificativa. En
este ejemplo, tan sólo aparece una posición, donde se puede visualizar que hay una
cantidad devuelta, y el importe es negativo.
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Pulsamos en el botón Crear Factura y la aplicación nos pide la confirmación de si
queremos crear la factura de este pedido.
Se deben seleccionar las partidas que quiera incluir en la factura. Para desmarcar las
posiciones seleccionadas, pulse “Limpiar selección”. En este caso, tan sólo hay una posición
para seleccionar.
Al crear facturas rectificativas, seleccionando devoluciones y/o anulaciones de
recepciones de mercancías, el saldo será siempre negativo, no siendo posible obtener un
saldo igual o superior a cero.
Si aparecen posiciones de devolución o anulación de recepción vinculadas a una
misma recepción, se seleccionan juntas, y nos obliga la aplicación a crear la factura
rectificativa para todas las posiciones sin la opción de poder seleccionar unas sí y otras no.
Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pulsar en el botón “Crear
factura”, donde ya aparecerán los datos de cabecera a rellenar.
A continuación accederemos al borrador de la factura. Tendremos que cumplimentar
los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como:
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


“Número de factura”, debemos informar un valor alfanumérico de 15
dígitos como máximo para el caso de España y 16 resto de países. En
caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.
“Fecha de factura”, aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de
creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de
factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de
mercancías seleccionado más reciente y la fecha del día, ambas
inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje
de error.
“Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una fecha
superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta
condición, aparecerá un mensaje de error.
Asimismo, también deberá rellenar el campo “Comentarios de
también es obligatorio.
Proveedor”, el cual
Al crear una factura rectificativa, en el campo Documento de referencia, nos indica el
número de factura ordinaria que estamos rectificando:
Al crear facturas rectificativas es obligatorio introducir el motivo de rectificación en el
campo “Comentarios de Proveedor”.
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Pulsando “Añadir línea” puede añadir nuevas partidas del mismo pedido a la factura
que está creando. Pulsando el botón “suprimir” puede eliminar una línea de esta factura.
Puede modificar el tipo impositivo si es incorrecto. Para ello pulse el botón
“Modificar” situado junto a cada línea de factura, aunque la factura rectificativa
debería llevar el impuesto de la factura ordinaria que estamos rectificando.
Asimismo, puede modificar en una única pantalla todas las líneas, pulsando el botón
“Modificación masiva”.
Cuando hayamos revisado y cumplimentado todos los campos de la factura,
pulsaremos el botón “Acciones/Guardar”.
Una vez hayamos pulsado en “Guardar”, nos aparecerá el botón “Firmar” y
posteriormente de la firma, tendremos en pantalla el botón “Enviar” que, una vez pulsado la
factura pasará al estado enviando, momento en el cual la factura pasará las validaciones
técnico funcionales en el sistema del comprador.
2.2. Facturación de Pedidos de servicios
Al igual que ocurre actualmente con los pedidos de productos, los pedidos de
servicios podrán ser facturables electrónicamente o no, según se indique en el flujo del
pedido (iconos de la cabecera del pedido), además vendrán identificados con la
nomenclatura FE (si es facturable) o NoFE (en caso de no ser facturable)
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Si el pedido requiere la facturación a través de Marketplace, la facturación la
realizaremos tal y como hemos visto en los apartado anteriores de facturación con
referencia a pedido recibido.
Al realizar las facturas para los pedidos de servicios, debemos recordar que las
recepciones que realiza el comprador siempre serán a nivel de sublíneas del pedido y nunca
a nivel de línea padre. Sin embargo, al crear facturas para este tipo de pedidos,
observaremos que luego de seleccionar las recepciones a facturar, las líneas de factura se
crearán siempre con la descripción de la línea padre de la sublinea que estamos facturando
y la cantidad será 1 y el importe se corresponderá con el importe reflejado en la recepción
realizada por el comprador. En el número de la línea que parece en la recepción podemos
saber a qué línea padre pertenece.
Pulsamos el botón crear factura de la cabecera del pedido que vamos a facturar y
Marketplace nos lleva a la pantalla con las recepciones disponibles para facturar.
Seleccionamos las recepciones a facturar:
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Pulsamos crear factura
siguiente imagen:
y las líneas de la facturas quedan tal como vemos en la
A partir de este momento la gestión de la factura es la misma que hemos realizado
hasta ahora, deberemos cumplimentar los datos requeridos por la herramienta, guardar y
firmar la factura antes de enviarla al sistema del comprador.
Vista Previa de la Prefactura o factura (Según corresponda)
2.3. Facturación de pedidos de Materiales (incurridos)
La facturación de los pedidos Incurridos de BBVA (Pedidos de Materiales), la
realizaremos a través de la opción de facturación con referencia a Pedido Recibido, tal
como lo hecho hasta ahora con pedidos de productos o servicios.
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Estos pedidos vendrán siempre habilitados para facturación electrónica, con el icono
de facturación en Verde y con el identificativo de FE delante del mismo
El procedimiento de creación de la factura, será el mismo q que se expone en el punto
2.1.4.1 de este documento.
2.4. Facturación con referencia a pedido no Recibido
También tendremos la opción de facturar pedidos de materiales publicados en
Marketplace que no van a tener asociada ninguna recepción comunicada desde el sistema
de BBVA.
Un pedido no recibido tendrá como estado final (previo a la facturación) Aceptado
por el proveedor, dado que el comprador no comunicará las recepciones a través de
Marketplace. Para estos pedidos se podrán realizar modificaciones y cancelaciones por parte
del comprador, pero nunca, tal como hemos comentado, se enviaran ni recepciones ni
devoluciones para que se reflejen en Marketplace.
Este tipo de pedidos los podremos facturar a través del asistente de facturación, en la
opción Facturación con referencia a pedido, nos aparecerá un nuevo enlace “Crear factura
única de Pedidos No recibido” que utilizaremos para facturar los pedidos de este tipo.
Una vez que pulsamos sobre dicho enlace, la aplicación nos llevará al listado de
Pedidos no recepcionados y que son facturables, para seleccionar el pedido y acceder al
detalle.
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Cuando pulsamos el botón crear factura, nos aparecerán las líneas del pedido
pendientes de facturar
Una vez que seleccionamos las líneas y pulsamos Crear factura, Marketplace nos
llevará al formulario de factura en el que tendremos que indicar el número de factura y la
fecha, los demás datos los hereda del contenido del pedido. Puede que también tengamos
que informar la fecha de vencimiento, si ésta viene indicada en el pedido Marketplace la
informa automáticamente y si no viene reflejada, deberemos indicarla manualmente.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Las líneas que hayamos incluido en la pre-factura las podremos suprimir y
modificar, también podremos añadir nuevas líneas no seleccionadas previamente.
Si decidimos modificar las líneas añadidas, solo nos permitirá cambiar el impuesto y
/o la cantidad.
A partir de este momento el proceso de creación y envío de facturas es el habitual.
También podremos acceder a realizar la factura de los pedidos no recibidos desde el
enlace “de facturar sin recepción” de la pestaña pedidos en la sección Pendientes:
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Una vez seleccionado el enlace nos llevará a la pantalla de Pedidos no recepcionados
facturables, en donde seleccionaremos el pedido que queremos facturar.
2.5. Factura rectificativa con referencia a pedido no recibido
En el asistente de facturación también encontraremos un nuevo enlace para realizar
facturas rectificativas con referencia a pedido no recibido.
Una vez seleccionado el enlace, nos llevará al listado de facturas rectificables, es decir,
un listado de pre-facturas aceptadas de los pedidos no recibidos.
Al seleccionar la factura a rectificar, pulsaremos el botón Rectificar factura y
Marketplace nos llevará al formulario de factura rectificativa en el que se cargarán los datos
de la Factura original, pero con las cantidades e importes de las líneas en negativo.
En este tipo de documento, a nivel de línea solo podremos modificar la cantidad a
rectificar, indicándola siempre en negativo (-) y sin exceder la cantidad de la factura
original que vamos a rectificar.
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Si nos excedemos en la cantidad a rectificar (mayor que la cantidad indicada en la
factura original), Marketplace nos indicará dicho error en el momento de guardar el
documento.
Es importante recordar que debemos eliminar las líneas que no vayamos a rectificar,
seleccionándolas y pulsando el botón suprimir.
Siempre debemos indicar el motivo de la rec
tificación.
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Si la factura rectificativa es aceptada nuestra original pasa a estado rectificada y no
puede ser anulada; si la FR se anula, la factura original se devuelve al estado Aceptada.
2.6. Facturación con referencia a pedido – Caso Particular Proveedores
BBVA LATAM que emiten Prefacturas
Tal como ocurre en la gestión de pedidos, en el caso específico de BBVA hay una serie
de proveedores, específicamente de Perú, Colombia y Chile, que tendrán habilitada una
funcionalidad especial al realizar facturas con referencia a pedido, dadas las particularidades
de los pedidos con lo que trabajan.
