Aktueller Status im Projekt „Aufbau PzM-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V“ 21.04.2015 Der Weg ist das Ziel 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V (Konfuzius) 1 Agenda 1. Begrüßung 2. Projekt: Ziele, Anforderungen, Rahmen, Organisation 3. Projektstatus 4. Ergebnisse AG Lastenheft 5. Ergebnisse AG B-/O-/G-Modell 6. Projektstatus 7. Ergebnisse AG Fortschreibung Schriftenreihe 8. Planung weiterer Projektverlauf 9. Fragen 21.04.2015 Jahresanfang 2015 Febr. – April 2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 2 Projekt „Aufbau PzM-Infra in M-V“ Projektziele 1. Beschaffung und Bereitstellung einer landesweit verfügbaren Prozessmanagement-Software in M-V 2. Entwicklung und Veröffentlichung des Rahmenkonventionshandbuches (Schaffung einheitlicher Modellierungsstandards in M-V) 3. 4. Entwicklung eines Betriebs- und Lizenzmodells für PzM 5. Entwicklung eines Geschäftsmodells für den längerfristigen Betrieb (Finanzierung Organisationsstrukturen und PzM-Software) Weiterentwicklung des Organisationsmodells zum landesweiten Prozessmanagement in M-V Produkte im Projekt für 1. Lastenheft (LH) mit Anforderungen an PzM-Tool für 3. + 4. + 5. Betriebs-/Organisations-/Geschäftsmodell (BOG) für 2. Rahmenkonventionshandbuch 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 3 Projekt „Aufbau PzM-Infra in M-V“ Anforderungen und Rahmenbedingungen Fachliche Anforderungen und Rahmenbedingungen: Modellierungssprache: BPMN 2.0 Methodik: Methodenhandbuch Prozessmanagement M-V Verknüpfung mit den Wissensmanagementanforderungen: FIM-Ansatz KIM.MV LeiKa als Ordnungsrahmen Prozessabgrenzung unter Nutzung der FIM-Stammprozesse Nutzung normierter Referenzbausteine konsistente Formularanbindungen Sicherung eines standardisierten Vorgehens, das die rechtlichen Rahmenbedingungen der jeweiligen Prozesse stringent beachtet 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 4 Projektorganisation Neu seit Jahreswechsel 2014/2015: 1. Lieferantenvertreter + Stellvertreter neu 2. Neuer Projektleiter seit Januar 2015 3. Offizielle Einbindung des Lenkungsausschusses E-Government M-V („LA“ oder „LA eGov M-V“) in die Projektorganisation 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 5 Projektstatus Projektplan mit Stand: 21.04.2015 Dezember 2014 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 6 Projektstatus Projektplan mit Stand: 21.04.2015 Ende Januar 2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 7 Projektstatus Projektplan: Okt. 2014 – Jan. 2015 P 3 LH P 4 BOG P 3 LH P 4 BOG MS: LH + BOG P 5 Fortschreibung der PzM-Schriftenreihe MS: PzM-Rahmendk.Handbuch P 6 PzM-Tool bzw. PzM-Software MS: PzM-Tool 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 8 Ergebnisse AG Lastenheft Aktivitäten - - - - Arbeitsgruppe Lastenheft (AG LH) - Landesbehörden: IM, FM, LAiV - Kommunen: LK LUP, LK VR, HRO - Berater: DVZ, AIOS, DG, BFBI Aufgaben - Markterkundung, Erstellung Lastenheft (LH), Erstellung Bewertungsmatrix Vorgehensweise und Arbeitsmethoden - Markterkundung PzM-Software mit Anbieterpräsentation (im Sept. 2014: 6 Hersteller) - Durchführung von Workshops (5 x WS von Okt. 2014 - Dez. 2014) Herausforderungen - Umgang mit Anforderungen Föderales Informationsmanagement (FIM) - Unterstützungsumfang der Notation BPMN 2.0 als Anforderung im LH - Umsetzung in 3 Unterklassen a) „Deskriptive“, b) „Analytische“, c) „Ausführbare“ - Debatte in AG mit kontroversen Diskussionen vom geforderten Bereitstellungsumfang Ergebnisse - Lastenheft mit Beschreibungen und Anlagen 1 + 2 LG vorgestellt 29.01.2015 - Bewertungsmatrix zum LH LG vorgestellt 29.01.2015 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 9 Ergebnisse AG B-/O-/G-Modell Aktivitäten - - - Arbeitsgruppe