Auftragsmanager Bedienungsanleitung - Auftrags

Auftrags-Manager
für Hausverwaltungen
Entwickelt von Hausverwaltern für Hausverwalter
Lizenzbedingungen
Die in diesem Programm und dieser Beschreibung verwendeten Begriffe und Symbole für Outlook,
Word, Excel sind eingetragenen Warenzeichen der US Microsoft Corporation und urheberrechtlich geschützt.
Auftragsmanager für Hausverwaltungen ist durch Urhebergesetze und vertragliche Bindungen geschützt. Unbefugte Vervielfältigung oder unbefugter Vertrieb dieses Programms oder Teile davon sind
strafbar. Dies wird sowohl straf- als auch zivilrechtlich verfolgt und kann schwere Strafen und Schadensersatzforderungen zur Folge haben.
Inhaltsverzeichnis
Lizenzbedingungen .................................................................................................................................. 1
1.
2.
Einleitung ...................................................................................................................................... 4
1.1
Historie .......................................................................................................................... 4
1.2
Notwendige Problembereinigung ................................................................................. 4
1.3
Die Organisationslücke .................................................................................................. 4
1.4
Der „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“........................................................... 5
1.5
Die Philosophie .............................................................................................................. 5
Installation .................................................................................................................................... 7
2.1
3.
Einstellungen ................................................................................................................. 7
Schnelleinstieg .............................................................................................................................. 7
3.1.0
Wichtige Funktionen...................................................................................................... 7
3.1.1
3.2.0
Funktionen der Schaltflächen ........................................................................ 7
Der erste Auftrag ......................................................................................................... 10
3.2.1
Es gibt zwei Möglichkeiten ........................................................................... 10
3.2.2
Erster Musterauftrag ohne vorherige Stammdatenanlage. ......................... 10
AMH Auftrags-Manager für Hausverwaltungen GbR, Nimrodstraße 9, Gebäude 3, 4. OG, in 90441 Nürnberg
Gesellschafter: Wilhelm Wolf, Bernd Müller, Vincent Wolf; Tel. 0911/94195-55 St.-Nr. 240/182/54200
www.AMH-Auftragsmanager.de ; e-Mail: [email protected]
4.
3.2.2.1
Objekte ......................................................................................................... 10
3.2.2.2
Gewerke ....................................................................................................... 11
3.2.2.3
Firmen .......................................................................................................... 12
3.2.2.4
Auftragsbeschreibungen .............................................................................. 12
3.2.2.5
Auftragsstatus und Speichern ...................................................................... 12
3.2.2.6
Aufträge versenden ...................................................................................... 13
3.2.2.7
Übernommene Stammdaten ....................................................................... 14
3.2.2.8
Neue Aufgabenliste ...................................................................................... 14
Stammdaten ................................................................................................................................ 15
4.1.0
Objekte (F5) ................................................................................................................. 15
4.1.1
Allgemeines .................................................................................................. 15
4.1.2.0
Einzelobjekte ................................................................................................ 15
4.1.2.1
Weitere Objekte ........................................................................................... 16
4.1.2.2
Korrektur und Ergänzungen ......................................................................... 16
4.1.2.3
Mehrere aufeinanderfolgende Objekte ....................................................... 16
4.1.3
Mehrhausobjekte ......................................................................................... 16
4.1.3.1
Erste Objekte bei Mehrhausobjekte anlegen .............................................. 17
4.1.3.2
Option: Unterobjekte anlegen ohne Firmenbindungen .............................. 17
4.1.3.3
Unterobjekte anlegen mit Firmenbindungen .............................................. 17
4.1.3.4
Unterobjekte zur Mehrhausanlage .............................................................. 17
4.1.3.5
Objekt Öffnen (Suchen) ................................................................................ 18
4.1.3.6
Objekte „Bearbeiten“ oder „Löschen“ ......................................................... 19
4.2.0
Wohnungen ................................................................................................................. 19
4.3.0
Firmen (F6)................................................................................................................... 19
4.4.0
4.3.1
Allgemeines .................................................................................................. 19
4.3.2
Firma Öffnen (Suchen) ................................................................................. 19
4.3.2
Firmen eingeben .......................................................................................... 20
4.3.2.1
Weitere Firmen ............................................................................................ 20
4.3.2.2
Firmendaten „Ändern“ oder „Löschen“ ....................................................... 21
Firmenbindungen zu Objekten .................................................................................... 21
4.4.1
Firmenbindung zuordnen ............................................................................. 21
4.4.2
Weitere Firmenbindungen festlegen ........................................................... 23
4.4.3
Firmenbindungen löschen oder ändern ....................................................... 23
4.4.4
Bevorzugte Firma einem Objekt zuordnen .................................................. 24
4.4.5
Unterschiedliche Firmenbindungen in einem Objekt für ein Gewerk ......... 24
4.4.6
Firmenbindungen für Unterobjekte getrennt anlegen ................................ 24
Seite 2
4.5.0
5.
Objekte/Wohnungen/Firmen öffnen bzw. suchen ..................................................... 25
Aufträge ...................................................................................................................................... 25
5.1.0
Aufträge (F2) ................................................................................................................ 25
5.1.1
5.2.0
5.3.0
6.
8.
Aufgabenliste (F4) ........................................................................................................ 26
5.2.1
Eigene Aufträge ............................................................................................ 26
5.2.1.1
Aktualisierungen der Aufgabenliste ............................................................. 26
5.2.2
Zugewiesene Aufträge.................................................................................. 26
5.2.2.1
Steuerung der Aufgabenliste ....................................................................... 27
5.2.3
Wiedervorlagen ............................................................................................ 27
5.2.4
Meldungen zur Aufgabenliste ...................................................................... 28
5.2.4.1
Laufende Aktualisierungen und Übersicht ................................................... 28
Auswertungen ............................................................................................................. 28
Systempflege ............................................................................................................................... 28
6.1.0
Status ........................................................................................................................... 28
6.2.0
Gewerke....................................................................................................................... 28
6.3.0
7.
Auftrag öffnen / Auftrag suchen .................................................................. 26
6.2.1
Allgemeines .................................................................................................. 28
6.2.2
Vorgefertigte Zuordnungen ......................................................................... 29
6.2.3
Änderungen und Ergänzungen ..................................................................... 29
6.2.4
Berechtigungen für Änderungen .................................................................. 29
6.2.5
Liste der Gewerke ........................................................................................ 29
6.2.6
Bedeutungen der Bezeichnungen ................................................................ 30
6.2.7
Besonderheit für „Abmahnungen“ und „Besondere Notizen“ .................... 30
Bearbeiter .................................................................................................................... 31
Administrator .............................................................................................................................. 31
7.1.0
Wer ist Administrator .................................................................................................. 31
7.2.0
Besondere Berechtigungen ......................................................................................... 31
7.3.0
Was sollte der Administrator besonders beachten ..................................................... 31
Anlagen ....................................................................................................................................... 31
8.1
Bearbeitung und Erstellung von Textdateien im Auftrag ............................................ 31
8.1.1
Bearbeitung von Textdateien ....................................................................... 31
8.1.2
Erstellen neuer Textdateien ......................................................................... 31
8.2.0
Arbeiten von außerhalb des Büros mit Laptop oder Tablet ........................................ 32
8.3.0
Wie bekomme ich weitere Hilfe? ................................................................................ 32
8.3.1
Häufig gestellte Fragen / FAQ ...................................................................... 32
www.amh-auftragsmanager.de .................................................................................. 32
Seite 3
8.3.2
Anfrage per E-Mail ....................................................................................... 32
9.
Stichwortverzeichnis ................................................................................................................... 33
10.
Impressum................................................................................................................................... 34
1. Einleitung
1.1
Historie
Die Zeit von Karteikarten, Zettelwirtschaft, Bilanzbuch und manueller Abrechnungen
ist abgelaufen. Im Bereich der Buchführung und Abrechnung ist das auch in allen Hausverwaltungen angekommen, weil sich niemand das Personal für Karteikartenführung
von Hausgeldern und manuellen Abrechnungen leisten könnte und damit nicht konkurrenzfähig wäre. Im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ist das
bei vielen Hausverwaltungen noch nicht so. Dabei muss man sich vor Augen führen,
dass die Zeit immer schneller kommen wird, wo auch in diesem Bereich ebenfalls die
Konkurrenzfähigkeit eine große Rolle spielen wird.
1.2
Notwendige Problembereinigung
Zettel-Organisation, Ablagefächer für die Auftragsbearbeitung, aufwendige Suchvorgänge, zeitraubende Rückfragen bei den Kollegen, stöbern in Archiven, über aktuelle
Vorgänge keine Auskunft geben zu können, weil der Kollege nicht da ist... – all diese
Vorgänge müssen neu strukturiert werden. Verschiedenste Ablagesysteme von bestehenden Aufträgen werden in einfacher elektronischer Form zusammengefasst und
sind zentral von jedem Arbeitsplatz direkt zugänglich. Sparen Sie sich ab jetzt diese
unnötige und Zeit fressende Arbeit. Setzten Sie Ihre Arbeitskräfte sinnvoller, effektiver
und gewinnbringender ein.