En todos los casos la facturación se realizará con referencia a pedido y las facturas
deberán ir firmadas con el certificado de firma delegado en Adquira. Los documentos que
se emitirán serán pre-facturas (ordinarias, rectificativas y/o de anulación), en espera de la
recepción en papel que es el documento legal.
El ciclo que seguirán las pre-facturas será:
PIP3C3
FIRMADA
ENVIANDO
PIP3C3
PIP0A1 (000)
(firma)
PIP0A1 (491) Borrado
FIRMADA
(WARNING)
PIP3C6 (REGISTRO)
ENVIADA
(PDTE DOC
FISICO)
EN
PROCESO
PIP0A1 (491) Borrrado
PIP3C6 (Aceptación)
PIP3C6 (Aceptación)
ACEPTADA
PIP3C4
RECHAZADA
El proveedor
anula la factura
Pasa a Rectificada cuando la
FR pasa a ACEPTADA
Pasa a Anulada cuando la
FRA pasa a ENVIADA
ANULADA
RECTIFICADA
Pasa a Aceptada si la FR se anula
PIP3C3: Pre- factura
PIP3C4: Rechazo de factura
PIP3C6: Notificación de Registro/
Acpetación
PIP0A1: Notificación de Error/
Procesamiento
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El estado En proceso es un estado transitorio que se genera si la factura entra en WF.
Una prefactura aceptada puede ser posteriormente anulada en el sistema del
comprador, pasando su estado a Rechazada en Marketplace y tendremos que emitir un
documento de Anulación. De igual forma, si la pre-factura está aceptada podremos crear
pre-facturas de anulación, por petición del comprador
Como hemos mencionado la facturación se realizará con referencia a pedido
publicado en Marketplace con la particularidad de que dichos pedidos pueden o no tener
recepciones reflejadas en Marketplace, siempre y cuando sean pedidos de materiales. Para
la creación de una pre-factura única con referencia a pedido Accederemos al asistente de
facturación en el enlace Crear factura única con referencia a pedido
2.6.1. Facturación con referencia a pedido recibido.
Si el pedido tiene recepciones publicadas en Marketplace deberemos facturarlo a
través del enlace Crear factura única de pedido recibido
Al seleccionar la opción nos mostrará el listado de pedidos con recepciones pendientes de
facturar.
Una vez que pulsamos el botón Crear Factura, Marketplace nos llevará a la pantalla
para elegir las recepciones pendientes de facturar para el pedido. El procedimiento de
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facturación con referencia a pedido recibido está explicado en el apartado 2.1.4.1 de este
mismo manual.
2.6.2. Validación del número de factura para LATAM
Es muy importante que tengamos en cuenta que, el número de factura indicado
tanto en las pre-facturas ordinarias, rectificativas o de Anulación, solo podremos indicarlo
en Mayúsculas y con un número máximo de 16 caracteres, excepto para Perú que serán 13
caracteres como máximo y con un formato especial.
Si excedemos el número de caracteres o incluimos una letra minúscula, Marketplace
nos devolverá una pantalla de error indicándonos que debemos modificar dicho número.
2.6.3. Cambiar las monedas en las pre-facturas.
Al realizar una pre-factura ya sea ordinaria o rectificativa, nos aparecerá un botón
nuevo Cambiar Moneda. Este botón nos permitirá emitir la factura en una moneda
diferente a la que tiene el pedido, permitiéndonos establecer la tasa de cambio a aplicar.
Este procedimiento podemos realizarlo en dos puntos de la creación de la factura:
 Antes de seleccionar las recepciones de la factura, desde el detalle del pedido
 Después de pulsar crear factura en la pantalla de pre-factura
Al pulsar el botón Cambiar moneda al momento de seleccionar las recepciones, nos
aparecerá una pantalla donde podemos introducir los valores para hacer el cambio de
moneda.
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Tendremos dos casillas para indicar cuantas monedas origen corresponden a cuantas
monedas destino, o lo que es lo mismo la tasa de cambio a aplicar.
Esta información se reflejará debajo de los datos de cabecera del pedido que vamos
a facturar.
Seleccionamos las recepciones que vamos a facturar.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Una vez pulsamos el botón crear Factura, Marketplace nos llevará al formulario de la
factura con el importe unitario y los totales de factura cambiados a la moneda seleccionada.
En el desglose de factura podremos cambiar en pantalla la moneda en la que
queremos visualizar el desglose de totales.
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NOTA: Si realizamos el cambio de moneda en el formulario de pre- factura, luego de haber
seleccionado las recepciones a facturar el procedimiento es igual al descrito anteriormente.
Una vez que hayamos aplicado el cambio podremos volver a los valores del pedido si
pulsamos de nuevo el botón Cambiar moneda y posteriormente en la pantalla emergente
pulsamos el botón Restablecer moneda, el cual nos permitirá volver a los valores iniciales
del pedido.
Casos a tener en cuenta cuando necesitemos cambiar la moneda:
De aquí en adelante denominaremos moneda local a la moneda de las sociedades
compradoras (peso mexicano / sol peruano / peso colombiano / peso chileno), está será la
que corresponda según el comprador emisor del pedido. El resto de monedas las
denominaremos monedas extranjeras.
CASO 1: El pedido se ha creado en moneda extranjera
Al crear la pre-factura tendremos 2 opciones:
1. Mantener la moneda del pedido (moneda extranjera). Esta será la opción propuesta
por defecto en Adquira Marketplace.
2. Cambiar a moneda local, indicando el tipo de cambio aplicado.
CASO 2: El pedido se ha creado en moneda local del comprador
Al crear la pre-factura tendremos 2 opciones:
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1. Mantener la misma moneda del pedido (moneda local). Esta será la opción propuesta
por defecto en Adquira Marketplace.
2. Cambiar a una moneda extranjera, indicando el tipo de cambio aplicado.
CASO 3 (EXCLUSIVO PARA CHILE): El pedido se ha creado en Unidades de
Fomento
Al crear la pre-factura con referencia a dicho pedido en Adquira Marketplace,
obligatoriamente deberemos cambiar a moneda local (peso chileno), indicando el tipo de
cambio aplicado. Si la factura no se cambia de Unidad de fomento al peso Chileno,
Marketplace nos dará un error antes de firmar la factura para obligarnos a modificar la
moneda.
2.6.4. Facturación con referencia a pedido no Recibido
Para los proveedores de Perú, México, Colombia y Chile, existirá también (al igual
que para España) la opción de facturar pedidos de materiales publicados en Marketplace
que no tienen asociada ninguna recepción. Como explicamos en el apartado 2.4 e Este tipo
de pedidos los podremos facturar a través del asistente de facturación, en la opción
Facturación con referencia a pedido, nos aparecerá un nuevo enlace “Crear factura única
de Pedidos No recibido”
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Una vez que pulsamos sobre dicho enlace, el funcionamiento es el mismo que el
explicado en el apartado 2.4
Cuando pulsamos el botón crear factura, nos aparecerán las líneas del pedido
pendientes de facturar
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Una vez que seleccionamos las líneas y pulsamos Crear factura, Marketplace nos
llevará al formulario de pre-factura en el que tendremos cumplimentar los datos
obligatorios, los demás datos los hereda del contenido del pedido.
Las líneas que hayamos incluido en la pre-factura las podremos suprimir y
modificar, también podremos añadir nuevas líneas no seleccionadas previamente.
Si decidimos modificar las líneas añadidas, solo nos permitirá cambiar el impuesto y
/o la cantidad.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
A partir de este momento el proceso de creación y envío de facturas es el habitual.
También podremos acceder a realizar la pre-factura de los pedidos no recibidos
desde el enlace “de facturar sin recepción” de la pestaña pedidos en la sección
Pendientes:
Una vez seleccionado el enlace nos llevará a la pantalla de Pedidos no recepcionados
facturables, en donde seleccionaremos el pedido que queremos facturar.
2.6.5. Factura rectificativa con referencia a pedido no recibido
En el asistente de facturación también encontraremos un nuevo enlace para realizar
facturas rectificativas con referencia a pedido no recibido, tal y como explicamos en el
apartado 2.5.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Una vez seleccionado el enlace, nos llevará al listado de pre-facturas rectificables, es
decir, un listado de pre-facturas aceptadas de los pedidos no recibidos.
Al seleccionar la pre-factura a rectificar, pulsaremos el botón Rectificar factura y
Marketplace nos llevará al formulario de pre-factura rectificativa en el que se cargarán los
datos de la pre-factura original, pero con las cantidades e importes de las líneas en
negativo.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
En este tipo de documento, a nivel de línea solo podremos modificar la cantidad a
rectificar, indicándola siempre en negativo (-) y sin exceder la cantidad de la factura
original que vamos a rectificar.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Es importante recordar que debemos eliminar las líneas que no vayamos a rectificar,
seleccionándolas y pulsando el botón suprimir.
