J-MOTTO 基本設定マニュアル

J-MOTTO 基本設定マニュアル
基本設定マニュアル
管理者用
J-MOTTO お客様サポートセンター
01200120-7070-4515
0303-62146214-0616（携帯電話・PHS 専用）
（9：00AM～6：00PM 土・日・祝休）
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
GW-2014-09-EDT01-8
■目次
Ⅰ.はじめに・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２
管理者の皆様へ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２
Ⅱ.J-MOTTO について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４
1.J-MOTTO のサイト構成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４
2.初回ログイン方法・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・５
Ⅲ.ユーザー登録からご利用開始まで・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７
1.グループウェアの基本設定手順・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７
2.ユーザー登録の準備・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・８
3.グループ設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・９
4.ユーザー登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１１
5.メニュー設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１７
6.ポータル設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１９
7.グループウェア使用容量の管理・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２１
Ⅳ.料金・ユーザー数などのご利用状況の照会方法・・・・・・・・・・・・２２
1.会費情報照会・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２３
2.プラン・お支払周期変更予約・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２４
3.ディスク容量超過通知設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２４
4.会費情報更新通知設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２５
5.セキュリティ設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２５
6.ログイン履歴・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３６
Ⅴ.スマートフォン版のご利用方法・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４１
Ⅵ.外部サービス連携機能・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４２
1. Google カレンダーとの連携・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４２
2. iPhone（iCal）との連携・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４２
Ⅶ.ユーザーの削除・変更・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４３
1.ユーザーの削除・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４３
2.ユーザー情報の変更・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４５
3.ユーザーのパスワードを強制変更（パスワードを忘れてしまった場合）
・・・・・・・・・・・・・・・・４６
4.削除 ID の再利用・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４７
Ⅷ.その他サービスのご紹介・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４８
1
Ⅰ.はじめに
管理者の皆様へ
このたびは J-MOTTO にご入会いただきありがとうございます。
このマニュアルは、J-MOTTO をご利用開始する際に必要な各種準備作業をご案内したものです。
はじめに、J-MOTTO のサービスの中で様々な権限を持つ管理者権限についてご紹介いたします。
① J-MOTTO ご入会時に発行するユーザーID「00001」は、申込者様のユーザーID として設定されています。
J-MOTTO ご入会時にお送りした『ID・パスワード通知書』をご確認ください。
ユーザーID「00001」は、お手続きなどの際に、弊社との窓口になる特別な ID となりますので、
実際に J-MOTTO サービスやグループウェアを管理される方をご登録ください。
（注意事項）
※ユーザーID「00001」は削除することはできません。
※グループウェア利用開始後、管理者様（ユーザーID「00001」
）が交代（引継ぎ）される場合、前任者様のデータが
そのまま引継がれますのでご注意ください。
② 管理者には、J-MOTTO 管理者、グループウェアシステム管理者、グループウェア機能管理者の３種類があります。
J-MOTTO 管理者･･･
管理者･･･J
