PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Benutzeranleitung LSE (Lohnstrukturerhebung) 2016 im Excel-Format via HR Tabellen-Export für das Bundesamt für Statistik Angepasst auf aktuellen Stand 14.02.2017 14.02.2017 / FrKe 2017-03-03 Seite 1 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Inhalt Ausgangslage ................................................................................................................................................ 3 Strukturelle Änderung der LSE in den letzten Jahren und aktueller Stand ....................................................................4 Anpassungen im 2016 ......................................................................................................................................................4 Anpassung der Arbeitgeber-Felder A1-S1 ...................................................................................................................4 Anpassung der Personen-Spalten T-AS .......................................................................................................................4 LSE 2016 als Excel-Datei via PerSal HR Tabellen-Export................................................................................ 5 Link "Allgemeine Informationen" ................................................................................................................................6 Link "Bereitstellung der Daten in einer XLS-Datei" .....................................................................................................8 Link "Datenübermittlung (XML/XLS) via LohnWebPlus (LWP)" .................................................................................9 Datenübermittlung via LohnWebPlus .......................................................................................................................11 Neuer LSE - Hauptfilter " LSE = JA + Person hat Lohnabrechnungen im Oktober" ...................................... 12 Neuer Hauptfilter importieren .......................................................................................................................................12 Neuen Hauptfilter anwenden.........................................................................................................................................13 HR - Tabellenvorlage in PerSal importieren ................................................................................................ 14 Vorsicht beim Anpassen der HR Tabelle "LSE Lohnstrukturerhebung" .......................................................................14 Anpassung, wenn mehrere Arbeitgeber in gleicher Arbeitgeber-Gruppe...................................................................15 HR Tabelle testmässig aufbereiten ............................................................................................................. 16 Aufbereiten der HR Tabelle und Übertrag in die Excel-Vorlage des BFS ..................................................... 17 Arbeitgeber-Angaben ergänzen und Excel-Datei übermitteln .....................................................................................19 Hinweis zur Spalte "uidBFS" .......................................................................................................................................20 Anhang: Allgemeines zur Parametrierung der LSE-Felder .......................................................................... 