CASE STUDY HANDEL BASLER FASHION SENKT OUTPUTKOSTEN UM 56 PROZENT Um die Output-Kosten sowie den CO2-Ausstoß europaweit zu senken, konsolidierte die BASLER FASHION GmbH ihre heterogen gewachsene Drucker- und Kopiererlandschaft mit modernen Systemen von KYOCERA. Im Zuge der Optimierung wurde nicht nur ein Flottenmanagement und die Print-&-Follow-Lösung SequiMe installiert, sondern auch die Tonerbelieferung automatisiert. HINTERGRUND Im Jahr 1936 in Berlin gegründet ist BASLER FASHION heute ein international agierender Hersteller und Vermarkter von Damenmode. Als eine der wenigen deutschen Marken in diesem Bereich ist das Unternehmen auf allen Kontinenten mit eigenen Geschäften vertreten und betreibt weltweit über 80 MonobrandStores. Zudem gibt es die Damenmodemarke in Kaufhäusern wie Harrods, El Corte Inglés und Bloomingdale’s. Die Strategie von BASLER, das seinen Sitz in Goldbach bei Aschaffenburg hat, setzt dabei auf einen kontinuierlichen Ausbau des nationalen wie internationalen Geschäfts. Hierzu galt es die Druck-, Scan- und Kopierprozesse in der Unternehmenszentrale sowie den Geschäften in der Region EMEA neu aufzusetzen und effizienter zu gestalten. In diesem Rahmen sollten nicht nur die Kosten gesenkt, sondern auch die Dokumentensicherheit sowie die Kontrolle des Systemparks verbessert werden. HERAUSFORDERUNG Die gesamte Drucker- und Kopiererflotte bei BASLER FASHION war heterogen gewachsen, sodass es gleich eine Reihe unterschiedlicher Modelle von unterschiedlichen Herstellern gab. So umfasste der Systempark insgesamt 285 Drucker und Multifunktionssysteme, für die nicht nur die Tonerversorgung, sondern auch der Service sichergestellt werden musste. Eine zentralisierte Überwachung der Systeme war nicht möglich, was eine unzureichende Kostenkontrolle sowie einen hohen administrativen Aufwand für die IT-Abteilung zur Folge hatte. Überdies bestand Verbesserungspotenzial beim Drucken, Scannen und Kopieren von sensiblen Geschäftsdokumenten, da es an einer entsprechenden Print-&-Follow-Lösung fehlte. So sollten durch den Einsatz einer entsprechenden Software zum einen die Anzahl der gedruckten Seiten gesenkt werden, zum anderen die Ausgaben für Drucke und Kopien den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden können. Zudem entsprachen die Umwelteigenschaften der alten Flotte nicht den Vorstellungen und Vorgaben der BASLER FASHION GmbH. LÖSUNG Um die Effizienz der Druckerinfrastruktur zu verbessern, wurde der KYOCERA 5-Sterne-Partner BÜPAK GmbH damit beauftragt, in enger Abstimmung mit der BASLER-IT-Abteilung, die für die weltweiten ITProzesse verantwortlich ist, ein Optimierungskonzept zu entwickeln. Dieses sah zunächst die Konsolidierung des heterogeneren Systemparks durch ressourcenschonende Drucker und Multifunktionssysteme von KYOCERA vor. Hier kamen neben den DIN-A4-Systemen FS-4200DN, FS-3640MFP, FS-2535MFP und FS-1370DN auch die DIN-A3Farbsysteme TASKalfa 3051ci, TASKalfa 3551ci, TASKalfa 4541ci, TASKalf4551ci sowie TASKalfa 265ci bzw. die DIN-A3-SchwarzweißMaschinen TASKalfa 3051i bzw. TASKalfa 4501i am Hauptsitz in Goldbach und in insgesamt 56 Stores in der EMEA-Region zum Einsatz. Dabei konnte die Anzahl der benötigten Systeme von ursprünglich 285 auf 147 Maschinen reduziert werden. Um die Dokumentensicherheit zu erhöhen, wurde die Print-&-FollowLösung SequiMe installiert. Dadurch müssen sich Nutzer zunächst am jeweiligen Endgerät authentifizieren, bevor sie den Druck-, Scan- oder Kopiervorgang auslösen können. Dokumente können so nicht mehr im Ausgabefach vergessen werden und sind zugleich vor dem Zugriff Dritter geschützt. Gleichzeitig sinken die Kosten sowie das Druck- bzw. Kopiervolumen, da Fehldrucke vermieden