･･･J-MOTTO サイトの
サイトの[会員情報管理]
会員情報管理]から各種設定を行うことができるユーザー
から各種設定を行うことができるユーザー
・J-MOTTO サービスの利用ユーザーの登録・変更・削除が可能です。
・J-MOTTO のオプションサービスの申込が可能です。
・会費情報の照会・お支払方法の変更が可能です。
グループウェアシステム管理者･･･グループウェア全体の運用設定・基本設定を行うことができる
グループウェアシステム管理者･･･グループウェア全体の運用設定・基本設定を行うことができるユーザー
･･･グループウェア全体の運用設定・基本設定を行うことができるユーザー
・グループウェア上でユーザー登録・変更・削除が可能です。
・グループウェア内の各種設定が可能です。
・グループウェアディスク使用量の確認が可能です。
グループウェア機能管理者･･･グループウェアの各種機能の設定を行うことができるユーザー
グループウェア機能管理者･･･グループウェアの各種機能の設定を行うことができるユーザー
※機能毎に管理者ユーザーを設定することができます。
・グループウェア内の各種設定が可能です。
2
ユーザーID「00001」には、はじめからこの３種類の管理権限が付与されています。
ユーザーID「00001」からいずれの管理権限も解除することはできません。
また、管理権限を一般ユーザー様に付与し、複数の方を管理者としてご登録いただけます。
この場合、J
J-MOTTO 管理者、
管理者、グループウェアシステム管理者、
グループウェアシステム管理者、グループウェア機能管理者のいずれかの管理権限を
グループウェア機能管理者
付与することもできます。
例）
・経理担当者：会費情報の閲覧のため J-MOTTO 管理者権限のみ付与
・システム担当者：グループウェアシステム管理者権限のみ付与
・総務担当者：社内情報を配信するためインフォメーションの機能管理者権限のみ付与
3
Ⅱ.J-MOTTO について
1. J-MOTTO のサイト構成
【J-MOTTO トップページ】
■サービスログイン
J-MOTTO の各種サービスにログインするた
めのボタンを一ヵ所に集約しより分かり
やすく配置しました。
■会員情報
■会員情報管理
情報管理
ユーザー登録・変更・削除、オプションサ
ービスのお申込み、会費情報について
設定・確認いただけます。
■サービス別サポート情報
グループウェア他、各種サービスに
ついてご案内しております。
■お知らせ
（最新情報、セミナー情報など）
キャンペーン、セミナー、各種メンテナ
ンス情報など大切なお知らせはこちら
で確認いただけます。
■経営コラム
業務に役立つ知識から雑学まで、いざと
いう時に役立つ情報を毎月お届けして
います。
4
2.初回ログイン方法
2.初回ログイン方法
J-MOTTO に初めてログインをする際に、
『ID・パスワード通知書』に記載されたパスワードを変更する必要がありま
す。
①J-MOTTO サイト（ https://www.j-motto.co.jp/ ）へアクセスし、トップページを開き、トップ画面上部の会員
サービスログインの [グループウェア]
グループウェア]のボタンからログイン画面へ進みます。
【J-MOTTO トップページ画面】
[ グループウェアログイン ] をクリ
ックしてください。
上記のボタンより開かない場合は
こちらをクリックし、各サービス
へログインをします。
② 次に、
「会員 ID」
「ユーザーID
「パスワード」
ID」、
ユーザーID」
ID」、
パスワード」を入力します。
【ログイン画面】
『ID・パスワード通知書』に記載された[
[会員 ID]、
ID]
[ユーザーID]
ユーザーID]、[
ID] [パスワード]
パスワード]を入力します。
チェックを入れると ID は記憶可能。
全て入力後に[
[ログイン]
ログイン]を
クリックしてください。
5
③ 次にパスワード変更画面が表示されます。新しいパスワード入力後、[
[変更]
変更]をクリックしてください。
【初回パスワード変更画面】
『ID・パスワード通知書』に記載されたパス
ワード（ログイン時に入力したパスワード）
を改めて入力します。
新しくパスワードを決めて入力します。
※ 任意の半角英数混じり 6～12 桁を設定します。
大文字・小文字は区別されます。
最後に[
[変更]
変更]をクリック
してください。
[変更]
変更]をクリックすることにより、パスワード変更が完了し、グループウェアのトップページへと進みます。
■管理者向け「重要なお知らせ」配信・通知機能について
重要なシステム変更やサービス内容変更についての情報を、より確実に J-MOTTO 管理者様にお届けするための機能
です。J-MOTTO から配信・通知する情報がございました場合、J-MOTTO 管理者様がログインした直後に自動的に表示
されます。
【管理者向けお知らせ画面】
タイトルまたは[
[ 確認]
確認 ] ボタンをクリ
ックすると情報が表示されます。
J-MOTTO から管理者様向けにお知らせする情報がある場合、ログイン後に上記のような画面が表示されます。
一度ご確認いただければ、次回ログイン以降は表示されません。
※本機能による配信・通知を希望されない場合は、管理者メニュー内の［ユーザー情報照会・変更・削除］－
「ユーザー情報変更画面」より配信・通知の停止の手続きを行うことができます。
6
Ⅲ.ユーザー登録からご利用開始まで
1.グループウェアの基本設定手順
1.グループウェアの基本設定手順
本マニュアルでは、最低限必要な項目をご案内いたしますので、以下の手順を参考に設定を行なってください。
最初に管理者の方がユーザー登録や各種設定を行なっていただくことで、社員の皆様が J-MOTTO グループウェアを
簡単にご利用いただけるようになります。
『ID・パスワード通知書』には[会員 ID]と管理者用 [ユー
① 『ID・パスワード通知書』到着
ザーID][パスワード]が記載されています。
◆本マニュアルⅢ章－2
◆本マニュアルⅢ章－2（8 ページ）
② ユーザーリストを準備する。
各ユーザーの[ユーザーID][パスワード][権限区分]など
を決め、リストを作成しておきます。
◆本マニュアルⅢ章－3
◆本マニュアルⅢ章 3（9 ページ）
③ グループ（部署）を設定する。
社内のグループ、部署名を登録します。登録したグループ
