Anlage 1 zum ESF-BAMF Trägerrundschreiben Februar 2017 1

Anlage 1 zum ESF-BAMF Trägerrundschreiben Februar 2017
1. ZUWES
Im September wurde ZUWES I erfolgreich nach ZUWES II migriert. Damit stehen Ihnen nun
zwei weitere Funktionen zur Verfügung, die Teilnehmer-Indikatorik und die Teilnehmerdatenerfassung. Die Angaben in diesen Bereichen sind nötig für eine korrekte Abrechnung Ihrer Projekte gegenüber der EU. Bitte tragen Sie diese sorgfältig nach.
a) DATES-Nacherfassung und Nacherfassung TLN-/Teilnehmer-Indikatorik
Seit dem 21.09.2016 stehen Ihnen zwei neue Reiter im Antragsformular in ZUWES II zur
Verfügung. Hierbei handelt es sich um den Reiter „DATES-Nacherfassung“, in welchem Ergänzungen zum Antrag vorgenommen werden müssen. Zudem gibt es den Reiter „Nacherfassung TLN-/Teilnehmer-Indikatorik“. Hierbei ist die Erfassung von geplanten Teilnehmerzahlen zum Zeitpunkt der Antragstellung notwendig. Diese Reiter wurden notwendig, da
Konkretisierungen/Änderungen von Datenfeldern in DATES (EDV-Programm für die Teilnahme am Zahlungsantrag; ZUWES ist das Vorsystem zu DATES) vorgenommen wurden
und ZUWES zusätzliche Daten liefern muss.
Diese beiden neuen Reiter sind von Ihnen bei Antragstellung als Pflichtfelder zu befüllen. In
bereits bewilligten Projekten wird die Nacherfassung durch die Sachbearbeitung im Bundesamt vorgenommen. Da ein Großteil von Projekten seit Beginn der aktuellen Förderperiode
bereits bewilligt wurde, wurde die Bezeichnung Nacherfassung gewählt, auch wenn die
durch Sie vorzunehmende Aufgabe als Erfassung zu sehen ist.
b) Teilnehmerdatenerfassung
Die Teilnehmerdatenerfassung in ZUWES ist bereits ab sofort möglich. Bei der Teilnehmerdatenerfassung erfolgt die Erfassung der Teilnehmerdaten aus den Teilnehmendenfragebögen. Es handelt sich damit um Ist-Zahlen. Diese Daten sind von Ihnen zum einen fortlaufend
für alle neu beginnenden Projekte zu erfassen. Zum anderen ist eine Nacherfassung für
sämtliche Teilnehmenden seit Beginn der Förderperiode in 2015 durch Sie vorzunehmen. Es
wird ein schnellstmöglicher Abschluss der Teilnehmerdatennacherfassung von Ihnen erwartet, da diese Daten gegenüber der EU alsbald bereit gestellt werden müssen. Allerdings sind
diese Eingaben noch nicht für den nächsten Zahlungsantrag erforderlich.
Eine Anleitung zur Teilnehmerdatenerfassung steht in ZUWES unter Öffentliche Medien
(Reiter „ZUWES II“) zur Verfügung. Der Upload der Einwilligungserklärungen ist Teil der
Teilnehmerdatenerfassung. Bei der Nacherfassung der Teilnehmerdaten laden Sie bitte, wo
möglich, den Scan des Originals hoch. Wurde das Original in der Vergangenheit an die Verwaltungsstelle übersendet, reicht ein Scan der Kopie aus. Hinweis: Ab einem noch zu bestimmenden, künftigen Stichtag sind Scans der Originale erforderlich.
Bitte beachten Sie die Hinweise im Teilnehmendenfragebogen (Teil A-D). Es ist insbesondere zu berücksichtigen, dass die Einwilligungserklärung (Teil C) vom Fragebogenteil (Teil D)
baldmöglichst nach der abschließenden Dateneingabe in ZUWES zu separieren ist; der Fragebogen ist nach der Eingabe der Daten in das IT-System zu vernichten. Da Sie am Ende
der ESF- Förderung/Maßnahme auch Daten zum Verbleib des Teilnehmenden erfassen und
elektronisch eingeben müssen („Fragebogen Austritt“), notieren Sie sich bitte für jeden Teilnehmenden die durch das IT-System vergebene ID.
Anlage 1 zum ESF-BAMF Trägerrundschreiben Februar 2017
2. Vergabe der Verwendungsnachweisprüfung
Wie in den Vorjahren ist in diesem Jahr eine externe Vergabe der Verwendungsnachweisprüfung geplant. Mitte Dezember wird das durchführende Unternehmen feststehen und
Ihnen bekannt gegeben. Bitte achten Sie wieder darauf, Verwendungsnachweise innerhalb
der üblichen Frist von zwei Monaten einzureichen.
3. Meldung von Asylbewerbern durch Arbeitsagenturen
Nach Abstimmung mit dem BMAS können auch Asylbewerber und Geduldete von den Arbeitsagenturen für das ESF-BAMF-Programm berechtigt werden. Bislang wurde diese Personengruppe ausschließlich durch die sogenannten „IvAF“-Netzwerke (Bleiberechtsnetzwerke) zugewiesen. Allerdings sind Netzwerkträger des IvAF-Programms nicht überall gleich
stark vertreten. Durch die zusätzliche Meldung der Agenturen für Arbeit sollen eventuelle
Abdeckungslücken der „IvAF“-Netzwerke geschlossen werden. Einige Arbeitsagenturen haben bereits mit der Meldung begonnen.
4. Eintragung in KURSNET
Wie im Trägerschreiben vom 15.08.2016 angekündigt, ist die Eintragung von ESF-BAMF
Kursen in KURSNET ab sofort verpflichtend. Diese Regelung wurde in die besonderen Nebenbestimmungen zur Durchführung von Projekten im Rahmen des ESF-BAMF-Programms
unter Ziffer 3.5 verankert. Diese sind als Anlage beigefügt.

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