AGFEO Bedienungsanleitung DATEV Klick.pdf

Bedienungshinweise
AGFEO
TK Suite Professional & DATEV pro
Integration der DATEV Telefonie Basis in AGFEO TK Suite Professional
Vorbemerkung
1.
Bitte stellen Sie vor Installation der TK Suite Version 4.4.0 sicher, dass der Arbeitsplatz über eine
betriebsbereite DATEV pro Installation verfügt. Zudem muss der DATEV-Arbeitsplatz pro über eine
aktivierte Telefonie Basis-Lizenz
verfügen.
Basis
2.
Zur Anbindung an den DATEV Arbeitsplatz pro mit aktivierter Telefonie Basis-Funktion wird vom
TK Suite Professional eine gültige Lizenz für die „DATEV Klick“ genannte TK-Suite Funktion
benötigt. Diese kann kostenpflichtig über den AGFEO-Fachhandelspartner aktiviert, alternativ
dazu auch direkt aus dem TK Suite Client erworben werden. Für ausführliche Tests ist eine
Demolizenz für 30 Tage kostenfrei erhältlich. Für die Freischaltung ist ein Internetzugang
erforderlich.
3.
Bei Erstinstallation der AGFEO Software, ist zunächst für den erfolgreichen Betrieb des TK Suite
Professional zu sorgen (aktive Verbindung PC-TK-Anlage, angelegte Benutzer mit zugewiesenen
Nebenstellen und Benutzerrechten, korrekt konfiguriertes „Mein Telefon“ als aktives CTI-Gerät
am TK Suite Client etc.). Erst hiernach kann die Freischaltung der DATEV Klick Lizenz über den
Registrationsprozess der Software erfolgen. Bitte beachten Sie, dass der TK Suite „Benutzer“
hierzu über zugewiesene „Lizenzerwerb“-Rechte verfügt.
4.
Sofern TK Suite Professional erfolgreich installiert wurde und über die DATEV Klick Lizenz
verfügt, sind noch spezielle und zusätzlich notwendige Dateien für die DATEV Funktion am TK
Suite Professional Client nachzuinstallieren.
nachzuinstallieren Beenden Sie dazu den TK Suite Client und führen Sie
danach die Datei tksuite_datevklick_1_0_0.exe am jeweiligen Arbeitsplatz aus (Zusatzinstallation
für den AGFEO TK-Suite DATEV Klick).
AGFEO Bedienanleitung DATEV Pro Telefonie Basis // AGFEO Projektabteilung
Bedienungshinweise
Wenden Sie sich an Ihren AGFEO Fachhandelspartner für weitergehende Fragen zur Installation und
Freischaltung der DATEV Klick Lizenz.
Einrichtung
Ist der TK Suite Professional Client noch nicht
um die DATEV Klick Lizenz erweitert, steht die
DATEV Funktion nicht zur Verfügung.
Nach Freischaltung der DATEV Klick Lizenz,
kann im TK Suite Client über den Menüpunkt
/Datei/Einstellungen die DATEV-Funktion
aktiviert werden.
Klicken Sie dort nach Aktivierung der DATEV Funktion auf Daten neu importieren, um die im Arbeitsplatz
pro vorhandenen DATEV Kontakte einzulesen. Nach kurzer Zeit wird die Anzahl ausgeben. Schlägt der
Import fehl, können über die Ereignissanzeige im Menü /Fenster/ weitere Informationen eingesehen
werden.
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Einleseintervall
Der TK Suite Client kann die DATEV Kontakte automatisch aktualisieren. In der Grundeinstellung werden
diese nur bei Start des TK Suite Client eingelesen. Im DATEV Arbeitsplatz pro neu angelegte Kontakte
werden somit erst nach erneutem Programmstart verfügbar sein.
Alternativ dazu kann ein Zeitraum (alle 5 bis max. 99 Minuten) als Intervall eingestellt werden.
Übernehmen Sie die Einstellungen mit „OK“.
