Handout EvaSys Scannen 02 2017

Scannen
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1. Wichtige Regeln beim Scannen
Bevor Sie mit dem Scanvorgang beginnen, stellen Sie sicher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind:
1. Es dürfen nur Fragebögen einer Umfrage in einem Scanvorgang erfasst werden.
2. Der Rücklauf aus einer Erhebung wird als Stapel bezeichnet.
3. Sind mehr Formulare vorhanden als in das Einzugsfach passen, so wird nach der Lesung des
ersten Teilstapels die nächste Charge eingelegt und der Scanvorgang fortgesetzt.
4. Legen Sie das Papier so ein, wie es auf den Abbildungen gezeigt wird. Seite Eins soll
entsprechend des Symbols am Scanner zuerst eingelesen werden.
Abbildung 1: Korrektes Einlegen der Fragebögen
5. Bei Formularen im Selbstdruckverfahren ohne Deckblatt müssen die Umfrage-ID und der
Barcode der Umfrage auf der ersten Seite des Stapels vorhanden sein.
6. Beim Deckblattverfahren muss das Deckblatt zuerst gescannt werden.
7. Handelt es sich um Bogensätze, also um Fragebögen, die mehr als zwei Seiten umfassen, sollten
diese möglichst in sortierter Reihenfolge eingelesen werden.
8. Sind mehrseitige Fragebögen durcheinander geraten, so bleibt die Verarbeitung zwar möglich und
das Gesamtergebnis bleibt stimmig, eine Auswertung nach Untergruppen kann jedoch nicht mehr
korrekte Ergebnisse gewährleisten, es sei denn, es wurde eine laufende Bogensatznummerierung
vorgenommen.
9. In der Regel wird Duplex erfasst, also Vorder- und Rückseite gleichzeitig, die als je eine Seite
gezählt werden. Wenn Sie also 12 einseitig bedruckte Blätter scannen, wird der folgende Dialog
im Duplexbetrieb die Erfassung von 24 Seiten melden. Leere Seiten werden später automatisch
entfernt, es kommt zu keinerlei Beeinträchtigung der Erfassung.
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Die Schulungsunterlagen basieren auf dem EvaSys Anwenderhandbuch V7. Dort finden Sie auch weitere Informationen.
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2. Einmalige Scannereinstellungen
Bevor Sie das erste Mal Fragebögen scannen, müssen Sie folgende Einstellungen durchführen:
1. Starten sie die Scanstation-Software
Abbildung 2: Scanstation Hauptfenster
2. Klicken Sie auf Einstellungen.
3. Geben Sie das Passwort ein, um Einstellungen ändern zu können. Das Dialogfenster
Einstellungen öffnet sich.
4. Wählen Sie den Tab „VividForms Reader“ und nehmen Sie folgende Einstellungen vor
(s. Abbildung 3):
•
OMR-Schwellenwerte:
o
o
o
•
10 = minimaler Füllungsgrad
15= maximaler Füllungsgrad
75 = Füllungsgrad Korrektur
Erweiterte Einstellungen:
o
o
Überschreiben der VividForms Reader-Einstellungen
Sichtkorrektureinstellungen überschreiben
Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
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Abbildung 3: Einmalige Scannereinstellungen
2.2 Scannen der Fragebögen
1. Starten Sie die Scanstation-Software.
2. Legen Sie einen Stapel Fragebögen in den Scanner.
3. Klicken Sie auf Scannen, daraufhin öffnet sich ein Hinweisfenster (s. Abbildung 4).
Abbildung 4: Hinweisfenster „vor dem Scannen“
4. Alle Punkte beachtet? Dann drücken Sie bitte Starten.
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5. In folgendem Fenster kann die Sichtkorrektur an- bzw. ausgeschaltet werden. Die Sichtkorrektur
dient zur späteren Korrektur unsicher erkannter Fragebögen. Schließen Sie Ihre Eingabe mit OK
ab (s. Abbildung 5).
Abbildung 5: Einschalten der Sichtkorrektur
6. Es öffnet sich ein Dialogfenster. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor (s. Abbildung 6):
•
•
•
Farbmodus: Schwarzweiß
Auflösung: 200 x 200 dpi
Scan-Typ: je nach Art des Fragebogens einstellen, z.B. Duplex (beide Seiten).
Abbildung 6: Einstellungen
7. Wählen Sie Scannen und starten damit den Scanvorgang.
8. Sind mehr Formulare einer Umfrage vorhanden, als in das Einzugsfach passen, so wird nach der
Lesung des ersten Teilstapels die nächste Charge eingelegt und der Scanvorgang fortgesetzt.
Wählen Sie hierzu Weitere scannen (s. Abbildung 7).
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Abbildung 7: Dialog zum Abschließen (oder Verwerfen) des Scanvorgangs
9. Wählen Sie Stapel freigeben, wenn die Erfassung beendet ist. Die gescannten Formulare
werden an den EvaSys-Server übertragen und geprüft (s. Abbildung 8).
Abbildung 8: Übertragung an EvaSys
10. Falls der Scanvorgang fehlerhaft war, (s. Abbildung 9) können Sie den Stapel verwerfen und die
im aktuellen Scanvorgang gelesenen Daten vernichten und die Erfassung als neuen Scanvorgang
wiederholen. Dazu klicken Sie doppelt auf die rot angezeigte Zeile, es öffnet sich ein zusätzliches
Dialogfenster (Abbildung 10). Wählen Sie Stapel verwerfen aus und drücken Sie Ausführen.
Abbildung 9: Fehlerhafter Scanvorgang
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Abbildung 10: Stapel verwerfen
11. Um weitere Stapel der gleichen Umfrage zu scannen oder um Fragebögen einer ganz anderen
Umfrage zu scannen, klicken Sie im Hauptfenster wieder auf Scannen.