22 Datenstruktur swissdec - LSE ist nicht identisch mit Papier- bzw. Excel-Variante ......................................................22 Wie vorgehen, bei Personen mit "Null-Lohn"? .............................................................................................................23 Wie sind die Korrekturen zu erfassen? ..........................................................................................................................23 Felder mit Bezug auf Oktober-Lohn ..........................................................................................................................23 Felder mit Bezug auf Jahres-Lohn .............................................................................................................................23 Basiskorrektur Leistungen Dritter und Taggeldzahlungen von Versicherungen .........................................................24 Anpassen der Lohnarten-Auflistung in den HR Tabellen - Formeln .............................................................................24 Anhang: Anpassung des Datumsformats in der HR Tabelle 2016 ............................................................... 26 Datumsformat LSE 2014 .................................................................................................................................................26 Datumsformat LSE 2016 .................................................................................................................................................26 Anpassungen HR Tabelle ................................................................................................................................................27 Feld "entryDate" .........................................................................................................................................................27 Feld "from" .................................................................................................................................................................27 Feld "until" ..................................................................................................................................................................27 2017-03-03 Seite 2 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Ausgangslage Mit der von PerSal zertifizierten swissdec-Version 2.2 können die Lohndaten 2016 problemlos übermittelt werden. Mit einer Ausnahme: Das Bundesamt für Statistik akzeptiert die LSE im swissdec-Format 2.2 nicht mehr und liefert auch die Begründung dazu: https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/statistiken/arbeit-erwerb/erhebungen/lse/datenlieferung/elektronische-datei.html PerSal AG setzt übrigens momentan die swissdec - Version 4.0 Zertifizierung um, welche voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte des Jahres 2016 ausgeliefert wird. 2017-03-03 Seite 3 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Strukturelle Änderung der LSE in den letzten Jahren und aktueller Stand Ursprünglich, als es noch gar keine swissdec-Zertifizierung gab, bezog sich die LSE ausschliesslich auf den Stich-Monat Oktober. Mit den swissdec-Zeiten hat sich das dann geändert: Das Papier-Formular bezog sich nach wie vor auf den Stichmonat Oktober, im swissdec-XML-File war vom Stichmonat Oktober jedoch überhaupt keine Rede mehr. Die LSE verhielt sich genau gleich wie die AHV, das UVG usw.: PersonenStammdaten von Ende Jahr, Berechnungsdaten über den Zeitraum des ganzen Kalenderjahres. Offenbar hat das BFS inzwischen bemerkt, dass dieser elektronische Meldungseingang nur bedingt kompatibel ist, und hat die Regel wie folgt geändert: Die swissdec-LSE Erhebung ist nun wieder eine Oktober-Stichmonat-Statistik bezüglich Personen und fixen Lohnbestandteilen (Grundlohn, Familienzulagen, PK-Beiträge usw.) Die variablen Lohnbestandteile (Boni, 13. Monatslohn, Überstunden usw.) müssen aber kumuliert vom ganzen Kalenderjahr geliefert werden. Aufgrund dieser doch