Funktionen
TK Suite Professional unterstützt die von DATEV vorgegebenen und festgeschriebenen CTI-Funktionen in
ankommender und abgehender Form:
ankommend:
ankommend
- Identifikation des Anrufers als DATEV-Kontakt (Symbol in Anrufflagge)
- namentliche Identifikation des DATEV-Anrufers noch vor Rufannahme
- Direktzugriff auf die Stammakte bei einem DATEV "Adressat" und "Mandant"
- Übergabemöglichkeit der Rufnummer, Gesprächsdauer und Bemerkungen an DATEV
- Eingabe von Bemerkungen bereits direkt in der TK Suite-Anrufflagge
- Bemerkungen werden im DATEV-Arbeitsplatz pro als "to do"-Anweisungen geführt
- Übernahme der Gesprächsdaten für die DATEV-Zeitaufschreibung
- führen einer Telefonliste im Arbeitsplatz pro (DATEV-Reiterkarte "Telefonie")
- Anzeige des Datenquellenursprungs (TK-Suite oder DATEV)
- Anstoßen von weiteren DATEV Funktionen (Übergabe an DATEV workflow)
- Übergabe auch nachträglich aus der Anrufliste des TK Suite Client
abgehend:
abgehend
- initiieren einer abgehenden Wahl direkt aus dem DATEV Arbeitsplatz pro
Anwendung „ankommend“
Anrufidentifikation
Sofern ein hinterlegter DATEV Kontakt anruft, wird dieser durch die Anrufflagge des TKSuite Client entsprechend als solcher gekennzeichnet und namentlich identifiziert. Alle
Kontakte des DATEV Arbeitsplatz Pro werden zusätzlich über ein Symbol optisch
gekennzeichnet.
Übergabe von AnrufAnruf-Informationen an DATEV pro
Bei Bedarf können Anrufdaten an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben werden:
Durch die Nutzung der DATEV-Schnittstelle des TK-Suite
Professional, kann der Anwender bereits während eines Gespräches
den Anruf, dessen Dauer und während des Anrufs eingegebene TextInformationen in Echtzeit mit DATEV pro synchronisieren.
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Klicken Sie dazu beim Telefongespräch in der Anrufflagge auf das Symbol Daten weitergeben an DATEV
pro.
Sollen auch Textinformationen an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben werden, können diese zusätzlich
direkt in der Anrufflagge eingegeben werden.
Fehlende Kontaktzuweisung
Ist die Rufnummer noch nicht einem im DATEV Arbeitsplatz pro
hinterlegten Kontakt zugeordnet oder ist die Rufnummernauflösung
nicht eindeutig, da diese z.B. bei mehreren TK Suite Kontakten
hinterlegt ist, erscheint zunächst ein Auswahlfeld zu korrekten
Kontaktzuordnung.
Hier ist dann zunächst der gewünschte Kontakt zu markieren, bevor
dieser an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben wird.
Übergabekennzeichnung
Sobald das Daten weitergeben Symbol grün_ _hinterlegt ist, sind die Daten noch nicht an den DATEV
Arbeitsplatz pro übergeben. Nach erfolgter Übergabe wird das Symbol ausgegraut.
Nachträgliche bzw. vergessene Übergabe
Nach Beendigung eines Gespräches können
eingegebene Notizen weiterhin bearbeitet und somit
auch nachträglich an DATEV übergeben werden.
Sind alle Informationen korrekt eingegeben und an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben (Symbol
ausgegraut), ist auf das rote Kreuz zu klicken, um nach endgültiger Beendigung der Notizeingabe und
erfolgter Übergabe an DATEV die Anrufflagge auszublenden.
Bereits beendete Telefonate können auch nachträglich mit einem
Kontextklick (rechte Maustaste) über die Anrufliste des TK Suite
Client in DATEV pro erfasst werden. Die Eingabe einer
Textinformation ist hierbei jedoch nicht mehr möglich, sondern ist
dann mit den Möglichkeiten des allgemeinen DATEV-Workflows
entsprechend zu erstellen.
Darstellung im DATEV Arbeitsplatz pro
Alle eingegebenen Daten werden anschließend im DATEV Arbeitsplatz pro in der Reiterkarte Telefonie
aufgeführt. In der Anrufflagge eingegebene Textinformationen werden z.B. als Bemerkung eingetragen.
Über die Spalte „Datenquelle“ wird der Kontaktursprung dokumentiert. Bei allen noch nicht im DATEV
Arbeitsplatz pro hinterlegten Rufnummern wird „TK-Suite“ ausgegeben.
Hinweis:
Die Anzeige der „Datenquelle“ kann über das Kontextmenü „Einstellungen Liste / Spalten“ der
Tabellenspalte direkt im DATEV Arbeitsplatz pro gesteuert werden.
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Aus der DATEV Ansicht können nun über die normalen DATEV Workflow-Verfahren alle gängigen DATEV
Arbeitsplatz pro Funktionen genutzt werden, um die Anruferdaten weiterzuverarbeiten.
Öffnen der Stammdaten
Ist die Rufnummer einem DATEV Kontakt zugeordnet, kann über das Pfeilsymbol direkt auf die
Stammdaten des Anrufers zugegriffen werden.
