r~, "'~JI.'" Oficina General de Informatie,a I DIRECTIVA N° 001-2004-.JUS/OQI NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL use DEL CORREO ELECTRONICO MINISTERIO DE JUSTICIA DEL Establecer las normas y procedimientos para el uso adecuado del correo electronico del Ministerio de Justicia. - Decreto Ley N° 25993 - Ley Organica del Sector Justicia. -Ley N° 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la informacion - Decreto Supremo N° 019-2001-JUS que aprueba el Reglamento de Organizacion y Funciones del Ministerio de Justicia. - Resolucion Jefatural N° 088-2003-INEI que aprobo la Dir~ctiva N° 005-2003INEI/DTNP "Normas para el uso del servicio de correo electronico en las entidades de la Administracion Publica". Las disposiciones establecidas en la presente directiva son de cumplimiento obligatorio para todas las personas que tengan asignada una' cuenta de correo electronico del Ministerio de Justicia. 4.1 EI correo electronico del Ministerio de Justicia, es una herramienta de comunicacion e intercambio de informacion oficial entre 105 usuarios. No es una herramienta de difusion indiscriminada de informacion, con la excepcion de las listas de interes que se establezcan para fines institucionales. '" ~ 4.2 S6n usuarios del correo electronico del Ministerio de Justicia, el personal ~ labora en las diferentes unidades organicas bajo cualquier modalidad, ~~. ~J secigristas, practicantes, as! como las personas que laboran en los proyectos ,0>' ~ ion G,,(1~~~'b' ejecuta el Ministerio con otras instituciones, y en las Comisiones de Trabajo 'lJeral de \~ se conformen, previa autorizacion de su jefe inmediato. que los que que 4.3 EI correo electronico sera usado escencialmente para el env!o y/o recepcion de informacion relacionada con las actividades que se realizan para el cumplimiento de 105 objetivos institucionales. 4.4 Todas las unidades organicas, proyectos y comlSlones de trabajo tienen una cuenta electronica generica asignada, cuya identificacion estara asociada a sus respectivas siglas. Dicha cuenta es responsabilidad del Director NacionallGeneral o funcionario de nivel equivalente de la unidad organica, Jefe de proyectos 0 comisiones, quienes podran delegar la atencion de dicha cuenta de correo, sin , ~'l.io~"b.", ~ ~ "'lea'" Oficina General de Informatica eximirse de la responsabilidad por el cumplimiento de las presentes normas e independientemente del accionar del personal en el cual delegue tales funciones. 4.5 La Cuenta y la Clave (password) son asignadas por la Oficina General de Informatica a una persona, previamente autorizada por el jefe, y son de caracter personal, intransferible, reservado, las mismas que quedan bajo responsabilidad del usuario. a. Todo usuario al que sa Ie asigne una cuenta, debe cambiar su clave (password) por vez primera· con apoyo del personal tecnico de la Oficina General de Informatica; posteriormente, debera realizar dicho cambio cada fin de mes 0 las veces que considere conveniente, siendo responsable de mantener su confidenci~lidad. Para realizar dicho cambio tendra que acceder al Manual en Linea que se encuentra en la Red MINJUS. b. Excepcionalmente, cuando el usuario no recuerde su clave, debe coordinar con el Administrador de la Red del Ministerio, a fin de que Ie de el acceso respectivo a su cuenta, y luego procedera de acuerdo a 10 establecido en el parrafo anterior. ~, c. La clave 0 password debe tener como minimo 5 caracteres y como maximo 10 caracteres. Estos pueden estar conformados exclusivamente por letras mayusculas 0 minusculas, por numeros 0 por una combinaci6n de letras ynumeros. d. Cuando el usuario deje de utilizar su estaci6n de trabajo debe cerrar el software de correo electr6nico, para evitar que otra persona utilice su cuenta de correo. e. Los usuarios de las cuentas de correo electr6nico del Ministerio son los unicos responsables de todas las acciones y mensajes que realicen con sus cuentas. f. EI usuario es responsable por 10 que se haga cuenta de correo electr6nico particular. a. La cuenta de correo electr6nico tiene la caracteristica de ser de .almacenamiento temporal y por ningun motivo debe entenderse como permanente, por 10 tanto requiere de un mantenimiento continuo. 0 diga en nombre de su ~"'.¢.