は、④で登録するユーザーと関連づけます。
◆本マニュアルⅢ章－4
◆本マニュアルⅢ章－4（11 ページ）
④ ユーザー登録をする。
②で準備したリストをもとにユーザーの登録、詳細情報の
設定を行ないます。
◆本マニュアルⅢ章－5
◆本マニュアルⅢ章－5（17 ページ）
⑤ メニュー（機能）を設定する。
使用する機能のみをグループウェア上に表示させるよう
に設定することができます。
◆オンラインマニュアルをご利用ください。
⑥ 各機能の設定を行なう。
グループウェアの各機能の設定方法につきましては、オン
ラインマニュアルをご参照ください。
7
2.ユーザー登録の準備
2.ユーザー登録の準備
グループウェアをご利用いただくためには、ご利用ユーザーの[ユーザーID]、[パスワード]の登録が必要です。
あらかじめ、各ユーザーの[ユーザーID]、[パスワード]などを決めて、以下のような一覧表を準備しておくと便
利です。
【ユーザー登録用一覧表の例】
①
※ユーザーID、パスワード、ユーザー氏名などは一例です。
②
③
④
⑤
⑥
① [ユーザーID]：任意の数字 5 桁をご決定ください。
※J-MOTTO が発行するユーザーID「00001」は、申込者（初期管理者）のユーザーID として
設定されています。
② [パスワード]：任意の半角英数混じり 6～12 桁をご決定ください。
（登録後、各自で変更することが可能です）
③ [権限区分]：[管理者]または[一般ユーザー]のいずれかを選択してください。
※ここでの[管理者]はグループウェアシステム管理者です。
④ [たのめーる利用権限]：[承認者][申込者][利用不可]のいずれかを選択してください。
⑤ [代表グループ]：代表となるグループ（所属部署など）をご決定ください。
※[代表グループ]は、各機能で初期表示されます。
⑥ [所属グループ]：代表グループ以外で登録しておくべきグループをご決定ください。
■ グループ登録のポイント
所属部署だけでなく、本部、地域やプロジェクトチームなど、細かくグループ登録をしておくと、以下のような場合に
便利にご利用いただけます。
例 1）営業本部全員へ営業計数を回覧する。
例 2）組織横断的に組成された委員会の全メンバーに会議スケジュールを登録する。
例 3）大阪支社全員に支社会議の日程をインフォメーションで伝える。
8
3.グループ設定
3.グループ設定
社内の部署名・グループ名を登録します。グループ名は、
『スケジュール』『伝言・所在』などの機能の中で、画面
表示の切り替えや、登録先を選択する際に使用します。各ユーザーに所属部署名やグループ名を登録する場合には、
ユーザー登録、詳細情報を設定する前に、グループを設定しておくことが必要です。
① グループウェアへログインし、[
[管理者設定]
Ⅱ章－2
管理者設定]をクリックします。ログイン方法はⅡ章－
Ⅱ章－2（5 ページ）をご参照
ページ）
ください。
【グループウェアトップ画面】
グループウェアのトップページから
[管理者設定]
管理者設定]をクリックします。
② [管理者設定]の中から、[
[グループ一覧]
グループ一覧]をクリックします。
【管理者設定画面】
管理者設定画面より、[
[全組織数]
全組織数]をクリック
します。
9
③ [新規グループ作成]
新規グループ作成]をクリックして、グループ名を登録してください。
【グループ設定画面】
[組織情報の追加]
組織情報の追加]をクリックしてください。
※ 初期設定では「技術部」
「営業部」の 2 グループがあらかじめ
登録されております。必要がなければ削除してください。
親組織を選択します。
左の組織一覧から選択してください。
【グループ登録画面】
選択した組織の下の階層に作成されます。
登録したいグループ名を入力してください。
※ ここでは例として「マーケティンググループ」と
入力します。
[追加]
追加]をクリックして登録
完了です。
【作成後のグループ一覧画面】
登録したグループ名が一覧に表示されます。
※ 例として登録した「マーケティンググループ」
が表示されています。
■ グループ登録のポイント
たとえば、
『ソリューション営業部』の中でもさらにグループが分
かれている場合は、以下のように最大 25 階層まで作成できます
※グループ登録のポイント（
（8 ページ）をご参照ください。
ページ）
【例】ソリューション営業部
ソリューション営業部第一グループ
ソリューション営業部第一グループカスタマーグループ
ソリューション営業部第一グループカスタマーグループ A チーム
10
4.ユーザーの登録
4.ユーザーの登録
①J-MOTTO サイトの［会員情報管理］
［会員情報管理］から、ユーザー登録を行います。
［会員情報管理］
【会員情報管理画面】
J-MOTTO トップページ右上の[
[ 会員情報管理]
会員情報管理] をクリ
ックし、管理者メニューの中から[
[ユーザー登録]
管理者メニュー
ユーザー登録]を
選択します。
準備をしておいたユーザー一覧をも
【ユーザー登録画面】
とに、ユーザー情報を登録します。
[ ユーザーID]
[氏
ユーザー ID]、[
ID] [ パスワード]
パスワード ] 、[
名]、[ユーザーカナ氏名]
ユーザーカナ氏名]は入力必須
です。
登録したユーザーへ ID、パスワード
をメールで通知する場合は、こちら
に[
[メールアドレス]
メールアドレス]を入力し、チェ
ックボックスにチェックを入れてく
ださい。
※12 ページご参照
ページご参照
[権限区分]
[ユーザー区分]
[た
権限区分]、[
ユーザー区分]、[
のめーる利用権限]
のめーる利用権限]についても入力
必須です。
入力を終えたら[
[登録する]
登録する]をクリッ
クしてください。
11
【ユーザー登録完了確認画面】
引き続きユーザー登録を行なう場合には
[追加登録する]
追加登録する]をクリックして同様の操
作をしてください。終える場合には[
[終了
する]
する]をクリックしてください。
【ユーザー登録時の ID・パスワード通知メールサンプル】
ユーザー登録時のメール通知サービス
新規ユーザーを登録する際に、メールアドレスを設
定すると、各ユーザーへ ID、パスワードをメール
で通知するサービスをご利用いただけます。
メールは、グループウェア管理者のメールアドレス
が差出人となり、各ユーザーへ送信されます。
※設定箇所
