Anleitung zum Clubjahreswechsel Nach der erfolgten Generalversammlung mit der Wahl des neuen Vorstandes eures Lions Clubs, ensteht für die LionsBase (EDV) Beauftragten, (CLB) die Aufgabe, die neuen Funktionsträger (Vorstandsmitglieder, Beauftragte des Vorstandes und die Rechnungsprüfer) in LionsBase einzutragen. Zum gleichen Zeitpunkt sind auch die Daten der übrigen Mitglieder zu kontrollieren und eventuell zu korrigieren, da mit Stichtag 30.6. die Daten aus LionsBase zum Ausdruck des Mitgliederverzeichnisses herangezogen werden. Für die Korrektheit dieser Daten ist jeder Lions Club selbst verantwortlich. Damit es leichter ist, die Mitgliederdaten zu kontrollieren, gibt es im Frontend die Möglichkeit, den Ausdruck der im Mitgliederverzeichnis landet, darzustellen. Dazu bitte auf der Wesite des eigenen Clubs https://<clubname>.lions.at (zB https://althofen-hemmaland.lions.at) ins Intranet einsteigen, indem man rechts oben auf [Anmelden] klickt und sich im öffnenden Fenster mit Emailadresse und Passwort anmeldet. Ob das Log In funktioniert hat, erkennt man an der Meldung rechts oben: Eingeloggt als <Vorname> <Name> . Jetzt bitte mit der Maus auf den auf den nun sichtbaren Button [Mitgliederbereich] zeigen und auf den Untermenübutton [Mitglieder] klicken. Auf der neuen Seite ist jetzt links das Menü mit dem geöffnetem Untermenü unter Mitglieder sichtbar. Mit Klick auf den untersten Punkt [Mitgliederliste] öffnet sich ein neues Fenster, mit dem Abbild der Clubdaten, der Vorstandsdaten und der Mitgliederdaten in einer Darstellung, die weitgehend dem Ausdruck im Mitgliederverzeichnis entspricht. Ab Anfang April wird für die Mitgliederliste nicht mehr auf den aktuellen Stand der LionsBase Datenbank zugegriffen, sondern auf den Stand zum 1.7.2015, also auf den Stand des kommenden Clubjahres. Damit entspricht die Mitgliederliste dem kommenden MVZ und eignet sich bestens zur Kontrolle. Weiters sind von den CLBs die Clubdaten zu kontrollieren und wenn nötig, zu korrigieren. Bitte fehlende Clubpatenschaften und Jumelageclubs den DLBMs melden, nur diese können das eintragen. Da es etliche Rückfragen gegeben hat, wo denn in LionsBase die Änderungen durchzuführen sind, bzw. wo die Kontrolle erfolgt, sei für alle, die in der Verwaltung der Clubdaten und Mitgliederdaten in LionsBase noch nicht so geübt sind, folgendes klargestellt: 1. Jegliche hier beschriebene Änderung von Daten (inkl. Neueingabe) kann nur im Backend des eigenen Clubs ( https://lionsbase.lions.at/typo3 ) erfolgen; verwendet bitte dazu eure Zugangsdaten, die ihr vom DLBM erhalten habt. 2. Die Kontrolle der Daten erfolgt bitte im Frontend eures Clubs. (wie oben beschrieben) 2015-04-22 Anleitung03_v08 Clubjahreswechsel Seite 1 von 3 Anleitung zum Eintragen der neuen Funktionen auf Clubebene: 1) Ein Mitglied bekommt eine neue Funktion: In der Mitgliederverwaltung beim betreffenden Mitglied im Tab Lions unter Funktionen auf Neu anlegen klicken. Dann auf die neu angelegte Funktion (rot, INVALID) klicken, damit sich das Pulldownmenü mit den Eingabefeldern öffnet. Das Startdatum (1.7.2015) über den Kalenderbutton eintragen, Die Funktion aus der Auswahlbox auswählen, die Art der Funktion (Vorstandsmitglied, Beauftragter des Vorstands oder Rechnungsprüfer) auswählen und anschließend unter Funktionsstufe kontrollieren, dass der eigene Club eingetragen ist. Jetzt unbedingt auf speichern drücken. 2) Ein Mitglied bekommt die selbe Funktion verlängert: In der Mitgliederverwaltung beim betreffenden Mitglied im Tab Lions unter Funktionen auf die zu verlängernde Funktion klicken, damit sich das Pulldownmenü mit den Eingabefeldern öffnet. Das Startdatum (zB. 1.7.2013) bleibt und ein eventuell eingetragenes Enddatum (30.6.2015) ist zu löschen. Damit ist die Funktion automatisch in die nächste Funktionsperiode verlängert. Selbstverständlich ist es auch möglich, ein neues Enddatum (30.6.2016) einzutragen. Die Funktion, die Art der Funktion (Vorstandsmitglied, Beauftragter des Vorstands oder Rechnungsprüfer) und die Funktionsstufe eigener Club bleiben erhalten. Jetzt unbedingt auf speichern drücken. 