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Dirección de Comunicación
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN
RUEDAS DE PRENSA
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN
RUEDAS DE PRENSA
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN RUEDAS DE
PRENSA
nn Objetivo
Establecer un procedimiento en el cual se determine cada una de las acciones que se deben
llevar a cabo para efectuar ruedas de prensa de manera de manera oportuna y eficaz velando
por la imagen de la Institución.
nn Alcance.
Este proceso aplica a todos los docentes, servidores públicos y trabajadores que pertenecen a
LA ENTIDAD.
Lo ejecuta la Dirección de Comunicación Social, que a su vez es la encargada de velar que se
cumplan las disposiciones establecidas en el presente documento.
Procedimiento para la gestión ruedas de prensa
Código: PR-CO-GRP-002
nn Definiciones.
Rueda de prensa: comprende en organizar una reunión informativa en la cual se convoca periodistas, con la finalidad de darles a conocer una información de interés para la comunidad.
Ayuda memoria: es una ayuda nemotécnica que sirve para recordar información relevante.
nn Normativa Aplicable.
1. LEY ORGANICA DE COMUNICACIÓN
Fecha: 25-jun-2013
Estado: Vigente
2. NORMATIVA INTERNA DEL INSTITUTO DE ALTOS ESTUDIOS NACIONALES.
Estado: Vigente
nn Disposiciones Generales.
nnEl Director/a deberá velar por el correcto cumplimiento del presente procedimiento, en el
caso de la no aplicación del mismo se deberá establecer los correctivos necesarios y sanciones respectivas en relación a su ámbito de competencia.
nnPrevio a toda rueda de prensa se deberá elaborar la ayuda memoria tanto para la Máxima
Autoridad como para los voceros institucionales, por tanto es importante que la Unidad
de Comunicación será la responsable de elaborar y entregar la ayuda memoria a tiempo.
nn Listado de Formatos.
nnSolicitud de Organización de Eventos F-CGAF-DA-SI-008
nn Actividades.
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Dirección de Comunicación
ACCIONES O TAREAS
Unidad Orgánica que Ejecuta la acción
1
Solicitará a la Dirección de Comunicación Social se organice una rueda de prensa, si la Máxima Autoridad decide
designará a un vocero institucional e informará de la designación.
Máxima Autoridad
2
Receptaran la asignación para efectuar la rueda de prensa,
el funcionario coordinará su agenda personal.
Voceros Institucional
3
Director/a receptará la solicitud efectuada por la Máxima
Autoridad, posterior a ello solicitará a la Unidad de Comunicación se efectué la asesoría comunicacional y a la Unidad de Marketing la coordinación de la rueda de prensa.
Dirección de Comunicación
Social
4
Receptará la solicitud y procederá a establecer estrategias
comunicacionales para la rueda de prensa, posterior a ello
elaborará las ayudas memorias para aprobación del Director de Comunicación Social.
Unidad de Comunicación
5
Director/a revisará la ayuda memoria o discurso y procederá a remitir a la Máxima Autoridad para su revisión, en el
caso de que sea Vocero Institucional se procederá a efectuar media training y posterior a ello se remitirá la ayuda
memoria o discurso.
Dirección de Comunicación
Social
6
Receptará la ayuda memoria para revisión previa a la eje- Máxima Autoridad o Voceros
cución de la rueda de prensa.
Institucionales
7
Receptará la solicitud efectuada por el Director/a de Comunicación Social, en este sentido se establecerá la logística para la rueda de prensa, para lo cual se solicitará mediante el formulario solicitud de logística de eventos para la
organización de la rueda de prensa.
Unidad de Marketing y
Relaciones Públicas
8
Si el Director/a decide emplear un proveedor externo para
el llamado a medios, la Unidad de Marketing y Relaciones
Públicas remitirá mediante correo electrónico el lugar, fecha y hora en que se realizará la rueda de prensa.
Unidad de Marketing y
Relaciones Públicas
9
Receptará la solicitud efectuada por parte de la Unidad de
Marketing y Relaciones Públicas, posterior se procederá a
informar a los medios de comunicación, además procederá a coordinar la organización audiovisual.
Proveedores
10
Supervisará el trabajo efectuado por el proveedor en lo que
concierne la organización audio visual de la rueda de prensa.
Unidad de Marketing y
Relaciones Públicas
N.-
7
Procedimiento para la gestión ruedas de prensa
Código: PR-CO-GRP-002
11
Organizada la rueda de prensa, la Unidad de Comunicación procederá a moderar la rueda de prensa, quedará a
decisión si designa a otra persona para moderar la rueda
de prensa.
Unidad de Comunicación
12
Una vez efectuada la rueda de prensa se procederá a dar
por terminado, en la cual se procederá a dar la gracias a
los asistentes.