1.3
Die Organisationslücke
Wir dürfen Sie beglückwünschen zum Einsatz des „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ in Ihrer Firma. Diese Software ist angesiedelt im großen Bereich der Objektmanager, jedoch wäre dieser Begriff zu allgemein und nicht aussagekräftig für den
gezielten Einsatz in Hausverwaltungen vom Einmann-Betrieb bis zu Großverwaltungen. Der „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ besticht durch die Einfachheit
des sofortigen Einsatzes bei enormer Leistungsfähigkeit und äußerst geringen Kosten.
Eine Organisationslücke in sehr vielen Hausverwaltungen, die es zu schließen gilt und
bisher oft an hohem Anfangsaufwand und hohen Kosten gescheitert ist.
Verpassen Sie nicht den Anschluss und beginnen Sie noch heute mit dem
„Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“.
Geld kostet nicht das Programm, sondern die Arbeitszeit, die Sie ohne den
„Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ nicht einsparen!
Oder würden Sie bei den Buchungen und Abrechnungen zu Karteikarten und
Schreibmaschine zurückkehren?
Seite 4
1.4
Der „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“
Sie haben mit dem „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ im Hinblick auf Ihre
tägliche Arbeit in der Hausverwaltung zur Abwicklung der laufenden Aufträge bei den
Reparaturen und Sanierungen, ebenfalls für Übersichten und Auswertungen zu den
Handwerkerfirmen sowie den einzelnen Objekten oder Wohnungen ein umfassendes
Werkzeug, sowohl als Einzelplatzversion oder im Netzwerk als Mehrplatzversion.
Der „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ ist speziell zugeschnitten auf die besonderen Bedürfnisse einer professionellen Hausverwaltung vom Kleinbetrieb bis zum
Großunternehmen.
Sie werden mit dem „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ eine erhebliche Effizienzsteigerung Ihrer täglichen Arbeit erfahren bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung
gegenüber Ihren Kunden, den Eigentümern und Mietern sowie eine effizientere Zusammenarbeit mit den von Ihnen beauftragten Handwerkern, Architekten, Hausmeistern und allen anderen Versorgungs- und Betreuungsunternehmen.
Sie werden bei besserer Qualität und höheren Kundenzufriedenheit Ihrer täglichen Arbeit eine enorme Zeit- und damit auch Kostenersparnis feststellen.
1.5
Die Philosophie
Der vorliegende „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ ist ganz bewusst auf
sehr, sehr kurze Einarbeitungszeit und nach der kurzen Installation auf sofortige Verwendung und Verwendbarkeit aufgebaut. Wobei die geringen Investitionskosten nach
kurzer Zeit und dann dauerhaft zu ständigen Einsparungen und Erfolgsverbesserungen
führen. Nach der Installation können Sie mit dem Kapitel drei „Schnelleinstieg“ sofort
mit der Arbeit beginnen und Ihren ersten Auftrag bereits anlegen. Ab Kapitel vier sind
die einzelnen Funktionen näher erläutert. Nutzen Sie einfach die Vorteile, indem Sie
von jetzt an alle Ihre Aufträge und entsprechenden besonderen Vorgänge im „Auftrags-Manager für
Hausverwaltungen“
anlegen und den „Auftrags-Manager für
Hausverwaltungen“ konsequent nutzen. Noch vorhandene laufende Vorgänge können ganz einfach je nach Belieben im „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“
nachgetragen und aus den bisherigen Ablagesystemen herausgelöst werden, so haben
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Sie in kurzer Zeit keine Zettel-Organisation mehr und die volle Zeit- und Kosteneinsparung in Ihrem Büro.
Im „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ stehen immer jedem Benutzer und allen Bearbeitern im Netzwerk alle Daten und Änderungen zu den angelegten Aufträgen
unmittelbar zur Verfügung. Es wird dabei bewusst auf eine komplette Datenübernahme aus den verschiedensten gängigen Hausverwaltungsprogrammen verzichtet.
Solche Datenübernahmen sind sehr aufwendig, teuer und dabei nicht selten mit entsprechenden Konvertierungsproblemen verbunden. Die Programmkomplexität wird
dabei schwieriger, die Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit des Programms würde leiden, die Einarbeitungszeit wäre länger und die Kosten erheblich höher. Außerdem stehen die benötigten Stammdaten für die Handwerksfirmen, Hausmeister und allen anderen Versorgungsunternehmen äußerst selten in der von den Hausverwaltern benutzten Hausverwaltungssoftware zur Verfügung.
Dabei hat sich gezeigt, dass meist nur ein äußerst geringer Teil der Gesamtdaten für
die Beauftragung von Reparaturen wirklich benötigt wird. So werden für die Beauftragung von kleinen Reparaturen am Haus (wie z. B. Treppenhauslicht ausgefallen) nur
die Objektdaten in Form von Straße und Hausnummer des Objekts und die Daten der
ausführenden Firma benötigt. Ein einmalig sehr schnell angelegtes Objekt und eine
einmalig sehr schnell angelegte Handwerksfirma sind dann für alle Benutzer und alle
künftigen Aufträge immer wieder verfügbar. Auf diese Weise können Sie sofort nach
der kurzen Installation mit der Arbeit und dem ersten Auftrag beginnen und haben
auch nach kurzer Zeit ein umfassendes Potenzial an Stammdaten für alle Aufträge, die
in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind.
Die Auftragsdaten können sofort vom Arbeitsplatz per E-Mail/Fax mit Anlagen von Fotos oder Dokumenten aus dem „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ heraus
versandt oder in entsprechende Text- oder Tabellenkalkulationsprogramme übertragen werden. Voraussetzung hierfür sind die benötigten, meist standardmäßig vorhandenen Zusatzprogramme wie Outlook, Word, Excel oder anderweitige derartige Programme, die in den „Auftrags-Manager für
eingebunden werden können.
Hausverwaltungen“ bei der Installation
Firmen, die für bestimmte Objekte feste Verträge haben, können fest zu Einzelobjekten zugeordnet werden. Z. B. eine Heizungsfirma, welche die Heizung für ein bestimmtes Objekt betreut oder noch die Gewährleistung darauf hat, oder aber eben der Hausmeister, der dieses Objekt betreut und kein anderer, wird bei dem Aufruf des Gewerkes für ein zugeordnetes Objekt sofort angeboten. Dies kann bei Mehrhausanlagen
sogar für jedes Haus unterschiedlich erfolgen, dadurch reduzieren sich bei allen im
Netz beteiligten Nachfragen und evtl. Fehlerquoten diesbezüglich.
Versicherungsschäden oder Gewährleistungen können besonders gekennzeichnet und
ausgewertet werden. Abmahnungen oder besondere Problematiken (evtl. auch nur,
wenn eine Mietpartei schon zum dritten Mal Probleme mit Hunden bereitet...) können
ohne Firmenangaben festgehalten und auch für zurückliegende Zeiträume schnell gefunden werden.
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Lassen Sie sich beim „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ von der Flexibilität
und Kreativität überraschen, und fangen Sie einfach an. Wir wünschen viel Freude und
Erfolg dabei.
2. Installation
Die Installation mit einer ca. einstündigen Einweisung erfolgt momentan vor Ort in Ihrer Firma
(Option), oder mittels Ferninstallation über TeamViewer.
2.1
Einstellungen
Der Administrator in Ihrer Firma für dieses Programm kann zusätzliche Administratoren frei geben. Ferner Mitarbeiter hinzufügen oder löschen sowie die Voreinstellungen
in der Systempflege ergänzen oder verändern. Der Administrator wird bei der Installation festgelegt.
3. Schnelleinstieg
3.1.0
Wichtige Funktionen
3.1.1
Funktionen der Schaltflächen
Beim Menü Auftrag (F2) und Stammdaten (F5 und F6) haben die Schaltflächen folgende Grundfunktionen, mit denen Sie ständig arbeiten werden:
neu
neuer Auftrag, neues Objekt, neue Wohnung oder neue Firma. Wählen
Sie diese Option, wenn Sie einen Auftrag oder eine Stammdatenanlage
abgeschlossen haben und etwas Neues anlegen möchten, damit Sie
den letzten Auftrag oder das letzte Objekt/Wohnung/ Firma nicht
überschreiben!
Speichern
Speichert den angezeigten Auftrag oder die angezeigte Stammdatenanlage. Diese Option kann bei einer Neuanlage verwendet werden,
überschreibt aber in jedem Fall einen bestehenden Auftrag oder ein
bestehendes Objekt/Wohnung/Firma. Diese Option ist zu verwenden,
wenn ein bestehender Auftrag ergänzt oder verändert bzw. bestehende Stammdaten ergänzt oder berichtigt und verändert werden.