*. De"", I ~ ~ "'!ta'" Oficina General de Informatica b. EI usuario debe ingresar, revisar y depurar diariamente su buz6n de correo electr6nico a fin de eliminar mensajes innecesarios 0 antiguos. c. Si el usuario considera importante un mensaje y desea conservarlo, puede imprimirlo 0 en su defecto almacenarlo en un medio magnetico (disco duro 0 diskette), agrupandolos por temas. a. Antes de enviarel mensaje se debe revisar el texto que 10 compone y los destinatarios, con el fin de corregir posibles errores de ortografia, forma 0 fondo. b. No utilizar tabuladores, ya que existen software administradores de correo que no reconocen este tipo de caracteres, 10 que puede introducir caracteres no validos en el mensaje a recibirse. Mandar 0 contestar cadenas de correos, enviar SPAM de informacion (correo basura) 0 anexos (attachments) que contengan informaci6n nociva. Enviar mensajes en formato HTML, ya que estos generan trafico en el sistema de red. Envio 0 recepci6n de postales virtuales, archivos con extensi6n: exe, vbs, avi, htm, html, mp3, jpg, gif, protectores de pantalla, entre otros. Asi como archivos con ex~ensi6n .zip, salvo que se conozca su procedencia. Enviar mensajes a grupos como "everyone", "SPIJ", "OGI", entre otros. La (mica autorizada a enviar dichos mensajes es la Oficina General de Informatica, previa autorizaci6n escrita visada por el Director Nacional o General, Presidente de los Consejos 0 Comisiones, 0 funcionarios de nivel equivalente, asi como por los Jefes de Proyectos 0 de las Comisiones de Trabajo. f. Evitar usar las opciones de confirmaci6n de entrega y lectura, a menos que sea un mensaje muy importante. g. En el caso de recibir mensajes bajo sospecha de virus, debera contactarse inmediatamente con la Oficina General de Informatica. h. AI recibir un mensaje que se considera ofensivo, debe reenviar el mensaje hacia el administrador del sistema de red de la instituci6n, a ~~ ... *.. -A I ~ ~ ·"a~ Oficina General de Informatica la Quenta [email protected], respectivas. a fin de tomar las medidas - EI tamafio maximo permitido para enviar 0 recibir mensajes es de 2 MS, cuando exceda este tamaiio, el sistema mostrara en la pantalla elerror por exceso del tamaiio del mensaje al usuario y no permitira la salida 0 ingreso del mismo. De presentarse tal situaci6n el usuario deben!~ coordinar con la Oficina General de Informatica. a. La firma debe ser breve e informativa, no debiendo ocupar mas de tres Hneas: Nombre del usuario Cargo que desempeiia I unidad organica Telefono b. No incluir la direcci6n de correo en la firma, porque esta ya fue incluida de manera automatica en la parte superior del mensaje. Para el reenvio (forward) de un mensaje, el usuario debe incluir automaticamente el remitente original, para que el destinatario conozca elcontexto en que se esta dando el mensaje que recibe. No incluir ningun archivo que se pueda haber recibido originalmente, a nOser que se haya realizado modificaciones a(l) 10(5) archivo(s). 5.2.1 Creaci6n de la cuenta de correo a ser asignada a un usuario, previa solicitud del jefe inmediato 0 de la autoridad competente. Para 10 cual tendra presente: La cuenta debe tener como maxima longitud ocho (8) caracteres, teniendo como formato: letra inicial del nombre de pila del usuario, seguido del apellido paterno, ligado con elsimbolo @ al nombre del dominio del Ministerio de Justicia (minjus.gob.pe). <inicial del nombre ><apellido paterno> @minjus.gob.pe Solo en caso de duplicidad de nombre de cuenta se aiiadira la inicial del apellido materno, siempre y cuando no exceda el maximo establecido, en cuyo cas.o se reemplazara el ultimo caracter por la inicial del apellido materno. De persistir la similitud, se coordinara con el usuario para definir la cuenta, tr~tando de seguir la regia definida anteriormente. e~.~ ~ODe" ~"i ~s i "'~a~ Oficina General de Informatica 5.2.2 Administrar el correo electr6nico del Ministerio de Justicia, asi como brindar el soporte tecnico necesario que garantice y mejore la operatividad de este servicio, eximiendo su responsabilidad, en 105 problemas de indole tecnico del proveedor de Internet de la entidad que pudieran presentarse y que ocasionen anomalias en el servicio. 5.2.3 Establecer las cuotas (tamanos) maximas para las casillas de correo electr6nico. 5.2.4 Activar, desactivar y suspender por un periodo determinado 0 en su defecto cancelar las cuentas de correo electr6nico del Ministerio de Justicia por inactividad 0 mal use, previa autorizaci6n del jefe inmediato 0 de los niveles correspondientes. 5.2.5 Brindar capacitaci6n a correo electr6nico. 5.2.6 Evaluar en forma permanente el use de las cuentas de correo electr6nico asignadas a 105 usuarios y de observar un inadecuado use, dar cuenta inmediata al jefe del usuario para adoptar las medidas correctivas pertinentes. 5.2.7 Garantizar la privacidad de las cuentas de correo electr6nico institucional de todos los usuarios. 5.2.8 Presentar un informe trimestral a la Secretaria General sobre el use de las cuentas de correo electr6nico de todos 105 usuarios, en el que se plantearan de ser necesario las medidas correctivas a seguir. 5.2.9 L1evara cabo la difusi6n, implementaci6n y evaluaci6n de 10 establecido en la presente directiva: 105 usuarios para el correcto uso de la cuenta de 5.2.10 Restringir 0 suspender el acceso alas cuentas particulares de correo electr6nico, cuando se haga use indiscriminado de estas. 