Präsenation Arbeitsgruppe Sekretäre

Arbeitsgruppe Sekretäre
V ersammlung des Distrikts 1 830 mit PETS
DICO PP Bernhard Kulisch
21 . März 201 5
FOLIENTITEL
Über schrift
St ichpunkte
Manches unternimmt man
nur einmal im Leben.
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FOLIENTITEL
Über schrift
St ichpunkte
Sie haben einen Versuch.
Und der muss klappen.
FOLIENTITEL
Über schrift
St ichpunkte
Oder wie viele Amtszeiten
als Sekretär schweben Ihnen vor?
2
FOLIENTITEL
Über schrift
St ichpunkte
HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH… … zu Ihrer
neuen Funktion als Clubsekretär /-in im Vorstand
Ihres Clubs für das rotarische Jahr 2015 / 2016
Berufsdienst
Clubmeister
CICO
Jugenddienst
Vize Präsident
Int. Dienst
Gemeindienst
Präsident
RYLA
Foundation
Sekretär
TITLE | 6
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Agenda
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Einführung, Begrüßung, V orstellung , Organisatorisches
Ziel des Workshops – Rolle und Aufgaben des Sekretärs
Ressourcen
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RO.CAS
RO.WEB – Relaunch RO.WEB 2.0
RDG Online – Was ist das?
MGV Bestellung
Rotary .org - Mitgliederzutritt
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Q&A; FAQs
© B.Kulisch | 8
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Was macht einen talentierten Sekretär
zu einem erfolgreichen Sekretär?
Rolle des Sekretärs
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Die Teilnehmer sollen die Aufgaben des Sekretärs in ihrem Rotary
Club kennen und sachgerecht wahrnehmen können.
Die Arbeit des Clubsekretärs geht weit über die administrativen
Tätigkeiten hinaus.
Der Sekretär hat im V orstand und im Club eine Schlüsselfunktion
inne.
Er berät und informiert den Präsidenten und die Clubfreunde
Er hält die V erbindung zu R.I. und dem Distrikt
Er gestaltet die V orhaben und Aktivitäten des Clubs mit
Der Sekretär gewährleistet die Funktionsfähigkeit seines Clubs
Bei dem Sekretär bündeln sich die Informationen, die den Club
betreffen. Informationen aufzunehmen, umzusetzen und
weiterzuleiten, ist eine seiner primären Aufgaben.
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Rolle des Sekretärs
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Der Sekretär achtet auf das „satzungs- und v erfahrenskonforme“
Handeln des Clubs.
Achtung! Fehlende Kommunikation fördert die Unzufriedenheit im
Club
bei fehlender Kommunikation brodelt die „Gerüchteküche“
gute Kommunikation ist planbar, erfolgt stetig, zeitnah und
unauffällig
NUTZEN Sie Ihre Position und schaffen Sie eine gute Stimmung im
Club!
Erreichbarkeit aller Mitglieder testen – aktuelle E-Mailadressen?
Zu V orstandssitzungen wird mit Tagesordnung eingeladen
Meetings werden mit Meeting-Vorlagen vorbereitet (Geburtstage
werden nicht v ergessen)
Rolle des Sekretärs
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Wichtig sind die Kenntnisse der Grundsätze und V erfahren v on R.I.
und des Distrikts (V erfahrenshandbuch; Handbuch des
Clubsekretärs)
der V erfassung und Satzung Ihres Rotary Clubs, sowie der
wichtigsten Club-Beschlüsse . Studieren Sie Ihre Clubsatzung – Sie
werden auch V erfahrensfragen/Aufgabenbereiche klären müssen
der Aufgaben, die dem Sekretär in Ihrem Club übertragen sind
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v on RO.CAS und v on rotary.org bzw. Computerkenntnisse…..
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Wo bekommen Sie Hilfe?
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Distriktsekretär
[email protected]
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Distriktsekretariat Sabine Hemker
[email protected]
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Distriktberichterstatter
Julia Essich-Föll, [email protected]
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RI-Büro Zürich: Stephanie Theobald , Rotary International
Witikonerstrass.e 1 5, CH-8032 Zürich
Telefon +41 -1387-7 118, Telefax +41-1422-5041
[email protected]
Tagesgeschäft
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Wochenbericht / Protokoll (verfassen und) v ersenden
Termine/ Meetingtermine eingeben und pflegen, zusätzliche Infos
geben
Meetingunterlagen v orbereiten (Regularien, Referent, Geburtstage,
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Präsenzliste, Gäste, Termine, Einladungen etc.)
