RAT DER EUROPÄISCHEN UNION AUFRUF ZUR EINREICHUNG VON BEWERBUNGEN Réf. CONS/CA-1/2017 Amtsbote/Saaldiener/Empfangspersonal (m/w) STELLENBESCHREIBUNG Referat DGA 2A Tätigkeitsbereich Organisation, technische und logistische Unterstützung Teilbereich Tagungen Grundamtsbezeichnung Vertragsbediensteter/Vertragsbedienstete Bezeichnung der Planstelle Amtsbote/Saaldiener/Empfangspersonal (m/w) Funktionsgruppe GF I Sicherheitsempfindliche Stelle Nein Fachliche Spezialisierung Nein Sicherheitsermächtigung Je nach zu besetzender Stelle erforderlich BEWERBUNGSFRIST 07.03.2017 1. WER WIR SIND Die Direktion DG A 2A – Protokoll und Tagungen – hat die Aufgabe, rasch, flexibel und zuverlässig Dienstleistungen (Planung von Veranstaltungen, protokollarische Unterstützung, Bereitstellung geeigneter Räume, Dolmetscherdienst, Bewirtung, Abrechnung der Reisekosten für die Delegierten) für Tagungen auf hoher Ebene zu erbringen. Sie ist voll und ganz in die Organisation und Durchführung der diplomatischen und protokollarischen Aufgaben des Europäischen Rates und des Rates der Europäischen Union eingebunden. Sie besteht aus vier Referaten, die jeweils eine spezielle Aufgabe haben: Protokoll, Organisation und Planung der Tagungen, Bewirtung und schließlich administrative, finanzielle und technische Unterstützung und Kommunikation. Die Büros des Empfangspersonals, der Amtsboten/Amtsbotinnen und der Saaldiener/Saaldienerinnen erbringen Dienstleistungen in den Bereichen Organisation sowie technische und logistische Unterstützung für das Generalsekretariat des Rates und für die Tagungen des Rates und des Europäischen Rates. Derzeit sind mehrere Stellen in diesen Büros zu besetzen. 2. WAS WIR SUCHEN Da diese Arbeit sehr stark auf den jeweiligen Vorsitz, die Delegierten und die Tagungsteilnehmer ausgerichtet ist, suchen wir dienstleistungsorientierte Bewerber, die stets bestrebt sind, die Tagungsteilnehmer bestmöglich zu unterstützen. Um sich mit diesen Personen, die als Verkehrssprachen hauptsächlich Englisch und Französisch verwenden, verständigen zu können, sollten die Bewerber und Bewerberinnen möglichst über gute Kenntnisse in diesen beiden Sprachen verfügen. Auch müssen sie ein gutes Gespür für Öffentlichkeitsarbeit besitzen. Die Bewerber sollten über ein angemessenes Auftreten und ein starkes Verantwortungsbewusstsein verfügen und in der Lage sein, stets vertrauensvoll mit ihren Kolleginnen und Kollegen im Generalsekretariat des Rates zusammenzuarbeiten. Diskretion wird ebenfalls vorausgesetzt. Wichtig ist des Weiteren vorausschauendes Handeln, gepaart mit Anpassungsfähigkeit und Vielseitigkeit. Wohlgemerkt ist Vielseitigkeit ein wesentliches Kriterium, das mit darüber entscheidet, ob ein Bewerber oder eine Bewerberin am Ende dieses Auswahlverfahrens in die Reserveliste aufgenommen wird und ob er bzw. sie nach der Einstellung Möglichkeiten zur internen Mobilität geboten bekommt. 1 3. STELLENPROFIL - Besucher empfangen und interne und externe Telefonanrufe entgegennehmen und weiterleiten Dokumente verteilen Unterstützungsaufgaben ausführen die Dokumentenverwaltung und -produktion auf einer oder mehreren Stufen sowie die Logistik in den Sitzungssälen des Europäischen Rates, des Rates und seiner Vorbereitungsgremien (Saaldienst) sicherstellen 4. AUFGABENBESCHREIBUNG Je nach zu besetzender Stelle übernimmt der Bewerber/die Bewerberin nach der Einstellung in erster Linie folgende Aufgaben: Amtsbote/Amtsbotin Hauptaufgaben: - eingehende/ausgehende Post besorgen, die unterschiedlichen Postsendungen sortieren und entsprechend ihren Empfängern verteilen - Besucher empfangen, ihnen den Weg weisen und Auskünfte erteilen - Sitzungssäle vorbereiten - Fotokopien anfertigen - sicherstellen, dass die Fotokopierer funktionieren - Dokumente vernichten - als