massiven strukturellen Änderung der LSE, war es uns nicht möglich unsere aktuell zertifizierte swissdec-Version 2.2 einfach zu modifizieren. Anpassungen im 2016 Für die Übermittlung der 2016er Daten im Excel-Format wurden nur minime Anpassungen gemacht. Es ist aber trotzdem sehr wichtig, dass Sie wirklich die aktuelle Vorlage vom BFS verwenden und nicht eine allfällige Übermittlung 2014/2015 "wiederverwenden"! Anpassung der Arbeitgeber-Felder A1-S1 Diese einzeiligen Arbeitgeber-Angaben in A1-S1 haben sich in der Struktur geändert. Diese Daten werden nicht in der HR Tabelle aufbereitet, sondern müssen manuell erfasst werden. Bitte Muster-Excel-Datei beachten. In die Spalte S "Procuder" schreiben Sie bitte "PerSal AG". Kunden, welche die LSE 2016 bereits übermittelt haben, haben uns mitgeteilt, dass die Spalte "mobilephoneNumber" zwingend abgefüllt werden muss. Das Mobiltelefon spielt dann auch beim Übermitteln eine Rolle (Zugangscode wird mittels SMS übermittelt). Anpassung der Personen-Spalten T-AS Die Personen-Spalten T-AS haben sich in der Struktur nicht geändert, lediglich das Datumsformat in den drei Datumsfeldern wurde angepasst. So gehen Sie vor: - Wenn Sie die LSE das erste Mal mittels PerSal HR Tabelle aufbereiten, importieren Sie einfach die aktuelle HR Tabelle "Lohnstrukturerhebung 2016" gemäss dieser Doku, dort sind die Datumsfelder bereits angepasst. - Falls Sie die LSE 2014/2015 bereits mittels PerSal HR Tabelle aufbereitet haben, sollten Sie diese HR Tabelle verwenden und nur die Datumsfelder gemäss Anhang am Schluss dieses Dokuments anpassen. 2017-03-03 Seite 4 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 LSE 2016 als Excel-Datei via PerSal HR Tabellen-Export Der Dringlichkeit wegen haben wir uns kurzfristig dazu entschlossen, eine HR Tabellen-Vorlage für einen LSE - Export zu erstellen. Das BFS bietet für diesen Zweck eine spezielle Excel-Vorlage an, welche manuell oder mittels Copy / Paste abgefüllt werden kann: https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/statistiken/arbeit-erwerb/erhebungen/lse/datenlieferung/elektronische-datei.html Link "Allgemeine Informationen": Dieser Link führt zur Dokumentation über die LSE 2016 Link "Bereitstellung der Daten in einer XLS-Datei": Dieser Link verlässt die Seite nicht, sondern klappt die Details für den Download der Vorgabe- und Muster-Dateien auf. Details weiter unten Link "Datenübermittlung (XML/XLS) via LohnWebPlus (LWP)": Dieser Link verlässt die Seite nicht, sondern klappt die Details für den Datei Upload auf. Details weiter unten Der Link "Datenübermittlung via CD, USB-Stick oder E-Mail" führt nicht weiter, gibt nur folgenden Hinweis aus: "Lieferungen via CD, USB-Stick oder E-Mail können wir aus Datenschutzgründen nicht mehr akzeptieren. Bitte übermitteln Sie uns Ihre LSE-Daten 2016 über den sicheren Kanal LohnWebPlus." 2017-03-03 Seite 5 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Link "Allgemeine Informationen" Diese beiden Dokumente herunterladen: - Klick auf den Link des Dokuments - Jetzt erst wird der eigentliche Dokumenten-Link angezeigt: 2017-03-03 Seite 6 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Der Inhalt der beiden Dokumente: Dieses Dokument zeigt die folgenden Änderungen in rot gegenüber 2014: - mobilephoneNumber: Neues Feld: Ihre Mobiltelefonnumer für Rückfragen - Producer: Neues Feld: Software-Hersteller. Hier bitte "PerSal AG" eintragen - entryDate: Bestehendes Feld. Neues Datumsformat "yyyyy-MM-dd". Muss in HR-Tabellendefinition angepasst werden, falls LSE 2014 / 2015 übermittelt wurde. - from: Bestehendes Feld. Neues Datumsformat "yyyyy-MM-dd". Muss in HR-Tabellendefinition angepasst werden, falls LSE 2014 / übermittelt wurde. - until: Bestehendes Feld. Neues Datumsformat "yyyyy-MM-dd". Muss in HR-Tabellendefinition angepasst werden, falls LSE 2014 / 2015 übermittelt wurde. Dieses Dokument müssen Sie natürlich nicht ausfüllen, es erläutert Ihnen aber die Details für das Abfüllen der Excel-Vorlage, bzw. für die Definition der PerSal HR Tabelle. 