※設定箇所は
箇所は 11 ページをご参照ください。
12
②ユーザーの登録を終えた後、メールアドレスや所属グループなどの設定を行いますので、グループウェアに進ん
でください。
【グループウェアトップ画面】
グループウェアのトップページから
[管理者設定]
管理者設定]をクリックします。
【管理者設定画面】
[管理者設定]の中から、[
[ 全ユーザー数]
全ユーザー数 ]
をクリックしてください。
【管理者設定ユーザー一覧画面】
ユーザー情報を設定したいユーザー名
ユーザー名を
ユーザー名
クリックしてください。
13
【ユーザー情報変更画面】
■電子メールアドレス
メール通知機能の宛先として 4 箇所まで設定できます。
※ [プロフィール]
プロフィール]にて、各自設定することもできます。
■ユーザーレベル
“一般ユーザー”“システム管理者”から
選択します。
※初期管理者ユーザー（ユーザーID：00001）の
方は自動的に“システム管理者”となっておりま
す。
■所属組織
[組織選択]
組織選択]をクリックして、所属組織を設定します。
代表グループ
ユーザーが所属するグループのうち、代表となるものを選択します。
各機能において初期表示されます。また、グループ別に『メニュー設定』
を行なう際のグループとして選択されます。
上記の必要項目の入力を終えたら、
[変更]
変更]をクリックしてください。
※[代表組織]や[所属組織]を設定する場合、先に組織を設定しておく必要があります。
組織設定方法は、本マニュアルⅢ章－
本マニュアルⅢ章－3
本マニュアルⅢ章－3（10 ページ）を参照してください。
ページ）
14
③ 登録したユーザー情報が一覧表示されます。
【管理者設定ユーザー管理画面】
[代表組織]
代表組織] として設定
したグループ名は、赤
で表示されます。
■ CSV ファイルを使ったユーザー情報のインポート
まず、
「Ⅲ章
Ⅲ章Ⅲ章-4. ユーザー登録（11
ユーザー登録（11 ページ）」のユーザー登録を行なってください。
※ 登録していない場合には、以下の手順でエラーとなりますのでご注意ください。
[ユーザー管理]にユーザー名が反映している状態で[
[ユーザー情報エクスポート]
ユーザー情報エクスポート]します。入力すべき項目がそ
のままエクスポートされますので、項目にあわせ、全てのユーザー情報を入力し、[
[ユーザー情報インポート
ユーザー情報インポート]
ポート]
します。
以上の手順により、ユーザー情報の登録を一件ずつ個別に行なうことなく、一括して行なうことが可能となり
ます。
クリックします。
[ユーザー設定]
ユーザー設定]の中から、[
[ユーザー情報のインポート]
ユーザー情報のインポート]
をクリックします。
15
◎一般ユーザーの方は、初回ログイン時に「初回パスワード変更」画面が必ず表示されますので、再設定の上
ログインしてください。
【初回パスワード変更画面】
ユーザー登録時に設定した
パスワードを入力します。
新しくパスワードを決めて入力します。
※任意の半角英数混じり 6～12 桁を設定します。
大文字・小文字は区別されます。
最後に[
[変更]
変更]をクリックし
てください。
【初回パスワード変更確認画面】
[次へ]
次へ]をクリックしてグルー
プウェアのトップページへ進
んでください。
16
5.メニュー設定
5.メニュー設定
全てのユーザーに対して、または部署やグループごとに使用するメニューを絞り込むことができます。使わない機
能を非表示にしておけば、迷わず操作しやすくなります。まず、[管理者設定]の[運用設定]－[メニュー設定]から
[desknet’
desknet’s NEO メニュー設定]
メニュー設定]をクリックし、機能一覧を表示させてください。
【メニュー設定画面】
「共通メニュー」を選択すると、全ユー
「共通メニュー」
ザー共通のメニュー設定となります。
メニュー名をクリックしてください。
※ここでは例として[
[タイムカード]
タイムカード]を選択します。
【メニュー情報の変更画面】
機能を使用しない場合は[
[使用しない]
使用しない]を選択し、
[変更]
変更]をクリックしてください。
【メニュー設定画面】
[ 使用しない]
使用しない] と設定した機能は、全員のグ
ループウェアのメニュー上から消え、使用で
きなくなります。
※ [タイムカード]
タイムカード]は使用不可となります。
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また、グループ・部署単位でメニューを設定していただくこともできます。
【メニュー設定画面－グループ別メニュー設定】
部署ごと、グループごとにメニューを設定す
る場合は、表示を切り替えてグループ名を選
択してください。
※ここでは例として『開発部』
『開発部』を選択します。
『開発部』
【グループ別メニュー設定画面】
メニュー名をクリックしてください。
※ここでも例として[
[タイムカード]
タイムカード]を選択します。
設定方法は前記同様、[
[使用しない]
使用しない]とします。
【メニュー情報の変更画面】
「使用しない」に設定した機能は、グル
ープウェアのメニュー上から消え、その
グループでは使用できなくなります。
※[
[タイムカード]
『開発部』
タイムカード]は、
『開発部』では利用不
可となります。
18
6.ポータル設定
6.ポータル設定
グループウェアのトップ画面「ポータル画面」は、お客様独自のポータル画面に設定を変更することが可能です。
組織ごと、個人のポータル画面を設定することもできます。
※共通ポータル、組織ポータルはシ
システム管理者、またはポータルの機能管理者
ポータルの機能管理者のみ設定可能です。
ステム管理者
ポータルの機能管理者
ポータルデザイン設定をクリック
ポータルデザイン設定
【ポータルデザイン設定】
してください。
ポータルの設定を終えたら、[
[変更]
変更]をクリックしてください。
ポータルに表示させたいコンテン
ツの上でマウスボタンを押したま
ま、コンテンツ表示枠に配置しま
す。
コンテンツの表示列数と各ポータルコンテンツの幅が選
択できます。
使用したいレイアウトデザインの上でマウスボタンを押
したまま中央のスペースへ移動させます。
19
【ポータルコンテンツ作成】
自由形式の[
[共有コンテンツ作成
共有コンテンツ作成]