Evakuierungshelfer/Evakuierungshelferin fungieren Weitere Aufgaben: - bei Veranstaltungen auf hoher Ebene als Verbindungsperson für die Besucher fungieren - Zugangsausweise für Veranstaltungen auf hoher Ebene anfertigen - die Infrastrukturen prüfen und jedwede Anomalie den zuständigen Dienststellen melden - Personen mit eingeschränkter Mobilität begleiten - gegebenenfalls zusätzliche Unterstützungsaufgaben ausführen Saaldiener/Saaldienerin - die Tagungsteilnehmer empfangen und unterstützen - für den Empfang hochrangiger Besucher und den reibungslosen Ablauf des Besuchsprogramms sorgen - Sitzungssäle vorbereiten - die Dokumente an die Tagungsteilnehmer, einschließlich der Dolmetscher, verteilen - die protokollarischen Tätigkeiten der europäischen Organe in logistischer und administrativer Hinsicht unterstützen - für die Organisation und Nachbereitung der von dem Organ veranstalteten Tagungen und Konferenzen sorgen - die praktische Organisation und die logistische Unterstützung bei Tagungen sicherstellen - als Evakuierungshelfer/Evakuierungshelferin fungieren - Fotokopien anfertigen - die Sitzungssäle verwalten - die Logistik für das technische Konferenzmaterial sicherstellen Empfangspersonal - Besucher empfangen, ihnen den Weg weisen und Auskünfte erteilen - für den Empfang hochrangiger Besucher und den reibungslosen Ablauf des Besuchsprogramms sorgen - eingehende und ausgehende Telefonanrufe mit Hilfe einer Telefonanlage entgegennehmen und weiterleiten - Telefonanrufe von außen an die zuständigen Personen oder Dienststellen im Generalsekretariat weiterleiten - Intern und extern Auskünfte erteilen unter Hinweis auf die verschiedenen Informationsquellen - die protokollarischen Tätigkeiten der europäischen Organe in logistischer und administrativer Hinsicht unterstützen 5. ARBEITSUMFELD - Bereitschaftsdienste außerhalb der normalen Bürozeiten in Verbindung mit Tagungen des Europäischen Rates und des Rates - turnusmäßige Bereitschaftsdienste - Dienstort: sämtliche Gebäude des Organs (Brüssel - Luxemburg) - Dienstreisen ins Ausland (Saaldienerinnen und Saaldiener) - Hauptverkehrssprachen: Englisch/Französisch 2 6. ZULASSUNGSVORAUSSETZUNGEN Die Bewerber und Bewerberinnen müssen zum Zeitpunkt der Bewerbung folgende Zulassungsvoraussetzungen erfüllen: 6.1. Allgemeine Voraussetzungen - Sie Sie Sie Sie Sie Sie müssen müssen müssen müssen müssen müssen die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Union besitzen. im Besitz der bürgerlichen Ehrenrechte sein. ihre Pflichtschulbildung erfolgreich abgeschlossen haben. ihren Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein. je nach zu besetzender Stelle eine Sicherheitsermächtigung erhalten. die für die Ausübung der Tätigkeit erforderliche körperliche Eignung besitzen. 6.2. Besondere Voraussetzungen a) Ausbildung und Berufserfahrung - Erfolgreicher Abschluss der Pflichtschulbildung b) Sprachkenntnisse - Gründliche Kenntnis einer der Amtssprachen der Europäischen Union und ausreichende Französisch- oder Englischkenntnisse 7. BESONDERE KOMPETENZEN 7.1. Grundvoraussetzungen - Mindestens einjährige Berufserfahrung in ähnlichen Bereichen (insbesondere im Hotelgewerbe, in der Besucherbetreuung oder am Empfang) - Beherrschung der Bürosoftware - Fähigkeit zum diskreten Umgang mit Informationen - angemessenes Auftreten - herausragendes Verantwortungsbewusstsein und herausragende Eigeninitiative - Fähigkeit zum organisierten und genauen Arbeiten - Belastbarkeit - Fähigkeit zum Antizipieren, Erkennen und Lösen potenzieller Probleme - Fähigkeit, Maßnahmen zu Ende zu bringen und Lösungsansätze ggf. anzupassen - diplomatisches Verhalten und Kommunikationsfähigkeit - Fähigkeit, den Dienst den speziellen Bedürfnisse anderer anzupassen - Fähigkeit, gute Arbeitsbeziehungen zu den