La pre-factura rectificativa quedará tal como muestra la imagen; recodemos que
siempre debemos indicar el motivo de la rectificación.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Si tenemos que cambiar la moneda de la pre-factura rectificativa solo podremos
cambiarla a la moneda de la factura original que se la que aparece por defecto (que puede
coincidir con la moneda del pedido).
Si la pre-factura rectificativa es aceptada nuestra pre-factura original pasa a estado
rectificada y no puede ser anulada; si la FR se anula, la pre-factura original se devuelve al
estado Aceptada.
2.6.6. Identificación de las pre- facturas en Marketplace
En Marketplace veremos siempre identificados los documentos emitidos como prefacturas, tal como vemos en la siguiente imagen:
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
2.6.7.
Vista previa de las pre- facturas en Marketplace
En las pre-facturas podremos visualizar los datos (razón social, CIF, domicilio fiscal)
de la sociedad que ha realizado el pedido. También, a modo informativo también podremos
visualizar la dirección de facturación del pedido en el apartado” Dirección de entrega de
facturas”. Además del contenido a facturar reflejado en las líneas de la pre-factura.
Toda la información la podemos visualizar tanto en la pantalla de Marketplace como en
el documento PDF de la pre- factura que no s podemos descargar desde el Botón de
acciones.
Ver PDF:
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2.7. Facturación Legal Proveedores de México
El proceso de facturación electrónica legal en México debe cumplir las
especificaciones definidas por el SAT, administración tributaria del Gobierno mexicano. El
formato de factura definido por la autoridad mexicana es el formato CFDi en su versión 3.2.
La facturación seguirá siendo con referencia a pedido electrónico publicado en
Marketplace. Este pedido podrá tener o no recepciones. Al igual que si el pedido tendrá
factura legal o no. En el caso de no requerir factura legal, la facturación del pedido se
realizará a través de las prefacturas tal como se ha mostrado en el punto 2.6 de este
manual.
Si el pedido requiere factura legal, en Marketplace se construirá un documento en el
formato requerido cuando creemos la factura. Deberemos respetar la normativa legal,
por lo que esa factura debe ser sellada por el proveedor y timbrada por un Proveedor
Autorizado de Certificación (PAC) y registrada y autorizada en el propio SAT. Para ello nos
descargaremos la factura en formato CFDi de Marketplace y enviaremos esa factura al PAC
que tengamos contratado. Una vez que el PAC le devuelva sellada y timbrada CFDi, la
subiremos de nuevo a Marketplace.
En Marketplace, cuando realicemos la subida de una factura timbrada (en formato
CFDi), se validará la información que incluye comparándola con la generada previamente
extraída del pedido (Del pedido para pedidos sin recepción o de las aceptaciones /
recepciones en el caso de pedidos con recepción), así como que se ha incluido la
información del complemento Timbrado Digital Electrónico. Si se detecta alguna
modificación se le mostrará un error al proveedor de manera que no pueda enviarla y sepa
que debe modificarla y volver a subirla.
La gestión del flujo de la factura posteriormente seguirá siendo la misma que hasta
ahora: borrador, firmada, Enviando, Enviada, En proceso, aceptada… etc. Para más detalle
ver el gráfico de ciclo de estados completo. El ciclo de estados que seguirá una factura legal
mexicana será:
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
La creación de facturas se hará como se ha explicado anteriormente en esta manual,
siempre con referencia a pedido, pudiendo ser un pedido recibido o un pedido sin
recepciones. Para los proveedores mexicanos no está disponible la opción para emitir
duplicados.
En el caso de que el pedido requiera factura legal vendrá indicado, como hemos visto
en el punto anterior, por el icono de facturación:
Además podrá crear facturas de forma masiva para pedidos recibidos a través del
fichero Excel, tal como se explica en el punto 2.1.6 de este manual. Cumplimentando los
nuevos campos del Excel “Régimen fiscal” y “Referencia de pago”
A estas opciones accederemos desde el asistente para la Creación de Facturas:
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Una vez que accedamos al formulario de factura tendremos que informar los datos
obligatorios de la factura, en la cabecera nos encontraremos los campos Nº de serie y Nº de
folio que, aunque no están marcados como obligatorio es necesario cumplimentar uno de
ellos.
Como ya sabemos además de cumplimentar los datos de la cabecera del documento,
podremos modificar los impuestos asociados a las líneas de la factura y añadir alguna
retención.
Una vez que hayamos rellenado toda la información de la factura pulsaremos el botón
guardar.
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Una vez guardada la factura, podremos adjuntar ficheros a la factura electrónica
legal, para ello dispondremos del botón Añadir adjunto, que nos aparecerá debajo del
resumen de factura. Al pulsarlo nos permitirá seleccionar el fichero almacenado en nuestro
ordenador (máximo 2Mb por fichero) y proseguir con la gestión de la factura.
Al adjuntar los ficheros procederemos a guardas de nuevo la factura. Al realizar esta acción
internamente la plataforma creará el documento XML de factura asociado.
Posteriormente procederemos a generar un documento CFDi. Le denominaremos
CFDI' ya que aún faltará ser sellado y timbrado por un PAC autorizado.
Al tratarse de un documento legal que debe ser firmado fuera de la plataforma, al
proveedor no le aparecerá la opción de firmar factura. Solo podrá guardar, eliminar y
descargarse el documento.
Para descargarse el documento legal podemos hacerlo desde la propia factura,
pulsando el desplegable acciones/Descargar (para facturas legales de México estará
disponible en el estado Borrador).
También podremos hacerlo de forma masiva desde el listado de facturas en borrador,
seleccionando las facturas de las que necesitamos obtener el fichero y luego pulsando
Descargar selección.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Obtendremos una carpeta comprimida con los documentos CFDI’ generados, uno por
cada factura seleccionada. Podremos seleccionar hasta 10 facturas por cada descarga. Al
realizar esta descarga en el estado borrador, solo se generará el documento legal y no el
pdf, de forma de facilitar la gestión con el PAC.
Una vez que hemos descargado los documentos CFDI’, deberemos entregarlos al
PAC que tengamos contratado para sellarlo y timbrarlo. Una vez esta operación se realice
el documento incluirá el complemento TimbreFiscalDigital.
El siguiente paso será el de subirlo a Marketplace para asociarlo a la factura generada
previamente, de manera de poder realizar el envío de la factura.
Podremos hacerlo de forma individual, accediendo al formulario de la factura y nos
aparecerá el renglón adjuntos de la factura con el botón Anexar documento legal XML:
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Seleccionamos el documento:
Pulsamos el botón Enviar para cargar el documento a la factura:
Una vez cargado, el documento la factura pasará a estado firmada y nos aparecerá
la opción de enviar, dentro del desplegable acciones.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
2.8. Factura Electrónica Financiera sin referencia pedido.
Marketplace nos va a permitir crear facturas financieras para las que no es
necesaria la existencia de un pedido previo, por lo que deberemos crear este tipo de
facturas a través de la opción de Facturación sin Referencia a pedido electrónico.
Actualmente esta funcionalidad está solo disponible para España.
2.8.1. Creación de factura financiera
Para crear facturas financieras sin referencia a pedido, deberemos acceder al asistente de
creación de facturas pulsando el enlace Nueva Factura
Dentro de las opciones mostradas en el asistente, seleccionaremos la opción “Facturación
sin referencia a pedido electrónico”.
El proveedor tendrá la posibilidad de crear una factura individual o realizar una carga
múltiple de facturas por carga de fichero.
2.8.2. Creación de factura financiera individual.
Para realizar una factura financiera individual, tendremos que seleccionar la opción Crear
factura única sin referencia pedido.
Una vez que pulsemos en el enlace, aparecerá un formulario donde cumplimentaremos
toda la información necesaria para crear la factura.
2.8.2.1.
Datos de comprador
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
El primer apartado a cumplimentar en la creación de factura financiera individual,
será el de los datos del comprador al que se emite la factura.
Aparecerá un desplegable previo que permite filtrar los receptores disponibles por Grupo
Empresarial, en nuestro caso, seleccionaremos BBVA.
En el segundo desplegable seleccionaremos el comprador receptor de la factura sin
referencia pedido.
Una vez seleccionado el receptor aparecerán los datos del receptor que incluyen la razón
social, identificadores fiscales y dirección de facturación.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
2.8.2.2.
A continuación
financiera.
Datos de cabecera
tendremos que cumplimentar
los datos de cabecera de la factura
Los campos que tendremos que cumplimentar obligatoriamente serán:
o
Número de documento: Donde indicaremos el número de nuestra factura.