5.3.1 Los Directores Nacionales/Generales 0 funcionarios de nivel equivalente de las unidades organicas del Ministerio, 105 jefes de los Proyectos que ejecuta el Ministerio con otras Instituciones y 105 jefes de las Comisiones de Trabajo, solicitaran por escrito a la Oficina General de Informatica con copia a la Oficina General de Administraci6n las "altas" y "bajas" del personal a su cargo en el Sistema de Red del Ministerio ("Red Minjus"). En el caso de las "altas" se indicara el 0 los permiso(s) a 105 diferentes recursos de la red (sistemas, correo electr6nico, etc.). Para el caso de las "bajas" el plazo maximo para la remisi6n de la relaci6n de bajas sera de 72 horas una vez ocurrida la misma. Tambien podran solicitar CUENTAS para un determinado grupo 0 grupos de trabajo. ~~~*"" I ~ ~ •...,a" Oficina General de Informatica EI tiempo maximo de vigencia de los mensajes es de 60 dras, contados desde la fecha de entrega 0 recepci6n de los mismos. Superada la fecha de vigencia, los mensajes seran eliminados automaticamente del servidor, por el administrador del servidor de la red de la instituci6n. Facilitar u ofrecer la cuenta y/o institucional a terceras personas buz6n del correo electr6nico Utilizar el correo electr6nico institucional indiscriminadamente para cualquier prop6sito ajeno a la instituci6n. Utilizar el correo electr6nico institucional para recoger los mensajes de correos de otro proveedor de Internet. Difusi6n del contenido inadecuado Son considerados contenidos inadecuados: distribuci6n de programas piratas, amenazas, estafas, transmisi6n de virus y todo acto hostil en general. Difusi6n masiva no autorizada Enviar de forma masiva publici~ad a cualquier otro tipo de correo no solicitado "spam". Ataques con objeto de imposibilitar bombing". 0 dificultar el servicio "mail Dirigir a un usuario 0 al propio sistema de correo electr6nico mensajes que tengan el objetivo de paralizar el servicio por saturaci6n de las Ifneas, de la capacidad del servidor de correo 0 del espacio en disco del usuario. ~~.*. DII"b.~ I ~ ~ .••• lta1J Oficina General de Informatica VI. SAN ClONES La aplicaci6n de las sanciones al incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva sera de acuerdo alas normas vigentes sobre la materia. VII.GLOSARIO DE TERMINOS CORREO ELECTRONICO o E-MAIL EI correo electr6nico 0 E-Mail (electronic mail) en general es un medio de comunicaci6n entre dos 0 mas personas a travas de una red de computadoras, basado en una direcci6n electr6nica que 10identifica. CUENTA Identifica al usuario del sistema de red del Ministerio y permite utilizar 105recursos de la misma. a. CUENTA DE USUARIO: asignado a todo el personal del Ministerio debidamente autorizado, generalmente tendra una duraci6n durante su permanencia en la instituci6n y vencera al tarmino de la misma 0 en su defecto cuando el jefe responsable 0 la Alta Direcci6n 10determine. b. CUENTA DE ADMINISTRADOR: Asignado 5610a 105administradores del sistema de red. c. CUENTAS TEMPORALES: creada para el manejo de proyectos, estudios especial~s u otros similares y tendran un periodo de duraci6n limitado. d. CUENTAS EXTERNAS: ASignada a 1056rganos desconcentrados como son: 105 Consultorios Jurfdicos Gratuitos Populares, Centros de Conciliaci6n, Defensorfas de Oficio, Procuradurfas Publicas, entre otros. CLAVE 0 PASSWORD Es una contrasena que autentica y valida a 105usuarios para el acceso a 105recursos de la red, es una combinaci6n de caracteres (Ietras y numeros). ~ I ::. OCUMENTOS EN FORMATO HTML %.g. ! Es aquel documento que contiene etiquetas que permiten incorporar efectos, graficos, ~ d''' "'In G.f\ii;·,;,,# enlaces, letras de diferentes tipos, color, signos, etc. • i!! '0•...... • 'fal de \1\' EXTENSION DE UN ARCHIVO Es aquel que permite identificar el formato en el cual fue elaborado un archivo, por ejemplo la extensi6n ".zip" permite comprimir el archivo y por 10tanto el tamano se reduce. L1STA DE DISTRIBUCION Equivale a un conjunto de direcciones electr6nicas. Cada una tiene una direcci6n asociada. Cualquier usuario puede escribir un mensaje a la direcci6n de la lista, y al enviarse el mensaje les lIegara una copia al conjunto de direcciones contenidas en ella. L1STA DE INTERES Es un conjunto de direcciones electr6nicas que accesan a informaci6n publica, donde una persona se suscribe para compartir informaci6n sobre un determinado tema. MAIL BOMBING (bombardeopostal) Envio indiscriminado y masivo de mensajes de correo electr6nico MB (Mega Byte) Unidad de medida para definir el tamano de informaci6n que se almacena en una computadora, es decir la capacidad 0 espacio que ocupa en la misma, por ejemplo un diskette tiene una capacidad de 1.44 MS. . SPAM Es el envio de numerosos mensajes electr6nicos no solicitados, por 10 general son de caracter comercial.