Unidad de Comunicación
13
Mensualmente la Unidad de Comunicación generará el informe de asesoría en discursos y ayudas memorias, posterior a ello se procederá a presentar al Director/a de Comunicación Social.
Unidad de Comunicación
14
Mensualmente la Unidad de Marketing y Relaciones Públicas generará el informe de media training a voceros, pos- Unidad de Marketing y Relaterior a ello se procederá a presentar al Director/a de Cociones Públicas
municación Social.
15
Director/a procederá a revisar y aprobar los informes presentados por las Unidades de la Dirección de Comunicación Social.
8
Dirección de Comunicación
Dirección de Comunicación
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Procedimiento para la gestión ruedas de prensa
Código: PR-CO-GRP-002
nn Flujo de Proceso
10
Dirección de Comunicación
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Procedimiento para la gestión ruedas de prensa
Código: PR-CO-GRP-002
nn Infografía
PROCEDIMIENTO
PARA LA GESTIÓN
RUEDAS DE PRENSA
1
Solicitará a la Dirección de
Comunicación Social se
organice una rueda de prensa,
si la Máxima Autoridad decide
designará a un vocero
institucional e informará de la
designación.
2
Receptaran la
asignación para
efectuar la rueda de
prensa, el funcionario
coordinará su agenda
personal.
Máxima
Autoridad
Voceros
Institucional
7
8
Si el Director/a decide emplear un proveedor
externo para el llamado a medios, la Unidad de
Marketing y Relaciones Públicas remitirá
mediante correo electrónico el lugar, fecha y hora
en que se realizará la rueda de prensa.
Unidad de Marketing y Relaciones Públicas
9
Receptará la solicitud
efectuada por parte de la
Unidad de Marketing y
Relaciones Públicas, posterior
se procederá a informar a los
medios de comunicación,
además procederá a coordinar
la organización audiovisual.
Unidad de
Marketing y
Relaciones
Públicas
Receptará la solicitud
efectuada por el Director/a de
Comunicación Social, en este
sentido se establecerá la
logística para la rueda de
prensa, para lo cual se
solicitará mediante el formulario
solicitud de logística de
eventos para la organización de
la rueda de prensa.
10
Supervisará el trabajo efectuado
por el proveedor en lo que
concierne la organización audio
visual de la rueda de prensa.
Proveedores
Unidad de
Marketing y
Relaciones
Públicas
15
Director/a procederá a
revisar y aprobar los
informes presentados
por las Unidades de la
Dirección de
Comunicación Social.
12
Dirección de
Comunicación
Dirección de Comunicación
3
Director/a receptará la solicitud
efectuada por la Máxima
Autoridad, posterior a ello
solicitará a la Unidad de
Comunicación se efectué la
asesoría comunicacional y a la
Unidad de Marketing la
coordinación de la rueda de
prensa.
Dirección de
Comunicación Social.
4
Receptará la solicitud y
procederá a establecer
estrategias comunicacionales
para la rueda de prensa,
posterior a ello elaborará las
ayudas memorias para
aprobación del Director de
Comunicación Social.
Unidad de
Comunicación
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Máxima Autoridad
o Voceros
Institucionales
Dirección de
Comunicación
Social
Receptará la ayuda memoria
para revisión previa a la
ejecución de la rueda de
prensa.
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12
Organizada la rueda de prensa, la Unidad de
Comunicación procederá a moderar la rueda de
prensa, quedará a decisión si designa a otra persona
para moderar la rueda de prensa.
Una vez efectuada la
rueda de prensa se
procederá a dar por
terminado, en la cual se
procederá a dar la gracias
a los asistentes.
Unidad de Comunicación
Unidad de
Marketing y
Relaciones
Públicas
Unidad de
Comunicación
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14
Mensualmente la Unidad de
Marketing y Relaciones
Públicas generará el informe
de media training a voceros,
posterior a ello se procederá
a presentar al Director/a de
Comunicación Social.
Director/a revisará la ayuda
memoria o discurso y
procederá a remitir a la
Máxima Autoridad para su
revisión, en el caso de que sea
Vocero Institucional se
procederá a efectuar media
training y posterior a ello se
remitirá la ayuda memoria o
discurso.
Unidad de
Comunicación
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Mensualmente la Unidad de
Comunicación generará el
informe de asesoría en
discursos y ayudas memorias,
posterior a ello se procederá a
presentar al Director/a de
Comunicación Social.
Procedimiento para la gestión ruedas de prensa
Código: PR-CO-GRP-002
nn Control de Cambios
NÚMERO
Versión 1.0
DESCRIPCIÓN
FECHA
Versión Inicial procedimiento para la gestión de
ruedas de prensa
25 Octubre 2014
14
Av. Río Amazonas N37 - 271 y Villalengua | Quito-Ecuador | Telf. 02 3829-900 | www.iaen.edu.ec

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