La factura tendrá que tener un máximo 15 caracteres alfanuméricos. Solo se
admiten mayúsculas.
o
Número de Cliente: campo opcional en el que indicaremos el número de
cliente (si lo tenemos)
o
Condiciones de pago: Este campo obligatorio vendrá cumplimentado
siempre con el contenido “Según fecha de vencimiento”.
o
Fecha del documento: Indica la fecha de la factura que puedes ser igual o
anterior al día de la creación de la factura.
o
Moneda: en este combo podremos elegir la moneda de la factura.
o
Fecha de aplicación de impuestos: Debemos obligatoriamente indicar la
fecha de la aplicación de impuestos. Por defecto aparecerá la fecha de
documento que podremos modificar, siempre por una fecha menor o igual a
la fecha de documento.
o
Fecha estimada de vencimiento: Deberemos obligatoriamente indicar una
fecha estimada de vencimiento, mayor o igual al día de creación de la
factura.
o
Código de usuario Aprobador: Deberemos indicar al código interno del
usuario del Banco que debe aprobar la factura. Este código no debe superar
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
los 7 caracteres alfanuméricos. Esta información será facilitada
contacto del banco.
o
por el
En indicador “Provisionada en Ejercicio Anterior”, deberemos marcarlo
cuando la factura corresponda a un gasto devengado pero no facturado en el
ejercicio anterior y tenga que revertirse la contabilización de la provisión
realizada. Esta información es facilitada por el contacto del banco.
2.8.2.3.
Líneas de la factura
A continuación añadiremos las líneas que deseemos de la factura. Para ello
deberemos pulsar el botón de Añadir línea.
Una vez que pulsemos en el botón añadir línea, se mostrará una pantalla en la que
deberemos informar los datos del detalle de la línea.
Los datos que deberemos cumplimentar en el detalle de la línea son los siguientes:
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
o
Descripción del artículo: Donde describiremos el artículo o servicio de esa
línea de factura, con un límite de máximo 50 caracteres alfanuméricos.
o
Tipo de Suministro: Nos permitirá seleccionar entre tipo de suministro de
Servicio o de Producto.
o
Fecha de entrega de mercancía/prestación de servicio: Indicaremos la
fecha de entrega que deberá ser menor o igual al día de
creación/modificación de la factura.
o
Lugar de recepción: campo opcional, podemos indicar el lugar doinde
entregaremos el articulo/servicio.
o
Cantidad Servida: Indicaremos la cantidad servida. El valor será numérico,
con un máximo de 20 dígitos, contando decimales.
o
Precio unitario: Indicaremos el precio por unidad.
o
Unidad de medida de cantidad: Aparecerá un desplegable que nos
permitirá seleccionar la unidad de medida.
o
Tipo de imputación, Esta información será facilitada por el contacto del
banco. Aparecerá un desplegable con la opciones disponibles a las que
podremos imputar la factura:
 Centro de Coste (facturas de gasto)
 Elemento PEP (facturas imputadas a proyectos)
 Activo Fijo (facturas de inversión, no imputados a proyecto)
 Unidad Económica (facturas imputadas a un objeto inmueble
No es posible mezclar en una misma factura posiciones de imputación de
inversión (Activo Fijo) y gasto (resto).
En el campo Valor de imputación, se cumplimentará el valor
correspondiente, una vez seleccionado el tipo de imputación. Este es un dato
interno que nos deberá proporcionar el Banco a los proveedores. Este campo
deberá tener el siguiente formato en función del tipo de imputación que se
haya seleccionado:
 Si tipo es Centro de coste: Alfanumérico de 10 caracteres, sin
caracteres especiales
 Si tipo es Elemento PEP: Alfanumérico de hasta 15 caracteres.
 Si tipo es Activo Fijo: Alfanumérico de hasta 12 caracteres.
 Si tipo es Unidad Económica: Numérico de hasta 8 dígitos
Esta información será facilitada por el contacto del banco.
o
o
El campo Cuenta contable, se activará y deberemos cumplimentarlo en
todos los tipos de imputación, excepto cuando elijamos Tipo de Imputación
“Activo Fijo”, en cuyo caso, no aparecerá el campo cuenta contable.
Corresponde al código interno GPS que identifica la cuenta contable operativa
y el valor indicado debe ser numérico de hasta 8 dígitos. Esta información
será facilitada por el contacto del banco.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
o
Indicador de leasing: Marcaremos opcionalmente el indicador de leasing,
en el caso de que sea una factura de leasing. Esta información será facilitada
por el contacto del banco.
o
Región de entrega: Campo obligatorio. Aparecerá un desplegable que nos
permitirá seleccionar la región de entrega: Península Ibérica, Ceuta, Melilla,
Islas Canarias. Si es IPSI con los valores:
 Ceuta
 Melilla
En caso de IVA solo aparecerá Península (se autocompletará el campo
“Región de entrega / prestación” con ese valor) y en caso de IGIC solo
Canarias (se autocompletará el campo “Región de entrega / prestación” con
ese valor).
En determinados campos a cumplimentar tendremos a nuestra disposición un texto
de ayuda. Al posicionar el ratón en el símbolo (
) se aportará información sobre el dato a
cumplimentar y el formato obligatorio.
Dentro del detalle de la línea deberemos también incluir los impuestos
correspondientes de forma obligatoria y tendremos también la opción de añadir retenciones.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Al pulsar Añadir Impuesto, nos aparecerá una pantalla para seleccionar el tipo de
impuesto y su porcentaje correspondiente. En el campo nombre tendremos un desplegable
con los impuestos disponibles y en función del impuesto seleccionado se nos mostrará en el
desplegable Porcentaje los valores correspondientes. Automáticamente observaremos que
la base imponible y el importe de impuesto podemos verlos calculados en esta página.
También tenemos el campo Añadir al total de la factura que por defecto estará marcado,
indicando que el importe del impuesto estará incluido en el total dela factura.
Lo mismo ocurre al pulsar Anadir retenciones, donde determinaremos el tipo de
retención y porcentaje de la retención (o las retenciones) que queremos aplicar a la
factura. Está incluida la retención por garantía de obra que, como vemos en la imagen es
la única que por defecto tiene desmarcado el campo añadir al total de factura.
Una vez que hemos agregado los impuestos y/ o retenciones a la línea, podemos
observar en el apartado de los impuestos al lado del importe del impuesto, encontramos un
signo + y un – mediante los que podremos ajustar el importe del impuesto y/o retención en
un céntimo más (pulsando el +) o menos (pulsando el -).
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Una vez que hemos terminado de incluir los datos de la línea, añadimos la línea a la
factura. Y la factura queda como sigue:
En el apartado Resumen podremos visualizar el cálculo de importes, impuestos y /o
retenciones.
Una vez guardada la factura nos aparecerá el botón Añadir Adjunto que nos
permitirá incluir a la factura documentación requerida para enviar al comprador (máximo
2Mb por fichero). Al pulsarlo nos llevará a la pantalla donde podremos seleccionar el
fichero a adjuntar.
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Una vez cargado quedará incluido en el formulario de factura:
Finalmente tenemos el campo comentarios de proveedor, en el que podremos incluir
información adicional para que sea visualizada por el comprador.
2.8.2.4.
Acciones en la creación de factura individual
Cuando estemos creando una factura financiera individual tendremos disponibles las
acciones habituales en la creación de factura en el botón de “Acciones”:
Guardar, firmar, descargar, ver PDF, ver eventos, y eliminar.
Una vez hayamos cumplimentado todos los apartados indicados en la creación de la
factura financiera individual, deberemos pulsar en el botón Acciones las opciones de
guardar, firmar y enviar la factura.
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Nota: Es importante revisar el contenido de la factura electrónica antes de enviarla
(importes correctos…). Si el proveedor desea añadir información adicional para el
comprador podrá indicarla en el campo de Comentarios del Proveedor.
La firma, al igual que en las facturas con referencia pedido, podrá ser delegada en
Adquira o firma con certificado propio, en función de la configuración del usuario.
2.8.3. Creación múltiple facturas financieras
Vamos a poder crear facturas financieras sin referencia pedido de forma múltiple a
través del Asistente de Creación de facturas, desde la opción de Facturación sin referencia
pedido electrónico.
Para ello tendremos que pulsar en la opción facturación múltiple por carga de fichero Excel
o CSV.
Deberemos entonces adjuntar un archivo Excel/CSV utilizando el botón Seleccionar y
localizando el archivo a adjuntar.
La plantilla la podremos descargar desde esta misma opción. Esta plantilla incluye
todos los datos descritos en la sección crear factura financiera individual, incluyendo 4
secciones por cada factura, con los siguientes campos:
Cabecera:

Número
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 Fecha de documento
 Moneda
 Usuario aprobador
 Provisionada en ej. Anterior
 Fecha de vencimiento
 Fecha de Impuestos
Datos de comprador
 Razón social
 CIF
Datos de proveedor:
 Razón social
 CIF
 Comentarios
Datos de pago
 Últimos 4 dígitos de la cuenta de abono
Líneas de factura.
 Num Línea
 Descripción
 Tipo de imputación
 Valor de imputación
 Cuenta contable
 Fecha de Recepción
 Cantidad
 Precio
 Unidad de medida
 Tipo de suministro
 Leasing
 Lugar de recepción
 Descripción impuesto
 Porcentaje Impuesto
 Descripción Retención
 Porcentaje de retención
A continuación vemos una imagen de la plantilla con los campos propios de la factura
financiera sin referencia pedido, en dicha plantilla se explican los formatos que deben tener
las celdas para cargar las facturas en Marketplace:
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2.8.4. Factura rectificativa de anulación de factura financiera.
