15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage 14. – 15. Februar 2017 im Messe und Congress-Centrum Halle Münsterland Vertragsunterlagen Seite Vertragsformular 2 1. Fachausstellung 3 1.1 Kosten 3 1.2 Ausstellungsflächen 3 1.3 Standbetreuung 4 1.4 Ausstattung 4 1.5 Firmenprofil für das Ausstellerverzeichnis 5 2. Werbeanzeigen 6 3. Allgemeine Geschäftsbedingungen 7 IWARU Ansprechpartner: Institut für Wasser · Ressourcen · Umwelt an der Fachhochschule Münster Herr Thomas Bohmert Frau Lea Andreae Tel.: +49 (0)251.83 65-236 Tel.: +49 (0)251.83 65-396 Postfach 30 20 Fax: +49 (0)251.83 65-260 Fax: +49 (0)251.83 65-260 48016 Münster [email protected] 1 www.abfallwirtschaftstage.de 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage Vertrag zwischen IWARU Institut für Wasser Ressourcen Umwelt an der Fachhochschule Münster Postfach 30 20 48016 Münster und Firma und Anschrift bzw. Firmenstempel Ansprechpartner, Telefonnummer für Rückfragen (bitte in Blockschrift ausfüllen) Hiermit erkennen wir die allgemeinen Teilnahmebedingungen zu den 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstagen in allen Teilen als verbindlich an und beauftragen die folgenden Leistungen (Entsprechendes bitte ankreuzen): Fachausstellung Werbeanzeige Ort, Datum Unterschrift 2 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage 1. Fachausstellung 1.1 Geplante Ausstellungsflächen mit Größen von 6 – 20 m2 (siehe Lageplan) Kosten Ab 180,-€/ m2 Hallenfläche, gestaffelt je nach Größe des Standes, inkl. eines Elektroanschlusses Wechselstrom 230 V, Leistung bis 3 kW sowie Stromverbrauch. Bei Eingang der unterschriebenen Vertragsunterlagen bis zum 23.12.2016 werden 20% Rabatt gewährt Die Mindestgröße eines Standes beträgt 6 m2 Ausstellungsfläche. Die Leistungen schließen den Besuch der gesamten Veranstaltung (1 Freikarte je 6 m² Standfläche), inkl. Tagungsband, aktuelle Tagungsunterlagen, Pausengetränke, Mittagessen sowie die Abendveranstaltung am 14. Februar 2017 für die StandbetreuerInnen ein. Bitte beachten Sie, dass zusätzliche Personen den vollen Teilnehmerbeitrag in Höhe von 350,-€ zzgl. MwSt. für die Tageskarte bzw. 470,-€ zzgl. MwSt. für die Gesamtveranstaltung entrichten müssen. Sofern Sie während der Veranstaltung Gäste auf Ihrem Stand empfangen möchten, teilen Sie uns dies bitte im Vorfeld rechtzeitig mit. Wir werden dann mit Ihnen angepasste Regelungen bzgl. Einlass und Catering vereinbaren. 1.2 Ausstellungsflächen (exkl. Rabatt; Entsprechendes bitte ankreuzen) Kosten der Standfläche zzgl. MwSt. Freikarten für die Veranstaltungen für StandbetreuerInnen 20 qm Ausstellungsfläche (5m breit x 4 m tief) 3.600 € 3 15 qm Ausstellungsfläche (5 m breit x 3 m tief) 2.700 € 2 12 qm Ausstellungsfläche (4 m breit x 3 m tief) 2.300 € 2 9 qm Ausstellungsfläche (3 m breit x 3 m tief) 1.800 € 1 6 qm Ausstellungsfläche (3 m breit x 2 m tief) 1.200 € 1 Freigelände vor dem Congress Centrum nach Absprache mit dem Veranstalter 3 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage Endgültige Festlegung der Ausstellungsflächen Die Standzuteilung erfolgt in Absprache mit dem Aussteller durch das IWARU. Wir werden uns hierbei bemühen, Ihre Wünsche zur Lage des Standes zu berücksichtigen. Je früher die Anmeldung erfolgt, desto größer sind die Chancen, die gewünschte Fläche zu erhalten. Die derzeit geplanten Ausstellungsflächen entnehmen Sie bitte den Lageplänen. 