コンテンツ作成]から「ガジェット／
ブログパーツ」や「URL」で独自のコンテンツの作成
ができます。
ポータルデザインは、ユーザーごと個人ポータルを設定することができます。ただし、個人ポータルの設定は管理
者側で[
[ポータルデザイン設定]
[ポータル設定
ポータルデザイン設定]－[
ポータル設定]
設定]より利用を制限することも可能です。
[個人ポータルの作成]
個人ポータルの作成]：個人ポータルの利用制限が可能。
[個人コンテンツの利用]
個人コンテンツの利用]：新規コンテンツの作成・追加を制限可能。
20
7.グループウェア使用ディスク容量の管理
7.グループウェア使用ディスク容量の管理
使用ディスク容量は、[
[管理者設定]
［使用ディスク容量集計］にて機能別、ユーザー別に確認が可能です。
管理者設定]にある［使用ディスク容量集計］
［使用ディスク容量集計］
ログより[
[使用ディスク容量集計]
ログ
使用ディスク容量集計]
をクリックしてください。
【画面サンプル】
※使用容量は KB 単位で表示されます。
以下機能におけるテキスト情報
テキスト情報等のディスク容
テキスト情報
量は、「データベースの使用ディスク使用量」
として表示されます。
スケジュール、設備予約、ToDo、伝言・所在、
タイムカード、来訪者管理、議事録、アドレス
帳、購買予約、仮払精算、備品管理、安否確認、
アクセスログ
以下の機能における添付ファイル
添付ファイル、画像
添付ファイル画像等のデ
画像
ィスク容量は、「ファイルの使用ディスク使用
量」として表示されます。
スケジュール・設備予約、ToDo、ウェブメール、
ワークフロー、回覧・レポート、インフォメー
ション、電子会議室、文書管理、プロジェクト
管理、アンケート、メモパッド、キャビネット、
利用者名簿、議事録、ネオツイ
初期環境の容量として「データベー
ス」で 25MB、
「ネオツイ」の機能で
4MB、
合計 29MB を確保しております。
毎月のお客様のご利用実績には含
めず、料金は請求いたしません。
21
Ⅳ.料金・ユーザー数などのご利用状況の照会方法
3.ディスク容量超過通知設定
1.会費情報照会
4.会費情報更新通知設定
2.プラン・お支払周期変更予約
5.セキュリティ設定
22
1.会費情報照会
1.会費情報照会
毎月のご利用料金をご確認いただけます。
請求書は原則として発行しておりませんので、当サイトの[
[会費情報照会]
会費情報照会]を印刷して請求書としてご利用ください。
※当月分のご請求額は、毎月中旬まで
毎月中旬までに
毎月中旬までに確定いたします。
【会費情報照会画面】
[基本情報]
基本情報]
お申込みいただいたご契約内容
が表示されます。
[使用情報]
使用情報]
現在ご登録のユーザー数や使用
ディスク容量が表示されます。
[請求情報]
請求情報]
請求額や内訳、お引落時期など
が表示されます。
また過去に遡って請求履歴を確
認することもできます。
※左図はサンプル画面のため、料金が表示されていません。
23
2.プラン・お支払周期変更予約
2.プラン・お支払周期変更予約
支払い方法を月払いから年払いに変更する場合、年払いから月払いに変更する場合、また年払いユーザー数を変更
する場合は、
［プラン・お支払周期変更予約］にてご変更いただけます。
［プラン・お支払周期変更予約］
【プラン・お支払周期変更予約画面】
【年払いユーザー数を変更する場合】
ご利用総ユーザー数を入力します。
※20 ユーザー年払いを、50 ユーザー年払いに変更する場合
［スタンダード（年払い）
］を選択し、
ご利用ユーザー数：
「50」ユーザーと入力します。
3.ディスク容量超過通知設定
グループウェアのディスク容量超過メール通知機能を提供しております。お客様側で設定した容量上限、または使
用率を超過した際に、指定されたメールアドレス宛てに通知されます。
【ディスク容量超過通知設定画面】
お客様の希望する容量上限値、また
は基本容量に対する使用率のいずれ
かを入力します。
送信先メールアドレスは３つまで登
録できます。
24
4.会費情報更新通知設定
4.会費情報更新通知設定
会費情報照会の内容が更新されたことをお知らせするメールサービスをご用意しております。
ご希望の方は [会費情報照会更新通知設定]
会費情報照会更新通知設定]よりご登録ください。
【会費情報更新通知サービス画面】
メール送信を希望するアドレスを「送信先メール
アドレス」に入力し、[
[設定]
設定]をクリックします。
ログイン中のユーザーのアドレスを自動で設定
する場合は、[
[送信先メールアドレスに設定]
送信先メールアドレスに設定]をク
リックするだけで登録完了します。
5.セキュリティ設定
5.セキュリティ設定
・セキュリティ設定の機能追加
会員情報管理のセキュリティ設定変更において、パスワードポリシーの設定と、ログイン時の接続元 IP アドレ
スの設定の範囲指定ができます。
※セキュリティの設定は J-MOTTO 管理者ユーザーのみ可能です
(1) 実施手順
１）
「会員情報管理」ページへ移動します。
25
２）
「セキュリティ設定」ページへ移動します。
３）パスワードポリシーを設定します。
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
※各項目の説明は次ページを確認してください
26
パスワードポリシー設定項目
①
パスワード有効期間
設定したパスワードを使用できる期間（日数）を設定します。
0～999 の間で設定が可能で、0 または未入力で有効期間が無制限になります。
②
パスワード有効期間警告
パスワード有効期間が切れる何日前から警告メッセージを表示するか設定します。
0～99 の間で設定が可能で、0 または未入力で警告メッセージは表示されなくなります。
警告メッセージは、ログイン後の「お知らせ」に表示されます。
③
同一パスワードへの変更
過去に使用したパスワードの使用を許可するか設定します。
許可しないに設定することで、後述の再利用禁止回数が設定可能になります。
④
再利用禁止
過去何回分のパスワードと同一のパスワードが使用できないか設定します。
1～5 回の間で設定が可能です。
⑤
最小文字数
パスワードの最少文字数を設定します。6～30 文字の間で設定が可能です。
⑥
組み合わせ文字
パスワードに含めなければいけない文字の種類を設定します。