unterschiedlichsten Ansprechpartnern zu unterhalten - Fähigkeit zur Arbeit in einem internationalen und multikulturellen Umfeld - Fähigkeit zur Teamarbeit, Flexibilität und Innovation 7.2. Von Vorteil - Gute Kenntnisse in der anderen Verkehrssprache, die im Umfeld der Stelle verwendet wird, d.h. Englisch oder Französisch, je nachdem welche Sprache als Sprache im Sinne von Abschnitt 6.2. Buchstabe b gewählt wird - Kenntnis der Struktur und Funktionsweise der Dienststellen des Generalsekretariats des Rates und ihrer Beziehungen zu den anderen Organen - Berufserfahrung im Bereich der Dokumentenbearbeitung - Sicherheitsermächtigung (Geheimhaltungsgrad SECRET UE/EU SECRET) 8. SICHERHEITSERMÄCHTIGUNG Für bestimmte Stellen ist eine Ermächtigung zum Zugang zu Verschlusssachen (Geheimhaltungsgrad SECRET UE/EU SECRET) erforderlich. Bereits im Besitz dieser Ermächtigung zu sein, ist von Vorteil. Die interessierten Personen erklären sich mit ihrer Bewerbung bereit, sich den Sicherheitsüberprüfungen nach Maßgabe des Beschlusses 2013/488/EU des Rates vom 23. September 2013 zu unterziehen. Der Bewerber/die Bewerberin muss diese Sicherheitsermächtigung vor dem Dienstantritt im Generalsekretariat des Rates bei den für ihn/sie zuständigen nationalen Behörden beantragen. Vertragsbedienstete, die während der Vertragslaufzeit auf eine Stelle wechseln, für die eine Sicherheitsermächtigung erforderlich ist, müssen sich ebenfalls diesen Überprüfungen unterziehen. 3 9. AUSWAHLVERFAHREN 9.1. On-line-Registrierung Sie können sich über das EU-CV-Online-System bewerben: (https://ec.europa.eu/dgs/personnel_administration/open_applications/CV_Cand/). Dazu müssen Sie zunächst ein Konto anlegen oder sich über ein bestehendes Konto anmelden und einen elektronischen Lebenslauf ausfüllen. Sobald der elektronische Lebenslauf ausgefüllt ist, können Sie sich auf die ausgeschriebene Stelle bewerben. Bewerbungen müssen auf Englisch oder Französisch eingereicht werden. Es wird empfohlen, alle relevanten Felder im Bewerbungsformular auszufüllen. Bevor Sie sich bewerben, sollten Sie sorgfältig prüfen, ob Sie alle Zulassungsvoraussetzungen (siehe Abschnitt 6) erfüllen. In dieser Phase werden keine Unterlagen verlangt; diese werden später von den Bewerberinnen/Bewerbern, die zu einem Gespräch eingeladen werden, angefordert (siehe Abschnitt .(9.4 Nach Abschluss Ihrer Online-Registrierung wird auf dem Bildschirm eine Registrierungsnummer angezeigt, die Sie notieren müssen. Mit Erhalt dieser Nummer ist der Registrierungsvorgang abgeschlossen. Dies ist die Referenznummer für alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung. Wenn Sie keine Nummer erhalten haben, so bedeutet dies, dass Ihre Bewerbung nicht registriert wurde. Eine Eingangsbestätigung wird an die in Ihrer Bewerbung angegebene E-Mail-Adresse gesandt. Es liegt in Ihrer Verantwortung zu überprüfen, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse angegeben haben. Nur über EU-CV-Online eingereichte Bewerbungen werden geprüft. Technische Fragen zu EU-CV-Online sind über die Kontaktseite von EU-CV-Online zu stellen. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an die Dienststelle "Einstellung von Zeitbediensteten" beim Rat der EU unter der Adresse [email protected]; geben Sie bitte genau die Referenznummer der Ausschreibung, Ihre Registrierungsnummer und den Anlass Ihrer Anfrage an. 9.2. Auswahlausschuss Um die Einstellungsbehörde bei ihrer Auswahl zu unterstützen, wird ein Auswahlausschuss eingesetzt, der den Auftrag hat, eine Liste der am besten geeigneten Bewerber und Bewerberinnen aufzustellen. Wohlgemerkt unterliegen die Arbeiten und Beratungen sämtlicher Auswahlausschüsse der Geheimhaltung; die Bewerber und Bewerberinnen dürfen nicht versuchen, Kontakt zu einem Ausschussmitglied aufzunehmen. Die Einstellungsbehörde kann Bewerber, die sich nicht an diese Anweisungen halten, vom Auswahlverfahren ausschließen. 