2017-03-03 Seite 7 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Link "Bereitstellung der Daten in einer XLS-Datei" Diese beiden Dokumente herunterladen: - Klick auf den Link des Dokuments; Jetzt erst wird der eigentliche Dokumenten-Link angezeigt. Die folgenden Excel-Dateien herunterladen - XLS-Schema - Schweizerische Lohnstrukturerhebung (LSE) Das ist die eigentliche Vorlage für das Abfüllen und den Upload der Daten. Bitte nach dem Download eine Kopie davon erstellen und diese sinnvoll benennen, z.B. "LSE2016.xls" - XLS-Musterdatei für Einzelbetrieb - Schweizerische Lohnstrukturerhebung (LSE) Das ist eine Musterdatei für "Einzelbetriebe". Spalte "burNr (person) muss nicht abgefüllt werden, da es nur eine einzige BUR-Nummer für das Unternehmen gibt. - XLS-Musterdatei für Mehrbetriebsunternehmen - Schweizerische Lohnstrukturerhebung (LSE) Das ist eine Musterdatei für "Mehrbetriebsunternehmen". Spalte "burNr (person) muss zwingend abgefüllt werden. Diese BUR-Nummern werden dem Unternehmen vom Bundesamt für Statistik mitgeteilt. Achtung: Bitte die Daten nicht in die "Muster" - Datei abfüllen, diese ist wirklich nur ein Muster! 2017-03-03 Seite 8 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Link "Datenübermittlung (XML/XLS) via LohnWebPlus (LWP)" Jetzt wird's ein bisschen kompliziert: Es gibt nicht mehr wie früher einfach einen Upload-Link, wo man sich mit Benutzer-ID und Passwort (auf Papier-Frageboden oben rechts gedruckt) anmelden kann. 2017-03-03 Seite 9 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Neu muss man sich zuvor zwingend mittels dem Link "LohnWebPlus" als Benutzer registrieren: Mit "Benutzer registrieren" gelangt man auf die folgende Seite: Mit "Weiter gelangen Sie zum Assistenten, der Sie in 6 Schritten durch die Registrierung führt. Auf die Details wollen wir hier nicht näher eingehen, nur so viel: Sie bekommen als Nächstes einen Code per E-Mail und dann in einem folgenden Schritt noch einen Code per SMS auf Ihr Mobiltelefon. Halten Sie also Ihr Mobiltelefon bereit! Nach erfolgreicher Registrierung sollten Sie in der Lage sein, die Excel-Datei, welche wir in den nächsten Schritten aufbereiten, per "LohnWebPlus" hochzuladen. 2017-03-03 Seite 10 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Datenübermittlung via LohnWebPlus In Ihrer Aufforderung zur Einreichung der LSE (Fragebogen) befindet sich oben rechts Ihre Benutzer-ID und Ihr Passwort, diese brauchen Sie nebst dem Haupt - Login ins "LohnWebPlus": 2017-03-03 Seite 11 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Neuer LSE - Hauptfilter " LSE = JA + Person hat Lohnabrechnungen im Oktober" Da die LSE 2014 auf den Stichmonat Oktober ausgerichtet ist, muss dazu ein entsprechender Hauptfilter gesetzt werden können: Person muss im Personenstamm, Register "Statistik" den Code "In Statistik aufführen" auf "Ja" gesetzt sein. Im Weiteren sind die geforderten Code-Einstellungen gemäss den Bestimmungen des BFS zwingend zu erfassen. Person muss zusätzlich im Stichmonat Oktober eine Lohnberechnung aufweisen. Personen ohne Lohnberechnung im Oktober erhalten in den meisten Spalten keine Wert ausgewiesen, was nicht unbedingt Sinn der Lohnstrukturerhebung ist. Diese Lohnberechnung muss sich auf eine im Oktober aktive Stelle beziehen, also keine Zahlungen nach Austritt. Neuer Hauptfilter importieren Für diesen neuen Filter gibt es ein Import-File "FILTER_LSE_OCTY.XML", welches im PerSal wie folgt importiert werden kann: Menü-Auswahl (F1) > Daten-Transaktionen > Importe > Import Hauptfilter > Ausführen <F3> Falls es den übergeordneten Ordner "Statistik" noch nicht gibt, müssen Sie den Import zweimal aufbereiten und ausführen: Das erste Mal wird nur der Ordner erstellt, beim zweiten Mal wird dann im neuen Ordner der neue Hauptfilter erstellt. 