B-/O-/G-Modell (AG BOG) - Landesbehörden: IM, FM, LAiV - Kommunen: LK LUP, LK VR, HRO - Berater: DVZ, AIOS, DG, BFBI Aufgaben - Erstellung Betriebs-, Lizenz-, Organisations- und Geschäftsmodell Vorgehensweise und Arbeitsmethoden - Durchführung von Workshops (5 x WS von Okt. 2014 - Dez. 2014) Herausforderungen - Anforderungen an Betriebsmodell (dezentral oder zentral oder SaaS) - neue OE durch Organisationsmodell für administrative/fachliche Aufgaben - Geschäftsmodell anhand Beispielrechnungen über Lizenzgebühren Ergebnisse - Betriebs- und Lizenzmodell LG vorgestellt 15.12.2014 - Organisationsmodell LG vorgestellt 15.12.2014 - Geschäftsmodell LG vorgestellt 15.12.2014 - Zusammenfassung B-/O-/G-Modell (ein Dokument) LG vorgestellt 29.01.2015 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 10 Ergebnisse AG B-/O-/G-Modell Betriebsmodelle Betriebsmodelle PzM-MV A B C D Eigener Betrieb Betrieb als Service Betrieb als Service Betrieb als Service durch Behörde / Kommune durch öffentliche Dienstleister durch private Dienstleister durch Produktanbieter Kommunen/Städte Amtsverwaltungen Kreise Ministerien Nachgeordnete Einheiten … 21.04.2015 DVZ eGo-MV KSM neuItec SIS … T-Systems DATAGROUP … Produktanbieter Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 11 Ergebnisse AG B-/O-/G-Modell Organisationsmodell 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 12 Ergebnisse AG B-/O-/G-Modell Geschäftsmodell Ansatz für das PzM M-V Annahmen: • Ermittlung der monatlichen Kosten auf Basis einer Laufzeit von 48 Monaten • Client PzM Lizenzen sind Bereitstellung des Kunden für den Betrieb ggf. Optimierung / Verlagerung zum Betreiber im Ergebnis der Ausschreibung 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 13 Projektstatus Projektplan mit Stand: 21.04.2015 Anfang Februar 2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 14 Projektstatus Projektplan mit Stand: 21.04.2015 Mitte April 2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 15 Projektstatus Projektplan: Anfang Febr. 2015 (6. KW) P 3 LH P 4 BOG MS: LH + BOG erstellt, von LG genehmigt + Beschaffung von LG freigegeben P 5 Fortschreibung PzM-Schriftenreihe MS: PzM-Rahmenkonv.Handbuch P 6 Beschaffung PzM-Tool bzw. PzM-Software MS: PzM-Tool 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 16 Projektstatus Projektplan: Anfang Febr. 2015 (7. KW) P 3 LH P 4 BOG MS: LH + BOG erstellt, von LG genehmigt + Beschaffung von LG freigegeben LA Freigabe LH + BOG von LA genehmigt + Beschaffung von LA freigegeben P 5 Fortschreibung PzM-Schriftenreihe MS: PzM-Rahmenkonv.Handbuch P 6 Beschaffung PzM-Tool bzw. PzM-Software MS: PzM-Tool Anfang Febr. 2015: ca. 4 Wochen Verzug für Start der Beschaffung kalkuliert 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 17 Projektstatus Projektplan: Ende März 2015 (13. KW) P 3 LH P 4 BOG MS: LH + BOG erstellt, von LG genehmigt + Beschaffung von LG freigegeben LA Freigabe P 3+4+6 LH + BOG von LA genehmigt + Beschaffung von LA freigegeben P 5 Fortschreibung PzMSchriftenreihe MS: PzM-Rahmenkonv.Handbuch P 6 Beschaffung PzM-Tool bzw. PzM-Software Ende März 2015: 8 Wochen Verzug für Start der Beschaffung eingetreten MS: PzM-Tool 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 18 Ergebnisse AG Fortschreibung Status - Ergebnisse folgender Arbeitspakete (AP) - AP 5.3 Entwicklung Methodik Standardisierung Referenz-/Lokalprozesse FIM DS 3 - AP 5.6 Coaching bei Entwicklung bzw. Adaption SOLL-Prozesse (FIM, Methodik M-V) - in 2014 eingeplant + abgeschlossen: in 2014 insgesamt mit 32 PT bzw. 38 PT (inkl. TL) umgesetzt - Ergebnisse folgender AP - AP 5.5 Fortschreibung der Ergebnisse aus dem PzM-Validierungsprojekt - AP 5.6 Coaching bei Entwicklung bzw. Adaption SOLL-Prozesse (FIM, Methodik M-V) - AP 