Das kann auch nur die Eingabe einer neuen Telefonnummer sein. Der
ursprüngliche Auftrag oder das ursprüngliche Objekt/ Wohnung/Firma
wird überschrieben mit den neuen Daten.
Seite 7
als Kopie speichern
Speichert den Auftrag oder die Stammdaten als Kopie.
Bei einem Auftrag bewirkt diese Funktion, dass die Stammdaten des
Objekts und der Wohnung sowie die Auftragsbeschreibung erhalten
bleiben und bei einem neuen Auftrag für das gleiche Objekt oder die
gleiche Wohnung nur noch das Gewerk und die Firma zu ergänzen ist.
Ergänzungen oder Äderungen im Text Auftragsbeschreibung sind
dennoch möglich.
Bei der Eingabe der Stammdaten ist diese Funktion beonders hilfreich,
wenn bei einer Mehrhausanlage nur die Hausnummer geändert
werden muss oder auch mehrere Wohnungen in einem Haus damit
sehr viel schneller angelegt werden können. Die Daten bleiben in der
Maske stehen und nur die Daten, die sich verändern müssen
umgeschrieben werden.
Achtung: Auch die letzte Eingabe in gleicher Weise speichern, sonst
überschreiben Sie bei Verwendung der Speicheroption die vorletze
Eingabe!
Öffnen
Diese Funktion öffnet jeweils den Suchvorgang für die Aufträge und
den Suchvorgang für die Objekte/Wohnungen/Firmen. Alle Aufträge
oder Stammdaten, die gesucht werden, gehen über diesen Weg der
Auswahl oder über Funktionstasten zur schnelleren Handhabung.
Diese fünf Funktionen sind die am häufigsten erforderlichen Menüs,
daher sind sie zur schnellen Handhabung entsprechend mit den Funktionstasten versehen, die aus allen Programmteilen heraus verwendet
werden können. Nur wenn bereits ein Suchfenster geöffnet ist, dann
muss dieses zuerst geschlossen werden.
Die Funktionstasten sind auch ersichtlich im Hauptmenü (siehe Bild).
Löschen
Hier können Aufträge gelöscht werden, die Sie nicht mehr angezeigt
haben möchten, wenn sie auch nicht als erledigt oder storniert
markiert werden sollen.
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Wenn Objekte oder Wohnungen aus dem Bestand heraus genommen
werden sollen, können sie gelöscht werden. Firmen, die erloschen sind
oder für eine Zusammenarbeit aus anderen Gründen nicht mehr in
Frage kommen, können auch dort gelöscht werden. Offene Aufträge
müssen erst abgeschlossen oder storniert werden, folgen Sie den
Anweisungen.
Bitte beachten, die Löschungen sind endgültig.
Drucken
Sendet Ausdrucke der entsprechenden Auswahlen an den intallierten
Drucker. Siehe Hauptmenü unter Einstellungen.
per Mail versenden
Sendet den Auftrag per Mail an die im Auftrag festgelegte Firma. In
den Firmenstammdaten (F6) muss eine e-Mail-Adresse eingegeben
sein. Der Versand erfolgt über das Programm, das im Hauprmenü bei
Einstellungen installiert wurde, z. B. Outoolk.
Anlagen wie Fotos oder Dokumente, die im Auftragsmenü unter
„Anhänge“ eingebunden sind, werden nach Wunsch sofort mit
versandt.
Der Versand des Auftrags per Mail ist die schnellste und sollte die
häufigste Versandart sein.
nach Word exportieren
Die Auftragsdaten werden nach Word, oder einem anderen unter
Einstellungen im Hauptmenü installierten Textprogramm, exportiert.
Die verwendeten Vorlagen werden nach Aufrufen dieser Option
ausgewählt. Diese Vorlagen können selbst bearbeitet oder auch neue
zusätzliche Vorlagen erstellt werden. Mehr Hinweise dazu in der
Anlage unter „8.1.0 Bearbeitung und Erstellung von Textdateien im
Auftrag“
Diese Datei kann ebenfalls zum Direktversand per Fax oder PDF,
andernfalls auch der Ausdruck als herkömmlichen Fax-Versand
verwendet werden.
Das Besondere an dieser Exportfunktion ist, dass dieses Dokument
automatisch im Auftrag unter „Anhänge“ gespeichert wird. Wenn Sie
also den Auftrag auch nur als e-Mail versenden, können Sie den
Auftrag als Textdokument über diese Funktion schnell als Anhang
speichern, dabei braucht das Dokument nicht einmal ausgedruckt
werden.
nach Excel exportieren
Im Menü Auswertungen werden die ausgewählten Daten in Excel oder
entsprechend festgelegtes Tabellenprogramm zur weiteren
Verarbeitung übertragen.
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3.2.0
Der erste Auftrag
3.2.1
Es gibt zwei Möglichkeiten
Sie können das betreffende Objekt und die ausführende Firma aus dem Auftrag heraus direkt anlegen und damit den Auftrag erstellen. Dieses Beispiel
wird anschließend ab Ziff.3.2.2 behandelt.
oder:
Mit den vorhandenen Stammdaten arbeiten. Ein einmalig angelegtes Objekt
und eine einmalig angelegte Firma erscheinen immer in den entsprechenden
Fenstern und die Daten sind überall verfügbar.
3.2.2
Erster Musterauftrag ohne vorherige Stammdatenanlage.
Das nachfolgende Beispiel können Sie nach der Installation sofort ausführen
mit Ihren Daten und Sie haben ohne weitere Einarbeitung bereits Ihren ersten echten Auftrag angelegt. Folgen Sie den nachfolgenden Schritten:
Öffner Sie aus dem „Hauptmenü“ im Fenster „Aufträge“ die Funktion „Aufträge (F2)“ durch einfaches anklicken oder mit der Funktionstaste (F2):
3.2.2.1
Objekte
In dem geöffneten Auftragsmenü für einen neuen Auftrag finden Sie nun
keine Daten vor. Klicken Sie über dem Feld „Objekt:“ auf das Kästchen mit
den drei Punkten:
Seite 10
Es öffnet sich das Fenster „Neues Objekt zuordnen“. Geben Sie dort bei „Objektname:“ den Straßennahmen und die Hausnummer an. Ferner die PLZ und
den Ort (setzen Sie Ihre Daten ein; sofern die Straßenbezeichnung vom Objektnamen abweicht, können Sie dort auch die Straße eintragen, sonst könnten Sie darauf verzichten). Ferner wählen Sie aus, welcher Mitarbeiter in Ihrer Firma das Objekt bearbeitet.
Klicken Sie anschließend in der Kopfzeile auf „Zuordnen“:
Damit kommen Sie wieder in das Auftragsmenü mit den eingetragenen Daten des Objekts.
3.2.2.2
Gewerke
Klicken Sie auf das Feld „Gewerk“: Es öffnet sich die Liste der bisher angelegten Gewerke, hier sehen Sie eine voreingestellte Liste, die bei Bedarf von
Ihnen individuell in der Systempflege ergänzt oder verändert werden kann.
Durch das Eintippen der Anfangsbuchstaben wird die Liste entsprechend eingeschränkt. In dem Beispiel geben wir den Buchstaben „e“ ein und wählen
dann das Gewerk „Elektriker“, oder vorher bereits durch direktes anklicken,
aus:
Das Gewerk „Elektriker“ wird eingetragen.
Seite 11
3.2.2.3
Firmen
Wenn Sie nun in das Feld „Firma:“ klicken, öffnet sich ebenfalls eine leere
Liste. Klicken Sie dort, wie schon bei „Objekt:“ auf die drei Punkte:
zum Öffnen des Menüs „Neue Firma zuordnen“:
Tragen Sie wie in der folgenden Grafik sichtbar die Firmendaten der Firma
ein, der Sie den Auftrag geben werden. Tragen Sie auf alle Fälle eine gültige
E-Mail Adresse ein:
Klicken Sie im Feld „Gewerke:“ auf das Gewerk der Firma, in unserem Fall
„Elektriker“. Wenn eine Firma mehrere Gewerke ausübt, z. B Heizung und
Installateur, kann durch zusätzliches Drücken der „Strg- oder Ctrl-Taste“ eine
Mehrfachauswahl erfolgen.
Klicken Sie anschließend wieder auf „Zuordnen“ in der Kopfzeile:
Sie gelangen damit wieder in das Menü „Auftrag“ mit dem Eintrag der ausführenden Firma.
3.2.2.4
Auftragsbeschreibungen
Nun können Sie in der „Auftragsbeschreibung:“ den Text oder Umfang der
notwendigen Reparatur eingeben, frei nach dem Motto: So kurz wie möglich
und so viel wie erforderlich.