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3. Fragebögen verifizieren
Für die Korrektur von unsicher erkannten Bögen steht die Rolle Verifikator zur Verfügung.
1. Öffnen Sie EvaSys und melden sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an.
2. Wählen Sie oben links die Rolle Verifikator (s. Abbildung 11).
Abbildung 11: Rolle Verifikator wählen
3. Nach dem Login stehen drei verschiedene Ansichten zur Verfügung, in die Sie mit einem Klick
auf das entsprechende Symbol wechseln können:
•
•
•
Stapelansicht
Umfrageansicht
Formularansicht
4. Wählen Sie die Stapelansicht.
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Die Stapelansicht setzt sich aus folgenden Spalten zusammen (s. Abbildung 12).
Stapel ID:
Fortlaufende Nummer des Stapels
Zeitpunkt:
Datum und Zeit des Scans
Benötigte Zeit:
Bearbeitungszeit des VividForms Readers in Sekunden
NonForms:
Anzahl der nicht erkannten Seiten im Stapel
Scanstation:
Name der Scanstation
Fehllesungen:
Anzahl nicht gefundener Ankreuzkästchen
Anzahl:
Anzahl aller Seiten
Verifikation möglich:
Ja/Nein für Möglichkeit der Verifikation
Status:
Schon bearbeitete Korrekturen/Korrekturen insgesamt
Deckblatt:
Deckblatt anzeigen
NonForms:
Auswahl:
Füllungsgrade:
• Alle NonForms löschen
• NonForms anzeigen
Füllungsgrade im Original als PDF anzeigen lassen
Aktionen:
Symbole (s. Abbildung 11)
•
•
•
•
Stift: Diesen Stapel bearbeiten
Checkbox für mehrere Stapel: Auswahl
Grüner Haken: Automatische Verifikation für den Stapel durchführen
Rotes Kreuz: Stapel löschen
Abbildung 12: Verifikation: Stapelansicht
5. Klicken Sie in der letzten Spalte Aktionen auf das Symbol grüner Haken.
6. Ein Dialogfenster öffnet sich. Wählen Sie die beiden ersten Einstellungen aus (s. Abbildung 13):
•
•
Kein gültiges Ankreuzfeld gefunden (ungültig)
Ein Kreuz sowie Korrektur(en) gefunden
Abbildung 13: Einstellungen für die automatische Verifikation
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7. Wählen Sie Verifikation durchführen.
8. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Symbol Stift. Es öffnet sich die Sichtkorrektur (s.
Abbildung 14). Rechts befindet sich ein Balkendiagramm, das den Bearbeitungsstand anzeigt.
Die Sichtkorrektur gliedert sich wie folgt:
•
Grund für die Anzeige zur Verifikation: Der Verifikationsgrund wird angegeben.
•
Ankreuzung des Teilnehmers: Die zu verifizierenden Fragen werden einzeln angezeigt, so
dass sie nacheinander bearbeitet werden können. Der originale Bildausschnitt wird dargestellt. Durch Klick auf den Bildausschnitt wird dieser in einem separaten Fenster angezeigt.
•
Ankreuzung / Korrektur: Hier sehen Sie die vom System vorgeschlagene Lösung und können
diese Auswahl ggf. korrigieren.
•
Auswahlbuttons
o
Abrechen - bricht den Vorgang nicht gespeichert ab.
o
Speichern und Verlassen - unterbricht die Korrektur, um diese später fortzuführen.
Wichtig hierbei ist, die aktuelle Korrektur abzuschließen, da sonst die vorgeschlagene
Lösung gespeichert wird.
o
Bogen - zeigt den kompletten Bogen im neuen Fenster. Die gerade bearbeitete Frage
wird mit einem roten Kreis markiert. Diese Ansicht kann für den Gesamtkontext hilfreich
sein.
o
Zurück - führt Sie zur vorherigen Korrektur.
o
Weiter - führt Sie zur nächsten Korrektur.
Abbildung 14: Sichtkorrektur - Bearbeitungsstand und Auswahlmöglichkeit bei der manuellen Verifikation
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Nach Beenden des Stapels schließen Sie die Sichtkorrektur im Pop-up-Fenster mit OK ab
(s. Abbildung 15).
Abbildung 15: Abschluss der Sichtkorrektur
Die Verifikation ist jedoch erst beendet, wenn auch die NonForms in einem Stapel gelöscht werden.
NonForms sind eingescannte Seiten, die nicht als Formular erkannt worden sind. Nutzen Sie dazu die
NonForms-Ansicht. Im Anschluss werden sämtliche Ergebnisse des Stapels in die Datenbank
geschrieben und die Auswertung kann aus EvaSys abgerufen werden.
4. Kurzanleitung - Datenerfassung Freitext
1. Wechseln Sie Ihre Rolle auf Datenerfassungskraft im Pull-Down-Menü
Abbildung 16: Rollenwechsel / Umfrageauswahl ID
2. Klicken Sie auf Ihre Umfrage in der Spalte ID (s. Abbildung 16).
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•
Es wird der Bereich des Fragebogens mit den handschriftlichen Feldern angezeigt.
Abbildung 17: Maske zum Abtippen der handschriftlichen Felder
•
•
Bitte geben Sie den handschriftlichen Text in das untere Feld über die Tastatur ein und
drücken Sie Speichern.
Ordnen Sie ggf. Kategorien zu, dann drücken Sie auf Weiter.
3. Wechseln Sie zur Umfrageliste.
4. Bearbeiten Sie ggf. eine weitere Umfrage oder melden Sie sich ab.
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