Präsenzauswertungen (halbjährlich), Ex trapräsenzübersicht
(monatlich)
erstellen und v erbreiten
Einrichten v on E-Mail V erteiler Gruppen z.B. für Ausschüsse
Pflege der Mitgliederdaten
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Kontakt zum Distrikt (V orbereiten des Gov ernorbesuchs)
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Vor Amtsantritt (März, April, Mai, Juni)
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Informieren Sie sich durch Studium der Rotary-Literatur z.B.
Handbuch des Clubsekretärs
www.rotary.org/RIdocuments/de_pdf/229de.pdf
Anmeldung im Mitgliederportal v on Rotary International unter
http://www.rotary.org/de/selfservice/Pages/login.aspx
Mitgliederzutritt
Treffen Sie sich mit dem abtretenden Sekretär zur Übergabe der
Aufgaben und Unterlagen
Teilnahme an den Sitzungen des neuen Clubv orstandes
Unterstützung des zukünftigen Präsidenten bei der A ufstellung v on
Clubzielen, unter V erwendung der Richtlinien für erfolgreiche
Rotary Clubs
Teilnahme an V orstandssitzungen
Juli
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Ausfüllen des Halbjahresberichtes und Übersendung an das
Europa/Afrika Büro des Sekretariats v on RI (Doppel an den
Distriktgov ernor)
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Übernahme aller Clubakten sowie der V erantwortung für das
V erfahrenshandbuch (035-DE) v om abtretenden Sekretär
Teilnahme an der Clubv ersammlung
Mithilfe bei der V orbereitung für den offiziellen Besuch des
Distriktgov ernors bzw. sich daraus ergebenden Arbeiten
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Passwörter erneuern, Rechte überprüfen, Daten anpassen
Club Email, Sekretariatsadresse im Wochenbericht, A dresse von
Präsident und Sekretär im Wochenbericht
RO.WEB: Kontakt und Impressum aktualisieren
RI (www.rotary.org): Mitgliederzutritt - Daten überprüfen
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September & Oktober
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Zusammenarbeit mit dem Präsidenten betreffend Nominierung von
Kandidaten für Clubämter im kommenden Jahr
An Rotary International das Formular für alle neuen (keine Ehren-)
Mitglieder, die im Juli, August und September aufgenommen
wurden (Halbjahresbericht über Neuaufnahmen) einsenden.
http://www.rotary.org/ridocuments/de_pdf/sar_worksheet_de.pdf
Erhalt des Formulars zur Meldung v on Incoming Präsident und
Incoming Sekretär für das „official directory“ v on Rotary
International
Teilnahme am Webinar RO.CAS
November
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Mithilfe am Wahlv erfahren für die kommende
Jahreshauptversammlung, die bis Ende Dezember abgehalten
werden muss
V orbereitung eines korrekten Halbjahresberichtes
– www.rotary.org – Mitgliederzutritt
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– Online Mitgliederdaten überprüfen und korrigieren
– Anzahl, Ausgeschieden, Neuzugänge
– Ersatzweise auch Membership Data Form ausfüllen
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http://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/memb_data_form.pdf
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Dezember
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V orbereitungsarbeiten für die Jahreshauptversammlung / ggf.
Spendenaufforderung per Brief an Mitglieder
Zusammenarbeit mit dem Präsidenten und dem V orstand bei der
Durchsicht des Tätigkeitsprogramms und der V orbereitung des
halbjährlichen Rechenschaftsberichtes
Halbjahresbericht prüfen / korrigieren, bis 31 .12. an RI
zurücksenden
Alle Personen an RI melden, die bis zum 1 . Januar Mitglied sind
Januar
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Formular (Incoming Präsident und V orstand) nach der
Jahresv ersammlung fristgerecht an Rotary International
zurücksenden für das Official Directory
Tragen Sie den Incoming V orstand auch in RO.CAS UND bei RI
(Mitgliederzutritt) ein.