⑦
禁止文字
会員 ID、ユーザーID と同じパスワードを禁止にするか設定します
⑧
アカウントロック
ログイン失敗を何回すると、アカウントのロックを行うか設定します。
0～99 の間で設定が可能で、0 または未入力でアカウントロックなしになります。
27
４）ログイン時の接続元ＩＰアドレスの制限を設定します。
①
②
③
①
「制限する」を選択することで、接続を許可するＩＰアドレスの設定ができます。
②
「接続を許可するＩＰアドレス」を入力します。入力後、追加ボタンを押すことで、接続許可ＩＰアドレス
の一覧に追加されます。
「範囲で入力する」にチェックすることで、範囲指定の入力が可能になります。
③
接続許可ＩＰアドレスの一覧に不要なＩＰアドレスが有る場合は、該当のＩＰアドレスにチェックをし、削
除ボタンを押して削除してください。
※この時点では、接続許可ＩＰアドレスの設定は反映されていません。
後述の「確認」
「登録」を行い、設定を反映させてください。
28
５）登録内容を確認します。
設定の完了後、確認ボタンを押して確認画面に移動してください
29
６）設定の登録を行います。
設定内容に問題が無ければ、登録ボタンを押して登録を行ってください。
30
パスワード有効期間警告の表示
ログイン後の「お知らせ」にパスワード有効期間切れのメッセージが表示されます。
(1) 表示箇所
１）ログイン画面に移動します。
２）会員 ID、ユーザーID、パスワードを入力しログインします。
３）パスワード有効期限警告メッセージの表示
パスワード有効期間警告の設定日数に該当する場合、パスワード有効期限の警告メッセージが表示されます。
非表示時
31
表示時
アカウントロックとアカウントロックの解除方法
パスワードポリシー設定のアカウントロックで設定した回数以上、ログインに失敗すると
そのユーザーのアカウントがロックされてログインができなくなります。
(1) アカウントロック状態のユーザー
アカウントがロックされたユーザーは、ログイン時に以下のメッセージが表示されてログインできません。
この状態になった場合は、管理者にロック解除について問い合わせを行ってください。
32
(2) アカウントロック解除実施手順
※アカウントロックの解除は、管理者ユーザーで行う必要があります。
１）
「会員情報管理」ページへ移動します。
２）
「ユーザー照会・変更・削除」ページへ移動します。
33
３）アカウントロックを解除します。
アカウントがロックされているユーザーには、アカウントロック解除ボタンが表示されます。
アカウントロックを解除したいユーザーのアカウントロック解除ボタンを押し、確認画面に移動してください。
※アカウントロックされていないユーザーは解除ボタンが表示されません。
４）アカウントロックを解除を確定します。
アカウントロックを行う対象であるか確認し、問題が無ければ「解除する」を押し、アカウントロックを解除
してください。
34
パスワード変更時のパスワード強度表示
パスワード変更時に、入力されているパスワードの強度が表示されるようになりました。
パスワードの強度は、文字数、使用されている文字の種類により決まります。
例：文字数５文字以下、文字の種類１種類の場合
例：文字数８文字以上、文字の種類４種類の場合
35
6.ログイン履歴
ログイン履歴
利用者のログイン履歴を検索できる、
「ログイン履歴
ログイン履歴」機能です。
ログイン履歴
※「フューチャーフォン（携帯電話）
」については履歴取得の対象外です。
※ログイン履歴
ログイン履歴は「J-MOTTO
管理者ユーザー」のみ参照可能です。
ログイン履歴
１）
「会員情報管理」ページへ移動します。
２）
「ログイン履歴」ページへ移動します。
36
３）閲覧したいログインの条件を入力します。
※ログイン履歴は、過去３か月間の履歴を確認することができます。
※初期条件のまま検索すると、当日分の全ユーザーログイン状況が確認できます。
①
②
③
④
⑤
ログイン履歴検索項目
※各条件は AND 検索となります。
①
ユーザーID
ユーザーID で検索を行います。検索は、部分一致で行われます。
例：
「001」で検索すると、00001、00101、10001 等が表示されます
※デフォルトは空欄（全ユーザが検索対象）です。
②
期間
期間を指定できます。
空欄で検索を行った場合は、全ての期間で検索が行われます。
開始日または終了日側の欄を未入力で検索することで、開始日以降の検索や、
終了日以前の検索が可能です。
※デフォルトでは開始日、終了日ともに当日が設定されています。
③
ログイン履歴
あり：（期間条件内で）ログインをしたことのある利用者を表示します。
なし：（期間条件内で）ログインをしたことのない利用者を表示します。
※デフォルトでは「あり」、
「なし」どちらにもチェックされています。
④
検索ボタン
押下すると入力された条件で検索を行います。
表示される情報については、「３）指定された条件のログイン履歴表示」を確認してください。
⑤
クリア
入力した条件や結果表示をクリアし、初期表示に戻します。
37
４）指定された条件のログイン履歴表示について
ログイン履歴の検索結果には、各ユーザーが期間内で最後にログイン情報が表示されます。
ログインを行っていないユーザーは、各ログイン情報が「空欄」になります。
※フューチャーフォン（携帯電話）版については未対応のため、履歴が残らずログイン回数などには反映さ
れません。
各ユーザーの詳細情報（履歴）を確認する場合は、ログイン回数のリンクから詳細画面に
移動してください。
①
②
③
④
※各項目の説明は次ページを確認してください
38
⑤
⑥
⑦
①
表示件数
１ページ当たりの表示件数を設定します。
②
10 件、30 件、50 件、全件から選択可能です。
ダウンロード
検索結果を CSV ファイルで出力します。
ダウンロードファイルは、ファイル名：accesslog_日時.csv で出力され、
以下のようなフォーマットになります。
"ユーザーID","ユーザー名","最終ログイン日","ログイン回数","ログインデバイス","ログイン IP"
"00001","ユーザー０１","2015-06-12 12:12","4","スマートフォン","999.999.0.1 "
"00010","ユーザー０２","2015-06-12 18:00","2","タブレット","999.999.0.10 "
