Guía de solicitud de personal operacional

WORFKFLOW – SELECCIÓN DE PERSONAL OPERACIONAL
¿COMO INICIALIZAR UN PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL OPERACIONAL POR
TEMPORALIDAD?
SOLICITANTE
1. Para acceder a ASAP siga los siguientes pasos: Ingrese al sitio http://prd-co-se-sdx.sodexoaplicaciones.com/se/
Digite su usuario (A). Digite su contraseña (B). En Licencia de acceso, seleccione la opción Licencia Apoyo (C). En
Tipo de autenticación, seleccione la opción SODEXHO (D)
2. Una vez ingrese vaya a la opción Menú (A) y luego vaya al módulo de Workflow, luego a la carpeta proceso y
luego a Inicialización (B). Cuando se visualicen las carpetas seleccione y despliegue por la flecha ► la carpeta
SOPORTE, luego la carpeta GHH- GESTIÓN HUMANA y luego la carpeta SE – SELECCIÓN (C). Una vez visualice el
proceso de doble clic sobre el para iniciar una solicitud (D).
3. Se abrirá una Ventana como esta que le indicara que está iniciando un Proceso. De clic en Guardar y Salir para
continuar, como se ve en la imagen.
4. Se abrirá una ventana como la siguiente para que inicie con el diligenciamiento de los datos.
5. Una vez inicie y se encuentre el campo Nombre de la regional, de clic en el icono Seleccionar Registro (A)
6. Se abrirá una ventana como la siguiente. En el campo Buscar diligencie el nombre de la regional donde se
encuentra (B) y luego de clic en Buscar (D). Una vez aparezcan los registros seleccione el registro asociado a su
departamento y ciudad de acuerdo a la tabla Listado Códigos de Ciudades. Cuando haya seleccionado el registro
(D) de clic en Guardar y Salir (E).
7. Se completaran los demás campos. Para el campo Operación y Cargo a seleccionar repita el proceso. De Clic en
Seleccionar Registro (A).
8. Aparecerá una ventana como la siguiente. En el campo Buscar (B) diligencie el nombre del centro de costo de
su operación, y de clic en el icono Buscar (C). Una vez visualice los registros seleccione el que está asociado al
cargo que necesita solicitar (D) y de clic en Guardar y Salir (E).
9. Se completaran los demás datos. Luego continúe el diligenciamiento de los demás campos (A) y repita el
proceso, cuando llegue al campo Nombre de la persona que debe aprobar. De clic en el Icono Seleccionar
Registro (B).
10.Se abrirá una ventana como la siguiente. En el campo Buscar diligencie el nombre de su jefe inmediato el cual
deberá aprobar esta solicitud (A), de clic en el icono Buscar (B) y una vez aparezcan los registros seleccione el
nombre de su jefe (C) y de clic en Guardar y Salir (D).
11.Cuando haya terminado de completar los campos revise que estos estén correctos. Habilite la opción enviar y
de clic en el icono Ejecutar.
12.Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
Nota: Al finalizar este paso llegará a su correo una notificación como esta Alerta Dotación Transitoria. Tenga
presente que lo que allí se menciona es con el fin de asegurar que el candidato que se contrate, cuente con su
dotación transitoria.
CONSULTOR DE GESTIÓN HUMANA
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, complete los campos que allí se solicitan (A). luego habilite la opción
Enviar y de clic en el icono Ejecutar para continuar (B).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic
en Aceptar.
JEFE INMEDIATO – N+1
5. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
6. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
7. Se abrirá una ventana similar a esta, verifique los datos y seleccione una opción para continuar (A). Una vez
seleccionada de clic en el icono Ejecutar (B).
8. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
CONTROL DE GESTIÓN FINANCIERA
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar , verifique los datos y seleccione una
opción para continuar (A). Una vez seleccionada de clic en Ejecutar (B).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
APROBACIÓN – N+2
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
1. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
2. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, Verifique los datos y seleccione una
opción para continuar (a). Una vez seleccionada de clic en Ejecutar (B).
3. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
NOTA: En caso de que en algunas de estas actividades la solicitud sea rechazada el solicitante recibirá un correo
informándole que el proceso ha sido rechazado y por lo tanto ha finalizado. Si se llegase a necesitar la vacante
esta persona deberá revisar los comentarios por los cuales se rechazó el proceso y solicitar nuevamente las
aprobaciones para la vacante.
COORODINACIÓN DE ATRACCIÓN
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar verifique los datos y seleccione una
opción para continuar (A). y de clic en el icono ejecutar para avanzar.
4. Se abrirá una ventana para generar un comentario justificativo, incluya el comentario y de clic en el icono de
guardar y salir para continuar (A).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
5. En el caso de seleccionar la opción “Asigna ejecutor para el proceso”, se abrirá una ventana que le pedirá
confirmar si desea ejecutar la próxima actividad, de clic en aceptar para continuar.
6. Luego se habilitara una nueva ventana similar a esta, seleccione la empresa temporal que se encargara de
gestionar la solicitud (A) y luego de clic en el icono ejecutar para continuar (B).
CEDEX
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, complete los datos (A), seleccione
una opción (B) y de clic en ejecutar para continuar (C).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
5. En el caso de seleccionar la opción “Si se tiene vacante”, se abrirá una ventana que le pedirá confirmar si desea
ejecutar la próxima actividad, de clic en aceptar para continuar.
6. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, confirme los datos (A), seleccione
una opción (B) y de clic en ejecutar para continuar (C).