In dem darunter liegenden Fenster „Notizen“ wird automatisch der Name
des Sachbearbeiters mit Datum und Uhrzeit eingetragen, so kann jede Veränderung oder Fortschreibung eines Auftrages zeitlich und sachlich nachvollzogen werden. Tragen Sie dort jeweils Ihre eigenen Notizen und Ergänzungen
zu den Aufträgen ein, dieses Feld ist beliebig editierbar als normales Textfeld.
Bei jeder Änderung wird automatisch diese Infozeile mit Namen, Datum und
Zeit eingetragen, die aber auch gelöscht oder überschrieben werden kann.
3.2.2.5
Auftragsstatus und Speichern
Seite 12
Öffnen Sie dann das Fenster „Auftragsstatus:“ und klicken auf „beauftragt“,
danach speichern Sie in der Kopfzeile den Auftrag mit „Speichern“.
3.2.2.6
Aufträge versenden
Jetzt klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche „per Mail versenden“:
Damit gelangen Sie in Outlook zum Erstellen einer neuen Nachricht mit den
bereits übernommenen Daten der Firma, des Objekts und des Auftragstextes:
Mit diesen bereits übernommenen Informationen hat die ausführende Firma
bereits alle Informationen, um den Auftrag zu erledigen.
In der Fußzeile, wo hier „Mit freundlichen Grüßen“ steht, wäre statt dessen
Ihre Standardinformation mit den entsprechenden Firmenangaben, die Sie
für Ihr E-Mail Programm eingerichtet haben.
Sie können den übernommenen Text dennoch beliebig editieren oder ergänzen.
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Klicken Sie anschließend auf „Senden“, damit haben Sie die Beauftragung der
ersten Reparatur mit dem „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ bereits abgeschlossen.
Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie den Auftrag schon versendet haben
oder noch nicht, können Sie Sie in Outlook oder Ihrem Mail-Programm unter
„gesendete Elemente“ nachsehen.
3.2.2.7
Übernommene Stammdaten
Wenn Sie nun im Menü „Auftrag“ in der Kopfzeile auf die erste Schaltfläche
„Neuer Auftrag“ klicken und dann in das Feld „Objekt:“ werden Sie feststellen, dass das erste angelegte Objekt Musterstraße bereits angeboten wird.
Ebenso können Sie in das Feld „Gewerk:“ klicken mit der Auswahl „Elektriker“, bei dem nächsten Klick in das Feld „Firma:“ wird auch der Musterelektriker bereits angeboten. Das heißt, alle diese Angaben brauchen Sie kein
zweites Mal anlegen.
Ein neuer Auftrag für das Objekt und den Elektriker würde also bedeuten,
dass Sie nur das Objekt, das Gewerk, die Firma sowie beauftragt per „Klick“
auswählen und nur die Auftragsbeschreibung wirklich eintippen müssen. Mit
weiteren drei Klicks aus Speichern, per Mail versenden und Senden ist der
Auftrag bereits bei der Firma.
3.2.2.8
Neue Aufgabenliste
Klicken Sie anschließend auf die Funktionstaste „F4“ bei Ihrem Computer,
dann erhalten Sie Ihre persönliche Aufgabenliste. In dieser Aufgabenliste
steht der angelegte Auftrag als Ihnen zugeordneter Auftrag. Es dient dabei
als Übersicht und evtl. Nachkontrolle der von Ihnen selbst zuletzt angelegten
und bearbeiteten Aufträge. Sie können den Auftrag mit einem Doppelklick
sofort und direkt wieder aufrufen zur sofortigen Nachkontrolle oder Nachbearbeitung – oder – momentan aus der Liste mit einem Klick auf den blauen
Haken löschen. Der Auftrag ist weiterhin auffindbar im Menü „Auftrag“ unter
„öffnen“ oder mit der Funktionstaste (F3).
Wir beglückwünschen Sie zum ersten Auftrag mit dem „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“. Die Funktionen sind aber noch enorm vielseitiger. Wir laden Sie ein zur
weiteren Erkundung in den nachfolgenden Kapiteln.
Seite 14
4. Stammdaten
Die Stammdaten der Objekte und Firmen sind einmalig sehr schnell angelegt und dann jederzeit
und in allen Funktionen verfügbar. Die Daten können jederzeit korrigiert, geändert, ergänzt oder
aktualisiert werden.
4.1.0
Objekte (F5)
4.1.1
Allgemeines
Legen Sie Einzelobjekte, also z. B. eine Eigentümergemeinschaft oder ein
Miethaus, das aus einem einzigen Haus besteht einfach als neues Objekt an,
wie im ersten Musterauftrag geschehen. Wenn Sie eine Anlage oder eine zusammenhängende Gemeinschaft mit mehreren Häusern anlegen, dann beginnen Sie zweckmäßigerweise mit dem Hauptobjekt (z. B. Maximilianstraße
10-18). Daran können Sie sehr leicht die einzelnen Unterobjekte (z. B. Hausnummer 10, 12, 14, 16, 18) anhängen, ohne den jeweiligen Straßennamen
neu einzugeben, dies geht sehr schnell und ist eine große Unterstützungshilfe, selbst viele Objektdaten haben Sie so am ersten Tag bereits eingegeben.
4.1.2.0
Einzelobjekte
Sie können jederzeit aus dem Auftragsmenü heraus so vorgehen wie im Musterauftrag unter Ziff. 3.2.2 über das Menü „Neues Objekt zuordnen“.
In diesem Beispiel hier gehen Sie aus dem Hauptmenü über die Funktionstaste „F5“ oder Sie wählen im Hauptmenü im Fenster Stammdaten die Funktion „Objekte“. Sie sind dann im nachfolgenden Menü „Objekte“:
Über die Schaltfläche „Öffnen“ erhalten Sie die bisher angelegten Objekte
und können einsehen, welche Objekte bereits angelegt sind. Gehen Sie wieder zurück in das Menü „Objekte“ indem Sie bei „Objekte suchen“ auf „Abbrechen“ klicken.
Seite 15
Geben Sie den Objektnamen ein und die gewünschten Zusatzdaten. Nehmen
Sie ein Objekt Ihrer Auswahl, in unserem Beispiel „Musterstraße 2“. Speichern Sie anschließend das Objekt ab mit der Schaltfläche „Speichern“.
4.1.2.1
Weitere Objekte
Für die Eingabe des nächsten Objekts klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
Achtung:
Wenn Sie an der Stelle die vorhandenen Daten überschreiben und erneut
„Speichern“ verwenden, überschreiben Sie die vorherigen Daten. Das ist
dann wichtig oder gewollt, wenn Sie die bestehende Objektdaten ergänzen,
korrigieren oder aktualisieren möchten.
4.1.2.2
Korrektur und Ergänzungen
Spätere Korrekturen oder Ergänzungen von Objektdaten
Wählen Sie über das Menü „Objekte“ mit der Schaltfläche „Öffnen“ das entsprechende Objekt aus. Berichtigen Sie die Daten wie gewünscht und wählen
erneut „Speichern“, damit wird der bestehende Stammdatensatz überschrieben.
4.1.2.3
Mehrere aufeinanderfolgende Objekte
Eingaben mehrerer nicht zusammenhängender Einzelobjekte mit gleichem
Straßennahmen
Geben Sie wie beschrieben den ersten Objektnamen mit Hausnummer und
die zugehörigen gewünschten Daten ein. In unserm Beispiel verwenden wir
die „Bahnhofstraße 1“. Verwenden Sie aber dann die Schaltfläche „als Kopie
speichern“.
Jetzt ist die „Bahnhofstraße 1“ gespeichert und Sie können aus der „1“ gleich
z. B. eine „3“ usw. machen und erneut die Schaltfläche „als Kopie speichern“
verwenden. So können Sie sehr schnell gleichnamige Anlagen mit evtl. gleichen anderen Angaben wie z. B. gleicher Hausmeister oder gleiche Heizungsfirma eingeben, die aber trotzdem für sich separate Gemeinschaften bilden.
Achtung: Die Eingabe des letzten Objekts dieser Reihe ist auch mit der Schaltfläche „als Kopie speichern“ abzuschließen, sonst wird die Speicherung des
vorletzten Objekts überschrieben!
Die Eingabe von fest zugeordneten Firmen zu einer Anlage wird in Ziff. 4.4.
näher erläutert.
4.1.3
Mehrhausobjekte
Seite 16
In der Fortführung legen Sie jetzt ein Mehrhausobjekt an. Das sind Anlagen,
die aus mehreren Häusern bestehen, aber eine Eigentümergemeinschaft
oder eine Wirtschaftseinheit bilden.