Adquira Marketplace permite anular facturas sin referencia pedido o rectificativas
que se encuentren en los estados “rechazadas” o “aceptadas”.
-
-
Si una factura financiera sin referencia pedido se encuentra en estado
“rechazada”, debemos anularla creando y enviando la correspondiente
factura rectificativa de anulación.
Si una factura financiera sin referencia pedido se encuentra en estado
“aceptada”, podremos anularla, en caso de necesidad, creando y
enviando la correspondiente factura rectificativa de anulación. Este tipo
de anulaciones deberían ser excepcionales, previo acuerdo con el
comprador BBVA.
Para ello podremos crear facturas rectificativas de anulación de facturas financieras sin
referencia pedido, de igual forma que las realizadas para facturas ordinarias con referencia
pedido.
En la factura rectificativa de anulación sin referencia pedido, sólo aparecerá como referencia
relacionada, el número de factura que anulamos.
Imagen1. Factura Rectificativa de anulación de factura financiera sin referencia pedido, solo
aparece relacionado el número de factura a anular:
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NOTA: Para la creación de facturas rectificativas de anulación remitimos al apartado 2.13
Factura rectificativa de anulación.
2.8.5. Factura rectificativa de facturas financieras.
Si es necesario, vamos a tener la posibilidad de crear facturas rectificativas de
facturas financieras sin referencia pedido. Estas las crearemos sobre facturas que se
encuentren en estado Aceptadas o Rectificadas.
Para crear este tipo de facturas rectificativas deberemos acceder al asistente de
creación de facturas pulsando el enlace Nueva Factura.
Dentro de las opciones mostradas en el asistente, seleccionaremos la opción “Facturas
rectificativas”, donde, de entre las múltiples opciones desplegadas, deberemos seleccionar
siempre
“Crear factura rectificativa sin referencia a pedido, con referencia a
factura”.
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Tras seleccionar esta opción, se desplegará un listado con todas las facturas
financieras en estado “Aceptadas” o “Rectificadas”, susceptibles de ser rectificadas.
En este listado podremos seleccionar la factura que deseamos rectificar y a continuación
pulsaremos el botón “Rectificar Factura”.
También podremos seleccionar la opción de “Ver detalle” de la factura financiera y
dentro del detalle de la factura, en el botón de “Acciones” tendremos la posibilidad de
seleccionar la opción “Rectificar”.
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Una vez seleccionemos la opción de rectificar la factura financiera, aparecerá el
documento de la Factura rectificativa en estado borrador que deberemos cumplimentar.
La factura rectificativa heredará los campos de la factura financiera, excepto los siguientes
campos, que serán de cumplimentación obligatoria:
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



“Número de factura”, debemos informar un valor alfanumérico de 15
dígitos como máximo. En caso de no cumplirse esta condición,
aparecerá un mensaje de error.
“Fecha del documento”, aparecerá por defecto la fecha del día como
fecha de creación de la factura, pero este dato se puede modificar,
siempre que la fecha que indiquemos sea menor o igual a la fecha de
creación/modificación de la factura o superior o igual a la fecha de
documento de la factura de referencia.
“Fecha de aplicación de impuestos”: Aparecerá por defecto la fecha
del documento, pero se podrá modificar siempre que la fecha que
indiquemos sea menor o igual a la fecha del documento.
“Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una
fecha superior o igual a la fecha de factura.
En los datos del documento aparecerá como “Documento de Referencia”, el
número de factura financiera que estamos rectificando.
La factura rectificativa también heredará las líneas de la factura financiera rectificada, pero
siempre con importe negativo.
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Seleccionando la línea, se habilitará la opción de modificación de la línea. Esta opción
sólo nos permitirá modificar la cantidad siempre que no se supere la cantidad de la factura
que se rectifica y no podremos modificar el resto de datos del detalle de la línea. No
podremos añadir nuevas líneas a la factura.
Podremos, por último, dentro de la línea modificar o añadir impuestos y retenciones.
Al cambiar cantidades se recalculan los importes y puede ajustarse el decimal. El impuesto
debe ser el mismo que el que está definido en la factura Original. Si la factura original
tiene más líneas de las que necesitamos rectificar podemos eliminarla de nuestra factura.
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2.8.6. Duplicados de factura financiera.
Vamos a poder crear duplicados de facturas financieras originales sin referencia
pedido, facturas rectificativas y facturas rectificativas de anulación, que se consideran
definitivas, es decir en estado “Aceptadas”, “Enviadas”, “Rectificadas” , “Anulada” y/o “En
proceso”.
NOTA: Para la creación de facturas rectificativas de anulación remitimos al apartado 2.15
Duplicado de facturas.
2.8.7. Copiar Facturas
Una vez hayamos firmado las facturas, tendremos disponible en el botón de acciones
la opción de Copiar factura. La opción está disponible para facturas que se encuentren en
cualquier estado excepto En Borrador.
Al pulsar esta opción, nos copiara la factura, es decir, copiará el formulario con el
contenido idéntico al de la factura inicial, pero en estado borrador y con el campo número
de factura vacío, permitiéndonos de esta forma crear una nueva factura.
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2.9. Datos de Pago (cuenta de Abono)
Al crear una factura legal para sociedades Españolas, tanto para facturas logísticas
como para facturas financieras, a nivel de cabecera de factura nos aparecerá el apartado
Datos de Pago, aquí podremos indicar los últimos cuatro dígitos de la cuenta en la
esperamos que se nos abone la factura, solo si es diferente de la cuenta habitual que está
registrada en el sistema del comprador. Es un campo opcional y solo contendrá cuatro
cifras.
En el desplegable seleccionaremos la opción nuevo, si queremos añadir una nueva cuenta:
Incluimos los 4 dígitos correspondientes y continuamos con la elaboración de la
factura con normalidad, recordando pulsar la opción guardar del botón Acciones.
Si nos posicionamos en el icono i, se nos desplegará una etiqueta informándonos de
cuál debe ser el contenido de dicho campo
Si es necesario eliminar uno de los registros con el botón borrar podemos eliminarlo.
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los datos de las cuentas que ya hayamos informado
y nos permitirá añadir una nueva cuenta.
En el desplegable se mostrarán
2.10. Anexado Masivo de Ficheros a Facturas
Podremos adjuntar ficheros a varias facturas a la vez. Para ello Disponemos del
siguiente proceso:
Al acceder al listado de facturas en borrador, veremos el botón Anexar ficheros.
Dicho botón nos llevará a la pantalla donde podremos seleccionar el fichero Excel a
cargar:
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En esta pantalla pulsaremos el botón Seleccionar fichero para seleccionar el
fichero excel con la relación de facturas y ficheros a anexar. Además tendremos la
posibilidad de descargar una plantilla para ver el formato del fichero necesario, los datos
que deben incluirse en el fichero son:
 Número de Factura
 Nombre de fichero
El fichero tendrá el siguiente formato:
Al seleccionar el excel a cargar, nos aparecerá en la tabla el nombre del fichero
seleccionado y su tamaño, habilitandose el botón Cargar Fichero.
Una vez cargado el fichero Excel, si no hay problema con el procesamiento nos
solicitará la confirmación de si queremos seguir con el proceso de carga:
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Al pulsar Si, nos llevara a la pantalla para cargar cada uno de los anexos de las
órdenes de mantenimiento:
Al pulsar seleccionar ficheros podremos seleccionar de nuestro ordenador, los
documentos que queremos anexar (todos deben estar incluidos en el fichero excel). Una
vez inidcados, nos aparecerá un listado con los ficheros seleccionados e información de
tamaño de cada uno y del resultado de la prevalidación del mismo. Esta validación se
realiza con respecto al fichero de asociaciones previamente cargado, siendo los válidos los
que están en el fichero y los no válidos los no incluidos en dicho fichero.
Al pulsar cargar ficheros se procederá a adjuntar los ficheros válidos a sus facturas
respectivas. En la barra de progreso veremos el grado de avance de la carga y al acabar el
resultado:
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Una vez cargados los ficheros se localizan en la factura correspondiente en el
apartado de Adjuntos
2.11. Firmar una Factura Electrónica.
Una vez que haya guardado la factura que estuviera creando (ya sea una factura
ordinaria, rectificativa, rectificativa de anulación o una factura sin referencia a pedido
electrónico) podrá proceder a firmarla, pulsando el botón correspondiente.
En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted
habrá elegido un tipo firma:

Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le
identifique como persona física o como persona jurídica.

Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por
lo que firmará con el certificado de Adquira.
2.11.1.
Firma por el Proveedor.
Antes de poder empezar a firmar, previamente tendrá que haber instalado en su
ordenador un Certificado de Firma Digital Avanzada, tal como se describe en el apartado
“Instalar un Certificado Digital para la Firma Electrónica”.