1.3 Standbetreuung Bitte geben Sie hier Ihre StandbetreuerInnen an. 1. Frau / Herr, Name, Vorname, Titel 2. Frau / Herr, Name, Vorname, Titel 3. Frau / Herr, Name, Vorname, Titel 1.4 Ausstattung (bitte gewünschte Anzahl eintragen) Stromanschluss 230V Leistung bis 3 KW im Preis enthalten W-LAN (je Stand ist ein Zugangscode kostenlos erhältlich) im Preis enthalten Stromanschluss 400 V Leistung bis 10KW 150,00 € / Stück Tisch (1,60 x 0,70 m) 25,00 € / Stück Stehtisch (nur in begrenzter Anzahl vorhanden) 40,00 € / Stück Stuhl 20,00 € / Stück Barhocker (nur in begrenzter Anzahl vorhanden) 40,00 € / Stück 4 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage (alle Preise zzgl. MwSt.) Kleine Theke, Tresen (nur in begrenzter Anzahl vorhanden) Stellwände (Oktanorm-System, Aufbau individuell nach Plan möglich; Höhe: 220cm; Breite der Elemente: 50, 70 und 100 cm) 110,00 € / Stück 45,00 € / lfd. m Leuchtstrahler (inkl. Aufbau und Verkabelung) 25,00 € / Stück Dekorationspflanzen 25,00 € / Stück 5 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage 1.5 Firmenprofil im Ausstellerverzeichnis (bitte unbedingt ausfüllen und bis spätestens 16.12.2016 einreichen) Die Darstellung des Firmenprofils im Ausstellerverzeichnis ist kostenlos. Um das Leistungsprofil Ihres Unternehmens im Ausstellerverzeichnis möglichst treffend darstellen zu können, benötigen wir genaue Angaben über Tätigkeitsbereiche, Ansprechpartner etc. Ihres Unternehmens. Bitte maximal sechs Tätigkeitsbereiche ankreuzen. Firmenname: (Schlüsselwort zwecks alphabetischer Sortierung bitte unterstreichen) Straße / Hausnummer: PLZ / Ort: Tel.: Fax: Internet: E-Mail: Ansprechpartner: Branche, Tätigkeitsbereiche (bitte maximal 4 Begriffe nennen) □ Sammlung, Beförderung, Entsorgung □ Deponietechnik □ Straßenreinigung, Winterdienst □ Beratung und Planung □ Recycling, Stoffliche Verwertung □ Managementsysteme, Zertifizierung □ Biologische Behandlung □ Datenverarbeitung, Software, e-commerce □ Thermische Behandlung / Energet. Verwertung □ Forschung & Entwicklung, Wissenschaft □ Maschinen- und Anlagenbau □ Verband, Institution, Interessenvertretung □ □ □ □ 6 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage 2. Werbeanzeigen Unabhängig von der Beauftragung der vorgenannten Leistungen besteht die Möglichkeit zur Schaltung von Werbeanzeigen, und zwar: im Tagungsband „Münsteraner Schriften zur Abfallwirtschaft, Band 17, 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage“; ca. 500 Seiten, gebunden, Hardcover, DIN A5 Auflage ca. 600 Exemplare (Abgabe an alle Tagungsteilnehmer und Veröffentlichung in der grünen Reihe der „Münsteraner Schriften zur Abfallwirtschaft“ in den aktuellen Tagungsunterlagen inkl. Ausstellerverzeichnis zu den 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstagen; Auflage ca. 600 Exemplare (Abgabe an alle Tagungsteilnehmer und sonstige Interessenten) Kombi-Paket: Bei Schaltung einer Werbeanzeige im Tagungsband und in den aktuellen Tagungsunterlagen erhalten Sie auf eine Anzeige Rabatt. bitte ankreuzen Anzeigenformat Tagungsband Aktuelle Kombi-Paket Tagungsunterlagen * 1/1 Seite DIN A5 500 € + MwSt. 350 € + MwSt. 650 € + MwSt. 300 € + MwSt. 250 € + MwSt. 400 € + MwSt. 300 € + MwSt. 250 € + MwSt. 400 € + MwSt. 200 € + MwSt. 150 € + MwSt. 275 € + MwSt. (H 210 mm x B 148 mm) ½ Seite