9.3. Zulassung zum Auswahlverfahren Mit Absenden Ihrer Bewerbung erklären Sie, dass Sie die allgemeinen und die besonderen Bedingungen nach Abschnitt 6 erfüllen. Nach Ablauf der Frist für die Online-Registrierung prüft der Auswahlausschuss anhand der in der Bewerbung aufgeführten Angaben, ob die eingereichten Bewerbungen die Kriterien nach Abschnitt 6 erfüllen. Die Bewerbungen, die diese Bedingungen erfüllen, werden dann nach den Auswahlkriterien des Abschnitts 7 beurteilt. Die geeignetsten Bewerber/Bewerberinnen für die Stelle werden zur Beurteilungsphase eingeladen. Nur mit diesen Bewerbern/Bewerberinnen erfolgt eine Kontaktaufnahme. 9.4. Einladung zur Beurteilungsphase Die Bewerber/Bewerberinnen werden auf der Grundlage der in ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Angaben beurteilt. Die eingeladenen Bewerber/Bewerberinnen werden aufgefordert, am Tag des Gesprächs eine Kopie ihres Abschlusszeugnisses/ihrer Abschlusszeugnisse und der weiteren Unterlagen zur beruflichen Erfahrung vorzulegen, aus denen eindeutig Beginn und Ende, Funktion(en) und Art der ausgeübten Tätigkeiten hervorgehen. Vor Unterzeichnung des Vertrags müssen die ausgewählten Bewerber/Bewerberinnen weitere Unterlagen als Nachweis der Erfüllung der Zulassungskriterien vorlegen. 9.5. Beurteilungsphase Das Gespräch ermöglicht dem Auswahlausschuss, eine Beurteilung der Bewerber/Bewerberinnen anhand der Auswahlkriterien nach Abschnitt 7 vorzunehmen. Es findet in den beiden oben genannten Verkehrssprachen (Englisch und Französisch) statt. 4 9.6. Überprüfung der Unterlagen und Kontrolle Nach der Beurteilungsphase werden die Bewerbungen der Vorauswahl anhand der eingereichten Unterlagen vom Auswahlausschuss überprüft, um Richtigkeit und Zulässigkeit der Bewerbung zu bestätigen. Wird in einer Phase des Verfahrens festgestellt, dass die Angaben in einer Bewerbung wissentlich gefälscht wurden, so wird der Bewerber/die Bewerberin vom Auswahlverfahren ausgeschlossen. Der Bewerber/die Bewerberin wird zudem ausgeschlossen, wenn er/sie – nicht alle Zulassungsvoraussetzungen erfüllt oder – nicht alle erforderlichen Unterlagen beibringt. 9.7. Reserveliste Die Namen der erfolgreichen Bewerber/Bewerberinnen werden in eine Reserveliste von Vertragsbediensteten der Funktionsgruppe I eingetragen. Bevor ihnen eine Stelle angeboten wird, können die auf der Reserveliste stehenden Bewerber/Bewerberinnen erneut zu einem Vorstellungsgespräch in dem betreffenden Referat eingeladen werden. Je nach Bedarf des betreffenden Referats und je nach Profil der erfolgreichen Bewerber/Bewerberinnen kann ihnen die Stelle eines Amtsboten/einer Amtsbotin oder eines Saaldieners/einer Saaldienerin oder eine Stelle am Empfang angeboten werden. Wenn der Bedarf der Referate dies erfordern, können die Vertragsbediensteten der Funktionsgruppe GF I aufgefordert werden, eine andere Stelle anzunehmen als die, für die sie ursprünglich eingestellt worden sind. Das Generalsekretariat des Rates kann zudem beschließen, auf die Liste der geeigneten Bewerberinnen und Bewerber zurückzugreifen, um in Zukunft frei werdende Stellen mit einem vergleichbaren Profil gegebenenfalls zu besetzen. 10. CHANCENGLEICHHEIT Das Generalsekretariat des Rates verfolgt eine Politik der Chancengleichheit (siehe Anlage 3) und würde es begrüßen, wenn Bewerbungen von Bewerbern und Bewerberinnen aus möglichst vielen EU-Mitgliedstaaten eingingen. Das Generalsekretariat bietet Maßnahmen zur Gewährleistung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und kann für Menschen mit Behinderungen Anpassungen am Arbeitsplatz vornehmen. Die Direktion Humanressourcen kann Ihnen auch Hilfe während des Einstellungsverfahrens anbieten. Wenn Sie eine Behinderung haben, wenden Sie sich für nähere Informationen bitte an das Büro für Chancengleichheit ([email protected]). 