2017-03-03 Seite 12 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Neuen Hauptfilter anwenden Klicken Sie unten in der Statuszeile auf das Hauptfilter-Symbol Erfassen Sie im Suchfenster den Text "lse" und bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste Markieren Sie den neuen Filter > OK 2017-03-03 Seite 13 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 HR - Tabellenvorlage in PerSal importieren ACHTUNG: Falls Sie die LSE 2014/2015 übermittelt haben, haben Sie bereits die 2014er HR Tabelle installiert. Möglicherweise, oder sogar ziemlich sicher, wurden dort kundenspezifische Anpassungen vorgenommen. Sie sollten deshalb nicht die neue HR Tabelle importieren, sondern die bestehende anpassen (nur Datumsformate auf "yyyy-MM-dd" anpassen). Die von PerSal gelieferte HR-Tabellenvorlage "LSE_ESS_RSS_2016.hrt" kann wie folgt im PerSal importiert werden: Menü-Auswahl (F1) > HR Informationen > HR Tabellen Rechte Maustaste auf die gewünschte HR Tabellen-Gruppe > Import. Falls es diese Tabelle bereits gibt, erscheint die folgende Warnung: "Es existiert bereits eine HR Tabelle mit dem Code "LSE". In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten: Die bestehende Tabelle umbenennen: Rechte Maustaste auf die Tabelle > Tabelle anpassen. Im ersten Schritt "Start-Einstellungen" den Code und die Bezeichnung ändern. Die bestehende Tabelle löschen: Rechte Maustaste auf die Tabelle > Löschen Vorsicht beim Anpassen der HR Tabelle "LSE Lohnstrukturerhebung" Die HR Tabelle "LSE Lohnstrukturerhebung" enthält sehr viele komplexe Formeln. Beim Klick auf den Knopf "Weiter" im Schritt "Formel-Felder definieren" werden alle Formeln validiert und allenfalls Fehlermeldungen ausgegeben. Sie müssen unbedingt warten, bis dieser Schritt abgeschlossen ist und der "Fertig stellen" - Knopf freigeschaltet wird. Der "Weiter" - Knopf sollte zwar während der Formelvalidierung gesperrt sein, trotzdem sollten Sie darauf Acht geben, dass Sie diesen Knopf während der Validierung nicht versehentlich drücken. Es könnte sonst passieren, dass Formelfelder verdoppelt werden. In einem solchen Fall müssten diese Feld-Duplikate gelöscht werden. Dieses Problem tritt vor allem dann auf, wenn nach dem Anklicken des "Fertig stellen" - Buttons der Assistent nicht automatisch schliesst. Bitte dann nicht noch einmal auf den "Fertig stellen"- Button klicken, sondern "Abbrechen" wählen. 2017-03-03 Seite 14 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Anpassung, wenn mehrere Arbeitgeber in gleicher Arbeitgeber-Gruppe Die neue HR Tabelle ist standardmässig nur für den aktuellen Arbeitgeber gültig (Haus-Symbol statt Weltkugel-Symbol). Falls die Tabelle für alle Arbeitgeber der aktuellen Arbeitgeber-Gruppe gültig sein soll: Rechte Maustaste auf die Tabelle > Tabelle anpassen. Im ersten Schritt "Start-Einstellungen" den Haken bei "Die Tabelle ist für alle Arbeitgeber gültig" setzen und anschliessend mit "Weiter" bis zum Knopf "Fertig stellen": 2017-03-03 Seite 15 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 HR Tabelle testmässig aufbereiten Zuerst den neuen Hauptfilter auf "LSE = JA + Person hat Lohnabrechnungen im Oktober" stellen. Nach einem ersten Aufbereiten erhalten Sie einen Überblick über allfällige Probleme: "contract" ist teilweise leer. Das weist darauf