③
全件表示と表示中の件数表示
検索結果の全ての件数と、現在表示中の件数です。
④
最終ログイン日
各ユーザーが最後にログインした日時を表示します。
ログインを行っていない場合は、空欄になります。
⑤
ログイン回数
各ユーザーが、指定された期間内に何回ログインしたかを表示します
ログインを行っていない場合は、空欄になります。
回数をクリックすることで、
「ユーザー別ログイン履歴
ユーザー別ログイン履歴」画面に移動します
ユーザー別ログイン履歴
⑥
ログインデバイス
各ユーザーが最後にログインしたデバイスを表示します。
ログインを行っていない場合は、空欄になります。
表示されるデバイスは、ＰＣ、スマートフォン、タブレットの３種類になります。
⑦
ログインＩＰ
各ユーザーが最後にログインしたＩＰアドレスを表示します
ログインを行っていない場合は、空欄になります。
39
５）
ユーザー別ログイン履歴画面
ログイン回数をクリックすることで、ユーザー別ログイン履歴画面が表示されます。
ユーザー別ログイン履歴では、期間内にログインした情報が全て表示されます。
①
①
②
③
ログイン日
期間内にログインした日時を表示します。
②
ログインデバイス
ログインに利用されたデバイス（機器）を表示します。
PC 版グループウェア／スマートフォン版グループウェアと言った
「ログイン先」
を示すものではありません。
例：スマートフォンを使い、PC 版グループウェアへログインした場合は「スマートフォン」と記録されます。
※ブラウザの情報から判定しているため、必ずしも正確な情報とは限りません。
③
ログインＩＰ
表示中のユーザーがログインしたＩＰアドレスを表示します。
40
Ⅴ.スマートフォン版のご利用方法
スマートフォンからもグループウェアをご利用いただくことができます。標準機能としてご提供しておりますので、
是非ご活用ください。
【スマートフォン版へのアクセス方法】
スマートフォンからグループウェアへログインします。
※スマートフォンから PC 版へアクセスする際は、[PC 版へログイン]にチェックを入れて、ログインしてください。
ＰＣ版よりもシンプルな操作性で、
スマートフォンに最適化
された専用のインターフェイスでご利用頂けます。
各端末へのインストールや設定は不要、ブラウザから専用
の URL に接続してご利用頂けます。
■スマートフォン版
■スマートフォン版からご利用いただける機能（13
からご利用いただける機能（13 機能）
スケジュール／設備予約／回覧・レポート／ウェブメール／ワークフロー／アドレス帳／キャビネット／伝言・所在
／安否確認／ネオツイ／メモパッド／インフォメーション／ToDo
41
Ⅵ.外部サービス連携機能
１． Google カレンダーとの連携
Google カレンダーのデータを、J-MOTTO スケジュール機能に取り込むことがができます。
仕事（J-MOTTO）とプライベート（Google）を分けて管理していた予定を、J-MOTTO 上で一元管理できるように
なります。
ご利用いただくにあたり、まず管理者様での設定が必要になります。
「Google クライアント ID」と「クライアントシークレット」を取得し、グループウェアに設定。
その後、一般ユーザーでの設定を行います。
スケジュール「個人月間」の人マークをクリックすると、Google アカウントログイン画面が表示されます。
メールアドレス、パスワードを入力してログインし、カレンダー取り込みの承認をしますと、Google カレン
ダー上の情報がグループウェアに取り込まれます。
2. iPhone（iCal）との連携
iPhone（iCal）連携は iCalendar 形式での連携です。
iPhone のカレンダー照会機能に、J-MOTTO の iCalendar 用 URL と認証情報を登録し、iPhone
が定期的に J-MOTTO の iCalendar データの照会を行うことで連携を実現します。
※データ連携は J-MOTTO→iPhone への一方向です。iPhone→J-MOTTO へのデータ連携は行
えません。
※連携された予定内容を iPhone 上で編集したり、削除することはできません。参照（照
会）のみ可能です。
仕事の予定は J-MOTTO で、プライベートや他のカレンダーサービスは
iPhone で、それぞれ別々にスケジュールを管理している場合も、
J-MOTTO と iPhone が連携可能となることで、二重登録、
二重管理の必要がなくなり、大幅に利便性が向上します。
J-MOTTO のスケジュールデータは iPhone に取り込まれ、
オフライン時にも最後に連携した時点のスケジュールデータを
利用することができます。
42
Ⅵ.ユーザーの削除・変更
1.ユーザーの削除
1.ユーザーの削除
異動や退職などによってグループウェアを利用しなくなる場合には、ユーザー情報を削除します。
ユーザー情報を削除する場合、J-MOTTO サイトの[
[ユーザー照会・変更・削除]
[管理者設定]
ユーザー照会・変更・削除]とグループウェアの[
管理者設定]の
2 ヶ所で削除してください。
※J-MOTTO 側（ユーザーID
（ユーザーID）
ID）とグループウェア側（ユーザーのデータ）どちらかのみを残しておくことも可能です。
残したユーザー
残したユーザーID
ユーザーID、データ（ディスク
ID、データ（ディスク容量
、データ（ディスク容量）はご利用料金に含まれますので、
容量）はご利用料金に含まれますので、ご注意ください。
）はご利用料金に含まれますので、ご注意ください。
■J-MOTTO 側：J
側：J-MOTTO サイトの［ユーザー照会・変更・削除］から削除
サイトの［ユーザー照会・変更・削除］から削除
【会員情報管理画面】
[会員情報管理]
会員情報管理]の管理者メニューよ
り、[
[ユーザー照会・変更・削除]
ユーザー照会・変更・削除]を
クリックします。
【ユーザー情報照会・変更・削除画面】
[削除]
削除]をクリックします。
43
【ユーザー削除画面】
このユーザーID を削除してよいか、
再度確認をした上で、[
[ 削除]
削除 ] をクリ
ックしてください。
■グループウェア側：グループウェアの管理者設定［ユーザー設定
■グループウェア側：グループウェアの管理者設定［ユーザー設定］から削除
