2 - Eurotransport.de

Trends und Entwicklungen im
Tender Management
Warum Tender Management immer wichtiger wird
Rainer Hoppe
Osnabrück, 8. März 2017
Agenda
1
Wer ist A‘PARI Consulting?
2
Welche Trends und Entwicklungen im Tender Management sind festzustellen?
3
Welche Herausforderungen ergeben sich daraus?
4
Was sind die typischen Handlungsfelder
06.03.2017
© A'PARI Consulting GmbH
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Wer ist A´PARI Consulting?
Ursprung
Gründung durch erfahrene Projekt-,
Logistik- und IT-Manager im Jahr 2001
Teamstärke
10 Mitarbeiter
Erfahrungen
Über 200 Projekte für ca. 80 Kunden aus den
Branchen Logistik, IT, Industrie und Handel
Unsere Kunden
(Auszug)
Sonstiges
Mitautor des LORENZ 2, Leitfaden für Spediteure
und Logistiker, Kapitel „Informationstechnologie“
Internet
http://apari.de und http://blog.apari.de
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Presse (Auszug)
06.03.2017
© A'PARI Consulting GmbH
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Agenda
1
Wer ist A‘PARI Consulting?
2
Welche Trends und Entwicklungen im Tender Management sind festzustellen?
3
Welche Herausforderungen ergeben sich daraus?
4
Was sind die typischen Handlungsfelder
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© A'PARI Consulting GmbH
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Trends und Enwicklungen (1)
Anzahl der Ausschreibungen steigt
 Druck für Verlader
(Kosteneinsparungen,
Compliance), Relationen
regelmäßig auszuschreiben
 Verkürzte Ausschreibungszyklen
und Vertragslaufzeiten
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Trends und Entwicklungen (2)
Elektronische Ausschreibungsplattformen werden wichtiger
 Großer Teil der
Ausschreibungen über
elektronische Plattformen
 Gefahr, den direkten
Kundenzugang zu verlieren
und nur noch „einer von
vielen“ zu sein
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Trends und Entwicklungen (3)
Der persönliche Einfluss sinkt
 Transport oft als Commodity betrachtet
 Ausschreibungen streng „formalisiert“, dadurch wenig Raum
für „Individualität“, was ist der USP?
 Oft externe, neutrale Berater mit der Ausschreibung betraut
Logistikdienstleister
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Berater
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Verlader
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Trends und Entwicklungen (4)
Der erste Schuss muss sitzen
 Wichtigste Selektion erfolgt schon in der ersten Runde
 Nur wer hier überlebt, hat eine Chance für spätere
Angebotsanpassungen.
 Neue Preisbildungsverfahren, z.B. Reverse Auction, erhöhen
den Zeitdruck
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Trends und Entwicklungen (5)
Die Komplexität wird größer
 Globale und intermodale Lieferketten erfordern Vielzahl von
„volatilen“ Informationen (Einkaufsraten) vieler Beteiligter
 Collaboration ist entsprechend anspruchsvoll und
(zeit)aufwändig
Viele Beteiligte
Viele benötigte Informationen
Anfrage
Konsolidieren
Analyse
Infos
sammeln
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Agenda
1
Wer ist A‘PARI Consulting?
2
Welche Trends und Entwicklungen im Tender Management sind festzustellen?
3
Welche Herausforderungen ergeben sich daraus?
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Was sind die typischen Handlungsfelder
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Chancen für Mittelständler
Wenn man sich darauf einlässt und den Tender-ManagementProzess beherrscht, ergeben sich gute Chancen zur Steigerung
des Bekanntheitsgrades und für zusätzliches Geschäft
Gute Qualität der Antwort
Berücksichtigung
bei größeren Tendern
Erste Achtungserfolge
Teilnahme Ausschreibung
Imagesteigerung
Steigerung Umsatz/DB
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Vertriebserfolg…
… ist immer das Produkt aus relevanten Kundenkontakten und
deren Qualität
Vertrieb
Kundenbedürfnisse
Bedarf
Nachfrage
Kunde
Angebot
Logistikleistung
TenderManagement
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Kein erfolgreiches Tender-Management ohne
entsprechende Prozessreife*
Der Reifegrad von Tender-Management-Prozessen
und IT-Unterstützung liegt im Bereich der
Transportlogistik i.d.R. erst zwischen 2 und 3
4
Optimized
Managed
Defined
Repeatable
Prozesse
Initial
 Keine bis unvollständige
Prozessdokumentation
 Lediglich Nutzung von
Erfahrungswissen
 Keinerlei Prozesskultur
 Prozess unvorhersehbar
und reaktiv
IT-Unterstützung
1
2
3
5
 Keine/ geringe ITUnterstützung
 Manuelle Daten-Eingabe
in Ausschreibungsplattformen
 Preise von
Partnern/Carriern per EMail o.ä. eingeholt
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 Standardisierte
 Erste strukturierte
Prozesse dokumentiert
Prozessaufnahme (bspw.