hin, dass dieser Arbeitgeber "Vertragstypen" definiert hat, welche nicht dem PerSal Standard entsprechen. Lösung: Formel im entsprechenden Feld der HR Tabelle anpassen "contractualWorkingTime" ist teilweise leer. Das weist wahrscheinlich darauf hin, dass dieser Arbeitgeber "Lohnstatus" definiert hat, welche nicht dem PerSal Standard entsprechen. Lösung: Formel im entsprechenden Feld der HR Tabelle anpassen. "activityRateOct" ist teilweise leer. Das weist wahrscheinlich darauf hin, dass dieser Arbeitgeber "Lohnstatus" definiert hat, welche nicht dem PerSal Standard entsprechen. Lösung: Formel im entsprechenden Feld der HR Tabelle anpassen. "salaryOct" ist teilweise leer: Mögliche Ursachen: Lohnarten in diesem HR Tabellen-Feld sind nicht korrekt zugewiesen. Achtung: Die Lohnarten-Zuweisung muss auf jeden Fall systematisch mit Hilfe der Auswertung "Lohnkonto Rekapitulation" geprüft werden! Diese Personen haben zwar eine "Lohnberechnung" im Oktober, aber z.B. nur eine Zahlung nach Austritt oder erhielten sonst einen Sonderfall berechnet. Personen mit nur teilweise ausgefüllten Feldern sollten im Personen-Register "Statistik" im Code "In Statistik aufführen" nicht auf "Nein" gestellt werden, da sie sonst in einer zukünftigen Lohnstrukturerhebung auch nicht mehr aufgeführt würden. Wie in einem solchen Fall vorgegangen werden soll, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt "Wie vorgehen, bei Personen mit "Null-Lohn"?" weiter hinten in diesem Dokument. Grundsätzliches Vorgehen: Nachdem die HR Tabellen-Definition soweit korrekt parametriert ist, sollen die HR Tabellen-Daten ins Excel exportiert werden. Im Excel muss sollten bei sehr zweifelhaften Fällen, z.B. "salaryOct" = 0, manuelle Anpassungen vorgenommen werden (wie im nachfolgenden Abschnitt "Wie vorgehen, bei Personen mit "NullLohn"?" empfohlen wird) Anschliessend müssen im Excel offensichtlich unvollständige oder unkorrekte Daten korrigiert werden (contract, contractualWorkingTime, activityRateOct, leaveEititlement (Ferienanspruch) usw…). "universityDegree" kann von PerSal nicht abgefüllt werden und muss manuell ergänzt werden. Am Schluss, vor dem Einfügen in die BFS-Excel-Vorlage, müssen die Daten soweit bereinigt und die Datensätze nach Name, Vorname aufsteigend sortiert sein. 2017-03-03 Seite 16 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Aufbereiten der HR Tabelle und Übertrag in die Excel-Vorlage des BFS Achtung: HR Tabelle unbedingt immer im letzten Lohnlauf des Jahres (Jahresabschluss-Lohnlauf) aufbereiten, also genau gleich wie Lohnausweise und die anderen Endjahres-Auswertungen. Die Tabelle holt sich dann automatisch die Oktober - Löhne! Nachdem die HR Tabelle wie gewünscht parametriert ist, muss diese ins Excel exportiert (HR Tabellen Button "Export" rechts unten) und manuell nachbearbeitet werden. 2017-03-03 Seite 17 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 So sieht die Excel-Datei nach dem Export aus: Die erste "produktive" Spalte ist "vn" mit der AHV-Nummer. Die ersten 7 Spalten, die mit "IGNORE_" beginnen, dienen nur zur Erkennung der Personen für eine allfällige Kontrolle und Korrektur. Setzen Sie den Cursor in H2, also die erste AHV-Nummer und drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Shift+End. Der ganze Datenbereich wird jetzt markiert. Drücken Sie jetzt die Tastenkombination Ctrl+C zum Kopieren des Datenbereiches. In der Excel-Vorlage des BFS setzen Sie den Cursor in T2 (AHV-Nummer): und wählen dann das folgende Excel-Menü im Register "Start". Nur "Werte" einfügen, also ohne Formatierung. 