Allgemeine Schriftgutverwaltung mit enaio®

Allgemeine Schriftgutverwaltung
mit enaio®
Vorgangsbearbeitung mit der digitalen Akte
Allgemeine Schriftgutverwaltung mit enaio
20. Februar 2017
Software für Macher
Einführung
Allgemeine Schriftgutverwaltung als zentraler
enaio-Bestandteil
1.
2.
3.
4.
5.
Allgemeine Schriftgutverwaltung mit enaio
20. Februar 2017
Vorgangsbasierte Informationsverwaltung
(hausweit)
Vollständig abgebildeter
Vorgangslebenszyklus
Beschleunigung des hausinternen
Informationsaustauschen
Vollständig implementiertes
Vorgangsrechtesystem
Eigenständige Fachschale neben
Fachverfahrensschalen
Einführung
Führerschein
Soziales
KFZ
Die Allgemeine
Schriftgutverwaltung als
zentraler Treffpunkt und
Austauschort für alle
Fachverfahrensschränke
und zur eigenständigen
Vorgangsbearbeitung.
Bau
OWI
ASV
Verträge
Personal
Kasse
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20. Februar 2017
Steuer
Fachliche
Hintergründe
Jeder Vorgang hat einen Lebenszyklus…
Vorgang
anlegen
Vorgang
bearbeiten
Vorgang
abschließen /
zdA
archivieren
Aussonderung/
hist. Archiv
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20. Februar 2017
Fachliche
Hintergründe
Jeder Vorgang muss alle Informationen aufnehmen
und verwalten können…
Dokumente
- Dokumente und Bilder
Emails
- Emails
Aktennotiz
- Telefonnotizen,
Besprechungsnotizen,
Kurzinformationen
Allgemeine Schriftgutverwaltung mit enaio
20. Februar 2017
Beteiligter
- Informationen zu
Personen zum Vorgang
Vorgangs-Link
- Schrankübergreifende
Objektverknüpfung
Wiedervorlage
- Ersetzung der
Standardwiedervorlage
(Sichtbarkeit in Akte und
auf Objekt)
Fachliche
Hintergründe
Jeder Vorgang muss durch Rechte einschränkbar sein…
In der Schriftgutverwaltung liegen die Rechte auf der Vorgangsebene!
Bearbeitungsrechte
- Lesen, Schreiben,
Verschieben, Kopieren,
Löschen
Sichtbarkeitsrechte
- Lesen
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20. Februar 2017
Sonderrecht:
Bearbeitungsrechte bis …
- Lesen, Schreiben,
Verschieben, Kopieren,
Löschen
(bis zu einem Datum)
Sonderrecht:
Sichtbarkeitsrechte bis …
- Lesen
(bis zu einem Datum)
Funktionen/
Bestandteile
Vorgangsmaske:
Informationsfelder zum Vorgang mit
Hinterlegungsmöglichkeit eines Aktenplanes für
definierte eindeutige Vorgangsnummern
Verrechtung des Vorganges mit Gruppenrechten
und Sonderrechten für einzelne Benutzer
Auswahl von Unterregisterstrukturen anhand
Hierarchiebaum
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20. Februar 2017
Funktionen/
Bestandteile
Vorgangsmaske (zdA):
Nach Abschluss eines Vorganges wird ein Vorgang
abgeschlossen (zdA) und langzeitarchiviert.
Nach Abschluss der Archivierung kann der Vorgang
ausgesondert oder dem hist. Archiv übergeben
werden.
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20. Februar 2017
Funktionen/
Bestandteile
Allgemeine Schriftgutverwaltung mit enaio
Register, Dokument, Email, Aktennotiz, Aktenbeteiligter:
20. Februar 2017
Funktionen/
Bestandteile
Automatisierte Altdatenübernahme:
(Zusatzmodul)
Vorteile des enaio® multi-drag&drop Tools:
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20. Februar 2017
Übernahme von mehreren Dokumenten gleichzeitig per Drag&Drop
Hinterlegung der Standardverschlagwortung mit auslesen von
Dateimerkmalen
Skriptingmöglichkeiten zur Feldformatierung
Übernahme von Registerstrukturen aus dem Filesystem
Funktionen/
Bestandteile
„enaio® adhoc export “:
(Zusatzmodul)
Funktionen:
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•
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20. Februar 2017
Zusammenstellen der Akte für
Gerichte, Kollegen oder Rechtsanwälte
Durchnummerierung aller Seiten
Wandlung in eine PDF-Datei

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