und implementiert
aufgr. einer

Organisatorisch
Zertifizierung)
verankerte
 Prozesse werden aber
Prozessvorgaben
nur unzureichend

Reduktion von
„gelebt“
Kopfmonopolen
 Excel-basiertes Kalkula-  System für wesentliche
tionssystem
Tender-Management Viele System- u. MedienProzesse
brüche
 Datenimport/-export zu
 Manuelle Daten-Eingabe
Kernsystemen
in Ausschreibungsplatt-  Schnittstelle zu einer
formen
Ausschreibungsplattform
 Preiseinholung per Excel  Preiseinholung per Excel
 Unternehmensweit
 Eigenständige Prozessbeherrschte und gelebte
Verbesserungen
Prozesse
 Einsatz von Best Regelmäßige Kontrolle
Practice-Methoden
der Prozesseffektivität
 Höchste Form der
und –effizienz, u.a.
Prozesskultur
anhand von Kennzahlen
 Durchgängiges System
 Mit Kernsystem
für alle Tenderintegriertes TenderManagement-Prozesse
Management-System
 Schnittstelle zu den
(bidirektional) und integr.
Kernsystemen
Raten-Management-Tool
 Schnittstelle zu div. Aus-  IT-Collaboration mit
schreibungsplattformen
Partnern/ Carriern
 Ratenmanagement-Tool  Einheitliche Sicht auf
Daten
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* Stufen der Prozessreife (Process Maturity - CMMI)
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Kein Tender-Management ohne durchgängige
Prozessgestaltung
Prozessschritte und erforderliche Informationen
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Vorbereitung
 (Unter welchen
Aspekten) Ist die
Ausschreibung für mich
interessant?
 Was würde es (grob
gesagt) für mein
Unternehmen bedeuten,
wenn ich die
Ausschreibung gewinne?
 Wenn ich in einem
Netzwerk arbeite: Was
bedeutet das hierfür?
 Können wir das operativ
leisten?
 Wollen wir uns an der
Ausschreibung
beteiligen?
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Durchführung
Verhandlung
 Welche Leistungen (Art
und Menge) werden
erwartet?
 Was ist mein
Verhandlungsspielraum
(Simulation)?
 Auf welche Erfahrungen
(frühere Angebote o.ä.)
können wir zugreifen?
 Was ist meine
realistische
Preisuntergrenze?
 Wie sind die Leistungen
zu kalkulieren?
 Gibt es Besonderheiten
bei den Prozesskosten?
 Wie wirken sich
Änderungen in den
Leistungen und Preisen
auf das Betriebsergebnis
aus?
 Welche Informationen
benötige ich von anderen
(z.B. Carriern)?
 Was sind die
wesentlichen
Stellschrauben?
 Was ist mein
Angebotspreis?
 Was kann ich als USP
zusätzlich anbieten?
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Implementierung
 Wie kann ich die
Vereinbarungen (z.B.
Tarife/Konditionen) in die
Kernsysteme
übernehmen?
 Regelmäßig: Wie haben
sich die Annahmen/
Vereinbarungen (z.B.
Mengen/ Strukturen,
Prozesskosten)
entwickelt?
 Welchen Nachjustierungsbedarf gibt es
ggfs.?