2017-03-03 Seite 18 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 So sieht das danach aus: Wichtig ist, dass Sie nicht in die "Muster"-Dateien abfüllen, sondern in die "Schema"-Datei. Arbeitgeber-Angaben ergänzen und Excel-Datei übermitteln ACHTUNG: Die Struktur der Arbeitgeber-Angaben hat gegenüber der LSE-Übermittlung 2014 / 2015 geändert. Deshalb bitte die aktuelle Excel-Vorlage vom BFS verwenden, NICHT die letzte von 2014/2015! Nun müssen Sie noch die erste Zeile in den Spalten A - S mit den Arbeitgeber-Angaben ergänzen. Wie das genau aussehen muss, entnehmen Sie am besten der Muster-Excel-Datei, welche Sie gemäss obiger Beschreibung heruntergeladen haben. 2017-03-03 Seite 19 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Und so sieht die fertige Excel-Datei aus: Jetzt können Sie sich auf dem BFS-Portal gemäss Beschreibung weiter oben in diesem Dokument anmelden und die Excel- Datei hochladen. Sie bekommen dann per E-Mail eine Übermittlungs-Bestätigung. Hinweis zur Spalte "uidBFS" Diese müsste eigentlich auf Ihrem Papier-Fragebogen stehen. Falls nicht bekannt, finden Sie diese am schnellsten via die öffentliche Seite www.uid.admin.ch Firmenname eingeben und "Suche" anklicken, dann erscheint unten eine Auflistung von Firmen, welche eine ähnliche Bezeichnung haben. 2017-03-03 Seite 20 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Wenn Sie möchten, können Sie die gewünschte Zeile anklicken, dann werden Ihnen die Details angezeigt und Sie können davon auch ein PDF generieren PDF generieren: 2017-03-03 Seite 21 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Anhang: Allgemeines zur Parametrierung der LSE-Felder Für die korrekte Parametrierung ist vor allem das Verständnis über den Sinn und Zweck der LSE wichtig. Es geht hier nicht etwa wie beim Lohnausweis darum, die absolut korrekten Zahlen 1:1 abzubilden. Zum Verständnis der LSE hier zwei Auszüge aus den massgebenden Erläuterungen im Fragebogen über die Lohnstrukturerhebung: Es geht also ausdrücklich darum, nicht den Sonderfall (Krankheit, Unfall, Kurzarbeit usw.) abzubilden, sondern es soll der Normalfall dargestellt werden! Datenstruktur swissdec - LSE ist nicht identisch mit Papier- bzw. Excel-Variante Achtung: Die Datenstruktur der swissdec-LSE ist nicht identisch mit der Papier- bzw. Excel-Variante. Für die Parametrierung der Excel-Übermittlung verwenden Sie bitte die Wegleitung auf dem Fragebogen, welcher Ihnen zugesendet wurde. Dieser Fragebogen befindet sich auch im Download-Bereich des BFS (siehe weiter oben in diesem Dokument). 2017-03-03 Seite 22 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Wie vorgehen, bei Personen mit "Null-Lohn"? Der oben erwähnte PerSal - LSE-Hauptfilter zeigt Ihnen grundsätzlich nur Personen mit Lohnabrechnung im Oktober an. Wenn dann noch jemand von diesen angezeigten Personen einen "Null-Lohn" oder sonst einen "auffälligen" Lohnwert ausweist, erfassen Sie gemäss obiger Anweisung den Lohn eines normalen Monats manuell im Excel-Sheet, bevor Sie dieses übermitteln. Diese Zeilen einfach zu nur heraus zu löschen, wäre gemäss Wegleitung LSE nicht ganz im Sinne des Erfinders: Beschäftigen Sie Abruf-Mitarbeitende, welche seit längerer Zeit nicht mehr zum Einsatz kamen, empfehlen wir Ihnen solche Personen nicht zu übermitteln. In Zweifelsfällen müssen Sie jedoch selbst entscheiden, ob Sie Zeilen mit "Null-Lohn" übermitteln wollen oder ob Sie bei solchen Personen den "Normal-Lohn" (Durchschnittslohn) manuell einfügen wollen. Wie sind die Korrekturen zu erfassen? In der Wegleitung auf dem LSE-Fragebogen sind zahlreiche Fälle nicht eindeutig geregelt. Hier ein paar Anmerkungen zur aktuellen Parametrierung der LSE - Felder der HR Tabelle. Felder mit Bezug auf Oktober-Lohn Das sind alle Felder, welche am Schluss ein "…Oct" haben. In diesen Feldern sollten generell gar keine Korrektur-Lohnarten erfasst werden, weil sie den Charakter der ordentlichen monatlichen Zahlung sonst verfälschen würden. Felder mit Bezug auf Jahres-Lohn Wir sind der Meinung, dass in diesen Feldern keine expliziten Vorjahres-Korrekturen erfasst werden sollten. Ganz klar ist das aber aus der Wegleitung nicht ersichtlich. In der Wegleitung für das Feld Q "irregularPayments" steht: "…, die im Beschäftigungszeitraum 2014 angefallen sind." Zahlungen, die sich eindeutig auf das Vorjahr beziehen, empfehlen wir hier nicht zu erfassen. 