Para firmar, pulse el botón “Acciones/Firmar” y le aparecerán las siguientes ventanas
para realizar el proceso de firma. Deberá seleccionar el certificado con el que desea firmar
la factura, en caso de poseer más de un certificado. Asegúrese de que el certificado que va
a utilizar es válido y está en vigor (no revocado, ni caducado); en caso contrario la factura
no será válida ante la AEAT (organismo en España) y/o Organismo correspondiente al país.
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Es necesario tener instalada la máquina virtual de Java 1.7 o superior para proceder
con éxito a la firma electrónica.
La primera pantalla que nos aparece es la siguiente:
Seleccionamos “Iniciar” para comenzar el proceso de firma digital de la factura.
A continuación seleccionaremos en el desplegable el almacén donde se encuentra el
certificado con clave privada que deseamos utilizar para la firma digital de la factura.
-
Almacén de certificados de Microsoft Windows
Almacén de certificados en fichero PKCS12 ( .pfx, .pl2)
Si seleccionamos “Almacén de certificados de Microsoft Windows” nos seleccionará el
certificado de firma que tengamos ya instalado en nuestro equipo. Los pasos serían los
siguientes:
Seleccionamos “Continuar” y nos aparecerá la posibilidad de introducir nuestra clave
de firma si se requiriera:
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Introducimos la contraseña y seleccionamos “Aceptar”
En la siguiente pantalla verificamos que la Firma Digital se ha generado correctamente.
Si seleccionamos Almacén de certificados en fichero PKCS12 (.pfx, .pl2), éste nos
permitirá seleccionar de nuestro disco duro el fichero de firma correspondiente con las
extensiones indicadas (.pfx, .pl2”. Para ello debemos los siguientes pasos:
Debemos seleccionar en “Iniciar” para comenzar el proceso.
A continuación, seleccionamos el almacén de claves donde se encuentra el certificado
con clave privada que deseamos utilizar para la firma digital de la factura y seleccionamos
“Continuar”.
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A través del botón “Seleccionar” localizaremos el fichero que contiene el certificado y
una vez seleccionado éste, haremos clic en “Continuar” y comprobaremos que la firma se
ha generado correctamente.
2.11.2.
Firma Delegada en Adquira.
Si ha elegido este tipo de firma, no será necesario haber instalado ningún certificado
previamente ya que usted va a firmar con el certificado de Adquira.
Para firmar, pulse “Acciones/Firmar” y, si el sistema no detecta ningún problema con
el certificado de Adquira, aparecerá una pequeña ventana informativa confirmando que la
autoriza a Adquira a firmar su factura. Pulse el botón “Acepto” para proseguir.
2.11.3.
Gestión de facturas después de Firmar
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Comprobará que la factura ha pasado al estado “Firmada”. Además, puede consultar
información sobre la firma en el apartado “Datos de la Firma Digital”, situado en la parte
inferior derecha de la factura:
Si desea enviar la factura en otro momento posterior a la firma, puede salir del
sistema. Está factura firmada quedará automáticamente almacenada en el apartado
“Facturas firmadas”, accesible desde la pestaña Facturas en el apartado estado de Adquira
Marketplace.
Dentro del listado de Facturas firmadas, puede identificar su factura por el “Número de
factura”. Además, puede acceder directamente al pedido al que hace referencia la factura,
pulsando sobre el número de pedido. También puede ordenar las facturas por cualquiera de
las columnas del listado (comprador, importe, etc)
Para facilitar la localización de una factura en concreto, Adquira Marketplace le
ofrece la posibilidad de realizar “Búsqueda Avanzada de facturas” y de “Filtrar” facturas. (tal
como se explicó en el apartado 1.1.5 de este manual)
Seleccione la factura que desea consultar y pulse el botón correspondiente a la acción a
realizar, entre las siguientes opciones:
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-
Ver detalle. Si desea revisar su factura, proceda a seleccionarla y pulse el
botón “Ver Detalle”.
- Vista previa, esta opción le permite visualizar la factura seleccionada en
formato “pdf”.
Eliminar selección, pulse este botón para eliminar la factura seleccionada. El
pedido del comprador volverá entonces a ser facturable y aparecerá en el listado de
“Pedidos Facturables”. Al eliminar una factura el número de factura que indicamos también
se borra, por lo que podemos reutilizarlo. Sólo se podrán eliminar facturas en estado “En
curso” o “Firmada”.
-
Descargar selección, este botón le permite descargar la factura en formato
electrónico a su ordenador: en formato pdf así como en formato legal “.eml.
-
Modificar Factura, pulse este botón para modificar los campos de la factura o el
tipo impositivo. Recuerde que modificar una factura implica deshacer la firma,
por lo que siempre que realice una modificación en una factura, tendrá que
volver a firmarla. Una factura ya enviada al comprador no podrá ser
modificada.
2.12.
Enviar Factura al Comprador
Si accede a la factura
“Acciones/Enviar”.
a
través
de
“Ver
detalle”,
podrá
enviarla
seleccionando
Adquira Marketplace muestra a continuación una pantalla que le confirma el envío de
la factura al comprador.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Esta factura pasará al estado “Enviando”, donde podrá consultarla, realizar una vista
previa o descargarla.
Si seleccionamos la opción de vista previa nos aparecerá la factura en formato PDF
para su consulta (este documento no tiene validez legal).
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Si seleccionamos la opción descargar se obtendrán los ficheros correspondientes a la
factura, tal como se describe en el apartado “2.11 Descargar y Guardar Facturas en
Formato Electrónico”.
2.13. Visualizar Facturas
Puede proceder a visualizar una factura electrónica en formato “.pdf”, desde cualquier
enlace del apartado Estado, de la Guía de Navegación lateral de la pestaña Facturas
Emitidas, así como desde el histórico de facturas. Para ello, seleccione la factura en
cuestión del listado y pulsar el botón “Vista Previa”. Puede imprimir la factura pulsando el
icono de impresión.
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2.14. Duplicados de Facturas
2.14.1.
A través del Menú Facturas
Para las facturas electrónicas con validez legal, sean con o sin referencia a pedido,
podremos emitir duplicados en algún momento. Esto puede deberse por problemas de
firma o de custodia, y serían solicitados por el receptor o por una inspección de hacienda.
Podremos realizar duplicados de originales de facturas ordinarias, facturas
rectificativas o facturas rectificativas de anulación, que se consideran definitivas, es decir en
estado “Aceptadas”, “Enviadas”, “Rectificadas” o “Anuladas”. Para ello, localizaremos la
factura sobre la que deseamos crear el duplicado, en la Guía de Navegación izquierda desde
el Menú superior de Facturas Emitidas.
Acceda a la factura que desea duplicar, haciendo clic sobre ella o bien seleccionándola
y a continuación haciendo clic en “Ver detalle y pulse el botón “Crear Duplicado”. No podrá
realizar modificaciones sobre este documento, puesto que es una copia exacta de la factura
original.
En el momento en el que seleccionamos el botón crear duplicado, nos aparece el
duplicado de esa factura para ser firmada de nuevo, tal y como se observa a continuación:
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Verificamos que el duplicado de la factura aparece en la bandeja de facturas
“Firmadas”. Verificamos en la parte inferior del duplicado de la factura los “Datos de la
Firma Digital”.
Una vez firmado el duplicado, puede proceder a su envío, y a partir de ese momento
encontrará este duplicado de factura en “Enviando”. El duplicado será una copia exacta de
la factura original, con la única diferencia en el campo “Tipo de documento”, en el que
aparecerá “Duplicado de factura”, en lugar de “Original de factura”.
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Para enviar la factura, podemos seleccionar la factura a enviar ó realizar una selección
múltiple y pulsar el botón “Enviar Selección”.
De igual manera podemos acceder a los detalles de la factura previamente a su envío.
Para ello seleccionaremos la factura y pulsaremos el botón “Ver detalle”.
Una vez accedamos a la factura, tendremos varios botones de acción, entre los que se
encuentra el botón “Enviar”.
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Una vez pulsado el botón “Aceptar” el duplicado de la factura queda finalmente
enviado al sistema del comprador.
Podemos verificar en la bandeja de Facturas Enviadas el detalle.
Observamos además que el duplicado de factura una vez enviado pasaría al estado:
“Enviadas”.
Haciendo doble clic sobre el mismo podremos acceder a visualizar el detalle
2.14.2.
Pulsando el acceso “Crear facturas”-Nueva Factura de la
página de Inicio
Pulsando en este enlace accedemos al asistente de facturación, deberemos escoger la
opción: “Duplicado de Facturas” y “Crear Duplicado”. De esta manera, nos aparecerán las
facturas de las que podemos obtener un duplicado.