4.1.3.1
Erste Objekte bei Mehrhausobjekte anlegen
Gehen Sie zunächst wie unter Einzelobjekte Ziff. 4.1.2 vor. Nehmen Sie ein
Objekt Ihrer Verwaltung, in dem Musterbeispiel wählen wir die „Maximilianstraße 10-18“.
4.1.3.2
Option: Unterobjekte anlegen ohne Firmenbindungen
Nach dem „Speichern“ können Sie den nächsten Punkt überspringen und mit
Ziff. 4.1.3.4 weiter machen
oder
4.1.3.3
Unterobjekte anlegen mit Firmenbindungen
Zweckmäßig erfolgt zuerst eine feste Zuordnung von festen Vertragsfirmen
für diese Anlage, die für die folgenden Häuser dieser Zuordnung gleich mit
übernommen werden. Das kann der Fall sein, wenn für alle Häuser dieser
Anlage der gleiche Hausmeister oder die gleiche Heizungsfirma zuständig ist.
Gehen Sie in dem Fall jetzt zu Ziff. 4.3 „Firmen“ und Ziff. 4.4 „Firmenbindung
zu Objekten“. Ordnen Sie damit den Hausmeister und die Heizungsfirma dem
Oberobjekt „Maximilianstraße 10-18“, bzw. Ihrem angelegten Objekt, zu und
damit gleichzeitig den nachfolgend anzulegenden Häusern „Maximilianstraße 10, 12, 14, 16, 18“. In unserem Beispiel gehen wir diesen Zwischenschritt zu Firmen und Firmenbindung und gehen anschließend wieder zurück,
um mit der Ziff. 4.1.3.4 weiter zu machen.
4.1.3.4
Unterobjekte zur Mehrhausanlage
Nach der Eingabe des Hauptobjekts befinden Sie sich in der Maske mit der
Anzeige des Oberobjekts („Maximilianstraße 10-18“), das gespeichert sein
muss. Alternativ können Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt das entsprechende Objekt im Menü „Objekte (F5)“ und der Schaltfläche „Öffnen“ auswählen und weiter bearbeiten. In unserem Musterbeispiel gehen wir diesen
Weg und wählen wieder die „Maximilianstraße 10-18“ aus.
Nun machen Sie aus dem Oberobjekt das erste Unterobjekt, indem Sie die
Hausnummer entsprechend ändern (oder evtl. sogar auch den Straßennamen, wenn ein Objekt aus verschiedenen Straßennamen besteht), in unserem Beispiel machen Sie aus der „10-18“ nur die Nr. „10“.
Wechseln Sie in das Feld „verbunden mit dem (Ober)Objekt:“ und wählen im
geöffneten Fenster die „Maximilianstraße 10-18“ aus und betätigen anschließend die Schaltfläche „als Kopie speichern“. Sie erhalten folgendes Bild:
Seite 17
Erkennbar daraus sind die Firmenbindungen zu dem Oberobjekt im Fenster
rechts oben, die hier nicht verändert werden können (grau unterlegt), sowie
die Firmenbindungen zum Unterobjekt, die hier verändert werden können
wie in Ziff. 4.4.7 beschrieben. Wenn eine Veränderung nicht erforderlich ist,
sind die Firmenbindungen des Unterobjekts und des Oberobjekts gleich.
Wir wiederholen nun den Vorgang und machen aus der 10 eine 12 … bis 18
und schließen jedes Mal mit „als Kopie speichern“, auch am Schluss, ab.
Damit haben Sie mit dem „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ eine
Mehrhausanlage mit wenigen Klicks und nur durch Äderung der Hausnummern, einschließlich aller zugehörigen Firmenbindungen angelegt.
Sie können damit sofort in allen Bereichen mit den Stammdaten arbeiten
und bei neuen Aufträgen sofort erkennen, welche Firmen zuständig sind,
ohne noch an anderer Stelle nachzufragen oder nachzusehen, auch wenn
der Mitarbeiter das Objekt hier im Detail nicht genau kennt.
4.1.3.5
Objekt Öffnen (Suchen)
Zur Kontrolle können Sie über die Schaltfläche „Öffnen“ im Menü „Objekt
suchen“ die Objekte auswählen und erhalten in folgendem Bild das Hauptobjekt und die Unterobjekte:
Es besteht auch die Option zwischen „Alle Objekte“, nur „Hauptobjekte“
oder nur „Unterobjekte“.
Seite 18
4.1.3.6
Objekte „Bearbeiten“ oder „Löschen“
Sie können dann ohne Auswahl mit „Abbrechen“ oder mit der Auswahl „OK“
das markierte Objekt in das Menü „Objekte“ zur Bearbeitung übernehmen.
Nach entsprechenden Änderungen oder Ergänzungen der Objektdaten müssen Sie das Objekt erneut „Speichern“, um die alten Daten zu überschreiben.
Statt der Bearbeitung der Objektdaten ist auch das „Löschen“ des Objekts
möglich, sofern Sie die Objektdaten nicht mehr benötigen oder das Objekt
abgegeben haben. Eine Löschung sollte aber wohl überlegt sein, da dabei alle
zugehörigen Daten verloren gehen.
4.2.0
Wohnungen
4.3.0
Firmen (F6)
4.3.1
Allgemeines
Sie können laufend, während der Neuanlage eines Auftrages, auch Firmen
die bisher nicht angelegt sind so anlegen wie unter 3.2.2.3 beschrieben über
das Feld „Firma:“ und „Neue Firma zuordnen“, oder Sie legen unabhängig
eines Neuauftrages eine oder mehrere Firmen voraus an über die Funktion
„Firmen (F6)“. Dazu im Hauptmenü entweder die Funktion „Firmen (F6)“ bei
den Stammdaten anklicken oder Die Funktionstaste „F6“ betätigen.
4.3.2
Firma Öffnen (Suchen)
Über die Schaltfläche „Öffnen“ im Menü „Firmen (F6)“ erhalten Sie auch hier
die bisher angelegten Firmen und können einsehen, welche Firmen bereits
angelegt sind.
Geben Sie hier bei den gewünschten Suchkriterien die Anfangsbuchstaben
ein und klicken auf das Funktionsfeld „Suchen“. Die entsprechende Liste wird
angezeigt.
Sie können auch nur Firmen bestimmter „Gewerke“ suchen, z. B. „Elektriker“. Mehrfachnennungen sind dabei möglich, z. B. „Aufzug“ und „Elektriker“, benutzen Sie dazu bei der Auswahl zusätzlich die „Strg“-Taste.
Wenn die Auflistung alle Firmen anzeigen soll gehen Sie ohne eine Auswahl
bzw. ohne Eingrenzung der Auswahl auf „Suchen“.
Seite 19
Um wieder zurück in das Menü „Firmen“ zu gelangen klicken Sie bei „Firmen
suchen“ auf „Abbrechen“.
Mit „OK“ wird die markierte Firma in das Menü „Firmen“ zur Bearbeitung
übernommen.
4.3.2
Firmen eingeben
Wir geben in unserem Beispiel die Firma Wärmekomfort Heizungsbau ein.
Verwenden Sie eine Heizungsfirma aus Ihrem Bestand. Wir wählen bei den
Gewerken mit Hilfe der „Strg“- oder „Ctrl“-Taste die beiden Gewerke Heizung
und Installateur aus, damit kann diese Firma für beide Gewerke eingesetzt
werden. Anschließend gehen Sie bitte wieder auf „Speichern“.
4.3.2.1
Weitere Firmen
Zur Eingabe einer weiteren Firma klicken Sie bitte auf die Funktionsfläche
„Neu“.
Nun geben wir in unserem Beispiel die Hausmeisterfirma Saubermann ein,
Sie eine Hausmeisterfirma aus Ihrem Bestand. Wählen Sie bei Gewerke Hausmeister aus, anschließend wird wieder „Speichern“ gewählt.
Seite 20
So können Sie eine oder mehrere Firmen hintereinander eingeben.
4.3.2.2
Firmendaten „Ändern“ oder „Löschen“
Sollten Sie sich vertippt haben oder Firmendaten ändern und ergänzen, gehen Sie im Menü „Firmen“ auf die Funktionsfläche „Öffnen“. Nach Auswahl
der entsprechenden Firma und der Übernahme in das Menü „Firmen“ mit
„OK“ überschreiben Sie die Daten und gehen wieder auf „Speichern“.
Statt die Firmendaten zu ändern können Sie die Firma auch „Löschen“, sofern
Sie die Firmendaten nicht mehr benötigen oder mit der Firma nicht mehr zusammen arbeiten. Eine Löschung sollte aber wohl überlegt sein, da dabei alle
zugehörigen Daten verloren gehen.