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Kein Tender-Management ohne durchgängige ITUnterstützung
 Das Tender-Management, gerade in mittelständischen
Unternehmen, häufig noch „nebenbei“ erledigt
 Stark vom „Zusammensuchen von Informationen“ geprägt
 Meiste IT-Lösungen sind „Insellösungen“ ohne Integration in
die Kernsysteme und basieren auf Excel
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Tender-Management – Erforderliche
IT- Unterstützung
Wesentliche Prozesse und Funktionen
Stammdaten (Netzwerk,
Konditionen/Tarife, Raten,
Kosten, auch Prozesskosten)
Kalkulation (Selbstkosten,
Preisuntergrenze, Margen)
Simulation (Pre-Check,
unterschiedliche Szenarien,
Alternativwege)
Übernahme Sendungsdaten
vom Kunden
(unterschiedliche Formate)
Kalkulation
unterschiedlicher Szenarien
(Nachverhandlungen,
Preisanpassungen)
Übergabe
Konditionen/Tarife an TMS
Erstellung des Angebotes
(unterschiedliche Formate,
Kundenvorgaben)
Übernahme von/Übergabe
an Ausschreibungsplattform
Controlling, Vergleich
Absprachen mit
Mengengerüst/ Strukturen
Unterstützung Preisanfragen
(automatisiert)
Anzeige ähnlicher Angebote
Übergabe an CRM, DMS etc.
Besonders wichtige Punkte
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Agenda
1
Wer ist A‘PARI Consulting?
2
Welche Trends und Entwicklungen im Tender Management sind festzustellen?
3
Welche Herausforderungen ergeben sich daraus?
4
Was sind die typischen Handlungsfelder
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Tender-Management – Typische Handlungsfelder
Einbindung in Unternehmensstrategie
 Zielmärkte, Branchen, Regionen…
 Integration in Marketing-Strategie
Prozess und Organisation
 Prozessreife sicherstellen
 Controlling
Tool-Unterstützung / Datenqualität
 Adäquate IT-Unterstützung
 Stammdaten / Datenqualität
 Integration in IT-Landschaft
Know-how
 Know-how bündeln
 Rollendefinition
 Qualifikation
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Beispiel: Internationale mittelständische Stückgutspedition (1)
Status Quo
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 Ca. 100 Ausschreibungen p.a., davon ca. 10% bei Bestandskunden
 Davon führen 80 bis 85 % zu Angeboten
 Davon führen 5 bis 10 % zu Aufträgen
 Durchschn. Angebotswert ca. 150 T€ bis 2.500 T€
 Durchschn. Bearbeitungszeit: 5-10 Arbeitstage, ca. 4 bis 20 Stunden
Personalaufwand, regelmäßige Nachkalkulation aus
Aufwandsgründen nur bei großen Aufträgen bzw. bei Auffälligkeiten
 Ca. 10 Personen bearbeiten Ausschreibungen, kein dedizierter
Tender Manager, Niederlassungen nur wenig eingebunden
 Kostentreiber im Prozess:
 Kalkulation (Daten)
 Tarifierung/Konditionierung
 Einarbeitung/Vorarbeiten (Vorverträge, Übersetzungen etc.)
 Nachkalkulation
 Kritische Erfolgsfaktoren:
 Verfügbare Personalressourcen
 Hoher zeitlicher/personeller Aufwand
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Beispiel: Internationale mittelständische Stückgutspedition (2)
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Was ist die
Motivation?
Wo liegen die
Hauptpotenziale?
Was wird getan
werden, um die
Potenziale zu heben?
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 Zusätzliche Aufträge, Erhöhung des Bekanntheitsgrades,
Verbesserung des Beziehungsnetzwerkes zu potenziellen
Kunden
 Hoher Aufwand pro Tender (unzureichende
Datenqualität, fehlende Tool-Unterstützung) => Anzahl
der Tender begrenzt
 Anzahl der Tender / Ausschreibungen erhöhen
(Gewinnung der Tender, Aufwand für die Bearbeitung
pro Tender reduzieren)
 Erfolgsquote der Tender / Ausschreibungen erhöhen
 Ausländische Niederlassungen in den TenderManagement-Prozess aktiv einbinden
 Aufbau eines Gruppen-weiten Tender-Managements
 Schaffung eines einheitlichen Gesamt-Prozesses TenderManagement
 Schaffung der entsprechenden IT-Unterstützung (TenderManagement-Tool, TMS, FiBU/Controlling ergänzen sich)
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Kontakt
06.03.2017
© A'PARI Consulting GmbH
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