Welche Organisationsform bietet die besten Rahmenbedingungen? Und wie wird sie gelebt? Manfred Wiethoff Teamleiter Prüfung und Beratung DIE GPA NRW Prüft seit zehn Jahren kommunale Leistungen / Produkte auf Wirtschaftlichkeit, Rechtmäßigkeit und Sachgerechtigkeit Führt vergleichende Untersuchungen durch / ermittelt Benchmarks und konkrete Beiträge zur Haushaltskonsolidierung Baut hierzu ein einheitliches Kennzahlenset auf Sammelt gute kommunale Lösungen und gibt sie weiter Berät Kommunen auf deren Wunsch auf freiwilliger Basis Ist aktiv in den Stärkungspakt Stadtfinanzen eingebunden i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 2 THEMEN Warum ist eine gute betriebliche Organisation der Betreiberverantwortung so wichtig? Organisatorische Rahmenbedingungen zur optimalen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung In welcher Organisations-/Rechtsform werden diese Rahmenbedingungen am besten erfüllt? Wie sieht die Praxis aus? Erkenntnisse der GPA NRW aus der landesweiten Perspektive Fazit i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 3 THEMEN Warum ist eine gute betriebliche Organisation der Betreiberverantwortung so wichtig? Organisatorische Rahmenbedingungen zur optimalen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung In welcher Organisations-/Rechtsform werden diese Rahmenbedingungen am besten erfüllt? Wie sieht die Praxis aus? Erkenntnisse der GPA NRW aus der landesweiten Perspektive Fazit i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 4 WARUM IST EINE GUTE BETRIEBLICHE ORGANISATION DER BETREIBERVERANTWORTUNG SO WICHTIG? Steigende Anforderungen der Betreiberverantwortung im Kontext kommunaler Finanznot und einem teils erheblichen Instandhaltungsrückstau erfordern effiziente organisatorische Strukturen und Prozesse Organisationspflichten der Unternehmensleitung im Rahmen der gesetzlichen Betreiberpflichten „Der Geschäftsherr hat durch geeignete Vorkehrungen und sachgerechte Organisation dafür Sorge zu tragen, dass durch die Arbeitsabläufe seines Betriebes Dritte nicht geschädigt werden.“ (BGH Urteil) i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 5 WARUM IST EINE GUTE BETRIEBLICHE ORGANISATION DER BETREIBERVERANTWORTUNG SO WICHTIG? Unternehmensleitung Persönliche Pflichten des UN: Position Auszug GEFMA 190 Organisationspflichten Aufbauorganisation festlegen Ablauforganisation/ Arbeitsabläufe Führungskräfte Beschäftigte Führungspflichten Durchführungspflichten festlegen überwachen einhalten Gefährdungsbeurteilung veranlassen durchführen Gesetzliche Prüfungen sicherstellen organisieren …. i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 6 THEMEN Warum ist eine gute betriebliche Organisation der Betreiberverantwortung so wichtig? Organisatorische Rahmenbedingungen zur optimalen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung In welcher Organisations-/Rechtsform werden diese Rahmenbedingungen am besten erfüllt? Wie sieht die Praxis aus? Erkenntnisse der GPA NRW aus der landesweiten Perspektive Fazit i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 7 ORGANISATORISCHE RAHMENBEDINGUNGEN ZUR OPTIMALEN WAHRNEHMUNG DER BETREIBERVERANTWORTUNG Zentrale/ ganzheitliche organisatorische Zuordnung der immobilienwirtschaftlichen Gesamtverantwortung an einer Stelle Bündelung des immobilienwirtschaftlichen Know-how Professionalisierung der Aufgabenerledigung Fokussierung auf Vermögenserhaltung und sicheren Gebäudebetrieb Transparente und schlanke Prozesse mit geringen Organisations- und Medienbrüchen i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 8 ORGANISATORISCHE RAHMENBEDINGUNGEN ZUR OPTIMALEN WAHRNEHMUNG DER BETREIBERVERANTWORTUNG Zentrale Informations- und Steuerungsgrundlagen/ vollständige Transparenz (Gebäudezustände, technische Anlagen, Regelwerke…) Kurze Entscheidungs- und Kommunikationswege Stringente/ widerspruchsfreie Delegationswege (Pflichtenübertragung/ Dokumentation) Position i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 9 THEMEN Warum ist eine gute betriebliche Organisation der Betreiberverantwortung so wichtig? Organisatorische Rahmenbedingungen zur optimalen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung In welcher Organisations-/Rechtsform werden diese Rahmenbedingungen am besten erfüllt? Wie sieht die Praxis aus? Erkenntnisse der GPA NRW aus der landesweiten Perspektive Fazit i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 10 IN WELCHER ORGANISATIONS-/RECHTSFORM WERDEN DIESE RAHMENBEDINGUNGEN AM BESTEN ERFÜLLT? Rechtsform/ Organisations -modell Amt/ Regiebetrieb Eigenbetrieb/ eigenbetriebsähnliche Einrichtung MieterVermieterModell EigentümerModell ManagementModell i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 Anstalt öffentlichen Rechts GmbH ? 