4.4.0
Firmenbindungen zu Objekten
Sie können Firmenbindungen zu bestimmten Objekten festlegen. Firmen, die für bestimmte Objekte feste Verträge haben, können fest zu Einzelobjekten zugeordnet werden. Z. B. eine Heizungsfirma, welche die Heizung für ein bestimmtes Objekt betreut
oder noch die Gewährleistung darauf hat, oder aber eben der Hausmeister, der dieses
Objekt betreut und kein anderer, wird bei dem Aufruf des Gewerkes für ein zugeordnetes Objekt sofort angeboten. Dies kann bei Mehrhausanlagen sogar für jedes Haus
unterschiedlich erfolgen, dadurch reduzieren sich bei allen im Netz beteiligten Nachfragen und evtl. Fehlerquoten diesbezüglich.
4.4.1
Firmenbindung zuordnen
Wenn bei einem Objekt ein Auftrag z. B. für einen Hausmeister oder eine
Heizungsfirma nur an eine ganz bestimmte Firma vergeben werden soll, weil
nur diese Firma dafür zuständig ist, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie im Hauptmenü entweder die Funktion „Objekte (F5)“ bei den
Stammdaten anklicken oder die Funktionstaste „F5“ betätigen.
Seite 21
4.4.1.1
Wählen Sie über das Schaltfläche „Öffnen“ in dem Menü „Objekt suchen“
das gewünschte Objekt aus. Sie können dabei bei dem Feld „Objekt“ den Anfangsbuchstaben oder mehrere Buchstaben des Objekts eingeben und auf
„Suchen“ klicken. Dann aus der Liste das gewünschte Objekt markieren und
mit „OK“ bestätigen. Die anderen Suchfelder sind gleichermaßen verwendbar.
4.4.1.2
Im Menü „Objekte“ wählen Sie die Schaltfläche „Firma suchen“
um in das Menü „Firma suchen“ zu gelangen.
Dort gehen Sie mit einem Klick in das Feld „Gewerke“ und geben den Anfangsbuchstaben, in unserem Fall „h“ ein. Durch weiteres Scrollen der Liste
gelangen Sie gleich zu „Heizung“ und wählen dies aus. Durch Auswahl der
Schaltfläche „Suchen“ werden alle Heizungsfirmen aufgelistet. Nach Auswahl
der gewünschten Firma wählen Sie „OK“.
4.4.1.3
Die ausgewählte Firma wird nun im Menü „Objekte“ mit den Gewerken angezeigt, die sie ausführen kann. Markieren Sie das Wahlkästchen „Objektbindung durch Vertrag oder Gewährleistung“ durch anklicken und wählen das
Seite 22
gewünschte Gewerk, in unserem Fall „Heizung“ aus. Mit Auswahl des Gewerks bei „zugeordnete Gewerke:“ wird dies in der darüber liegenden Tabelle eingetragen.
Diese Firmen werden dann bei der Auftragserstellung und der Auswahl der
Gewerke nicht mit schwarzer Schrift, sondern in roter Schreibweise dargestellt.
Nun können Sie in der Menüleiste auf „Speichern“ klicken
oder
4.4.2
Weitere Firmenbindungen festlegen
Gehen Sie dabei gemäß vorgenannter Ziff. 4.4.3 vor, anschließend neben der
Bindungsliste auf das „+“-Zeichen.
Gehen Sie dabei wieder gemäß vorgenannter Ziff. 4.4.3 vor und wählen den
Hausmeister als zweite Objektbindung zu dem Objekt. Dann erhalten wir in
unserem Beispiel folgendes Bild:
Nun können Sie in der Menüleiste wieder auf „Speichern“ klicken.
4.4.3
Firmenbindungen löschen oder ändern
Seite 23
Gehen Sie dabei gemäß vorgenannter Ziff. 4.4.4 vor, markieren in der Bindungsliste die Firma, die gelöscht werden soll und klicken anschließend neben der Bindungsliste auf das „-“-Zeichen. Wenn Sie die Kontrollbestätigung
mit „Ja“ beantworten, ist diese Bindung aufgehoben. Gleichermaßen können
Sie auch eine Firmenbindung ändern, indem Sie die ausgewählte Firma durch
die Auswahl einer neuen Firma wie in Ziff. 4.4.2 und 4.4.3 überschreiben.
4.4.4
Bevorzugte Firma einem Objekt zuordnen
Sie können Firmen zu Objekten zuordnen, die nicht zwingend durch Vertrag
ausgewählt werden müssen, aber bevorzugt vor anderen Firmen für dieses
Objekt eingesetzt werden sollen. Diese Firmen werden dann bei der Auftragserstellung und der Auswahl der Gewerke nicht mit schwarzer Schrift,
sondern in grüner Schreibweise dargestellt.
Die Erfassung einer bevorzugten Firma erfolgt wie in Ziff. 4.4.2 und 4.4.3, nur
mit dem Unterschied, dass das Wahlkästchen „Objektbindung durch Vertrag
oder Gewährleistung“ nicht markiert wird. Wir erhalten dann folgendes Bild:
Gehen Sie anschließend wieder auf „Speichern“ in der Menüleiste.
4.4.5
Unterschiedliche Firmenbindungen in einem Objekt für ein Gewerk
Sollten Sie bereits eine Mehrhausanlage angelegt haben, dann können Sie
Firmenbindungen auch einzelnen Unterobjekten unterschiedlich zuordnen.
Das kann der Fall sein, wenn in einer Mehrhausanlage mehrere Heizstationen
vorhanden sind und durch Erneuerung unterschiedliche Firmen für die Wartung oder Gewährleistung zuständig sind.
4.4.6
Firmenbindungen für Unterobjekte getrennt anlegen
Nach der Eingabe einer Mehrhausanlage (im Musterbeispiel der Unterobjekte „Maximilianstraße 10, 12, 14, 16, 18 gemäß Ziff. 4.1.3.4) gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie in den Stammdaten oder mit „F5“das Menü „Objekte“. Wählen
Sie jetzt Aber nicht das Hauptobjekt, sondern das Unterobjekt aus.
Sie erhalten folgendes Bild:
Seite 24
Andere Firmen für das Einzelhaus werden im anderen Dialogfeld angezeigt.
Erkennbar daraus sind die Firmenbindungen zu dem Oberobjekt im Fenster
rechts oben, die hier nicht verändert werden können (grau unterlegt), sowie
die Firmenbindungen zum Unterobjekt, die hier verändert werden können.
Ohne Veränderung sind die Firmenbindungen des Unterobjekts und des
Oberobjekts gleich.
Wenn Sie nun innerhalb der Gesamtanlage nur für dieses Haus einen anderen Heizungsmonteur oder zusätzliche Firmenbindungen haben, die nur für
dieses Haus gelten, können Sie dies wie in Ziff. 4.4.1 bis 4.4.6 beschrieben
eingeben. Gleichermaßen kann diese Funktion auch für weitere Unterobjekte „Wohnungen“ verwendet werden.
4.5.0
Objekte/Wohnungen/Firmen öffnen bzw. suchen
Öffnen Sie das Menü „Stammdaten“ durch Anklicken der Funktionen „Objekte“, „Wohnungen“ oder „Firmen“.
5. Aufträge
5.1.0
Aufträge (F2)
5.1.1
3 Haupt-Möglichkeiten in der Auftragserstellung
Text Direkteingabe, wie im gezeigten Beispiel
Firmenangebot als PDF-Anlage zur Auftragsbestätigung
Word-Dokument als PDF mit eigenen Texten oder Textbausteinen
Seite 25
5.1.2
Auftrag öffnen / Auftrag suchen
Gehen Sie durch einen einfachen Mausklick auf die Funktion „Aufträge öffnen“ oder betätigen Sie die Funktionstaste „F3“.
5.2.0
Aufgabenliste (F4)
Die „Aufgabenliste (F4)“ ist eine Aufforderung zur Bearbeitung von bestehenden Aufträgen und eine Übersicht der neuesten selbst erstellten Aufträge.
5.2.1
Eigene Aufträge
Es erscheinen dort in dem Feld „zugeordnete Aufträge:“ die von Ihnen selbst
angelegten und bearbeiteten Aufträge. Dies ist eine Funktion, die zur eigenen Übersicht und schnellen Nachverfolgung dienen kann. Sofern Sie diese
Aufträge in der Aufgabenliste nicht benötigen, können Sie die Aufträge durch
„Markieren und Mausklick“ auf den blauen Haken einfach entfernen.
5.2.1.1
Aktualisierungen der Aufgabenliste
Wichtig: die Aktualisierung der „Aufgabenliste (F4)“ erfolgt immer bei einem
Neustart des „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ und bei jedem
Neusaufruf der „Aufgabenliste (F4)“ automatisch. Zu berücksichtigen ist,
dass Sie jederzeit die Liste aktualisieren können, indem Sie mit der Maus auf
das Feld „Aktualisieren“ klicken. Sollten Sie bei gestartetem „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ (Normalbetrieb) im Laufe eines Tages in dieser
Liste Aufträge von Ihren Kollegen zugewiesen bekommen, wird der Auftrag
durch die Funktion „Aktualisieren“ oder durch Neusaufruf der „Aufgabenliste
(F4)“ angezeigt.