5.7 Fortschreibung Ergebnisse aus AP „Adaption der SOLL-Prozesse & Coaching“ - 21.04.2015 für 2015 geplant + in Arbeit (und umgesetzt): in 2015 bisher mit 20 PT umgesetzt (für AP 5.x mit: 7 PT + 5 PT + 8 PT) Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 19 Planung nächste Projektphase aus AP 5 Fortschreibung - Arbeitspakete 5 (AP 5) in 2015 eingeplant + offen bzw. in Arbeit: AP Vorgangsname PlanPT RestPT Mai Juni Juli 2 2 5.2 Abgleich und Konsolidierung der Schriftenreihe 3 3 5.4 Qualitätssicherung und fachliche Abnahme der Änderungen 7 7 1 ab 20. KW 3 3 bis 31. KW 5.5 Fortschreibung der Ergebnisse aus dem PzM-Validierungsprojekt 12 5 3 2 ab 20. KW bis 27. KW 5.6 Coaching bei Entwicklung bzw. Adaption SOLL-Prozesse (FIM, Methodik M-V) 13 8 3 5 ab 20. KW bis 27. KW 5.7 Fortschreibung der Ergebnisse aus AP „Adaption der SOLL-Prozesse & C.“ 18 10 4 ab 24. KW 3 3 5.1 Aufbau Anforderungsmanagement April NPB entfällt, Umsetzung klären 5.8 Beschreibung des PzM-Organisationsmodells und der redaktionellen Abläufe 58 PT 6 PT 64 PT 21.04.2015 3 16. - 17. KW 6 bis 31. KW 3 30. - 31. KW 38 PT 6 PT für TL 44 PT Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 20 Projektstatus Projektplan: Mitte April 2015 (17. KW) P 3 LH P 4 BOG MS: LH + BOG erstellt, von LG genehmigt + Beschaffung von LG freigegeben LA Freigabe P 3+4+6 LH + BOG von LA genehmigt + Beschaffung von LA freigegeben BA vom IM Beschaffungsauftrag erstellt + vom IM unterschrieben P 6 Beschaffung PzM-Tool bzw. PzM-Software Mitte April 2015: ca. 13 Wochen Verzug für Start der Beschaffung kalkuliert 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 21 Planung nächste Projektphase aus AP 6 Beschaffung - Arbeitspaket 6 (AP 6) Beschaffung in 2015 eingeplant: Pos Vorgang 6.1 Erstlesung und Prüfung Lastenheft, LH-Anlagen und Bewertungsmatrix PlanWochen Mai 1 1 Juni Juli Aug. Sept Okt. 19. KW 6.2 Erstellung "vorläufiger Terminplan" und Verfassung Info-Schreiben 1 1 20. KW 6.3 Erstellung der Vergabeunterlagen für Vergabeverfahren 4 6.4 Frist zur Erstellung der Angebote für die Hersteller 6 6.5 Prüfung Herstellerunterlagen (ggfs. Nachreichungsfrist bei Rückfragen) 3 2 2 ab 21. bis 24. KW 2 4 ab 25. KW bis 31. KW 3 32.-34.KW 6.6 Prüfung Herstellerangebote (ggfs. Beratung Angebotskonkretisierung) 6 6.7 Zuschlagserteilung (vorher Prüfung der Auswahl und evtl. Begründung) 4 1 4 1 ab 35. KW 36.-39.KW bis 40. KW 4 41.-44.KW 25 21.04.2015 Wochen Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 22 Vorstellung weiterer/neuer Projektphase Planung zum weiteren Projektverlauf 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 23 Vorstellung weiterer/neuer Projektphase Planung zum weiteren Projektverlauf - Projektüberplanung aus folgenden Gründen erforderlich: 1. Einplanung der Verschiebung bei Beschaffung durch verspäteten Start der Vergabe 2. Aktuell ist der Beschaffungsstart um ca. 13 Wochen verzögert! 3. Integration von Zeiten für Vorbereitung zum Test und Abnahme sowie nachfolgend Betrieb 4. Integration von Zeiten für Test und Abnahme für beschaffte und angepasste PzM-Software 5. für zusätzliche Phase den Aufwand (u. a. DL-Tätigkeiten für Test- + Abnahme- + Prod.vorbereit.) 6. Neu-Strukturierung/Überplanung der Produkte (Abnahmekriterien und -Rollen) Anpassung der Projektlaufzeit und ggfs. Projektkosten nach Überplanung Sitzung vom LG abhängig von Ergebnissen ggfs. Einbindung vom LA 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V 24 Machen Sie mit! Birgit Wulf [email protected] Büro kooperatives E-Government c/o Ministerium für Inneres und Sport M-V Der Weg ist das Ziel 21.04.2015 Aufbau einer Prozessmanagement-Infrastruktur in den Verwaltungen in M-V (Konfuzius) 25
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