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Una vez hayamos seleccionado la opción de “Duplicado de Facturas”, nos aparecerán
en pantallas las facturas sobre las que podemos crear un duplicado, la seleccionaríamos y
hacemos clic en “Crear duplicado”. (Véase NOTA pág. 55)
Podremos crear “duplicado de facturas” sobre las siguientes:
-
Facturas
Facturas
Facturas
Facturas
Facturas
Rechazadas
Aceptadas
Enviadas
Rectificadas
Anuladas
Solo podremos crear duplicados de factura si y solo si el comprador acepta este tipo
de facturas en su sistema, en caso contrario no nos aparecerá la opción de crear duplicado.
Para los usuarios de latam de BBVA esta funcionalidad no está disponible.
NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los
apartados 2.9 y 2.10
2.15. Factura Rectificativa de Anulación
Adquira Marketplace permite anular facturas ordinarias o rectificativas que se
encuentren en los estados “rechazadas” o “aceptadas”:
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
-
Si una factura se encuentra en estado “rechazada”, debemos anularla
creando y enviando la correspondiente factura rectificativa de anulación.
Si una factura se encuentra en estado “aceptada”, podremos anularla,
en caso de necesidad, creando y enviando la correspondiente factura
rectificativa de anulación. Este tipo de anulaciones deberían ser
excepcionales, previo acuerdo con el comprador.
Para anular una factura que se encuentre en la Bandeja de Facturas Rechazadas,
podremos hacerlo, bien a través de la pestaña factura, al acceder a una factura que
requiera ser anulada y pulsando el botón “Anular Factura” o pulsando el acceso “Crear
Factura”,de la página de inicio y una vez se nos despliegue el menú, seleccionando la
opción “ Crear Factura Rectificativa de Anulación” y a continuación “Factura
Rectificativa de Anulación” y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas sobre las
que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación.
Para anular una factura desde la Bandeja de Facturas rechazadas, deberíamos
acceder a la factura y seleccionar el acciones/anular factura, tal y como se muestra a
continuación.
A continuación introduciremos los campos de: “Número Factura”, un número de
factura rectificativa de anulación y “Fecha de la Factura”. Desde la Factura Rectificativa
de Anulación que estamos creando podremos acceder en todo momento a la factura original
que está anulando a través del campo “Documento de referencia”. Del mismo modo
podremos acceder al pedido asociado a la factura original de la que estamos creando la
factura rectificativa de anulación.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Las validaciones sobre los campos “fecha factura” y número de factura” son idénticas
a las de creación de un original de factura.
Para crear una factura de anulación es necesario introducir los motivos de la
anulación en el cuadro “Comentarios de proveedor”.
Posteriormente, pulse el botón “Guardar”.
Una vez guardada la factura rectificativa de anulación, podrá proceder a firmarla
electrónicamente. A continuación, podrá enviar la factura rectificativa de anulación al
comprador pulsando el botón “Enviar”.
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NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los
apartados 2.9 y 2.10
Para anular una Factura desde el acceso “Crear Facturas”, situado en la página de
inicio, deberíamos seguir los siguientes pasos. Seleccionamos “Crear Factura” y una vez
se nos despliegue el menú, seguiremos los siguientes pasos: “Factura Rectificativa” “Factura Rectificativa de Anulación” y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas
sobre las que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación.
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Nota: La factura de anulación toma los datos de la factura rechazada. El flujo del envío de
la factura de Anulación termina cuando la factura cambia a estado enviada en Marketplace.
En ese momento la factura original que se encuentra en estado rechazada pasará a estado
anulada.
2.16. Consultar Facturas Asociadas a un Pedido
Un pedido en Marketplace puede tener asociadas una o varias facturas. Es por ello
que se ha creado un botón que permite consultar las facturas asociadas al pedido, si existe
alguna creada. En caso de no existir ninguna factura para el pedido el botón no aparece.
Para consultar las facturas asociadas, accedemos a un pedido.
Una vez que accedemos a los detalles del pedido, si el pedido tiene facturas asociadas,
observamos que nos aparece la opción Ver facturas en el desplegable Acciones, tanto en la
parte superior de la pantalla como en la parte inferior.
Al seleccionar “ver facturas” visualizaremos las facturas asociadas al pedido que
queremos consultar y nos aparecerá la pantalla con el listado de la/s factura/s que tenga el
pedido.
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2.17. Estados de una Factura
Una Factura pude pasar por los estados: “En Borrador”, “Firmadas”, “Enviando”,
“Enviadas”, “En Proceso”, “Rechazadas”, “Aceptado”, “Anulado”, “Rectificado”
El siguiente esquema nos muestra los distintos estados y el orden en el que se produciría:
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FIRMADA
PIP3C3
ENVIANDO
PIP3C3
PIP0A1
(000)
(firma)
PIP0A1 (491)
FIRMADA
(WARNING)
ENVIADA
PIP0a1(491)
PIP3C4
PIP3C6 (Aceptación)
PIP3C6 (Registro)
PIP3C6 (Aceptación)
ACEPTADA
EN
PROCESO
PIP3C4
RECHAZADA
3C4
Pasa a Anulada cuando la
FRA pasa a ENVIADA
Pasa a Rectificada cuando la
FR pasa a ACEPTADA
ANULADA
RECTIFICADA
PIP3C3: factura
PIP3C4: Rechazo de factura
PIP3C6: Notificación de Registro/
Aceptación
PIP0A1: Notificación de Error/
Procesamiento
Estados Comunes en FRA , FR y F
Estados Comunes en FR y F
Estados exclusivos F
2.18. Descargar y guardar facturas en Formato Electrónico
Puede descargar a su ordenador en formato electrónico todas las facturas que se
consideren definitivas, es decir, aquellas que cumplan con los siguientes estados:

Facturas ordinarias que estén en estado “Aceptadas”, “Anuladas”,
“Rectificadas”.

Facturas rectificativas que estén en estado “Aceptadas”, “Anuladas”.

Facturas rectificativas que estén en estado “Enviadas”.
De esta manera, usted podrá guardar sus facturas cumpliendo los requisitos de custodia
que exige la ley. Para ello debe seleccionar la factura que desee y pulsar en el botón
“Descargar”
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
Nos aparecerá una ventana nueva y, tal y como se muestra a continuación,
siguiendo las instrucciones que se indican en la pantalla, pulse sobre “Descarga de
factura” y seleccione la opción “Guardar archivo”, tal y como aparece en la siguiente
imagen. Posteriormente deberá indicar la carpeta de su ordenador en la que desea guardar
la factura y finalmente pulsar el botón “Guardar”. El sistema ofrece la opción de abrir a
continuación dicho fichero.
Para facilitar la identificación de la factura, el nombre del archivo coincide con el número de
la factura. Recomendamos no modificar este dato, ya que el nombre de la factura
servirá de identificación cuando desee abrir de nuevo esa factura en su ordenador.
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Manual de Facturación Electrónica Marketplace BBVA
El fichero descargado está en formato ZIP, por tanto, para visualizar la factura, es
necesario descomprimir el fichero.
Al descomprimir el fichero ZIP podremos observar que puede contener dos
archivos (dependerá del comprador al que se emita la factura):
o tres
En el caso de tener tres ficheros:
 Factura electrónica firmada en formato “XML”. Ésta es la factura
con valor legal que deberá almacenar durante el periodo que establece la ley y
que deberá mostrar a Hacienda en caso de una inspección fiscal.
 Visor, archivo “xslt” que nos permite visualizar de forma legible el
fichero factura XML.
 Archivo pdf, que nos permite visualizar de forma legible la factura
con el programa Acrobat Reader. Este documento no tiene validez legal.
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En el caso de tener solo dos:
 Factura electrónica firmada en formato “eml”. Ésta es la factura
con valor legal que deberá almacenar durante el periodo que establece la ley y
que deberá mostrar a Hacienda en caso de una inspección fiscal.
 Archivo pdf, que nos permite visualizar de forma legible la factura
con el programa Acrobat Reader. Este documento no tiene validez legal.
En la carpeta de su ordenador, en la que decida guardar las facturas, podrá ir
acumulando todas las facturas electrónicas emitidas a través de Adquira Marketplace. Le
recomendamos que haga periódicamente una copia de seguridad de dichas facturas
electrónicas, en soporte magnético (en un CD por ejemplo), para su almacenamiento y
custodia.
2.19. Posibilidades de Visualización de una Factura
Antes de visualizar una factura electrónica, previamente, debemos extraer a nuestro
ordenador (en local), los archivos del fichero ZIP, qué según el comprador a quien
hayamos emitido la factura serán dos o tres ficheros.
2.19.1. En Formato Legible
2.19.1.1. Fichero XML con Visor
Estando el fichero formato XML y el visor en el mismo directorio, haremos doble clic
sobre el fichero factura XML para visualizarlo.
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2.19.1.2. Factura en Formato PDF
Para visualizar el documento debemos hacer doble clic sobre la factura pdf.
2.19.2. En Formato XML
En este caso podemos visualizar la factura pulsando con el botón derecho del ratón
sobre el documento eml, y seleccionando la opción “Abrir con…”, a continuación
seleccionaremos un editor de texto como puede ser: “Word” o “Bloc de notas”. O haciendo
doble click en dicho documento.