11. ERNEUTE PRÜFUNG VON BEWERBUNGEN Die Verfahren betreffend Anträge auf Überprüfung, die Einlegung von Rechtsmitteln und die Befassung des Europäischen Bürgerbeauftragten sind in Anlage 1 dieser Stellenausschreibung dargelegt. 12. DATENSCHUTZ Die Modalitäten für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Auswahlverfahrens sind in Anlage 2 dargelegt. 13. ZEITRAHMEN Bewerbungsfrist: 7.3.2017 Bewerbungsgespräche: 27.-31.3.2017 14. EINSTELLUNGSBEDINGUNGEN Den erfolgreichen Bewerbern/Bewerberinnen kann ein Vertrag als Vertragsbedienstete(r) beim Rat gemäß Artikel 3b der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten (BBSB) angeboten werden. Der Vertrag wird vorerst für einen Zeitraum von höchstens zwei Jahren geschlossen (einschließlich einer sechsmonatigen Probezeit) und kann anschließend um einen weiteren Zeitraum von sechs Monaten verlängert werden; danach kann er – zufriedenstellende Beurteilungsberichte und die Zustimmung der Dienstvorgesetzten vorausgesetzt – unbefristet verlängert werden. Die erfolgreichen Bewerbern/Bewerberinnen können als Amtsboten/Amtsbotinnen, Saaldiener/Saaldienerinnen oder als Empfangspersonal eingestellt werden. Das Generalsekretariat des Rates behält sich jedoch vor, den Bediensteten entsprechend dem Bedarf des Organs gegebenenfalls eine andere Stelle mit einem vergleichbaren Profil anzubieten. Die Einstellung erfolgt in der Besoldungsgruppe I; das monatliche Grundgehalt beträgt 1970,18 EUR. Zusätzlich zu dem Grundgehalt hat der/die Vertragsbedienstete gegebenenfalls Anspruch auf unterschiedliche Zulagen, insbesondere eine Haushaltszulage, eine Auslandszulage (16 v.H. des Gesamtbetrags des Grundgehalts und der Haushaltszulage), eine Zulage für unterhaltsberechtigte Kinder und eine Erziehungszulage. Das Gehalt unterliegt einer an der Quelle erhobenen Steuer der Europäischen Union und ist von der nationalen Besteuerung ausgenommen. 5 Anlage 1 ANTRAG AUF ÜBERPRÜFUNG – RECHTSBEHELFE BESCHWERDEN BEIM EUROPÄISCHEN BÜRGERBEAUFTRAGTEN In jeder Phase des Auswahlverfahrens können die Bewerber und Bewerberinnen bei einer sie ihrer Ansicht nach beschwerenden Entscheidung von folgenden Möglichkeiten Gebrauch machen: Antrag auf Überprüfung der Entscheidungen des Auswahlausschusses Die Überprüfung einer Entscheidung des Auswahlausschusses kann innerhalb von zehn Kalendertagen nach dem Datum des Schreibens, mit dem die Entscheidung mitgeteilt wurde, schriftlich unter Angabe von Gründen bei folgender Stelle beantragt werden: Rat der Europäischen Union Dienststelle "Einstellung von Zeitbediensteten" Rue de la Loi/Wetstraat 175 - B-1048 Bruxelles/Brusssel E-Mail-Adresse: [email protected] – Rechtsmittel – Gegen eine abschlägige Antwort auf Ihren Antrag auf Überprüfung oder gegen eine andere Sie beschwerende Entscheidung der Anstellungsbehörde können Sie gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts der Beamten der Europäischen Union innerhalb der vorgesehenen Fristen eine Beschwerde an die Anstellungsbehörde richten: Rat der Europäischen Union Referat Rechtsberater der Verwaltung, DGA 1 Rue de la Loi/Wetstraat 175 - B-1048 Bruxelles/Brusssel – – Wird die Beschwerde abgewiesen, so können Sie gemäß Artikel 91 des Statuts der Beamten der Europäischen Union Klage beim Gericht für den öffentlichen Dienst der Europäischen Union erheben. Beschwerden beim Europäischen Bürgerbeauftragten Wie jeder Bürger der Union können Sie eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten richten: Europäischer Bürgerbeauftragter 1, Avenue du Président Robert Schuman – BP 403 - F-67001 STRASBOURG Cedex Rechtsgrundlage für