Nota: Una vez se asigna la solicitud a la empresa temporal el iniciador recibirá un mensaje de confirmación que le
indicara a que empresa temporal fue asignada la solicitud.
Al ser asignada la solicitud a la temporal esta hará un corte que generara una nueva solicitud. Esta quedara con el
nombre Solicitud de Personal Operacional – Ejecución Temporal. (Ver Guía en el link http://prd-co-sesdx.sodexoaplicaciones.com/ayuda/ )
EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES ASIGNADA
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, diligencie los campos de Candidatos Preseleccionados (A). Una vez
diligenciados de clic en Enviar y luego en Ejecutar para dar continuidad al proceso (B).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
SOLICITANTE
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar y diligencie el campo Concepto de
jefe Inmediato (A) y luego diríjase a la parte inferior de la ventana para realizar el proceso de adjuntar el informe
de entrevista para cada candidato (B).
4. Se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.
(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar.
(B) Asígnele un Nombre
(C) De clic en el icono Incluir para buscar el archivo en el equipo
5. Busque el archivo en el equipo, selecciónelo (D) y de clic en Abrir (E).
6. Una vez que tenga la ubicación del archivo (F), de clic en Guardar & Salir (G)
7. Repita el proceso para cada uno de los candidatos entrevisto, recuerde que el sistema le pedirá siempre que
adjunte tres archivos. Valide que estos hayan quedado adjuntos, revise que la información este completa y de clic
en el icono ejecutar para continuar.
8. Luego aparecerá la siguiente ventana que permitirá ejecutar la siguiente actividad, haga clic en Aceptar para
continuar.
9. Se abrirá una ventana similar a esta, verifique los datos, y seleccione una opción para continuar (A). Una vez
seleccionada de clic en Ejecutar (B).
10.Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES ASIGNADA
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, complete la información que allí se
solicita (A) luego seleccione la opción Enviar y luego Ejecutar para continuar (B).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
SOLICITANTE
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, complete la información que allí se
solicita (A) luego seleccione la opción que requiere (B) y luego de clic en el icono Ejecutar para continuar (C).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en
Aceptar.
SOLICITANTE
Nota: Llegará a su correo una notificación similar a la que se ve en la imagen, que le indicara que deberá realizar
la evaluación de desempeño con el colaborador y esta deberá adjuntarse al sistema. Dicha evaluación de
desempeño quedará activa a partir del momento en que se confirme la fecha de llegada del colaborador a la
operación para que el administrador la pueda realizar en el momento que requiera, tenga en cuenta que este
proceso para solicitudes temporales no puede superar los 20 días y para solicitudes recurrentes no puede superar
los 45, pasado este tiempo el sistema escalara la solicitud al jefe inmediato.)
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, complete la información que allí se
solicita (A) luego vaya a la parte inferior de la pantalla para incluir el informe de entrevista y de clic en el icono
incluir. (B).
4. Se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le
solicitan.
(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar.
(B) Asígnele un Nombre
(C) De clic en el icono Incluir para buscar el archivo en el equipo
5. Busque el archivo en el equipo, selecciónelo (D) y de clic en Abrir (E).
6. Una vez que tenga la ubicación del archivo (F), de clic en Guardar & Salir (G)
7. Valide que el documento haya quedado adjunto (A), revise que los campos estén correctos, selecciones una
opción y de clic en el icono ejecutar para continuar (B).
8. Luego aparecerá la siguiente ventana que permitirá ejecutar la siguiente actividad, haga clic en Aceptar para
continuar.
9. Se abrirá una ventana similar a esta, verifique la actividad, y seleccione una opción para continuar (A). Una vez
seleccionada de clic en Ejecutar (B).
10.Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que el proceso se ha ejecutado correctamente. De clic en
Aceptar, para finalizar.
EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES ASIGNADA
1. En caso de que el administrador decida que el candidato debe continuar el proceso de contratación directa por
Sodexo. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la
imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, complete los campos que se están solicitando (A) y luego seleccione un
opción y de clic en ejecutar para continuar (B).
4. Se abrirá una ventana como esta donde debe incluir un comentario justificativo para poder continuar, ingrese
el comentario y de clic en el icono de Guardar & salir.
5. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que el proceso se ha ejecutado correctamente. De clic en
Aceptar, para finalizar.
SERVICIOS AL PERSONAL – CONTRATACIÓN SODEXO
1. En caso de que el administrador decida que el candidato debe continuar el proceso de contratación directa por
Sodexo. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la
imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, valide la información, complete los campos que le solicitan (A) y váyase a
la parte inferior de la ventana para completar el checklist de documentos recibidos (B), cuando complete las
preguntas seleccione una opción y de clic en el icono ejecutar para continuar (C).
4. Luego aparecerá la siguiente ventana que permitirá ejecutar la siguiente actividad, haga clic en Aceptar para
continuar.
5. Se abrirá una ventana similar a esta, verifique la actividad, y seleccione una opción para continuar (A). Una vez
seleccionada de clic en Ejecutar (B).
6. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que el proceso se ha ejecutado correctamente. De clic en
Aceptar, para finalizar.
SOLICITANTE
1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.
2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en
Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y
seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este
proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y
continuar el proceso (D).
3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, complete la información que allí se
solicita (A) luego seleccione la opción Finalizar (B) y por ultimo de clic en ejecutar para continuar (C).
4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que el proceso se ha ejecutado correctamente. De clic en
Aceptar, para finalizar.

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