11 IN WELCHER ORGANISATIONS-/RECHTSFORM WERDEN DIESE RAHMENBEDINGUNGEN AM BESTEN ERFÜLLT? OrganisationsModell/ Rahmenbedingungen MieterVermieterModell EigentümerModell ManagementModell Gesamtverantwortung voll erfüllt nicht erfüllt nicht erfüllt Bündelung Know-how voll erfüllt nicht erfüllt teilweise erfüllt Professionalisierung voll erfüllt nicht erfüllt teilweise erfüllt Zentrale Informationslage voll erfüllt nicht erfüllt teilweise erfüllt i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 12 IN WELCHER ORGANISATIONS-/RECHTSFORM WERDEN DIESE RAHMENBEDINGUNGEN AM BESTEN ERFÜLLT? OrganisationsModell/ Rahmenbedingungen MieterVermieterModell EigentümerModell ManagementModell Kurze Entscheidungswege voll erfüllt voll erfüllt teilweise erfüllt Stringente Delegationswege voll erfüllt teilweise/ nicht erfüllt teilweise erfüllt Prozesse ohne Organisationsbrüche voll erfüllt teilweise erfüllt teilweise erfüllt Fokussierung auf Vermögenserhaltung und entwicklung voll erfüllt nicht erfüllt voll erfüllt i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 13 IN WELCHER ORGANISATIONS-/RECHTSFORM WERDEN DIESE RAHMENBEDINGUNGEN AM BESTEN ERFÜLLT? Zunahme Organisationsverantwortung/ Haftungsverantwortung/ Handlungsspielräume der Betriebs-/UN-Leitung Entscheidungswege werden kürzer Amt Regiebetrieb Eigenbetrieb/ eigenbetriebsähnl. Einrichtung Anstalt öffentlichen Rechts GmbH Abnahme der Kontrolle/ des Steuerungseinflusses durch die Kommune i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 14 THEMEN Warum ist eine gute betriebliche Organisation der Betreiberverantwortung so wichtig? Organisatorische Rahmenbedingungen zur optimalen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung In welcher Organisations-/Rechtsform werden diese Rahmenbedingungen am besten erfüllt? Wie sieht die Praxis aus? Erkenntnisse der GPA NRW aus der landesweiten Perspektive Fazit i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 15 WIE SIEHT DIE PRAXIS AUS? ERKENNTNISSE DER GPA NRW AUS DER LANDESWEITEN PERSPEKTIVE Mieter-Vermieter-Modell Unabhängig von der Rechtsform häufig mit Schwächen in der Umsetzung: Keine auskömmliche Refinanzierung des Vermieters Z.T. immer noch unzureichende Steuerungsgrundlagen Fehlende Transparenz (Flächen, Anlagen, Gebäudezustände, Dokumentation…) Mangelnde Personalisierung und Professionalisierung i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 16 WIE SIEHT DIE PRAXIS AUS? ERKENNTNISSE DER GPA NRW AUS DER LANDESWEITEN PERSPEKTIVE Mieter-Vermieter-Modell Unabhängig von der Rechtsform häufig mit Schwächen in der Umsetzung: Zu wenig Unterstützung durch die Verwaltungsspitze Politik konterkariert teilweise das System Gebäude-/ Flächenreduzierung und damit verbundene Freisetzung liquider Mittel für Zwecke der Instandhaltung/Gebäudesicherung nur sehr schleppend insbes. bedingt durch vielfach fehlende Budget-/Anreizwirkung auf der Nutzerseite i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 17 WIE SIEHT DIE PRAXIS AUS? ERKENNTNISSE DER GPA NRW AUS DER LANDESWEITEN PERSPEKTIVE Rechts-/Organisationsform außerhalb der Kernverwaltung: Größere Organisations- und Entscheidungsverantwortung sowie Verpflichtung zur Einrichtung eines Risikomanagementsystems fördern… Stärkere Sensibilisierung der Verantwortlichen Systematische Vorgehensweise im Umgang mit Betreiberverantwortung Betreiberpflichten hierdurch stärker im Fokus der Betriebs-/ UN-Leitung Stärkere Identifikation der Betriebs-/ UN-Leitung und der Mitarbeiter mit dem Betrieb und den immobilienwirtschaftlichen Aufgaben und Zielen wahrnehmbar i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 18 WIE SIEHT DIE PRAXIS AUS? ERKENNTNISSE DER GPA NRW AUS DER LANDESWEITEN PERSPEKTIVE Rechts-/Organisationsform außerhalb der Kernverwaltung: Bilanzpolitische Erwägungen nicht selten Anlass für Ausgliederung von Immobilienwirtschaft/ Immobilienvermögen Teils fehlendes Vertrauen von Verwaltungsspitze und Politik (sehen Gefahr der zu starken Verselbständigung) Reine Rechtsformänderung allein fängt keine organisatorischen Defizite auf i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 19 THEMEN Warum ist eine gute betriebliche Organisation der Betreiberverantwortung so wichtig? Organisatorische Rahmenbedingungen zur optimalen Wahrnehmung der Betreiberverantwortung In welcher Organisations-/Rechtsform werden diese Rahmenbedingungen am besten erfüllt? Wie sieht die Praxis aus? Erkenntnisse der GPA NRW aus der landesweiten Perspektive Fazit i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 20 FAZIT Beste Rahmenbedingungen zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung im Mieter-Vermieter-Modell Wichtig jedoch: Identifikation der Politik und Verwaltungsspitze mit diesem Organisationsansatz Konsequente Umsetzung Wahl der Rechtsform aus unserer Sicht jedoch zunächst nachrangig – vielmehr Organisationsoptimierung vor Rechtsformänderung! i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 21 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT i²fm - Kommunaldialog, Oberhausen, 28. Oktober 2014 22
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