die Beschwerde ist Artikel 228 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union; hierbei gelten die Voraussetzungen, die im Beschluss des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten festgelegt sind (Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften Nr. L 113 vom 4. Mai 1994). Die Bewerber und Bewerberinnen werden darauf hingewiesen, dass die Frist, die in Artikel 90 Absatz 2 und Artikel 91 des Statuts für die Einreichung einer Beschwerde bzw. einer Klage beim Gericht für den öffentlichen Dienst der Europäischen Union nach Artikel 270 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union festgelegt ist, durch die Befassung des Bürgerbeauftragten nicht ausgesetzt wird. 6 Anlage 2 DATENSCHUTZ Als für die Durchführung des Auswahlverfahrens zuständiges Organ stellt das Generalsekretariat des Rates sicher, dass die personenbezogenen Daten der Bewerber und Bewerberinnen entsprechend den Vorschriften der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Europäischen Union und zum freien Datenverkehr behandelt werden. Rechtsgrundlagen für das Auswahlverfahren sind das Statut der Beamten der Europäischen Union und der Beschluss des Rates vom 23. September 2013 über die Sicherheitsvorschriften für den Schutz von EU-Verschlusssachen (2013/488/EU). Zuständig für das Auswahlverfahren ist die Direktion Personalverwaltung (DGA 1), Referat Personalbestand und Mobilität, dessen Leiter der für die Verarbeitung Verantwortliche ist. Auf die Angaben der Bewerber und Bewerberinnen haben die Mitarbeiter der Abteilung "Einstellung von Zeitbediensteten" und deren vorgesetzte Dienststellen, die Mitglieder des beratenden Auswahlausschusses und gegebenenfalls das Referat Rechtsberater der Verwaltung Zugriff. Verwaltungstechnische Informationen, die der Identifizierung des Bewerbers/der Bewerberin und/oder der organisatorischen Abwicklung des Verfahrens dienen, werden an ein Assessment Center übermittelt. Zweck der Verarbeitung ist die Erhebung der Daten, um zum einen alle Bewerber und Bewerberinnen für eine Stelle beim Generalsekretariat des Rates zu identifizieren und zum anderen eine Auswahl unter den Bewerbern und Bewerberinnen vorzunehmen. Hierbei handelt es sich um die folgenden Daten: • • • • • personenbezogene Daten zur Identifizierung der Bewerber und Bewerberinnen (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit); Angaben der Bewerber und Bewerberinnen, die der organisatorischen Abwicklung des Verfahrens dienen (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern); von den Bewerbern und Bewerberinnen vorgelegte Informationen, anhand deren beurteilt werden kann, ob sie die in der Stellenausschreibung genannten Zulassungsvoraussetzungen erfüllen (Staatsangehörigkeit, Sprachkenntnisse, Qualifikationen des Bewerbers/der Bewerberin, Jahr der Erlangung dieser Qualifikationen, Art des Diploms/Hochschulabschlusses, Name der verleihenden Einrichtung, Berufserfahrung); ggf. Angaben zu Art und Gültigkeitsdauer der Ermächtigung für den Zugang zu Verschlusssachen; die Ergebnisse der Prüfungen zur Auswahl der Bewerber und Bewerberinnen, einschließlich der Bewertungen durch die Berater des Assessment Centers. Die Verarbeitung der Daten beginnt zum Zeitpunkt des Eingangs der Bewerbung. Die Bewerbungsunterlagen werden wie folgt abgelegt und archiviert: • für nicht auf der Auswahlliste aufgeführte Bewerber/Bewerberinnen zwei Jahre lang • für erfolgreiche Bewerber/Bewerberinnen bis zum Ablauf der Gültigkeitsdauer der Reserveliste Alle Bewerber und Bewerberinnen haben das Recht, ihre persönlichen Daten einzusehen und zu berichtigen. Begründete Anträge sind per E-Mail an die Abteilung "Einstellung von Zeitbediensteten" zu richten: [email protected]. Die Bewerber und Bewerberinnen können sich jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden ([email protected]). 