5.2.2
Zugewiesene Aufträge
In dem Feld „zugeordnete Aufträge:“ erscheinen dort auch Aufträge, die
Ihnen zugewiesen sind durch andere Mitarbeiter bei Neuerstellung oder Bearbeitung durch Mitarbeiter innerhalb des Büros, wo die weitere Zuständigkeit aber an Sie übertragen wird.
Seite 26
Das kann zur Information sein über einen erfolgten Vorgang oder Kontakt,
weil Sie für diesen Bereich zuständig sind. Wenn z. B. ein Kollege über den
Auftrag eine Kontakt hatte und dies notierte aber momentan keine weitere
Aktion erfordert.
Das kann aber auch eine notwendige weitere Bearbeitung durch Sie hervorrufen. Wenn z. B. ein Kollege einen neuen Auftrag einfach nur angenommen,
aber nicht beauftrag oder keine weiteren Maßnahmen eingeleitet hat und
Sie dann weitere Maßnahmen einleiten müssen im Bereich Ihrer Zuständigkeit. Entweder sind Sie als zuständiger Verwalter für weitere Entscheidungen
über den Einsatz der Firmen oder Maßnahmen zuständig oder ein technischer Mitarbeiter muss erst eine Besichtigung und Entscheidung vor Ort treffen …. Mitunter werden einzelne geforderte Maßnahmen aus der Statusmitteilung im Auftrag angegeben. Dort kann z. B. angegeben werden, ob ein
Auftrag nur „angenommen“ ist oder schon „beauftragt“, ob die „Rechnung“
zu „prüfen“ oder zu „bezahlen“ ist …. Diese Informationen sind beim Menü
„Auftrag“ im „Auftragsstatus:“ enthalten.
5.2.2.1
Steuerung der Aufgabenliste
Gesteuert wird die Zuständigkeit der Mitarbeiter über das Menü „Auftrag“
bei dem Funktionsfeld „Bearbeitung durch:“ Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, der dort ausgewählt wird ist jeweils der zuständige Mitarbeiter für
die weitere Bearbeitung dieses Auftrags.
Bei jeder neuen Speicherung des Auftrags erscheint damit dieser Auftrag in
der „Auftragsliste (F4)“ dieses Mitarbeiters, unabhängig von der Person, die
den Auftrag bearbeitet hat. Der Zuständigkeitswechsel ist bei jeder neuen
Bearbeitung des Auftrags beliebig, damit kann der Auftrag beliebig oft anderen Mitarbeitern zur Bearbeitung übertragen werden.
5.2.3
Wiedervorlagen
In dem Feld „Wiedervorlagen:“ erscheinen bei dem betreffenden Mitarbeiter
Aufträge, die im Auftragsmenü bei der Funktionsfläche „Wiedervorlage:“ mit
Datum und dem ausgewählten Mitarbeiter versehen sind.
Die Eingabe des Datums kann bei der „Wiedervorlage:“ als auch bei der „Gewährleistung bis:“ verkürzt eingegeben werden. Geben Sie nur die Tageszahl
ein, werden die fehlenden Monats- und Jahreszahl durch die aktuelle Monats- und Jahreszahl einschließlich der Punkte beim Weitergang auf das
nächste Feld automatisch ergänzt. So wird am 06.02.2010 aus „8“ das Datum
„08.02.2010“, aus „084“ wird „08.04.2010“ und aus „22411“ der
„22.04.2011“.
Seite 27
5.2.4
Meldungen zur Aufgabenliste
Meldung beim Start des Auftragsmanagers über zugeordnete Aufträge und
Wiedervorlagen.
Bei jedem Neustart des „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ wird die
„Aufgabenliste (F4)“ automatisch aktualisiert und Sie erhalten eine Startmeldung über den Umfang der „Aufgabenliste (F4)“.
5.2.4.1
Laufende Aktualisierungen und Übersicht
Um die Übersicht der von Ihnen zu bearbeitenden Aufträge zu behalten, sollten Sie die „Aufgabenliste (F4)“ immer möglichst abarbeiten oder nicht zur
Bearbeitung benötigte Aufträge löschen, damit Sie wichtige, Ihnen zugeordnete Aufträge zur Bearbeitung nicht übersehen. Die Aktualisierung sollte bei
ständig geöffneter Aufgabenliste im Laufe des Tages nach Bedarf erfolgen.
Bei einer geschlossenen Aufgabenliste wird die Aktualisierung bei jedem
Neusaufruf der „Aufgabenliste (F4)“ automatisch durchgeführt.
5.3.0
Auswertungen
Durch die Funktion „Auswertungen“ im Menü „Aufträge“ können Sie vielseitige Auswertungen über „Aufträge“, „Objekte“ oder „Firmen“ gestalten. Lassen Sie sich inspirieren und probieren mal einfach aus bei entsprechendem Datenbestand.
6. Systempflege
Die Systempflege ist von jedem Nutzer abrufbar und einzusehen. Änderungen und Ergänzungen
sind jedoch den „Administratoren“ vorbehalten. Der erste Administrator wird bei der Installation festgelegt. Weitere Administratorenrechte können dann von diesem Administrator vergeben werden. Mehr dazu unter Kapitel 2 „Installation“ und 7 „Administrator“.
6.1.0
Status
Der „Status“ beschreibt den Bearbeitungsstand des Auftrages oder auch die Notwendigkeit einer Bearbeitung.
6.2.0
Gewerke
6.2.1
Allgemeines
Seite 28
Die Gewerke sind Zusammenfassungen von Handwerkern bzw. Leistungserbringer in einzelne Gruppen zur Erleichterung der Auswahl und Auffindbarkeit. Wenn ein Installateur benötigt wird, um einen Auftrag durchzuführen,
können mehrere Firmen unterschiedliche Namen haben und alle auch eine
Installationsfirma sein. Jedoch macht es keinen Sinn, z. B eine Malerfirma damit zu beauftragen, welche diese Arbeit nicht ausführen kann.
Wichtig dabei ist, dass bei der Auswahl einer bestimmten Anforderung (also
eines Gewerkes) an eine Firma alle dafür zur Verfügung stehenden Firmen
angezeigt und andere Firmen, die diese Arbeit nicht ausführen können, ausgeblendet werden.
6.2.2
Vorgefertigte Zuordnungen
Um möglichst sinnvolle Zuordnungen und Gruppierungen zu erreichen, ist
der „Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ bereits mit einer vorgeschlagenen Gewerkeliste ausgestattet, die für den sofortigen Einsatz geeignet ist.
Es macht Sinn, entsprechend Gruppen zusammen zu fassen, die später auch
für die „Auswertungen“ der Aufträge und evtl. Jahresübersichten erforderlich oder gewünscht werden. Die Suchkriterien der einzelnen Gewerke entsprechen dann diesen Zusammenfassungen oder müssten unter Umständen
anders gelistet werden, wenn andere Auswertungen zwingend erforderlich
sind.
6.2.3
Änderungen und Ergänzungen
Diese vorgefertigte Aufstellung der Gewerke ist nicht verbindlich und kann
nach eigenen Wünschen jedes Nutzers beliebig erweitert, gekürzt oder verändert werden. Beachten sollten Sie dabei, dass spätere Zusätze absolut jederzeit möglich sind, ohne den bestehenden Datenbestand zu verlieren oder
einzuschränken.
Bei späteren Änderungen oder Löschungen der vorhandenen Gewerkbezeichnungen können die bis dahin angelegten Aufträge unter diesem Gewerk
bei den „Auswertungen“ oder Suchkriterien bei „Aufträge suchen“ mittels
Suche nach Gewerken nicht oder evtl. falsch angezeigt werden. Diese Aufträge werden dann nur angezeigt, wenn nicht speziell nach Gewerken ausgewählt wird. Äderungen oder Löschungen von Gewerken sollten daher mit Bedacht gewählt werden oder nach Möglichkeit unterbleiben.
6.2.4
Berechtigungen für Änderungen
Um nicht unnötig viele verschiedene Gewerke, oder evtl. gleiche Gewerke
mit nur unterschiedlicher Schreibweise von den verschiedensten Nutzern zu
erhalten, sind Änderungen der Gewerke den Administratoren des „Auftrags-
Manager für Hausverwaltungen“
6.2.5
vorbehalten. Mehr dazu unter Kapitel 7.
Liste der Gewerke
Nachfolgend ist die Zusammenfassung der bestehenden Liste der Gewerke
dargestellt. Die „Beschreibung“ der Gewerke sind Zuordnungen von Untergruppierungen, die selten vorkommen, oder nur ergänzende Beschreibungen.