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2.20. Posibles Errores
A continuación veremos aquellos posibles errores con los cuales nos podemos
encontrar a la hora de gestionar nuestras facturas.
2.20.1.
Error en la Fecha de factura
La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de
mercancías seleccionado más reciente, es decir la última recepción que haya habido de ese
pedido por parte del comprador y la fecha del día en la que estemos creando la factura,
ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.
2.20.2.
Error en la fecha de vencimiento de Pago Estimada
En el campo “Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una fecha
superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un
mensaje de error.
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2.20.3.
Error al Cancelar la Firma por Parte del Usuario en la
selección del Certificado
Otro error con el cual nos podemos encontrar es que al pulsar “Cancelar” mientras
estamos seleccionando un certificado nos cancela la firma de la factura como veremos en el
gráfico.
2.20.4.
Error al Introducir la Contraseña
Cuando introducimos erróneamente nuestra contraseña se produce el siguiente
error. El texto de este error puede variar, dependiendo si trabajamos con Windows XP o
Windows 2000.
Este error también lo visualizamos al pulsar el botón “cancelar”, cuando tenemos que
introducir la contraseña a la hora de firmar.
2.20.5. Error con Certificado Caducado
Cuando procedemos a firmar una factura y nuestro Certificado ha caducado,
visualizaremos una pantalla en la cual el botón “Aceptar” estará desactivado. Pero en esta
ventana nos aparecerá la fecha de validez del certificado, por tanto podemos verificar su
caducidad.
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2.20.6. Error Certificado Emitido por una Entidad de Certificación no
Reconocida
Cuando tenemos un certificado que no es de una entidad confiable, es decir, que no
está reconocido por la FNMT, visualizaremos el siguiente error al intentar firmar una
factura.
2.20.7. Error al no Existir Certificado Seleccionable
Si intentamos firmar una factura pero no tenemos un certificado instalado, el
sistema nos mostrará el siguiente error:
2.20.8. Errores tras el envío de documentos
Una vez que hemos procedido al envío de un documento al comprador, (factura,
abono, anulación de factura o duplicado), a través de la opción de Enviar, dicho documento
queda en Adquira Marketplace en el estado "Enviando".
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En caso de producirse algún error en el procesamiento de dicho documento en el
sistema del comprador, por ejemplo por determinadas validaciones funcionales o de datos,
el documento volverá en Adquira Marketplace al estado "Firmada", con una señal de
advertencia y con un texto descriptivo del error.
Con un documento que se encuentre en estado "Firmada", podemos llevar a cabo una
de estas 3 acciones:
1.
Reenviar dicho documento al comprador a través de la opción de “Enviar”, si
así lo solicita el comprador.
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2.
Modificar dicho documento, (sólo aquellos datos que son modificables) a
través de la opción de “Modificar”. Una vez modificados el documento debemos firmarlo
y enviarlo nuevamente al comprador.
3.
Eliminar el documento de Adquira Marketplace, a través de la opción
“Eliminar”. Después, en el momento en el que proceda, podemos generar un nuevo
documento, firmarlo y enviarlo al comprador.
Tenemos que tener en cuenta que en los casos en los que no
sepamos solucionar el problema identificado, debemos ponernos en
contacto con el Centro de Atención al Cliente de Adquira.
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3. Notificaciones del Sistema
3.1.
Notificaciones a proveedores para la Gestión de Facturas
El sistema envía automáticamente una serie de notificaciones a los usuarios a
medida que vayamos trabajando en las facturas. Dichas notificaciones se envían a una
única dirección de remite que es aquella facilitada a Adquira en el momento de la toma de
datos. Si tienen alguna duda o para realizar cualquier modificación de la misma no dude en
ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en el número de teléfono
902 424 024 o en la dirección de correo electrónico [email protected].
A continuación se detallan las distintas plantillas de mensajes que puede recibir a la
hora de trabajar con Facturas electrónicas en Marketplace.
3.1.1.
Factura Electrónica enviada desde Adquira Marketplace
A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibiremos al enviar la
factura desde Adquira Marketplace:
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3.1.2.
Aceptación de una factura por su Comprador en Adquira
Marketplace
A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor
cuando cuándo el comprador acepta una factura previamente enviada. La factura aparecerá
en Adquira Marketplace con el estado “Aceptada”.
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3.1.3.
Anulación de una Factura Electrónica enviada desde
Adquira Marketplace
A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos cuando la
factura rectificativa de anulación enviada ha llegado correctamente al sistema del
comprador:
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3.1.4.
Rechazo de una Factura Electrónica por el Comprador en
Adquira Marketplace
A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos cuando el
comprador rechaza una factura previamente enviada. La factura aparecerá en Marketplace
con el estado “Rechazada”.
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3.1.5. Se ha producido un Fallo en el Envío de una Factura
Electrónica
A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos si la
factura se devuelve a Marketplace con un error, generado por el sistema del Comprador:
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3.2.
Selección de notificaciones que se desea recibir
En el menú superior, “Editar perfil”, dentro de Perfil de Usuario aparece la opción
“Correos electrónicos”. Esta opción va a permitir seleccionar las notificaciones de correo
electrónico que usted desea recibir, tanto para pedidos como para facturas. Por defecto,
aparecerán marcadas todas las opciones de notificación de correo electrónico, por lo que
deberá desmarcar la opción que no desee recibir.
Podrá también, elegir el formato en el que desea recibir el correo, HTML o Texto.
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4.
Requisitos técnicos para el acceso a la herramienta
4.1.
Requerimientos de Hardware de los Equipos
Para poder trabajar con las aplicaciones de Adquira España, la configuración mínima y
recomendada es la siguiente :
Sistemas Operativos :
Windows 2000 con Service Pack 4, Windows XP (Service Pack 1 o 2).
Ordenador:
Configuración mínima: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium III
con velocidad de 1,5 GHz o superior.
Configuración recomendada:
Ordenador equipado con procesador Intel
Pentium IV con velocidad de 1,5 GHz o superior.
Memoria RAM:
Configuración recomendada: 512 Mb
En el caso de que en el mismo equipo se estén ejecutando simultáneamente otras
aplicaciones, es posible que se requiera una mayor memoria RAM para que los tiempos de
respuesta de las aplicaciones de Adquira sean los adecuados.
Conexión a Internet:
Configuración Mínima:
igual velocidad o superior.
ADSL con 128 Kbps. De bajada o conexión LAN con
Configuración Recomendada: ADSL con 256 Kbps. De bajada o conexión LAN
con igual velocidad o superior.
Nota: Las aplicaciones de Adquira España, no están soportadas en
plataformas Macintosh.
4.2.
Requerimientos de Software de los Equipos
Los requerimientos de software para poder trabajar normalmente con las aplicaciones de
Adquira son los siguientes:
a) Navegador de Internet:
Internet Explorer 7 ó inferiores. Los navegadores deben de tener Java habilitado (versión:
6.0.10 o superior)
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Nota: Adquira asegura el funcionamiento de la aplicación si se emplea ese
tipo de versión de navegador.
Si el tipo y/o versión del navegador es considerada “no compatible”, Adquira no asegura el
funcionamiento correcto de la aplicación.
Puede conseguir el navegador compatible en la siguiente dirección de Internet de
Microsoft:
http://www.microsoft.com/downloads/en/default.aspx
Para garantizar la descarga ágil de documentos anexos se recomienda que los usuarios
dispongan de un acceso con una velocidad mínima equivalente a una ADSL de 256k
dedicada.
A continuación se listan una serie de requisitos y recomendaciones habituales en
cualquier sistema con acceso a Internet.
El límite para el tamaño de los archivos a anexar es de 5Mb por
anexo. Cualquier archivo de tamaño superior será rechazado automáticamente
por la herramienta.
Con el fin de evitar posibles interrupciones en el envío y recepción de
datos se recomienda fijar un time-out en el Proxy igual o superior a 90
segundos.
Se recomienda, igualmente, desactivar el caché de páginas Proxy y del
navegador utilizado.
Es necesario tener abierto en el Proxy el puerto 443 para conexión
segura (https).
Importante: Para que el usuario facturador pueda emitir facturas
electrónicas a través de Adquira Marketplace correctamente, debe instalar el
software (Applet) de Firma Digital Avanzada, tal como se indica en el
apartado 1.2.2. Instalar el software de Firma Digital Avanzada. Para ello
póngase en contacto con su departamento técnico de atención a usuarios de
su empresa, o bien, con el Centro de Atención de Clientes de Adquira.
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5. Microsite de Formación
Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira Marketplace. Para
facilitarle el uso de la herramienta puede visitar nuestro microcine de formación, que
encontrará en la Web de Adquira:
www.adquira.es
No dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en todo
momento. Estaremos encantados de poder ayudarle en todo lo que necesite.
Centro de Atención al Cliente
Horario de lunes a viernes de 09:00 a 19:00 hrs.
Correo: [email protected]
902 424 024
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