7 Anlage 3 CHANCENGLEICHHEIT BEIM GENERALSEKRETARIAT DES RATES Als Arbeitgeber ist das Generalsekretariat des Rates dafür verantwortlich, die Chancengleichheit von Männern und Frauen zu gewährleisten und jegliche Art von Diskriminierung zu verbieten. Die Hauptziele seiner Politik der Chancengleichheit bestehen darin, • • • • • sicherzustellen, dass im Rahmen seiner Personal- und Personalverwaltungspolitik die Grundsätze der Gleichheit und Nichtdiskriminierung geachtet werden; eine ausgewogene Vertretung von Männern und Frauen, vor allem in Führungspositionen, zu erreichen; die Lage von Menschen mit Behinderungen zu verbessern, was die Zugangsmöglichkeiten zu seinen Gebäuden und eine integrative und auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitsumgebung anbelangt*; sein Personal vor Belästigung am Arbeitsplatz zu schützen; den Bedürfnissen des Personals in Bezug auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie Rechnung zu tragen, indem ein umfassendes Bündel familienfreundlicher Maßnahmen, einschließlich flexibler Arbeitszeit, Telearbeit und Jobsharing, angeboten wird. *Anpassungen für Menschen mit Behinderungen ("angemessene Vorkehrungen") können auch die Neuordnung von Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die Bereitstellung technischer Hilfsmittel und sonstige Anpassungen der Arbeitsumgebung beinhalten. Solche Maßnahmen werden getroffen, wenn sie nicht zu einer ungebührlichen Belastung der Ressourcen des Organs führen. Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie Ein Flexitime-System wird im gesamten Generalsekretariat auf der Grundlage einer 40-StundenArbeitswoche eingesetzt, wobei Flexileave (Freizeitausgleich für Überstunden) für das Personal in nichtleitender Position möglich ist. In vielen Arbeitsbereichen kann ein individueller Zeitplan im Zeitrahmen 7.00 Uhr bis 20.00 Uhr vereinbart werden. Teilzeitarbeit kann gewährt werden, beispielsweise um ein unterhaltsberechtigtes Kind im Alter bis zu 12 Jahren – oder bis zu 14 Jahren, wenn der Beamte/die Beamtin ein alleinerziehendes Elternteil ist – zu betreuen. Der nach dem Statut vorgesehene Mutterschaftsurlaub beträgt zwanzig Wochen; nach Wiederaufnahme der Arbeit können bis zu zwei Stunden pro Tag für das Stillen gewährt werden. Väter haben Anspruch auf einen bezahlten Vaterschaftsurlaub von zehn Tagen. Ein Elternurlaub von bis zu sechs Monaten pro Kind kann mit einer Pauschalzulage gewährt werden. Im Falle schwerer Erkrankung oder Behinderung eines Kindes besteht ein Anspruch auf einen längeren Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub. Urlaub aus familiären Gründen mit einer Pauschalzulage ist auch im Falle einer schweren Erkrankung oder Behinderung von Familienangehörigen möglich. Sonderurlaub wird in Fällen wie Heirat, Geburt oder Adoption eines Kindes sowie Tod oder schwere Erkrankung eines Familienangehörigen gewährt. In Ausnahmefällen kann unbezahlter Urlaub aus persönlichen Gründen (CCP) gewährt werden. Je nach Aufgaben und Arbeitsumgebung ist Telearbeit nach der Regelung für regelmäßige Telearbeit (60 % zu Hause und 40 % im Büro) oder nach der Regelung für gelegentliche Telearbeit (bis zu 60 Tage pro Jahr) möglich. Folgende Kinderbetreuungseinrichtungen stehen dem Personal mit Kindern nach Maßgabe bestimmter Prioritätskriterien zur Verfügung: Kinderkrippe des Generalsekretariats für Kinder im Alter von 0-4 Jahren; Kinderbetreuungsmöglichkeiten nach der Schule und während der Ferien werden von der Europäischen Kommission und nachschulische Aktivitäten in den Europäischen Schulen organisiert. Für weitere Informationen senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected]. 8
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