3) Ein Mitglied beendet seine Funktion mit Ablauf des Clubjahres: In der Mitgliederverwaltung beim betreffenden Mitglied im Tab Lions unter Funktionen auf die zu beendende Funktion klicken, damit sich das Pulldownmenü mit den Eingabefeldern öffnet. Das Startdatum (1.7.2013) bleibt und, wenn noch kein Enddatum eingetragen ist, dieses mit (30.6.2015) über die Kalenderfunktion eingeben. Jetzt unbedingt auf speichern drücken. 4) Ein Mitglied bekommt eine andere Funktion: In diesem Fall wird einfach die neue Funktion (siehe 1)) eingegeben und anschließend die zu beendende Funktion (siehe 3)) mit Enddatum versehen. Jetzt unbedingt auf speichern drücken. 5) Kontrolle der eingetragenen kommenden Funktionen: Die Kontrolle der Funktionen des kommenden Clubjahres sind, nachdem sie eingetragen sind, auf mehrfache Art möglich. In jedem Fall muss man im Frontend des eigenen Clubs im Intranet angemeldet (siehe oben) sein. Die erste Methode ist die Kontrolle der [Mitgliederiste], die ab Anfang April vorweg den Zustand zum Beginn des neuen Clubjahres (1.7.2015) darstellt und ist auf Seite 1 genau beschrieben. Die 2 weiteren Methoden [Vorstand/Beauftragte] und [Clubvorstand] stellen standardmäßig die aktuellen Funktionen dar, aber hier kann mit dem Clubjahresselektor das kommende Clubjahr gewählt werden. 2015-04-22 Anleitung03_v08 Clubjahreswechsel Seite 2 von 3 Für [Vorstand/Beauftragte] bitte mit der Maus auf den Button [Mitgliederbereich] zeigen und auf den Untermenübutton [Club] klicken. Auf der neuen Seite jetzt links im geöffnetem Untermenü unter Club auf [Vorstand/Beauftragte] klicken und das Pulldownmenü unter Lionsjahr öffnen. In der Auswahlbox wird jetzt das kommende Clubjahr 2015-2016 ausgewählt und anschließend auf [OK] geklickt. Achtung! Das Clubjahr 2015-2016 ist nur anwählbar, wenn bei mindestens einer Funktion ein Endedatum 30.6.2016 eingetragen ist. Jetzt wird die Liste der Vorstände, die Beauftragten des Vorstandes und die Rechnungsprüfer für das ausgewählte Clubjahr angezeigt und damit können die Funktionen kontrolliert werden. In den LCs des Distrikt Ost und der Region Kärnten kann man das auch auf der Seite [Clubvorstand] unter der Seite Unser Club kontrollieren. Wenn alle Vorstände, Beauftragte und Rechnungsprüfer eingetragen sind, die Clubdaten und die Mitgliederdaten aktualisiert sind, ist unter Club bearbeiten im Tab Lions das Feld im Abschnitt Clubinformationen wurden geprüft und sind bereit übernommen und gedruckt zu werden durch anklicken mit einem Haken zu versehen. Bitte nicht vergessen, auch die Anzahl der wirklich notwendigen Mitgliederverzeichnisse einzutragen. Dies ist bitte so rasch als möglich nach den jeweiligen Generalversammlungen durchzuführen. Bitte auch unbedingt den neuen Vorstand an die Vereinsbehörde melden! Zuständigkeiten siehe: http://www.bmi.gv.at/cms/BMI_Vereinswesen/vereinsbehoerde/start.aspx Formulare siehe: http://www.bmi.gv.at/cms/BMI_Vereinswesen/muster/start.aspx von dieser Seite das Formular Anzeige einer Änderung der organschaftlichen Vertreter ("Wahlanzeige", § 14 Abs 2) herunterladen, ausfüllen und zurücksenden.. Wir empfehlen, bei der Anzeige des neuen Vorstandes sowohl die ZVR Nr. des Clubs einzufügen als auch die Worte z.B.. <mit Wirksamkeit ab 1. Juli 2015>. mit lieben lionistischen Grüßen Arnold Wurzer Helmut Schöfbänker Siegfried Arming Martin Krassnitzer eure DLBMs für ein effizientes gutes LionsBase System. Version 08 Martin Krassnitzer 2015-04-22 Anleitung03_v08 Clubjahreswechsel 2015 04 22 Seite 3 von 3