https://www.rotary.org/de/selfservice/Pages/Login.aspx
Incoming V orstand hinweisen auf:
Distriktv ersammlung
Distriktkonferenz
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Februar
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V orbereitung der Datenkorrektur für das MGV
– Ein Datenausdruck / Stammdatenblatt je Mitglied
– Korrektur der Daten v on Mitglied (mit Unterschrift)
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– Eingabe korrigierter Daten in RO.CAS – ev tl. weiterer Ausdruck
– Freigabe und Datenübermittlung an den V erlag per „Knopfdruck“
in RO.CAS – Hinweis auf Abgabe erhalten Sie im RO.CA S Forum
März
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bis Anfang März Datenkorrektur für das MitGliederV erzeichnis
Freigabe und Datenübermittlung an den V erlag per „Knopfdruck“ in
RO.CAS – Hinweis darauf im Forum
Bis Mitte März Bestellung MGV auslösen
– Über RO.CAS
– Menü / Administration / V erlag-RDG / Bestellformular
– Formular ausfüllen, erst SPEICHERN, dann absenden!
– Lieferung an den Ort Ihres wöchentlichen Meetings
– V orrat für Neuaufnahmen berücksichtigen
– bitte bestellen Sie auch Rotaract V erzeichnisse und mind. 3
Rotaract News
– Danach KEINE Änderung mehr möglich!
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April
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Anteilmäßige Beiträge einsenden sowie Formular
„Halbjahresbericht
Neuaufnahmen“ für alle neuen (keine Ehren-) Mitglieder, die im
Januar, Februar und März aufgenommen wurden
Beginnen Sie, Ihren Nachfolger über die Arbeit eines Sekretärs zu
Informieren und arbeiten Sie ihn in Dokumente, Berichte, RO.CAS,
RO.WEB… ein
V ernichten Sie ordnungsgemäß alte Mitgliederverzeichnisse
Mai
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V orbereitung der V ollmachten für die Delegierten am
Jahreskongress von Rotary International.
V orbereiten der Amtsübergabe durch den Präsidenten
Teilnahme an Distriktkonferenz
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Juni
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Unterstützung des Präsidenten bei den V orbereitungen für die
letzteZusammenkunft des Rotary-Jahres
V erfassung Ihres Jahresberichtes
Unterstützung des Präsidenten beim Nachtragen der Clubgeschichte
Besprechung mit Ihrem Nachfolger. Übergeben Sie ihm die
Clubakten und das Clubadmin-Passwort für RO.CAS
sowie die V erantwortung für alles Clubeigentum
Geben Sie wichtige Unterlagen ins Archiv
E-Mail
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E-Mail-Adresse Ihres Clubs: Bitte halten Sie die clubinternen
Weiterleitungen der permanenten Clubadressen
[email protected] und stets aktuell über
www.rotary.de/mailadmin (Nutzer „clubname“ in Kleinbuchstaben,
Passwort v om Vorgänger).
Rotary E-Mail:
Schreiben Sie in die Betreffzeile der E-Mail immer auch „Rotary “.
V ermeiden Sie, grosse V erteiler offen zu zeigen, indem Sie die
Adressen unter „bcc“ (Blindkopie) angeben.
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Was noch?
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Wochenberichte der Clubs:
Wochenberichte werden durch RO.CAS automatisch an den Distrikt
weitergeleitet, jedoch ohne Attachements. Schreiben Sie daher
wichtige Informationen direkt in den Tex t.
Präsenzberichte:
Präsenzen werden durch RO.CAS automatisch berechnet.
Mitgliederbewegungen und Änderungen der Clubdaten
Durch RO.CAS werden neue Mitglieder, Austritte, Adressenänderungen, neues Clublokal, anderer Meetingtag an den Rotary
V erlag und RDG weitergeleitet werden.
RI
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Zusätzlich muss die RI Database unter www.rotary.org
(Mitgliederzutritt) durch den amtierenden Sekretär oder
amtierenden Clubpräsidenten online aktualisiert werden. Bitte
überprüfen Sie im Business Portal die Mitgliederlisten v or den
Stichtagen 1 .6. und 1 .12., damit richtige
Halbjahresrechnungen/abbuchungen erstellt werden.