DIN A5, hoch (H 210 mm x B 74 mm) ½ Seite DIN A5, quer (H 105 mm x B 148 mm) ¼ Seite DIN A5, hoch (H 105 mm x B 74 mm) * die aktuellen Tagungsunterlagen beinhalten das aktuelle Tagungsprogramm, Tagungshinweise, das aktuelle Teilnehmerverzeichnis sowie das aktuelle Ausstellerverzeichnis Wichtige redaktionelle Hinweise: Layout: Farbdruck, Abmessungen s. Tabelle oben (zzgl. 3mm Beschnitt) Druckvorlage: als pdf-Datei, jpg-Datei oder png-Datei (mindestens 300 dpi) Einsendeschluss: 23.12.2016 Ein Belegexemplar wird Ihnen nach Fertigstellung der betreffenden Publikation kostenlos zugesandt. 7 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage 3. Allgemeine Teilnahmebedingungen für Aussteller 3.1 Anmeldung Die Anmeldung erfolgt durch die Vertragsunterlagen, die dem IWARU Institut für Wasser Ressourcen Umwelt der Fachhochschule Münster (im Folgenden IWARU genannt) vollständig ausgefüllt, rechtsverbindlich unterschrieben und rechtzeitig zugehen müssen. Mit der Anmeldung erkennt der Aussteller sämtliche im Folgenden genannten Vertragsbedingungen an. Einseitige Vorbehalte oder Bedingungen im Zusammenhang mit der Anmeldung werden nicht berücksichtigt. Der Anmelder hat dafür einzustehen, dass auch die von ihm auf der Ausstellung beschäftigten Personen und seine Erfüllungsgehilfen die Bedingungen und Richtlinien einhalten. Gemeinschaftsstände unter Beteiligung von maximal drei Firmen sind möglich. In diesem Fall haftet jede der Firmen als Gesamtschuldner für die eingegangenen bzw. entstehenden Verpflichtungen. Die Beteiligung von Firmen an Gemeinschaftsständen, die nicht schriftlich in der Anmeldung genannt sind, ist unzulässig. Eine Aufnahme von Unterausstellern ist unzulässig. Werbung für Waren oder Firmen, die nicht als Aussteller beteiligt sind, darf auf dem Stand nicht erfolgen. 3.2 Kosten Der Teilnahmepreis errechnet sich aus den unter den Punkten 1 und 2 der Vertragsunterlagen aufgeführten und in Anspruch genommenen Leistungen zzgl. der zum Zeitpunkt der Veranstaltung gesetzlich festgesetzten Mehrwertsteuer. Aussteller, deren Firmensitz außerhalb der Bundesrepublik Deutschland liegt, können bei einem deutschen Finanzamt Antrag auf Rückvergütung der Mehrwertsteuer stellen. 3.3 Zahlungsfristen und –bedingungen Die Rechnungsstellung für die Ausstellungsflächen, für Ausstattung und sonstige Leistungen erfolgt im Anschluss an die Tagung. Beanstandungen der Rechnung können nur berücksichtigt werden, wenn diese innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung erfolgen. Mieten mehrere Aussteller gemeinsam einen Stand, so haftet jeder von Ihnen als Gesamtschuldner. Sie haben einen gemeinschaftlichen Bevollmächtigten in der Anmeldung zu benennen. Mitteilungen an den in der Anmeldung genannten Vertreter gelten als Mitteilungen an die an dem Gemeinschaftsstand beteiligten Aussteller. 3.4 Rücktritt und Nichteilnahme Bei Vertragsrücktritt vor dem 31.12.2016 wird eine Bearbeitungsgebühr von EURO 250,-- zzgl. MwSt. erhoben. Nach dem 31.12.2016 ist die komplette Gebühr für die Ausstellungsfläche und alle Nebenkosten zu entrichten. Stände, die nicht bis spätestens 1 Stunde vor Beginn der Ausstellung erkennbar bezogen sind, werden mit Rücksicht auf das Gesamtbild der Ausstellung anderweitig vergeben. Der Aussteller schuldet dennoch den vollen Beteiligungspreis als Ersatz des dem IWARU entstandenen Schadens. Findet sich infolge der Kürze der Zeit kein Interessent, so wird darüber hinaus die Gestaltung der Standfläche auf Kosten des Ausstellers vorgenommen. Kann der Aussteller aufgrund von nachweislichen Umständen, die weder er noch das IWARU zu vertreten haben (höhere Gewalt), nicht teilnehmen, so ermäßigt sich der Preis auf die Hälfte. 