Seite 29
6.2.6
Bedeutungen der Bezeichnungen
Wichtig ist, dass nur die Bezeichnung in der Spalte „Gewerk“ im Programm
verbindlich bei den Aufträgen, den Auswertungen und den Suchkriterien verwendet wird. Die Erläuterungen oder Zusammenfassungen in der Spalte „Beschreibung“ sind nur Hilfsmittel und haben keinerlei Auswirkungen auf den
Programmablauf. Diese „Beschreibungen“ können also jederzeit geändert
oder auch gelöscht werden ohne Einfluss auf den Programmablauf.
6.2.7
Besonderheit für „Abmahnungen“ und „Besondere Notizen“
Eine Position auf der Liste hat eine Besonderheit, das ist auf der Gewerkeliste
die Position „Ohne Firma/Sonstiges“. Dieses „Gewerk“ kann oder sollte eingetragen werden z. B. bei Abmahnungen, besondere Notizen zu speziellen
Wohnungen bzw. Mietern, die evtl. schon mehrfach und in verschiedenen
Abständen die gleichen (unter Umständen unberechtigten) Reklamationen
anbringen oder Mieter schon mehrfach auf die Einhaltung der Hausordnung
hingewiesen wurden. Solche Hinweise und Anschreiben sind dann auch über
einen zurückliegenden Zeitraum schnell zu finden und sofort vollständig
nachweisbar. Schon bei telefonischen Beschwerden der Betreffenden überführt die sofortige und detaillierte Kenntnis der zurückliegenden Fakten sehr
schnell und führt damit häufig unmittelbar auf den Boden der Sachlichkeit,
was sehr hilfreich für eine sachliche und entspannte Kommunikation ist. Für
spätere Auswertungen sollte aber auch dafür, obwohl eben kein Handwerker
Seite 30
eigesetzt ist, auch eine Bezeichnung eingegeben werden, sonst werden diese
Vorgänge bei allen anderen Gewerksuchen mit ausgewählt. Nutzen Sie Ihren
„Auftrags-Manager für Hausverwaltungen“ auch für diesen Bereich mit den
erweiterten Möglichkeiten optimal aus.
6.3.0
Bearbeiter
„Bearbeiter“ ist jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter der Firma, die das Programm
AMH Auftrags-Manager für Hausverwaltungen benutzen einschließlich des Administrators. Es kann mehrere Administratoren geben und diese Vergabe kann auch
wechseln, aber immer nur durch einen „Administrator“
7. Administrator
7.1.0
Wer ist Administrator
Administrator ist, wer als erstes als Bearbeiter installiert wird oder bei der Installation
festgelegt wird.
7.2.0
Besondere Berechtigungen
Nur der Administrator darf die Daten der „Systempflege“ bearbeiten oder ändern.
7.3.0
Was sollte der Administrator besonders beachten
Gewerkeliste auf die Erfordernisse der Firma überprüfen und evtl. kurzfristig anpassen
bei Änderungsbedarf. Spätere Zusätze sind jederzeit auch nachfolgend möglich.
8. Anlagen
8.1
Bearbeitung und Erstellung von Textdateien im Auftrag
8.1.1
Bearbeitung von Textdateien
Die Felder „Auftragsbeschreibung“ und „Notizen“ können Sie wie in jedem
üblichen Textprogramm bearbeiten und verändern. Zur Übersichtlichkeit
wird jeder neue Eintrag in den „Notizen“ jeweils automatisch oben eingetragen, so ist die neueste Änderung sofort sichtbar. Der Text der „Auftragsbeschreibung“ wird automatisch in Outlook übernommen, dort kann er aber
vor dem Versenden noch bearbeitet oder ergänzt werden.
8.1.2
Erstellen neuer Textdateien
Im Feld „Auftragsbeschreibung“ können Sie wie gewohnt Text erstellen und
bearbeiten. Dieser Text wird automatisch in Outlook übernommen und an
den Auftragnehmer weitergeleitet, er kann aber vor dem Versenden noch
ergänzt oder verändert werden. Mit der Funktion „nach Word exportieren“
im Auftrag können Sie in Word längere Texte oder Textbausteine wie gewohnt verwenden. Diese Datei wird automatisch als Anlage im Auftrag gespeichert und kann als Anlage mit dem Auftrag versendet werden und ist
auch immer zur Verfügung zum Nachlesen. Ferner können Angebote oder
Leistungsverzeichnisse wie üblich frei gegeben und als „PDF-Datei“ im Anhang mitgesendet werden. Der Text in der „Auftragsbeschreibung“ könnte
Seite 31
dann evtl. auch nur lauten: „Auftrag gemäß Anlage“. Als Anlage speichern
oder mitversenden kann man dort jegliche Dateien oder Fotos usw.
8.2.0
Arbeiten von außerhalb des Büros mit Laptop oder Tablet
Dies ist eine Frage der Netzwerkfreigabe und der Netzwerkverbindungen nach außen.
Sollte dies gewünscht werden, fragen Sie Ihren Netzwerkadministrator.
8.3.0
Wie bekomme ich weitere Hilfe?
8.3.1
Häufig gestellte Fragen / FAQ
www.amh-auftragsmanager.de
8.3.2
Anfrage per E-Mail
[email protected]
Die Anfrage ist kostenlos, wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen.
Seite 32
9. Stichwortverzeichnis
Fortschreibung
Funktionen
Funktionstasten
A
Abbrechen
Administrator
Aktualisieren
Alle Objekte
als Kopie speichern
Ändern
Anfrage per E-Mail
Anhang speichern
Anlagen
aufeinanderfolgende Objekte
Aufgabenliste
Aufgabenliste (F4)
Aufstellung der Gewerke
Auftrag
Aufträge (F2)
Aufträge versenden
Auftragsbeschreibungen
Auftragsstatus
Auswertungen
20
7, 28, 31
26
18
8, 16, 17
21
32
9
31
16
14
26
29
10
10, 25
13
12
12
28, 29
G
gesendete Elemente
Gewerke
Gewerkeliste
grüne Schreibweise
19
31
26
13
30
29
31
30
24
D
Drucken
9
E
Eigene Aufträge
Eingabe des Datums
Einstellungen
Einzelobjekte
Exportfunktion
26
27
7
15
9
F
FAQ
Firma Öffnen
Firma zuordnen
Firmen
Firmen eingeben
Firmenbindung ändern
Firmenbindung löschen
Firmenbindungen
32
19
12
12, 19
20
24
23
18, 21
14
11, 28
29
24
H
Häufig gestellte Fragen
Hauptobjekt
Hauptobjekte
Hilfe
32
15
18
32
I
Impressum
Infozeile
Installation
B
Bearbeiten
Bearbeiter
Bearbeitung
beauftragt
Bedeutungen der Bezeichnungen
Berechtigungen
Besondere Berechtigungen
Besonderheit
Bevorzugte Firma
12
7
8
34
12
7
L
Laptop oder Tablet
Laufende Aktualisierungen
letzte Eingabe
Liste der Gewerke
Löschen
32
28
8
29
8, 19, 21
M
mehrere Gewerke
Mehrfachauswahl
Mehrfachnennungen
Mehrhausobjekte
Meldungen zur Aufgabenliste
Mitarbeiter
Musterauftrag
12
12
19
16
28
11
10
N
nach Excel exportieren
nach Word exportieren
Nachkontrolle
neu
Neuer Auftrag
Neuerstellung
Notizen
9
9
14
7
14
26
12
O
Oberobjekt
Objekt Öffnen
Objekt zuordnen
17
18
11
Seite 33
Objektbindung durch Vertrag
Objekte
Öffnen
22
10, 15
8, 15
P
per Mail versenden
U
übertragen
Unterobjekte
Unterschiedliche Firmenbindungen
9, 13
R
rote Schreibweise
23
V
verbunden mit
Vorgefertigte Zuordnungen
Vorlagen
7
7
14
7, 12
8, 15
28
27
27
25
19
28
T
Textdateien im Auftrag
17
29
9
W
S
Schaltflächen
Schnelleinstieg
Senden
Speichern
Stammdaten
Status
Statusmitteilung
Steuerung der Aufgabenliste
suchen
Suchkriterien
Systempflege
26, 27
15, 17, 18
24
31
Weitere Firmen
Weitere Firmenbindungen
Weitere Objekte
weitere Zuständigkeit
Wiedervorlagen
Wohnungen
20
23
16
26
27
19
Z
zugeordnete Aufträge
zugeordneter Auftrag
zugewiesen
Zugewiesene Aufträge
Zuordnen
zuständiger Verwalter
Zuständigkeitswechsel
26
14
26
26
11, 12
27
27
10. Impressum
AMH GbR
Auftragsmanager für Hausverwaltungen
Nimrodstraße 9, Geb. 3
90441 Nürnberg
Mail: [email protected]
www.amh-auftragsmanager.de
Geschäftsführer: Bernd Müller, Wilhelm Wolf
Seite 34

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