側：グループウェアの管理者設定［ユーザー設定］から削除
グループウェア上でユーザーを削除すると、削除と同時に以下のデータが完全に削除されます。削除後のデータ
復旧はできません。
スケジュール、タイムカード、伝言・所在、仮払精算、メモパッド、キャビネット、
スケジュール、タイムカード、伝言・所在、仮払精算、メモパッド、キャビネット、ウェブメール
ル、タイムカード、伝言・所在、仮払精算、メモパッド、キャビネット、ウェブメール
また、グループウェア上で削除したユーザーが作成・登録した「
「文書管理」
文書管理」「回覧
「回覧・レポート
回覧・レポート」
・レポート」は、登録者名が
「????」で表示されます。
【ユーザー管理画面】
削除したいユーザーにチェックを入れ
て、[
[登録ユーザーの削除]
登録ユーザーの削除]をクリック
してください。
【ユーザー削除確認画面】
削除をしてよければ、[
[はい]
はい]をクリッ
クしてください。
44
2.ユーザー情報の変更
2.ユーザー情報の変更
登録されているユーザー情報を変える場合、J-MOTTO サイトの[
[ユーザー情報照会・変更・削除]
ユーザー情報照会・変更・削除]とグループウェア
の[
[管理者設定]
管理者設定]との 2 ヶ所で変更していただきます。
■J-MOTTO 側：J
側：J-MOTTO サイトの[
サイトの[会員情報管理]
会員情報管理]－［ユーザー照会・変更・削除］から変更
【ユーザー情報照会・変更・削除画面】
[変更]
変更]をクリックします。
【ユーザー情報変更画面】
各項目へ新しい情報を入力した
後、[
[変更する]
変更する]をクリックして
ください。
45
■グループウェア側：グループウェアの管理者設定［ユーザー設定］から変更
■グループウェア側：グループウェアの管理者設定［ユーザー設定］から変更
【ユーザー管理画面】
変更したいユーザー名をクリック
してください。
【ユーザー情報変更画面】
「氏名」や「フリガナ」など新しいユーザー
の情報を入力して変更してください。
3.ユーザーのパスワードを強制変更（パスワードを忘れてしまった場合）
3.ユーザーのパスワードを強制変更（パスワードを忘れてしまった場合）
各ユーザーのパスワードは J-MOTTO でも知ることはできません。そのため、パスワードが分からなくなっ
たユーザーがいる場合は、J-MOTTO 管理者の方で再設定（強制変更）をしていただく必要があります。
「新パスワード」に、新しいパスワード
「新パスワード」
を入力し、[
[変更する]
変更する]をクリックしてく
ださい。
46
4. 削除 ID の再利用
会員情報管理の[ユーザー照会・変更・削除]にて、削除したユーザーID を再利用することができます。
※本機能は誤って削除したグループウェアの「データ」を復旧するものではありません。
※グループウェア側のユーザー削除をおこなっていない（ログインのみ不可のユーザーが存在する）場合、
本機能によりログインできるようになることで、以前のユーザーデータを引き継いで利用可能です。
■J-MOTTO 側：J
側：J-MOTTO サイトの[
サイトの[会員情報管理]
会員情報管理]－［ユーザー照会・変更・削除］から再利用
－［ユーザー照会・変更・削除］から再利用
【ユーザー情報照会・変更・削除画面】
「削除済みユーザーも含めて表示する」を選択し、
［削除 ID 再利用］をクリックします。
ユーザー登録画面で各項目を入力し［登録する］をクリックします。
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Ⅶ.その他サービスのご紹介
1.グループウェアのマニュアルについて
1.グループウェアのマニュアルについて
J-MOTTO のサイト上にオンラインマニュアルをご用意しておりますので、こちらをご活用ください。
【グループウェアオンラインマニュアル】
https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/groupwareneo/manual/help/ja_JP/index.html
2.稼働
2.稼働情報サイトについて
稼働情報サイトについて
万一 J-MOTTO にて何らかの障害が起きた場合など、詳細情報をリアルタイムでお伝えしております。
グループウェアが立ち上がらない、レスポンスが悪い、などの不具合を感じられた際に、サポートセンターへお問
い合わせいただく前にご確認ください。
【J-MOTTO 稼働情報サイト】
http://www.j-motto.support/
※トップページ左下の[J-MOTTO 障害情報サイト]からもアクセスできます。
3.ユーザーサポートについて
3.ユーザーサポートについて
■ コールセンター
システム管理者の方だけではなく、J-MOTTO ご利用の皆様からのお問い合わせを承っております。グループウェア
のご利用方法や、操作方法でご不明な点がございましたら、J-MOTTO お客様サポートセンターまでお問い合わせく
ださい。
【J-MOTTO お客様サポートセンター】
ＴＥＬ：０１２０－７０－４５１５（通話料無料）
ＴＥＬ：０３－６２１４－０６１６（携帯電話・PHS 専用ダイヤル）
※いずれも平日 9:00AM～6:00PM まで受付
4.グループウェア無料セミナー
4.グループウェア無料セミナー
毎月、東京・大阪にてグループウェアのセミナーを開催しております。
セミナーでは、グループウェアの基本設定・操作方法のご案内をいたします。
詳しくは J-MOTTO サイトをご覧ください。
【J-MOTTO グループウェアセミナーのご案内】
https://www.j-motto.co.jp/seminar
本マニュアルに掲載されている内容については適宜更新する場合がございます。予めご了承ください。
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グループウェアの利用方法、操作方法など、ご不明な点はお電話にてお問合せください。
J-MOTTO お客様サポートセンター
01200120-7070-4515
0303-62146214-0616（携帯電話・PHS 専用）
（9：00AM～6：00PM 土・日・祝休）
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