SAR Semi Annual Report
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www.rotary.org
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www.rotary.org/myrotary/de/home
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Incoming Vorstand
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Spätestens am 31 . Dezember 2012 müssen alle Mitglieder des
Incoming V orstands in RO.CAS eingespeichert werden. Zusätzlich
müssen online in die RI Database unter www.rotary.org
(Mitgliederzutritt) der Incoming Club-Präsident, Club-Sekretär,
Ex ecutive Secretary und Schatzmeister eingetragen werden. Eine
automatische Übertragung kann noch nicht erfolgen. überprüfen Sie
deren dort gespeicherte Adressen – insbesondere E-Mail. Bitte
v eranlassen Sie, dass die entsprechenden Wahlen rechtzeitig
stattfinden.
SEMDA
Mitgliederverzeichnis
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Das MGV wird aus den v on Ihnen in RO.CAS gespeicherten und für
das MGV freigegebenen Club- und Mitgliederdaten gedruckt. Prüfen
Sie die V orschau gewissenhaft! Keine Firmenadressen als
Clubadresse; pro Mitglied nur 1 Emailadresse.
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Gemeindienstprojekte:
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Zur Ermittlung unserer Gemeindienst- und WeltgemeindienstLeistungen werden die Projekte jetzt in RO.CAS erfasst. Bitte sorgen
Sie dafür, dass ihre Gemeindienstprojekte des Jahres bis spätestens
31 . Mai eingespeichert sind.
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Sonstiges
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Zeitungsausschnitte, Bilder, Berichte zur V eröffentlichung Bitte mit
jpg-Bilddateien an [email protected] zur
V eröffentlichung auf der Distriktwebseite
Zugangsdaten Ihres Clubs zu RO.CAS und Mailadministration:
Geben Sie bei Amtswechsel die Zugangsdaten zu RO.CA S und zur
Administration der E-Mail-Clubadressen v ertraulich Ihrem
Nachfolger.
Rotary Clubhomepage:
Achten Sie bitte darauf, dass diese V isitenkarte Ihres Clubs immer
aktuell ist. Dazu gehören auch Impressum, Kontaktformular und
Haftungsausschluss.
Informationen und Hilfen zu RO.CAS und RO.WEB finden Sie bei
www.ro-cas.de
Ressourcen
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http://youtu.be/OfuOU82m3FE?hd=1 (Ressourcen für
Clubamtsträger)
http://youtu.be/Kv2Nbk_mSNM?hd=1 (V erantwortlichkeiten der
Clubs gegenüber RI)
Handbuch für den Sekretär
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Webinare
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Informationsquellen und Ansprechpartner
Online.
www.rotary.de
www.rotary.de/rdg
www.rotary.org (Tipp „Mein Rotary“)
www.rotary1830.org
www.rotary.de/clubname
www.ro-cas.de
www.ro-cas.de/servicedesk/
RO.WEB
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http://www.kuenzelsau-oehringen.roweb1830.de/
http://www.goeppingen-stauferland.roweb1830.de/
http://stuttgart-solitude.roweb1830.de/
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http://www.rc-halle-saale.de/
http://www.rotary-konstanz-mainau.de/
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FOLIENTITEL
Über schrift
St ichpunkte
Er hatte Houston.
Sie haben ???
Informationsquellen und Ansprechpartner
Ihr erster Ansprechpartner
steht vor Ihnen.
Am besten gleich speichern: http://www.ro-cas.de/servicedesk/
Bernhard Kulisch
RC Stuttgart-Solitude
[email protected]
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Informationsquellen und Ansprechpartner
Nichts ist informativer als ein Treffen.
Distriktkonferenz in Esslingen am 2 0. Juni 2 015
Präsidententreffen in Bilfingen am 7 . November 2015
Distriktversammlung mit PETS in Leinfelden am 1 9 . März 2 016
Distriktkonferenz am 1 1. Juni 2 o16
Bitte merken Sie diese Termine vor und vermeiden Sie Kollisionen mit eigenen
Clubveranstaltungen. Und sorgen Sie schon heute dafür, dass Ihr Nachfolger
am 1 9 . März 2 016 dort sitzt, wo Sie jetzt sitzen.
FOLIENTITEL
Über schrift
St ichpunkte
Noch Fragen vor dem Start?
19
FOLIENTITEL
Über schrift
St ichpunkte
Danke und Viel Erfolg!
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