8 15. Münsteraner Abfallwirtschaftstage 3.5 Bestätigung und Standzuteilung Die Anmeldungen werden nach Eingang im IWARU schriftlich bestätigt. Die Standzuteilung erfolgt in Absprache mit dem Aussteller durch das IWARU, dem es vorbehalten bleibt, Stände aus organisatorischen Gründen zu verlegen. Sollte die zugeteilte Fläche am Aufbautag aus unvorhersehbaren Gründen nicht verfügbar sein, so hat der Aussteller Anspruch auf eine Ersatzfläche – soweit dies möglich ist. Alternativ hat der Aussteller die Möglichkeit, vom Vertrag zurückzutreten. Ein Anspruch auf Schadenersatz besteht jedoch nicht. 3.6 Aufbau- und Abbau der Ausstellungsstände Der Aufbau und Abbau der Ausstellungsstände erfolgt durch den Aussteller bzw. durch vom Aussteller beauftragte Personen und muss unter Einhaltung der bau- und feuerpolizeilichen Bestimmungen erfolgen. Licht-, Anschlusskästen, Kabel-Endverzweiger für Telefonanschlüsse und alle weiteren Anschlussmöglichkeiten müssen zugänglich bleiben. Der Aufbau der Stände kann am Montag, den 13. Februar 2017 zwischen 14.00 Uhr und 18.00 Uhr sowie am Dienstag, den 14. Februar 2017 in der Zeit von 6.30 Uhr bis 8.00 Uhr erfolgen. Der Aufbau muss bis spätestens 8.00 Uhr am 14. Februar 2017 beendet und der Stand von Verpackungsmaterial geräumt sein. Eine Zwischenlagermöglichkeit von Material für die Dauer der Tagung besteht nicht. Fahrzeuge sind nach dem Be- bzw. Entladen aus der Ladezone zu entfernen. Der Abbau kann am Mittwoch, den 15. Februar 2017 ab 16.00 Uhr erfolgen und muss bis spätestens 20.00 Uhr abgeschlossen sein. Die Ausstellungsfläche ist besenrein zu hinterlassen. Klebebänder u. ä. sind zu entfernen. Der Abfall ist vom Aussteller zu entsorgen. Etwaige Reinigungs- und Abfallentsorgungskosten werden dem Aussteller in Rechnung gestellt. 3.7 Catering-Service Die Bewirtung der Besucher an den Ausstellungsständen erfolgt ausschließlich durch die Gastronomie der Halle Münsterland. 3.8 Versicherung / Haftung Der Aussteller haftet für Schäden, die beim Aufbau und Abbau des Ausstellungsstandes und durch die Nutzung während der Ausstellung an Einrichtungen der Halle Münsterland verursacht werden. Der Veranstalter übernimmt für Eigentum und Besitz des Ausstellers keinerlei Obhutspflicht und schließt jede Haftung für Schäden und Abhandenkommen aus. 3.9 Leistungen des Veranstalters Der Veranstalter verpflichtet sich zur Erbringung folgender Leistungen: Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistungen gemäß Punkt 1 und 2 Ankündigung der ausstellenden Firmen in den aktuellen Tagungsunterlagen/ im aktuellen Ausstellerverzeichnis Freier Eintritt zur gesamten Tagung inklusive Tagungsband, aktuellen Tagungsunterlagen und Abendveranstaltung am 14. Februar 2017 für die unter Punkt 1 (Standbetreuung) genannten Personen. 3.10 Abschließende Bestimmungen Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser Allgemeinen Teilnahmebedingungen hat nicht die Unwirksamkeit des gesamten Vertrages zur Folge. 9
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