2017-03-03 Seite 23 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Basiskorrektur Leistungen Dritter und Taggeldzahlungen von Versicherungen In der swissdec-Version der LSE gibt es einen separaten Bereich "Drittleistungen" (Feld Y). Dieses Feld gibt es auf dem Papierbogen und in der Excel-Vorlage nicht. Gemäss Wegleitung sollte so oder so der "Normalfall" abgebildet werden, weshalb wir Lohnarten dieser Kategorie nicht in die HR Tabelle aufgenommen haben. Je nach Parametrierung des Lohnartenstammes müsste aber im Feld " salaryOct" manuell der "normale" Lohn eingefügt werden. Anpassen der Lohnarten-Auflistung in den HR Tabellen - Formeln Die HR Tabellen-Formeln müssen bezüglich Lohnarten auf Vollständigkeit überprüft werden, da viele PerSal Kunden kundenspezifische Lohnarten verwenden. So gehen Sie vor: Rechte Maustaste auf Tabellen-Eintrag "LSE Lohnstrukturerhebung" > Tabelle anpassen Der HR Tabellen - Assistent wird gestartet Klicken Sie links in der Navigation auf "Formel-Felder definieren" und markieren Sie das erste Lohnarten-Feld "salaryOct": Sie sehen im Formelfenster unten nun die Lohnarten, welche diesem LSE-Feld zugeordnet sind. Am Ende der Auflistung gibt es immer ein paar Reserve-Zeilen mit der Lohnartennummer "00000". Dort können Sie Ihre zusätzlichen Lohnartennummern einfach ergänzen. Bei Lohnarten, die Sie nicht in diesem Feld zugewiesen haben möchten, können Sie entweder auch die Lohnartennummer "00000" einfügen oder die ganze Zeile löschen. In dieser Art und Weise sollten Sie alle Lohnarten-Felder durcharbeiten. Als Informations-Basis dient immer die Auswertung "Lohnkonto Rekapitulation" des entsprechenden Abrechnungsjahres. 2017-03-03 Seite 24 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Wenn alle Lohnarten-Felder korrekt parametriert sind, klicken Sie unten auf die Schaltfläche "Weiter". ACHTUNG: Aufgrund der komplexen Formeln benötigt der Assistent eine Weile, bis alle Formeln geprüft sind. Bitte jetzt nicht nochmal auf "Weiter" klicken, sondern warten bis der Button "Fertig stellen" freigeschaltet ist. "Fertig stellen". HR Tabelle wieder aufbereiten. ACHTUNG: Vor dem Aufbereiten immer darauf achten, dass der neue Haupt-Filter "LSE = JA + Person hat Lohnabrechnungen im Oktober" gesetzt ist! 2017-03-03 Seite 25 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Anhang: Anpassung des Datumsformats in der HR Tabelle 2016 Die Datenstruktur der Personendaten ist grundsätzlich unverändert. Angepasst wurde bei den Personendaten nur das Datumsformat der folgenden HR Tabellen- Felder: Datumsformat LSE 2014 Datumsformat LSE 2016 2017-03-03 Seite 26 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx PerSal AG 6010 Kriens www.persal.ch +41 41 267 33 33 Anpassungen HR Tabelle Feld "entryDate" Zeile 3: Datumsformat anpassen auf "yyyy-MM-dd". Feld "from" Zeilen 4 und 37: Datumsformat anpassen auf "yyyy-MM-dd". Feld "until" Sinngemäss wie Feld "from": Datumsformat in Zeilen 4 und 37 anpassen. 2017-03-03 Seite 27 von 27 \\PSAGVSFS10\Daten\Produkte\Software_mit_Support\PerSal\33_ELM\LSE_2016\LSE HR-Tabelle\Benutzeranleitung LSE HR Tabelle 2016.docx
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