werden. Auch ein Kostenstellenmanagement wurde durch die Lösung möglich. Für einen besseren Überblick über die einzelnen Systeme und die Tonerstände wurde ein Fleetmanagement aufgesetzt. Die Software gewährleistet die zentrale Überwachung aller eingebundenen Maschinen und stellt so eine optimale Systemverfügbarkeit sicher. Auch detaillierte Auslastungsanalysen können mit ihr erstellt werden. Ferner wird die IT-Abteilung direkt bei Störungen informiert, was Reaktionszeiten bei Ausfällen deutlich verkürzt. Auf diese Weise wurde eine zentrale Anlaufstelle für Wartung, Reparatur und die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien etabliert, wodurch die Gesamtbetriebskosten für die ganze Flotte gesenkt werden konnten. v CASE STUDY HANDEL EFFIZIENTERE UND RESSOURCENSCHONENDE DRUCKPROZESSE ERGEBNISSE Modernisierung und Konsolidierung der Drucker-Infrastruktur in europaweit 56 Shops bzw. Niederlassungen sowie der Unternehmenszentrale in Goldbach resultierte in einer Reduzierung der Output-Kosten von 56 Prozent. Dabei konnte die Anzahl der System von 285 auf nunmehr 147 gesenkt werden. Verbesserung der Nutzerzufriedenheit durch einheitliche Bedienführung sowie zusätzliche Funktionen durch die Verfügbarkeit von Multifunktionssystemen in den einzelnen Abteilungen und Stores. Erhöhung der Dokumentensicherheit durch die Print-&-Follow-Lösung SequiMe. Diese erlaubt das Scannen, Drucken und Kopieren erst nach Authentifizierung des Nutzers am Multifunktionssystem. Eine verbesserte Kontrolle des Systemparks sowie der Systemauslastung durch das Aufsetzen eines zentralen Fleetmanagements. Automatisierung von Toner- und Supplies-Bestellungen an den Stellplatz durch den KYOCERA-Partner BÜPAK GmbH, wodurch die BASLER-IT-Abteilung entlastet wurde. Austausch der alten Systeme durch ressourcenschonende KYOCERA Drucker und Multifunktionssysteme resultierte in einer Reduzierung der CO2-Emissionen von 75 Tonnen über die Projektlaufzeit von 5 Jahren. Durch den klimaneutralen Toner von KYOCERA werden in diesem Zeitraum zusätzlich ca. 25,4 Tonnen CO2 kompensiert. ERGEBNISSE DER MODERNISIERUNG ANZAHL SYSTEME 48 % REDUZIERT STROMVERBRAUCH IN KWH 42 % REDUZIERT SEITEN PRO MONAT IN KWH 40 % REDUZIERT [ [ [ 285 VORHER 62.000 147 NACHHER 36.000 VORHER NACHHER 706.000 423.000 VORHER NACHHER ] ] ] KUNDENMEINUNG “Das Feedback unserer Mitarbeiter zu den neuen Systemen bzw. der neuen Drucker-Infrastruktur ist überaus positiv. Die Akzeptanz der Systeme war aufgrund der einheitlichen Benutzeroberfläche sowie der Print-&-Follow-Lösung SequiMe an den verschiedenen Standorte sehr hoch, wozu sicherlich auch die gute Teamarbeit zwischen unserer IT, KYOCERA sowie Büpak beitrug.“ Benedikt Bruns, Netzwerkadministrator „Wir sind vor allem mit der Umsetzung des gesamten Projekts zufrieden: Alles hat reibungslos und binnen kurzer Zeit funktioniert. Insbesondere die Zusammenarbeit mit der BÜPAK GmbH war ein wesentlicher Punkt für den Projekterfolg. Das Team stand uns während der gesamten Optimierungsphase als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung und hat uns auch in technischen Fragen ausgezeichnet beraten.“ Marco Breier, IT-Leiter „Auch aus wirtschaftlicher Sicht war die Modernisierung ein Erfolg. So konnten wir unsere Output-Kosten durch die Konsolidierung um mehr als die Hälfte senken. Darüber hinaus ist das Thema Umwelt- und Ressourcenschutz für unser Haus ein wichtiges Thema. Hier wusste KYOCERA mit ressourcenschonenden Systemen sowie seinem klimaneutralen Toner und dem PRINT-GREEN-Programm zu überzeugen.“ Henry Taubald, Geschäftsführer/COO BÜPAK GmbH Auhofstr. 2 – 63741 Aschaffenburg www.buepak.com Ansprechpartner: Uwe Lippke MDS_MANUFACTURING_L KYOCERA-PARTNER