Anwendung „abgehend“
Ausführen einer
einer Wahl mit DATEV Kontakten
Direkt aus den verschiedenen Ansichten des DATEV Arbeitsplatz pro kann über die Telefonhörer
Schaltfläche
eine abgehende Wahl initiiert werden. Hierbei wird die Rufnummer an den TK-Suite
Client übergeben und über die dort als „Mein Telefon“ ausgewählte Nebenstelle direkt angewählt.
Immer dann, wenn die Schaltfläche
sichtbar ist, steht die abgehende Wahl zur Verfügung.
Übernahme von Telefonnummern aus dem DATEVDATEV-Stammdatendienst
Sofern über die Einstellungen der DATEV Klick Lizenz im TK Suite Client importiert,
können die im DATEV Arbeitsplatz pro enthaltenen Kontakte alternativ auch über den TK
Suite Client angewählt werden.
Dabei werden entsprechende Kontakte zusätzlich über ein Symbol gekennzeichnet.
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Der TK-Suite Client unterstützt dazu die
Übernahme von Telefonnummern aus
dem Stammdatendienst (s.a. Einrichtung
des Importintervalls) des DATEV
Arbeitsplatz pro.
Alle DATEV Kontakte können zudem mit
den flexiblen Such-Mechanismen des TK
Suite Client durchsucht und angewählt
werden.
Über einen Kontextklick auf einen Eintrag
in der Anrufliste, kann zudem wieder der
Datensatz an DATEV übergeben werden.
Generelle CTI-Funktionen des TK Suite
Endgerätesteuerung
Direkt aus der Anrufflagge können allgemeine CTI-Funktionen komfortabel
über Mausklick oder Touchbedienung ausgeführt werden. Dazu gehören u.a.
Anrufannahme und Auflegen, Rückfrage inkl. Übergabe, Makeln und
Konferenz.
Die Steuerung erfolgt dann über eindeutige Symbole direkt aus der Anrufflagge des TK-Suite Professional
heraus. Hierbei bedeuten:
Kontakt Aufgaben
(Kontakt im TK Suite Client weiterverarbeiten; Termine, Kalender, Google Maps etc.)
MFV-Zeichen senden (z.B. zur Steuerung von Voice-/Ansage-Systemen)
Anruf annehmen, ohne am Endgerät Hörer oder HeadSet abnehmen zu müssen
aktuelles Gespräch „einparken“ (kann über Anrufflagge wieder ausgeparkt werden)
aktuelles Gespräch beenden, ohne am Endgerät auflegen zu müssen
aktuelles Gespräch an einen anderen internen Anlagenteilnehmer direkt übergeben
Sofern mehrere Verbindungen aufgebaut sind (z.B. durch Rückfrage oder zusätzliche CTI-Anwahl), kann
direkt über die Anrufflagge das Gespräch übergeben, zwischen den verschiedenen Anrufern gemakelt
oder auch eine Dreier-Konferenz aktiviert werden.
Somit erweitert TK Suite Professional den DATEV Arbeitsplatz pro um eine vollständige CTI-Funktionalität.
Datenbankanbindung
Zur Identifikation von Anrufern bietet der TK Suite Professional Client optional die zusätzliche Möglichkeit
Kontakte weiterer externer Datenquellen zu verwenden. Hierzu gehören z.B. die Kontakte einer MS
Outlook-Installation. Alternativ können auch die öffentlichen Kontakte einer MS Exchange-Installation
genutzt werden. Weitere externe Datenbanken können mittels ODBC und Verzeichnisdienste (z.B. MS
Active Directory, IBM Lotus Notes etc.) über LDAP Verfahren eingebunden werden.
Öffentliche Telefonbücher können über eine Klicktel-Anbindung integriert werden.
HotkeyHotkey-Funktion
Der TK Suite Client bietet die Möglichkeit eine Tastenkombination als Schnellwahl-Funktion systemweit zu
belegen. Somit kann auch aus Anwendungen gewählt werden, die an sich über keine eigene CTI-Funktion
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verfügen. Besonders praktisch beim Surfen im Internet, beim Lesen von Mails etc. Einfach die
Rufnummer mit der Maus vollständig markieren und anschließend den Hotkey (z.B. STRG+F12) drücken.
Über die Hotkey-Funktion können zudem auch häufig genutzte Fenster (z.B. Anrufliste, Telefonbuchsuche,
Belegtanzeige der Mitarbeiter etc.) bequem aufgerufen werden.
Weitere Funktionen
können der Online-Hilfe des TK Suite Client entnommen werden.
Deinstallation
Um die Software von dem Rechner zu entfernen, stehen über die Funktionen des Betriebssystems
entsprechende Möglichkeiten zur Verfügung. Zusätzlich zum Programmpaket des TK Suite Professional,
ist das DATEV Zusatzpaket gesondert zu entfernen.
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