Leitfaden zur Organisation eines Sponsorenlaufs

Leitfaden zur Organisation eines Sponsorenlaufs
I. Voraussetzungen
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eine ausreichend große Gruppe, die sich zur Teilnahme bereit erklärt (aus
Hochschulgruppe selbst und eventuell schon von außerhalb)
Eine Route, die uninah oder stadtzentral ist und so die Aufmerksamkeit von
Zuschauern weckt und für alle Teilnehmer leicht zu erreichen ist
II. Kreatives
Wollt Ihr ein bisschen kreativer werden und euch von den üblichen Sponsorenläufen
abgrenzen und könnt Ihr gut über euch selbst lachen? Dann organisiert doch einen
Lauf mit einheitlichen oder auch verschiedenen Kostümen – je ausgefallener desto
mehr Interesse weckt Ihr auf den Straßen und desto mehr Spaß habt ihr.
II. Einen Termin finden
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Ein möglicher Termin für einen Sponsorenlauf sollte möglichst nie mit folgenden
anderen Veranstaltungen und Zeiträumen kollidieren:
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Prüfungs- und Klausurphasen
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Semesterferien
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Feiertage und lange Wochenenden
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Uniinterne Konferenzen, Tagungen, Veranstaltungen
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Sonstige Events in der Stadt
Es sollte zudem eine angenehme Jahreszeit gewählt werden – wenn bei
strömendem Regen oder Schnee nur drei Hochschulgruppenmitglieder antreten,
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wird der Spendenlauf zur Blamage und die Sponsoren sind unzufrieden.
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Entsprechend dem Termin des Spendenlaufes sollte auch ein Anmeldeschluss
bekanntgegeben werde, der auf sämtlichem Werbematerial angegeben wird
III. Die Route festlegen
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Sicherheit: sehr befahrene Straßen und solche Orte, die das öffentliche Leben
oder gar den Verkehr stark behindern, sind beispielsweise ungeeignet
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die Route sollte in Runden verlaufen, sodass eine Staffelung der Laufstrecke
möglich ist. Runden von 400 – 800 Metern sind dabei möglich. (Eine möglichst
kleine Staffelung lässt in vielen Fällen doch noch 3 weitere Euro
zusammenkommen.)
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Zuschauer anlocken: ideal ist eine Strecke, die zentral liegt und so viele
Zuschauer anlockt. Nicht zuletzt ist ein Spendenlauf auch eine Art von
Öffentlichkeitsarbeit.
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An der Strecke sollten verstärkt Plakate oder Flyer aufgehängt werden, da diese
von Zuschauern gelesen werden.
IV. Die Finanzen
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Der Betrag, den ein Sponsor zur Verfügung stellt, sollte völlig frei wählbar sein,
um möglichst alle Zielgruppen und Altersklassen zum Sponsoring zu bewegen.
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Die Sponsoren sollten die Wahl zwischen einer pauschalen Unterstützung und
einem Sponsoringbetrag pro gelaufener Runde des Teilnehmers haben.
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Versucht bereits im Voraus, euch ein ungefähres Ziel für den Spendenerhalt zu
setzen. Dies wird euch im Nachhinein zeigen, wie gut Ihr euch eingeschätzt habt
und ist essential für die zukünftige finanzielle Planung.
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Überschlagt auch die Ausgaben, die für den Spendenlauf getätigt werden
müssen.
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Sehr wichtig ist die genaue Dokumentation der eingenommenen Spenden und
der Ausgaben (einen Finanzcheckbogen für die Events könnt Ihr auch hier im
Downloadcenter herunterladen)
V. Die Sponsoren finden
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Wer?
Familie, Freunde, Arbeitgeber, lokale Unternehmen, Banken
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Wo?
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Nicht selten kommen auf Weihnachten, Ostern und Familienfesten oder
einfach beim gemeinsamen Abendessen die typischen Fragen auf: „Wie
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ist denn das Studium?“, „Was machst du denn Schönes, Junge?“ - Eine
ideale Gelegenheit den Verwandten von dem anstehenden Spendenlauf
zu erzählen und sie zum sponsern anzuregen.
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Im direkten Gespräch mit Unternehmen, Arbeitgebern und Freunden
VI. Unterstützung suchen
Geeignete Unterstützer bei der Vorbereitung und Durchführung des Sponsorenlaufs
können der Hochschulsport oder eine örtliche Laufgruppe/Lauftreffs bieten. Diese
haben oftmals Erfahrung bei solchen Events. Dort können auch sofort schon
Mitläufer geworben werden!
VII. Die Werbung planen
Wesentlich ist es, schon vor eurem Lauf für diesen zu werben, um so möglichst viele
Teilnehmer anzuziehen.
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Schon bestehende Interessenskreise und vorhandene E-Mail-Verteiler (über die
Uni) können zur Einladung per E-Mail genutzt werden.
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In lokalen Zeitungen kann die Aktion durch einen informativen Artikel oder eine
Anzeige angekündigt werden.
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Plakate und Flyer in den Mensen und Hochschulgebäuden, an Schulen und
öffentlichen Plätzen aufhängen und verteilen (Flyer/Poster: www.flyeralarm.de).
Vorsicht! – Erlaubnis in der Zentralen Studienverwaltung bzw. dem Rathaus
erfragen.
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In der Werbung müssen kreative Elemente, wie beispielsweise eine Verkleidung,
falls eingeplant, auf jeden Fall erwähnt werden.
VIII. Den Zeitplan erstellen
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Drei Monate vorher
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Termin/Anmeldeschluss festlegen
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Aufgabenverteilung festlegen
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Budget bestimmen
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Werbung planen
Zwei Monate vorher
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Werbematerial besorgen/bestellen
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Verkleidungen, falls geplant, besorgen und anfertigen
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Interessentenkreis informieren
Einen Monat vorher
Lokale Zeitungsredaktionen informieren
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Eine Woche vorher
Planungsstatus nach Aufgabenverteilung überprüfen, Ablauf am Tag des
Spendenlaufs organisieren, offenen Punkte bearbeiten
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Der Tag des Spendenlaufs
Ein reibungsloser Ablauf und kurze Wartezeiten sind gerade bei einer sportlichen
Aktivität gut zu planen und durchzuführen.
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Nachbereitung
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Feedback-Gespräch in der Hochschulgruppe
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eine Erstellung von lessons learned/best practices ist sehr wertvoll für
zukünftige Events, hilfreich ist es daher ein Protokoll während des
Feedback-Gespräches zu führen
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jeder Aktive kann konstruktive Kritik an allen Punkten ausüben!
Übergabe der Spenden
Kontoinhaber:
Kontonr.:
BLZ:
Bankinstitut:
Verwendungszweck:
„Sponsorenlauf“
Südwerk Stiftung
87 43 000
60 120 500
Bank für Sozialwirtschaft
„Zustiftung“ oder „Spende“ +
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